V Jornadas de Archivos, Museos y Bibliotecas en La Rioja (JAMyBLaR 2014)

13 y 14 de junio de 2014 La Rioja

LA EVALUACION COMO BASE PARA LA CONSTITUCION DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL.
Estudio de caso en Archivos de Crdoba

Autores:
Mgter. Norma C. Fenoglio
Arch. Aida C. Oliverio
Arch. Andrea R. Tibaldo
Correo electrnico de los autores: norma.cfenoglio@yahoo.com.ar
oliverioaidacristina@yahoo.com.ar
andreatibaldo@hotmail.com

Institucin de procedencia:
Universidad Nacional de Crdoba Escuela de Archivologa

Disciplina:
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

rea temtica:
1: Los archivos como unidades de inters social, econmico y cultural: perspectivas
distintas y complementarias

Resumen:
En el marco del proyecto Aspectos de la evaluacin de documentos en Amrica, avalado
por la Secretara de Ciencia y Tcnica de la Universidad Nacional de Crdoba, se llev a cabo,
como estudio de caso, una encuesta en los Archivos pblicos de la Provincia de Crdoba
para relevar las polticas y prcticas en materia de evaluacin de documentos, estudiar la
aplicacin de los principios y criterios tericos en la materia, establecer el estado de
situacin y elaborar, de ser necesario, una propuesta de mejora. El objetivo fue conocer las
polticas de evaluacin de documentos que se aplican para prever cmo estar conformado
el Patrimonio Documental de la Provincia de Crdoba.
En la exposicin se presentan los resultados de dicho relevamiento y se reflexiona acerca del
rol de los Archivos en las sociedades democrticas.

Palabras Clave:
Evaluacin documental Gobierno de Crdoba Patrimonio documental Proyecto de investigacin -

INTRODUCCIN
Desde 2009 un grupo de profesionales de varios pases estamos estudiando la problemtica
de la evaluacin de los documentos desde distintos puntos de vista. En el marco del ltimo
de los proyectos, titulado Aspectos de la evaluacin de documentos en Amrica, avalado
por la Secretara de Ciencia y Tcnica de la Universidad Nacional de Crdoba, se llev a cabo,
como estudio de caso, una encuesta en los Archivos pblicos de la Provincia de Crdoba
para relevar las polticas y prcticas en materia de evaluacin de documentos y estudiar la
aplicacin de los principios y criterios tericos de la evaluacin documental. El equipo estuvo
integrado por Mariela Contreras, Daniel Di Mari, Ada Cristina Oliverio y Andrea Tibaldo
(todos de la Universidad Nacional de Crdoba, Argentina), Ada Luz Mendoza (de la
Universidad Catlica Sedes Sapientae, de Per) y Luis Fernando Sierra Escobar (de la
Universidad de La Salle, de Colombia), con la direccin de Norma Fenoglio (de la UNC).
Entendiendo que conocer las polticas de evaluacin de documentos que se aplican permite
prever cmo est conformado el Patrimonio Documental de la Provincia de Crdoba, el
objetivo fue, bsicamente, establecer el estado de situacin y elaborar, de ser necesario, una
propuesta de mejora.
Cabe recordar que la evaluacin de documentos se define como la funcin archivstica por la
cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrativos
y cules de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigacin o por su valor
social. Este proceso abarca una etapa intelectual - la valoracin- y dos operaciones o etapas
fsicas -la seleccin y la disposicin final o ejecucin de la decisin, que puede ser:
transferencia para su guarda definitiva o eliminacin (Fenoglio, 2013, p.66).

3
Para realizar este estudio se confeccion una encuesta, cuyo formulario fue diagramado en
dos campos bien especficos: Identificacin de la institucin y Evaluacin documental; se
utiliz un lenguaje claro y preciso para que pudiera ser respondida sin dificultad por el
personal de los distintos Archivos, reas o dependencias de la administracin pblica
provincial, aunque no fuesen archiveros profesionales.
El propsito de esta exposicin es presentar los resultados de dicho relevamiento y
reflexionar acerca del rol de los Archivos en las sociedades democrticas.

