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MANUAL DE
USUARIO
I. INTRODUCCION
La Direccin General de Contabilidad Fiscal con la finalidad de proporcionar una herramienta
actualizada para el procesamiento y administracin de activos fijos por los Ministerios y Unidades
Desconcentradas del rgano Ejecutivo y enti dades del Sector Pblico en su conjunto , ha
desarrollado la versin actualizada del Sistema de Informacin de Activos Fijos, denominada vsiaf
2.0, en coordinacin con la Direccin General de Sistemas de Gestin de Informacin Fiscal del
Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas.
Las opciones adicionales de la nueva versin, bsicamente son las siguientes:
Versin VSIAF 2.0
Habilitacin del campo Descripcin del activo, para las modificaciones que se requieran,
bajo responsabilidad de los usuarios .
Habilitacin del campo Organismo Financiador para su registro obligatorio, segn
Clasificador Presupuestario vigente.
Obtencin de reportes por Activos Fijos registrados, en forma individualizada.
Obtencin de reportes por Activos Fijos registrados por Incorporaciones Especiales
Habilitacin de los campos Carnet de Identidad y Procedencia , como datos obligatorios
para identificar a los responsables de asignaciones de activos fijos
Insercin de estados ACTIVO-INACTIVO para la identificacin de Oficinas y Responsables
Identificacin en el Men Principal del Usuario y el Backup de trabajo
Incorporacin de mayores controles orientados a optimizar el manejo adecuado de las
opciones de registro de activos fijos, auxiliares, oficinas y responsables habilitadas en el
sistema
Para facilitar el manejo de dicha herramienta y al mismo tiempo difundir su aplicacin en el Sector
Pblico, se ha elaborado el presente MANUAL DE USUARIO, que describe las funciones ,
utilitarios, pantallas de ayuda y grficos explicati vos del vsiaf.
II. OBJETIVO DEL VSIAF
Es una herramienta de registro y control de los bienes del Estado, orientada a brindar informacin
a los usuarios que as lo requieran y para la toma de decisiones de las autoridades competentes.
III. REQUERIMIENTOS PARA LA INSTALACION DEL SISTEMA
IMPORTANTE!!
Los usuarios que procesaron sus activos fijos en el vsiaf 1.1, no deben instalar nuevamente el
archivo ejecutable vsiaf_v1.0.exe, puesto que se perdera la base de datos de los activos fijos
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registrados anteriormente, vale decir que slo debe actualizarse la versin vsiaf_2.0.
Cuando se restaura un backup del vsiaf 1.1 en la nueva versin, se reinicia el sistema. El
usuario debe ejecutar nuevamente el actualizador del vsiaf 2.0 para operar esa base de datos.
Cabe aclarar que el vsiaf 2.0 no es un instalador propiamente del sistema sino un actualizador,
por lo que en el presente Manual se hace referencia al sistema vsiaf sin diferenciar versiones,
salvo cuando sea necesario.
Cuando el usuario utilice el vsiaf por primer a vez, deber instalar el mismo considerando los
siguientes pasos:
PASO 1. Ejecutar el icono de instalacin:
PASO 2. Seguir las instrucciones del proceso de instalacin, aceptando los trminos de licencia,
presionar, la opcin siguiente
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PASO 3. El vsiaf_v1.0.exe por defecto se instala en el directorio C:, sin embargo, el usuario tiene la opcin
de ubicar en otro directorio o unidad su instalacin, a travs de la opcin Cambiar.
Concluido este proceso, se crea en el escritorio el cono de acceso directo al sistema vsiaf. La instalacin de
la base de datos se ubicar donde el usuario defina la misma, para el ejemplo es la Unidad C.
PASO 2. Seguir las instrucciones del proceso de actualizacin, aceptando los trminos de licencia, presionar,
el botn siguiente.
PASO 3. El actualizador vsiaf 2.0 debe ejecutarse en el mismo directorio en que se produjo la instalacin, en
el presente caso se muestra en la Unidad C. De haberse elegido otro directorio, aplicar la opcin Cambiar.
Al aceptar el mensaje, el sistema habilitar la opcin SEGURIDAD, para que el administrador proceda a Editar
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y cambiar la contrasea .
Si el usuario ya procesa su informacin en el vsiaf 1.0, no requiere editar nuevamente la contrasea.
Si la contrasea no fue modificada, el sistema solicitar su cambio cada vez que se inicie el mismo.
