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Nota Crdito

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1. Presentacin
2. Qu es una Nota Crdito?
3. Qu Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Nota
Crdito?
4. Cul es la Ruta para Elaborar Nota Crdito?
5. Cules son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota
Crdito?

Presentacin
El presente documento ofrece una gua que explica el proceso de elaboracin de Notas
Crdito, este es un documento contable utilizado para registrar diferentes
contabilizaciones que afectan cartera, impuestos, inventarios, etc.

NOTA CREDITO
Qu es una Nota Crdito?
Una Nota Crdito es un documento contable; en SIIGO se identifica como un
Documento Tipo C.
Este documento sirve para registrar una devolucin en ventas cuando es de un periodo
contable diferente al de la elaboracin de la factura de venta (ao diferente), para lo
cual se deben ingresar una a una las cuentas contables afectadas en la factura
(cartera, impuestos, inventarios, etc); tambin se utiliza cuando la empresa necesita
realizar diferentes tipos de registros; como un mayor valor cobrado a un cliente,
castigo de cartera, descuentos no registrados en la factura, etc.

Importante:
En SIIGO se utiliza el Documento Tipo C como Nota Crdito para
reversar la contabilizacin de la Factura de Venta que se contabilizo en
un periodo contable diferente (diferente ao).

Qu Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de

Elaborar una Nota Crdito?
Para elaborar una Nota Crdito en SIIGO se debe conocer en forma clara la siguiente
informacin:

El Tipo de Nota Crdito a utilizar de las definidas en el programa (Ej. C 1 / C

2).
Conocer la fecha de la devolucin.
Saber o conocer el Nit o C.C del tercero al cual se le va a contabilizar la
devolucin.
Confirmar si la devolucin es parcial o total, es decir se van a devolver todos los
productos contabilizados en la Factura de Venta o solo algunos, en caso de ser
parcial saber de cuales productos y en cuantas cantidades ser la devolucin.

Importante:
En SIIGO se utiliza el Documento Tipo C como Nota Crdito, este
documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad
Parmetros Parmetros de Documentos.

Cul es la Ruta para Elaborar Nota Crdito?

La ruta para elaborar una Notas Crdito es: Documentos Documentos Notas
Documentos Notas

Cules son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de

Elaborar una Nota Crdito?
Al momento de elaborar una Nota Crdito el sistema habilita la siguiente pantalla en la
cual se debe seleccionar el Tipo de documento a elaborar:

DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del

documento.

Importante:
El programa toma la fecha con la que se ingresa al sistema, pero de
igual forma salvo que no se tenga restriccin con clave de usuario el
software permite cambiar solo el da de elaboracin del documento.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,

con la tecla de Funcin F2 o binoculares permite consultarlos.

Importante:
Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo est manejando
subcentro de costo el sistema tambin lo solicita en la segunda casilla.

Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la

bsqueda con el icono de los binoculares
o con las teclas de funcin F2
(bsqueda alfabtica) o F3 (bsqueda numrica)

Importante:
El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboracin de la
Nota Crdito, solamente digitando el nmero de identificacin y
asignando alguno datos principales.

Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este

amarrado al Nit antes digitado.
Vendedor: El sistema trae por defecto el cdigo del vendedor que se asocio en
la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar siempre y cuando el
vendedor este creado. Se puede realizar la bsqueda con el icono
tecla de funcin F2 (bsqueda alfabtica).

o con la

DATOS DE TRANSACCIONES:

Secuencia: El sistema lo actualiza automticamente y corresponde a cada tem

registrado.
Cuenta: Se debe digitar el cdigo de la cuenta contable o el producto, para
esto el sistema permite consultar los parmetros (cuentas productos) que
estn creados en el sistema con el cono
o con las teclas de funcin F2
(bsqueda alfabtica), F3 (bsqueda numrica).

Importante:
Con la tecla de funcin F7 o la opcin de Conmutar el sistema
permite cambiar la bsqueda de Cuenta a Cdigo de Barras,
Producto o Referencia.

CAMPOS QUE DEPENDE DE MARCACION DE LA CUENTA

CONTABLE:
1. Centro y Sub-centro de costos:

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,

con la tecla de Funcin F2 o binoculares permite consultarlos.
Sub-centro de costo: La casilla se habilita si el centro de costos tiene
asociado sub centro de costo y esto depende del Tipo de SIIGO.

Importante:
Estas casillas se habilitan si en la creacin la cuenta contable se marco
el campo centro de costo

2. Tercero:

Nit: El sistema trae por defecto el Nit del encabezado del documento pero este
se puede cambiar realizando la bsqueda con el icono de los binoculares
o
con las teclas de funcin F2 (bsqueda alfabtica) o F3 (bsqueda numrica)

Importante:
Esta casilla se habilita si en la creacin la cuenta contable se marco el

campo

Si Tercero.

3. Datos Documento Cruce:

Documento: Son los datos del documento cruce.

Saldo Actual: El saldo del documento.
Fecha: Corresponde a la fecha de elaboracin del documento asignado en la
casilla anterior.

Importante:
Esta casilla se habilita si en la creacin la cuenta contable se detallo por

Cobrar

Si se va a contabilizar la devolucin de una Factura, en esta opcin se debe colocar el

numero de la factura que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de
documento (F), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento.

Importante:
Este campo es solo informativo pues no realiza ningn cruce, debido a
que SIIGO maneja informacin por aos y la factura es de ao
diferente. Esta informacin aparecer en la impresin del documento.

4. Producto

Todos los datos que all solicita el sistema corresponden a informacin del producto.

Importante:
Esta casilla se habilita si la cuenta contable esta asociada a una
tabla de inventarios (Lnea y Grupo).

Continuando con los datos que solicita la Nota Credito, se habilitan los siguientes
campos:

Descripcin: El sistema trae automticamente el nombre del producto o de la

cuenta contable.
Debito/ Crdito: Indicar la naturaleza del movimiento.
Valor: Digitar el Monto de la transaccin.

Base para IVA: Este campo se habilita en cada una de las secuencias que se
registren en el documento para seleccionar o no si el movimiento hace o no
base

AL TERMINAR DE INGRESAR TODOS LOS ITEMS DE LA NOTA CREDITO SE

DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA

Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El programa traer automticamente el nmero de la Nota Crdito si en la definicin

del documento se marco la casilla numeracin automtica
contrario solicitara el numero del consecutivo.

, en caso

Tambin se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son
opcionales y se reflejan en la impresin del documento.

Importante:
Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las
observaciones digitadas en estos campos.

Por ltimo el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se
parametrizaron en la Definicin del Documento.

Importante:
El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel,
este ultimo siempre y cuando se defina el template para este
documento.

Importante:
Para que la Nota Crdito sea tenida en cuenta en las estadsticas de
venta, el documento debe tener en su movimiento afectada la cuenta
de inventarios.