ORGANIZACIN DEL GOBIERNO DE LA PROVINCIA DE CRDOBA

Segn la Constitucin, la Provincia de Crdoba organiza su Gobierno bajo la forma
representativa, republicana y democrtica, a travs de tres poderes: Ejecutivo, Legislativo y
Judicial.
En el ao 2001 las autoridades provinciales realizaron un profundo cambio en la estructura
de los dos primeros, con el fin de mejorar la eficacia, la eficiencia y la economa en la gestin
consagrados en el art. 174 de la Constitucin Provincial. Al mismo tiempo, se dio una nueva
denominacin a varias reas de gobierno.
Cada gobernador organiza su estructura orgnica de acuerdo a sus necesidades y a su perfil
de gestin. En la actualidad funcionan, en el mbito del Poder Ejecutivo, diecisis
Ministerios, cuatro Secretaras, seis Agencias, una Fiscala de Estado y recientemente se ha
sumado una Universidad Provincial.
Los Ministerios son:
1. Ministerio Jefatura de Gabinete
2. Ministerio de Administracin y Gestin Pblica
3. Ministerio de Educacin
4. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentos
5. Ministerio de Agua, Ambiente y Energa
6. Ministerio de Ciencia y Tecnologa
7. Ministerio de Desarrollo Social
8. Ministerio de Finanzas
9. Ministerio de Industria, Comercio y Minera
10. Ministerio de Infraestructura
11. Ministerio de Justicia y Derechos Humanos
12. Ministerio de Planificacin, Inversin y Financiamiento
13. Ministerio de Salud
14. Ministerio de Seguridad
15. Ministerio de Trabajo
16. Ministerio de Transporte y Servicios Pblicos

4
Las Secretaras son:
1. Secretara de Comunicacin Pblica
2. Secretara de Integracin Regional y Relaciones Internacionales
3. Secretara de Asistencia y Prevencin de la Trata de Personas
4. Secretara Privada de Audiencias y Ceremonial
Las Agencias son:
1. Agencia Promocin de Empleo y Formacin Profesional
2. Agencia ProCrdoba
3. Agencia Crdoba Cultura
4. Agencia Crdoba Deportes
5. Agencia Crdoba Joven
6. Agencia Crdoba Turismo
Con la reforma del 2001, el Poder Legislativo provincial pas de tener un sistema bicameral a
uno unicameral y es de su competencia legislar sobre todos los asuntos no delegados
expresamente por la Constitucin Nacional al gobierno federal.
El Poder Judicial, finalmente, no sufri modificaciones: es ejercido por el Tribunal Superior
de Justicia; por las Cmaras en lo Civil y Comercial, en lo Contencioso-Administrativo, en lo
Criminal y Correccional, de Acusacin, de Menores, del Trabajo y de Familia; por los Jueces
en lo Civil y Comercial, de Instruccin, Correccional, de Faltas, Electoral, de Familia, de
Menores, de Conciliacin y de Paz.
En sntesis, la estructura orgnica de gobierno de la Provincia de Crdoba ha tenido
significativos cambios en los ltimos aos:

Se ha pasado de un Poder Legislativos Bi-cameral a un Uni-cameral.

Ha aumentado la cantidad de Ministerios, con el objetivo de lograr mayor
especificidad en el campo de accin de cada uno.

Surgieron las Agencias, como entidades en las que el Poder Ejecutivo ha delegado
ciertas facultades y cuya particularidad es la procedencia de sus capitales: algunas
son sociedades de economa mixta, otras son sociedades del estado.

En abril del 2007, por Ley N 9375, se cre la Universidad Provincial de Crdoba
UPC - como persona jurdica pblica, dotada de autonoma institucional y acadmica
y autarqua econmico-financiera. Integran la Universidad ocho Institutos de
Educacin Superior, que ya funcionaban en Crdoba: la Escuela de Bellas Artes Jos
Figueroa Alcorta, el Conservatorio de Msica Flix Garzn, el Instituto Provincial
de Educacin Fsica IPEF-, la Escuela de Turismo y Hotelera Montes Pacheco, el
Instituto de Educacin Superior Dr. Domingo Cabred, la Escuela de Cermica
Fernando Arranz, la Escuela de Artes Aplicadas Lino Eneas Spilimbergo y la
Escuela Integral de Teatro Roberto Arlt.
Sin embargo, las funciones bsicas que desarrollan estas nuevas entidades no son nuevas,
sino que eran ejercidas anteriormente por otra dependencia.

