Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos

Subdireccin de Bibliotecas Pblicas

Mdulo 4
Clase 10
Documento
Duracin

: Planilla de Clculo- Excel

: Grficos
: Plan de Clases
: 60 minutos

Objetivo General
Familiarizar a los alumnos con los conceptos bsicos de un grfico de Excel y
ensearles a usar el Asistente de Grficos.
Objetivos Especficos
Reconocer las diferentes partes de un grfico
Usar el Asistente de Grficos

Vista general de la clase

Tiempo calculado

Tema

5 minutos

Repaso de la clase anterior

5 minutos

Introduccin

10 minutos

Reconociendo las diferentes partes de un grfico

10 minutos

Usar el Asistente de Grficos

5 minutos

Cierre

10 minutos

Presentacin del proyecto de la clase: La Granja

Coordinacin de Capacitacin
Proyecto BiblioRedes

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Repaso
Haga un repaso de las clases anteriores y responda las dudas que an puedan
tener sus alumnos.

Cuerpo de la Clase
Introduccin
Alguna vez ley algo que no lleg a comprender totalmente, pero la visualizacin
posterior de un grfico (o grfica) le permiti aclarar y comprender el concepto? No le
resultan por ejemplo ms claros de entender los resultados de una eleccin viendo un
grfico con la votacin obtenida por los diferentes candidatos que una lista con el nmero
total de votos de cada uno?
Excel incluye una funcin de grficos que puede usar para explicar los datos y
representarlos de manera sencilla. A muchas personas, la expresin grfica de los
conceptos les ayuda a comprender la importancia de los listados de nmeros. Los
grficos tambin pueden ayudar a que alguna presentacin o algn documento escrito
parezca ms profesional y el lector retenga mejor lo que se quiere transmitir.
Con el Asistente de Grficos que se ensear a utilizar en esta clase, es muy fcil crear
casi cualquier grfico que se necesite. Al final de la clase los alumnos tendrn la
oportunidad de aplicar lo aprendido hoy para crear un grfico en el proyecto de la granja
que empezaron en la clase pasada.

1. Reconociendo las Diferentes Partes de una Grfica

Una de las funciones ms tiles de Excel es la de crear un grfico. Un grfico es una
herramienta que lo ayuda a visualizar datos, a compararlos, a observar sus cambios y a
verlos de forma global y sintetizada. En los grficos se ve la informacin de forma ms
fcil y rpida que en una columna de una hoja de clculo, y son especialmente ms claros
para las personas que asisten a una presentacin y no tienen demasiado tiempo para
detenerse a revisar el detalle de los nmeros. Existen varios tipos de grficos, pero en
este curso bsico de Excel slo hablaremos de los tres ms comunes:

Grfico de columnas o barras:

til para observar seguimientos de tendencias de cifras o para comparar nmeros. Cada
columna representa un valor determinado. El grfico de barras es la versin horizontal del
grfico de columnas.

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Grfico de Columnas

(figura 1)
Grfico de Barras

(figura 2)
Grfico circular:
ste muestra la relacin de las partes con respecto al todo. Si el crculo es la totalidad de
los datos de origen, cada porcin del crculo representa un nmero individual.

Grfico circular

(figura 3)

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Grfico de lneas:
ste es mucho ms til para observar las tendencias durante el transcurso del tiempo.
Estos grficos facilitan estudiar el alza o la baja de un determinado elemento. Una
variacin del grfico de lneas es el grfico de rea en el cual se sombrea con un color
especfico el rea que est debajo de la lnea.

Grfico de lneas

7
5

6
4

3
2

9
8

(figura 4)
La seleccin correcta de un tipo de grfico para mostrar los datos realmente puede lograr
expresar su idea claramente. Tambin puede ocurrir lo contrario: la seleccin incorrecta
puede producir confusin. En esta seccin hablaremos de las diferentes partes de un
grfico de Excel, utilizando como ejemplo un grfico de columnas que los alumnos
aprendern a crear al final de la clase. ste ser el primero de los tres tipos de grficos
que se ensearn.

Las diferentes partes de un grfico:

Como hemos visto, en Excel es posible construir un grfico a partir de datos insertos en
una tabla. Volvamos a nuestro proyecto Granja. La tabla que mostramos a continuacin
contiene los datos de origen, es decir el rango de celdas que contienen la informacin
esencial en base a la cual el grfico se construye. Esta informacin est constituida por
la serie de datos, es decir los valores que se incluirn (en este caso el nmero de
animales de cada granjero) y por las categoras que nos permitirn saber a qu
corresponden dichos datos.