Posteriormente, se debe guardar los cambios a realizar, como se muestra en la siguiente pantalla:
Una vez instalado el vsiaf, debe actualizarse las UFVs para continuar :
La descarga del archivo ejecutable para actualizar las UFV al 10 de cada mes, se encuentra en la direccin
URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo, ingresando a la pestaa Atencin al ciudadano, y seleccionando
la opcin vSIAF.
El actualizador de UFV`s debe ejecutarse en el mismo directorio en que se produjo la instalacin, en el presente caso se
muestra en la Unidad C. De haberse elegido otro directorio, aplicar la opcin Cambiar.
Para efectos de verificar la entidad seleccionada, esta se muestra precedida de su cdigo institucional en la
parte superior izquierda de la pantalla principal del sistema.
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Cabe sealar, que para procesar informacin en el sistema es requisito habilitar por lo menos una Unidad
Administrativa.
Para ingresar a las Unidades Administrativas hacemos clic en Administrar Unidad (Men Principal),
posteriormente, deber registrarse el cdigo, ciudad (ubicacin geogrfica) y descripcin de la misma a travs
de la opcin NUEVO, GRABAR y ACEPTAR los datos.
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Para efectuar la migracin, debe seleccionarse la Unidad Administrativa a travs de la opcin habilitada.
Como se observa, el sistema muestra en la pantalla principal el nombre de la Entidad y Unidad respectiva, en
el ejemplo se cita como Unidad Administrativa a la Gaceta Oficial de Bolivia, Unidad Desconcentrada
dependiente del Ministerio de la Presidencia.
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El sistema vsiaf no permite realizar la migracin de informacin cuando existen activos fijos cuya
codificacin se repite (duplicado), por lo que previamente es necesario revisar y subsanar estas
observaciones en el SIAF 6.02.
En la Unidad C: debe instalarse el SIAF 6.02, para restaurar el backup que ser migrado. Se
recomienda cerrar este sistema, antes de iniciar la migracin para que la misma sea satisfactoria.
Para el SIAF por Proyectos, debe procederse a la migracin de la informacin proyecto por proyecto.
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(cuando el sistema est funcionando en red), situacin que debe confirmar el usuario a cargo de la migracin
presionando el botn SI.
PASO 2. Tomar en cuenta las recomendaciones del sistema, que se muestran en pantalla y presionar el botn
SI.
PASO 3. Para continuar con la migracin debe elegirse en la pantalla siguiente, la opcin Todas en
Plataforma y luego seleccionar.
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PASO 4. Una vez concluida la migracin, se visualiza el mensaje Termin la migracin, el cual debe ser
confirmado a travs del botn ACEPTAR
PASO 5. En el mensaje de reclculo presionar el cono ACEPTAR y concluir con el proceso de migracin
haciendo clic en el cono RECLCULO TERMINADO.
El reclculo se hace por nica vez cuando se migra la informacin del SIAF 6.02 al vsiaf y tiene el propsito de corregir las
UFV`s que se hubieran registrado en forma incorrecta en las operaciones de bajas y revalos de la gestin.
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IMPORTANTE!!
Los activos fijos migrados al vsiaf que fueron registrados en el SIAF 6.02 a travs de la opcin
incorporaciones especiales, se identifican con la leyenda Inc. Especial en la pantalla ACTIVOS
FIJOS, como se expone en el siguiente grfico:
El campo habilitado para el registro del Estado del bien Bueno, Malo o Regular, se migrar solo si
este considera informacin, vale decir que si en el SIAF 6.02 no coincide con alguna de estas
caractersticas o se encuentra vaco (sin registro), el vsiaf no migrar dicha informacin. Sin
embargo, el usuario tendr las opciones de modificar y guardar este campo (pantalla de ACTIVOS
FIJOS).
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El campo Organismo Financiador habilitado para identificar los recursos que financiaron la
adquisicin de los bienes de uso, debe ser llenado en forma obligatoria por el usuario a travs de las
opciones MODIFICAR Y GUARDAR (pantalla de ACTIVOS FIJOS).
Cuando se efecta la migracin de datos del SIAF 6.02 al vsiaf, todos los registros se generan en
instancia APROBADO.
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Los registros de Oficina y Responsable migrados del SIAF 6.02 al vsiaf, se muestran
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automticamente en estado ACTIVO , el usuario podr modificar al estado INACTIVO, siempre y
cuando no estn relacionados con bienes registrados.
