QU ES UN BOLETN INFORMATIVO?

P OR Q U C R E A R U N B O L E T N I N F O R M A T I V O ?

CUNDO CREAR UN BOLETN INFORMATIVO?

C M O C O M E NZ A R U N B O L E T N I N F O R M A T I V O ?

CULES SON LOS PASOS PARA PRODUCIR UN

BOLETN INFORMATIVO?

CMO HACER PARA QUE OTROS CONTRIBUYAN?

QU MS SABER ACERCA DE LOS BOLETINES?

Est pensando en comenzar un boletn informativo, pero no sabe por dnde empezar o
cmo decidir cul es el mejor tipo para su organizacin. Esta seccin es para
quienquiera (los directores, el personal comprometido, los recaudadores de fondos) que
desee aprender a crear el mejor boletn para su grupo o coalicin.

QU ES UN BOLETN I NFORMATIVO?
Un boletn informativo es un informe impreso de informacin e ideas, el cual es
distribuido en forma regular (es decir, mensualmente o dos veces por ao) a un grupo
de gente interesada. Los boletines son, tpicamente, de dos a ocho pginas de extensin,
y varan considerablemente en costo, calidad y contenido.

POR QU CREAR UN BO LETN INFORMATIVO?

Existen muchas razones:

Para mantener a los miembros al tanto de lo que est sucediendo.

Para mantener al pblico bien informado tambin.
Para educar a todos los lectores sobre temas e ideas que inquietan al grupo.
Para crear cohesin y un sentido de orgullo entre los miembros.
Para despertar nuevo inters e incrementar el reconocimiento de la agencia.
Para ofrecer un formato de intercambio de informacin que todava no existe en
la comunidad.
Para reducir la cantidad de tiempo que se pierde al intercambiar informacin
durante las reuniones de grupo.
Para anunciar encuentros regulares.
Para reemplazar las actas de la reunin creando una seccin en el boletn
dedicada a los resmenes de las reuniones.

CUNDO CREAR UN BOL ETN INFORMATIVO?

Un boletn puede comenzar en cualquier momento de la vida de un grupo u
organizacin (aunque cuanto antes, mejor!) y especialmente cuando:

Se necesite hacer llegar una gran cantidad de informacin a mucha gente de

forma regular.
Se quiera educar o informar a la comunidad sobre temas importantes.
Se quiera atraer a miembros nuevos.
Se quiera crear un sentido de propsito en comn o motivacin -- o ambos-entre los miembros.
Se necesite obtener retroalimentacin de los miembros.
Se desee incrementar el reconocimiento de la organizacin o la fe en su causa.
Se quiera que el pblico considere al grupo creble y significativo.

Todas estas son buenas razones, pero crear un boletn y mantenerlo requiere mucho
tiempo y esfuerzo. Tambin se debera considerar cada cunto se publicar. Los
boletines informativos generalmente se publican mensualmente o cada dos o cuatro
meses. La eleccin depender del tamao de la organizacin y de los recursos
disponibles. Est lista la iniciativa para asumir este compromiso? Si lo est, es
aconsejable consultar las secciones "Cmo hacerlo: preguntas preliminares" y "Pasos
siguientes!

CMO COMENZAR UN BO LETN

INFORMATIVO?
El grupo es nico. El boletn tambin lo ser. Hay muchas formas de producir un buen
boletn. Antes de empezar, aqu se encuentran algunas preguntas bsicas para hacerse.
Cuando estn contestadas, se estar mejor preparado para crear un boletn que se adecue
al grupo.

Cul es el propsito primario del boletn?

Cules son los otros propsitos?
Quin es la audiencia?
Con cunta frecuencia se quiere que aparezca el boletn?
Cuntas copias se quieren producir para cada tema?
Cunto costar?
Cunto se puede gastar?

Quin disear y editar el boletn?

Quin escribir los artculos?
Cmo se le distribuir el boletn a la audiencia?
Cmo se sabr si se ha tenido xito?

CULES SON LOS PASO S PARA PRODUCIR UN

BOLETN INFORMATIVO?
Despus de contestar las preguntas en la ltima seccin hay algunos pasos importantes
a seguir:
Decida si el grupo mismo publicar el boletn o si se usar ayuda profesional. Esto
depender del tiempo, del dinero y de la habilidad disponible que se tenga. Se debera
tambin considerar la impresin que el boletn tendr en la audiencia y la imagen que se
quiere proyectar cuando se decida hacerlo por cuenta propia o no. El trabajo profesional
no tiene que costar mucho. Por otro lado, sacar un boletn puede requerir que el grupo
mismo lo haga.
Si se quiere producir el boletn por cuenta propia, es necesario asegurarse de contar con
las herramientas necesarias:

Una mquina de escribir y acceso a una copiadora.

Si est usando una computadora, el software que incluya una aplicacin para
procesar palabras, disear la pgina y los grficos.
Una impresora de alta calidad.
Sentido del humor y mucha paciencia!