MARCO TERICO
Carol Couture (1997, p.165) ha definido la evaluacin como el acto de juzgar el valor que
presentan los documentos de archivo (valor primario y valor secundario) y de decidir el
perodo de tiempo durante el cual esos valores se aplican a dichos documentos en un
contexto que tiene en cuenta la relacin esencial que existe entre el organismo (o la
persona) respectivo y los documentos de archivo que genera en el marco de sus
actividades.
Terry Cook (2003, p.87), por su parte, insiste en que la evaluacin debe ser un proceso
activo y planificado para localizar documentos de valor archivstico, no una reaccin pasiva a
peticiones de gestores de documentos para obtener autorizacin para destruir
documentos.
Por otra parte, los documentos se producen como consecuencia de un trmite, de una
gestin administrativa iniciada por un ciudadano o por la misma institucin, en el marco de
las funciones que competen a la institucin en cuestin. Los documentos producidos
(unidades documentales) forman series documentales, las que se agrupan segn las
categoras jerrquicas que testimonian la estructura de la institucin y agrupadas,
constituyen el fondo documental (Heredia Herrera, 2007, p.113).
Si la estructura orgnica de una entidad, como en este caso, se modifica o se ampla,
significa que la entidad ha extendido sus funciones o que algunas funciones se
desmembraron. Concretamente, las funciones bsicas encomendadas a las diferentes
Agencias, por ejemplo, antes eran ejercidas por otra dependencia, Secretara o Ministerio. Al
concretarse el traspaso de atribuciones, debe establecerse donde quedarn las series y cada
uno de los documentos producidos como consecuencia de esa funcin transferida, muy
especialmente los que se encuentran vigentes y en trmite, a los fines de proteger los
derechos de los ciudadanos involucrados porque, como afirma Terry Eastwood (2007, p.81),
el ciudadano tiene derecho a saber cmo se ha gobernado y, en este sentido, los archivos
constituyen un bien pblico en toda sociedad democrtica. Por ello, a los fines del proyecto
interesaba muy especialmente verificar esta situacin y conocer si, al transferir una funcin
determinada a otro organismo, se haban transferido los documentos correspondientes o si
stos haban quedado en la dependencia anterior.

RELEVAMIENTO
Al momento de distribuir las encuestas hubo dos inconvenientes fundamentales: por una
parte, el desconocimiento de la existencia misma de un Archivo por parte de los funcionarios
de varias de las entidades y, en otros casos, la exigencia de un complicado trmite
administrativo para solicitar el llenado de la encuesta. A esto se sum la falta de personal
profesional en los Archivos existentes.
Teniendo en cuenta los cambios estructurales de la administracin pblica provincial
mencionados y a los fines de tener una visin general del estado de situacin, se entregaron
las encuestas a veintisis (26) organismos, de distintos niveles jerrquicos, contaran o no con
Archivo o un responsable de la custodia de sus documentos. Se incluyeron los tres poderes
del Estado, algunos organismos autrquicos y una entidad privada relacionada con el
personal de la salud provincial. Adems, a pesar de que la teora archivstica clsica

6
considera que la evaluacin debe realizarse en el Archivo Intermedio, se encuestaron
Archivos Administrativos, Centrales e incluso Histricos.1 En cuanto a la forma de
distribucin, algunos formularios fueron entregados en forma personal, en soporte papel,
otros, va correo electrnico. Cuando fue posible, se lo hizo directamente a los responsables
de Archivos, a quienes se explic el objetivo, y en otros casos se presentaron en las Mesas de
Entradas Generales.
Como se anticip, fue diagramada por el equipo de investigacin, con un lenguaje claro y dos
campos bien delimitados de informacin:

Identificacin de la Institucin: en donde se registra el nombre de la Institucin,

si es una entidad pblica o privada, sector o naturaleza de las funciones,
direccin, persona de contacto, cargo, correo electrnico y telfono.

Evaluacin documental: para conocer de las polticas y prcticas en materia de

evaluacin de documentos en distintos soportes. En esta rea se opt por
preguntas cerradas y en menor cantidad por preguntas abiertas, para que
fundamenten sus respuestas.

RESULTADOS
Del total de veintisis encuestas entregadas (100%), siete (38%) no fueron devueltas en el
tiempo estipulado para su respuesta o informaron que no responderan, por diferentes
razones. De all que, a los fines estadsticos, se considerar como valor total (100%) al 62%
recibido y analizado, es decir un total de diecinueve (19) encuestas.
La primera pregunta fue: Su institucin dispone de legislacin o norma tcnica
(reglamentos, manuales, directrices) que incluya disposiciones sobre la Seleccin o
Evaluacin documental? 17 contestaron en forma afirmativa y 2 que no tienen. Traduciendo
estos valores a porcentaje, 89% cuentan con normativa y 11% no la poseen. Cabe sealar
que las dos entidades que respondieron negativamente, (Archivo Histrico de la Provincia de
Crdoba y Archivo Provincial de la Memoria) por su naturaleza no hacen seleccin
documental y es, por lo tanto, lgica esta respuesta.
Grficamente, el resultado es el siguiente:
1

