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I.

SISTEMAS DE CAPACITACIN Y DESARROLLO DEL PERSONAL


El sistema de capacitacin y desarrollo de las personas en la empresa nace del
equilibrio necesario entre las competencias (conocimientos y habilidades)
actuales y futuras de las personas, y las necesidades presentes (representadas
por el cargo) y futuras de la organizacin en funcin de su entorno, su misin y
su estrategia.
Las actividades de desarrollo, de este modo, ayudan al individuo en el manejo
de responsabilidades futuras independientemente de las actuales. Como
resultado de esta situacin, la diferencia entre capacitacin y desarrollo no
siempre es muy ntida.
Muchos programas que se inician solamente para capacitar a un empleado
concluyen ayudndolo a su desarrollo y aumentando incluso su potencial como
futuro directivo. Podramos decir adicionalmente que la capacitacin se
relaciona con el hacer actual del empleado en la organizacin, y el desarrollo
con aspectos del ser que facilitan o permiten la expansin de sus dominios
necesarios para sus desafos futuros.
Sistema de La Capacitacin: Significa la preparacin de la persona en el
cargo. Es una actividad sistemtica, planificada y permanente cuyo propsito
es preparar, desarrollar e integrar los recursos humanos al proceso productivo,
mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes
necesarias para el mejor desempeo de todos los trabajadores en sus actuales
y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.
El Desarrollo: Se refiere a la educacin que recibe una persona para el
crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo. Tiene
objetivos a largo plazo y generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas
con una determinada filosofa que la empresa quiere desarrollar.
La capacitacin es para los puestos actuales y la formacin o desarrollo es
para los puestos futuros. La capacitacin y el desarrollo con frecuencia se
confunden, puesto que la diferencia est ms en funcin de los niveles a
alcanzar y en la intensidad de los procesos. Ambas son actividades educativas.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CAPACITACIN Y DESARROLLO DEL


PERSONAL

Preparar al personal para la ejecucin de las diversas tareas particulares de


la organizacin.
Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no slo en
sus cargos actuales sino tambin para otras funciones para las cuales la
persona puede ser considerada.
Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales
estn crear un clima ms satisfactorio entre los empleados, aumentar su
motivacin y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y
gerencia.

II.

PASOS DEL PROCESO DE CAPACITACIN


1. determinacin de necesidades de capacitacin
2. programacin de la capacitacin
3. ejecucin del programa de capacitacin
4. evaluacin de los resultados de la capacitacin.

1. DETERMINACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

La determinacin de necesidades de capacitacin es entonces una


investigacin sistemtica, dinmica y flexible, orientada a conocer las carencias
que manifiesta un trabajador y que le impide desempear satisfactoriamente
las funciones de su puesto. Entre los beneficios que proporciona un buen
estudio de DNC.
Tradicionalmente, la DNC se ha considerado como el paso inicial en el proceso
de capacitacin de personal. Sin embargo, antes de proceder al anlisis de
necesidades es necesario definir el mbito organizacional en el cual se llevar
a cabo el proceso, estableciendo objetivos y polticas generales para
determinar la magnitud y alcance del trabajo, definir estrategias, convencer e
involucrar a la gerencia, planificar un sistema antes de entrar en accin con la
DNC, todas estas actividades integran una primera fase del sistema de
capacitacin.

Detectar las necesidades de capacitacin permite que la empresa no corra el


riesgo de equivocarse al ofrecer una capacitacin inadecuada, lo cual
regenerara gastos innecesarios. La actividad de capacitacin debe estar
fuertemente alineada con los intereses del negocio para ser justificada. Deben
realizarse tres tipos de anlisis; estos son:
Anlisis Organizacional:
Es aqul que examina a toda la compaa para determinar en qu rea,
seccin o departamento, se debe llevar a cabo la capacitacin. Se debe tomar
en cuenta las metas y los planes estratgicos de la organizacin, as como los
resultados de la planeacin en recursos humanos.
Anlisis de Tareas:
Se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que va a
incorporarse en las capacitaciones.

Anlisis de la Persona:
Dirigida a los empleados en forma individual. En este anlisis se debe
comparar el desempeo del empleado con las normas establecidas en la
empresa y esta informacin es obtenida a travs de una encuesta. Los
principales medios utilizados para la determinacin de necesidades de
capacitacin son:

Evaluacin de desempeo

Observacin

Reuniones interdepartamentales

Examen de empleados

Modificacin de trabajo

INDICADORES DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Indicadores a priori:
Son los eventos que provocaran futuras necesidades de capacitacin
fcilmente previsibles. Los indicadores a priori son:

Expansin de la empresa y admisin de nuevos empleados.

