Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Manual de consulta
Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra est protegido por la ley que establece
penas de prisin y/o multas, adems de las correspondientes indemnizaciones por daos y perjuicios,
para quienes reprodujeren, plagiaren, distribuyeren o comunicaren pblicamente, en todo o en parte,
una obra literaria, artstica o cientica, o su transformacin, interpretacin o ejecucin artstica ijada
en cualquier tipo de soporte o comunicada a travs de cualquier medio, sin la preceptiva autorizacin.
Cualquier forma de reproduccin, distribucin, comunicacin pblica o transformacin de esta obra
solo puede ser realizada con la autorizacin de sus titulares, salvo excepcin prevista por la ley. Dirjase a CEDRO (Centro Espaol de Derechos Reprogricos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o
escanear algn fragmento de esta obra.
NDICE
EXCEL 2007
Excel 2007
Manual de consulta
TEMA 1: INTRODUCCIN 11
Qu es una hoja de clculo? 12
Excel 12
Entrar y salir de Excel 13
TEMA 5: FRMULAS 51
Qu es una frmula? 52
Operadores aritmticos 54
Pg. 3
NDICE
EXCEL 2007
Operadores de comparacin 55
Operadores referenciales 56
Prioridad de los operadores 56
Cmo crear una frmula sencilla 57
Referencias relativas y absolutas 58
Cmo crear una frmula con referencias 60
Cmo crear una frmula que contenga una funcin 61
TEMA 7: FUNCIONES 85
Estructura de una funcin 86
Insertar una funcin 86
Tipos de funciones 89
Funciones lgicas 90
Funciones anidadas 93
Pg. 4
NDICE
EXCEL 2007
Pg. 5
NDICE
EXCEL 2007
Pg. 6
NDICE
EXCEL 2007
Pg. 7
NDICE
EXCEL 2007
Pg. 8
NDICE
EXCEL 2007
Pg. 9
Excel 2007
TEMA 1: INTRODUCCIN
INTRODUCCIN
EXCEL 2007
Excel
Microsoft Excel se ha convertido en una de las hojas de clculo ms usadas en la
actualidad debido a una gran capacidad de clculo y a su completa integracin con
otras aplicaciones ofimticas del paquete Office.
Esta versin, mejorada y con nuevas utilidades, permite manipular grupos ms
grandes de datos, as como nuevos formatos y grficos ms elaborados y sorprendentes.
As mismo facilita la inclusin de elementos grficos que antes no posea y un manejo ms preciso e intuitivo de los encabezados y pies de pgina.
Pg. 12
EXCEL 2007
INTRODUCCIN
Haciendo clic en el botn de control Cerrar con forma de aspa que se encuentra en
la esquina superior derecha de la ventana de la aplicacin.
Pg. 13
Excel 2007
TEMA 2: EL ENTORNO DE TRABAJO
EL ENTORNO DE TRABAJO
EXCEL 2007
Es el botn principal de la aplicacin y coincide, tanto en posicin como en la mayora de sus funciones, con el resto de programas de Microsoft Office.
Pg. 16
EXCEL 2007
EL ENTORNO DE TRABAJO
Inicialmente cuenta con tres botones: Guardar, Deshacer y Rehacer. Ms adelante estudiaremos cmo agregar o quitar comandos a esta barra para personalizarla a nuestro gusto.
Barra de ttulo. Es la barra de color que se encuentra en la parte superior de la
ventana y muestra el nombre del archivo actual.
Excel asigna un nombre genrico al archivo (Libro1, Libro2, etc.) hasta que ste se
guarde. A partir de ese momento, podremos observar en la barra de ttulo el nombre con el que lo hayamos guardado.
Botn de ayuda. Est situado debajo de la Barra de ttulo. Pinchando en l, accederemos a la ayuda que ofrece Excel sobre la aplicacin.
Barra de estado. Est situada en la parte inferior de la ventana de Excel y su funcin es la de informar al usuario sobre las caractersticas del libro activo.
Pg. 17
EL ENTORNO DE TRABAJO
EXCEL 2007
Barras de desplazamiento. Estn situadas a la derecha de la aplicacin (la vertical), y encima de la barra de estado (la horizontal). Permiten el desplazamiento
vertical y horizontal por la hoja de clculo.
rea de trabajo. Es la zona que ocupa la mayor parte de la ventana y est representada por la tabla sobre la que vamos a introducir y manipular los datos.
Pg. 18
EXCEL 2007
EL ENTORNO DE TRABAJO
rea de trabajo
Para entender la apariencia del rea de trabajo de Excel, primero debemos saber
cmo se estructura dicha aplicacin.
Los archivos generados por Excel se llaman Libros de clculo y cada libro se compone de una o ms Hojas de clculo. No debemos pensar que una hoja de clculo
equivale a una hoja de papel, ya que el rea e trabajo es en realidad mucho mayor
y puede albergar el equivalente a miles de hojas de papel impresas.
Aunque inicialmente los libros de Excel estn compuestos por tres hojas de clculo,
podremos aadir o eliminar hojas segn nuestras necesidades.
Como ya hemos visto, las hojas de clculo tienen el aspecto de una cuadrcula o
tabla. sta est definida por la interseccin de una serie de Filas y Columnas, que
define una retcula de Celdas. Las Celdas son los contenedores de los datos de la
hoja de clculo.
Las pestaas
Las hojas de clculo estn apiladas unas encima de otras, como las hojas de un
libro, pero tienen unas pestaas para pasar de unas a otras. Para cambiar de hoja
activa, hacemos clic en las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la
ventana.
Pg. 19
EL ENTORNO DE TRABAJO
EXCEL 2007
Cuando hay demasiadas hojas de clculo no podremos ver todas las pestaas, as
que tendremos que usar el navegador de hojas, que se compone de cuatro botones
situados a la izquierda de las pestaas.
Los botones de los extremos presentan la primera o la ltima de las hojas, y los dos
del medio, avanzan o retroceden las hojas de una en una.
Botn de Office
Al pinchar con el ratn en el Botn de Office, se despliega un men con las opciones ms comunes sobre la gestin de los libros: abrir, guardar, imprimir, etctera.
No se encuentran en este men opciones relacionadas con la apariencia, formato o
contenido de los libros.
En su parte derecha, muestra la lista de archivos de Excel que se han utilizado recientemente, facilitando de este modo su apertura.
Cuando vemos que una de las opciones del men tiene una flecha a la derecha implica que, a su vez, contendr ms opciones.
A travs de l, podemos acceder al botn Opciones de Excel que, aunque no es
objeto de estudio en este tema, permite configurar las opciones de Excel y de este
modo personalizarlo.
Pg. 20
EXCEL 2007
EL ENTORNO DE TRABAJO
Cinta de Opciones
sta es la Cinta de opciones y, como hemos explicado anteriormente, es el lugar
donde estn integrados todos los comandos necesarios para trabajar con las hojas
de clculo.
La Cinta de opciones se compone de diferentes fichas. Para activar cada una de
ellas ser suficiente con hacer clic en su nombre. A su vez, cada de las fichas est
compuesta por distintos grupos, cuyo nombre est indicado en la parte inferior de
los mimos.
Pg. 21
EL ENTORNO DE TRABAJO
EXCEL 2007
Si nos fijamos bien en los grupos, veremos que algunos de ellos tienen una pequea flecha en su esquina inferior derecha, se trata del botn Iniciador de cuadros
de dilogo. Al hacer clic sobre l, se abrir un cuadro de dilogo cuya funcin es
aportar el juego completo de opciones del grupo.
Por ltimo decir que, en algunas ocasiones, necesitaremos disponer de la mayor parte
de la hoja de clculo posible, Cuando esto sucede la cinta de opciones puede entorpecer nuestra labor. Para ocultarla bastar con hacer doble clic sobre la ficha activa.
Cuando volvamos a necesitarla, debemos hacer otro tanto en el ttulo de la misma.
Pg. 22
EXCEL 2007
EL ENTORNO DE TRABAJO
Listas desplegables: son comandos que estn formados por un cuadro de texto y
por una pequea flecha que, al ser pulsada, despliega el resto de opciones. stas se
eligen pulsando sobre ellas.
Existen otro tipo de botones parecidos a los anteriores. Si hacemos clic sobre su
icono ste se ejecutar como un botn normal y si hacemos clic sobre la flecha,
desplegar determinadas opciones que podremos elegir mediante un clic. Suelen
aparecer divididos en botn y flecha cuando pulsamos el ratn sobre ellos.
Barra de Estado
La Barra de Estado se sita en la parte inferior de la ventana de Excel y puede
configurarse para que muestre determinadas informaciones acerca del libro de clculo activo.
Pg. 23
EL ENTORNO DE TRABAJO
EXCEL 2007
Por defecto, slo se observan en ella dos secciones: la primera de ellas muestra la
palabra Listo, que indica que Excel est preparado para escribir en la celda seleccionada.
La siguiente seccin informa del estado de grabacin de las macros. El uso y creacin de macros ser objeto de estudio ms adelante.
Si seleccionamos un grupo de celdas rellenas con valores numricos, la barra de
Estado muestra a su derecha, informacin de sobre algunos clculos, como son: el
Promedio de los valores, su conteo y su Suma.
Pg. 24
EXCEL 2007
EL ENTORNO DE TRABAJO
Si una opcin tiene un tic a su izquierda, significa que est activa y, lo contrario, si
carece de l. Para activarlas o desactivarlas bastar con hacer clic sobre ellas.
Vista diseo de Pgina. Desde esta vista, Excel muestra los mrgenes de la pgina y habilita las reglas vertical y horizontal para ajustar stos.
Vista previa de salto de pgina. Desde aqu podremos ajustar los saltos de pgina y rea de impresin de la hoja. Lo veremos ms detalladamente en la leccin
de impresin.
Barras de desplazamiento
Excel posee dos barras de desplazamiento: una vertical y otra horizontal que permiten el movimiento de las hojas de clculo.
Pg. 25
EL ENTORNO DE TRABAJO
EXCEL 2007
Vamos a ver cmo se usa la barra de desplazamiento vertical, todo lo que expliquemos se puede aplicar a la horizontal, ya que slo cambia la direccin del movimiento.
Pinchamos sobre el botn Desplazamiento y, sin soltar el botn del ratn, arrastramos hacia arriba y abajo.
Otro modo de movernos es haciendo clic sobre la barra, por encima o por debajo
del botn de desplazamiento; el documento se mover mediante un salto.
Tambin podremos movernos fila a fila de la hoja, haciendo clic sobre las flechas
de desplazamiento.
El Zoom
La opcin Zoom permite visualizar la hoja de clculo a la escala que deseemos.
Por defecto, Excel la muestra casi siempre al 100%. Es importante sealar que el
Zoom solo afecta a la presentacin en pantalla, nunca al tamao de los objetos a
la hora de imprimir.
El Zoom se puede manipular mediante la barra deslizante de la esquina inferior
derecha de la ventana de la aplicacin. Su uso es muy similar al de las barras de
desplazamiento.
Pg. 26
EXCEL 2007
EL ENTORNO DE TRABAJO
Paneles de tareas
Los paneles de tareas proporcionan todas las opciones necesarias para llevar a cabo
un trabajo o tarea determinados.
Por ejemplo, al presionar el botn Imgenes prediseadas del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, aparecer un panel de tareas con todas las opciones y
sugerencias para insertarlas.
Para cerrar el panel de tareas, pinchamos sobre la cruz situada en la cabecera del
panel. Si queremos mostrarlo de nuevo, tendremos que volver a presionar el mismo
botn u opcin que lo activ.
Pg. 27
EL ENTORNO DE TRABAJO
EXCEL 2007
Excel ofrece varios paneles de tareas que aparecern de forma automtica al presionar algunos comandos.
Mens contextuales
Para activar un men contextual debemos situar el puntero del ratn sobre la zona
o elemento sobre el que queremos actuar y despus hacer clic con el botn secundario del ratn.
El contenido de estos mens depender de lo que se puede hacer con el objeto sobre
el que estemos posicionados.
Por ejemplo, si hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre una celda
aparece un men con unas opciones. Sin embargo, al hacerlo sobre un grfico aparecern las opciones relacionadas con dicha imagen.
Por encima de algunos mens contextuales tambin aparece una pequea barra de
herramientas. Es la Paleta de herramientas de Formato, y en ella se encuentran
los comandos ms comunes para formatear el contenido de las celdas.
Pg. 28
Excel 2007
TEMA 3: OPERACIONES CON LIBROS
EXCEL 2007
Crear un libro
Cuando abrimos Excel, vemos que el programa muestra un libro en blanco listo
para ser utilizado. Este libro tendr asignado un nombre genrico hasta que lo
guardemos.
En cualquier caso, tambin existen otras formas de crear un archivo nuevo desde
Excel. Para hacerlo, pulsamos en el Botn de Office y elegimos la opcin Nuevo
del men que se despliega.
Excel cuenta tambin con numerosas plantillas para crear libros de clculo. Dentro
del cuadro de dilogo Nuevo Libro escogemos la categora Plantillas instaladas
y, a la derecha, podremos ver todas las que ofrece el programa.
Pg. 30
EXCEL 2007
Guardar un libro
Para guardar un libro de Excel por primera vez podemos hacer clic en el botn
Guardar de la barra de herramientas de Acceso rpido.
cel propone un nombre de archivo, podemos dejar ese nombre o cambiarlo por otro.
En la lista Guardar como tipo, podemos escoger guardar el libro como un tipo de
archivo distinto a Excel para que pueda ser reconocido por otras aplicaciones.
Pg. 31
EXCEL 2007
Pg. 32
EXCEL 2007
Abrir un libro
Cuando tenemos un archivo guardado en nuestro ordenador y deseamos seguir trabajando con l, podemos abrirlo pulsando sobre la opcin Abrir del Botn de Office.
En la pantalla se abre un cuadro de dilogo similar al que aparece cuando guardamos un archivo por primera vez.
Hacemos clic en la lista Buscar en para localizar la unidad o carpeta correspondiente hasta llegar al archivo. Una vez encontrado, lo seleccionamos y pulsamos el
botn Abrir.
Observamos que en la parte izquierda del cuadro de dilogo hay una serie de carpetas. Son las Carpetas de acceso rpido. Si pinchamos sobre ellas aparecer su
contenido en la parte derecha de la ventana.
Pg. 33
EXCEL 2007
Si desplegamos el Botn de Office y observamos la parte derecha del men, encontramos los ltimos archivos con los que hemos trabajado. Podemos abrirlos
haciendo clic sobre su nombre.
Cerrar un libro
Ya sabemos que cuando no deseemos seguir trabajando con un libro de Excel podemos cerrarlo haciendo clic sobre el botn Cerrar ventana o con la opcin Cerrar
del Botn de Office.
Si an no lo habamos guardado, Excel preguntar si deseamos hacerlo. Si pulsamos
el botn S, aparecer el cuadro de dilogo para el guardado que ya conocemos.
Esto tambin sucede si ya lo habamos guardado pero hemos modificado el contenido del archivo.
Si pulsamos el botn No, la ventana se cerrar sin guardar las modificaciones y
perderemos todos los cambios realizados.
Tambin podemos cerrar el libro pulsando el botn Cerrar de la barra de ttulo.
Pg. 34
EXCEL 2007
Por ltimo, para cerrar la Vista preliminar, slo tenemos que pulsar sobre el botn Cerrar y volveremos a la vista de la hoja.
Pg. 35
Excel 2007
TEMA 4: HOJAS, CELDAS Y RANGOS
EXCEL 2007
La pestaa de la hoja activa aparecer resaltada en color blanco por defecto (si es
no hemos cambiado la configuracin de colores de las pestaas, como veremos ms
adelante).
Para cambiar la hoja de clculo activa, es decir, para trabajar en otra hoja, bastar
con hacer clic sobre la pestaa de la hoja que queramos activar.
Tambin hemos visto que cada hoja de clculo est organizada en Filas y Columnas, y que cada interseccin entre ellas da lugar a una Celda.
Pg. 38
EXCEL 2007
Las filas se encuentran apiladas horizontalmente y se identifican mediante nmeros comprendidos entre 1 y 1.048.576.
Las columnas estn dispuestas verticalmente y se identifican mediante letras o
combinaciones de letras comprendidas entre A y XFD.
El nombre de las filas aparece a la izquierda y el de las columnas se encuentra en la
parte superior. A estos sectores les llamaremos Encabezamientos.
Pg. 39
EXCEL 2007
Las celdas que contengan frmulas slo mostrarn el resultado de las mismas, y para
poder ver la frmula tendremos que hacerlo en el cuadro de contenido de la barra de
frmulas.
Si la frmula o el contenido de la celda son demasiado largos, el programa permite
agrandar el espacio reservado de la barra de frmulas. Pulsamos el botn Expandir
barra de frmulas que se encuentra al final de la misma.
Pg. 40
EXCEL 2007
Existen muchos formatos diferentes para las fechas, pero lo ms destacable es que
basta con introducir determinadas combinaciones para que el programa interprete
que los datos son fechas y no nmeros o textos.
Generalmente, los nmeros separados por guiones, barras o dos puntos son traducidos a datos tipo fecha.
Pg. 41
EXCEL 2007
Para comprobarlo, basta con colocarnos en estas celdas y observaremos en el cuadro de contenido que estn vacas. Tambin lo comprobaremos si escribimos en las
celdas de al lado.
Si queremos verlo exclusivamente dentro de su celda, debemos ampliar el ancho de
la columna. Pinchamos entre los encabezados de columna que corresponden con el
borde final y arrastramos hasta que ocupe el ancho deseado.
Pg. 42
EXCEL 2007
Tambin debemos saber que existen datos que tienen un tipo confuso. Por ejemplo:
los nmeros de telfono, cdigos postales y, en general, cualquier nmero de serie
o de identificacin.
Aunque son datos que estn compuestos de caracteres numricos, en realidad son
textos, ya que nunca podremos hacer clculos matemticos con ellos.
Los introducimos precedidos del apstrofo o, cuando aprendamos a hacerlo, le indicaremos a Excel que tienen formato de texto. Excel suele avisar de estas situaciones.
Cmo movernos
Cuando estemos situados en una celda y queramos desplazarnos a la celda inmediatamente inferior, bastar con pulsar la tecla Enter o Intro.
Tambin podemos usar la tecla Flecha abajo de los cursores del teclado para movernos hacia abajo y Flecha arriba para hacerlo a las celdas situadas encima.
Si queremos movernos lateralmente por la hoja de clculo, usaremos las teclas
Flecha Izquierda y Flecha derecha del teclado.
Pg. 43
EXCEL 2007
Un Rango rectangular o Matriz, es un conjunto de celdas que forman un rectngulo. Para seleccionarlo, pinchamos en la primera esquina del rango y arrastramos
hasta la celda de la esquina opuesta.
Pg. 44
EXCEL 2007
Con Excel es posible seleccionar rangos discontinuos con independencia de la forma que tengan. Efectuamos una seleccin y, a continuacin otra, pero con la tecla
Control presionada en nuestro teclado. As podremos aadir todos los rangos que
deseemos.
Seleccionar una columna o una fila completas es muy fcil: slo tenemos que hacer
clic, respectivamente, en el ttulo de la columna o de la fila.
Y para seleccionar una hoja de clculo completa, hacemos clic en la interseccin de
los ttulos de fila con los de columna.
Introducir datos
Para introducir un dato dentro de una celda, hacemos clic sobre ella y tecleamos un
dato. Para aceptarlo pulsamos el botn Introducir de la barra de Frmulas.
Otra manera muy sencilla de aceptar un dato es pulsando la tecla Enter o, simplemente, cambiando de celda despus de haberlo tecleado; con eso bastar.
Si despus de escribir un dato, finalmente no lo necesitamos o no es correcto, bastar con situarnos en la celda y pulsar la tecla Suprimir. Tambin podremos hacerlo pulsando el botn Cancelar con forma de aspa de la barra de Frmulas.
Pg. 45
EXCEL 2007
Para hacerlo, seleccionaremos la hoja que queremos copiar o mover, hacemos clic en su
pestaa con el botn derecho del ratn y seleccionamos la opcin Mover o copiar.
En el cuadro de dilogo que se abre, podemos seleccionar el libro, donde queremos
copiar la hoja, desplegando la lista Al libro.
En esta lista aparecern todos los libros que estn abiertos, la opcin Nuevo libro
crear en un nuevo archivo para pegar la hoja.
Tambin podemos seleccionar la ubicacin de la copia en la seccin Antes de la hoja.
Si activamos la casilla de verificacin Crear una copia, la hoja se duplicar y
aparecer tanto en su ubicacin original como en la que acabamos de elegir. Si no
activamos esta casilla, la hoja se mover de lugar.
Pg. 46
EXCEL 2007
Para crear un divisin vertical, haremos lo mismo, pero en este caso, con la pequea
barra vertical situada al final de la barra de desplazamiento horizontal.
Pg. 47
EXCEL 2007
Eliminar las divisiones es tan sencillo como hacer doble clic sobre ellas.
Si pulsamos el botn Dividir del grupo Ventana de la ficha Vista, veremos cmo
Excel divide de forma automtica la hoja de clculo, tanto vertical como horizontalmente.
Ahora tan slo tendremos que pinchar y arrastrar las divisiones hasta las posiciones deseadas.