Animales de la Granja 2000

Pablo Macarena
Caballos
Gallinas
Chanchos
Vacas

8
13
15
12

10
19
10
6

Javier
17
15
6
9

Lorena
14
7
12
11

Serie de
datos

(figura 5)
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En base a estos datos, es posible construir el siguiente grfico de columnas:

ttulo

Animales de la Granja 2000

N de animales

Eje de
valores
(eje Y)

leyenda

20
15
10

Caballos
Gallinas
Chanchos

5
0
Pablo

Macarena

Javier

Lorena

Vacas

Granjeras/os

Eje de categoras
(eje X)

(figura 6)

2. Cmo Crear un Grfico de Columnas Usando el Asistente de Grficos de

Excel
En esta seccin se aprenderemos a utilizar el Asistente de Grficos para crear un grfico
de columnas. El Asistente de Grficos nos guiar a travs de las sucesivas etapas para
ingresar la informacin que nuestro grfico.

Cmo abrir el Asistente de Grficos de Excel:

Abra el archivo de Excel que debe haber guardado en la carpeta de Mis Documentos
de la clase pasada. Debe tener el nombre de tabla1.xls.
Seleccione los datos que se incluirn en el grfico. Se deben incorporar en esta
seleccin elementos tales como ttulos e identificadores de serie, en este caso, estos
seran los nombres de los meses y los aos.

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(figura 7)

Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando todas las celdas que se
seleccionarn son contiguas, recuerde que los datos que se seleccionan no tienen que
ser contiguos (aprendimos cmo hacer esto en la clase pasada).
Ahora est listo para abrir el Asistente de grficos. Hay dos maneras para hacer esto:
1. Haga clic sobre el botn para Asistente de grficos de la barra de herramientas

2. Haga clic sobre la opcin Insertar en la barra del men. En seguida se abrir
un men entre el cual encontrar la opcin Grfico. Al hacerlo, se abrir la
ventana de dilogo para Asistente de Grficos

(figura 8)

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Paso 1 de 4 del Asistente de Grficos

(figura 9)
1. El primer paso del Asistente de Grficos tiene que ver con la seleccin del tipo de
grfico. En nuestro caso utilizaremos un grfico tipo estndar para crear un grfico de
columnas. Asegrese de en la ventana Tipo de Grficos, est seleccionada la
opcin Columnas. Seleccinelo haciendo un clic.
2. Luego se debe seleccionar uno de los subtipos de grfico correspondientes a
Columnas. Para este ejercicio utilizaremos una columna agrupada, es decir el primero
que se encuentra en la esquina superior izquierda del men Subtipo de Grfico. Al
hacer clic sobre este recuadro se deber oscurecer.
Para ver una muestra preliminar del grfico, y corroborar que es el que deseamos ,
oprima el botn que se encuentra debajo del men Subtipo de grfico y mantngalo
oprimido. La muestra preliminar se ver en el espacio donde antes estaba el men
Subtipos de Grfico.
En la parte inferior de esta ventana y en la de todos los 4 pasos del Asistente de
Grficos se encontrarn los siguientes botones: Cancelar, Atrs, Siguiente y Finalizar.
Sirven respectivamente para abortar la construccin del grfico, retroceder y avanzar
un paso dentro del asistente, y para saltarse pasos e ir directamente al final, creando
as el grfico con las opciones predeterminadas.

(figura 10)
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Ahora, haga clic en el botn Siguiente para avanzar al siguiente paso.

Paso 2 de 4 del Asistente de Grficos

(figura 11)

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(figura 12)

En el segundo paso del Asistente de Grficos se verifican o se cambian los rangos de

celdas que contengan la informacin usada para crear el grfico.
Si la serie de datos que se quiere demostrar est expresada en filas, se debe dejar
seleccionada la opcin Filas. Si la serie de datos que se quiere demostrar est
expresada en columnas, se hace clic sobre la opcin Columnas. La seleccin fila o
columna en el paso 2 afecta significativamente la apariencia del grfico. Para
corroborar esto, le sugerimos seleccionar primero filas y ver como el grfico aparece
en la ventana del asistente. Haga lo mismo a continuacin con Columnas. Para
efectos de este ejercicio, vuelva seleccionar fila.
En la mayora de los casos, incluyendo este, Excel interpreta correctamente la
orientacin de los datos y no se necesita hacer nada ms en este paso que hacerle
clic en el botn Siguiente en la parte inferior de la ventana.

Paso 3 de 4 del Asistente de Grficos

El tercer cuadro de dilogo del Asistente de Grficos presenta opciones para definir la
apariencia del grfico. La cantidad de botones tipo pestaa que aparecen en la parte
superior de este cuadro depende del tipo de grfico seleccionado. El mximo de botones
son seis como en el caso de nuestro ejemplo. Haciendo clic sobre cada uno de ellos usted
podr definir algunas opciones especiales. Aunque en este ejercicio no ser necesario
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hacer mayores cambios, veremos brevemente a continuacin qu permite modificar cada

uno de ellos.

Ttulos: Permite ingresar ttulos para varias partes del grfico. En nuestro caso se
debe escribir Animales de la granja 2000 en el espacio para el Ttulo del grfico

(figura 13)

Eje: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.