Las Dependencia que recibieron las encuestas son: Centro de Documentacin del Ministerio de Educacin,
Archivo de la Direccin General de Institutos Privados de Enseanza, Archivo Ministerio de Finanzas, Archivo
Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba, Direccin General de Rentas, Archivo Direccin General de
Catastro, Direccin de Tesorera General y Crdito Pblico- Archivo de Tesorera, Archivo Provincial de la
Memoria, Registro Civil de la Provincia de Crdoba, Archivo Registro de la Propiedad, Hospital Materno
Neonatal Min. Dr. Ramn Carrillo, Hospital de Nios de la Santsima Trinidad, Administracin Provincial de
Seguro de Salud, Polica de la Provincia de Crdoba Direccin General de Personal y al Servicio Penitenciario,
Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentos, Ministerio de Industria, Comercio y Minera, Sistema nico
de Atencin al Ciudadano- SUAC, Ministerio de Transporte y Servicios Pblicos, Archivo Histrico de la Provincia
de Crdoba Monseor Pablo Cabrera, Teatro del Libertador General San Martn, Direccin de Jurisdiccin del
Archivo General de Gobierno de la Provincia de Crdoba (Archivo de Gobierno), Instituto Provincial en
Educacin Fsica (IPEF), Archivo Administrativo de la Legislatura de la Provincia de Crdoba, Archivo del Poder
Judicial de la provincia de Crdoba, Archivo Administrativo del Banco de la Provincia de Crdoba, Archivo de la
Empresa Provincial de Energa de Crdoba - E.P.E.C., Caja de Jubilaciones, Pensiones y Retiros de la Provincia de
Crdoba, Archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba y Caja de Previsin Social para
profesionales de la salud de la Provincia de Crdoba.

Si - 89%
No - 11%

En cuanto a las normas especficas que utilizan para Seleccin o Evaluacin documental, se
han citado:

Decreto provincial 1659/1997 Crdoba.

Cdigo Civil.

Resolucin del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba N 226/73

Ley Nacional N 26.413.

Ley Nacional N 17.671.

Resolucin N 847/ 82 y 976/07 del Ministerio de Salud de la Provincia de Crdoba.

Ley N 26.529/09 Derecho de Paciente.

Ley N 24.557/95 Riesgo del Trabajo.

Decretos N 244/97 y el 818/08.
Estas respuestas permiten observar que ninguna institucin relevada cuenta con normativa
propia actualizada y que todas se amparan en lo ya vigente en el mbito nacional o
provincial, de tipo general.
Las respuestas de cada institucin puntual a estas dos primeras preguntas son las
siguientes:

Preguntas

Institucin

A.P.R.O.S.S.

En su institucin dispone
de legislacin o norma
tcnica
(reglamentos,
manuales, directrices) que
incluya
disposiciones
sobre la Seleccin o
Evaluacin documental?

De contar con dispositivos sobre

seleccin o evaluacin documental,
especifique los datos, de ser posible
incluya
una
copia de
los
dispositivos, cualquiera sea el nivel
jerrquico y alcance (nacional,
estadual/ provincial o local.

Si

Decreto Provincial 1659/97.

Archivo del Poder Judicial de Si

la Provincia de Crdoba.

Ley 9360.

Archivo Histrico de
Provincia de Crdoba.

la No

No

Archivo Pcial. de Memoria

8
Preguntas
En su institucin dispone
de legislacin o norma
tcnica
(reglamentos,
manuales, directrices) que
incluya
disposiciones
sobre la Seleccin o
Evaluacin documental?

Institucin

De contar con dispositivos sobre

seleccin o evaluacin documental,
especifique los datos, de ser posible
incluya
una
copia de
los
dispositivos, cualquiera sea el nivel
jerrquico y alcance (nacional,
estadual/ provincial o local.

Caja de Previsin Social para Si

Profesionales de la Salud
Provincia de Crdoba.

Ley de Creacin de la Institucin

D.G.R.

Decreto Provincial 1659/97, 244/03

y el 818/08

Si

Direccin de Archivo del Si

Gobierno de la Pcia. de Cba.

Decreto Provincial 1659/97

244/2003 y 818/2008

Direccin
Catastro.

General.

de Si

Decreto Provincial 1659/97.

Direccin
Institutos
Enseanza.

General
Privados

de Si
de

Decreto Provincial 1659/97.

E.P.E.C.

Si

Decreto Provincial 1659/97

resoluciones internas.

Hospital Materno Neonatal.

Si

Decreto Provincial 1659/97.

