DIRECCIN DE PROYECCIN SOCIAL

DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

NDICE
Misin, Visin y Valores Institucionales 2
Resea.... 3
Anlisis de la estructura organizacional... 5
Componente Terico. 7
Problemas comunicacionales, cultura y clima 9
Tipos de perfiles dentro de la organizacin 11
Anlisis de matrices PEST- POAM....13
Anlisis de matriz PCI.. 20

MISIN
La Direccin de Proyeccin Social de la Universidad del Tolima es la encargada
de orientar, coordinar y apoyar los procesos adelantados por la universidad
relacionados con la proyeccin social ante la comunidad.

VISIN
En siete aos la Direccin de Proyeccin Social ser reconocida por su efectiva
coordinacin con las dems dependencias de la Universidad y su buena
articulacin con la sociedad, fortaleciendo los procesos existentes y proyectando
nuevos beneficios a la comunidad en general, teniendo un aumento del 500% en
el nmero de proyectos de proyeccin social adelantados por la Universidad.

Valores Institucionales:
a) Calidad acadmica: La Universidad del Tolima a travs de la proyeccin
social, la investigacin y la docencia fomenta la excelencia acadmica
garantizando el desarrollo de las actividades conforme a los estndares de
calidad.
b) Cooperacin: La Universidad del Tolima desarrolla actividades y programas
de proyeccin social articulando esfuerzos con diferentes organizaciones del
orden pblico y privado, contribuyendo en el mejoramiento de la calidad de
vida de la poblacin.
c) Complementariedad: La Universidad del Tolima desarrolla acciones y
proyectos que complementen las polticas nacionales, departamentales y
locales orientadas al mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin
y al desarrollo regional.
d) Comunicacin: La Universidad del Tolima establece estrategias de
comunicacin asertivas que permita una relacin permanente con la
comunidad, a travs de la socializacin de los avances de la ciencia, la
tecnologa, las artes y la cultura a todos los sectores sociales.
e) tica y compromiso: La Universidad del Tolima como institucin educativa
propende por orientar sus programas, proyectos y actividades de proyeccin
social asumiendo de forma tica y responsable su compromiso con la
comunidad.
2

f) Equidad: La Universidad del Tolima promueve el reconocimiento de las

diferencias sociales y culturales, e incentiva la creacin de oportunidades, la
generacin de condiciones de igualdad, de participacin e inclusin social.
g) Integracin: La Universidad del Tolima estimula la correspondencia entre las
tres dimensiones de la funcin misional de la Universidad: docencia,
investigacin y proyeccin social fortaleciendo la relacin UniversidadSociedad-Estado.
h) Reciprocidad: La Universidad del Tolima establece dilogos entre los
miembros de la comunidad acadmica y los agentes sociales, mediante
procesos interactivos para la generacin y la validacin de conocimientos, con
un sentido de respeto y reconocimiento mutuo que permitan el intercambio de
saberes.
i) Solidaridad y pertinencia social: La Universidad del Tolima acta con
espritu solidario especialmente a favor de los sectores ms vulnerables de la
sociedad. Los programas y proyectos de proyeccin social deben responder a
las necesidades sociales, cientficas y culturales de la regin o del pas.

