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Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de
ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que
hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos
vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un
tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas.
Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver
este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una
sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera
dinmica de acuerdo a tus necesidades.
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TABLAS DINAMICAS
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar
las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas
podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla
dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla.
Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:
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TABLAS DINAMICAS
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que
vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en
la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de
la tabla dinmica.
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TABLAS DINAMICAS
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con
este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de
una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis
de la informacin.
En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con
Excel para dejar claro el concepto.
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TABLAS DINAMICAS
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas
de la ficha Insertar.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica
en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se
crear la nueva tabla dinmica.
Prof. Rusbel Velsquez Caja
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TABLAS DINAMICAS
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la
lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de
todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde
arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o
como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo
Ventas.
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TABLAS DINAMICAS
De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y la tabla
dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la
necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas
dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la
informacin.
4. PARTES DE UNA TABLA DINMICA
Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente
detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el
funcionamiento de cada una de ellas.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla
dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla.
Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas
de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que
sern totalizados para cada columna y fila.
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TABLAS DINAMICAS
Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra
vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas,
filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre
los datos de la tabla dinmica.
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TABLAS DINAMICAS
Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos
los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar
inmediatamente a la tabla dinmica.
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TABLAS DINAMICAS
6. FORMATO DE VALORES EN UNA TABLA DINMICA
En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de
una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado.
Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica:
Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del rea Valores.
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TABLAS DINAMICAS
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TABLAS DINAMICAS
7. FILTRAR UNA TABLA DINMICA
Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla
dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte
como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y
solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para
indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el
botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.
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TABLAS DINAMICAS
En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la
tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:
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TABLAS DINAMICAS
Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.
Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo
cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.
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TABLAS DINAMICAS
9. MODIFICAR CAMPOS DE UNA TABLA DINMICA
Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite
cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la
informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla
con el comando Lista de campoque se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha
Opciones.
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TABLAS DINAMICAS
Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.
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TABLAS DINAMICAS
Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy
poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la
informacin de acuerdo a tus necesidades.
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TABLAS DINAMICAS
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TABLAS DINAMICAS
Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de
trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la
tabla dinmica:
De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que
aparecen dentro del grfico dinmico:
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TABLAS DINAMICAS
Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla
Suprimir.
Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja
donde ser colocado.
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TABLAS DINAMICAS
Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un
nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs
personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas.
Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.
13. CAMBIAR ORIGEN DE DATOS DE UNA TABLA DINMICA
Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de
ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A
continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que
se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.
Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has
especificado.
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