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Este apunte est orientado a describir los tipos de operaciones que puede ejecutar con ACL para
analizar datos. El software especializado ACL trabaja un archivo de entrada cada vez. Ahora bien,
tambin es posible trabajar con varios archivos de origen de varias maneras, por ejemplo:
anexando un archivo a otro, unindolos o combinndolos para generar uno solo o bien un nuevo
archivo o relacionando los archivos.
Cabe agregar, que ACL hace una copia de los datos originales, es decir, toma el archivo como
corriente de entrada y lo captura y genera una copia propia para ACL, es decir, no trabajar
nunca con los datos originales. Para ello, es importante siempre iniciar un nuevo trabajo o
proyecto e indicar las fuentes de donde provienen los archivos que usted quiere analizar con ACL
y conectarse con el Asistente de definicin de datos que lo guiar para crear la copia en un
archivo de ACL.
Adems, no se debe olvidar que ACL es un software de auditora que tiene por finalidad efectuar
auditora sobre los datos mismos, es decir, sobre la calidad, integridad de ellos y la capacidad de
efectuar cualquier tipo de comprobaciones entre archivos con la finalidad de validar los datos en
ellos contenidos.
Operaciones con archivo nico
Los comandos de ACL permiten ejecutar una variedad de operaciones en archivos de datos
individuales.
Garantizar la integridad de los datos
Para garantizar la integridad de los datos puede hacer las siguientes operaciones:
Contar registros
Totalizar los valores de los campos numricos
Verificar los datos en los campos
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Resumir datos
Asimismo, para resumir datos puede ejecutar las siguientes operaciones:
Prueba de secuencia
Puede ejecutar las siguientes pruebas de secuencia:
Aislar datos
Para aislar datos puede ejecutar las siguientes operaciones:
Reordenar datos
Para reordenar puede ejecutar las siguientes operaciones:
Muestreo estadstico
Puede ejecutar las siguientes operaciones de muestreo:
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Contar
Este comando cuenta el nmero de registros en el archivo de entrada actual o solamente aquellos
que atiendan a un mbito especificado o a una condicin de prueba. Si un filtro global es aplicado
a una vista, el comando Contar regresa el nmero de registros que atienden a los criterios del
filtro.
Totalizar
El comando Totalizar regresa la suma aritmtica de los datos numricos especificados o de los
campos computados en el archivo de entrada actual. Generalmente, es utilizado para verificar si
los datos estn completos y tambin para producir totales de control.
Verificar
El comando Verificar, prueba los datos para garantizar que se ajustan a la definicin del archivo
de entrada e informa cualquier error encontrado. Por ejemplo, el comando Verificar prueba los
campos de caracteres para verificar si existen datos numricos o caracteres no imprimibles.
Tambin verifica los campos numricos para ver se existen datos no numricos, datos incorrectos
tales como, varios signos + - varios puntos decimales.
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Grfico desde una vista, puede seleccionar uno o ms campos numricos desde una vista,
enseguida haga clic en (Trazar datos seleccionados) en la barra de botones de la ventana
Grfico.
Grfico desde los comandos que producen salida numrica y que pueden ser grficos:
Estratificar, Clasificar, Antigedad, Histograma y Benford. Puede elegir la opcin del
grfico del cuadro de dilogo de comando o haga doble clic en la salida del comando en el
Log de comandos.
Crear el Grfico, utilizando el comando Histograma para producir un grfico de barras de la
distribucin de registros en los valores de un campo o de una expresin. Despus de que
un grfico es producido, podr cambiar posteriormente el tipo de grfico, grabndolo como
un archivo de bitmap, copiarlo en el Portapapeles de Windows o enviarlo para una
Impresora. Haga doble clic para obtener el grfico de los datos
Estadsticas
Este comando calcula varias propiedades para uno o ms campos numricos o de datos,
incluyendo:
Recuento de registro, total de campo y valor promedio del campo, valores de campo
positivo, valores en cero, valores de campo negativo, as como, todos los registros en el
archivo
Valor absoluto
el intervalo (la diferencia entre los valores mnimo y mximo)
Valores de los campos ms altos
Valores de los campos ms bajos
Desvo estndar de los campos (opcional)
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Estratificar, para resumir los datos de acuerdo con los intervalos numricos.
Antigedad, para resumir los datos de acuerdo con los intervalos de fechas.
Clasificar, para resumir los datos de acuerdo con los intervalos de datos basados en los
valores exclusivos en un slo campo de carcter.
Resumir, para producir un resumen de los datos, de acuerdo con los intervalos basados en
los diversos campos de caracteres o de fecha, que pueden mostrarse
con los datos seleccionados de los archivos asociados.