Una vez concluida la migracin de informacin del SIAF 6.02 al vsiaf, se recomienda verificar su
consistencia a travs de los reportes habilitados para el efecto, como ser el Reporte N 6 Resumen
de Activos Fijos Ordenado por Grupo Contable, que debe obtenerse en ambos sistemas a la misma
fecha. Finalmente, debe generarse el backup de respaldo.
REPORTE SIAF 6.02
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Al aceptar el mensaje de error, el sistema mostrar el detalle de los cdigos duplicados, que debe ser
analizado y depurado por el usuario, en coordinacin con la Direccin General de Contabilidad Fiscal para el
rgano Ejecutivo y Direccin General de Sistemas de Gestin de Informacin Fiscal para Entidades
Descentralizadas y Empresas Pblicas.
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Los campos habilitados en la pantalla OFICINA, deben llenarse de acuerdo a la estructura organizacional de
cada entidad.
En la parte superior derecha de la pantalla se encuentran las siguientes opciones:
NUEVO: Se habilitan los campos Oficina y Observacin, para el nuevo registro (el cdigo de oficina
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NUEVO: Se habilitan los campos Responsable, Cargo, Carnet de Identidad, Procedencia y Estado
IMPORTANTE!!
El sistema no permitir INACTIVAR las oficinas y responsables, cuando tengan a su cargo activos fijos, por lo
que se mostrar los siguientes mensajes:
Oficinas relacionadas
Responsables relacionados
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Como se observa en la siguiente pantalla, en el sistema se han incorporado con los Grupos Contables
establecidos en el D.S. N 24051 de 29/06/1995, por lo que el usuario debe escoger uno de ellos de acuerdo a
la naturaleza del activo a ser registrado; posteriormente, deben crearse los auxiliares que correspondan por
grupo contable, a travs de la opcin Nuevo.
Nuevo: habilitado para crear el auxiliar del grupo contable (cdigo generado automticamente por el
sistema).
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Eliminar: Se utiliza para eliminar los auxiliares creados errneamente, que no tengan relacin con
bienes registrados.
Deshacer: botn que se habilita nicamente para deshacer las operaciones de Nuevo y Modificar.
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En el Men Principal del sistema, se encuentran bsicamente las opciones incorporaciones, revalos y bajas
de activos fijos:
En lo referente a las incorporaciones tenemos:
NUEVO, permite registrar la alta de un activo fijo adquirido en la gestin. Los campos habilitados y
que deben ser llenados por el usuario, son los siguientes: Cdigo del Activo, fecha de incorporacin,
descripcin del bien, grupo contable, auxiliar, oficina, responsable, estado del bien, observaciones
(si el caso amerita), cdigo RUBE (opcional), organismo financiador, nmero de convenio y costo
inicial (precio de compra, donacin, etc.).
IMPORTANTE !!
Las incorporaciones de activos fijos en el vsiaf, deben guardar relacin con el organismo financiador
ejecutado en el presupuesto.
a)
Estado Elaborado
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En este estado puede modificarse toda la informacin registrada del activo fijo, excepto su
codificacin.
Los activos que se encuentren en este estado, no son considerados en los reportes del
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sistema, deben depurarse y/o aprobarse antes del cierre de gestin (En la opcin
bsqueda se despliega la totalidad de los registros en etapa Elaborado).
Los activos fijos en este estado pueden ser eliminados, ello no constituye una Baja
(Disposicin de Bienes).
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b)
Estado Aprobado
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La depuracin de estos registros se realiza a travs de la opcin Error de Transcripcin (No es causal del baja).
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MODIFICAR, permite realizar cambios en los activos fijos registrados en instancia ELABORADO,
como APROBADO; cabe sealar, que en estado APROBADO se puede modificar la informacin
literal registrada, como ser: descripcin y estado del bien, observaciones, cdigo RUBE, organismo
financiador y N de Convenio.
iguales
caractersticas, sin embargo, la codificacin no debe repetirse. Es importante que el usuario revise la
informacin registrada previo a la aprobacin.
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BUSCAR, El sistema cuenta con varios criterios de bsqueda que facilitan al usuario la identificacin
y seleccin de un activo fijo, como se observa en la pantalla:
REVALO TECNICO, esta opcin debe ser utilizada para registrar la fecha, valor y vida til
actualizada de un activo fijo, producto de un proceso de revalo tcnico legalmente autorizado.
