Gestión de Expedientes: Ventajas de una plataforma única

La Experiencia del
Ayuntamiento de Leganes

Valentín Pérez Almarza

Jefe de la Unidad de Organización
AYUNTAMIENTO DE LEGANÉS

Sociedad de la Información - 15 de junio de 2004

Ayuntamiento de Leganés – Unidad de Organización

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¿Como nace ?

• Proyecto de Trabajo contemplado en

el Plan de Sistemas (1999/2003).

• Financiado con Fondos S.I.G.E.M.

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¿Con que objetivos?

• Permitir la rápida puesta en marcha de
un sistema de tramitación, control y
seguimiento de todos los asuntos que se
gestionan en la Institución

• Que los procesos de información y de

gestión administrativa estén disponibles a
través de Internet

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¿Con qué recursos?

• Herramienta estandar
• Consultores externos
• Personal de Informática y Organización.
• Becarios Universidad Carlos III
• Colaboración del Personal de las
Unidades Administrativas.
• Apoyo Político

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¿Qué tipo de herramienta?

• Que se integre con otras aplicaciones
° Registro
° Rentas
° Contabilidad
• Que use las bases de datos corporativas
° Terceros
° Ciudad
• Que permita una tramitación “abierta”

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Grupos de trabajo
• Comisión de Informática (Político/Técnica):
° Seguimiento y Control del proyecto

• Comisión Técnica del Proyecto:

° Seguimiento y Control Técnico
° Redefinición y Ajuste
° Información a la Comisión de Informática

• Equipo del Proyecto:

° Desarrollo Operativo del Proyecto

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Formación del equipo

• Curso de 30 horas en conocimiento
de la aplicación informática.

• Curso de diagramación.

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Plan de comunicación
• Comunicación a la Institución:
° Presentación Inicial (Políticos y Técnicos)
° Comunicación en el Boletín de RRHH

• Comunicaciones Departamentales
° Antes de cada intervención (todos)
° Tras la implementación en máquina

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Recogida de información
• Entrevistas a los implicados:
° Responsables de Unidad
° Tramitadores

• Recopilación de Documentación
° Normativa Vigente
° Documentación Administrativa

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Definición y normalización
• Descripción del Flujo (Diagrama)

• Inclusión de marcadores en documentos

• Normalización:
° Adaptación Normas Administrativas
° Adaptación Imagen Corporativa
° Normalización de Comportamientos
° Normalización del Lenguaje

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Formación de usuarios
• Curso RegWin:
° Cuatro sesiones 2 horas

• Curso WinPac:
° Cinco sesiones 2 1/2 horas

• Curso GTWin (liquidaciones):

° Dos sesiones 2 horas

100 usuarios por fase

(300 usuarios)
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Prácticas
• Prácticas previas al arranque
° En base de datos de pruebas
° Durante un mes
° Producción “real” (salvo registros)

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Puesta en marcha
• Apoyo directo al usuario (15 días)
• Servicio de atención continua

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Areas afectadas
• Primera fase (01/01/01):
° Obras, Industrias y Urbanismo
° Rentas e Inspección Fiscal
° Salud y Consumo
• Segunda fase (01/01/02):
° Oficina Seguridad Ciudadana
• Tercera fase (01/01/03):
° Policía Local
° U.D.M.A.
• Cuarta fase (01/01/04):
° Área de Hacienda
• Quinta fase (01/01/05):
° Expedientes implicación contable
° Servicios Sociales
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Resultados Cuantitativos
• Subtipos Definidos:
° 100 subtipos en las cuatro fases

• Documentos normalizados:
° 1000 (simples/múltiples)

• Expedientes tramitados:
° 45.000 expedientes a 1 de junio

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Riesgos
• Desactualización Documentos (Plantillas)
° Cambios organizativos
° Cambios legales
Cruce con documentos incluidos
• Duplicación de Datos
° Base de Datos de Terceros
° Base de Datos de Ciudad
Normas de Grabación
Limitación de derechos de Altas
Unidad de Mantenimiento de Datos
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Factores críticos
• Integración con las aplicaciones
corporativas
• Comunicaciones
• Voluntad política

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¡ En la red !

Desde febrero de 2003

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¿Qué se ofrece al ciudadano?

• Obtener información del estado
de sus expedientes directamente
en su casa
• Control sobre sus asuntos
• Imagen de eficacia

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¿Que ve el ciudadano?
• Expedientes en los que figura como:
° Interesado
° Representante
• Y en cada expediente:
° Operaciones realizadas
° Fecha de realización
° Nombre del tramitador
° Estado del expediente

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¿Con que requisitos?

• Solicitud de clave
° Por Internet
° De forma presencial

• Validación de la clave
° Presencial

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Mejoras previstas
• Mayor detalle en la descripción de
las operaciones realizadas

• Posibilidad de contemplar los

documentos emitidos en cada
operación

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Leganes 24 horas on-line
Desde el 17 de marzo de 2004
• Consulta de expedientes
• Consulta de datos de padrón
° Volantes y Certificados
• Consulta de datos tributarios
° Duplicados
° Certificados de pago
° Domiciliaciones
• Consulta de datos del Registro
• Solicitud de otros servicios
° Retirada de muebles
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Gracias por su atención

Valentín Pérez Almarza
Jefe de la Unidad de Organización
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