Para mantener fijas dichas divisiones, desplegamos el botn Inmovilizar paneles
del grupo Ventana y pulsamos la orden del mismo nombre. Ahora, al desplazarnos
por la hoja de clculo observaremos que permanecen siempre visibles las cabeceras
de los datos.
Este botn tambin contiene las opciones de inmovilizar directamente la primera
fila o columna de la hoja de clculo, si esto se ajusta a nuestras necesidades.
Pg. 48
EXCEL 2007
Excel permite ver varias hojas de un mismo libro a la vez. Para ello, nos colocamos
en la primera de las hojas y pulsamos el botn Nueva ventana del grupo Ventana
de la ficha Vista.
Si minimizamos la aplicacin, observaremos cmo, en la barra de tareas de Windows, aparecen dos botones que representan el mismo libro de trabajo, el primero
con el nmero uno al final del nombre y el siguiente, con el dos.
Para poder ver ambas ventanas del libro a la vez, pulsamos el botn Organizar
todo del grupo Ventana y elegimos la forma de distribucin que deseemos en el
cuadro de dilogo que se abre.
Pg. 49
EXCEL 2007
Pg. 50
Excel 2007
TEMA 5: FRMULAS
FRMULAS
EXCEL 2007
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin mediante la cual Excel calcula el valor que debe tomar una celda a partir de determinados datos.
Estos datos pueden introducirse directamente en la frmula o pueden estar almacenados en otras celdas. En este caso, estaremos hablando de referencias. El tema
de referencias lo estudiaremos ms adelante.
Cuando los valores con los que se opera en una frmula estn contenidos en otras
celdas, el resultado de la frmula depender de los datos almacenados en las celdas
a las que se hace referencia en la frmula.
Para que Excel trate los datos como una frmula, sta debe estar precedida por un
signo igual.
Tambin estn admitidos, los signos ms y menos, aunque no es la forma ms correcta de introducir una frmula. Podemos observar que en las frmulas precedidas
por los signos ms y menos, Excel introduce un signo igual al inicio de la frmula.
Cuando el valor de una celda cambia, Excel automticamente actualiza todas las frmulas que contengan referencias a dichas celdas. En primer lugar realiza la operacin de
la celda que ha cambiado y seguidamente, por orden, actualiza las dems operaciones.
Pg. 52
EXCEL 2007
FRMULAS
Como operandos, una frmula admite los siguientes elementos: constantes, referencias y funciones.
Pg. 53
FRMULAS
EXCEL 2007
Las constantes pueden ser nmeros, texto o valores lgicos, los valores lgicos pueden ser Verdadero o Falso.
Una referencia indica a Excel en qu celda o rango se encuentran los datos que debe
utilizar la frmula para realizar el clculo.
Una funcin es una frmula predefinida por Excel. Podemos utilizar el resultado de
una funcin como operando dentro de una frmula. De las funciones hablaremos
ms adelante.
Operadores aritmticos
Utilizamos los operadores aritmticos para crear frmulas matemticas sencillas.
La suma se expresa mediante el smbolo +, la resta con -, la multiplicacin con el asterisco *, la divisin con la barra oblicua / y la potencia con el acento circunflejo ^.
Pg. 54
EXCEL 2007
FRMULAS
Operadores de comparacin
Los operadores de comparacin sirven para establecer un balance entre datos, dando como resultado un valor lgico: Verdadero o Falso.
El operador mayor que (>) que dar como resultado verdadero si el valor situado a
la izquierda del smbolo es estrictamente mayor que el situado a la derecha.
El smbolo menor que (<), es anlogo al anterior.
El operador mayor o igual que (>=) que dar como resultado verdadero si el valor
situado a la izquierda del smbolo es mayor o igual al situado a la derecha.
Tambin existe el operador menor o igual que (<=), que acta justo al contrario
que el anterior.
El smbolo igual (=), compara si son iguales los valores situados a la izquierda y a la
derecha del smbolo. El operador distinto de (<>) que dar como resultado verdadero si los valores situados a la izquierda y a la derecha del smbolo son diferentes.
Pg. 55
FRMULAS
EXCEL 2007
Operadores referenciales
Los operadores referenciales se usan para combinar rangos que luego se utilizarn
en frmulas y funciones. Hay tres: de referencia de rango, de unin y de interseccin.
El operador de referencia de rango se simboliza con dos puntos (:) y sirve para
crear rangos de celdas. Su estructura es: coordenada de la primera celda del rango,
dos puntos y la coordenada de la ltima celda del rango. Por ejemplo: B2:F8.
El operador de referencia unin utiliza como smbolo el punto y coma (;). Une
varios rangos para crear una sola referencia. Por ejemplo: B2:B4;C3:C5.
Y, por ltimo, un espacio en blanco simboliza el operador de referencia interseccin. Su estructura es el nombre de un rango, un espacio en blanco y el nombre
de otro rango. Nos indica la celda de interseccin de los dos rangos descritos. Si los
dos rangos no se interceptan, Excel mostrar el mensaje de error NULO.
Pg. 56
EXCEL 2007
FRMULAS
Los parntesis tienen prioridad sobre todos los dems operadores y los podemos
utilizar para que las operaciones sigan el orden que queramos.
Podemos introducir parntesis dentro de otros parntesis, en este caso se calcularn primero los parntesis interiores. Tenemos que recordar escribir el parntesis de
cierre e incluir un operador entre un parntesis y un valor.
En el caso de frmulas complejas podemos incluir saltos de lnea para que la frmula sea ms legible. Estos saltos de lnea se crean con la combinacin de teclas
Alt + Intro.
Pg. 57
FRMULAS
EXCEL 2007
Cuando esto suceda, observaremos que en la barra de frmulas aparece la frmula separada en dos lneas.
Referencias relativas
y absolutas
En una frmula, una referencia indica dnde estn los datos con los que queremos
operar. Sea una celda o un rango de celdas.
Existen distintos tipos de referencias: las Referencias relativas, las Referencias
absolutas y las Referencias Mixtas. Es muy importante conocer la diferencia.
Las referencias Relativas tienen el aspecto normal del nombre de las celdas: C1,
B4, etctera.
Cuando copiamos a otro lugar una frmula que tiene referencias relativas, veremos
cmo las celdas a las que hace referencia la frmula tambin cambian, adaptndose
a su nueva posicin.
El aspecto de las referencias absolutas es similar, pero con el smbolo del dlar ($)
antepuesto a la letra y al nmero.
Pg. 58
EXCEL 2007
FRMULAS
Sin embargo, cuando copiamos a otro lado una frmula que tiene referencias absolutas, veremos cmo stas no cambian nunca y no se adaptan a su nueva posicin.
As, en funcin de cmo estn situados los datos de una hoja de clculo, usaremos
referencias absolutas o relativas para las frmulas.
En resumen: si la frmula al copiarse debe adaptar sus celdas a las nuevas posiciones, Relativas y, si debe hacer referencia siempre a la misma celda, Absolutas.
Existen unas referencias especiales que se llaman Referencias mixtas. Estas referencias se utilizan cuando, al copiar una frmula en varias celdas, queremos que
haga referencia siempre a la misma fila o a la misma columna.
Lo nico que debemos hacer para convertir una referencia relativa en absoluta o
mixta, es hacer clic en ella, en la barra de frmulas, presionar la tecla F4 del teclado
repetidas veces hasta alcanzar la referencia deseada y pulsar Intro.
Veamos un ejemplo de referencias mixtas: necesitamos obtener los totales vendidos y cambiados a dlares a lo largo de tres meses y disponemos del tipo de cambio
entre el euro y el dlar para cada mes.
La frmula, como vemos tiene dos referencias: la primera hace que, al copiarla, se
lean los datos de la columna donde estn las ventas. Es decir, se adapta al copiar la
frmula en otras celdas.
La segunda referencia permite copiar la frmula pero obligndola a que lea slo de
la fila donde estn las tasas de cambio, ya que tiene el smbolo del dlar delante del
nombre de fila.
Pg. 59
FRMULAS
EXCEL 2007
Primero seleccionamos la celda en la que vamos a introducir la frmula del beneficio neto (B3) y, en la barra de frmulas, insertamos el smbolo igual (=).
Pg. 60
EXCEL 2007
FRMULAS
Pulsamos sobre la celda B1 con el ratn, aunque tambin podramos haber introducido sus coordenadas con el teclado, introducimos el operador Menos (-) para
realizar la resta y seleccionamos la celda B2.
Conviene que tengamos claro que al volver a escribir dentro de una celda todo su
contenido se sustituye por el nuevo y, por este motivo, debemos tener especial cuidado para no sobrescribir en las que contienen frmulas, a no ser que necesitemos
modificarlas.
Pg. 61
FRMULAS
EXCEL 2007
de argumentos que son los componentes que hay que introducir para obtener el
resultado.
Vemoslo con otro ejemplo, una factura sencilla. En la columna C se encuentran
los precios de los artculos que comprende la factura. Queremos sumarlos y aplicar
el 16% de IVA.
Abrimos parntesis y, pinchando y arrastrando con el ratn, seleccionamos el rango de que comprende los datos que vamos a sumar.
Pg. 62
EXCEL 2007
FRMULAS
Pg. 63
Excel 2007
TEMA 6: OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS
EXCEL 2007
Ahora podremos seleccionar y modificar slo parte del contenido de una celda, si
es ese nuestro deseo.
Pg. 66
EXCEL 2007
Pg. 67
EXCEL 2007
Pg. 68
EXCEL 2007
Esto se debe a que ha reconocido que se trata de uno de los elementos que tiene
almacenados como series. Da igual que se realice el autollenado en forma de fila o
de columna.
Pg. 69
EXCEL 2007
Estas operaciones funcionan con fechas, horas, series numricas y cuando hay que
copiar la misma frmula en una fila o una columna.
En este ltimo caso habr que tener especial cuidado con las referencias y especificar antes de la copia cules son relativas, absolutas o mixtas.
Pegado inteligente
Ya hemos visto que al copiar o mover una celda se pegan tanto el contenido como
los formatos. En ocasiones puede ocurrir que interese slo copiar una de las dos
cosas. Para ello disponemos de la opcin Pegado inteligente.
Seleccionamos las celdas a copiar y pulsamos el botn Copiar del grupo Portapapeles.
Situamos el cursor en la posicin de destino y pulsamos el botn Pegar del mismo
grupo.
Observaremos que se pegan tanto los datos como el formato de la celda copiada.
Pg. 70
EXCEL 2007
En la esquina inferior derecha del rango seleccionado aparece el icono del botn
Pegar. Si hacemos clic sobre l aparecer una lista de opciones de pegado. Las opciones del men cambiarn si, en lugar de copiar y pegar, hemos utilizado el autollenado.
Pegado especial
Adems del pegado inteligente, Excel dispone de una opcin de pegado denominada Pegado especial. Con esta opcin contamos con formas de pegado similares a
las del pegado inteligente.
Seleccionamos el rango y pulsamos el botn Copiar del grupo Portapapeles.
Seleccionamos la celda de destino pulsando sobre ella con el botn derecho del ratn para mostrar el men contextual y seleccionamos la opcin Pegado especial.
Pg. 71
EXCEL 2007
Copiar formato
Excel dispone de una opcin para copiar nicamente los formatos de los elementos
seleccionados.
Seleccionamos la celda que tiene el formato de origen y pulsamos el botn Copiar
formato del grupo Portapapeles.
Pg. 72
EXCEL 2007
Si hacemos doble clic sobre el botn Copiar formato, Excel permite pegar el formato en varias celdas a la vez, aunque no sean consecutivas, pinchando y arrastrando la brocha sobre ellas.
Para desactivar el botn bastar con volver a pinchar sobre l, pulsar la tecla Esc.,
o pulsar sobre cualquier otro comando.
Al igual que podemos copiar los formatos, Excel dispone de una herramienta para
borrarlos de las celdas. Si desplegamos el botn Borrar del grupo Modificar de la
ficha Inicio, encontraremos la opcin Borrar formatos.
Desde esta herramienta tambin podremos borrar el contenido de las celdas respetando los formatos si pulsamos la opcin Borrar contenido (sera lo mismo que
pulsar la tecla Supr. del teclado), borrar tanto el contenido como los formatos si
pulsamos la opcin Borrar todo, o borrar los comentarios que hubiese en la celda
con la opcin Borrar comentarios.
Los comentarios sern objeto de estudio en esta misma leccin.
Deshacer y Rehacer
Deshacer es una opcin que nos permite eliminar la ltima operacin realizada,
adems cuenta con una lista desplegable que nos permite seleccionar el nmero de
acciones realizadas que queremos deshacer.
Pg. 73
EXCEL 2007
Listas personalizadas
Ya hemos visto que el autollenado reconoce las fechas y horas como elementos de
series concretas. As, si autollenamos partiendo, por ejemplo, de un mes o de un
da de la semana, Excel copiar de forma automtica los siguientes elementos de
la lista.
Podemos crear nuestras propias listas para que el programa las reconozca y genere
series de datos al utilizar el autollenado. Por ejemplo, los siete colores del arco iris,
Pg. 74
EXCEL 2007
los nombres del personal de un departamento, las provincias o comunidades autnomas, los pases de Europa, etc.
Desplegamos Botn de Office y pulsamos sobre el botn Opciones de Excel.
En el cuadro de dilogo que se abre, seleccionamos la categora Ms frecuentes y
presionamos el botn Modificar listas personalizadas.
Se abrir el cuadro de dilogo Listas personalizadas. En la parte izquierda del
mismo podemos contemplar todas las listas predefinidas por Excel.
Otra opcin hubiera sido disponer de la lista en una hoja de clculo y seleccionarla
apretando primero el botn situado a la izquierda de Importar.
Pg. 75
EXCEL 2007
Aceptamos los dos cuadros hasta llegar de nuevo a la hoja de clculo. Ahora ya
podemos escribir uno de los elementos de esta nueva serie y autollenar para que se
genere de forma automtica.
Podemos comprobar cmo los resultados obtenidos en las celdas donde hemos copiado la frmula son correctos.
Si ahora seleccionamos alguna de las celdas donde se ha copiado la frmula veremos cmo la frmula habr ido adaptando sus referencias a las celdas segn su
nueva posicin.
Pg. 76
EXCEL 2007
Comentarios
Si lo deseamos, Excel permite insertar comentarios en las celdas o rangos de celdas.
Para introducir un comentario debemos seleccionar primero las celdas a las que va
a ir asociado. A continuacin, seleccionamos la ficha Revisar y pulsamos sobre el
botn Nuevo comentario del grupo Comentarios.
Automticamente aparecer un cuadro de texto, similar a una nota, donde podremos introducir el comentario.
De forma predeterminada, aparece el nombre del autor del documento encabezando el comentario, aunque puede borrarse si se desea.
Pg. 77
EXCEL 2007
Pg. 78
EXCEL 2007
Para asignar un nombre basta con seleccionar la celda o el rango de celdas y hacer doble clic sobre el cuadro de nombres de la barra de frmulas.
La coordenada aparecer resaltada en azul, lo que significa que podemos sobreescribir directamente el nuevo nombre.
A la hora de asignar un nombre debemos tener en cuenta que no pueden comenzar por un nmero, ni pueden coincidir con el nombre de una referencia de celda
(como A1, C5, etc.).
Tampoco admiten espacios en blanco ni smbolos a excepcin del guin bajo y el
punto.
Pueden tener una longitud mxima de 255 y mnima de 1 carcter.
Si el nombre contiene un nico carcter, ste no puede ser ni la letra C ni la L.
Una vez hemos introducido el nombre tenemos que pulsar la tecla Enter, entonces
podemos utilizar el nombre dentro de una frmula o funcin en lugar de la referencia.
Pg. 79
EXCEL 2007
Cuando dispongamos de una lista de datos que contenga cabeceras de filas o columnas, un modo muy rpido de asignar nombres ser seleccionar la lista completa
y pulsar el botn Crear desde la seleccin.
Excel identificar automticamente la fila y columna de ttulos si, que ser los que
utilizar para dar nombre a los distintos rangos de celdas.
Pg. 80
EXCEL 2007
Podemos crear ms o menos nombres, activando o desactivando las casillas de verificacin del cuadro de dilogo que se abre. Si aceptamos las opciones por defecto de
ste, esto es, creando nombres a partir de los valores de la fila superior y columna
izquierda, podremos ver cmo se habrn creado en el cuadro Nombres.
Aunque hayamos asignado nombres a los rangos de la lista, si sta posee celdas que
contengan frmulas, los nombres no se habrn aplicado a stas, an perteneciendo
a la misma lista de datos.
Para que aparezcan, las seleccionamos y elegimos la opcin Aplicar nombres del
botn desplegable Asignar nombre a un rango y aceptamos el cuadro de dilogo
que aparece. Las frmulas ahora no estarn compuestas por coordenadas de celdas,
sino por el nombre que le asignamos a stas.
Pulsando el botn Administrador de nombres se abre el cuadro de dilogo del
mismo nombre, desde el que podremos Crear, Editar o Eliminar los nombres
creados para el libro.
Pg. 81
EXCEL 2007
Euroconvertir
Excel dispone de un comando denominado Euroconvertir, que es capaz de convertir celdas con un determinado formato de moneda a euros y viceversa. Sin embargo, esta solucin, junto con algunas otras pueden no estar instaladas por defecto.
Para instalarlas, desplegamos el botn de Office y presionamos, al pie del men,
el botn Opciones de Excel. En el cuadro de dilogo que se abre, seleccionamos
la categora Complementos y, en la seccin Complementos de aplicaciones
inactivas, escogemos Herramientas para el Euro y pulsamos el botn Ir. Tras
unos minutos, el programa instalar los complementos necesarios.
Para realizar la conversin, seleccionamos el rango de monedas a convertir, hacemos clic en la ficha Funciones y pulsamos el botn Euroconversin del grupo
Soluciones.
Aparecer un cuadro de dilogo donde introducir los datos necesarios para realizar
la operacin.
Pg. 82
EXCEL 2007
Pg. 83
Excel 2007
TEMA 7: FUNCIONES
FUNCIONES
EXCEL 2007
Pg. 86
EXCEL 2007
FUNCIONES
Para obtener la lista de funciones, seleccionamos la celda donde queramos que aparezca el resultado y pulsamos el botn Insertar funcin de la Barra de frmulas.
Pg. 87
FUNCIONES
EXCEL 2007
Hay dos formas de introducir los argumentos, escribirlos directamente en los cuadros de texto correspondientes, o seleccionando las celdas que los contengan.
Para seleccionar las celdas que contienen los argumentos, debemos apretar el botn
que aparece a la derecha del cuadro correspondiente.
Repetiremos esta operacin hasta haber introducido todos los argumentos que precisa la funcin.
Pg. 88
EXCEL 2007
FUNCIONES
Otro modo de insertar funciones es usando las herramientas del grupo Biblioteca
de funciones de la ficha Frmulas.
Est formado por distintos botones desplegables que representan a las distintas categoras de funciones. En ellos hallaremos las funciones ms comunes de cada categora.
Si no encontramos una funcin, podemos pinchar sobre el botn Insertar funcin del
mismo grupo, que nos llevar al mismo cuadro de dilogo que acabamos de estudiar.
Tipos de funciones
Tanto a travs del cuadro de dilogo Insertar funcin como desde el grupo Biblioteca de funciones, Excel clasifica las funciones por categoras para facilitar
Pg. 89
FUNCIONES
EXCEL 2007
Esta explicacin tambin la encontramos en el cuadro de dilogo Insertar funcin. Si con esta informacin no fuese suficiente para entender el funcionamiento
de la funcin, podemos pulsar sobre Ayuda sobre esta funcin, que muestra el
tema de ayuda referente a la funcin que teniamos seleccionada.
Funciones lgicas
Las funciones lgicas se basan en pruebas condicionales para determinar si un argumento es verdadero o es falso, suelen verse acompaadas de operadores lgicos
como los smbolos >, <=, =, etc.
Pg. 90
EXCEL 2007
FUNCIONES
La funcin lgica ms utilizada es la funcin SI. Para comprender su funcionamiento lo mejor es acudir a un ejemplo: vamos a calcular el coste de unas llamadas
telefnicas cuyas tarifas varan en funcin del horario.
Situamos el selector en la celda donde se realizar el clculo, pulsamos la ficha Frmulas y seleccionamos la categora Lgicas del grupo Biblioteca de funciones.
En la lista que se abre, hacemos doble clic sobre la funcin SI.
Pg. 91
FUNCIONES
EXCEL 2007
Hacemos clic dentro del cuadro Valor si verdadero y escribimos lo que queremos
que haga la frmula si, efectivamente, se cumple la condicin.
En el ejemplo, habr que multiplicar la duracin de la llamada, es decir, la celda
donde est por la celda que contiene el precio del horario caro.
Debemos observar que hemos introducido frmulas como argumentos de una funcin. En general podremos introducir todo tipo de valores y funciones. Finalmente
aceptamos el cuadro y comprobamos el resultado.
Efectivamente, la primera llamada no se realiz en horario reducido y se cumple la
condicin; se multiplica la duracin por el precio del horario caro.
Ahora, debemos copiar la frmula mediante autollenado a toda la columna. Como
podemos comprobar en el ejemplo, la funcin falla y no devuelve resultados para los
dems valores. Este se debe a que hemos utilizado referencias relativas para localizar
las celdas donde se encuentran las tarifas. Al copiarse la funcin en las dems celdas
de la columna, estaremos haciendo referencia a celdas que no tienen contenido.
