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Le Groupe Lea au service de votre mobilit

Pourquoi et comment externaliser sa flotte automobile ?

Une tendance de fond : se recentrer sur son mtier de base pour crer de
la valeur

Pour votre actionnaire : optimiser les ressources

Pour vos clients : optimiser la valeur ajoute des produits ou services
Pour vos conducteurs : optimiser la mobilit
Pour vos employs : optimiser ses comptences

Conclusion :
Bien faire ou externaliser

Cration de valeur

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Contrats
dexperts

Mtier de
base

Outsourcing

Frquence
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Externaliser : une stratgie dentreprise pour :

Recentrer ses ressources (humaines et matrielles) sur son mtier de base,

Matriser ses cots directs et contrler les intervenants,
Matriser les frais annexes ou induits,
Amliorer la qualit,
Se donner une souplesse.

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Lapplication au matriel roulant

Des tches frquentes et non stratgiques

Pour lutilisateur : disposer en permanence dun vhicule fiable et adapt,

Pour le gestionnaire : contrler la ralit conomique et oprationnelle de
lusage de la flotte,
Pour le financier : optimiser le cot total de possession de la flotte automobile.

Une volution des objectifs de lentreprise

Passer de lutilisation une mobilit matrise,

Passer de linformation la dcision,
Passer dun contrle hirarchique un contrle de march.

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Services Disponibles : Full service Leasing ou Fleet Management

Politique
dattribution
Soustraitance

Rpartition des diffrents cots

d'un vhicule

Analyse et
optimisation

4%

21%
Reporting /
Supervision
permanente

Maintenance
/ rparations

Conducteur
Gestionnaire
Dcideur

13%

11%

Assurance &
Gestion des
sinistres

Gestion des
pneumatiques

Gestion du
carburant

13%

Assistance

38%

Frais et gestion

Maintenance

Assurance

Intrt

Amortissement

Carburant

Vhicule
dappoint

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Externalisation et LLD
La location longue dure rpond une dmarche d'externalisation de la
"problmatique automobile" :

En terme financier :

Rduction des cots directs et indirects,

Allgement des immobilisations,
Matrise du budget,
Report du risque la revente sur un tiers.

En terme de gestion :

Simplification du pilotage et du contrle,

Optimisation des ressources en transfrant les tches rptitives et
consommatrices de temps sur le loueur,
Hausse de la valeur ajoute pour lentreprise.

En terme de service :

Amlioration du service,
Interlocuteur unique : cellule ddie.
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LE CONSTAT D'EXPERIENCE
La situation relle - 1er constat

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LE CONSTAT D'EXPERIENCE
La situation relle 2me constat
l'Entreprise recherche la simplification de la gestion de son parc mais
recourt souvent plusieurs intervenants pour maintenir la concurrence.

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Des effets sur la gestion

Relle perte de temps faire linterface entre :

Les utilisateurs, le loueur, les services contrle et gestion,

Certains prestataires du "monde automobile".

Exemple :
Lors des commandes : adquation des choix et disponibilits des vhicules et
matrise du budget.
Lors des livraisons : synchronisation des dlais et des lieux.
Lors de l'utilisation : rponses aux problmes et questions diverses.
Lors des pannes ou accidents : gestion des sinistres et suivi des rparations.
Lors des restitutions ou reventes : collecte des divers formulaires, synchronisation
des renouvellements, expertises

A contrario, un manque de temps pour mieux :

Analyser les rsultats et mettre en place les actions correctives adquates,

Piloter et mettre en concurrence les systmes de gestion possibles,
Contrler les cots induits annexes et vrifier les performances.
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Des effets sur la politique vhicule

Un pilotage difficile :

Des interlocuteurs multiples,

Des procdures htrognes,
Des informations et reportings diffrents et orients par leur auteur.

D'o ncessit de travaux de synchronisation et de compilation pour

obtenir une vue globale et conduire la politique automobile de
l'Entreprise.

D'o ncessit dindpendance et de stabilit quelque que soit les

modes de gestion et leurs oprateurs .

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La logique dune externalisation valeur ajoute

La problmatique automobile est parfois disperse

Lea Easy Mobility globalise la gestion automobile et la prend

en charge intgralement quel que soit le mode de financement

ou la nature du parc auto.

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Lea Easy Mobility : lefficacit dune approche indpendante

Audit de Flotte

Suivi et
Contrle

Prconisations

Louer est une question :

De refinancement
De chane logistique
De risques (revente)
Gestion
oprationnelle

Cahier des
charges

Mise en place

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Mise en place dune solution

Dans tous les cas, la mise en place d'une solution complte
dexternalisation interne ou externe ncessite une phase d'analyse
approfondie.

L'objectif est de dterminer sur la base de l'existant des besoins et souhaits

d'volutions ainsi que le cahier des charges prcis mettre en uvre :

La politique automobile et les rgles appliquer,

Les relations et modes de fonctionnement,
Les objectifs quantitatifs et qualitatifs,
Les actions corrigeant les dfaillances, sources de pertes oprationnelles et
de cots cachs.

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Une opportunit doptimiser

Optimiser la politique vhicule dentreprise :

Les rgles dattribution des vhicules,

Les utilisateurs,
Les prestations de service,
Les rgles dutilisation des vhicules,
Les objectifs quantitatifs et qualitatifs.

