Planificacin de un Proyecto

Aprender a Gestionar un proyecto es una competencia transversal y trato de ensearla en un curso a distancia. El
objetivo de este material es presentar los conceptos bsicos de planificacin y que puedas realizar una planificacin
sencilla, completa y til.
La Idea El Plan Ejemplos El Software Aprender Ms
La Idea
Mes 1. Trabajo Manual
Todos los proyectos necesitan de un plan (y sobre todo de un seguimiento). Depende mucho del tipo de proyecto
(complejidad, tipo o duracin) pero los conceptos son similares. De los errores ms comunes, el principal suele ser la
burocracia. Pero para dirigir un proyecto necesitas entender que es importante:
La Persona: ordenar, aprender y acompaar
Las Funciones: planificar, controlar e informar
Objetivos y Actividades
Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y actividades. Lo ms sencillo es describir actividades,
incluso se pueden organizar jerrquicamente (tcnicamente se llama EDT o WBS) es decir, descomponer el trabajo en
tareas. Eso es lo fcil. Lo difcil es que esas actividades cumplan tus objetivos: cumplir en plazo y presupuesto el alcance
del proyecto. Porqu? Porque generalmente es difcil determinar:
Como medir el xito del proyecto: objetivos?
Como medir la relacin causa efecto: Actividad Objetivo
El plan debe contener las actividades y los objetivos de forma clara. Se tiene que ver su relacin. Debe haber una lgica:
cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Lo importante es el proyecto y sus objetivos, no una obsesin por
las tareas y actividades en s (slo sirven si logran el xito del proyecto). De hecho es muy probables que las actividades
cambien una vez comience la ejecucin.
Actividades e Indicadores
Un indicador es un dato objetivo que permitir:
Medir el impacto de una actividad
Medir el grado de xito de un objetivo
Generalmente es un nmero, pero no tiene porqu. Sin indicadores no sirve de nada la planificacin porque no hay
forma de medir si va bien o mal. Es importante pensar en buenos indicadores que de forma general deberan conseguir
ciertos equilibrios:
Precio vs Precisin. Lo ideal es lo ms barato posible a una precisin razonable
Disponibilidad vs Precisin. Lo ideal es tener el indicador lo ms rpido posible porque permite anticipar decisiones.

Los indicadores deben estar en los informes de seguimiento. Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su
relacin respecto al plan previsto (seguimiento). Es tambin una forma de relacionar actividades y objetivos. El indicador
principal es el que determina que la tarea se complet y se suele denominar hito del proyecto.
Los Tiempos del Proyecto (El Cronograma)
A veces pensamos que el cronograma es la planificacin, pero en realidad es algo ms. Claro que es una herramienta
importante pero a la hora de planificar lo importante es asegurar el plazo final, gestionar los tiempos intermedios
(estimacin de actividades e hitos) y entender la diferencia entre duracin y esfuerzo:
Los Tiempos del Proyecto: Para entender los diferentes tiempos de un proyecto
El Problema de Gestionar Mal los Plazos: sobre los errores en la estimacin y planificacin
La Duracin y El Esfuerzo. Para entender bien la diferencia y quien hace la estimacin
Los Dineros del Proyecto (El Presupuesto)
El presupuesto es el plan de la variable dinero (y recursos). Lo ideal es un presupuesto por actividades donde cada
actividad tenga su presupuesto. De esta forma se podra saber el presupuesto por objetivo, o por diferentes niveles de
actividades si estn jerarquizadas. Tambin se suele hablar por partidas generales o, en ms detalle, segn los planes de
contabilidad. Da igual, la cuestin es saber a donde va el dinero.
El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de las actividades o partidas y, si es necesario (lo
habitual) proponer un nuevo presupuesto. Sirve para controlar la variable dinero
Proyectos Sociales
Planificacion del Proyecto
Mi experiencia en direccin de proyectos es amplia y he dirigido tambin proyectos de ayuda al desarrollo. En ese caso
particular se utiliza una metodologa que se llama El Marco Lgico y est orientada a la participacin de los beneficiarios
en la formulacin, es decir en la planificacin inicial.

Se incluyen los resultados dentro de la lgica del proyecto y objetivos especficos (objetivos a menor nivel de detalle),
obteniendo as una Matriz de Planificacin. El cronograma y el presupuesto va aparte, en lo que se denomina POA
(Planificacin Operativa Anual) donde se mezcla la matriz de planificacin, los recursos humanos y el cronograma.
Pero bsicamente, los conceptos son los mismos. En los proyectos sociales se trabaja con personas (beneficiarios) y eso
implica que la planificacin no es tan sencilla porque son procesos de transformacin ms complejos. Es mucho ms fcil
construir un edificio que cambiar la vida de una persona. Por eso, es necesario un buen seguimiento y quiz para eso la
mejor herramienta no es el POA ni la matriz de marco lgica. Los proyectos sociales son de los que ms sufren de una
burocracia enfermiza
Lo importante, en cualquier tipo de proyecto, es tener claro:
el alcance (objetivos)
cuando se va a hacer (cronograma) y ...
cuanto va a costar (presupuesto)

Y eso ajustarlo a los formatos de la metodologa que te pidan.

Ejemplos para aclarar conceptos
Voy a poner algunos ejemplos de lo que hemos visto hasta ahora: objetivos, actividades e indicadores. No me paro con
los cronogramas o con los presupuestos porque es ms sencillo. En la tabla siguiente se pueden ver 5 ejemplos,
relacionando objetivo actividad indicador.
Ejemplos de Objetivos Ejemplos de Actividades

Ejemplos de Indicadores

Aumentar el uso del email en mi organizacin

Mejorar el Control de Acceso en mi empresa
Disminuir los delitos en mi barrio
Mejorar la Calidad de la Formacin Profesional
Generar Opinin en la Web
Instalar un Cliente de Correo Electrnico
Entregar Tarjetas de Acceso a los empleados
Contratar 15 nuevos policas
Hacer un test final a los alumnos
Escribir 10 artculos cada ao en un weblog
Email enviados/mes
Empleados que utilizan el sistema de acceso
Delitos Mensuales por cada 1.000 habitantes
Percentil de Notas
Enlaces de Webs externas a los artculos
La relacin de indicadores y objetivos es sencilla: el objetivo debe dar un indicador a cumplir. En el ejemplo anterior
podramos definir nuestros objetivos de diferentes maneras:
90 emails
El 90% de los empleados
2 delitos
percentil 75% con nota mayor a 8
2 enlaces
El uso del concepto de percentil es muy interesante para definir indicadores de objetivos (o actividades).

Tu Plan de Proyecto
Con estos conceptos ya puedes preparar tu plan de proyecto. Aunque es muy comn cometer errores y descentrarse se
trata de tener tres cosas claras:
Definir bien las variables (el tringulo de ejecucin)
Sencillo y fcil de actualizar
Con buenos indicadores
Todo eso puede entrar en menos de 4 hojas e incluso en 1 principal con un cronograma y un presupuesto. Recuerda que
hay que simplificar: menos s ms
Software de Planificacin de Proyectos

Para planificar un proyecto no hace falta ningn software y se puede hacer sin ningn problema en papel. Claro que el
software ayuda, pero un error comn es pensar que el software planifica. Y no, quien planifica es la persona. El software
es simplemente una herramienta (muchas veces muy til)
Puedes ver el artculo Software en la Gestin de Proyectos