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PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y
CONTROL DE DOCUMENTOS
1.0
SGi-PR-SAGI-01
REVISIN:
PGINA:
1
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PROPOSITO:
Estandarizar la metodologa para la elaboracin, revisin y autorizacin de los diferentes documentos
del sistema de administracin del Sistema de Gestin Integrado.
2.0
ALCANCE:
Desde que surge la necesidad de elaborar o modificar algn documento necesario para el sistema de
Gestin Integrado hasta la oficializacin por parte de Gerencia.
3.0
DEFINICIONES:
3.1
Poltica de Calidad
3.2
Manual de SGI
3.3
Plan de SGI
3.4
Procedimientos
3.5
Instructivos de Trabajo
3.6
Catlogos y
Especificaciones
Originado por:
Constanza Cuevas
Revisado por:
Victoria Retamales
Autorizado por:
Cecilia Plaza
Mauricio Cabello
Este documento no puede ser reproducido ni facilitado a terceros sin la expresa autorizacin del Gerente General de KLERQUIMS.A.
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REVISIN:
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3.7
Descripcin de Cargo
3.8
Formatos
4.0
RESP resultados de las actividades declaradas en los
procedimientos o instructivos de trabajo correspondientes a cada
cargo, los cuales forman parte de la evidencia objetiva para
demostrar que el SAGI se cumple de acuerdo a lo establecido en
los documentos.
3.9
Documentos Externos
3.10
Registros
3.11
SAGI
3.12
SIM Online
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RESPONSABILIDADES:
4.1
4.2
4.3
Es responsabilidad del personal que se encarga de elaborar los distintos documentos del
SAGI hacerlos de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente documento, y
realizar las solicitudes de edicin o elaboracin segn corresponda .
4.4
4.5
Es responsabilidad de el revisar que los documentos del SAGI cumplan con lo establecido
en el presente procedimiento, as como de que cumplan con los requerimientos de la
Normativa vigente.
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5.1
REVISIN:
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DESCRIPCION:
5.2
La informacin que debe considerarse en cada uno de los conceptos se define a continuacin:
1) PROPOSITO: Defina claramente y de manera concisa qu es lo que se busca lograr con la
aplicacin del documento.
2) ALCANCE: Describa cual es el inicio y fin de las actividad es del documento (desde que
hasta que) y las reas a las que aplica.
3) DEFINICIONES: Describa claramente las definiciones de las palabras o trminos que puedan
causar confusin en la descripcin del documento.
4) RESPONSABILIDADES: defina de manera general las responsabilidades del personal que
participa en la descripcin del procedimiento (coordina, supervisa, ejecuta).
5) DESCRIPCION: Describa claramente cada uno de los pasos que se realizan en la actividad
involucrada en el documento, asegurando mencionar el Qu?, Quin?, Cmo?, Cundo?,
Dnde?, Con qu?, Para qu?, Cada cunto?, Dnde lo registra?, y preferentemente utilizando el
verbo en tiempo presente.
6) REFERENCIAS: Mencione el nombre y cdigo (este ltimo cuando aplique) de los formatos u
otros documentos que son necesarios conocer para la aplicacin del documento en cuestin.
7) ANEXOS: Muestre en esta seccin del documento cualquier informacin, tabla, dibujo o grfico
que considere necesario para clarificar algn paso del documento.
8) MODIFICACIONES: Anotar la seccin del documento que sufre cambio (se agreg, se modific
o se dio de baja).
En cuanto al ttulo con el que se nombra cada uno de los documentos del SAGI este debe ser de
acuerdo a las actividades descritas en el mismo, claro y conciso.
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Los distintos documentos del SAC deben ser elaborados de acuerdo a la estructura que a
continuacin se establece, con formato planilla para documento: cdigo documento_cdigo
rea_correlativo (Fuente: Arial 11, interlineado sencillo)
Tabla 1:
Prop
sito
PC
Poltica de
Calidad
MC
Manual de
Calidad
PL
Plan de
Calidad
(a)
PR
Procedimie nto
IT
Instructivo de
Trabajo
CA
Catlogos
Especificac
iones
(b)
ES
DC
Descripci n
de Cargo
(b)
FO
DX
Formatos/
Planillas
Documento s
Externos
Instruento
Anexos y Equipos Modificaci
o nes
X
x
(b)
(b)
(b)
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AREA
Gerencia general
Gerencia comercial
Sistema de administracin
de Gestion
Integral
Ventas
Compras
Produccin
Recursos humanos
Control de SG
Bodega de Materias Primas
Bodega de Productos
Terminados
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La revisin de formatos del documento por parte de Coordinador SAGI es para verificar si el
documento cumple con:
a)
b)
c)
d)
e)
b)
c)
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rechazar envindose automticamente junto al rechazo un correo al autor, dando los motivos del
por que se niega la creacin o modificacin. En caso de que el coordinador SAGI considere que
el documento cumple con el objetivo de mejorar el sistema de gestin de la calidad, lo liberar y
pasar al siguiente paso, correspondiente al de edicin del documento.
