FACTORES A REVISAR PARA LA ENTREGA DEL SISTEMA DE GESTIN

DE DATOS

Con la finalidad de incorporar al archivo tcnico la informacin digital generada

para el proyecto hidroelctrico coca codo Sinclair se plantea los siguientes
puntos para la revisin y evaluacin del sistema.
1.

Usabilidad:
Se puede realizar una revisin completa de sus contenidos y funcionalidades
de manera rpida, sin generacin de confusiones y las bsquedas sean de una
manera gil.
a) Ingreso de los diferentes Anexos

Revisar si existen las herramientas para un ingreso de cdigos de los

diferentes anexos.
Pueda visualizar con indicadores el nmero de archivos cargados como
validacin del ingreso.

b) Bsqueda de documentos

2.

La bsqueda debe ser gil y en diferentes niveles de bsqueda;

mediante palabras claves y cdigo de documento

Accesibilidad: Determinar la capacidad para ser utilizados por diferentes

usuarios y determinar y asignar funciones a cada usuario.

a) Usuarios

El sistema podr tener grados de jerarquizacin, es decir, usuarios que

solo puedan visualizar y otros a los cuales sea permitida la edicin de
archivos cargados.

b) Visualizacin

3.

Toda la informacin podr ser visualizada desde cualquier lugar con

conexin al internet

Carga y descarga de documentos: Se cargar los archivos de manera rpida

cuando es solicitado por cada usuario; as como se debe mantener el
documento de manera original sin sufrir ninguna modificacin en el proceso de
carga.

a) Carga de documentos

4.

Comprende los procesos manuales y automatizados que se realizan

para carga de documentos.
El sistema consta de registros de control que permitan que ante una
cada del sistema un reinicio desde el ltimo documento cargado.

Redaccin de Contenidos y Manuales: Consiste en hacer una revisin de los

contenidos y de la manera en que estn escritos, con el objetivo de determinar
si son los adecuados; as como sus respectivos manuales.
a) Manual Tcnico

Este contendr informacin tcnica de desarrollo, as tambin en que

arquitectura est basada.

b) Manual de Usuario

Este contendr toda la informacin de requerida por los usuarios

desatacando la visualizacin, carga y descarga de los diferentes
documentos; se incorporar un video demostrativo.

5. Seguridad y Validez de Documentos

El sistema poseer herramientas programas que rastreen los archivos y

determinen incongruencias con la finalidad de garantizar la integridad de los
documentos; as tambin el sistema debe verificarse que los resultados
cumplan.

6. Entrenamiento de personal
Una que vez que el sistema se encuentre instalado, se deber brindar la
capacitacin a 10 personas las mismas que al finalizar la capacitacin y
entrenamiento en el manejo del sistema darn su opinin del desempeo de
este. Este proceso se registrar mediante un formato de entrenamiento.


Formato de entrenamiento de personal en el Sistema de Gestin de Archivos Digitales

Empresa

Departamento

Nombre

Cargo

Firma

Comentario

7. Tiempo de Prueba
Una que vez concluido el entrenamiento, el sistema permanecer por 4
semanas a prueba, con la carga y descarga de archivos; de no existir ninguna
observacin se registrar mediante un formato de tiempo de prueba.

Formato de prueba de tiempo de operacin del Sistema de Gestin de Archivos Digitales

Departamento

Nombre

Cargo

Firma

Comentario

8. Autorizacin
Sea el caso que no existi o las observaciones fueron atendidas el sistema
ser aprobado por los encargados y posteriormente pasar al departamento de
costo para su cancelacin total.