RESEA
En el marco del plan de desarrollo 2013-2022 de la Universidad del Tolima, se
establece como objetivo fortalecer la proyeccin social como funcin clave del
quehacer acadmico pertinente. Adems se hace necesario coordinar las
acciones, proyectos, programas y polticas de Proyeccin Social Universitaria
realizadas por las diferentes unidades acadmicas. Igualmente bajo el acuerdo
nmero 0137 de 2008 se estableci que la Proyeccin Social es la funcin
estratgica de la Universidad que permite la interaccin e integracin del Alma
Mater con la regin y la nacin, en orden a garantizar la insercin de la vida
acadmica en la vida social, econmica, poltica y cultural del pas, con el objeto
de construir una sociedad ambientalmente sustentable, democrtica, equitativa,
solidaria, con justicia social y en paz. Los programas, proyectos y actividades de
sta funcin son una praxis social que realiza recprocamente la comunidad
universitaria, acadmica y la comunidad en general, en aras de contribuir en la
solucin de las necesidades ms apremiantes del entorno local, regional y
nacional. La Oficina de Proyeccin Social se crea formalmente bajo el Acuerdo N
019 del 17 de agosto de 2011, emanado del Consejo Superior, desde entonces
esta dependencia ha liderado los procesos que procuran la integracin de la
universidad con una sociedad que busca soluciones a diversas problemticas.
La oficina de Direccin de Proyeccin Social inicio labores en el ao 2011 pero fue
legalizada por el Consejo Superior de la Universidad del Tolima, por medio del
3

acuerdo nmero 0008 de 2014 en donde se modific la estructura de la oficina

siendo integrada de la siguiente manera:

a) Direccin de Proyeccin Social Universitaria.

b) Comit Asesor de Proyeccin Social Universitaria.
c) Coordinadores de Proyeccin Social de las Facultades y del Instituto De
Educacin a Distancia.
d) Comits de investigacin y Proyeccin Social de cada Facultad y del
Instituto De Educacin a Distancia.
Este acuerdo estimula la creacin de la Direccin de Proyeccin Social como
dependencia acadmico-administrativa adscrita a la Vicerrectora Acadmica,
estar integrada as:
a) 1 Director (a) de Proyeccin Social.
b) 6 Profesionales universitarios de apoyo.
c) 1 Tcnico auxiliar
Adems se estipula que se podr vincular estudiantes, bajo la figura de asistentes
administrativos y pasantes, para el acompaamiento y desarrollo de las
actividades propias de la Proyeccin Social.

METAS
2013-2015: 300% de aumento en el nmero de proyectos de proyeccin social
adelantados por la universidad.
2016-2018: 400% de aumento en el nmero de proyectos de proyeccin social
adelantados por la universidad.
2019-2022: 500% de aumento en el nmero de proyectos de proyeccin social
adelantados por la universidad.

ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La Universidad del Tolima se divide en tres ejes misionales:

1. Excelencia acadmica
2. Compromiso Social
3. Compromiso Ambiental

La oficina de direccin de proyeccin social, funciona bajo el segundo eje misional,

el cual abarca dos programas macro: el programa de Desarrollo Humano y el
programa de Proyeccin Social. Esta ltima estructurada desde la Vicerrectora
Acadmica, est conformada por las siguientes dependencias:

a) Direccin de Proyeccin Social Universitaria.

b) Comit Asesor de Proyeccin Social Universitaria.
c) Coordinadores de Proyeccin Social de las Facultades y del Instituto De
Educacin a Distancia.
5

d) Comits de investigacin y Proyeccin Social de cada Facultad y del

Instituto De Educacin a Distancia.

Al entrar a analizar la situacin comunicacional de la oficina y sus necesidades de