Luego, el responsable de editar u originar el documento, lo realizar de forma tal, que tenga que
realizar la edicin del documento en un archivo Word (dentro del mismo equipo en el que se
encuentra trabajando), utilizando el formato establecido para la elaboracin de documentos FOSAGI-1, para luego vincularlo al editor del SIM Online.
Una vez que el originador o modificador realice la tarea solicitda, verificado que los cambios se
hayan realizado de acuerdo a los criterios de elaboracin de documentos (PR-SAGI-2), baja al pe
de la pagina web SIM Online y presionar el vinculo concluir.
Luego, le llegar una notificacin va mail al Revisor del documento, que corresponder a
Coordinador SAGI El ser el encargado de revisar que el documento elaborado cumpla con los
requisitos segn corresponda el tipo de documento. En caso de que el documento no cumpla
con los requisitos establecidos en este procedimiento, el coordinador SGI rechazara al originador
el documento, agregando adems, las observaciones realizadas para la mejora del
documento, en el campo bitcora, al pe de pagina del sistema SIM Online.
En caso contrario, y de no encontrar ninguna falla asociada a la elaboracin del documento, este lo
liberar, aprobando su revisin y pasando al siguiente paso.
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Finalmente quin lo Aprobar y liberar ser el Gerente del rea donde se desarrollo/integro el
documento, quin ser responsable de revisar su contenido, analizando y si fuese necesario
en conjunto del originador como puede aportar al SGI. Si no cree que el contenido sea capaz de
aportar a la mejora continua del sistema, este lo rechazar a originador, informando a travs de
la bitcora los cambios a realizar. Adems, si detecta a revisor alguna incidencia con la
estructura del documento o algn parmetro en especifico, tambin puede rechazar para que revise
nuevamente.
En caso de que cumpla con los requisitos para realizar la mejora continua del SGI, este lo
aprobara, dndolo por oficial e incluido dentro del SGI.
Dentro de cualquier punto (Originador-Revisor-Aprobador), se puede dar la distribucin del
documento, es decir, que una vez publicado (aprobado), se puede distribuir el aviso a travs de las
distintas reas o usuarios involucrados, el cual se har llegar a travs de correo electrnico a
quienes se deba distribuir.
Los plazos establecidos para la revisin del documento no puede sobrepasar los 7 das hbiles, y el
periodo para aprobar un documento, tambin no superar los 7 das hbiles. Para la edicin de
documentacin, sern 10 das hbiles desde enviada la notificacin por correo electrnico.
El Representante de Gerencia mantiene un Listado maestra de control de documentos que
incluye toda la documentacin vigente utilizada en el sistema de calidad. El control de la
documentacin se realizar a travs del Software SIM Online 3.0, distribuyndose copias segn sea
la necesidad de los usuarios, y rotuladas como Copia impresa no controlada. Una vez que se
oficializa una nueva versin, ser responsabilidad del Jefe o encargado de rea, retirar las copias
antiguas y dar aviso a travs de los medios ya antes descritos a las partes interesadas.
La modificacin de documentos sigue el mismo mecanismo indicado en el punto 5.5.
La modificacin de un documento genera una nueva version, la cual se identifica en el recuadro
REVISIN N en todas las pginas del documento, indicando un numero correlativo. La
identificacin del cambio se registra en la seccin MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO,
adems, en SIM Online 3.0 en el cuadro Control de cambio.
El control de los Instructivos es responsabilidad de los distintos Jefes de reas, para su
actualizacin y mantencin.
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Nota:
De haber algun ltimo ajuste el Coordinador del SAGI registra las observaciones en el
documento y lo entrega al responsable del mismo para su correccin, regresando al punto 5.1.
Un documento se considerar Aprobado slo cuando haya sido comunicado y/o capacitado a
los usuarios, observando los siguientes criterios:
a) Cuando el documento es nuevo, este debe darse a conocer a los usuarios, capacitarse si si
tiene un impacto muy grande dentro del proceso y evaluarse cuando el impacto potencial en
la calidad y satisfaccin del cliente as lo justifique.
b) Cuando el documento es una modificacin menor o de forma, este debe ser dado a conocer
a los usuarios.
c) Cuando el documento es una modificacin mayor, es decir existe una nueva forma de hacer
las cosas, debe darse a conocer y/o capacitarse.
Los documentos nuevos y/o modificados en general, slo sern aprobados cuando todas las
personas involucradas en el proceso sean capacitadas y/o informadas.
5.5 MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS:
Los documentos sern revisados y modificados, de ser necesario de acuerdo a los siguientes
criterios:
a)
Los documentos debe de ser revisados y en su caso modificados por los responsables de
los mismos cada vez que se requiera, para asegurar su adecuacin y actualizacin a los
requisitos establecidos en el SAGI. En este contexto se pueden considerar los siguientes
criterios:
b)
c)
d)
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El responsable del documento realiza las solicitudes correspondientes a trves del sistema
SIM Online, repitindose los pasos descritos en los puntos 5.1 al 5.6, hasta su oficilizacin
por parte del Gerente asociado al rea (101), (102) donde se levanto el documento.
Notifica por medio de SIM Online y/o verbal al responsable del documento los motivos de
la negacin de la baja.
6.1 REFERENCIAS:
No aplica.
7.1 ANEXOS:
No aplica.
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