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Los campos habilitados son: fecha de revalo tcnico, nuevo costo, nuevos aos de vida til,
disposicin de respaldo y motivo del revalo.
En el sistema se encuentra habilitada la opcin Ver anteriores, misma que despliega un navegador
que recorre todos los activos revaluados a una fecha determinada, como se muestra en pantalla.
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Para la baja de un bien en el sistema, previamente debe identificarse el activo fijo, operar la opcin
habilitada en la parte superior de la pantalla de Activos Fijos y llenar los campos requeridos.
Cabe sealar, que la opcin de registro Bajas por Error de Transcripcin, se ha habilitado para
depurar registros errneos de activos fijos de la gestin vigente.
BAJA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA, opcin habilitada para la baja de una Unidad Administrativa
por reestructuracin organizativa en el sector pblico, para el efecto, se requiere contar con la
disposicin legal que autorice la misma.
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INCORPORACIONES ESPECIALES DE ACTIVOS FIJOS, permite registrar activos fijos con una
vida til diferente a la establecida en disposiciones legales en vigencia, tal es el caso de bienes
recibidos a medio uso, en calidad de donacin y otros. Para el rgano Ejecutivo, esta opcin, se
habilita a travs de la Direccin General de Contabilidad Fiscal.
ELIMINAR, permite eliminar el registro del activo fijo, cuando ste se encuentra en instancia
ELABORADO.
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VI.5 Administradores
Permite operar el cierre, cambio de gestin, seguridad y otros relacionados con la administracin de la base
de datos.
Para ingresar se debe presionar el botn Administradores de la pantalla principal.
Cierre de gestin, opcin habilitada para cerrar la base de datos de un ejercicio fiscal vigente, una
vez ejecutada la misma, el usuario no podr modificar la base de datos.
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Cabe sealar, que el sistema no permite operar el cierre de gestin, cuando existen registros en
instancia ELABORADO, por lo que previamente debern depurarse los mismos y contar con
informacin definitiva.
Cambio de gestin.
1)
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2)
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Importar / Exportar, esta opcin permite importar y exportar informacin por unidad administrativa
con el propsito de que la entidad pueda consolidar sus registros en una sola base de datos, para el
efecto debe operarse la opcin habilitada.
a)
Permite exportar informacin entre Unidades Administrativas vigentes, para el efecto debe
seleccionarse la opcin EXPORTAR.
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El archivo tiene las siguientes caractersticas y est ubicado en la Unidad C: vsiaf carpeta
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backups
1.
2.
3.
b)
Opcin que le permite al usuario adicionar o actualizar una Unidad Administrativa y la informacin
contenida en la misma.
-
Hacer clic en la opcin IMPORTAR, seleccionar el botn de bsqueda, ubicar el archivo (Ext) y
finalmente operar IMPORTAR y ACEPTAR.
12
El archivo generado a travs de las opciones importacin y/o exportacin no es propiamente un RESPALDO BD.
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Para actualizar una Unidad Administrativa, que fue adicionada a la base de datos por el usuario a travs
de la opcin Importacin, debe seguirse los mismos pasos descritos en el acpite anterior (Adicin
de una Unidad Administrativa), la nica diferencia es que el sistema desplegar el siguiente
mensaje el cual debe aceptarse, antes de concluir el proceso respectivo.
IMPORTANTE !!
-
Antes del proceso de Importacin, debe generarse el backup a travs de la opcin RESPALDOS
BD. Cabe sealar, que por seguridad el sistema genera en forma automtica un archivo de respaldo
de la informacin existente al momento de la importacin, con la siguiente denominacin:
1.
2.
3.
4.
Base de datos
Informacin almacenada
Fecha generacin del archivo (ejemplo 05/07/2012)
Extensin del archivo.
Este archivo puede ser restaurado por la opcin habilitada Respaldos BD cuando as lo requiera el
usuario.
-
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ndices UFV, opcin que permite la bsqueda por fecha de un ndice UFV. Cabe sealar, que el
usuario debe actualizar en su sistema las UFVs, el 10 de cada mes, mediante la descarga del
archivo ejecutable ubicado en la direccin URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo.
Una vez obtenido el ndice requerido, se tiene la opcin IMPRIME, misma que nos llevar a generar
el reporte de UFV`s a la fecha de bsqueda (Reporte 11) (presionar el botn OK).
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Re-indexar: es una utilidad del sistema para ordenar la informacin registrada. Se recomienda su
aplicacin en forma peridica.