establecer un contacto ptimo con las dependencias a su cargo para su pleno
funcionamiento, he podido evidenciar que la comunicacin en este momento sigue
un modelo piramidal y presenta por ende varios de los problemas que menciona
Aguilera. Por una parte las decisiones importantes, en lo que tiene competencia
directa la oficina como tal, son tomadas por parte de la directora de manera
unilateral, en la mayora de los casos, o teniendo en cuenta la opinin de una
minora.
Las reuniones de equipo en su mayora, se tornan en mesa redonda donde se
imparte el trabajo de la semana y no como un espacio de participacin, donde se
puedan discutir abiertamente los temas particulares que preocupan a cada
miembro de grupo, por lo que generalmente al finalizar, inicia el ruido ya sea por
falta de informacin o por inconformidad.
Este es problema que ha generado falta de confianza y motivacin en el trabajo,
personas del equipo se sienten desvalorizadas antes las responsabilidades que
asumen, por lo que se siente un ambiente tenso en algunos momentos de la
jornada. Este dficit en la comunicacin interna de esta dependencia, repercute y
ha creado barreras interfuncionales, con los dems agentes participantes,
haciendo los procesos lentos afectando no solamente la imagen interna que cada
persona del equipo general tiene sobre los proyectos que se desarrollan en el
margen de la proyeccin social universitaria, sino confusin a la hora de proyectar
una imagen externa, que logre atraer a la comunidad que se pretende beneficiar
con este trabajo.
Sin embargo, pese a las dificultades en el plano de comunicaciones que se
presentan hasta el momento, existe la firme disposicin de mejora y el objetivo de
este plan de comunicaciones, es aprovechar el potencial juntos con las
herramientas disponibles, para entablar una clara mejora y lograr ejercer el cambio
de estructura piramidal a la esfera, que bajo la funcional misional que aborda esta
importante dependencia de la Universidad del Tolima, resulta imperativo en el
orden de cumplir con las metas propuestas en su plan de desarrollo.

COMPONENTE TERICO
Es indispensable a la hora de hablar de la comunicacin y su funcin en las
organizaciones tener en cuenta su etimologa: La palabra Comunicacin proviene
e del latn communis que significa comn. Tato el latn como los idiomas romances
han conservado el especial significado de un trmino griego (el de Koinoonia) que
significa a la vez comunicacin y comunidad. Tambin en castellano el radical
comn es compartido por los trminos comunicacin y comunidad. Ello indica a
nivel etimolgico la relacin entre comunicarse y estar en comunidad. En pocas
palabras, es est en comunidad porque se pone en comn a travs de la
comunicacin. (Arana, 2008)
La anterior cita muestra la relevancia de la comunicacin al interior de cualquier
institucin o colectivo a la hora de configurarse y desarrollarse. Pasquali (1978)
afirma que la comunicacin aparece en el instante mismo en que la estructura
social comienza a configurarse, justo como su esencia ingrediente estructural, y
que donde no hay comunicacin no puede formarse ninguna estructura social.
Gracias a los actuales estudios sobre la comunicacin, se ha posibilitado pasar de
asumirla como una herramienta mecnica que permite a un emisor enviar un
mensaje a un receptor, a contemplarla como un elemento fundamental en la
correlacin de sistemas.
Ferrater (citado por Arana, 2008) piensa que los sistemas son un conjunto de
elementos relacionados entre si y armnicamente conjugados: Una vez conocido
el concepto de sistema, podemos remitirnos a definir a la organizacin como tal, la
cual se puede conceptualizar como un sistema diseado para lograr metas y
objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean,
(Kendall & Kendall). Teniendo en cuenta que cada organizacin desarrolla
comunicacin debe ser un elemento estratgico para abordar la situacin de cada
organizacin.
En el mismo sentido Prieto (1996) afirma: La comunicacin constituye el nervio
motor de cualquier institucin, tanto para asegurar su eficacia en lo interno como
en la relacin con su respectivo contexto, (p 167). Al vincular a la comunicacin al
desarrollo de las instituciones se engloban varios elementos que potencian las
posibilidades del colectivo, la comunicacin adquiere elementos de la planeacin
organizacional y la comunicacin estratgica convierte en un elemento central en
la praxis. Tironi y Cavallo (2004) afirman: La Comunicacin Estratgica es la
prctica que tiene como objetivo convertir el vnculo de las organizaciones con su
entorno social, cultural y poltico en una relacin armoniosa y positiva desde el
punto de vista de sus intereses u objetivos, (p. 33).
Pero hablar de la comunicacin o estrategias de la comunicacin resulta ser estril
sin un plan que desglose cada concepto en acciones a desarrollar que concreten
7

un estado ideal de la organizacin. Libaert (2005) afirma: el plan es un medio que