Pg. 92
EXCEL 2007
FUNCIONES
Funciones anidadas
En alguna ocasin deberemos utilizar una funcin como argumento de otra funcin
y podremos encontrar funciones que se comportan como argumentos de s misma.
Es lo que se denominan funciones anidadas.
Una frmula puede contener como mximo sesenta y cuatro niveles de anidacin
y hasta 255 argumentos por funcin.
Los casos ms interesantes de funciones anidadas suelen encontrarse entre las funciones lgicas, concretamente con la funcin condicional SI. Se trata de la situacin ms habitual en los casos en los que queremos que una funcin trabaje para
decidir entre ms de dos condiciones.
Pg. 93
FUNCIONES
EXCEL 2007
Ahora debemos anotar lo que debe hacer la funcin si se cumple la condicin anterior y llegados a este punto, encontramos dos posibilidades:
Si las ventas superan al objetivo, la comisin ser del 8%, sino ser del 6%, es decir,
nos encontramos con otro condicional. As que escribimos otra funcin SI en el
cuadro Valor si verdadero.
Para expresar la condicin de que las ventas sean mayores que el objetivo, debemos
indicar que la celda de las ventas sea mayor que la celda del objetivo.
Pg. 94
EXCEL 2007
FUNCIONES
Escribimos otro punto y coma y tenemos que indicar lo que debe hacer la funcin
si no se cumple la condicin: calcular el 6% de las ventas. Cerramos el parntesis.
Pg. 95
Excel 2007
TEMA 8: FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS
EXCEL 2007
Funciones Matemticas
Las funciones matemticas nos ayudan a resolver operaciones matemticas como
si de una calculadora se tratase. Podemos escribir directamente los valores numricos al usarlas, pero de este modo no se actualizarn. En los ejemplos siguientes se
usan, siempre que es posible, referencias a otras celdas para que la hoja de clculo
se actualice si se cambian los datos.
Tenemos que saber que todas las operaciones aritmticas se representan en Excel
con nombres de funciones, por ejemplo: suma, producto, etc. menos la Resta y la
Divisin que no existen como tal. En su lugar, debemos usar los operadores aritmticos (-) y (/), para poder realizar estas operaciones en una hoja de clculo.
Para restar dos valores en una celda, escribimos el signo igual, pinchamos en la
celda del primer valor, escribimos el signo menos (-), pinchamos en la celda con el
segundo valor y pulsamos Enter.
Para dividir dos valores, escribimos el signo igual en la celda donde queremos que
aparezca el resultado, pinchamos la celda que contiene el dividendo, escribimos
el signo dividir (/), pinchamos la celda que contiene el divisor y pulsamos la tecla
Enter.
Pg. 98
EXCEL 2007
Funcin PRODUCTO: Devuelve el resultado de multiplicar los valores contenidos en un rango de celdas.
Funcin SIGNO: Esta funcin evala el valor numrico de una celda y devuelve
1, si el nmero es positivo, -1 si es negativo y 0 cuando es cero.
Pg. 99
EXCEL 2007
Funcin COCIENTE: Devuelve la parte entera (sin redondear) de dividir los valores de dos celdas.
Funcin RESIDUO: Devuelve el resto de una divisin. Como argumentos introducimos tanto el dividendo como el divisor.
Funcin POTENCIA: Eleva el valor de una celda a la potencia del valor de otra.
Consta de dos argumentos, en el primero escribimos el nmero que queremos elevar y en el segundo la potencia.
Pg. 100
EXCEL 2007
Funcin ALEATORIO: Esta funcin no precisa argumentos, lo que hace es generar en la celda donde se introduce, un nmero aleatorio entre 0 y 1, que ir
cambiando de forma automtica segn se realicen modificaciones en la hoja de
clculo.
Funcin REDONDEAR: Devuelve el nmero introducido como primer argumento, redondeado al nmero de decimales especificados en el segundo argumento.
Pg. 101
EXCEL 2007
Funcin NUMERO.ROMANO: Convierte el valor de una celda escrita con nmeros arbigos en nmeros romanos. El valor que tendr la celda que contiene la
funcin ser de tipo Texto y tiene un lmite de conversin en el nmero 3999.
Funciones trigonomtricas
Veamos ahora algunas de las funciones trigonomtricas ms usuales. La mayora de
ellas poseen la misma sintaxis, esto es; signo igual, nombre de la funcin y, entre
parntesis, la referencia a la celda que contiene el valor del ngulo a evaluar, en
radianes.
Funcin GRADOS: Devuelve el valor de convertir los radianes de un ngulo en
grados. Como argumento introduciremos la celda que contenga el valor en radianes de un ngulo.
Pg. 102
EXCEL 2007
Funcin SENO: Calcula el seno de un ngulo especificado en radianes. Como argumento introducimos la celda que contenga el valor del ngulo en radianes.
Funciones COS y TAN: Son iguales a la anterior pero para calcular cosenos y
tangentes.
Pg. 103
EXCEL 2007
Funciones ACOS y ATAN: Son iguales a la anterior pero para calcular arco-cosenos y arco-tangentes. Utilizan como argumentos el coseno y la tangente del
ngulo en radianes, respectivamente.
Funcin PI: Esta no contiene argumentos, sino que devuelve el valor de la constante PI (3.14159265358979) en la celda donde se introduce.
Pg. 104
Excel 2007
TEMA 9: FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADSTICAS
EXCEL 2007
La funcin CONTAR
Excel incorpora varias funciones que permiten contar diferentes tipos de datos
dentro de una hoja de clculo. Estas funciones resultan especialmente tiles a la
hora de hacer inventarios, balances, etctera.
La funcin Contar se emplea para contabilizar aquellas celdas que contengan datos numricos o fechas. No evala por lo tanto ni las celdas en blanco ni aquellas
que contengan texto.
Su utilizacin es muy sencilla. Situamos el cursor en la celda donde se va a efectuar
el conteo e introducimos el smbolo igual seguido de la funcin Contar.
Pg. 106
EXCEL 2007
La funcin CONTARA
Cuando deseemos contabilizar el nmero de celdas que se encuentren ocupadas
con textos, debemos emplear la funcin Contara. Su uso es idntico al de la funcin Contar.
Situamos el selector en la celda donde vamos a efectuar el conteo e introducimos el
signo igual seguido de la funcin Contara.
Abrimos parntesis e introducimos el rango de celdas donde contar. Cerramos el
parntesis y presionamos Enter para realizar el clculo.
La funcin CONTAR.BLANCO
Para contabilizar el nmero de celdas en blanco de un rango determinado, Excel
incorpora la funcin Contar.Blanco.
Posicionamos el cursor en la celda donde vamos a reflejar el conteo, introducimos el
smbolo igual y anotamos la funcin Contar.Blanco.
Abrimos parntesis y seleccionamos el rango de celdas que va a ser objeto de la
funcin.
No se pueden incorporar rangos mltiples.
Cerramos parntesis y ejecutamos la frmula presionando Enter.
Pg. 107
EXCEL 2007
Funciones Estadsticas
Vamos a ver cmo funcionan cuatro de las funciones Estadsticas ms utilizadas.
Funcin MAX: se utiliza para saber cul es el valor ms alto en un rango de datos.
Pinchamos sobre la celda donde queremos que aparezca el resultado y tecleamos el signo igual. A continuacin escribimos MAX y abrimos parntesis. Ahora seleccionamos
el rango de celdas que queremos evaluar, cerramos el parntesis y pulsamos Enter.
Funcin MIN: es igual que la anterior slo que devuelve el valor mnimo de un
rango de celdas y su sintaxis es =MIN(rango_celdas).
Pg. 108
EXCEL 2007
Pg. 109
Excel 2007
TEMA 10: FUNCIONES CONDICIONALES Y LGICAS
EXCEL 2007
La funcin CONTAR.SI
Es muy habitual encontrarnos con soluciones para hojas de clculo que precisen
realizar conteos selectivos, es decir, contabilizar los elementos de una lista que
cumplan determinada condicin.
Para realizar esta operacin, Excel incorpora la funcin Contar.si. Esta funcin
precisa dos argumentos para su utilizacin: una condicin y el rango de celdas
donde aplicarla.
En primer lugar situamos el cursor en la celda donde se visualizar el clculo y
anotamos el smbolo igual seguido de la funcin Contar.si.
Pg. 112
EXCEL 2007
La funcin SUMAR.SI
Una operacin que se presenta muy frecuentemente en una solucin de hoja
de clculo es la suma de los elementos de una lista que cumplan determinada
condicin.
Para este tipo de clculos, Excel emplea la funcin Sumar.si. Necesitaremos tres
argumentos: una condicin, el rango de celdas donde buscar la condicin y el rango
de celdas donde se encuentran los valores que necesitamos sumar.
Situamos el selector en la celda donde se va realizar el clculo, introducimos el
signo igual y escribimos la funcin Sumar.si.
Pg. 113
EXCEL 2007
Funciones lgicas Y, O y NO
Funcin Y: Devuelve el texto VERDADERO en la celda en la que se introduce, si
se cumplen todas las condiciones que forman sus mltiples argumentos. En caso de
que alguna condicin no se cumpla, devolver el valor FALSO. Cada argumento,
como en todas las funciones, debe ir separado por (;)
Funcin NO: Esta funcin niega una condicin, es decir, si el resultado de sta era
verdadero ahora ser falso y viceversa. De este modo, devolver VERDADERO
cuando la condicin no se cumpla y FALSO cuando s lo haga.
Pg. 114
EXCEL 2007
Pg. 115
EXCEL 2007
Pg. 116
Excel 2007
TEMA 11: FUNCIONES HORARIAS
FUNCIONES HORARIAS
EXCEL 2007
Las funciones horarias trabajan leyendo los cdigos internos del ordenador que
identifican las fechas y horas. Estos cdigos son nmeros de serie que una vez ledos por Excel se transforman a los formatos de fecha y hora que conocemos.
Este procedimiento tiene algunos inconvenientes, como es el hecho de que si el
formato de una celda ha sido modificado a texto, nmero o cualquiera que no sea
un formato de fecha u hora, e introducimos una funcin horaria, observaremos
que Excel no devuelve los datos esperados y s el nmero de serie.
Pg. 118
EXCEL 2007
FUNCIONES HORARIAS
Tambin sucede si modificamos el formato sobre celdas que ya incluyen una funcin horaria.
Para obtener el mes de una fecha, situamos el cursor en una celda, escribimos el
signo igual y anotamos la funcin MES. A continuacin abrimos parntesis e incluimos la referencia de la celda donde se encuentra la fecha. Cerramos la frmula
y aceptamos.
Pg. 119
FUNCIONES HORARIAS
EXCEL 2007
Por el contrario, podemos componer en una celda una fecha partiendo de los datos
de otras tres que representen el ao, el mes y el da, usando para ello la funcin
FECHA.
Escribimos el signo igual y anotamos la funcin FECHA en la celda de resultado.
Abrimos parntesis y escribimos la referencia de la celda que contenga el valor del
ao, escribimos punto y coma y anotamos la referencia de la celda que contenga
el valor del mes, volvemos a teclear punto y coma y escribimos la referencia de la
celda que contiene el valor del da.
Cerramos el parntesis y aceptamos para ver los resultados de la frmula.
Pg. 120
EXCEL 2007
FUNCIONES HORARIAS
Tambin tenemos tres funciones que extraen la hora, los minutos o los segundos
tomando como referencia una celda que contenga un valor de tipo hora.
Estas funciones se usan igual que las de DIA, MES y AO y se llaman: HORA,
MINUTO y SEGUNDO.
Pg. 121
FUNCIONES HORARIAS
EXCEL 2007
Una vez cerrada la frmula y ejecutada, observaremos que Excel devuelve un valor
numrico correspondiente al da de la semana que indique el tipo.
Pg. 122
EXCEL 2007
FUNCIONES HORARIAS
Sin embargo, Excel incorpora una funcin que realiza directamente este clculo
pero con una salvedad: entiende que los aos son de 360 das, distribuidos en meses de 30. Esta consideracin se utiliza en numerosas ocasiones a nivel financiero
y contable.
La funcin se llama DIAS360. Necesita tres argumentos: la fecha inicial, la final y
un valor lgico, Verdadero o Falso, que indica el mtodo de clculo.
Si el valor es Falso, Excel emplea el mtodo americano que considera que los das
31 se convierten en el da 1 del siguiente mes.
Si el valor es Verdadero se emplea el mtodo europeo que considera que los das 31
se convierten en das 30 del mismo mes.
Situamos el selector en la celda correspondiente, insertamos un signo igual, escribimos la funcin DIAS360 y abrimos parntesis.
Introducimos la fecha inicial, un punto y coma, la fecha final y el mtodo de clculo. Cuando cerremos la frmula y aceptemos, obtendremos la diferencia de das
buscada.
Pg. 123
Excel 2007
TEMA 12: FUNCIONES FINANCIERAS
1201 Introduccin
1202 La funcin PAGO
1203 La funcin VALOR FUTURO
1204 La funcin DDB
FUNCIONES FINANCIERAS
EXCEL 2007
Introduccin
Una de las mayores utilidades que suelen darse a las hojas de clculo es el trabajo
con datos de utilidad contable, fiscal o financiera. As, Excel incorpora gran cantidad de funciones para trabajar de forma cmoda en estas disciplinas.
Es indiscutible que para poder trabajar con ellas resulta indispensable conocer su
utilidad y el significado de las variables y parmetros que utilizan.
Existen varias funciones de gran utilidad que no son excesivamente especializadas
y que conviene conocer. Se trata de las funciones de financiacin. Para trabajar con
ellas conviene tener claro el significado de sus componentes:
Se conoce por Capital o Principal a la cantidad que se solicita en un prstamo o
que es obtenida al final de una inversin.
El Rdito o Tasa es el tipo de inters al que se concede un prstamo o se genera
una inversin.
El Perodo es la cantidad de tiempo durante la que se realiza el pago de un prstamo o se genera la inversin.
La Periodicidad es el nmero de veces que se efecta un pago a lo largo de un ao.
As podemos hablar de periodicidad anual, trimestral, mensual, etctera.
El Nmero de pagos o percepciones es la cantidad de veces en las que se efecta
el pago de un prstamo o de una inversin desde que comienzan hasta su fin.
La Cuota es la cantidad que se aporta en cada uno de los pagos.
Pg. 126
EXCEL 2007
FUNCIONES FINANCIERAS
La funcin PAGO
La funcin de Excel que permite el clculo de las cuotas de un prstamo es la funcin Pago. Precisa del uso de tres parmetros: el capital, el rdito o tasa y el nmero
de pagos.
Los parmetros rdito y nmero de pagos deben ser homogneos, es decir, tienen
que hacer referencia a la misma unidad de tiempo. Por ejemplo, si el rdito es anual,
la periodicidad tambin debe serlo o si esta es mensual el rdito habr de serlo a su
vez.
Como siempre, situamos el selector en la celda donde se va a calcular la cuota, introducimos el signo igual, la funcin Pago y abrimos parntesis.
El primer parmetro es la tasa, la introducimos o hacemos clic en la celda donde
est almacenada y la adaptamos para homogeneizarla con la periodicidad. Es decir,
si la tasa es anual y la periodicidad, mensual, habr que dividirla entre 12 para convertirla en tasa mensual.
Separamos con punto y coma e introducimos el nmero de pagos, que tambin habr que homogeneizar. Es decir, si la periodicidad es mensual, habr que multiplicar
la duracin en aos por 12.
Pg. 127
FUNCIONES FINANCIERAS
EXCEL 2007
Separamos una vez ms con punto y coma y aadimos el capital. Una vez cerramos el parntesis y ejecutamos la funcin, obtendremos las cuotas que tendremos
que abonar hasta la finalizacin del prstamo.
Observaremos que el valor obtenido es negativo y que adquiere ese formato. Esto
es debido a que se trata de un pago que debe efectuarse en contra del capital pendiente. Si deseamos que la cuota sea positiva, tan solo hay que incluir un signo
menos precediendo al capital dentro de la funcin.
Hay que hacer una aclaracin respecto de esta funcin: no se incluyen en los clculos ni gastos, ni comisiones ni cualquier otro cargo que efecten las entidades
concesionarias de crditos, ya que estas pueden o no aplicarse y varan de unas a
otras.
Pg. 128
EXCEL 2007
FUNCIONES FINANCIERAS
Debemos tener claro que esta funcin no incluye ni gastos, ni comisiones, ni impuestos que se apliquen a las inversiones por parte de las entidades de inversin o
administraciones.
Pg. 129
FUNCIONES FINANCIERAS
EXCEL 2007
La funcin DDB
La Funcin DDB calcula la depreciacin de un bien durante un perodo especfico. Emplea, por defecto, el mtodo de doble disminucin de saldo, es decir, el bien
pierde ms valor durante los primeros aos que durante los ltimos.
Para la realizacin de esta funcin son necesarios 4 parmetros obligatorios; el
costo, es decir, lo que vali el bien; el valor residual que es lo que valdr el bien
una vez agotada su vida til, si no valiese nada, se indica como cero; la vida,
esto es, el tiempo de vida til de lo comprado y el periodo para el que deseamos
realizar el clculo (un ao, dos aos, etc.). Es muy importante saber que la vida
y el periodo deben establecerse en la misma unidad de tiempo, pueden ser aos,
meses, etc.
Pg. 130
EXCEL 2007
FUNCIONES FINANCIERAS
Escribimos punto y coma y anotamos el tercer argumento que sera la celda que
contiene los aos de vida del bien, a continuacin, escribimos punto y coma de
nuevo para introducir el ltimo argumento, que ser la celda con el valor del perodo del que deseamos saber la depreciacin.
Para finalizar, cerramos el parntesis y observamos los resultados. Podemos ver la
depreciacin en otros perodos con slo cambiar el valor de la celda que lo representa.
Pg. 131
Excel 2007
TEMA 13: FUNCIONES DE BUSQUEDA Y FINANCIERA
EXCEL 2007
La funcin BUSCARV
Las funciones de bsqueda permiten localizar datos y referencias dentro de una
hoja de clculo, generalmente bajo unas condiciones o criterios. Se trata de uno de
los grupos de funciones ms tiles que incorpora Excel, ya que permiten establecer
relaciones entre diferentes tablas ubicadas en los libros de clculo.
Una de las funciones de bsqueda ms utilizadas es la funcin BUSCARV, que
permite localizar los datos de una tabla organizada por columnas situados a la
derecha de una celda de referencia.
Los parmetros que emplea esta funcin son cuatro: la celda de referencia, la tabla
donde realizar la bsqueda, el nmero de la columna dentro de la tabla de bsqueda y un valor lgico, Verdadero o Falso.
Cuando hagamos referencia a la tabla donde buscar los datos podemos optar por
pinchar y arrastrar el cursor sobre el rango que encierra los datos o incluir su nombre si es que lo tiene.
Recordemos que para nombrar una tabla primero hay que seleccionar el rango de
los datos de la tabla, despus pinchamos en la casilla del cuadro de nombres y escribimos el nombre que vayamos a darle.
Pg. 134
EXCEL 2007
Finalmente, hay que separar con punto y coma e incluir un valor lgico. Este valor
hace referencia a si la tabla donde se realizar la bsqueda est ordenada alfabticamente o no. Si lo est, escribiremos VERDADERO y si no lo est, FALSO.
Pg. 135
EXCEL 2007
La funcin BUSCARH
En ocasiones las tablas donde queremos efectuar bsquedas no estn organizadas por columnas sino por filas, en este caso la frmula que debemos emplear es
BUSCARH.
Esta funcin busca los datos situados en las filas situadas debajo de la fila que
almacena los datos de referencia y lleva los mismos cuatro argumentos que BUSCARV pero referidos a filas: una celda de referencia donde aparecer el valor que
va a servir para buscar el dato en la tabla, la tabla donde buscar, que tendr o no
nombre, el nmero de fila dentro de la tabla que almacena los valores que estamos
buscando y un valor lgico VERDADERO o FALSO.
Situamos el selector de celdas en la posicin donde vayamos a situar los valores
que se buscan, introducimos el signo igual, escribimos la funcin BUSCARH y
abrimos parntesis.
Pg. 136
EXCEL 2007
Como podemos apreciar, Excel devuelve de nuevo un error de valores. Esto se debe
un vez ms a la ausencia de datos en la celda de referencia. Anotamos el dato y
comprobamos cmo se realiza la bsqueda solicitada.
Si queremos extraer los datos de otra de las filas de la tabla, tan solo debemos indicar el nmero de fila que hace dentro de la tabla.
Una vez ms, podemos extender la frmula a sucesivas celdas que devolvern el
error hasta que vayamos ocupando las celdas de referencia.
La funcin BUSCAR
En algunos tipos de tablas, en las que existan filas o columnas de totales, es posible
emplear para la bsqueda de estos datos la funcin Buscar. Esta funcin slo tra-
Pg. 137
EXCEL 2007
Esta funcin tiene dos maneras de funcionar. En su variante por columnas, precisa
de tres argumentos: una celda de referencia donde la funcin lee el criterio para
buscar el dato, la columna donde se encuentran todos estos criterios y la columna
final donde se buscarn los resultados.
