TEMA: CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS 2007

INDICADOR DE LOGRO
Aprender cmo se llaman los elementos bsicos de Access 2007, dnde estn y para qu sirven.
Aprender a crear, abrir, cerrar archivos en Access
CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS 2007.
Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de los
programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de
datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de
gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las
tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por
cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener
informacin sobre los pedidos de stos.
Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre
un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos
que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para
un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los
datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
Campos
Cdigo

Nombre

Apellidos

Direccin

C.P.

Registro 1

Luis

Grande Lilos

C/ Germanas, 23

46723

Registro 2

Marta

Fran Dardeno

C/ Mayor, 34

46625

Registro 3

Francisco

Juan Lpez

C/ Valle, 56

46625

Registro 4

Mara

Huesca Bueno

C/ Franciscano, 67

46521

Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de
las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.
Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de
las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la
introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes.
Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una
tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas.
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet
o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms avanzado.
Macros.
Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access
realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un
formulario.
Mdulos.
Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual
Basic. Realmente se trata de programacin con Access.

Qu son las bases de datos?

Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma organizada para
que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente. A continuacin te presentamos una gua que te explicar el concepto y
caractersticas de las bases de datos.
El trmino de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una
base de datos se puede definir como un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada estructurada.
Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en
discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o ms
columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la informacin sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla,
cada fila de la tabla conforma un registro.
Definicin de base de datos
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y
explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular.
Caractersticas
Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos mencionar:
Independencia lgica y fsica de los datos.
Redundancia mnima.
Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditora.
Respaldo y recuperacin.
Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.
Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD)
Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (en ingls DataBase Management System) son un tipo de software muy
especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de
un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta.
Ventajas de las bases de datos
Control sobre la redundancia de datos:
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie
espacio de almacenamiento, adems de provocar la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros estn integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los
mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en
ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.
Consistencia de datos:
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un
dato est almacenado una sola vez, cualquier actualizacin se debe realizar slo una vez, y est disponible para todos los
usuarios inmediatamente. Si un dato est duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede
encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen consistentes.
Comparticin de datos:
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en los
sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que
estn autorizados.
Mantenimiento de estndares:Gracias a la integracin es ms fcil respetar los estndares necesarios, tanto los
establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estndares pueden establecerse sobre el
formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estndares de documentacin, procedimientos de
actualizacin y tambin reglas de acceso.
Mejora en la integridad de datos:
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Normalmente, la
integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a
los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas.
Mejora en la seguridad:
La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas
medidas de seguridad, la integracin de datos en los sistemas de bases de datos hace que stos sean ms vulnerables que
en los sistemas de ficheros.

Mejora en la accesibilidad a los datos:

Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo
de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicacin que realice tal tarea.
Mejora en la productividad:
El SGBD proporciona muchas de las funciones estndar que el programador necesita escribir en un sistema de ficheros. A
nivel bsico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros tpicas de los programas de aplicacin.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la funcin especfica requerida por los
usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementacin de bajo nivel.
Mejora en el mantenimiento:
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de aplicacin que los
manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su estructura, o un cambio en el
modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como
independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.
Aumento de la concurrencia:
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultneamente a un mismo fichero, es
posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda informacin o se pierda la integridad. La mayora de los
SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran problemas de este tipo.
Mejora en los servicios de copias de seguridad:
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para proteger los datos
ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada da, y si se produce
algn fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.
En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la ltima copia de seguridad se pierde y se tiene
que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido
cuando se produce un fallo.

Desventajas de las bases de datos

Complejidad:
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran funcionalidad. Es preciso
comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso de ellos.
Coste del equipamiento adicional:
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir ms espacio de almacenamiento.
Adems, para alcanzar las prestaciones deseadas, es posible que sea necesario adquirir una mquina ms grande o una
mquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto har que la implantacin de un sistema de bases de datos sea ms
cara.
Vulnerable a los fallos:
El hecho de que todo est centralizado en el SGBD hace que el sistema sea ms vulnerable ante los fallos que puedan
producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad (Backup).
Tipos de Campos
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes. Entre los ms comunes
podemos nombrar:
Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos encontrar enteros sin decimales y reales decimales.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No.
Memos: son campos alfanumricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los
registros por fechas o calcular los das entre una fecha y otra.
Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).
Autoincrementables: son campos numricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro
incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.
Tipos de Base de Datos
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez. No es recomendable
usar para grandes volmenes de datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen
ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada bajo el programa access, el
cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.
Microsoft SQL Server: es una base de datos ms potente que access desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar
grandes volmenes de informaciones.
Modelo entidad-relacin

Los diagramas o modelos entidad-relacin (denominado por su siglas, ERD Diagram Entity relationship) son una
herramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin. Estos modelos expresan entidades relevantes para un
sistema de informacin, sus inter-relaciones y propiedades.
Cardinalidad de las Relaciones
El diseo de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:
Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B.
Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B.
Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B.
Estructura de una Base de Datos
Una base de datos, a fin de ordenar la informacin de manera lgica, posee un orden que debe ser cumplido para acceder a
la informacin de manera coherente. Cada base de datos contiene una o ms tablas, que cumplen la funcin de contener los
campos.
Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerrquico:
Tablas
Campos
Registros
Lenguaje SQL
El lenguaje SQL es el ms universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos permite realizar consultas a
nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y borrar datos.
LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este
curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya
que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en
cada momento, como veremos ms adelante.

LAS BARRAS
La barra de Ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de Acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar

, Imprimir

Deshacer
.
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la
derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.
Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a
lo largo del curso:
La Banda de Opciones
La banda de opciones contiene todas las
opciones
del
programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de
acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las
pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access.
Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros
junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la
necesidad del ratn.

Administrar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin,
proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de
datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones
que aparecen a la derecha.
Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.
CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la
parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.
Selecciona la opcin Base de datos en blanco.
En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos
basada en ella.
A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de
datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn
Buscar ubicacin
.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de
datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la
base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto,
Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.