Ley N 26.529/09 Derecho de

Paciente
Ley N 24.557/95 Riesgo del
Trabajo y Resolucin N 976/07 del
Ministerio de Salud de la Provincia
de Crdoba.
Hospital de Nios.

Si

Decreto Provincial 1659/97.

Ley N 26.529/09 Derecho de
Paciente.
Ley N 24.557/95 Riesgo del
Trabajo y Resoluciones 847/82 y N
976/07 del Ministerio de Salud de
la Provincia de Crdoba.

I.P.E.F.

Si

Resolucin interna
Decreto Pcial 1659/97

202/03

Legislatura de la Provincia de Si
Crdoba.

Ministerio de Agricultura,
Ganaderia y Alimentos

Si

Decreto Provincial 1659/97.

Industria, Si

Decreto Provincial 1659/97.

Ministerio

de

9
Preguntas

Institucin

En su institucin dispone
de legislacin o norma
tcnica
(reglamentos,
manuales, directrices) que
incluya
disposiciones
sobre la Seleccin o
Evaluacin documental?

De contar con dispositivos sobre

seleccin o evaluacin documental,
especifique los datos, de ser posible
incluya
una
copia de
los
dispositivos, cualquiera sea el nivel
jerrquico y alcance (nacional,
estadual/ provincial o local.

Comercio y Mineria
Registro Civil de las Personas Si
Mesa de Entradas

Ley Nacional N 26.413, Ley

Nacional N 17.671 y Decreto
Provincial 1659/97.

Tesorera General y Crdito Si

Pblico.

Decreto Provincial 1659/97.

Tribunal de Cuentas de la Si
Provincia.

En otro punto de la encuesta se pregunt si antes de decidir la eliminacin hacen una

evaluacin de acuerdo a tcnicas de evaluacin documental. Contestaron que aplican
tcnicas de evaluacin documental el 79% y dentro de los criterios que aplican
mencionaron: cronolgico, diplomtico y de contenido; en algunos casos se deja muestra de
algunos tipos documentales. El 21% restante no aplica tcnica alguna. Se puede observar
que la mayora de las entidades desconocen las nuevas corrientes y tcnicas de Evaluacin
de Documentos ya que se ajustan solo a la aplicacin el Decreto Provincial.
Es conveniente recordar que, segn los conceptos tericos de la Archivologa respecto del
tema que nos ocupa, cualquier destruccin de documentos siempre es un riesgo por lo que
el archivero debe ser extremadamente cuidadoso con los criterios y tcnicas que le faciliten
la decisin. A finales de la primera guerra mundial se propuso basar estos criterios en tres
aspectos bsicos para conservar documentos en forma permanente: los documentos deben
arrojar luz sobre el funcionamiento de las administraciones, servir para la reconstruccin de
su historia y para la investigacin en general (Fenoglio, 2013, p-692).
El grfico siguiente muestra las respuestas obtenidas:

SI -79 %
No-21%

10
Por institucin, las respuestas son:
Preguntas

Institucin

Antes de decidir la eliminacin Si la respuesta es SI indique

hacen una evaluacin de brevemente
que
criterios
acuerdo
a
tcnicas
de aplican?
evaluacin documental?

A.P.R.O.S.S

No

Archivo del Poder Judicial de No responde

la Provincia de Crdoba.
Archivo Histrico de
Provincia de Crdoba.
Archivo
Memoria.

Provincial

la No
de No

Caja de Previsin Social para Si

Profesionales de la Salud.

Solo se eliminan borradores:

Criterio Diplomtico

D.G.R.

No especifica cual

Si

Direccin de Archivo del Si

Gobierno de la Provincia de
Crdoba.

Decreto Provincial 1659/97.

Direccin
Catastro.

General

de No lo hace

Direccin
Institutos
Enseanza.

General
Privados

de Si
de

Decreto Provincial 1659/97.

E.P.E.C.

Si

Decreto Provincial 1659/97.

Hospital Materno Neonatal.

Si

El tiempo sin movimiento de la

Historia Clnica: Cronolgico.

Hospital de Nios.

Si

Pacientes de ms de 15 aos y
sin movimiento: Cronolgico.

I.P.E.F.

Si

Circular N 6/1994 y sus

anexos.

Legislatura de la Provincia de Si
Crdoba.

No especifica cual.

Ministerio de Agricultura, Si
Ganadera y Alimentos.

Se tiene
contenido.

Ministerio
de
Industria, Si
Comercio y Minera.

Decreto Provincial 1659/97.

Registro Civil de las Personas Si

Mesa de Entradas.

Decreto Provincial 1659/97.

