NOTAS

CURSO TEORICO-PRCTICO DE MICROSOFT OFFICE EXCEL

2007 - AVANZADO

Qu es Microsoft Office Excel 2007?

Es un programa de los llamados hoja de clculo en el cual por medio de datos
numricos, de texto y cronolgico se pueden realizar documentos como reportes,
reportes de venta, nominas, graficas, etc...

DEFINICIONES
LIBRO

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de
Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone
Microsoft Excel - Libro1.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas
aunque el nmero de stas puede variar.

NOTAS

HOJA DE CLCULO.

Es una hoja electrnica en la cual al introducir datos numricos, de texto o cronolgicos

(de tiempo) es posible realizar ciertas operaciones y recibir un resultado, cada hoja de
clculo se compone de columnas y filas

COLUMNAS Y FILAS
Las columnas son las lneas verticales y se representan por medio de letras maysculas
ordenadas de manera alfabtica, comenzando con la letra A, al llegar a la letra Z
comenzara nuevamente con AA, AB, AC y as de manera sucesiva hasta llegar a la
columna XFB, con un total de 16,384 columnas en total.
Las filas son lneas horizontales representadas por nmeros que van del 1 al 1,048,576.

CELDAS

NOTAS

Es la interseccin entre una columna y una fila, en la cual se introduce la informacin

para ser procesada dentro de la hoja de clculo.

REFERENCIA.
Es la posicin de cada celda dentro de la hoja de clculo representada por la letra de la
columna y el nmero de la fila, es como el nombre de cada celda, ejemplo: A1

BASES DE DATOS
Dentro de Excel es posible administrar informacin de manera organizada, no
solamente con formular sino con herramientas especializadas en bases de datos
Como definicin una base de datos es un cumulo de informacin relacionada entre si la
cual capturamos, organizamos y posteriormente solicitamos.
Algunos ejemplos de bases de datos es claramente una agenda, el listado de clientes de
una empresa, una biblioteca y mas.
Los elementos mas importantes es una base de datos son 2: campos y registros

CAMPOS.
Es la parte minima que permite almacenar informacin como unica, dentro de Excel los
colocamos como los ttulos de las columnas.

REGISTROS
Es es conjunto de campos colocados en mismo orden y disposicin, por lo cual
consideraremos que es mas primordial con campos para verificar que es lo que
llenaremos, y los registros de resume en la informacin capturada en los campos.

NOTAS

Dentro de una base de datos de Excel es posible determinar los datos de captura para
cada uno de los campos que es lo que contendr:
VALIDACION DE DATOS.

NOTAS

Al mostrar la ventana de validacin es posible elegir de la lista desplegable llamada

PERMITIR y muestra los siguientes elementos:
Permite qe dentro de la celda sea capturado cualquier valor como los datos de texto,
numricos y cronolgicos.

NOTAS

Permite que dentro de la celda se capturen solamente nmeros sin decimales, y es

posible indicar el rango desde al cual se capturar

Permite que dentro de la celda se capturen nmeros con decimales, y es posible indicar
el rango desde al cual se capturar

NOTAS

Permite generar una lista de seleccin para contenido de la celda, este puedes ser por
medio de captura dentro del control ORIGEN u obtenerlo de un conjunto de celdas

Permite que en la celda se capturen solamente fechas, no texto, no nmeros, y es

posible sealar el rango de estas fechas

NOTAS

Permite capturar texto y nmeros pero estos tomaran un valor de texto con un numero
determinado de caracteres, forzando a un limite de contenido.

El mensaje de entrada es un mensaje de orientacin para la captura del contenido de la

celda, es solamente informativo.

NOTAS

El mensaje de error es un mensaje que se muestra la no cumplir con las normas de

configuracin para la validacin de datos.
FORMULARIO

Es una ventana generada por medio de los ttulos de las columnas asignadas para la
base de datos

NOTAS

OBTENER EL BOTON FORMULARIO

1- Boton Inicio
2 Opciones de Excel
3 Personalizar
4 Comandos disponibles en Todos los Comandos Buscar el botn FORMULARIO
5 Agregar el botn en la Barra de Herramientas de Acceso Rpido

6 Colocarnos en la primer fila que contiene los nombres de los campos

7 Y presionar el botn de Formulario

NOTAS

8 Despus de llenar el registro en el formulario presionamos el Botn Nuevo y este

pasar a la hoja de clculo en el siguiente espacio en blanco.

TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinmica combina y compara en forma rpida grandes volmenes de datos.
Permitiendo el anlisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas
creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen.
1 Seleccionar los datos de los cuales crearemos la tabla dinmica.