Si se quiere que el boletn lo haga un profesional:

Es necesario asegurarse de que la empresa copiadora, el impresor profesional o

el artista grfico se involucren en el proyecto antes de ir ms all de la etapa de
planificacin. No tema hablar con profesionales, podran desear contribuir con
sus servicios u ofrecerlos a una tarifa reducida.
Podra usarse un centro de copiado si slo se corta y pega material escrito a
mquina.
En esos lugares se pueden encontrar tambin computadoras que hagan que el
formato y la impresin sean ms fciles.

Los artistas grficos pueden hacer que el formato y la impresin luzcan ms

atractivos e interesantes para que puedan trasmitir mejor la informacin.
Se pueden llevar copias armadas (todo terminado) a un profesional para la
impresin final.
Se debe confirmar cada aspecto del proceso de impresin en este momento,
incluyendo el costo, qu colores se usarn, el tipo de papel, etc.

Pasos para todos los boletines

Decidir qu aparecer en la publicacin y cunto se incluir de cada uno -- por

ejemplo, artculos, caractersticas, notas de noticias y artculos de opinin.
Disear el formato del boletn.
Redactar los artculos para el boletn o mandarlos a escribir.
Editar los artculosel contenido, el estilo y los espacios.
Editarlos nuevamente -- los errores son muy caros y no lucen bien. Pdale a
alguien que lo ayude con la correccin. (Por otro lado, una de las formas de
saber que la gente lee el su boletn es cuando llaman para sealar los errores!
Si le imprimen el boletn profesionalmente, llevar la copia final al impresor.
Revisar la copia final por ltima vez para ver si hay algn error de impresin o
de edicin.
Enviar por correo o distribuir el boletn.
Recibir cuanta retroalimentacin sea posible acerca de la publicacin.
Disfrutar del calor del sol por un rato y despus respirar hondo y repetir el
proceso otra vez.

CMO HACER PARA QUE OTROS

CONTRIBUYAN?
Recuerde, no hay necesidad de ser el Llanero Solitario cuando se refiere a escribir
artculos o distribuir informacin. Otros pueden -- y deberan -- ayudarlo; no slo se
disminuye as la cantidad de trabajo, sino que tambin les da a otros en el grupo, un
sentido de propiedad y de orgullo por el boletn. A continuacin presentamos algunas
recomendaciones para alentar la participacin de otros:

Encuentre a otros miembros para que lo ayuden a planificar el boletn.

Solicite artculos, comentarios y columnas por parte de los miembros; un
columnista invitado ocasional puede agregar un brillo extra.

Haga circular una hoja con anuncios escritos e ideas para posibles artculos en
las reuniones de su grupo.
Reemplace en el boletn las actas por reportes de los grupos de trabajo.
Reimprima las noticias acerca de la coalicin que aparecen en los medios de
comunicacin
Saque ideas de otros materiales que la gente le enva.

QU MS SABER SOBRE LOS BOLETINES?

Ya es hora de aprender a armar el boletn para crear un producto final atractivo e
informativo. En seguida ofrecemos ms informacin especfica sobre el diseo y los
detalles bsicos del formato, consejos para abaratar los costos y la produccin.
Palabras y grficos
El encabezado es el ttulo en la cartula de cualquier boletn

Haga el nombre del boletn corto y pegadizo.

Considere usar el logotipo o smbolo de la organizacin como parte del ttulo.
Considere a un profesional para disear esta parte del boletn, aunque el resto se
haga en el grupo. La cabecera es lo primero que la gente notar: hgalo
memorable.

La fuente es el estilo de letra que se usa.

Para el texto de los artculos, usar fuentes srif (o terminal) en vez de fuentes
sans srif (o palo seco), har que sea ms fcil de leer. Las de tipo srif son
pequeos trazos al final de los trazos principales de una letra (los ejemplos
apropiados para los boletines incluyen Times New Roman, Bookman y Palatino)
y son ms fciles de leer.
Las fuentes sans srifs aquellas que no tienen esos pequeos trazos -- (Arial,
Helvetica y Avant Garde, por ejemplo) son ms apropiadas para los titulares.
Sea consistente con cualquier fuente que decida usar. El uso de slo dos o tres
fuentes diferentes le dar al boletn una apariencia ms pulcra y ms profesional.
Usar varias fuentes diferentes podra ser tentador, pero puede hacer que la
pgina luzca de mal gusto. Haga uso de alguna restriccin!
Use poca cursiva o bastardilla las palabras en cursiva son difciles de leer.
Cuando tenga dos o ms columnas, justificar el texto lo hace ms legible.

El titular es el ttulo corto que presenta o resume las ideas principales de un artculo.

Imprmalos en el mismo color que el artculo para una lectura ms fcil.

Colquelos como oraciones sin puntos (es decir, ponga mayscula solamente en
la primera letra de cada oracin).

Los artculos son las historias y el texto que explican los diferentes eventos, temas y
planes importantes para el grupo.