Posicionamos el selector en la celda correspondiente, anotamos el signo igual, la
funcin Buscar y abrimos parntesis.
Seguidamente introducimos la celda de referencia donde se leern los datos, separamos con punto y coma e introducimos el rango de columna donde se encuentran
los criterios de bsqueda.
Separamos con punto y coma y finalmente indicamos el rango de columna donde
se encuentran los datos que buscamos. Cerramos el parntesis y presionamos Enter para ejecutar la frmula.
Una vez ms podemos comprobar cmo Excel devuelve un valor de error. Se debe
a que en la celda de referencia no hay ningn valor.
Pg. 138
EXCEL 2007
Cuando introduzcamos un valor de los que se encuentran en la columna de criterios la funcin devolver el valor buscado.
En la variante por filas de la funcin, la manera de trabajar es la misma pero haciendo referencia a filas en lugar de a columnas.
Seleccionamos la celda donde queremos obtener el dato, introducimos el signo
igual, la funcin Buscar y abrimos parntesis.
A continuacin anotamos la referencia de la celda donde vamos a leer los datos,
separamos con punto y coma e introducimos el rango de fila donde se encuentran
los criterios de bsqueda.
Finalmente separamos con punto y coma, introducimos la fila donde se encuentran los datos que buscamos, cerramos parntesis y aceptamos.
Una vez ms, Excel devolver un error que desaparecer en cuanto introduzcamos
un criterio en la celda de referencia.
La funcin COINCIDIR
La funcin Coincidir es muy similar a la funcin Buscar, slo que en vez de devolver el elemento buscado, lo que hace es devolver su posicin dentro del rango
donde se busca.
Pg. 139
EXCEL 2007
Por ejemplo, si el valor buscado fuese 28, que no se encontrara en el rango a buscar,
devolver la posicin 3. Esto se debe a que el valor inmediatamente inferior a 28, dentro del rango, es 25, que se encuentra en la tercera posicin del mismo. Para los valores de tipo texto, es exactamente igual teniendo en cuenta su posicin alfabtica.
Si el tipo de coincidencia es -1, la funcin devuelve la posicin del valor inmediatamente superior o igual al valor buscado. El rango de bsqueda tendr que estar
ordenado descendentemente en este caso.
Pg. 140
EXCEL 2007
Funcin INDICE
La funcin Indice devuelve el valor de una celda dentro de un rango partiendo de
la interseccin de la fila y la columna que especifiquemos como argumentos.
Puede ser til en hojas de clculo muy amplias, para buscar un valor rpidamente,
acta como si fuera un radar al que se le dan dos coordenadas de bsqueda, una
vertical y otra horizontal. Posee tres argumentos:
Pg. 141
EXCEL 2007
Pg. 142
Excel 2007
TEMA 14: FUNCIONES DE TEXTO
FUNCIONES DE TEXTO
EXCEL 2007
Funcin CONCATENAR
La funcin CONCATENAR se usa para unir varios elementos de texto en una
sola celda. Estos elementos pueden ser textos directamente escritos o referencias a
las celdas que deseemos unir.
Debemos recordar que si escribimos directamente los textos, stos deben ir
entrecomillados.
Para aplicar la funcin, escribimos el signo igual en la celda de resultado seguido del
nombre de la funcin y abrimos parntesis.
Ahora introducimos los textos que deseemos unir como argumentos separados por
punto y coma.
Lo general es que no haya espacios en blanco que separen los contenidos de los
argumentos. Para separar visualmente los textos, debemos introducir como argumentos espacios en blanco entrecomillados.
Otro modo de hacer lo anterior sera colocar un espacio en blanco despus de la primera palabra o antes de la segunda. Esto nos ser de ayuda si escribimos los textos
Pg. 144
EXCEL 2007
FUNCIONES DE TEXTO
Funcin LARGO. Se usa para saber el nmero de caracteres de un texto o nmero que se introduce como argumento. Tambin tiene en cuenta espacios en
blanco.
Funcin VALOR. Convierte un argumento de texto pero que representa un nmero, en dicho nmero. Un buen ejemplo de esta funcin son las fechas, que como
Pg. 145
FUNCIONES DE TEXTO
EXCEL 2007
ya sabemos, realmente son nmeros formateados en fechas. Pues bien, esta funcin permite saber cul es la numeracin de una fecha concreta.
Pg. 146
Excel 2007
TEMA 15: FORMATOS
FORMATOS
EXCEL 2007
Este tipo no tiene un formato especfico de nmero, por lo que los datos numricos
se mostrarn tal y como se escriben, siempre y cuando su tamao no sea demasiado grande y no contengan muchos decimales.
Si el nmero es muy grande, se representar en notacin cientfica y los nmeros
que contengan decimales se redondearn automticamente.
Pg. 148
EXCEL 2007
FORMATOS
Para aumentar o disminuir el nmero de decimales tambin disponemos de botones dentro del grupo Nmero de la ficha Inicio.
Este tipo de formato se aplica cuando queremos operar con cifras acompaadas
de un smbolo de moneda. Si insertramos manualmente el smbolo de moneda a
continuacin de la cifra, sta se convertira en un texto y no podramos operar con
ella. Sin embargo, si introducimos el smbolo del Euro (), Excel s que convierte el
contenido de la celda a formato moneda.
El tipo Contabilidad es similar al formato de moneda con la diferencia que ste
alinea los smbolos de moneda y las comas de los decimales en una columna.
Esta diferencia slo podr apreciarse en los casos en que el smbolo de moneda
aparezca delante de la cantidad.
Pg. 149
FORMATOS
EXCEL 2007
Los tipos Fecha y Hora permiten introducir valores de fecha y hora y escoger entre distintas representaciones.
Para el tipo Porcentaje podemos elegir el nmero de decimales que queremos que
se muestren en la celda.
El tipo porcentaje multiplica el contenido de la celda por 100 e incluye el smbolo
del porcentaje (%) a la derecha del nmero. Hay que tener cuidado con este tipo
de formato, ya que debe aplicarse siempre antes de insertar el dato numrico, si no,
aumentar la cantidad en dos ceros.
Debemos aplicar el tipo Fraccin cuando queramos representar un nmero fraccionario. Tenemos varios formatos de fraccin entre los que elegir.
Deberemos utilizar este formato en los casos en los que queramos que Excel reconozca 1/5 como nmero quebrado en lugar de convertirlo en fecha, o que el
resultado de una divisin aparezca como una fraccin en lugar de con nmeros
decimales.
El tipo Cientfica muestra los nmeros con este tipo de notacin.
Al aplicar el tipo Texto logramos que Excel reconozca y trate como texto el contenido de la celda an cuando dentro de la misma se encuentre un nmero. Recordemos que es lo ms adecuado cuando introducimos valores numricos que
no se comportan como tales, como son los nmeros de telfono, cdigos postales,
referencias, cdigos de productos, etc.
Pg. 150
EXCEL 2007
FORMATOS
Este mismo efecto tambin podemos conseguirlo escribiendo una comilla simple o
apstrofo () delante del nmero.
El tipo Especial engloba distintos formatos caractersticos que podemos aplicar al
contenido de la celda, como por ejemplo un formato de nmero de telfono que escriba automticamente el prefijo entre parntesis, tipos especiales contables, etc.
Grupo Nmero de
la ficha Inicio
Otra manera sencilla de definir los tipos de datos que contendrn las celdas es hacer uso de los comandos que componen el grupo Nmero de la ficha Inicio.
Desde la lista Formato de nmero podemos elegir entre todos los estudiados anteriormente haciendo clic sobre su nombre.
El botn desplegable Formato de nmero de contabilidad permite elegir entre
distintos smbolos de moneda para acompaar a nuestros datos monetarios.
Pg. 151
FORMATOS
EXCEL 2007
Tambin podemos aplicar estilo porcentual y de millares a nuestros valores numricos pulsando sobre los botones con ese nombre.
Para finalizar, decir que es posible aadir o sustraer decimales a los valores numricos pulsando los botones Aumentar o Disminuir decimales respectivamente. Al
disminuir decimales, Excel redondear los valores.
Pg. 152
EXCEL 2007
FORMATOS
Combinar celdas
Resultar habitual que los datos no quepan en una sola celda y que, por cualquier
motivo, no debamos cambiar el ancho de la columna. La solucin suele pasar por
combinar las celdas que sean necesarias unindolas en una sola.
Para combinar celdas, Excel cuenta con el botn desplegable Combinar y centrar situado en el grupo Alineacin de la ficha Inicio. Al pinchar sobre la flecha que lo acompaa encontramos distintas opciones de combinacin. Veamos cada una de ellas:
Pg. 153
FORMATOS
EXCEL 2007
Si seleccionamos un grupo de celdas y pulsamos sobre la opcin Combinar y centrar. Comprobamos que la seleccin se ha convertido en una sola celda y adems
el contenido aparecer centrado en ella.
Desde la pestaa Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas, existe una
opcin similar a la anterior, se trata del comando Centrar en la seleccin, que se
encuentra en la lista desplegable Horizontal. La diferencia con la opcin Combi-
Pg. 154
EXCEL 2007
FORMATOS
nar y centrar radica en que no elimina el contenido de las dems celdas, que por
otro lado siguen estando presentes en la hoja de clculo.
La zona Control de texto del mismo cuadro, contiene dos comandos muy interesantes para los casos en los que el texto no entra en una celda.
Formato de fuente
Para mejorar el aspecto de una hoja de clculo tambin podemos modificar la fuente de los textos y datos.
Las opciones para hacerlo se encuentran en el grupo Fuente de la ficha Inicio,
como en todos los programas de office. Primero debemos que seleccionar las celdas
que deseamos cambiar.
Para cambiar el diseo de la fuente bastar con que despleguemos la lista Fuente y
escojamos la que vayamos a utilizar.
En la lista Tamao de fuente escogemos el tamao del cuerpo de la fuente. Tambin
podemos hacerlo con los botones Aumentar y Disminuir tamao de fuente.
Pg. 155
FORMATOS
EXCEL 2007
Si queremos cambiar los estilos bsicos, emplearemos los botones Negrita, Cursiva o Subrayado. Este ltimo viene acompaado de una flecha que al pulsar sobre
ella, muestra los distintos tipos de subrayado que podremos usar.
Para cambiar el color de las fuentes, hacemos clic en la flechita del botn Color
de fuente y escogemos el que queramos. Si no encontramos el color deseado entre
las muestras predefinidas, hacemos clic sobre la opcin Ms colores y se abrir el
cuadro de dilogo Color, en el que encontraremos infinidad de muestras a travs
de sus dos pestaas.
Tambin es posible realizar estas operaciones a travs del cuadro de dilogo Formato de celdas. Seleccionamos las celdas y pulsamos el Iniciador de cuadros de
dilogo del grupo Fuente. En el cuadro de dilogo que se abre pinchamos la pestaa Fuente.
Podremos escoger la fuente, su estilo, tamao y su color, etctera. Cabe destacar
que, en la lista Subrayado, contamos con diversos estilos de guin y efectos para
este tipo de estilo. Para efectuar los cambios pulsamos el botn Aceptar.
Pg. 156
EXCEL 2007
FORMATOS
Bordes y tramas
Debemos saber que, por defecto, las lneas de la cuadrcula de las hojas de clculo
no se imprimen a no ser que as lo especifiquemos. Normalmente usaremos bordes
y sombreados para definir o resaltar las reas que deseemos.
Para resaltar estos elementos efectuamos una seleccin, hacemos clic con el botn
derecho del ratn y seleccionamos la opcin Formato de celdas.
Para destacar las lneas de divisin que queramos, hacemos clic en la pestaa Bordes. A continuacin, escogemos el tipo de lnea que queremos utilizar en la lista
Estilo y cul ser su color en la lista Color.
Pg. 157
FORMATOS
EXCEL 2007
Los botones de las secciones Preestablecidos y Borde, son los que utilizaremos
para aadir los contornos a la seleccin. Tambin podemos operar pinchando directamente sobre los bordes de la celda de ejemplo. Para quitar un borde se procede
de igual manera.
Si queremos rellenar el fondo de las celdas seleccionadas, pinchamos en la pestaa Relleno. Aqu podremos escoger el color y, si queremos, un diseo de trama
geomtrica.
Para aplicar los cambios, pulsamos el botn Aceptar y observamos cul es el resultado.
Pg. 158
EXCEL 2007
FORMATOS
Al desplegar el botn Bordes tambin tenemos la posibilidad de dibujarlos. Lo primero que debemos elegir es el estilo de lnea que tendr el contorno y su color.
Para eliminar los bordes dibujados, utilizaremos el comando Borrar borde. Ahora
el puntero del ratn se transforma en un borrador que al pinchar y arrastrar sobre
las celdas har su el contorno.
Si desplegamos el botn Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio,
veremos que Excel cuenta con distintos formatos de bordes y rellenos predeterminados que podremos aplicar a nuestras celdas con slo pulsar sobre ellos.
Pg. 159
FORMATOS
EXCEL 2007
Primero seleccionamos una celda de la columna que vamos a ensanchar y desplegamos el botn Formato del grupo Celdas.
Pg. 160
EXCEL 2007
FORMATOS
De la misma manera, podremos cambiar las filas. Seleccionamos una celda de la fila
a cambiar, desplegamos el botn Formato y escogemos Alto de fila. A continuacin escribimos el alto de la fila y aceptamos para ver el resultado.
A veces resulta interesante que ocultemos los datos contenidos en una fila o columna. Situamos el cursor en una celda cualquiera de la fila o columna que queramos ocultar, desplegamos el botn Formato y situamos el cursor en la opcin
Ocultar y mostrar.
Finalmente elegimos Ocultar filas o columnas, segn lo que deseemos, y veremos cmo desaparece el elemento indicado.
Para volver a mostrar el elemento oculto seleccionamos varias de las celdas que lo
rodeen, desplegamos el botn Formato y, en la opcin Ocultar y mostrar, hacemos clic en Mostrar filas o Mostrar columnas.
Por otra parte, la opcin Ancho predeterminado permite modificar el ancho estndar de todas las columnas de la hoja.
Pg. 161
FORMATOS
EXCEL 2007
Formato de hoja
Ya sabemos que Excel nombra las hojas de clculo como Hoja1, Hoja2, Hoja3 y
as sucesivamente, pero podremos proporcionarles el nombre que queramos.
Para cambiar el nombre de una hoja activamos la hoja correspondiente, desplegamos el botn Formato del grupo Celdas y, dentro de la seccin Organizar hojas,
escogemos la opcin Cambiar el nombre de la hoja. Con el nombre actual seleccionado, podremos sobrescribir el nuevo.
Tambin se puede hacer con el men contextual. Hacemos clic con el botn derecho del ratn en la pestaa de la hoja correspondiente y escogemos la opcin
Cambiar nombre.
Una vez ms podremos sobrescribir el nombre que queramos. Tambin se puede modificar el nombre de una hoja haciendo doble clic sobre su pestaa y reescribindolo.
La aplicacin permite asignar colores distintos a cada una de las pestaas de las
hojas del libro de clculo. Activamos la hoja correspondiente, desplegamos el botn
Formato y, en la seccin Organizar hojas, nos posicionamos en Color de etiqueta. Escogemos un color, y cuando cambiemos de hoja veremos el resultado.
Pg. 162
EXCEL 2007
FORMATOS
Podemos hacerlo con el men contextual. Hacemos clic con el botn derecho del
ratn sobre la pestaa y seleccionamos la opcin Color de etiqueta. Aplicamos el
color deseado.
Otra posibilidad de diseo consiste en colocar una imagen o dibujo como fondo
de una hoja de clculo. Para hacerlo, accedemos en la ficha Diseo de pgina y
pulsamos en el botn Fondo del grupo Configurar pgina. Se abrir un cuadro de
dilogo donde localizar el archivo de imagen que vayamos a utilizar como fondo.
Exploramos la lista Buscar en, hasta encontrar el archivo, lo seleccionamos y aceptamos. Para quitar la imagen y dejar el fondo en blanco acudiremos al mismo botn, solo que ahora se habr convertido en el comando Eliminar fondo.
Tambin tenemos la posibilidad de ocultar hojas de clculo dentro de un libro.
Activamos la hoja, desplegamos el botn Formato y, en Ocultar y mostrar, seleccionamos la opcin Ocultar hoja.
Pg. 163
FORMATOS
EXCEL 2007
Para volver a activar las hojas ocultas, seleccionamos la opcin Mostrar hoja del
submen anterior y aparecer un cuadro con el nombre de las hojas ocultas del
libro. Seleccionamos la que deseamos visualizar y pulsamos el botn Aceptar.
Para ocultar o mostrar libros enteros usaremos los botones del grupo Ventana de
la ficha Vista.
Pg. 164
Excel 2007
TEMA 16: FORMATOS CONDICIONALES Y PLANTILLAS
EXCEL 2007
Qu es un formato condicional?
Como hemos visto en la leccin anterior, podemos dar formato a las celdas de una
hoja aadindoles contornos y colores de relleno. As mismo podremos modificar
el formato de los datos contenidos en ellas.
Excel va ms all y permite aplicar formatos condicionales, esto es, que la apariencia de las celdas se modifique de forma automtica en funcin de los datos que
contengan.
Para aplicar este tipo de formatos accedemos a la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, desplegamos el botn Formato condicional.
Las tres opciones siguientes formatean las celdas sin necesidad de reglas, lo hacen
en relacin a las del resto del rango. Para hacerlo se utilizan barras y escalas de color
o distintos iconos que acompaarn al valor de las mismas.
As, se aplicar un color determinado a las celdas que tengan el mismo valor, o se
aplicar un degrado en funcin del mayor o menor valor de los datos, etc.
Pg. 166
EXCEL 2007
Si los valores tipo fecha son anteriores, iguales o posteriores a la fecha introducida.
Pg. 167
EXCEL 2007
Para aplicar alguno de estas opciones lo primero que hay que hacer es seleccionar el
rango de celdas al que afectar el formato condicional. Imaginemos que, por ejemplo, queremos resaltar las celdas cuyos valores son superiores a 1500.
Desplegamos el botn Formato condicional y, dentro del men Resaltar reglas
de celdas, seleccionamos la opcin Es mayor que.
Al aceptar vemos como todas las celdas con valores superiores al indicado se resaltan con el formato elegido.
Para ver cmo se opera en el caso de horas y fechas, podemos suponer que queremos resaltar las fechas que distan una semana de la del 07/01/2008. Seleccionamos
el rango adecuado y elegimos, en esta ocasin, la opcin Una fecha
Pg. 168
EXCEL 2007
En la primera lista desplegable seleccionamos las fechas que queremos ver, en nuestro caso, Semana pasada y, a continuacin, el formato que tendrn las celdas.
Una vez aceptados los cambios, observaremos el resultado sobre el rango de celdas.
Las que tengan valores que se encuentren por encima o debajo de la media total de
los valores del rango seleccionado.
Pg. 169
EXCEL 2007
Las Barras de datos formatean cada celda, respecto al resto de celdas del rango,
dibujando una barra de color que ir creciendo a medida que los valores se acerquen
a los mximos del rango.
De este modo, en un rango compuesto por celdas con valores comprendidos entre
cero y cien, una celda con valor cero tendra la barra de color ms pequea y una
con valor cien, la ms grande.
Las Escalas de color, se usan para distinguir visualmente los valores mnimos,
medios y superiores de un rango de celdas.
Atendiendo al ejemplo anterior, si elegimos una escala de colores en tonos rojo,
amarillo y verde; los valores ms altos se acercarn al tono rojo, siendo el cien el
rojo puro; los medios al amarillo, siendo el 50 el amarillo puro; y los inferiores al
verde, siendo el 0 el verde puro.
Pg. 170
EXCEL 2007
Los Conjuntos de iconos clasifican los valores de las celdas aadiendo a stas un
smbolo. Se pueden clasificar por tres, cuatro o cinco dibujos distintos.
Siguiendo con nuestro ejemplo, si eligisemos la primera opcin; que son los iconos de tres flechas de color verde, amarillo y rojo, el resultado ser idntico al de
utilizar la Escala de color. Solo que en este caso, en lugar de rellenar las celdas de
color, aparecer al lado de los valores superiores una flecha verde, amarilla para los
medios y roja para los inferiores.
Por ltimo, decir que a un mismo rango de celdas, podemos aplicarle distintos formatos condicionales. Por ejemplo, podremos mostrar los diez valores superiores de
un rango a la vez que clasificamos todas las celdas por su valor, utilizando para ello
un Conjunto de iconos.
Para desactivar el formato condicional que hemos aplicado, debemos pulsar sobre la opcin Borrar reglas del botn desplegable Formato condicional. Podremos elegir borrar solo las reglas del rango seleccionado o las de toda la hoja
activa.
Pg. 171
EXCEL 2007
Crear reglas
Si ninguno de los formatos condicionales que ofrece Excel por defecto se adapta a
nuestras necesidades, podremos crearlas para establecer los criterios que deseemos.
Pulsamos la opcin Nueva regla del botn desplegable Formato condicional y se
mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
Lo primero que tenemos que hacer es elegir el tipo de regla seleccionndolo en la
Para finalizar, establecemos el formato que mostrarn las celdas. Para la mayora
de las reglas bastar con que pulsemos el botn Formato, el cual abrir el cuadro
de dilogo Formato de celdas que ya conocemos. En este punto, utilizaremos las
opciones del cuadro para establecer los atributos de fuente, bordes y relleno que
prefiramos para las celdas.