GROUPE

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Rationaliser et laborer une documentation administrative commune :

Guide de lutilisateur,
Note dinformation interne,
Catalogue Tarification (support papier et/ou intranet informatique),
Bon de commande,
PV de restitution,
PV de mise disposition,
Facturation.

GROUPE

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Contrler la production

Mise en concurrence systmatique au jour le jour des offres de services,

Situations de parc selon l'organisation souhaite,

Fiscalit (envoi des tats fiscaux TVTS, Taxe Professionnelle, Amortissements

non dductibles),

Suivi de la sinistralit,

Suivi de la cohrence de l'volution du parc, proposition de modification de

contrat, dbut et arrt de contrat.

Analyser, comparer, conseiller et informer

Analyse des cots, leur volution et les recommandations,

Informations techniques
nouveauts, fiscalit...),

Aide la prvention (sinistralit, anticipation frais de retours),

Contrle des performances.

GROUPE

(quipements

Lea

et

options

des

vhicules,

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Une organisation multi-loueurs, multi-systmes

GROUPE

Lea

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Une organisation oriente service +

CONDUCTEUR

GESTIONNAIRE

MAINTENANCE

ASSISTANCE

ASSURANCE

PNEUMATIQUES

CARBURANT

RESTITUTION

COTATIONS

ACHATS

GROUPE

Lea

VH DE REMPLACEMENT

CONTROLE

COMPTABILITE

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Cycle de vie, mandat et outils de gestion
Cotation
Cot de revient
total, nouveau
budget

Revente

Retour, contreexpertises

Contrat, car
policy

Acceptations

Lea Easy Mobility

Une analyse indpendante, multi

parc, multi systme, pivot des
volutions futures

Suivi du par cet

de ses anomalies

Commandes et
mise en service

Services et
prestations

Contrle,
consolidation
factures

GROUPE

Lea

Assurance et
dommages

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De la mise en service dun vhicule

Les diffrentes tapes

Le Groupe Lea au service de votre mobilit

1

Recherche meilleure offre ou tarification Longue Dure.

Rception de la commande.

Ouverture informatique du dossier.

Recherche de disponibilit auprs du rseau constructeur.

dition et envoi du bon de commande au concessionnaire concern.

dition et envoi des conditions particulires au client.

Suivi du dlai de livraison.

Mise disposition dun vhicule dattente en cas de retard de livraison.

dition et envoi de la confirmation de la date et du lieu de livraison lutilisateur.

10

Immatriculation du vhicule.

11

Commande au ptrolier de la carte carburant.

12

mission de la carte verte dassurance, information au courtier.

13

mission de la carte dentretien.

14

Livraison du vhicule avec toute sa documentation.

15

Rception du bon de livraison sign par lutilisateur.

16

Mise en rglement de la facture.

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Suivi et gestion des anomalies du vhicule pendant sa dure de vie :

Vrification des Kms effectus / Kms contractuels ou prvus,

Vrification des frquences de rvision en fonction des Kms effectus,
Transfert, expertise et mise jour de ltat de parc en cas de changement
de lutilisateur,
Vrification de la consommation en carburant et autres dbits,
Mise disposition dun vhicule relais en cas de vol ou de destruction
(accident, incendie),
Suivi des dlais de rparation et relances auprs du garage concern,
Demande de duplicata de documents en cas de vol ou perte,
Traitement des amendes.

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Contrle de la maintenance :

Accord pralable auprs des garagistes,

Contrle des kilomtres,
Vrification du bien fond de la rparation,
Contrle des factures (barmes temps, prix des pices dtaches,
remises...),
Recours constructeurs,
Saisie des rparations effectues et cration de lhistorique
maintenance/vhicule,
Rglement des factures avec rdition si frais rels.

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Gestion des accidents

Aide au conducteur dans la rdaction du constat,

Organisation du remorquage du vhicule,
Mise disposition dun vhicule de remplacement dans le cadre de loption
souscrite,
Estimation des intervenants ncessaires et dfinition dun processus avec le
collaborateur,
Prise des rendez-vous,
Ngociation et suivi des dlais dintervention,
Contrle de la fin des rparations,
Organisation de la reprise du vhicule par le collaborateur.

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Restitution du vhicule

Information lutilisateur du lieu de restitution, coordination et mise

disposition du nouveau vhicule,
Collecte des documents et contrle de ltat du vhicule la restitution,
Prise de rendez-vous si besoin d'une expertise,
Le cas chant, apprciation et chiffrage des usages ou dommages
anormaux,
Destruction de la carte carburant et annulation auprs du ptrolier,
Gestion de larrt des primes dassurance, contrle et arrt de facturation si
LLD,
Information,
Collecte, manutention, stockage, revente pour compte (si vhicule non
lou).

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Les solutions dexternalisation : principaux avantages

Service personnalis indpendant, multi-parc, multi-loueur, multi-systmes,

Rapidit et qualit des rponses amliore,

Efficacit de traitement des demandes,

Optimisation des conomies, en ne payant que la juste consommation et

en limitant les frais annexes (frais de remise en tat par ex),

Reporting prcis, consolid, indpendant non orient,

Dveloppement dactions de contrle, conseil, information,

Mutation et volution dun systme de gestion lautre, facilites,

Optimisation budgtaire par consolidation des frais rels constats.

Sur la base d'un Contrat-Cadre prcis, lexternalisation permet l'Entreprise de mettre

sous contrle ses intervenants, de se concentrer exclusivement sur le pilotage de son
parc automobile sur la base d'objectifs quantitatifs et qualitatifs.
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