(figura 14)

Lneas de divisin: Permite especificar las lneas de divisin, si las hay en el tipo de
grfico que se est creando. Esta ventana de dilogo cambia segn las dimensiones
del grfico.

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(figura 15)

Leyenda: Permite especificar si se quiere mostrar una leyenda para el grfico y definir
la ubicacin de sta con relacin al grfico: debajo, en la esquina, arriba, a la derecha,
o la izquierda.

(figura 16)

Rtulos de datos: Especificar si quiere mostrar rtulos de datos (y qu tipo)

para las series de datos. Haciendo clic sobre la opcin Mostrar valores
despliega la cantidad que representa cada punto en el grfico. Haciendo clic
sobre la opcin Mostrar rtulos despliega el nombre de la etiqueta de esa
serie. Las otras opciones no se utilizarn en este ejemplo.

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(figura 17)

Tabla de datos: Especificar si se quiere mostrar una tabla de los valores

usados en el grfico. Tambin permite mostrar la tabla de datos junto al
grfico.

(figura 18)

Como ver, para hacer un grfico sencillo como el nuestro, no es necesario intervenir en
esta etapa (excepto para ingresar un ttulo). El asistente ha tomado las decisiones
correctas por nosotros.
Haga clic sobre el botn Siguiente para avanzar al paso final.

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Paso 4 de 4

(figura 19)

En el cuarto paso se especifica dnde se quiere mostrar el grfico. Se puede mostrar

como una hoja de grfico separada o como un objeto en una hoja de clculo
existente. Seleccione como objeto en: hoja 1
Luego haga clic sobre el botn Terminar y Excel crear el grfico de acuerdo con sus
especificaciones las cuales aparecern en la misma hoja de clculo donde estaba la
tabla que se cre en la clase anterior.

Felicitaciones!
Recuerde que usted siempre tiene la posibilidad de cambiar el grfico. Slo haga clic
sobre el grfico y haga clic sobre el botn Asistente de Grficos para modificar un grfico
existente.
Aqu se realizar el Ejercicio de repaso I: Crear una grfica para el proyecto de la
Granja.

3. Cierre
En esta clase nos familiarizamos con los conceptos bsicos relacionados con los grficos
creados en Excel y empezamos a experimentar con esta poderosa herramienta del
programa. Se explic que entre todos los diferentes tipos de grficos posibles con Excel,
el grfico de columnas o barras, el grfico circular y el grfico de lnea son los ms
populares. Entre estos el que aprendimos a usar hoy era el grfico de columnas. Adems
hablamos del eje de categoras y del eje de valores.
Al explicar el Asistente de Grficos hablamos de cada uno de sus 4 pasos y vimos qu
opciones nos ofreca cada uno para especificar diferentes aspectos del grfico. En el
primer paso, cuando se escoge el tipo de grfico y el subtipo es muy importante saber
escoger el tipo de grfico que sea apropiado para los valores que se quieren representar.
En el segundo paso, se confirman o se cambian las configuraciones predestinadas que
Excel ha interpretado como el rango de celdas que sern representadas en el grfico y el
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orden en que se organizarn. En el tercer paso, se puede hacer todo tipo de

modificaciones incluyendo darle ttulos a las diferentes partes del grfico, seleccionar el
tipo de valores representado por los ejes, especificar las lneas de divisin, etc. El ltimo
paso del Asistente de Grficos ofrece la oportunidad de decidir si lo queremos es que
aparezca en una hoja de grfico aparte o que aparezca en la misma hoja de clculo
donde est la tabla que usamos para crear el grfico. Se les record a los estudiantes que
aun habiendo creado un grfico, podrn volver a usar el Asistente de Grficos en
cualquier momento para hacer algn tipo de modificacin. Finalmente, los alumnos
tuvieron la oportunidad de practicar lo aprendido en el proyecto de clase.

Respuestas Ejercicio 10.1

1. Respuesta: Grfico de barras o columnas, grfico circular y grfico de lnea.
2. Respuesta: Cuando se est haciendo un seguimiento de tendencias o para
comparar nmeros.
3. Respuesta: Cuando se quiere mostrar la relacin de las partes con respecto al
todo.
4. Respuesta: Para seguir las tendencias durante el transcurso del tiempo,
5. Respuesta: Son el rango de celdas que componen un grfico
6. Respuesta: Es donde aparece el significado de cada color del grfico
7. Respuesta: sta contiene los valores que se estn representando en el grfico,
generalmente los nmeros incluidos en las filas o columnas de los datos de
origen.
8. Respuesta: En un grfico de columnas ste es siempre el eje Y, y representa
los valores o unidades de los datos de origen.
9. Respuesta: En un grfico de columnas ste es siempre el eje X. Se denomina
as al eje que identifica a cada serie de datos.
10. Respuesta: Mediante el botn en la barra de herramientas y mediante

la

opcin Insertar en la barra de men.

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