Pg. 172
EXCEL 2007
Podremos visualizar todas las reglas que hemos aplicado en la hoja activa o a una
seleccin de celdas. Pulsamos la opcin Administrar reglas del botn desplegable
Formato condicional y se abrir el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
En la lista desplegable Mostrar reglas de formato para elegimos de qu zona
queremos ver las reglas. Podremos aadir una nueva pinchando el botn Nueva
regla, o modificar una existente desde el botn Editar regla. Ambos botones lanzan el cuadro de dilogo para reglas de formato qua ya conocemos.
Si deseamos prescindir de alguna de ellas, la seleccionamos y pulsamos el botn
Eliminar regla. Con los botones Subir y Bajar modificaremos el orden de las
reglas.
Plantillas
Es muy frecuente que, para determinado tipo de libros de clculo, empleemos el
mismo archivo con los mismos formatos y frmulas, y que slo cambiemos algunos datos en cada nuevo libro.
Una plantilla es un libro de Excel que ya tiene preparado contenidos y formatos, y
que se utilizar como base y modelo para crear otros libros de caractersticas similares. Resulta evidente que su utilidad est en el ahorro de tiempo y de esfuerzo.
Pg. 173
EXCEL 2007
Excel dispone de una librera de plantillas propias que podremos usar. Tambin es
posible crear nuestras propias plantillas y as personalizar nuestros libros.
La extensin con la que Excel guarda las plantillas es diferente a la de los libros
comunes. Para las plantillas Excel utiliza la extensin: .xltx.
En el panel central, el cuadro de dilogo muestra los ejemplos de plantillas que aporta el
programa. Al escoger una de ellas podremos ver su aspecto en el panel de la derecha.
Si pulsamos el botn Crear crearemos un libro nuevo basado en la plantilla seleccionada. En las distintas secciones de la plantilla iremos seleccionando y escribiendo los datos necesarios para atrabajar con la hoja.
Cuando terminemos de cumplimentar la plantilla, simplemente desplegamos el
Botn de Office y seleccionamos la opcin Guardar, para almacenar el libro creado en la unidad deseada y con el nombre que queramos.
Pg. 174
EXCEL 2007
Pg. 175
EXCEL 2007
Pg. 176
Excel 2007
TEMA 17: ANLISIS DE DATOS
ANLISIS DE DATOS
EXCEL 2007
Bsqueda de objetivos
Ya sabemos que las hojas de clculo de Excel son dinmicas, esto quiere decir que,
como en la mayora de los casos estn compuestas por funciones que a su vez hacen referencias a valores contenidos en otras celdas, al cambiar estas ltimas los
resultados se actualizan automticamente.
Esta propiedad de las hojas de clculo permite obtener distintos resultados de un
mismo problema cambiando los valores de sus parmetros.
?Pero qu sucede si lo que queremos saber no es el resultado, sino qu valor debera
tener uno de sus parmetros para que el resultado fuera el que nosotros deseamos
Es decir, si partimos de un resultado concreto y necesitamos obtener cul es el valor
de los datos que lo generaron.
Es ms fcil de comprender con un ejemplo sencillo: calculamos la suma de dos celdas y obtenemos el resultado en otra. Si cambiamos los valores de alguna de ellas,
tambin lo har el resultado. De una manera o de otra, contamos con tres celdas:
dos con los sumandos de la operacin y otra con el resultado.
Pg. 178
EXCEL 2007
ANLISIS DE DATOS
Este alumno ya ha realizado las tres primeras pruebas y habiendo calculado los
tantos por ciento de cada una de ellas, ha obtenido un 4,99 de nota final. Le queda
por realizar la entrevista final y sabe que para conseguir plaza deber sacar como
mnimo un 6.
Pg. 179
ANLISIS DE DATOS
EXCEL 2007
Se abre un cuadro de dilogo que solicita tres parmetros. El primero es donde indicaremos la celda objetivo, en nuestro caso, la nota final.
En el parmetro Con el valor indicaremos el que debe tener la celda objetivo, en
nuestro caso, 6.
En el ltimo parmetro, debemos indicar la celda que cambiar su valor para alcanzar el objetivo, en nuestro caso, la celda que contendra la nota de la entrevista.
Para finalizar, aceptamos el cuadro.
Pg. 180
EXCEL 2007
ANLISIS DE DATOS
Tablas de datos
Las tablas de datos permiten visualizar de manera sencilla y eficaz distintos resultados de la misma funcin cambiando el valor de 1 o 2 de sus argumentos.
Un ejemplo de ello sera calcular la cuota de un prstamo con distintos tipos de inters.
El inconveniente principal de las tablas de datos es que estn limitadas a dos variables de pregunta.
Las tablas de datos tienen el siguiente diseo: una columna en la que anotaremos
los diferentes valores del primer parmetro a consultar; una fila para anotar los
segundos parmetros, si la tabla consta de dos entradas de datos; y una celda que
siempre se coloca encima de la primera columna y a la izquierda de la primera fila,
que contendr la frmula o la referencia a la frmula que representa aquello que
queremos consultar.
Pg. 181
ANLISIS DE DATOS
EXCEL 2007
Conociendo exactamente el nmero de parejas que asistirn al baile, as como el precio que vamos a cobrar por inscripcin, obtendremos el total real de los beneficios.
Ahora bien, supongamos que no sabemos con certeza el nmero de parejas que se
inscribirn y que, en funcin de esto, tendremos que variar el precio de la misma
para que la operacin resulte rentable.
Podramos realizar los clculos de gastos e ingresos para cada suposicin que se nos
ocurriese, pero esto nos llevara mucho tiempo.
Es mucho ms sencillo y eficaz generar una tabla de datos que tenga en cuenta
estas variables (nmero de parejas y precio de inscripcin).
Pg. 182
EXCEL 2007
ANLISIS DE DATOS
Ahora debemos copiar la celda resultado donde hemos calculado los beneficios para
un caso concreto, en la celda que se encuentra encima de los rtulos de filas y a la
izquierda de los rtulos de columnas. La mejor manera de hacerlo es igualando sta
a la celda resultado (=Referencia).
Pg. 183
ANLISIS DE DATOS
EXCEL 2007
Al aceptar el cuadro, podemos ver los resultados. Por ejemplo: si se apuntaran 70 parejas y se cobraran 55 de inscripcin, obtendramos un beneficio neto de 1800 .
Escenarios de estudio
Para compensar las limitaciones de las tablas de datos, Excel cuenta con la herramienta Escenarios, con la que ya no existen lmites a la hora de preguntar por
distintas variables.
Adems, Excel permite guardar cada resultado para consultarlo ms adelante y,
podemos almacenar tantos resultados para un mismo problema como deseemos.
La herramienta para crear y mostrar escenarios es Administrador de escenarios,
que se encuentra en el men que se despliega al pulsar el botn Anlisis Y si del
grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
Pg. 184
EXCEL 2007
ANLISIS DE DATOS
Aplicar escenarios
Vamos a suponer el siguiente problema para usar escenarios.
Un comercial debe vender tres productos distintos, puede decidir cuntas horas trabaja al mes teniendo en cuenta que, como mnimo sern 30 y como mximo 100.
Para la empresa, cada producto tiene un coste de produccin y envo por unidad
diferente.
Por otro lado, la empresa ingresar el precio de venta de cada producto por las unidades que haya vendido el comercial.
Pg. 185
ANLISIS DE DATOS
EXCEL 2007
Para calcular los beneficios, la empresa restar de los ingresos de ventas los costes
de produccin y envo de las unidades vendidas.
Para el clculo del beneficio neto, se sumar los beneficios obtenidos de las ventas
de todos los productos y les restar lo que se debe pagar al comercial por las horas
trabajadas.
Aparte, la empresa estima unos objetivos de venta iguales o superiores a dos mil
euros.
Vamos a crear tres escenarios diferentes (aunque se podran crear muchos ms)
variando las horas que trabaja el comercial y el nmero de unidades que vende de
cada producto.
El objetivo es representar primero el peor de los estados, que ser que no haya beneficios; segundo, el caso el que se obtengan beneficios sin llegar a los objetivos de
ventas; y tercero, el caso de superar los objetivos de ventas.
Por ejemplo, el estado actual de la hoja de clculo muestra como el comercial trabajando 60 horas y vendiendo 10, 8 y 12 unidades de cada producto respectivamente.
No se obtienen beneficios.
Guardemos esta suposicin como primer escenario. Pinchamos en la herramienta
Administrador de escenarios y se abrir el correspondiente cuadro de dilogo.
Pulsamos el botn Agregar para crear un escenario nuevo.
Pg. 186
EXCEL 2007
ANLISIS DE DATOS
Aceptamos y volvemos a aceptar el nuevo cuadro de dilogo que se abre. Este cuadro sirve para modificar o confirmar los valores actuales de las celdas cambiantes,
por si los valores actuales del escenario no son los que queremos representar por
defecto.
Pg. 187
ANLISIS DE DATOS
EXCEL 2007
Aceptamos los dos cuadros y cerramos el administrador para modificar las celdas y
preparar la hoja de modo que d beneficios y se cumplan los objetivos de ventas.
Pg. 188
EXCEL 2007
ANLISIS DE DATOS
Informes de escenarios
El Administrador de escenarios permite crear un informe con los resultados
obtenidos de las suposiciones que hayamos realizado.
Abrimos el cuadro de dilogo del Administrador de escenarios y pulsamos el
botn Resumen.
Aparecer un pequeo cuadro de dilogo donde elegiremos el tipo de informe que
necesitamos. ste puede ser un Resumen de los resultados o una Tabla dinmica.
Las tablas dinmicas sern objeto de estudio en otra leccin del curso.
Pg. 189
ANLISIS DE DATOS
EXCEL 2007
cambiantes y de resultado por cada una de las suposiciones creadas, adems de los
valores que tengan las celdas actualmente en la hoja de clculo.
En el panel izquierdo del cuadro de dilogo que se abre, hacemos clic en Personalizar.
En la lista desplegable Comandos disponibles en: elegimos la opcin Comandos
que no estn en la cinta de opciones.
Elegimos el comando Escenario de la lista a la izquierda y pulsamos el botn
Agregar para pasarlo a la lista Personalizar barra de herramientas de acceso
rpido.
Pg. 190
EXCEL 2007
ANLISIS DE DATOS
Al pulsar sobre l se desplegarn todos los nombres de los escenarios creados para
la hoja de clculo.
Mostrar uno u otro ser tan sencillo como pinchar sobre su nombre.
Pg. 191
Excel 2007
TEMA 18: AUDITORIA DE FRMULAS
AUDITORIA DE FRMULAS
EXCEL 2007
Observaremos cmo aparecen unas flechas azules que sealan las celdas precedentes.
Si hacemos doble clic sobre una flecha, aparecer seleccionada la celda situada en
el otro extremo.
Si ahora volvemos a pulsar otra sobre el botn Rastrear precedentes, observaremos cules son las celdas precedentes de las anteriores.
De esta manera, si vamos presionado este botn podremos ir averiguando todas y
cada una de las precedencias de las celdas implicadas en la frmula.
Pg. 194
EXCEL 2007
AUDITORIA DE FRMULAS
Si pulsamos la opcin Quitar un nivel de precedentes que aparece al desplegar el botn Quitar flechas observaremos cmo desaparece este ltimo nivel de
precedentes, y al ir pulsndolo desaparecern las flechas correspondientes de los
sucesivos niveles.
Por otro lado, las celdas dependientes son las que contienen las frmulas en las que
se referencia la celda seleccionada.
Seleccionamos una celda y pulsamos el botn Rastrear dependientes del grupo
Auditoria de frmulas.
Observaremos cmo aparecen las mismas flechas pero en sentido contrario al de las
celdas precedentes. Para ir mostrando los diferentes niveles de dependencia volveremos
a pulsar el botn Rastrear dependientes hasta que aparezcan los niveles deseados.
Pg. 195
AUDITORIA DE FRMULAS
EXCEL 2007
Para hacer que desaparezcan todas las flechas pulsamos sobre el botn Quitar flechas de igual modo que hemos hecho para las precedentes.
Tambin es posible visualizar la precedencia y dependencia de las celdas seleccionndola y pulsando la tecla F2, como si furamos a editarla. En la celda dependiente aparecer la frmula con cada operando de un color, y las celdas precedentes se
recuadrarn con un marco del mismo color que el del operando.
Si la celda seleccionada hace referencia a una celda de otra hoja de clculo o de otro
libro, al pulsar el botn Rastrear precedentes aparecer una flecha de color negro
apuntando a un icono de una hoja de clculo.
Si hacemos doble clic sobre la flecha aparecer el cuadro de dilogo Ir a mostrndonos la coordenada de la celda precedente.
Si la celda perteneciera a otro libro de Excel, ste debe estar abierto para que Excel
pueda rastrearlo.
Pg. 196
EXCEL 2007
AUDITORIA DE FRMULAS
Rastrear errores
Puede suceder que al aplicar una frmula o manipular los datos de una hoja de clculo, el programa devuelva errores en lugar de los resultados esperados.
Observaremos que se rastrean las celdas y Excel se detiene en la que contiene el error.
Junto a la celda seleccionada aparece un icono de error, si pulsamos sobre l veremos una lista con distintas opciones.
Si pulsamos sobre la opcin Ayuda sobre este error se abrir la ventana de ayuda, que proporcionar informacin a propsito del error.
Pg. 197
AUDITORIA DE FRMULAS
EXCEL 2007
El botn Paso a paso para entrar evala la celda subrayada y el botn Paso a
paso para salir evala la referencia actual y vuelve hacia atrs para rastrear la
precedencia del fallo.
Este cuadro de dilogo est tambin disponible para evaluar frmulas sin errores.
Pg. 198
EXCEL 2007
AUDITORIA DE FRMULAS
Tambin podemos evaluar todos errores existentes en nuestra hoja de clculo como
si estuvisemos utilizando un corrector. Para hacerlo pulsamos el botn Comprobacin de errores del grupo Auditoria de frmulas.
En la esquina superior izquierda de este cuadro de dilogo encontraremos el nombre de la celda con error y la frmula contenida en la misma. Debajo de este bloque
se encuentra la descripcin del error.
Ya sabemos que es lo que hacen los botones Ayuda sobre este error y Mostrar
pasos de clculo.
Si pulsamos sobre el botn Omitir error, ste no ser considerado como tal en
sucesivas comprobaciones y Modificar en la barra de frmulas activa la barra
para que podamos corregir el error. Una vez hayamos terminado pulsamos sobre
el botn Reanudar.
Con los botones Anterior y Siguiente mostraremos el resto de los errores encontrados en la hoja de clculo.
Pg. 199
AUDITORIA DE FRMULAS
EXCEL 2007
La ventana de inspeccin
La ventana de inspeccin permite ver informacin referente a las celdas aunque
estas no estn visibles.
Para abrir la ventana de inspeccin pulsamos sobre el botn Ventana de inspeccin del grupo Auditoria de frmulas de la ficha Frmulas.
Para borrar una inspeccin, basta con seleccionarla y pulsar sobre el botn Eliminar
inspeccin.
Pg. 200
EXCEL 2007
AUDITORIA DE FRMULAS
Si lo que queremos es filtrar las celdas del rango que contengan frmulas, dejando
el resto de lado, desplegamos el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar
de la ficha Inicio y elegimos la opcin Frmulas.
A continuacin, pulsamos sobre el botn Agregar inspeccin, aparecer el mismo
cuadro de dilogo de seleccin de celdas, pero esta vez pero mostrar nicamente
las celdas que contienen frmulas. Pulsamos sobre el botn Agregar.
En la Ventana de inspeccin podemos ver por cada celda agregada a la inspeccin,
el nombre de la celda, su coordenada, el valor que toma y la frmula que contiene.
Pg. 201
Excel 2007
TEMA 19: BSQUEDA Y CORRECCIN ORTOGRFICA
1901 Buscar
1902 Ir a
1903 Reemplazar
1904 Revisin ortogrfica
1905 Autocorrecin
EXCEL 2007
Buscar
En ocasiones necesitaremos buscar algn dato dentro de una hoja o libro de Excel
con bastante contenido, y ste no se encontrar a simple vista.
Para solucionar este tipo de situaciones disponemos de la opcin Buscar, que se
encuentra dentro del men que se despliega al pulsar el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
Tambin podemos pulsar el botn que aparece a la derecha del cuadro para desplegar una lista que contiene las ltimas bsquedas realizadas.
Una vez introducido el dato tenemos dos opciones:
Si pulsamos sobre el botn Buscar todos, Excel mostrar un listado con todas las
referencias de las celdas que contienen el dato buscado.
Pg. 204
EXCEL 2007
Sin embargo, si pulsamos Buscar siguiente, se irn seleccionando una por una
las celdas que contienen el dato buscado. El orden en que van seleccionndose las
celdas es fila por fila.
Puede que queramos definir an ms la bsqueda, si es as debemos pulsar el botn
Opciones.
En el cuadro de dilogo aparecern nuevas opciones de bsqueda, tales como la hoja
donde se desea realizar la bsqueda, si se busca dentro de frmulas, valores, etc., y
si han de coincidir maysculas y minsculas o el contenido de toda la celda.
El botn Formato, que aparece a la derecha del cuadro Buscar, tiene la funcin de
basar las bsquedas en las propiedades de formato de las celdas, adems de en su
contenido.
Para especificar un formato desplegamos el pequeo botn con la flecha que aparece a la derecha del botn Formato.
Pg. 205
EXCEL 2007
En este cuadro de dilogo indicaremos las caractersticas de formato que debe reunir la celda buscada.
De una manera o de otra, a la izquierda del botn Formato disponemos de una
vista previa del formato seleccionado.
Ir a
Cuando queramos desplazarnos hasta una celda, o rango de celdas del que sepamos
su localizacin, podremos usar el comando Ir a del men que aparece al desplegar
el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
Al seleccionar este comando aparece un cuadro de dilogo donde podemos introducir la referencia a la celda o el nombre de la celda, si es que tiene algn nombre
definido.
El cuadro de dilogo consta de dos partes. En la parte superior del cuadro aparecen
los nombres de las celdas o rangos de celdas existentes, tambin aparecen las ltimas cuatro referencias con las que se utiliz el comando Ir a.
Pg. 206
EXCEL 2007
En la parte inferior del cuadro de dilogo aparece un cuadro de texto llamado Referencia donde deberemos introducir la referencia a la celda o rango de celdas en
caso de que no aparezca en la lista de la parte superior.
En la esquina inferior izquierda del cuadro de dilogo aparece el botn Especial.
Al pulsar este botn aparecer un nuevo cuadro de dilogo donde podremos seleccionar distintas opciones que permiten realizar bsquedas ms especialazas: por
comentarios, a celdas con frmulas, en blanco, etc.
Reemplazar
Adems de la opcin Buscar, Excel dispone del comando Reemplazar que, aparte
de localizar un dato dentro de la hoja de clculo, permite corregirlo reemplazndolo automticamente por un nuevo valor.
Seleccionamos la opcin Reemplazar del men que se despliega al pulsar el botn
Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
Pg. 207
EXCEL 2007
Pg. 208
EXCEL 2007
Revisin ortogrfica
Excel incorpora la utilidad Revisin ortogrfica que permite corregir automticamente faltas de ortografa y gramaticales.
Si queremos revisar toda la hoja bastar con que estemos en ella y para revisar un
rango concreto de celdas debemos seleccionarlo.
Pinchamos sobre la ficha Revisar y hacemos un clic sobre el botn Ortografa del
grupo Revisin.
Si entre las sugerencias se encuentra la palabra correcta, la seleccionamos y presionamos el botn Cambiar. El botn Cambiar todas extiende la correccin de ese
trmino a toda la hoja de clculo.
Puede ocurrir que Excel determine que una palabra es incorrecta pero en realidad
no lo sea. Esto suele suceder con los nombres propios o extranjeros, de personas o
lugares. En ese caso debemos pulsar el botn Omitir una vez, u Omitir todas.
Pg. 209
EXCEL 2007
Autocorreccin
La funcin Autocorreccin de Excel permite corregir errores de escritura comunes
mientras escribimos. Excel efectuar los cambios necesarios automticamente.
Para que Excel identifique y corrija estos errores hay que indicrselo. Desplegamos
el Botn de Office y hacemos clic sobre el botn Opciones de Excel. Seleccionamos la categora Revisiny pulsamos el botn Opciones de Autocorrecin.
En el cuadro de dilogo que se abre observamos las distintas posibilidades de correccin automtica que podemos activar o desactivar en la pestaa Autocorreccin.
Por ejemplo, que corrija cuando escribimos dos maysculas seguidas o que ponga
la primera letra de los das de la semana en maysculas.
Pg. 210
EXCEL 2007
Ahora, cada vez que escribamos incorrectamente esta palabra, veremos cmo se
corregir sola, eso s, para que lo haga debemos tener activada la casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe.
Pg. 211
Excel 2007
TEMA 20: GRFICOS
GRFICOS
EXCEL 2007
Pg. 214
EXCEL 2007
GRFICOS
Todos los grficos necesitan de una clave que represente las Series de datos y que
se puedan interpretar. Dicha clave es la Leyenda.