Tesorera General y Crdito No lo hace

Pblico.

en

cuenta

el

11
Preguntas

Institucin

Antes de decidir la eliminacin Si la respuesta es SI indique

hacen una evaluacin de brevemente
que
criterios
acuerdo
a
tcnicas
de aplican?
evaluacin documental?

Tribunal de cuentas de la Si
Provincia.

Tabla de Retencin y Destino

Final Propia.

Cuando se trat de averiguar quin o quienes evalan los documentos, las respuestas
obtenidas fueron variadas: Cada unidad Orgnica lo hace un 48%, en tanto que cada unidad
orgnica con el archivero de la institucin lo hace un 10%, una comisin solo representa el
5% y no contestaron este punto un 37% de las encuestas obtenidas. Esto permite afirmar
que, en general, cada unidad orgnica evala sus propios documentos.
Cada Unidad
Orgnica - 48%
Cada Unidad
Orgnica con el
Archivero de la
Institucin - 10%
Comision - 5%

No Contestaron 37%

Las respuestas por institucin son:

Institucin

Preguntas
Quin o quienes evalan los
documentos?

A.P.R.O.S.S

Mencione quienes
integran la
Comisin

No responde

Archivo del Poder Judicial de la No responde

Provincia de Crdoba.
Archivo Histrico de la Provincia de No responde
Crdoba.
Archivo Provincial de Memoria.
Caja de Previsin Social
Profesionales de la Salud.
D.G.R.

Cada unidad orgnica

para Cada unidad orgnica
Una comisin

Direccin de Archivo del Gobierno Cada unidad orgnica

No especifica

12
Institucin

Preguntas
Quin o quienes evalan los
documentos?

Mencione quienes
integran la
Comisin

de la Provincia de Crdoba.
Direccin. General de Catastro.

Cada unidad orgnica

Direccin General de Institutos Cada unidad orgnica con

Privados de Enseanza.
archivero de la institucin

el

E.P.E.C.

Cada unidad orgnica con

archivero de la institucin

el Auditora

Hospital Materno Neonatal.

Cada unidad orgnica

Hospital de Nios.

Cada unidad orgnica

I.P.E.F.

Cada unidad orgnica con

archivero de la institucin

el

Legislatura de la Provincia de Cada unidad orgnica

Crdoba.
Ministerio de Agricultura, Ganadera Cada unidad orgnica
y Alimentos.
Ministerio de Industria, Comercio y Cada unidad orgnica
Minera.
Registro Civil de las Personas No responde
Mesa de Entradas.
Tesorera General y Crdito Pblico.

Cada unidad orgnica

Tribunal de cuentas de la Provincia.

Cada unidad orgnica con

archivero de la institucin.

el

En otro punto de la encuesta se pregunt si han realizado eliminaciones en la institucin. Las

respuestas obtenidas por SI alcanzan un 74% y un 26% respondi que nunca han realizado
eliminacin.

Si - 74%
No - 26%

En cuanto a la periodicidad de la eliminacin 16% lo hace una vez por ao, entre dos y cinco
aos el 21%, entre seis y 10 aos el 10%, nunca lo hicieron el 16 %, cuando cuentan con

13
personal o cuando les falta espacio lo hacen el 5% de los encuestados y no respondieron la
pregunta el 26%.
Una vez por ao - 16%
Entre dos y cinco aos -21%
Entre seis y diez aos - 10%
Nunca - 16%
cuando cuentan con personal o les
falta espacio - 5%
No respondieron la pregunta - 26%

Las respuestas a estas dos ltimas preguntas, por institucin, son las siguientes:
Institucin

Preguntas

A.P.R.O.S.S

En su institucin han realizado

alguna eliminacin?

Con qu periodicidad
hacen eliminaciones?

Si

Entre 2 y 5 aos

Archivo del Poder Judicial No responde

de la Provincia de Crdoba.
Archivo Histrico de
Provincia de Crdoba.
Archivo
Provincial
Memoria.

la No responde
de No

Nunca

Caja de Prevision Social No responde

para Profesionales de la
Salud.

No responde

D.G.R.

Si

Entre 2 y 5 aos

Direccin de Archivo del Si

Gobierno de la Provincia de
Crdoba.

Entre 2 y 5 aos

Direccin
Catastro.

Diariamente por personal

no especializado

General

Direccin
General
Institutos
Privados
Enseanza.

de Si
de No se ha realizado nunca
de

E.P.E.C.

Si

Hospital Materno Neonatal.

No

Hospital de Nios.

Si

Una vez al ao

Otros: cuando no queda

ms espacio

14
Institucin

I.P.E.F.

