[MATERIAL DE AYUDA ACCESS]

I. ABRIR UN NUEVO ARCHIVO DE ACCESS

1. AL abrir ACCESS aparece la pantalla inicial donde seleccionamos la opcin Base de Datos en
Blanco.
2. Damos nombre a nuestra BD (BD Material de Ayuda ACCESS).
Hacer clic en el botn Crear.

II. Crear una tabla.

ACCESS provee varias vistas para las distintas operaciones, entre ellas destacan:
- La Vista de Hoja de Datos para llenar una tabla.
- La Vista de Diseo para crear las tablas.
Al abrir un nuevo archivo de ACCESS predeterminadamente aparecer la vista de Hoja de Datos de
una tabla nueva.
1. Cambiar la vista de Vista Hoja de Datos a Vista Diseo seleccionndola en el men Ver de la
ficha Diseo.

Ing. Claudio Figueroa

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2. Al cambiar la vista ACCESS nos pide guardar la tabla y nombrarla (Seccin XXX).
3. Luego de guardarla aparecer en el Panel de Objetos de ACCESS.

4. En la vista de Diseo definimos la tabla estableciendo:

A. El nombre de los campos (atributos), no deben comenzar con nmero, ni llevar algn carcter
especial (#, $, &, *, etc), ni puntos o comas.
B. El tipo de datos para cada campo, los cuales pueden ser entre otros:
- Texto, cadena de caracteres (letras y nmeros).
- Memo, igual que le anterior pero puede almacenar una mayor cantidad de caracteres.
- Nmero, enteros o decimales.
- Fecha/Hora.
- Moneda.
- Auto numrico, nmeros enteros que se incrementan en uno en forma automtica.
- Si/No.
- Objeto OLE, usado para almacenar imgenes, documentos (.doc, .txt, etc.)
C. Las propiedades de los campos, los cuales varan segn el tipo de dato, como ser entre otras:
- Tamao del campo.
- Formato.
- Mscara de entrada (slo tipo de dato texto o fecha/hora).
- Requerido, es decir si el campo puede quedar vaco para ciertos registros.

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5. La propiedad Requerido debe ser Si para los campos excepto para aquellos donde, para
algunos registros almacenados en la tabla, puede desconocerse o no existir en este momento un
valor para dicho campo. Ejemplo: campo Telfono en una tabla Clientes, algunos clientes si
tendrn telfonos, otros no. Las llaves primarias SIEMPRE DEBEN ser requeridas.

6. Debe asignarse una Llave Principal (PK) a las tablas, excepto los casos de tablas resultantes de
relaciones n a n.
Primero se selecciona el campo que ser PK, luego se hace clic en el cono Clave Principal (llave
amarilla.

7. Para cambiar el nombre de una tabla, debe cerrarse la misma y luego en el panel de objetos
hacer clic derecho sobre el nombre de la tabla y, en el men desplegado, seleccionar la opcin
Cambiar Nombre. En este ejemplo el nuevo nombre ser Seccin 986 y tendr los datos de los
alumnos matriculados en dicha seccin.

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8. Para crear una nueva tabla ir a la ficha Crear y seleccionar el comando Diseo de Tabla, se abre
la ventana de la Vista de Diseo.

III. Mscara de Entrada.

En la tabla Telfonos el campo Nmero_Telfono se defini como tipo de datos texto para
poder asignarle una mscara de entrada.
1. Seleccionar el campo al cual se le aplicar la mscara de entrada.
2. En las propiedades hacer clic en el botn que aparece en la lnea de mscara.

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3. En la ventana Asistente para Mscara de Entrada aparece una lista de mscaras, no aparece la
que necesitamos para el nmero de telfono, entonces hacer clic en el botn Modificar.

4. En la ventana Asistente para Personalizar Mscaras de Entrada, definir nuestra mscara para
el telfono:
- Descripcin: ingresar una corta descripcin (ej: Mscara de entrada para los nmeros
telefnicos).
- Mscara de entrada: utilizar ceros para los dgitos y guiones para los separadores (ej: 00-00-0000)
- Marcador de posicin: marca la posicin de cada dgito, predeterminadamente es el guin bajo.
- Datos de ejemplo: se debe introducir un nmero telefnico a modo de prueba.
- Tipo de mscara: si es para texto o para fecha.
5. Hacer clic en el botn Cerrar.

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6. En la lista de mscaras aparece nuestra mscara de entrada para los nmeros telefnicos,
seleccionarla y hacer clic en finalizar.

7. Para probar la mscara de entrada cambiar la ventana a Vista de Hoja de Datos, al hacer clic en
las celdas de la columna Nmero_Telfono aparecer la mscara de entrada.

Nota: Las tablas Seccin986 y Telfonos estn relacionadas con una cardinalidad de 1 a muchos
(un alumno puede estar relacionado con varios telfonos).
Seccin_986
(PK) Id_Cuenta

Telfonos
(PK) Id_Telfono
(FK) Id_Cuenta

En la tabla Seccin_986 el campo PK, Id_Cuenta, es un tipo de dato Nmero, entonces cuando se
inserta en una nueva columna en la tabla Telfono como FK, debe ser del mismo tipo de datos.
Se debe tener en cuenta que Autonumrico y Nmero son equivalentes, es decir que si una PK es
autonumrico como FK en otra tabla debe de ser nmero, Una FK nunca ser autonumrica.

IV. Relaciones.
Las relaciones se establecen en ACCESS copiando el campo PK de una tabla extremo 1 en la tabla
extremo n.
1. Para crear el grfico de relaciones en ACCESS se debe ir a la ficha Herramientas de Base de
Datos.
2. Hacer clic en Relaciones.

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3. En la ventana Mostrar Tabla agregar las tablas a relacionar, todas o ir agregando de poco.
4. Hacer clic en la Llave principal de una tabla y arrastrar el mouse hasta la llave fornea
correspondiente en la tabla relacionada (desde la PK a la FK que le corresponde). Hacer clic de
nuevo.

5. En la ventana Modificar Relaciones, verificar que se estn relacionando las PK y FK adecuadas,

seleccionar las siguientes casillas de verificacin:
- Exigir integridad referencial.
- Actualizar en cascada los campos relacionados.
6. Hacer clic en el botn Crear.

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V. Guardar la BD.
1. Deben de cerrarse todas las ventanas (de tablas y de relaciones).
2. Ir a la ficha Archivo y en el men seleccionar la opcin Guardar Base de Datos como.
3. Seleccionar la ubicacin deseada y hacer clic en el botn guardar.
VI. Importar Tablas.
1. Ir a la ficha Datos Externos y seleccionar el comando ACCESS.
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2. En la ventana Obtener Datos Externos dejar seleccionada la primera opcin.

3. Dar clic al botn examinar para buscar la base de datos externa (la que nos envi el compaero)
que guardamos en nuestro equipo. Hacer clic al botn Abrir.
4. Hacer clic en el botn Aceptar.

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5. Seleccionar las tablas que vamos a importar y hacer clic en el botn Aceptar.

6. En la siguiente ventana solo hacer clic en el botn Cerrar y veremos en el panel de nuestra base
de datos la(s) tabla(s) que acabamos de agregar.

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