Pg. 215
GRFICOS
EXCEL 2007
Tipos de grficos
Excel tiene una gama muy amplia de grficos entre la que elegir el adecuado. Acabamos de comentar que el tipo de grfico debe ser decidido en funcin de lo que
queramos que el grfico represente. Los distintos tipos de grficos son:
Grfico de columnas; es el tipo ms utilizado. Las series de datos se representan
en columnas de igual color, siendo cada una de ellas un valor contenido en una
celda. La altura de cada columna marca dicho valor.
Por ejemplo, el nmero de viajeros que tuvieron distintas compaas areas en
cuatro aos distintos.
Grficos de barras: son iguales a los anteriores, con la diferencia de que aparecen
girados 90, este tipo de grficos es muy til cuando los nombres de las series de
datos son muy largos.
Por ejemplo, cuntos individuos contestaron que s a una serie de preguntas.
Pg. 216
EXCEL 2007
GRFICOS
Grficos de lnea: se usan para visualizar tendencias, normalmente estn compuestos por muchos datos que no difieren excesivamente en su valor. Cada dato se representa con un punto en el grfico, y todos los puntos se unen para formar la lnea.
Por ejemplo, la evolucin de las pulsaciones por minuto de un alumno durante sus
sesiones de ordenografa.
Grficos circulares: se usan para representar las partes en relacin a un todo. Una
peculiaridad de este tipo de grficos es que representan una sola serie de datos.
Por ejemplo, las respuestas de un grupo de individuos ante una pregunta.
Grficos de dispersin: son el nico tipo de grficos que no poseen eje de categoras. Por el contrario, ambos ejes (tanto X como Y), representan valores. Como
colocar puntos en funcin a unas coordenadas dadas. Se suelen usar para representar variables que estn muy relacionadas entre s.
Por ejemplo, cuantas horas de estudio dedica un grupo a una asignatura y los resultados que va obteniendo.
Grficos de reas: stos grficos son muy similares a los grficos de lneas, slo
que los primeros representan cada lnea coloreada por su base.
Por ejemplo ejemplo, se comparan las ventas de dos productos en el primer
semestre de un ao.
Existen ms tipos de grficos: grficos de cotizaciones, de burbujas, de superficie, radiales o de anillo. Todos ellos dan nuevas opciones de representacin, pero
su uso es muy similar a los anteriores.
Pg. 217
GRFICOS
EXCEL 2007
Por ejemplo; un grfico de anillo, es similar al grfico circular, slo que el primero permite representar ms de una serie de datos. Y un grfico de cotizacin
es muy similar a un grfico de lnea, slo que el primero es ms adecuado para
valores burstiles.
Por ltimo, comentar que todos los tipos explicados anteriormente poseen subtipos de estilo para adaptarse an mejor a los datos representados. De igual modo, la
mayora de ellos podremos representarlos en tres dimensiones.
Creacin automtica
de grficos
Para crear un grfico automticamente, lo primero que debemos hacer es seleccionar el rango de datos que queremos representar.
A la hora de seleccionar el rango, debemos incluir los nombres de las filas y las columnas, as Excel los asignar como ttulos a las series y categoras de los ejes.
Una vez seleccionado el rango de datos basta con que pulsemos la tecla F11.
Como vemos, por este procedimiento se crear un grfico de columnas de dos dimensiones en una hoja de clculo nueva.
Pg. 218
EXCEL 2007
GRFICOS
Esta hoja es igual que cualquier otra a excepcin de que no podremos introducir
datos ni realizar clculos en ella, es exclusiva para el grfico.
Otra de las ventajas de los grficos de Excel es que se actualizan automticamente cuando cambian los datos en los que estn basados, con independencia de si
se encuentran incrustados en la misma hoja de clculo que los datos o en otra
distinta.
Al igual que en el caso anterior, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el
rango de celdas. A continuacin, observaremos que el grupo cuneta con seis botones desplegables para cada estilo de grfico que podemos insertar. Al pinchar sobre
ellos veremos las miniaturas que representan los distintos subtipos de estilo que
podemos utilizar.
Pg. 219
GRFICOS
EXCEL 2007
Podemos mover el grfico si pulsamos y arrastramos sobre cualquier parte del recuadro exterior que lo encierra.
Para modificar su tamao, pinchamos y arrastramos sobre cualquiera de los ocho
puntos de control. Los puntos de control estn representados con tres puntos suspensivos sobre los bordes.
Existen dos en los lados superior e inferior que permiten modificar el alto del grfico y otros dos en los laterales para modificar su ancho. Hay otros cuatro, uno en
cada esquina, para tirar de ellos en diagonal, con lo que conseguiremos modificar al
mismo tiempo el ancho y el alto del grfico.
Pg. 220
EXCEL 2007
GRFICOS
Personalizar un grfico
Cuando insertamos un grfico, en la cinta de opciones aparece una nueva ficha llamada Herramientas de grfico. Esta, a su vez, est compuesta por tres pestaas
contextuales: Diseo, Presentacin y Formato. Las herramientas contenidas en
estas fichas son las que usaremos para modificar los grficos.
Desde la ficha Presentacin podremos aadir, suprimir y modificar distintas partes
del grfico.
Al hacer clic sobre cualquiera de los botones del grupo Etiquetas, accederemos las
opciones que permiten mostrar u ocultar cada uno de los componentes del grfico.
Pg. 221
GRFICOS
EXCEL 2007
En el caso de mostrar el ttulo, podremos optar porque tome el valor de una celda, es
decir, que el grfico tome su nombre directamente de algn elemento de la tabla de
datos. Con el ttulo seleccionado, tecleamos el signo igual (=) dentro de la Barra de
frmulas y pulsamos sobre la celda deseada. De este modo, si en un futuro cambisemos el ttulo en la hoja de datos, se actualizar automticamente en el grfico.
Si desplegamos el botn Rtulos del eje, decidiremos mostrar u ocultar los ttulos
de ambos ejes (X e Y). Al igual que ocurre con el ttulo del grfico, tambin podremos asignarles los valores de una celda.
Con las opciones contenidas dentro del botn Etiquetas de datos controlaremos
la presencia de los valores de los datos dentro del grfico.
Pg. 222
EXCEL 2007
GRFICOS
Respecto de los grupos Ejes y Fondo de la ficha Presentacin, con el primero gestionaremos la visibilidad, posicin de los ejes y las lneas de la cuadrcula; y con el
segundo, la visibilidad y posicin del cuadro grfico, los planos y el rea de trazado.
Formatear partes de
un grfico I
Aunque es posible definir un formato homogneo que afecte al grfico en su totalidad, tambin podremos formatear cada parte por separado. Lo primero que debemos hacer es acceder a la pestaa Presentacin. En el grupo Seleccin actual hay
una lista que, al desplegarla, permite escoger las partes del grfico que queremos
seleccionar. Tambin podemos hacer clic directamente sobre el elemento a modificar en el grfico.
Pg. 223
GRFICOS
EXCEL 2007
Una vez seleccionado, podemos variar el modo en el que se van a mezclar los colores
desde la lista Tipo, y su Direccin o ngulo en el caso de degradados lineales.
Es posible variar los colores que componen un degradado. En el rea Puntos de degradado vemos que existe una lista con el nombre Detencin1. Cada detencin
es un color que forma el degradado, podemos aadir o eliminar detenciones desde
los botones Agregar y Quitar.
Para cambiar un color, seleccionamos su detencin y elegimos el que queramos en
la lista Color. Es posible tambin variar su posicin dentro del degradado as como
su Transparencia.
Si est activada la casilla Girar con forma, el degradado ir cambiando proporcionalmente al tiempo que modificamos el ngulo de la imagen que lo contiene.
Pg. 224
EXCEL 2007
GRFICOS
Formatear partes de
un grfico II
Dentro del mismo cuadro de dilogo para modificar el formato del elemento seleccionado encontraremos la categora Color del borde.
Podemos decidir no mostrar contorno de imagen activando la opcin Sin lnea; si
queremos un solo color como contorno activando la opcin Lnea slida y eligiendo el Color en la lista desplegable y su Transparencia; o si queremos una lnea
con colores degradados desde la opcin Lnea degradado.
Pg. 225
GRFICOS
EXCEL 2007
Para aplicar un tipo de sombra, hacemos clic en la categora Sombra y, seleccionamos qu tipo de sombra vamos a aplicar en la lista Preestablecidos, y el color de
la misma desde la lista Color.
Podemos variar la Transparencia, Tamao, Desenfoque, ngulo o Distancia
de la sombra a nuestro antojo desplazando las barras deslizantes del cuadro o escribiendo directamente los valores en sus cuadros de texto.
Pg. 226
EXCEL 2007
GRFICOS
En algunos elementos contamos con la posibilidad de aplicar efectos 3D. Pulsamos en la categora Formato 3D y elegimos el tipo de Bisel que queramos, tanto
para la parte superior como inferior de la imagen, as como la medida en puntos
de dicho bisel.
Podemos modificar tambin la profundidad del efecto 3D desde el contador Profundidad y establecer el color de sta en la lista Color que est a su izquierda.
Variaremos el color y el grosor del borde del efecto 3D desde la zona Contorno.
Por ltimo, desde la zona Superficie haremos que la zona 3D simule un material
real desplegando la lista que lleva ese nombre, as como elegir entre los diversos
tipos de iluminacin que ofrece Excel.
Pg. 227
GRFICOS
EXCEL 2007
As, por ejemplo, si estamos formateando series de datos en un grfico tridimensional podremos definir la profundidad a la que se colocarn y el espacio entre ellas.
Para el Eje Y, los extremos de la escala y las unidades de medida en la que se visualiza.
Para los Rtulos de datos, podemos decidir si queremos que se vea slo el valor, el
nombre de la categora o el nombre de la serie pudiendo combinar los tres.
Pg. 228
EXCEL 2007
GRFICOS
Tambin podemos elegir entre los estilos predeterminados que ofrece Excel al pulsar el botn Ms de la lista desplegable Estilos del mismo grupo.
El grupo Estilos de WordArt proporciona formatos mucho ms vistosos a las
partes que contengan texto, pudiendo elegir entre los estilos predeterminados contenidos en la lista desplegable o crendolo nosotros desde los botones desplegables
Relleno, Contorno y Efectos de texto.
Por ltimo indicar que, desde los contadores Alto y Ancho del grupo Tamao,
estableceremos las medidas exactas del grfico.
Pg. 229
GRFICOS
EXCEL 2007
Formatear el conjunto de
un grfico
Hemos visto cmo dar formato a cada parte del grfico por separado. Excel posee
tambin herramientas que permiten formatear el grfico en su totalidad, aplicando
estilos predefinidos que aportarn a cada parte un diseo homogneo.
Debemos acceder a las herramientas y opciones de la ficha contextual Diseo.
Desde el grupo Diseos de grfico, elegiremos distintas combinaciones de elementos para el tipo de grfico insertado.
Es posible variar la vista de los datos invirtiendo los ejes X e Y, esto lo conseguimos
pulsando el botn Cambiar entre filas y columnas del grupo Datos.
Si el diseo del grfico elegido no es el deseado a la vista de los resultados obtenidos, pulsando el botn Cambiar tipo de grfico del grupo Tipo se abrir un cuadro de dilogo que muestra todos los tipos de grficos que contiene Excel, cambiar
el nuestro es tan sencillo como pulsar sobre el elegido.
Pg. 230
EXCEL 2007
GRFICOS
Pg. 231
GRFICOS
EXCEL 2007
En el cuadro de dilogo que se abre debemos establecer, primero la celda que contiene el nombre de la serie y, a continuacin, el rango de celdas que contienen los
datos numricos de dicha serie.
Lneas de tendencia
Las lneas de tendencia de un grfico se basan en los resultados obtenidos hasta el
momento. Se utilizan para realizar pronsticos acerca del comportamiento de una
serie a lo largo del tiempo.
Podemos agregar una o varias lneas de tendencia a un grfico de dos dimensiones,
no todos los tipos de grficos admiten lneas de tendencia.
Pg. 232
EXCEL 2007
GRFICOS
Si el grfico consta de varias series, Excel nos preguntar a cul deseamos agregar
la Lnea de tendencia. Al aceptar, observaremos cmo ha aparecido la lnea en el
grfico a la vez que su representacin en la Leyenda.
Grficos combinados
En ocasiones necesitaremos combinar varios estilos de grfico en uno para que su
lectura sea correcta. Debemos saber que no todos los tipos de grficos permiten ser
combinados, un ejemplo de ello, son los grficos en tres dimensiones.
Por ejemplo, supongamos que queremos contrastar los gastos domsticos de agua,
luz, telfono, etc. de un periodo frente al total de la suma de ellos. Si creamos un
grfico de barras o columnas, observaremos que los valores ms bajos de las series
no son identificativos al tener que medirse por la misma escala que la serie del total, que posee valores considerablemente ms altos.
Pg. 233
GRFICOS
EXCEL 2007
Cuando esto sucede, la mejor forma de arreglarlo es crear un nuevo eje de valores
por el que medir la serie de los totales. Para ello, seleccionamos dicha serie en el
grfico y accedemos al cuadro de dilogo Formato, por ejemplo, desde la opcin
Dar formato a serie de datos de su men contextual.
Al cerrar el cuadro, veremos cmo aparece otro en un lateral del grfico con una
escala de valores distinta (si el grfico es de columnas, a la derecha; y si es de barras,
arriba), que slo afectar a la serie Total.
Pg. 234
EXCEL 2007
GRFICOS
Pg. 235
GRFICOS
EXCEL 2007
Pg. 236
Excel 2007
TEMA 21: DIBUJO EN EXCEL
DIBUJO EN EXCEL
EXCEL 2007
Vamos a ver los componentes del men que se despliega y cmo insertar las formas
ms bsicas.
Podremos insertar varios estilos distintos de lneas, flechas y conectores para diagramas, formas bsicas (dibujos geomtricos ms frecuentes) y flechas de bloque (flechas especiales con mltiples astas y cabezas).
Pg. 238
EXCEL 2007
DIBUJO EN EXCEL
Para dibujar crculos y elipses, pulsamos el botn Elipse. Una vez ms pinchamos
y arrastramos el puntero del ratn para indicar las medidas de la figura.
Por defecto se dibujan elipses pero, si mantenemos presionada la tecla Maysculas mientras se traza, obtendremos crculos.
Pg. 239
DIBUJO EN EXCEL
EXCEL 2007
Para insertar cualquier otra forma, bastar con hacer clic sobre ella y pinchar y
arrastrar con el ratn en la zona de la hoja de clculo donde queramos que aparezca, hasta que alcance las dimensiones deseadas.
Para modificar las dimensiones y la orientacin los objetos que hayamos dibujado, hacemos clic sobre ellos para seleccionarlos y utilizamos sus puntos de
control.
Generalmente bastar con pinchar y arrastrar la figura por estos puntos para obtener el resultado deseado.
Como ocurre con las imgenes, tambin podremos precisar las medidas de la forma
si utilizamos los contadores Ancho y Alto del grupo Tamao.
Pg. 240
EXCEL 2007
DIBUJO EN EXCEL
Por defecto, las formas se insertan flotando sobre el texto, con lo que para moverlas
tan slo tenemos que pinchar sobre ellas y arrastrarlas al lugar deseado.
Tambin podemos usar el botn Posicin del grupo Organizar para colocar la
forma en uno de los lugares de la pgina predeterminados por Excel.
Pg. 241
DIBUJO EN EXCEL
EXCEL 2007
Modificar el formato de
una forma
Desde el grupo Estilos de forma de la ficha Formato, podemos modificar tanto
el relleno como el borde de las formas que hemos insertado.
Para cambiar el color del borde de una forma desplegamos el botn Contorno de
forma y escogemos el que vayamos a necesitar pinchando sobre l. Tambin podemos variar el grosor y la forma del borde con las opciones, Grosor y Guiones.
Si lo que tuvisemos seleccionado fuera una lnea o una flecha simple (no de bloque), se activar la opcin Flechas desde donde podemos cambiar su apariencia
eligiendo entre las que se ofrecen.
Pg. 242
EXCEL 2007
DIBUJO EN EXCEL
Como ya hemos visto en varias ocasiones, Excel tambin cuenta con una amplia
galera de formatos de forma ya prediseados, los cuales podremos aplicar con slo
pinchar en ellos.
La opcin Cambiar forma que aparece pulsando el botn Editar forma del grupo
Insertar formas de la ficha Formato, permite convertir la forma seleccionada en
otra distinta, conservando los formatos aplicados.
Efectos de sombra y 3D
Adems de poder personalizar el relleno y el contorno de las formas, Excel tambin tiene herramientas para proporcionarles efectos especiales como efectos de
Sombra y 3D. Debemos saber que no resulta posible aplicar ambos efectos a una
misma forma.
Pg. 243
DIBUJO EN EXCEL
EXCEL 2007
Para asignar un efecto de sombra a una forma tenemos que pinchar en el botn
Efectos de formas de la pestaa Formato en la ficha contextual Herramientas
de dibujo (recordemos que esta ficha contextual se activa automtica mente al
insertar cualquier forma, y de forma manual haciendo doble clic sobre ella).
A continuacin, escogemos la opcin Sombra y seleccionamos una de las opciones
predefinidas que propone el programa.
El efecto de aplicar una sombra sobre una forma variar mucho dependiendo del
tipo de sombra seleccionado.
Pg. 244
EXCEL 2007
DIBUJO EN EXCEL
Usar los efectos 3D es muy similar a lo que acabamos de explicar para las sombras.
Debemos saber que algunas formas no permiten este tipo de efectos.
Para activarlos, desplegamos el botn Efectos de formas, elegimos la opcin Rotacin 3D y pulsamos uno de los efectos 3D predeterminados que ofrece la aplicacin.
Pg. 245
DIBUJO EN EXCEL
EXCEL 2007
Agrupar y desagrupar
Cuando hemos insertado varios objetos de dibujo en una hoja de clculo y stos
se solapan en sus posiciones, el orden de apilamiento corresponde por defecto al
orden en el que se crearon.
Si queremos moverlos a otra posicin, pero sin modificar las distancias que existen
entre ellos, debemos seleccionarlos todos a la vez. Una de las maneras de hacerlo
consiste en hacer clic en la opcin Seleccionar objetos del botn Buscar y Seleccionar y, a continuacin, pinchar y arrastrar hasta abarcar todo el conjunto de
objetos.
Otro modo de seleccionar varios objetos es pinchar sobre ellos mientras mantenemos pulsada la tecla May.
Tambin podemos agruparlos en un nico elemento. Una vez que los tenemos
seleccionados, desplegamos el botn Agrupar del grupo Organizar de la ficha
Formato de Herramientas de dibujo y elegimos la opcin Agrupar.
Pg. 246
EXCEL 2007
DIBUJO EN EXCEL
Otra manera de hacerlo sera pinchando con el botn derecho del ratn sobre los
objetos seleccionados y, en el men contextual, elegimos Agrupar dentro de la
opcin Agrupar.
Pg. 247
DIBUJO EN EXCEL
EXCEL 2007
Traer al frente: el objeto seleccionado se colocar delante de todos los que existan.
Traer adelante: el objeto subir una posicin, colocndose delante del anterior a l.
Enviar al fondo: el objeto se situar detrs de todos los dems.
Enviar atrs: el objeto retroceder una posicin, colocndose detrs del siguiente a l.
Las mismas herramientas podemos encontrarlas igualmente en el grupo Organizar de la ficha Formato. De este modo, tenemos el botn desplegable Traer al
frente con la opcin tambin de Traer adelante y el botn desplegable Enviar al
fondo, con la opcin tambin de Enviar atrs.
Panel de seleccin
Al pulsar el botn Panel de seleccin del grupo Organizar de la ficha contextual
Formato de Herramientas de dibujo aparecer un panel de tareas a la derecha
Pg. 248
EXCEL 2007
DIBUJO EN EXCEL
Podemos asignar nombres propios a las formas haciendo doble clic sobre el que
tienen por defecto.
Pulsando el botn que contiene un icono en forma de ojo que aparece a la derecha
del nombre, establecemos la visibilidad o no de esa forma.
Es posible mostrar u ocultar todas las formas al mismo tiempo pulsando sobre los
botones con ese nombre situados al pie del panel.
Con los botones Traer adelante y Enviar atrs reordenamos la posicin de las
formas en la hoja de clculo.
Para cerrar el panel bastar con pulsar el botn Cerrar con forma de aspa de su
esquina superior derecha.
Pg. 249
DIBUJO EN EXCEL
EXCEL 2007
Alinear objetos
Podemos alinear objetos entre s, usando las distintas alternativas que se despliegan
al pulsar el botn Alinear del grupo Organizar de la ficha contextual Formato de
Herramientas de dibujo.
Las tres primeras opciones toman como referencia el eje vertical de los objetos para
su alineacin. De este modo, se pueden alinear a la izquierda, centro o derecha.
Las tres siguientes toman como referencia el eje horizontal de las formas, pudiendo
alinearse atendiendo a su lado superior, inferior o al eje central.
Pg. 250
EXCEL 2007
DIBUJO EN EXCEL
Uso de WordArt
Podemos insertar textos de WordArt para crear ttulos y rtulos originales y
divertidos.
Antes de comenzar deberemos saber que un ttulo realizado con WordArt no se
considera un texto, es ms parecido a un elemento de dibujo o una imagen.