Reduccin del nmero de empleados.

Cambio de mtodos y procesos de trabajo.

Faltas, licencias y vacaciones del personal.

Indicadores a posteriori:
Son los problemas provocados por las necesidades de capacitacin no
atendidas. Por lo general, estn relacionadas con la produccin o con el
personal y sirve como diagnstico de capacitacin. Se clasifican en:

Problemas de produccin

Problemas de personal

2. PROGRAMACIN DE LA CAPACITACIN

Consiste en la eleccin y prescripcin de los medios de capacitacin para


sanar las necesidades percibidas. En esta etapa se toman en cuenta los
siguientes aspectos:

Plantacin de la capacitacin.
La programacin de la capacitacin exige una planeacin que incluye lo
siguiente:
o Enfoque de una necesidad especifica cada vez.
o Definicin clara del objetivo de la capacitacin.
o Divisin del trabajo a ser desarrollado, en mdulos, paquetes o ciclos.
o Eleccin de los mtodos de capacitacin, considerando la tecnologa
disponible.
o Definicin de los recursos necesarios para la implementacin de la
capacitacin, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales,
mquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, entre
otros.
o Definicin de la poblacin objetivo
o Local donde se efectuara la capacitacin, considerando las alternativas en
el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
o poca o periodicidad de la capacitacin, considerando el horario ms
oportuno o la ocasin ms propicia.
o Clculo de la relacin costo-beneficio del programa.

3. EJECUCIN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN

Se deben tener en cuenta varias consideraciones al momento de la


implementacin de un Programa de Capacitacin:

El Diseo de un programa de Capacitacin debe incluir:


Nombre de la Actividad a capacitar.
Objetivos.
Participantes que incluir.
Lugar (Interna Externa)
Tiempo de Duracin Horarios.
Persona Responsable de la Capacitacin Instructor.
Metodologa Utilizada. (Tcnica de Capacitacin)
Recursos, Costos.
Bibliografa.
Evaluacin.

La capacitacin presupone el binomio instructor/aprendiz.


Los aprendices son las personas situadas en cualquier nivel jerrquico de la
empresa y que necesita aprender o mejorar los conocimientos que tienen sobre
alguna actividad o trabajo.

Los instructores son las personas situadas en cualquier nivel jerrquico,


expertos o especialistas en determinada actividad o trabajo y que transmiten
sus conocimientos de manera organizada a los aprendices.

Tambin presupone una relacin de instruccin/aprendizaje.


La instruccin es la enseanza organizada de cierta tarea o actividad y el
aprendizaje es la incorporacin al comportamiento del individuo de aquello que
fue instruido.

4. EVALUACIN DE LOS RESULTADOS DE LA CAPACITACIN.

La etapa final de la capacitacin es la evaluacin de los resultados obtenidos.


Es necesario evaluar la eficiencia del programa de capacitacin.
Esta evaluacin debe considerar dos aspectos:

a) Determinar si la capacitacin produjo las modificaciones deseadas en el


comportamiento de los empleados
b) Verificar si los resultados de la capacitacin presentan relacin con la
consecucin de las metas de la empresa.
Adems de estos dos aspectos, es necesario determinar si las tcnicas de
capacitacin empleadas son efectivas. La evaluacin de los resultados de la
capacitacin puede hacerse en tres niveles:
En el nivel organizacional. La capacitacin debe proporcionar resultados
como:
a) Aumento de la eficacia organizacional
b) Mejoramiento de la imagen de la empresa
c) Mejoramiento del clima organizacional
d) Mejores relaciones entre empresa y empleados
e) Facilidad en los cambios y en la innovacin
f) Aumento de la eficiencia

En el nivel de los recursos humanos. La capacitacin debe proporcionar


resultados como:
a) Reduccin de la rotacin de personal
b) Disminucin del ausentismo
c) Aumento de la eficiencia individual de los empleados
d) Aumento en las habilidades de las personas
e) Elevacin del conocimiento de las personas
f) Cambio de actitudes y de comportamiento de las personas

En el nivel de tareas y operaciones. La capacitacin puede proporcionar


resultados como:
a) Aumento de la productividad
b) Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios
c) Reduccin del ciclo de la produccin
d) Mejoramiento de la atencin al cliente
e) Reduccin del ndice de accidentes
f) Reduccin del ndice de mantenimiento de mquinas y equipo

Los criterios de eficacia de la capacitacin se vuelven importantes cuando se


consideran en conjunto con los cambios presentados en el ambiente
empresarial. Son pocos los empresarios que ven la capacitacin como una
forma de reducir costos y aumentar la productividad.
III.