NOTAS

2 Ir a la Cinta Insertar Tabla Dinmica

3 Al mostrar el cuadro de dialogo presionar Enter

4 Se podr generar la tabla dinmica en una hoja existente o en una hoja nueva

NOTAS

5 Lo siguiente ser activar los campos que necesitaremos mostrar en la tabla

dinmica, al irlos activando estos podrn ser colocados como rtulos de filas o de
columnas, y los valores numricos pasaran a la lista de valores donde podrn mostrar
dicho valor como suma, contar, promedio, etc.

NOTAS

A Rtulo de Fila y de Columna podr contener los elementos de quien nos estamos
refiriendo, estos solo sern rtulos para clasificar.
B La seccin de Valores puede contener los valores numricos a contabilizar
C La seccin de Filtro de Informes es opcional para contener los elementos de los
cuales estamos hablando para poder filtrarlos y mostrar solamente los seleccionados de
manera ms individual.
NOTAS:
Las columnas o valores a seleccionar pueden variar segn el filtrado necesario.
Los totales generales se muestran de manera automtica
En la cinta opciones podremos mostrar u ocultar el panel para las tablas dinamicas

GRAFICOS DINAMICOS
Para los grficos dinmicos se siguen los mismos pasos que en las tablas y conforme se
modifican datos en la tabla este cambiara.

NOTAS

MACROS
Trataremos de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con
el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA),
ya que esto ocupara un curso entero.
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con
una serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de
ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos
mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una
sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice
todas esas tareas.
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Excel.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa
Vista y despliega el submen Macros y dentro de este
submen seleccionar la opcin Grabar macro...
Adems de esta opcin en el men podemos
encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las
macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias relativas
para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada.

NOTAS

Al seleccionar la opcin Grabar macro...,

lo primero que vemos es el cuadro de
dilogo Grabar macro donde podemos
dar un nombre a la macro (no est
permitido insertar espacios en blanco en
el nombre de la macro).
Podemos
asignarle
un
Mtodo
abreviado: mediante la combinacin de
las tecla CTRL + "una tecla del teclado".
El problema est en encontrar una
combinacin que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el
libro de macros personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro
dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin,
si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en la barra de estado
donde tenemos la opcin de detener la grabacin.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es
conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si
seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn
Detener de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic en
.

NOTAS

CONTROLES DE FORMULARIO
Microsoft Excel proporciona varios controles para las hojas de dilogo que son tiles
para seleccionar elementos de una lista. Ejemplos de controles son cuadros de lista,
cuadros combinados, botones de nmero y barras de desplazamiento.

Ejemplo del cuadro de lista

1. Para agregar un cuadro de lista en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en
la pestaa Programador, haga clic en Insertar en el grupo Controles y,
a continuacin, haga clic Cuadro de lista (control de formulario) en la
seccin Controles de formulario.

2. Haga clic en la ubicacin de la hoja de trabajo donde desea que

aparezca la esquina superior izquierda del cuadro de lista y, a
continuacin, arrastre este hasta donde desea situar la esquina inferior
derecha.
3. En el grupo Controles, haga clic en Propiedades.

NOTAS
4. En la ventana Formato de objeto, escriba la informacin siguiente y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
a. Para especificar el intervalo de la lista, en el cuadro Rango de entrada.
b. Para colocar un valor numrico en la celda (segn el elemento que se
seleccione en la lista), escriba en el cuadro Vnculo de celda.
c. En Tipo de seleccin asegrese de que est seleccionada la opcin
nica.

5.

El cuadro de lista debera mostrar la lista de elementos. Para utilizar el

cuadro de lista, haga clic en cualquier celda para que el cuadro de lista
no se seleccione. Si hace clic en un elemento de la lista, la celda se

NOTAS

actualiza con un nmero que indica la posicin del elemento

seleccionado en la lista.

Ejemplo de cuadro combinado

1. Para agregar un cuadro combinado en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic
en la pestaa Programador, haga clic en Insertar y, a continuacin,
haga clic en Cuadro combinado en la seccin Controles de formulario.

2. Haga clic en la ubicacin de la hoja de trabajo donde desea que

aparezca la esquina superior izquierda del cuadro combinado y, a
continuacin, arrastre este hasta donde desea situar la esquina inferior
derecha. En este ejemplo, cree un cuadro combinado que abarque las
celdas.

NOTAS

3. Haga clic con el botn secundario del mouse en el cuadro combinado y,

a continuacin, haga clic en Formato de control.

4. Escriba la informacin siguiente y haga clic en Aceptar.

a. Para especificar el intervalo de la lista, escriba UN RANGO en el cuadro
Rango de entrada.
b. Para colocar un valor numrico en la celda (segn el elemento que se
seleccione en la lista), escriba en el cuadro Vnculo de celda.

c. En el cuadro Lneas de unin verticales, escriba 10. Esta entrada

determina cuntos elementos se mostrarn antes de que sea necesario
utilizar una barra de desplazamiento para ver los dems elementos.