Preguntas
En su institucin han realizado
alguna eliminacin?

Con qu periodicidad
hacen eliminaciones?

Si

Entre 6 y 10 aos

Legislatura de la Provincia Si
de Crdoba.

Una vez al ao

Ministerio de Agricultura, No
Ganadera y Alimentos.
Ministerio de Industria, Si
Comercio y Minera.

Otro: no se ha hecho
ltimamente

Registro Civil de
Personas Mesa
Entradas.

No especifica

las Si
de

Tesorera General y Crdito Si

Pblico.

Otro: cuando se cuenta

con personal necesario.

Tribunal de cuentas de la Si
provincia.

Una vez al ao

Respecto de qu organismo o institucin autoriza la eliminacin, respondieron que corre por

cuenta y responsabilidad de las autoridades de la misma entidad un 74%, mientras que el
26% restante no respondi la pregunta.

Autoridades de la
Institucin - 74%
No respondieron - 26%

Con relacin al mtodo elegido para realizar la eliminacin, la trituracin es utilizada por el
42%, en tanto el 32% opta por la donacin, el 5% hace una destruccin manual y 21% no
respondi a la pregunta.

15

Trituracin -42%
Donacin - 32%
Destruccin manual -5%
No respondieron - 21%

Las respuestas puntuales, por institucin, son:

Institucin

Preguntas

A.P.R.O.S.S

Qu organismo o instancia
autoriza la eliminacin?

Qu mtodo de eliminacin
utiliza?

Autoridad a cargo de la institucin

Trituracin /despulpamiento

Archivo del Poder Judicial Autoridad a cargo de la institucin, Trituracin /donacin

de la Provincia de Crdoba. Tribunal Superior de Justicia.
Archivo Histrico de
Provincia de Crdoba.

la No responde

No responde

de No responde

No responde

Caja de Previsin Social No responde

para Profesionales de la
Salud.

No responde

D.G.R.

Donacin

Archivo
Provincial
Memoria.

Autoridad a cargo de la Institucin,

Ministro de Finanzas

Direccin de Archivo del Autoridad a cargo de la institucin.

Gobierno de la Provincia de
Crdoba.

Trituracin /donacin

Direccin
Catastro.

de Autoridad a cargo de la Institucin

Donacin

de Autoridad a cargo de la Institucin,

de Director

Donacin

General

Direccin
General
Institutos
Privados
Enseanza.
E.P.E.C.

Autoridad a cargo de la Institucin

Trituracin/
Despulpamiento/
venta
como material de rezago

Hospital Materno Neonatal.

No responde

No responde

Hospital de Nios.

Autoridad a cargo de la Institucin

Donacin / otro: se recicla el

material que se puede

I.P.E.F.

Autoridad a cargo de la Institucin,

Director

Donacin

16
Institucin

Preguntas
Qu organismo o instancia
autoriza la eliminacin?

Qu mtodo de eliminacin
utiliza?

Legislatura de la Provincia Autoridad a cargo de la Institucin:

de Crdoba.
Directora del Archivo y Secretario
Legislativo

Trituracin

Ministerio de Agricultura, Autoridad a cargo de la Institucin:

Ganadera y Alimentos.
Ministro

Trituracin

Ministerio de Industria, Autoridad a cargo de la Institucin

Comercio y Minera.

Trituracin/ Despulpamiento

Registro Civil de
Personas Mesa
Entradas.

Otros: destruccin manual

las Autoridad a cargo de la Institucin

de

Tesorera General y Crdito Autoridad a cargo de la Institucin

Pblico.

Trituracin/
Despulpamiento/
venta
como material de rezago.

Tribunal de cuentas de la Autoridad a cargo de la Institucin.

Provincia.

Donacin

Finalmente, se consult acerca de la evaluacin de documentos digitales de archivo y el

resultado fue un categrico No con un 84%, mientras que solo en dos instituciones se est
trabajando este aspecto: el Archivo de EPEC y el Registro Civil de las Personas alcanzando un
10% de las respuestas. Una entidad no respondi a esta inquietud y entendemos que es
porque no evalan este tipo de soporte, con lo que el NO llega a un 90%.

No - 84%
No respondi - 6%
Se est trabajando este
aspecto - 10%

Por institucin, las respuestas son:

Institucin

Preguntas
En su institucin se han
evaluado documentos
digitales de archivo?

A.P.R.O.S.S

No

Archivo del Poder Judicial de la No

Provincia de Crdoba.

seale brevemente cmo

procedieron

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Institucin

Preguntas
En su institucin se han
evaluado documentos
digitales de archivo?

seale brevemente cmo

procedieron

Archivo Histrico de la Provincia No

de Crdoba.
Archivo Provincial de Memoria.