HERRAMIENTAS PARA EVALUAR NECESIDADES DE CAPACITACIN

Para determinar la cantidad y el tipo de capacitacin que se requiere, debe


evaluarse la situacin actual, decidir las habilidades que se requieren y
establecer los conocimientos que le hacen falta al personal. Hay dos tipos de
necesidades de capacitacin: Para la primera, se debe utilizar la descripcin
del cargo o analizar las tareas para determinar los contenidos educativos
correctos en la capacitacin inicial. Para la segunda, hay que entrevistar a los
trabajadores y si es posible, realizar encuestas a clientes para identificar las
reas que requieren incluirse en la capacitacin. Puede utilizarse una variedad
de mtodos en este anlisis:
Anlisis de la descripcin del cargo y planes de trabajo.
Revisar la descripcin de funciones para cada cargo y sealar las habilidades
crticas que requiere la persona que ocupa el puesto. Si algn empleado no
tiene los conocimientos necesarios para su posicin, stos deben incluirse en
el programa de capacitacin y la persona que carezca de ellos debe asistir a
los mdulos correspondientes del curso. Utilizar el plan de trabajo para
asegurarse que los objetivos de la organizacin sern tratados en la
capacitacin.

Anlisis de tareas.
Para realizar este anlisis, hay que elaborar una lista de todas las tareas
grandes y pequeas que una persona efecta durante su trabajo y escribir en
detalle todas las actividades que componen cada tarea, determinar las
habilidades, conocimientos, actitudes, equipo, material, consecuencias y
riesgos que comprenda cada actividad. Por ltimo, agrupar esta informacin en
unidades de tareas relacionadas que requieren conocimientos y habilidades
similares, y transformar estas unidades en mtodos y objetivos de capacitacin
(didcticos o prcticos).
Supervisin y observacin en el trabajo.
Durante la observacin del cumplimiento de las rutinas de trabajo, hay que
saber detectar quien no entiende completamente una tarea y cuando la
desempea incorrecta o deficientemente o da informacin incorrecta.
Encuestas al personal.
Es conveniente preguntar al personal si tiene necesidades de adiestramiento.
Esto puede establecerse mediante entrevistas o a travs de encuestas que
determinen con precisin diferentes tipos de necesidades.
Encuestas a clientes. Aun cuando el propsito de este tipo de encuestas no es
el de identificar necesidades de capacitacin, pueden aprovecharse para
detectar situaciones susceptibles de mejorarse mediante la capacitacin. El uso
de tcnicas cualitativas, tales como los grupos focales, ayudan tambin a dicho
propsito.

Uso del "rbol de decisiones" para determinar si la capacitacin es


necesaria
Para utilizar el "rbol de decisiones", hay que comenzar desde arriba del
diagrama y delimitar exactamente cul es el problema de desempeo: Cul es
la diferencia entre lo que se tiene que hacer y lo que se est haciendo?
Debe determinarse enseguida si el problema es importante: Qu ocurrira si
no se da la capacitacin?
Luego hay que decidir si el problema obedece a falta de habilidades: Podra el
empleado hacerlo si su puesto dependiera de ello? Si no depende de una falta
de habilidades, entonces la capacitacin no mejora la situacin ya que el
problema es causado por algo que requiere una solucin diferente. Siga las
preguntas del lado derecho del "rbol de decisiones" para determinar qu
pasos tomar para corregir la dificultad.
An si el problema es causado por un conocimiento insuficiente o por la falta de
destrezas, la capacitacin no siempre es la solucin. Como lo demuestra la
secuencia izquierda del rbol, el empleado puede tener el conocimiento pero
necesita ms prctica para desempearse de manera efectiva, o el desempeo
puede corregirse mediante retroalimentacin del supervisor.
Por ejemplo, aunque una auxiliar de enfermera sepa tomar la presin arterial,
lo cual aprendi como parte de su capacitacin global, pas los primeros tres
meses de trabajo en la comunidad y recin regres a la clnica. No ha tomado
la presin arterial desde su capacitacin y necesita practicar, pero no volver a
capacitarse. En otro caso, una enfermera que ha trabajado en clnicas del
Ministerio de Salud durante diez aos, hace poco consigui un empleo en una
clnica privada. El supervisor de la enfermera not durante una insercin de
DIU, que la tcnica de la enfermera es diferente a la que establecen las normas
de la institucin. La enfermera lo ha realizado con regularidad y no necesita
ms capacitacin. Despus de recibir retroalimentacin de su supervisor, ser
capaz de seguir las normas sin ningn problema.