Para crear uno, hacemos clic con el ratn sobre el botn WordArt del grupo Texto
en la ficha Insertar y elegimos el modelo que ms nos guste.
Si queremos modificar el contenido del texto ya escrito, tan slo tenemos que pinchar dentro del objeto WordArt y realizar los cambios oportunos.
Como podemos observar, varios de los grupos de esta ficha son comunes a los que
utilizbamos en el caso de los objetos de dibujo o grficos, por ejemplo las herramientas de los grupos Estilos de forma, Organizar o Tamao.
Podemos cambiar el estilo de nuestro objeto WordArt de forma rpida y sencilla,
haciendo clic en cualquier otro modelo de la lista desplegable Estilos de WordArt.
Pg. 251
DIBUJO EN EXCEL
EXCEL 2007
Pg. 252
Excel 2007
TEMA 22: INSERCIN DE ELEMENTOS
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
En la pantalla aparecer un panel de tareas, en el que encontraremos varias herramientas que permiten localizar las imgenes en funcin de determinadas categoras.
En el cuadro Buscar anotamos algn trmino que tenga relacin con la imagen
que necesitemos.
Si hacemos clic en la lista desplegable Buscar en, podemos escoger el lugar dnde
Excel buscar las imgenes. Disponemos de varias colecciones. Las que vienen con
Excel son las Colecciones de Office.
Si hacemos clic en el signo ms, se desplegar una lista de categoras. Excel buscar
dentro las que estn activadas y omitir la bsqueda en las que no lo estn. Tambin podemos encontrar subcategoras dentro de las categoras principales.
Pg. 254
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Si desplegamos la lista Los resultados deben ser, podremos escoger el tipo de archivo que estamos buscando: lgicamente indicaremos Imgenes y Fotografas.
Cuando hayamos acotado la bsqueda, slo tenemos que pulsar el botn Buscar.
Despus de unos segundos, en el panel de tareas aparecern las imgenes que habamos solicitado. Usaremos la barra de desplazamiento para verlas todas.
Para insertar una imagen en la hoja de clculo, bastar con pinchar en cualquiera
de ellas. Se visualizar flotando encima de las celdas.
Pg. 255
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
Esta ficha se visualizar en la cinta de opciones siempre que la imagen est seleccionada. Para activarla hacemos doble clic sobre la imagen.
Pg. 256
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Tamao y posicin
Cuando hemos insertado una imagen en una hoja de clculo, es probable que queramos modificar su tamao. Para ello, primero tenemos que seleccionar la imagen
haciendo clic en ella.
Si nos fijamos, cualquier imagen, sea prediseada o no, presenta unos puntos de
control en sus esquinas y en los puntos medios de sus lados. Para cambiar la anchura de una imagen, pinchamos y arrastramos con el ratn cualquiera de los puntos
situados al este o el oeste de la imagen.
Si lo que deseamos es modificar su altura, haremos lo mismo pero usando los puntos de control situados al norte o al sur.
Para cambiar simultneamente ambas dimensiones sin deformar la imagen, bastar con que pinchemos y arrastremos cualquiera de los puntos de control de las
esquinas.
Pg. 257
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
En el caso en que precisemos unas medidas exactas para la imagen, utilizaremos los
contadores Alto y Ancho de forma que se encuentran en el grupo Tamao de
la ficha contextual Herramientas de imagen para escribir los valores necesarios
medidos en centmetros.
Para variar la posicin de una imagen, bastar con pinchar sobre ella y arrastrarla.
Vemos que los puntos de control se sustituyen por unos trazos negros. Para recortar la imagen pinchamos y arrastramos desde los bordes hacia dentro, del mismo
modo que haramos para cambiar su tamao.
Pg. 258
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Tambin podemos girar la imagen desde el botn Girar que se encuentra en el grupo Organizar. Al pinchar sobre l se desplegar un men con distintas opciones.
Las opciones Girar 90 a la derecha y Girar 90 a la izquierda rotan la imagen
en esos sentidos. Bastar con pinchar en la opcin deseada.
Sin embargo, las opciones Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente,
generan la imagen simtrica de la que tenemos en funcin, respectivamente de un
eje horizontal o vertical.
Pg. 259
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
El efecto de estos marcos puede afectar a los bordes de la imagen. A la forma del
contorno, podrn aplicar una sombra o un reflejo, etc.
Si queremos que la imagen adopte la silueta de una forma, desplegamos las opciones del botn Forma de la imagen y elegimos una pinchando sobre ella.
Pg. 260
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Si lo que queremos es aplicar a la imagen solamente un contorno, pulsamos el botn Contorno de imagen y usamos la opcin Guiones para decidir cmo queremos que sea la lnea que bordear la imagen y Grosor para establecer el tamao.
Con el botn Brillo, manipulamos la luminosidad de la imagen; aclarando u oscureciendo los colores.
Pg. 261
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
El botn Contraste se usa para ampliar o reducir el nivel de difusin entre los colores que componen la imagen.
El botn Comprimir imgenes sirve para disminuir la resolucin de las imgenes y eliminar de ellas las partes que sobran una vez recortadas. Es muy til con
documentos muy grandes con muchas imgenes, ya que stas pueden tardar en
cargarse.
El botn Cambiar imagen, permite cambiar la imagen seleccionada, por otra cualquiera que elijamos en la ventana de bsqueda que se abre al pinchar sobre l.
El botn Restablecer imagen, devuelve la imagen a su estado original despus de
sufrir varios de estos cambios.
Pg. 262
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Otra forma sera pinchar en el Iniciador de cuadros de dilogo del grupo Estilos de imagen de la ficha Formato de Herramientas de imagen.
Relleno de imagen
Vamos a aplicar un relleno a la imagen de la hoja de clculo desde el cuadro de dilogo Formato de imagen. Cuando hablamos de relleno de una imagen hablamos
del fondo de la misma.
Para que los cambios en el relleno de una imagen sean efectivos la imagen deber
tener zonas sin dibujo que poder cambiar y no ser fotografas, ya que stas no permiten variar su relleno.
Pg. 263
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
Pg. 264
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Es posible variar los colores que componen el degradado. En el rea Puntos de degradado vemos que existe una lista con el nombre Detencin1. Cada detencin
es un color que forma el degradado, podremos aadir o eliminar detenciones desde
los botones Agregar y Quitar.
Para cambiar un color, seleccionamos su detencin y elegimos el que queramos en
la lista Color. Es posible tambin variar su posicin dentro del degradado as como
su Transparencia.
Si est activada la casilla Girar con forma, el degradado ir cambiando proporcionalmente al tiempo que modificamos el ngulo de la imagen que lo contiene.
La ltima opcin de relleno proporciona la posibilidad de establecer una imagen o
textura como fondo. Para hacer hacerlo, elegimos una muestra de la lista desplegable Textura.
Podremos insertar cualquier imagen que tengamos almacenada en nuestro ordenador desde el botn Archivo, o establecer una imagen prediseada desde el botn
con ese nombre.
Desde la zona Opciones de expansin, establecemos los mrgenes del fondo con
respecto a los bordes de la imagen.
Si activamos la casilla Mosaico de imagen como textura, podremos componer
el fondo de la imagen a modo de mosaico repitiendo la imagen a lo largo de los
bordes, usando para ello los cuadros de texto Escala X y Escala Y.
Pg. 265
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
Contorno de imagen
Para personalizar el contorno de una imagen desde el cuadro de dilogo Formato
de imagen la seleccionamos y abrimos el cuadro, por ejemplo, desde el Iniciador
de cuadros de dilogo del grupo Estilos de imagen.
Desde la opcin Color de lnea, podemos decidir si no queremos contorno de imagen activando la opcin Sin lnea; si queremos un slo color como contorno con la
opcin Lnea slida y eligiendo el Color en la lista desplegable y su Transparencia;
o si queremos una lnea con colores degradados desde la opcin Lnea degradado.
Como podemos ver, las herramientas para lnea degradada son idnticas a las estudiadas para el relleno degradado.
Para decidir el grosor y tipo de contorno, pulsamos la opcin Estilo de lnea.
Establecemos el grosor de la lnea desde el contador Ancho. Desde la lista Tipo
compuesto, elegimos la forma de la lnea y si queremos que sta sea discontinua,
lo elegimos desde la lista Tipo de guin.
Pg. 266
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Efectos de imagen
Una vez abierto el cuadro de dilogo Formato de imagen, podremos aplicarle un
efecto de sombra a la imagen pinchando en la opcin con ese nombre del panel
izquierdo del cuadro.
Lo primero que debemos indicar es el tipo de sombra que vamos a aplicar desde la
lista Preestablecidos, y el color de la misma desde la lista Color.
Podemos variar la Transparencia, Tamao, Desenfoque, ngulo o Distancia
de la sombra a nuestro antojo desplazando las barras deslizantes del cuadro o escribiendo directamente los valores en sus cuadros de texto.
Pg. 267
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
Podemos personalizar el giro pinchando en los botones que acompaan a cada uno
de los ejes de rotacin y a la perspectiva.
Para personalizar el efecto 3D pulsamos la opcin Formato 3D del panel izquierdo
del cuadro de dilogo. Primeramente elegiremos el tipo de Bisel que queremos tanto para la parte superior como inferior de la imagen, as como la medida en puntos
de dicho bisel.
Podemos agregar o quitar profundidad al efecto 3D desde el contador Profundidad y establecer el color de sta en la lista Color que est a su izquierda.
Pg. 268
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Tambin es posible variar el color y el grosor del borde del efecto 3D desde la zona
Contorno.
Por ltimo, desde la zona Superficie haremos que la zona 3D simule un material
real y un tipo especial de iluminacin.
Manipulando todos estos estilos y valores podremos obtener efectos muy llamativos sobre nuestras imgenes.
Insertar smbolos
A parte de las letras, nmeros y los caracteres ortogrficos que podremos encontrar
en los teclados de los ordenadores, es fcil que algunas veces necesitemos incluir
otro tipo de caracteres en las hojas de clculo.
Pulsamos el botn Smbolo del grupo Texto de la ficha Insertar y se abrir un
cuadro de dilogo donde encontraos la pestaa Smbolos.
Pg. 269
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
Se presenta la llamada Tabla de caracteres, que ser comn para la prctica totalidad de los programas instalados en nuestro equipo. Por norma general existe
una tabla de caracteres por cada tipo de fuente que est instalada en el sistema.
Desplegamos la lista Fuente y escogemos una.
Para insertar un smbolo hacemos clic sobre l y pulsamos el botn Insertar. Cuando cerremos el cuadro de dilogo observaremos el resultado.
Tambin existe una lista de caracteres especiales que podremos utilizar. Abrimos
el cuadro de dilogo Smbolo como hemos visto anteriormente, y pinchamos la
pestaa Caracteres especiales.
Observamos la lista de caracteres disponibles. Podemos seleccionar el que queramos y presionamos el botn Insertar.
Pg. 270
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Excel cuenta con una potente y vasta herramienta que nos permite insertar diagramas en nuestros documentos. Estamos hablando de los elementos SmartArt.
Para insertar uno de ellos debemos pinchar en el botn SmartArt del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.
Al igual que ocurra con los grficos, existen distintos tipos de diagramas, y debemos elegir el estilo que mejor se adapte a aquello que queremos representar.
Diagramas de lista: los usaremos cuando queramos representar visualmente una
lista de elementos que pueden o no estar relacionados entre s. Por ejemplo: lista de
gastos de una empresa en un trimestre determinado.
Diagramas de proceso: los usaremos para visualizar una lista de tareas ordenadas a fin de realizar un proceso, de tal manera que si no se cumple uno de sus elementos no puede pasarse al siguiente. Por ejemplo: pasos que han de seguirse para
apagar correctamente un ordenador.
Diagramas en ciclo: visualizan una secuencia circular de pasos relacionados en
una tarea, de tal manera que al llegar al ltimo vuelve a comenzar el ciclo. Por
ejemplo: ciclo de la lluvia.
Pg. 271
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
A parte de esta breve generalizacin sobre los distintos usos de los diferentes tipos
de diagramas, debemos saber que cuando vayamos a insertar un grfico SmartArt,
Excel informar en el panel derecho del cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt de la idea que comunica cada uno de ellos.
Pg. 272
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Del mismo modo, se habr insertado un marco que contiene una plantilla vaca del
diagrama escogido.
Para introducir los textos podemos hacerlo de dos formas: escribiendo directamente sobre el dibujo del diagrama o desde el Panel de texto.
Pg. 273
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
Personalizar un diagrama
Para variar el diseo del diagrama en su totalidad desplegamos la lista Diseos de
la pestaa contextual Diseo y elegimos el que queramos aplicar.
Pg. 274
EXCEL 2007
INSERCIN DE ELEMENTOS
Estos estilos visuales incorporan, sobre los colores elegidos, un conjunto de formatos que incluyen efectos sobre la iluminacin, 3D, fondos y contornos de las
formas del diagrama.
Para volver al estilo original del diagrama pinchamos en el botn Restablecer grfico de la ficha Diseo.
Si lo que queremos es variar las formas del diagrama por separado debemos recurrir
a la ficha Formato.
Podremos variar la forma de un elemento del diagrama si una vez seleccionada,
pulsamos el botn Cambiar forma del grupo Formas. Desde el mismo grupo
tambin podemos aumentar o disminuir el tamao de un elemento respecto del
resto, desde los botones Mayor y Menor.
Desde el grupo Estilos de forma elegimos o bien, una forma de las predeterminadas por Excel desplegando la lista de Estilos, o bien, personalizando la forma desde
los botones desplegables Relleno, Contorno y Efectos de forma.
Podemos aplicar a los textos de las formas un efecto WordArt desde el grupo Estilos de WordArt y, del mismo modo que en el caso anterior, personalizarlos aplicando rellenos, contornos o efectos.
Pg. 275
INSERCIN DE ELEMENTOS
EXCEL 2007
Debemos saber que, dependiendo del tipo de diagrama que insertemos, algunas de
las herramientas que hemos visto pueden cambiar, ampliarse o desaparecer para
adaptarse al diseo del estilo elegido, no obstante, sern muy similares en su uso.
Pg. 276
Excel 2007
TEMA 23: IMPRIMIR
IMPRIMIR
EXCEL 2007
Configuracin de pgina
Para controlar el aspecto que tendrn las pginas que forman una hoja de clculo al
ser impresas, Excel cuenta con varias herramientas en la ficha Diseo de pgina.
Podemos cambiar los mrgenes de la pgina haciendo clic sobre el botn Mrgenes que se encuentra en el grupo Configurar pgina.
Si las medidas que ofrece la aplicacin no son las que necesitamos, podremos personalizarlas seleccionando la opcin Mrgenes personalizados. Se abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina, donde podemos escribir los valores deseados en los cuadros
de texto: Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo, as como el espacio que deseamos
reservar para el Encabezado y Pie de pgina si es que hemos pensado en insertarlos.
Pg. 278
EXCEL 2007
IMPRIMIR
Desde esta misma pestaa del cuadro, Excel permite centrar el contenido de una pgina tanto horizontal como verticalmente. Para hacerlo, debemos marcar las casillas
de verificacin correspondientes en la seccin Centrar en la pgina del cuadro.
Para cambiar las dimensiones de las pginas desplegamos el botn Tamao del
grupo Configurar pgina y, al igual que ocurra en el caso de los mrgenes, Excel
ofrece varios tamaos personalizados. Si ninguno de ellos es el deseado, pulsamos
la opcin Ms tamaos de papel, la cual abrir de nuevo el cuadro de dilogo
Configurar pgina, slo que esta vez, muestra la pestaa Pgina en la que podremos hacer ajustes ms precisos.
Pg. 279
IMPRIMIR
EXCEL 2007
Saltos de pgina
Como hemos podido observar, cuando una hoja de clculo se extiende ms all de
la hoja de papel que vamos a utilizar para imprimir, Excel inserta saltos de pgina
automticos para dividir la hoja. Estos saltos de pgina son los que aparecen en
forma de lneas punteadas.
Para introducir un salto de pgina manual, debemos seleccionar la fila o columna
que queremos que aparezca en la pgina siguiente o la primera celda de esta fila o
columna, y elegir la opcin Insertar salto de pgina que se despliega al pulsar el
botn Saltos del grupo Configurar pgina.
Pg. 280
EXCEL 2007
IMPRIMIR
Para borrar un salto de pgina, seleccionaremos la celda situada debajo o a la derecha del salto de pgina y escogeremos la opcin Quitar salto de pgina del botn
desplegable Saltos.
Si accedemos a la pestaa Vista de la cinta de opciones, en el grupo Vistas del libro,
encontramos el botn Vista previa de salto de pgina, podremos ajustar los
saltos manualmente pinchando y arrastrando las lneas resaltadas horizontales y/o
verticales que aparecen.
Para ver cmo quedaran las hojas con los saltos de pgina que hemos insertado, desplegamos el Botn de Office y elegimos Vista preliminar dentro de la
opcin Imprimir. Para salir de esta vista, presionamos el botn Cerrar vista
preliminar.
Para configurar la hoja de clculo con los valores iniciales de saltos de pgina,
pulsaremos la opcin Restablecer todos los saltos de pgina del botn desplegable Saltos.
reas de impresin
Independientemente de los saltos de pgina que tenga una hoja de clculo, Excel
permite definir dentro de cada hoja qu es lo que se va a imprimir. Son las llamadas
reas de impresin.
Pg. 281
IMPRIMIR
EXCEL 2007
Estas reas son la forma adecuada de imprimir partes de una hoja de clculo en
lugar de hojas enteras.
Para establecer un rea de impresin, primero seleccionamos el rango de datos que
queremos imprimir y, a continuacin, pinchamos la opcin Establecer rea de impresin del botn desplegable rea de impresin del grupo Configurar pgina.
Imprimir ttulos
Cuando una tabla de datos se extiende a ms de una hoja impresa puede interesarnos que las cabeceras de las columnas o las filas se repitan en cada una de las hojas
y que no slo aparezcan en la primera.
Dentro de la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, presionamos el botn Imprimir ttulos.
Pg. 282
EXCEL 2007
IMPRIMIR
Para indicar cul es la fila o la columna que vamos a repetir, pulsamos los botones
que se encuentran a la derecha de Repetir filas en extremo superior o Repetir
columnas a la izquierda. Estos botones ocultan momentneamente el cuadro
de dilogo y habilitan la seleccin de la fila o la columna deseada. Una vez hecho,
pulsaremos la tecla Enter para volver a activar el cuadro.
En la seccin Imprimir encontraremos distintas opciones de impresin de la hoja:
si deseamos imprimir las lneas de divisin, los encabezados de filas y columnas, en
blanco y negro, etc.
Pg. 283
IMPRIMIR
EXCEL 2007
Para incluir un encabezado y/o pie de pgina, pulsamos el botn del mismo nombre, que se encuentra en el grupo Texto de la ficha Insertar.
La vista de la hoja cambia a Diseo de pgina y aparece una nueva ficha contextual llamada Diseo de Herramientas para encabezado y pie de pgina.
En cada zona podremos incluir los elementos que queramos, adems de cualquier
texto que necesitemos incorporar.
Comprobaremos los resultados al salir de la edicin del encabezado pulsando en
cualquier celda de la hoja.
Pg. 284
EXCEL 2007
IMPRIMIR
Desde el grupo Encabezado y pie de pgina, Excel ofrece la posibilidad de introducir varios diseos de encabezado y pies predeterminados de forma automtica.
Desde el grupo Opciones podremos establecer excepciones para los encabezados y
pies de pgina. As, podremos obligar a que los de la primera pgina sean diferentes
del resto o que los de las hojas pares sean distintos de los de las pares.
Tambin podemos introducir encabezados y pies de pgina desde la pestaa Encabezado y pie de pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina.
Imprimir un libro
La manera ms sencilla de imprimir una hoja es desplegando el Botn de Office
y pulsando Impresin rpida dentro de la opcin Imprimir. Esta opcin enviar
directamente el trabajo a la impresora con las opciones de impresin por defecto.
Si queremos personalizar la impresin debemos acceder al cuadro de dilogo Imprimir.
Desplegamos el Botn de Office y elegimos Imprimir en el men que se despliega.
Pg. 285
IMPRIMIR
EXCEL 2007
Pg. 286
Excel 2007
TEMA 24: LISTAS DE DATOS Y ESQUEMAS
EXCEL 2007
Las filas forman lo que llamamos Registros. Un registro es una coleccin de datos
referentes a un mismo elemento, por ejemplo el nombre, apellidos, direccin, telfono y fecha de nacimiento conformar un registro de una persona.
La primera fila de una tabla debe contener los nombres de los campos.
Debemos evitar dejar filas o columnas en blanco, ya que esto provocar errores en
las operaciones que realicemos con las tablas de datos.
Tablas
La forma ms rpida de indicar a Excel que un conjunto de celdas queremos tratarlo con una lista o tabla, es formatearlo como tal desde el botn Dar formato
como tabla del grupo Estilos en la ficha Inicio.
Pg. 288
EXCEL 2007
Al hacerlo, Excel mostrar un pequeo cuadro de dilogo en el que debemos seleccionar el rango de celdas que formarn la tabla.
Si previamente habamos seleccionado el rango, veremos que Excel ya lo incluye
en el cuadro de texto, adems de indicarlo en la hoja de clculo con un rectngulo
de lneas discontinuas.