Exceptuando los boletines tcnicos, los artculos deberan ser escritos a un nivel
de lectura accesible para alguien con educacin media -octavo grado
aproximadamente (Algunos correctores de gramtica computarizados pueden
ayudarlo con esto).
Tpicamente el tamao de la fuente es de 10 a 12 puntos.
Elija un tema que sea interesante para usted y que los otros puedan disfrutar.
Pregunte a su alrededor; averige qu quieren saber los otros.
Hgase estas dos preguntas a s mismo antes de empezar a escribir: 1) Quin es
mi audiencia? y 2) Qu ideas importantes quiero que ellos entiendan? Tener en
mente las respuestas a estas preguntas podra serle til a la hora de redactar.
Organice sus ideas antes de comenzar; considere hacer un esquema.
Evite palabras complicadas y oraciones largas.
Si usa ejemplos que respalden sus ideas, ayuda a que los otros lo entiendan
mejor.
Siempre corrija su artculo por si tiene errores ortogrficos, gramaticales o de
comprensin general.
Siempre que sea posible, haga que otra persona revise la redaccin antes de
entregar la versin final.

Detalles bsicos del formato

Use dos o tres columnas en una pgina de 215.9 x 279.4 mm. para una lectura
ms fcil.
Limite cada pgina a no ms de tres a cuatro artculos.
No le tema al espacio en blanco! Le da al lector un lugar para descansar los
ojos. Una pgina con poco espacio en blanco es menos legible que otra que
tenga una cantidad moderada. Mantenga el espacio en blanco en los bordes de la
pgina, no en el centro.

Retroceda un par de pasos y mire cada pgina. Luce equilibrada? Por lo

general, los artculos ms claros deberan estar en la parte de arriba de la pgina
y los ms oscuros en la parte de abajo.
Use grficos, imgenes o fotografas para acortar el texto y darle a su boletn
una apariencia ms pulida. Si puede acceder a ellas, las fotografas le darn al
boletn un aire profesional.
Considere mantener el boletn en seis pginas o por debajo de esta extensin
(cuatro es lo ideal). Esto abaratar los costos y har que sea menos probable que
los lectores sientan que hay demasiado para leer.
Considere usar un formato constante que har que el boletn le sea ms familiar
a los lectores.

Produccin
Dependiendo del presupuesto, se puede elegir mandar a imprimir el boletn por un
profesional. Esto ser tan simple como decir fotocopie esto o tal vez un poco ms
complejo si se busca una apariencia ms profesional. Un impresor profesional tiene las
ventajas agregadas (y los costos) del uso de una amplia variedad de colores y tipos de
papel, como tambin la habilidad de imprimir fotografas con claridad. Si se tienen los
recursos, se debera considerar usar servicios profesionales para producir el boletn de la
mayor calidad posible. Cuando se trabaja con un impresor profesional, se debe
considerar lo siguiente:

Involucre al impresor desde el comienzo. Hable con el impresor sobre cada

detalle de las metas, los sueos, el presupuesto y los plazos.
Cuando se elija el papel, case a los colores neutros (blanco, beige o gris claro),
que no son chillantes. El papel reciclado o que tiene un aspecto un poco
granulado es tambin apropiado.
Pida un segundo "color directo para agregarle vida al boletn, sin aumentar
demasiado el costo.
Pida el tamao de papel estndar que la imprenta tpicamente usa para otros
pedidos, generalmente es el ms barato.
Aprenda algo del vocabulario de impresin, as no habr confusin cuando hable
con el impresor.
Escuche cuidadosamente el consejo del impresor; pero recuerde, es su boletn,
por eso depende de usted tomar las decisiones finales.

Consejos para reducir costos

Considere vender publicidad" para ayudar a cubrir el costo del boletn. Esto
puede ser tan fcil como fotocopiar la tarjeta de presentacin o de negocios de
alguien.
Determine si la organizacin puede ser considerada sin fines de lucro para
abaratar las tarifas de los envos postales. Revise las tarifas para mandar envos
masivos, las cuales a veces pueden ser menos costosas. Su oficina de correo
puede ayudarlo en esto.
Considere otros medios de distribuir el boletn adems de usar el correo. Por
ejemplo, coloque el boletn donde pueda ser tomado y ledo (en clnicas de
salud, en iglesias, en centros de adolescentes, en hospitales, en almacenes,
etc.)Sea creativo!
Decida con cunta frecuencia se necesita publicar el boletn La organizacin
tiene suficiente informacin que comunicar por lo que se necesita un boletn
mensual; o con uno cada dos o cuatro meses bastar?
Muvase cuidadosamente en cada paso del proceso de creacin del boletn, y
asegrese de corregir a medida que se vaya avanzando. Los errores cuestan
caro! Haga que otra persona le d el vistazo final junto con usted.
Pregntele a su impresor u a otros editores del boletn cmo puede hacerse el
boletn por menos dinero.