RBOL DE DECISIONES PARA LA CAPACITACIN

IV.

TIPOS DE CAPACITACION

Aunque son varios los tipos de capacitacin, si se hace un anlisis ms


profundo de los mismos se llega a los siguientes:
CAPACITACIN PARA EL TRABAJO.
Est dirigida al trabajador que va a desempear una nueva funcin; por ser de
nuevo ingreso, por promocin o reubicacin dentro de la misma organizacin.
Capacitacin de preingreso.- Se realiza con fines de seleccin,
concentrndose en proporcionar al nuevo personal, los conocimientos
necesarios y desarrollar sus habilidades y/o destrezas necesarias para la
ejecucin de las actividades del puesto.
Induccin.- Consiste en un conjunto de actividades, que informan al
trabajador sobre la organizacin, los planes, los objetivos y las polticas, para
apresurar su integracin al puesto, al grupo de trabajo y a la organizacin.
Capacitacin promocional.- Conjunto de acciones de capacitacin que dan
al trabajador, la oportunidad de alcanzar puestos de mayor nivel de autoridad,
responsabilidad y remuneracin.
CAPACITACIN EN EL TRABAJO.
La conforman diversas actividades enfocadas a desarrollar habilidades y
mejorar actitudes del personal, en las tareas que realizan. En ellas se conjuga
la realizacin individual con la consecucin de los objetivos organizacionales.
Adiestramiento. Consiste en una accin destinada al desarrollo de las
habilidades y destrezas de las destrezas del trabajador, con el propsito de
incrementar la eficiencia en su puesto de trabajo.
Capacitacin especfica y humana.- Consiste en un proceso educativo,
aplicado de manera sistemtica, a travs del cual las personas adquieren
conocimientos, actitudes y habilidades en funcin de objetivos definidos.

DESARROLLO: Este comprende la formacin integral del individuo y


especficamente, las que puede llevar a cabo la organizacin, para
contribuir a esta formacin.
Educacin formal para adultos.- Son las acciones llevadas al cabo por la
organizacin, para apoyar al personal en su desarrollo en el marco de la
educacin escolarizada.
Integracin de la personalidad.- La conforman los eventos organizados para
desarrollar y mejorar las actitudes del personal, haca s mismos y hacia su
grupo de trabajo.
Actividades recreativas y culturales. Se refiere a las acciones que se dan a
los trabajadores, en cuanto al esparcimiento necesario para integracin con el
grupo de trabajo y su familia, as como al desarrollo de su sensibilidad y
creacin intelectual y artstica.
CAPACITACIN INTERNA: Se llama interna no necesariamente porque se
realice dentro de la empresa, sino porque los instructores que la imparten
son miembros de la misma empresa. Su objetivo es ensear los rudimentos
de la labor especfica a la que va a dedicarse un nuevo trabajador o un
trabajador en un nuevo puesto.
Regularmente esta escuela se sita en un lugar aparte dentro de la empresa.
Este tipo de capacitacin conviene a organizaciones que tienen necesidad de
grandes cantidades de personal nuevo para la ejecucin de un nmero
reducido de clases o especies diferentes de trabajo.
CAPACITACIN EXTERNA Se llama externa porque, aunque se puede
realizar dentro de las instalaciones de la misma empresa, los instructores
que la imparten no son miembros de la empresa, sino personal calificado
contratado ex profeso para impartir un curso de capacitacin.
Se ocupa de dar mejor capacitacin tcnica o de proporcionar al personal la
formacin necesaria para asumir mayores responsabilidades. En otras
palabras, se ocupa del entrenamiento y desarrollo avanzado.

V.

BENEFICIOS DE LA CAPACITACIN DE LAS PERSONAS

Beneficios para la organizacin:

Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.

Eleva la moral de la fuerza de trabajo.

Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organizacin.

Mejora la relacin jefes-subordinados.

Es un auxiliar para la comprensin y adopcin de polticas.