Migracin: ver pgina 15, acpite V.6 Migracin de la informacin de una base de datos del
SIAF 6.02 al vsiaf
VI.6 Respaldo BD
Para obtener el respaldo de la base de datos, se debe presionar el botn RESPALDOS BD
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Respaldar, opcin habilitada para crear un archivo de resguardo con la informacin almacenada a
una fecha determinada.
IMPORTANTE!!
Al momento de guardar la informacin del sistema, en el vsiaf 2.0, se generan dos archivos
(VSPRUEBA y VSPRUEBA.gtz) que deben ubicarse en una misma Unidad, para fines de
restauracin, en razn de que el primero VSPRUEBA permite recuperar los datos registrados y el
segundo VSPRUEBA.gtz, contiene los datos llenados por el usuario en el campo descripcin.
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Como resultado, el sistema automticamente crea los siguientes archivos en la Unidad C: carpeta
Backups (directorio elegido al momento de la instalacin del vsiaf):
Restaurar, permite recuperar informacin contenida en un backup generado en una fecha anterior.
Copiar de, permite ubicar un backup grabado en una unidad diferente al C: VSIAF.
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Cuando se restaura un backup en el vsiaf, el archivo se identifica en la pantalla principal con el nombre
asignado al mismo.
VI.7 Localizacin BD MULTIUSUARIO (Servidor y Operarios con una misma base de datos)
Esta opcin permite a los usuarios trabajar de manera simultnea en una misma base de datos, a travs
de la utilizacin de un Grupo de Trabajo conectado entre s.
Para la realizacin de este tipo de operaciones, debe identificarse un Servidor (Administrador) que
compartir la base de datos a los usuarios operadores, todos los equipos deben estar conectados a una
misma red.
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La carpeta creada con el nombre DBFS_RED debe ser compartida, para el efecto presionar clic
derecho sobre el directorio seleccionado y elegir la opcin compartir y seguridad, luego habilitar el
uso compartido y seguridad de red, finalmente aceptar.
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Dentro de esta opcin, se debe elegir una Unidad libre para la conexin de red (ejemplo Z:),
posteriormente hacer clic en el botn Examinar.
Seleccionar la carpeta de acceso donde se encuentra la base de datos del servidor, luego aceptar y
finalizar.
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La conexin de red, se confirma cuando en la PC del operador se visualiza el directorio que contiene
la base de datos DBFS compartida.
El operador debe ingresar al vsiaf con el usuario y contrasea habitual, a travs de la opcin
LOCALIZACION BD (Men Principal), ubicar la UNIDAD DE RED, seleccionar y grabar el directorio
compartido. El sistema se reiniciar automticamente.
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Finalmente, el operador debe ingresar con el usuario y contrasea habilitados por el administrador.
IMPORTANTE!!
Cuando se trabaja en RED, se recomienda la generacin de reportes a travs del usuario
ADMINISTRADOR, para el efecto se requiere que los operadores finalicen sus sesiones, con el
propsito de evitar la distorsin de la informacin.
VI.8 Generacin de Reportes
El sistema cuenta con los siguientes reportes en formatos pre-definidos:
-
Rep.1
Rep.2
Rep.3
Rep.4
Rep.5
Rep.6
Rep.7
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Rep.8
Rep.9
Rep.10
Rep.11
Rep.12
Rep.13
Rep.14
Rep.15
Rep.16
Rep.17
Para obtener los reportes mencionados, se debe presionar el botn GENERAR REPORTES del Men
Principal.
Como se observa en la siguiente pantalla, se despliega una lista de las Unidades creadas por el usuario, para
su eleccin. Si se desea obtener informacin consolidada, debe presionarse el botn respectivo, como se
expone a continuacin.
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Reporte que expone en columnas separadas los registros de las bajas e incorporaciones de activos fijos por grupo
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La informacin a ser desplegada es seleccionada por el usuario a travs de los campos GRUPO, AUXILIAR,
ACTIVO, OFICINA, RESPONSABLE y FECHAS, seguidamente debe accionar el botn Reportes para
visualizar los mismos.
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Para imprimir el reporte en PDF, debe seleccionarse la opcin pantalla y presionar el botn OK .
IMPORTANTE !!
Si bien existe la opcin Excel para procesar informacin y obtener reportes de activos fijos, esta debe
utilizarse slo para fines internos.
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Se requiere la instalacin de una impresora virtual para generar reportes en PDF, como sugerencia se citan los
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