NOTAS

5. La lista desplegable o el cuadro combinado deberan mostrar la lista de

elementos. Para utilizar la lista desplegable o el cuadro combinado, haga
clic en alguna celda para que el objeto no se seleccione. Al hacer clic en
un elemento de la lista desplegable o del cuadro combinado, la celda se
actualiza con un nmero que indica la posicin en la lista del elemento
seleccionado.

Ejemplo de botn de nmero

1. Para agregar un botn de nmero en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic
en la pestaa Programador, haga clic en Insertar y, a continuacin,
haga clic en Botn de nmero en la seccin Controles de formulario.

NOTAS

2. Haga clic en la ubicacin de la hoja de trabajo donde desea que

aparezca la esquina superior izquierda del botn de nmero y, a
continuacin, arrastre este hasta donde desea situar la esquina inferior
derecha. En este ejemplo, cree un botn de nmero que abarque las
celdas DE UN RANGO.
3. Haga clic con el botn secundario del mouse en el botn de nmero y, a
continuacin, haga clic en Formato de control.

4. Escriba la informacin siguiente y haga clic en Aceptar.

a. En el cuadro Valor actual, escriba 1.
b. En el cuadro Valor mnimo, escriba 1.
Este valor restringe la parte superior del botn de nmero al primer
elemento de la lista.
c. En el cuadro Valor mximo, escriba 20.
Este nmero especifica el nmero mximo de entradas en la lista.
d. En el cuadro Cambio incremental, escriba 1.

NOTAS

Este valor controla cunto incrementa el botn de nmero el valor

actual.
e. Para colocar un valor numrico en la celda G1 (segn el elemento que se
seleccione en la lista), escriba UNA CELDA en el cuadro Vnculo de
celda.

5. Haga clic en alguna celda para que el botn de nmero no se seleccione.

Al hacer clic en el control hacia arriba o hacia abajo en el botn de
nmero, la celda se actualiza con un nmero que indica el valor actual
del botn de nmero ms o menos el cambio incremental del mismo.
El valor del botn de nmero no cambiar si el valor actual es 1 y hace
clic en el control hacia abajo o si el valor actual es 20 y hace clic en el
control hacia arriba.

Ejemplo de barra de desplazamiento

1. Para agregar una barra de desplazamiento en Excel 2010 y Excel 2007,
haga clic en la pestaa Programador, haga clic en Insertar y, a

NOTAS

continuacin, haga clic en Barra de desplazamiento en la seccin

Controles de formulario.

2. Haga clic en la ubicacin de la hoja de trabajo donde desea que

aparezca la esquina superior izquierda de la barra de desplazamiento y, a
continuacin, arrastre esta hasta donde desea situar la esquina inferior
derecha. En este ejemplo, cree una barra de desplazamiento que
abarque las celdas B2:B6 a lo alto y tenga aproximadamente un tamao
de un cuarto del ancho de la columna.

NOTAS

3. Haga clic con el botn secundario del mouse en la barra de

desplazamiento y, a continuacin, haga clic en Formato de control.

4. Escriba la informacin siguiente y haga clic en Aceptar.

a. En el cuadro Valor actual, escriba 1.
Este valor inicializa la barra de desplazamiento para que la frmula
NDICE seale al primer elemento de la lista.
b. En el cuadro Valor mnimo, escriba 1.
Este valor restringe la parte superior de la barra de desplazamiento al
primer elemento de la lista.
c. En el cuadro Valor mximo, escriba 20. Esta cifra especifica el nmero
mximo de entradas de la lista.
d. En el cuadro Cambio incremental, escriba 1.
Este valor controla cuntos nmeros incrementa el control de la barra de
desplazamiento el valor actual.

NOTAS

e. En el cuadro Cambio de pgina, escriba 5. Esta entrada controla cunto

se incrementar el valor actual si hace clic dentro de la barra de
desplazamiento en algn lado del cuadro de desplazamiento).
f. Para colocar un valor numrico en la celda G1 (segn el elemento que se
seleccione en la lista), escriba UNA CELDA en el cuadro Vnculo de
celda.

5. Haga clic en alguna celda para que la barra de desplazamiento no se

seleccione. Al hacer clic en el control hacia arriba o hacia abajo en la
barra de desplazamiento, la celda se actualiza con un nmero que indica
el valor actual de la barra de desplazamiento ms o menos el cambio
incremental de la misma. La barra de desplazamiento no cambiar si el
valor actual es 1 y hace clic en el control hacia abajo, o si el valor actual
es 20 y hace clic en el control hacia arriba.
ESTO ES SOLAMENTE PARA CREAR LOS CONTROLES DE FORMULARIO, LO
IMPORTANTE ES QUE UANDO VINCULEMOS CON UNA CELDA, ESE VALOR
LO TOMAREMOS PARA REALIZAR NUESTROS CALCULOS DE CUALQUIER
TIPO