Se agiliza la toma de decisiones y la solucin de problemas.

Promueve el desarrollo con vistas a la promocin.

Contribuye a la formacin de lderes y dirigentes.

Incrementa la productividad y calidad del trabajo.

Ayuda a mantener bajos los costos.

Elimina los costos de recurrir a consultores externos.

Beneficios para el trabajador que repercuten favorablemente en la


organizacin:

Ayuda a la persona en la solucin de problemas y en la toma de


decisiones.

Aumenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo.

Forja lideres y mejora las aptitudes comunicativas.

Sube el nivel de satisfaccin con el puesto.

Permite el logro de metas individuales.

Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Beneficios en relaciones humanas, relaciones internas y externas, y


adopcin de polticas:

Mejora la comunicacin entre grupos y entre individuos.

Ayuda en la orientacin de nuevos empleados.

Proporciona informacin sobre disposiciones oficiales.

Hace viables las polticas de la organizacin.

Proporciona una buena atmsfera para el aprendizaje.

Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

VI.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

El Desarrollo Organizacional debe ser un proceso dinmico, dialctico y


continuo, de cambios planeados, a partir de diagnsticos realistas de situacin,
utilizando estrategias, mtodos e instrumentos que miren a optimizar la
interaccin entre personas y grupos, para constante perfeccionamiento y
renovacin de sistemas abiertos tcnico-econmico-administrativo de
comportamiento, de manera que aumente la eficacia y la salud de la
organizacin y asegurar as la supervivencia y el desarrollo mutuo de la
empresa y de sus empleados.
Programa dirigido a cambiar actitudes, valores y creencias de las personas a
fin de que ellos mismos puedan identificar y aplicar los tipos de cambios
tcnicos que se requieren, generalmente con la ayuda de un agente del cambio
externo o consultor.
El Desarrollo Organizacional requiere:
Visin global de la empresa
Enfoque de sistemas abiertos
Compatibilizacin con las condiciones de medio externo
Contrato consciente y responsable de los directivos
Desarrollo de potencialidades de personas, grupos, subsistemas y sus
relaciones (internas y externas) institucionalizacin del proceso y auto
sustentacin de los cambios.
El Desarrollo Organizacional implica: Valores realsticamente humansticos (la
empresa para el hombre y el hombre para la empresa) adaptacin, evolucin
y/o renovacin - esto es cambios que, aunque fueran tecnolgicos,
econmicos, administrativos o estructurales, implicarn en ltimo anlisis
modificaciones de hbitos o comportamientos.
Entre los principales objetivos del Desarrollo Organizacional estn:
El desarrollo de un sistema viable y capaz de auto renovarse, es decir, que
se pueda organizar de varias maneras, de acuerdo con las tareas: La

funcin determina la forma. En lugar de que las tareas encajen en las


estructuras ya establecidas.
La optima efectividad del sistema estable (cuadro bsico organizacional) y
de los sistemas temporales (proyectos, comisiones, etctera) por medio de
mecanismos de, mejora continua (anlisis del trabajo y recursos para
feedback).
El avance hacia una gran colaboracin y poca competencia entre las
unidades interdependientes. Uno de los mayores obstculos para conformar
organizaciones efectivitas es la cantidad de energa gastada en
competencia inapropiada, energa que, por lo tanto, no es til en la
obtencin de metas.
Crear condiciones en las cuales surjan los conflictos y se manejen. La
organizacin debe ver los conflictos como inevitables y que deben ser
trabajados. Generalmente se gasta ms energa tratando de eludir, cubrir
o maniobrar los conflictos, inevitables en una organizacin, en lugar de
resolverlos.
Que las decisiones se tomen sobre las bases de la fuente de informacin y
no de las funciones organizacionales. Esto no solo significa que las
decisiones deben movilizarse hacia abajo en la organizacin, sino
determinar cul es la mejor fuente de informacin para trabajar sobre un
problema en particular, y es ah donde debe situarse la toma de decisiones.
Todas las actividades de desarrollo organizacional apuntan al mejoramiento
continuo de la empresa basndose en la retroinformacin, la capacitacin para
la sensibilizacin y la formacin de equipos
La gestin del talento humano, en un mundo que cambia con toda rapidez, no
puede quedarse en las simples actividades de enganche y mantenimiento de
los recursos humanos, el enfoque debe ser estratgico convirtindose en un
aliado organizacional para construir organizaciones que aprenden, que crean,
que adquieren y transmiten conocimiento.