Si no fuera as, hacemos clic en el botn Contraer del cuadro de texto y seleccionamos el rango en la hoja para, a continuacin, pulsamos Enter y retornar al cuadro
de dilogo.
Pg. 289
EXCEL 2007
Tambin se habr activado la pestaa Diseo de la ficha contextual Herramientas de tabla que contendr los comandos necesarios para formatear las tablas.
Ahora, nuestro rango de celdas ser tratado como una tabla de Excel y esto tiene
muchas ventajas a la hora de manejar y formatear los datos que la contienen.
Por ejemplo, vamos a agregar una columna a la tabla. Nos colocamos en la celda
que sigue a la ltima columna que tenemos y escribimos su encabezado. Vemos
como Excel lo incluye automticamente como parte de la tabla. Lo mismo ocurrir
al aadir filas a la tabla.
Merece mencin especial la casilla Fila de totales ya que, al activarla, se crear una
fila al final de la tabla que permitir aplicar funciones a los datos contenidos en las
columnas de la tabla.
Pg. 290
EXCEL 2007
Es posible crear nuestros propios estilos de tabla. Para hacerlo, pulsamos sobre la
opcin Nuevo estilo de tabla que aparece en la lista la lista desplegable del
botn Ms del grupo Estilos de tabla.
Se abrir un cuadro de dilogo en el que podemos dar formato a cada parte de la tabla.
Lo primero ser indicar un nombre para el estilo en el cuadro de texto Nombre.
A continuacin, elegiremos de la lista Elemento de tabla aqul elemento que
queremos formatear y pulsamos el botn Formato.
Pg. 291
EXCEL 2007
Cuando trabajamos con tablas de gran volumen, es habitual que tengamos filas repetidas con los mismos datos. Esto es peligroso si despus queremos hacer clculos
con las columnas de las tablas ya que, por ejemplo, una suma dara un valor falso
puesto que se sumar varias veces lo mismo. Podemos evitar este tipo de situaciones pulsando el botn Quitar duplicados del grupo Herramientas.
Se abrir un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos las columnas que no queremos que repitan los datos. Tenemos que saber que aunque slo busquemos valores duplicados en una columna, Excel eliminar la fila entera que los contenga.
Ordenar tablas
Una de las cosas que podemos hacer al desplegar las listas de los rtulos de las
columnas de las tablas es el filtrado y ordenacin de la tabla en funcin del campo
elegido.
Para ordenar las filas de la tabla pulsaremos sobre las rdenes Ordenar de A a Z u
Ordenar de Z a A segn sea nuestra preferencia.
Pg. 292
EXCEL 2007
Excel permite tambin ordenar las filas de una lista de datos utilizando ms de una
columna como criterios de ordenacin.
Seleccionamos primero una celda cualquiera de la lista. Despus pinchamos el
botn Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Se abrir el cuadro de dilogo Ordenar.
Desde el botn Agregar nivel podemos establecer todos los criterios de orden que
deseemos en la tabla.
En la lista Columna, elegimos el nombre del campo por el que deseamos ordenar
las filas. La lista Ordenar segn contiene distintas opciones para elegir el criterio
de bsqueda; de este modo podemos hacerlo atendiendo al valor de las celdas, a su
color, al color de fuente que posean o a un icono si lo tuvieran.
Dependiendo de lo elegido, as se mostrar la lista Criterio de ordenacin, desde
donde podremos ordenar alfabticamente, de mayor a menor y viceversa, si hemos
elegido Valor en Ordenar segn.
Pg. 293
EXCEL 2007
Pg. 294
EXCEL 2007
Tambin podemos filtrar los datos atendiendo al color de las celdas o al valor de
stas, si elegimos las opciones Filtro por color o Filtro de nmero o texto. El
primero muestra una lista desplegable en la que estarn los colores de las celdas de
la tabla. La segunda abre distintos cuadros de dilogo en los que aplicaremos los
criterios de filtrado. Podremos usar los comparadores lgicos: igual que, mayor que,
distinto de, etc.
Para borrar los filtros, pincharemos la opcin Borrar filtro que aparece al pulsar
sobre la flecha del nombre de los campos o hacemos un clic en el botn Borrar del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
Pg. 295
EXCEL 2007
Por ejemplo, disponemos de una lista de empleados con multitud de datos y queremos obtener una lista que muestre exclusivamente los empleados nacidos antes
de 1970 que, adems, estn afiliados en algn sindicado. Primero debemos escribir
la cabecera de los campos.
Debajo de cada cabecera, incluimos el criterio de filtrado. Debajo de Fecha de nacimiento y debajo de Sindicato. Debemos saber que tambin se pueden incluir
varios criterios unos debajo de otros.
Tenemos que entender que si los escribimos en la misma fila, Excel filtrar las filas
que cumplan el primer criterio Y el segundo. Por ejemplo, que hayan nacido antes
de 1970 Y pertenezcan al sindicato.
Sin embargo, si los escribimos en filas distintas, Excel filtra las filas que cumplan
un criterio O el otro. Por ejemplo, en este caso, Excel filtra las filas que cumplan
que los empleados hayan nacido antes de 1970, independientemente de si pertenecen al sindicato O no, y los que pertenezcan al sindicato independientemente de
su fecha de nacimiento.
Situamos el selector en una celda perteneciente a la tabla de datos y pinchamos el
botn Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
Pg. 296
EXCEL 2007
Pg. 297
EXCEL 2007
Tablas y grficos
Si hacemos memoria, recordaremos que cuando crebamos un grfico en Excel, si
ms adelante queramos aadir series de datos o categoras al mismo, tenamos que
aadirlas al rango de celdas de origen del grfico y, posteriormente, actualizar el
grfico seleccionando el nuevo rango.
Al trabajar con tablas esto ya no es necesario, puesto que si creamos un grfico cuyo
origen de datos sea una tabla y ms adelante modificamos las dimensiones de sta,
el grfico se actualizar de forma automtica aadiendo las nuevas series de datos o
categoras en funcin de si hemos ampliado las filas o columnas de la tabla.
Texto en columnas
Excel cuenta con una herramienta muy interesante llamada Texto en columnas
que puede resultar muy til en el caso de querer separar el texto de una celda en
varias columnas.
Por ejemplo, podremos necesitar separa en diferentes columnas el nombre del apellido de una lista de personas o una cantidad numrica de sus unidades.
Por ejemplo, si deseamos separar las medidas, que son datos numricos, de sus unidades, que son textos, seleccionamos el rango de celdas a separar y pulsamos el botn Texto en columnas del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
Pg. 298
EXCEL 2007
Pg. 299
EXCEL 2007
Tanto si hemos un tipo divisin e el otro, el ltimo paso del asistente es igual para
ambos. En l formatearemos las columnas que vamos a obtener; podremos elegir entre formato General, de tipo Texto, Fecha o, incluso, que la aplicacin no
muestre una de las columnas de resultado.
Pg. 300
EXCEL 2007
Seleccionamos el rango de celdas cuya entrada queremos validar, accedemos a la ficha Datos y desplegamos el botn Validacin de datos del grupo Herramientas
de datos. Escogemos la opcin Validacin de datos.
Aparecer un cuadro de dilogo con tres pestaas distintas, en la pestaa Configuracin encontramos la lista desplegable Permitir.
En ella podemos elegir el tipo de datos que deben tener los valores del rango. Al
seleccionar el tipo, se activa la lista Datos donde podemos elegir entre distintos
operadores lgicos.
En la pestaa Mensaje error podemos elegir las propiedades del cuadro de dilogo
que aparecer en caso de introducir un valor errneo. Seleccionndolo entre Grave, Advertencia e Informacin.
Pg. 301
EXCEL 2007
Debemos saber que si elegimos Grave, Excel no permitir introducir ningn valor
en la celda que no cumpla la validacin, en cambio, Advertencia e Informacin,
muestran un mensaje en la pantalla pero si aceptamos el mensaje permiten introducir el valor an en el caso de no cumplir la validacin.
Escogemos uno. Tambin podemos introducir un ttulo para el cuadro y escribir el
texto que aparecer.
Pg. 302
EXCEL 2007
Pulsamos sobre la pestaa Configuracin y seleccionamos en esta ocasin la opcin Lista de la lista desplegable Permitir.
Podemos utilizar el botn Contraer el cuadro y poder as seleccionar los valores
de la misma hoja de clculo. Pero tambin podemos escribirlos, separndolos por
punto y coma. Si la lista se selecciona, es muy importante que las referencias de las
celdas sean absolutas, sino la validacin no funcionar.
Si activamos la casilla de verificacin Omitir blancos evitaremos que se consideren como error las celdas en blanco.
Activamos la casilla de verificacin Celda con lista desplegable para que se
muestre una lista con los valores de entrada permitidos.
En la pestaa Mensaje de entrada introducimos el ttulo y el texto que aparecer
en un cuadro informativo al seleccionar la celda.
Pg. 303
EXCEL 2007
Aceptamos el cuadro. Podremos comprobar cmo al hacer clic en las celdas seleccionadas, primeramente aparece un mensaje de sugerencia para la entrada de los datos.
Si escribimos un valor que est fuera de los permitidos, observamos que al pulsar
la tecla Enter aparece el cuadro con el mensaje de advertencia. Pulsamos sobre el
botn Cancelar para poder introducir un valor de la lista.
Pg. 304
EXCEL 2007
Una vez hayamos comprobado los datos no vlidos, para quitar los crculos rojos,
volvemos a desplegar el botn Validacin de datos y pinchamos en opcin Borrar crculos de validacin.
Subtotales
Excel dispone de un comando para calcular subtotales dentro de una lista, pero
tenemos que saber que sta no puede estar formateada como una tabla.
Por ejemplo, podramos calcular el promedio del sueldo por departamentos de una
empresa o el nmero de empleados que hay en cada departamento.
Aparecer el cuadro de dilogo Subtotales. En el cuadro de texto Para cada cambio en seleccionaremos el campo por el que queremos realizar los subtotales.
Fjate en que el cuadro se denomina Para cada cambio, esto significa que Excel
comenzar a leer los valores de este campo fila a fila y que cada vez que encuentre
un valor distinto crear un subtotal.
Pg. 305
EXCEL 2007
Por eso es muy importante tener ordenada la lista por este campo.
Una vez que hemos ordenado la lista volvemos a abrir el cuadro de dilogo Subtotales. En la lista Para cada cambio en seleccionamos el campo Departamento.
Pg. 306
EXCEL 2007
Pg. 307
Excel 2007
TEMA 25: TABLAS DINMICAS
TABLAS DINMICAS
EXCEL 2007
Pg. 310
EXCEL 2007
TABLAS DINMICAS
Rtulos de filas: son exactamente iguales que los anteriores, slo que se disponen
a lo largo de filas.
Filtro de informe: es un campo de pgina por el que se filtra toda la tabla dinmica; podremos mostrar los valores de todos los componentes del campo en la tabla
dinmica o elegir y mostrar la tabla dinmica con los valores de un solo componente del campo. Por ejemplo: mostrar las ventas para un empleado en concreto o la
de todos los empleados a la vez.
Pg. 311
TABLAS DINMICAS
EXCEL 2007
Valores: son los datos con los que se rellena la tabla dinmica, habitualmente son
los datos numricos que se disponen a lo largo de la tabla en funcin de la organizacin de los rtulos de columnas y filas establecidos. Por ejemplo: los valores de
las ventas realizadas.
Pg. 312
EXCEL 2007
TABLAS DINMICAS
En el ltimo bloque del cuadro elegimos si queremos crear la tabla en una hoja nueva o en una ya existente. En este ltimo caso bastar con indicar la primera celda,
a partir de la que se generar la tabla.
Pg. 313
TABLAS DINMICAS
EXCEL 2007
Seguidamente, queremos ver los resultados segn los turnos de trabajo y qu mes
se han vendido los productos. Lo que nos lleva a realizar dos niveles de agrupacin;
primero arrastramos el campo Turno al rea Rtulos de fila y, a continuacin y
debajo de ste, el campo Mes.
Al observar la tabla, veremos cmo los valores estn agrupados por turnos y dentro
de ellos por meses.
Ahora queremos ver los beneficios obtenidos en cada seccin, por lo que arrastraremos el campo Seccin al rea Rtulos de columna.
Pg. 314
EXCEL 2007
TABLAS DINMICAS
Para finalizar, tendremos que arrastrar el campo Total al rea Valores, para que
se muestren los datos numricos que representan las sumas de los beneficios
obtenidos.
Tal y como est la tabla ahora, los resultados ataen a todos los empleados, est
sin filtrar.
Si desplegamos la lista del filtro de la tabla, podremos escoger entre los distintos
empleados para filtrar resultados por cada uno de ellos.
Seleccionamos un nombre y pulsamos Aceptar, los resultados de las filas y columnas harn referencia a los datos del vendedor seleccionado.
Es muy importante destacar que la tabla es elstica y permite ir mostrando y ocultando cualquier tipo de datos de los que ofrecen los rtulos de filas y columnas.
Pg. 315
TABLAS DINMICAS
EXCEL 2007
Como podemos comprender, esta explicacin proporciona un ejemplo de tabla dinmica, pero las posibilidades son mltiples y la vista de tabla dinmica cambiar
permanentemente en funcin de lo que queramos consultar.
Campo Valor
Los valores que presentan las tablas dinmicas se agrupan en funcin de la operacin
realizada. Normalmente y por defecto, la suma. Por ejemplo: si un trabajador ha
trabajado en meses distintos en los mismos turnos y secciones, se mostrar un solo
valor de ventas que sumar las ventas de las dos cantidades de las veces repetidas.
En resumen, el tratamiento matemtico que se da a los datos es de suma, y la tabla
realiza las correspondientes agrupaciones y sumas totales y parciales.
Podremos variar la funcin a usar. Para hacerlo, desplegamos el campo Valores en
su rea dentro del panel de tareas de tabla dinmica y elegimos la opcin Configuracin de campo de valor.
Pg. 316
EXCEL 2007
TABLAS DINMICAS
Para eliminar un campo de la tabla, bastar con pincharlo y arrastrarlo fuera del
rea que lo contiene.
Si en el rea existiese ms de un campo, podemos variar el orden de stos arrastrndolos y colocndolos por encima unos de otros.
Si no queremos ver temporalmente un campo, desactivaremos la casilla de verificacin con su nombre de la lista de campos del panel de tareas.
Pg. 317
TABLAS DINMICAS
EXCEL 2007
Desde el botn Subtotales del grupo Diseo, podremos crear subtotales a los
campos agrupados y elegir donde queremos que se muestren stos, si en la parte
inferior o superior del grupo.
Desde el botn desplegable Totales generales, estableceremos la presencia o no de
stos en la tabla dinmica.
Pg. 318
EXCEL 2007
TABLAS DINMICAS
Podemos ordenar los datos como si de una tabla normal se tratase desde el grupo
Ordenar.
Debemos saber que si variamos el contenido de los datos de origen que usamos
para crear la tabla dinmica, stos no se actualizarn en la tabla dinmica hasta que
no pulsemos el botn Actualizar del grupo Datos.
Pg. 319
TABLAS DINMICAS
EXCEL 2007
Aparecer el mismo cuadro de dilogo que para crear tablas dinmicas en el que
tenemos que indicar el origen de los datos y el lugar donde se ubicarn.
A continuacin se crear una tabla dinmica como las que hemos visto anteriormente y un grfico basado en la misma. Tambin aparecer un panel de tareas para
la creacin del grfico dinmico. Si nos fijamos, es prcticamente idntico al que
usamos para crear las tablas dinmicas, con lo que tendremos que seleccionar y
arrastrar los campos a sus reas correspondientes.
El nico cambio apreciable es que el rea del Rtulo de columna mostrar los campos
que formarn la Leyenda del grfico y los Rtulos de fila en los Campos del Eje.
Pg. 320
EXCEL 2007
TABLAS DINMICAS
Las fichas contextual Herramientas de grfico dinmico y sus pestaas se utilizarn exactamente igual que las estudiadas para formatear y disear los grficos
comunes.
Pg. 321
Excel 2007
TEMA 26: PERSONALIZAR EXCEL
PERSONALIZAR EXCEL
EXCEL 2007
Opciones frecuentes
Una vez abierto el cuadro de dilogo Opciones de Excel, si pulsamos la categora
Ms frecuentes, encontraremos opciones para cambiar la apariencia de Excel.
Pg. 324
EXCEL 2007
PERSONALIZAR EXCEL
Si deseamos que no se muestre la barra de herramientas Formato cuando seleccionamos un texto, desactivaremos la casilla de verificacin Mostrar minibarra de
herramientas al seleccionar.
Desplegando la lista Combinacin de colores, podremos elegir otra gama de colores para la interfaz de Excel.
Tambin podemos variar el estilo y tamao de las fuentes de las celdas, as como el
nmero de hojas de los que consta un libro por defecto, desde la seccin Al crear
nuevos libros.
Pg. 325
PERSONALIZAR EXCEL
EXCEL 2007
Pg. 326
EXCEL 2007
Pg. 327
Excel 2007
TEMA 27: MACROS
2701 Introduccin
2702 Grabar una macro
2703 Asignar una macro a un botn
2704 Eliminar una macro
2705 Macros y seguridad
MACROS
EXCEL 2007
Introduccin
Excel pone a nuestra disposicin una herramienta muy potente que puede ayudarnos notablemente a agilizar los tiempos de realizacin de un trabajo. Esta herramienta se llama Macro.
Podramos definir una Macro como una serie de acciones que grabamos y guardamos bajo un nombre que podremos ejecutar a la vez con slo pulsar un botn o
una combinacin de teclas.
Bsicamente, existen dos tipos de Macros: las Macros por cdigo y las Macros
por pulsacin.
Para realizar las primeras, el usuario debe estar familiarizado con el lenguaje de
programacin Visual Basic, ya que deber escribir un mini-programa, usando el
cdigo que utiliza dicho lenguaje.
Para las segundas, las Macros por pulsacin, no es necesario ser un usuario tan experimentado, puesto que simplemente mediante la grabacin de las acciones que realizamos con el ratn y el teclado. Estas ltimas son el objeto de estudio en este tema.
Pg. 330
EXCEL 2007
MACROS
Pg. 331
MACROS
EXCEL 2007
Pg. 332
EXCEL 2007
MACROS
Para cambiar la apariencia del nuevo botn pulsamos el botn Modificar y se abrir el cuadro de dilogo Modificar botn, donde podremos elegir un icono de entre
los que se listan, y cambiar su nombre en el cuadro Nombre para mostrar.
Pg. 333
MACROS
EXCEL 2007
Cuando cerremos el cuadro Macros, aunque la macro haya sido eliminada, comprobaremos que el botn que tenamos asignado no desaparece. Si lo pulsamos, se
mostrar un mensaje que indica la ausencia de la misma.
Eliminaremos el botn desde el cuadro Opciones de Excel, pulsando el botn
Personalizar. Una vez ah, lo seleccionamos en su lista correspondiente y pulsamos el botn Quitar.
Ahora s que habremos eliminado correctamente todos los elemntos relacionados
con la macro.
Macros y seguridad
Las macros en un libro de Excel (y, en general, en la mayora de aplicaciones) pueden ser interpretadas como elementos que atentan contra la seguridad de nuestro
equipo. Esto es debido a que las macros son mini-programas realizados en un lenguaje de programacin que puede ser entendido como cdigo daino.
Cuando abramos un libro que contiene macros y nuestro estado de seguridad para
habilitarlas es alto, Excel preguntara si queremos aceptarlas o no. Es muy importante que no aceptemos macros de archivos de procedencia dudosa.
Adems, Excel permite configurar el nivel de seguridad de las macros. Para configurarlo
debemos mostrar una ficha que habitualmente no est en la Cinta de opciones.
Es la ficha Programador y la visualizaremos abriendo el cuadro de dilogo Opciones de Excel y activando la casilla de verificacin Mostrar ficha de Programador en la cinta de opciones del apartado Ms frecuentes.
Pg. 334
EXCEL 2007
MACROS
Una vez mostrada la nueva ficha en la Cinta de opciones, pulsamos sobre el botn Seguridad de macros del grupo Cdigo.
Se abrir un cuadro de dilogo que permite elegir entre cuatro estados de seguridad. El primero de ellos ser el ms alto, e ir disminuyendo hasta el ltimo
caso, que representa la seguridad ms baja; y que no debera estar activado
nunca.
Como se lee en las opciones, Excel habilitar las macros en funcin de que los libros
procedan de fuentes conocidas o estn firmados digitalmente.
Por defecto, Excel marcar la segunda opcin que representa un nivel de seguridad alto.
Del mismo modo, cuando guardemos un libro de Excel que contiene macros, debemos hacerlo con una extensin distinta a la habitual (*.xlsx), ya que sta no
permite albergar macros.
El tipo de archivo que debemos elegir en este caso es Libro de Excel habilitado
para macros (*.xlsm).
Lo mismo sucede si lo que guardamos es una plantilla de Excel que contiene macros. En lugar de usar como tipo de archivo el habitual para plantillas que es Plan-
Pg. 335
MACROS
EXCEL 2007
tilla de Excel (*.xltx), tendremos que elegir Plantilla de Excel habilitada para
macros (*.xltm).
Pg. 336