Adems de eso, puede resumir datos en las vistas y reportes, utilizando la opcin Salto de
Columna para generar subtotales de campos de caracteres seleccionados. Asimismo, podr utilizar
la barra de salto para especificar las columnas ms hacia la izquierda como salto de columnas. Si
genera un reporte desde una vista, ACL proporcionar los subtotales del resumen exclusivo de
cada valor en los saltos de columnas. Adems de eso puede especificar las opciones del salto de
columna en el cuadro de dilogo Modificar columnas.
Estratificar
El comando Estratificar produce un resumen basado en el tamao de los intervalos en un rango de
valores. Deber especificar los valores mximo y mnimo que definen el intervalo. Tambin puede
especificar el nmero de intervalos de igual tamao o los puntos de inicio o final de los intervalos
de diferentes tamaos. El comando Estratificar trabaja en archivos no ordenados, permitiendo
resumir y verificar rpidamente sus datos.
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Antigedad
El comando antigedad produce un resumen basado en los intervalos de fecha. Los intervalos son
medidos retroactivamente desde la fecha actual o desde una fecha lmite especificada. Se deber
especificar la fecha limite que marca la fecha de inicio desde el cual los intervalos sern
calculados. Puede utilizar los intervalos predeterminados de 0, 30, 60, 90, 120 y 10.000 das o
especificar otros intervalos. Un intervalo de 10.000 das es utilizado para aislar registros con
fechas invlidas.
El comando Antigedad trabaja en archivos no ordenados, permitiendo que lea y resuma
rpidamente los datos. Generalmente, el comando Antigedad se utiliza para clasificar facturas
por nmero de das pendientes desde una fecha especfica.
El comando Antigedad cuenta el nmero de registros en un archivo y:
Clasificar
El comando Clasificar trabaja en archivos no ordenados y le permite leer y resumir rpidamente
los datos. Por ejemplo, Clasificar puede generar rpidamente un proceso de balance desde las
transacciones no ordenadas del Libro mayor. El comando Clasificar trabaja con ms rapidez que el
comando Resumir, porque no necesita un reordenamiento del archivo, sin embargo, el nmero de
registros que l pueda analizar depende de la RAM. Sin embargo, no existe un lmite prctico al
nmero de registros que pueda analizar utilizando el comando Resumir. Debe especificar el
campo de carcter que ACL analizar para determinar los intervalos exclusivos de clasificacin.
Los intervalos tienen como base el nmero de registros que corresponden a cada valor exclusivo
en este campo.
El comando Clasificar cuenta el nmero de registros en un archivo y:
Divide los registros en intervalos basados en cada valor exclusivo en un campo de carcter
especificado (clasificacin).
Cuenta el nmero de registros en cada intervalo.
Acumula los valores de uno o ms campos numricos para cada intervalo.
Calcula el porcentaje del recuento total y del valor total de un campo acumulado para cada
intervalo.
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Divide los registros en intervalos con base en cada valor exclusivo en uno o ms campos
de carcter o de datos especificados.
Cuenta el nmero de registros en cada intervalo.
Acumula los valores de uno o ms campos numricos para cada intervalo.
Muestra informaciones de uno o ms archivos seleccionados para cada intervalo.
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ACL notifica en el Log de comandos que el registro fue encontrado. Puede optar por ejecutar los
clculos en l o compararlo con otro registro. Puede utilizar el comando Buscar con archivos
indexados. Si el ndice es condicional, tal vez no encuentre todos los datos, porque ese tipo de
ndice excluye determinados registros de la vista y de los comandos emitidos cuando l se
encuentra en efecto.
Extraer
El comando Extraer le permite copiar datos seleccionados del actual archivo en otroarchivo. El
archivo de destino tiene la extensin.fil. Puede extraer registros especificados de un archivo de
datos, incluyendo cualquier dato almacenado en espacios no definidas del registro. Adems de
eso, es posible extraer campos de un registro para un archivo de longitud de registro fijo.
Existen varias razones para utilizar el comando Extraer y crear un subconjunto de un archivo
original:
Para aislar elementos que no son comunes en un archivo separado para anlisis posterior.
Para crear campos computados con datos reparados y luego extraer los datos para un
nuevo archivo.
Para nivelar un archivo de reporte y agilizar el procesamiento.
Para anexar con facilidad datos de dos archivos extrayendo los datos de cada uno dentro e
un archivo con el mismo nombre.