No

Caja de Previsin Social para No respondi

Profesionales de la Salud.
D.G.R.

No

Direccin de Archivo del No

Gobierno de la Provincia de
Crdoba.
Direccin General de Castrato.

No

Direccin General de Institutos No

Privados de Enseanza.
E.P.E.C.

Si

Hospital Materno Neonatal.

No

Hospital de Nios.

No

I.P.E.F.

No

No se eliminaron por no
contar con las garantas
pertinentes para este
proceso.

Legislatura de la Provincia de No
Crdoba.
Ministerio
de
Agricultura, No
Ganadera y Alimentos.
Ministerio
de
Comercio y Minera.

Industria, No

Registro Civil de las Personas Si

Mesa de Entradas.

Se est trabajando en ello

Tesorera General y Crdito No

Pblico.
Tribunal de cuentas de la No
Provincia.

CONCLUSIONES
Los resultados de la encuesta deben permitir conocer, sobre una base cientfica, la situacin
real de la evaluacin de los documentos en la administracin pblica cordobesa. En ese
sentido, se debe advertir que la cantidad de encuestas recibidas no representa la totalidad

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del universo de los Archivos Provinciales ni constituye una muestra estadstica cierta ya que,
como se dijo al comienzo, varias entidades se negaron a responder o simplemente ignoraron
la requisitoria, ms all de que la Carta del Ciudadano provincial, en su Art. 10, inc. B,
establece que deber suministrarse toda la informacin disponible en lenguaje simple,
preciso y de fcil acceso sobre la gestin y servicios existentes, criterios de admisin,
trmites que deben realizarse, estndares de calidad, desempeo, plazos, costos, y
funcionario responsable.
La primera conclusin a la que llegamos es que existe una falta de inters de parte de las
autoridades respecto de brindar informacin referida a sus archivos o bien en responder las
encuestas, ya por desconocimiento, ya por temor sobre el uso que se pueda dar a la
informacin proporcionada. Tambin se puede inferir que no realizan tareas de evaluacin
de los fondos documentales que atesoran y, por lo tanto, no tienen mucho para responder,
o que desconocen las normas que garantizan y regulan el uso correcto de la informacin
brindada con inters cientfico.
Al respecto, cabe recordar que el derecho a la informacin est contemplado en la
Constitucin y est considerado el oxgeno de la democracia. Por otra parte, el rol esencial
del Archivo es servir la informacin que contiene y, por lo tanto, solo el acceso pblico
justifica y legitima la conservacin y la custodia de los documentos.
Indudablemente, la situacin jurdica de los Archivos y de los documentos de archivo de la
Provincia de Crdoba no es la ideal para realizar el proceso de evaluacin documental y
dicha situacin se ve claramente en el resultado de la encuesta.
Ante esta realidad hay mucho por hacer, y nos compete a los archiveros advertir, aconsejar,
explicar, concienciar y convencer a las autoridades polticas acerca de esta realidad, para
lograr revertir esta indiferencia ante tan importante proceso archivstico.
Es imperioso organizar tcnicamente los Archivos en las dependencias que no los tienen
como as tambin contar con profesionales especializados en la temtica, ya que, de persistir
la situacin actual se corre el riesgo de perder gran parte del patrimonio documental que
hace a la historia de la provincia y sus ciudadanos.

BIBLIOGRAFA Y FUENTES

Constitucin de la Provincia de Crdoba.

Carta del Ciudadano, Ttulo II: Estatuto del Ciudadano, Capitulo 2: Deberes del Estado
Provincial Principios Bsicos, Art, 10, Inc. B: Informacin y Transparencia, en
http://www.cba.gov.ar/wp-content/4p96humuzp/2012/06/7_cartaciu8835.pdf

Cook, T. (2003). Macrovaloracin y anlisis funcional: la preeminencia de la
interaccin poltico-social sobre el gobierno. TABULA N 6. El refinado arte de la
destruccin: la seleccin de documentos, pp.87-102.

Couture, C. (1997). Las Tablas de Plazos de Conservacin: Fundamentos tericos y
estado de las prcticas. JANUS 1998.1 - LLIGALL 12. Revista Catalana dArxivstica,
pp.164-189.

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TABULA N 6. El refinado arte de la destruccin: la seleccin de documentos, pp.7585.

Fenoglio, N. (Coordinadora), (2013). Evaluacin de Documentos en Iberoamrica.
Crdoba: Ed Brujas.