Exportar
El comando Exportar permite que utilice ACL como una herramienta de conversin de datos. El
comando Exportar permite copiar datos seleccionados del archivo actual para otro archivo en uno
de los varios formatos de archivo. Tambin permite crear archivos de salida en los siguientes
formatos:
Visite la Pgina Web: http://www.leonardoolea.cl
E-Mail: loleac@gmail.com
Derechos Reservados
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Texto delimitado
dBASE III PLUS
Lotus 1-2-3
Microsoft Access 2000
Microsoft Excel
Archivos de combinacin de Word
Slo texto
Portapapeles de Windows para el pegado dentro de otras aplicaciones de Windows
Archivos de combinacin de WordPerfect 4,1 o WordPerfect 6,0
XML
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Comando Unir
Comando Relaciones
Comando Combinar
Opcin Anexar en muchos comandos
Cuando dos archivos van a relacionarse o unirse, deben tener un campo de carcter idntico en
comn, por ejemplo un nmero de empleado o un nmero de factura. Este campo es llamado de
campo clave. Los campos clave deben tener la misma longitud, contenido idntico y la misma
estructura de datos. Las diversas funciones de ACL permiten que edite los campos para que
puedan usarse como campos clave.
Unir
Este comando combina campos de dos archivos con estructuras diferentes en un nuevo archivo.
Puede utilizarlo para comparar datos de dos archivos e identificar los registros correspondientes o
no en uno o en ambos archivos. Generalmente, se utiliza para combinar datos de un archivo de
transaccin, tales como archivo de cuentas por cobrar, con registros en un archivo maestro como
el archivo maestro del cliente. El comando Unir tiene cinco opciones de salida. La opcin de salida
elegida determinar los registros que se incluirn en el tercer archivo (de salida). Puede utilizar
ese comando para combinar datos de dos archivos o encontrar excepciones Aunque el comando
Unir proporcione varias opciones de incluir/excluir que no estn disponibles con el comando
Relaciones, determinados tipos de anlisis son ejecutados con ms facilidad con el comando
Relaciones.
ACL ejecuta asociaciones uno para uno y muchos para uno. Para ejecutar una unin, el archivo
secundario debe ordenarse en el campo clave. Los valores en el campo clave, tambin llamados
las claves, deben ocurrir slo una vez en el archivo secundario. El archivo primario puede
contener claves duplicadas o faltantes.
Relaciones
El comando Relaciones ejecuta una asociacin virtual entre dos archivos al mismo tiempo, cuando
se crea una relacin entre datos en un archivo con los datos de otro archivo. Puede analizar los
datos relacionados aunque se encuentren en el mismo archivo y puede combinar campos de los
archivos relacionados en la vista. Despus de establecer las relaciones de datos, puede utilizar el
comando Extraer para crear un nuevo archivo conteniendo los campos de datos relacionados. El
comando Relaciones produce resultados similares al comando Unir con la opcin seleccionada
Todos primarios. Las relaciones de datos son jerrquicas. Un archivo principal puede tener uno o
ms archivos secundarios y cada archivo relacionado puede tener sus propios archivos. Un archivo
principal puede tener hasta 18 archivos relacionados de la siguiente manera. Dos archivos que
sern relacionados deben tener un campo clave en comn. Como las relaciones generalmente
demandan menos del procesador y requieren menos espacio que las asociaciones en el disco, esta
operacin es atractiva al trabajar con muchos archivos de datos grandes. El procesamiento de los
archivos relacionados puede ser lento, especialmente si tiene muchos ndices.
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El comando Unir requiere que uno o ambos archivos sean ordenados fsicamente
El comando Unir crea un nuevo archivo que puede ser mayor que los archivos primario y
secundario juntos
El comando Unir con varios archivos requiere de varios ordenamientos (o ndices) y
uniones
Combinar
Este comando combina dos archivos organizados con diseos de registro idnticos a un tercer
archivo. Los datos combinados en el nuevo archivo de salida son ordenados en un campo clave.
Los archivos de entrada primario y secundario deben tener diseos idnticos, aunque los nombres
de campo puedan ser diferentes. Tambin deben tener un campo clave comn. Por ejemplo,
puede combinar dos archivos con diseos de archivo idnticos desde diferentes perodos de
tiempo o diferentes sucursales de la empresa. Slo el archivo secundario necesita ordenarse
fsicamente. El archivo primario puede tener un preordenamiento durante la ejecucin del
comando.
Anexar
El comando Anexar es una opcin en varios comandos de ACL que permite aadir la salida de
comando al final de un archivo existente. Por esto los archivos anexados no son ordenados.
Rutinas y operaciones adicionales
Por ejemplo, puede anexar dos archivos de salida creados utilizando el comando
Extraer, salvando cada nuevo archivo con el mismo nombre, utilizando la opcin
Anexar a un Archivo Existente. Cuando hace esto, ACL anexa la segunda extraccin a la
primera.
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