permite incrementar el valor interno de la actividad, incluso de la profesin () Es
un mtodo que permite integrar a la comunicacin a la estrategia de la empresa,
(p.51).
La Proyeccin Social puede entenderse como aquellas acciones, llevadas a cabo
para mejorar tangiblemente e intangiblemente, las condiciones de vida de los
individuos que integran la sociedad, s as como bsicamente se entiende este
concepto que nade de la responsabilidad que las instituciones de educacin
superior tienen con su entorno, preciado por la Ley 30 de 1992 como un servicio
pblico cultural, inherente a la finalidad social del Estado.
La Universidad del Tolima mediante acuerdo 129 del 2013 la define como una
funcin misional que permita la interaccin e integracin de la Universidad con su
entorno local, regional, nacional e internacional, para establecer un intercambio
permanente el entre el conocimiento sistemtico de la academia, los saberes y las
necesidades de la sociedad y de la las organizaciones e instituciones que hacen
parte de ella, con el objeto de construir una sociedad ambientalmente sustentable,
democrtica, equitativa, solidaria, con justicia social y en paz.
Estos elementos conceptuales dan luces que permiten entender el papel de la
comunicacin como dinamizador de la labor de la Direccin de Proyeccin Social.

PROBLEMAS COMUNICACIONALES
CULTURA Y CLIMA

En el camino de la comunicacin organizacional como establece Aguilera, es

imperativo establecer una cultura dentro la organizacin, esto permite a los
miembros de la misma, tener unas reglas claras de juego que permitan dinamizar
y fortalecer los procesos que se realiza dentro ella. Para iniciar con el desarrollo
del plan de comunicaciones para la direccin de proyeccin social, establec bajo
los parmetros y necesidades que delimita el Plan de Desarrollo 2013-2022 de la
Universidad del Tolima, una visin y misin para la entidad que abarcara las
funciones y metas establecidas, dentro del desarrollo estimado para el eje misional
que corresponde al compromiso social de la Universidad frente a la comunidad, en
cooperacin con el equipo de trabajo de la oficina.
Sobre el papel existen polticas, valores y estructuras elaboradas sobre lo que
debera ser el ideal de cultura organizacional para la entidad, sin embargo no se
ha llegado al nivel de apropiacin adecuado que permita establecer uniformidad
bajo estos parmetros. Por supuesto existe una cultura implcita que se ha ido
formando a travs del trabajo diario, pero que no concuerda con los objetivos a
alcanzar como organizacin vinculante con la comunidad. Como especificaba en
el anlisis de la estructura, los vacos en la comunicacin y la falta de
planificacin en estos aspectos, han dejado que la cultura organizacional se
establezca en la solucin de problemas del da a da, lo que en ocasiones
entorpece y hace ms extenuante el trabajo.
Es importante establecer que la organizacin an es muy joven y enfrenta los
problemas iniciales propios de su constitucin. Necesita construir una cultura
organizacional, acorde a sus necesidades y propsitos, por lo cual el trabajo es
arduo pero muy beneficio a futuro, el personal es altamente calificado y necesita
solo una estructura adecuada que le permita dinamizar los procesos y optimizar
los resultados.
Hasta este momento, en proceso de recoleccin de informacin y observacin del
grupo de trabajo se han establecido los siguientes problemas que afectan el clima
organizacional, de la oficina de Direccin de Proyeccin Social.

a) Falta de confianza entre los miembros del equipo, ocasionado por una
jerarquizacin profunda de la informacin y poder de decisin.
b) Confusin y cambio repentino de las funciones que cada miembro del
equipo es responsable.

c) Gran carga laboral, que repercute en la efectividad con la que cada

persona ejecuta su trabajo.
d) Instalaciones y herramientas de trabajo inadecuadas para la ejecucin
de actividades pertinentes al desarrollo ptimo de los objetivos
propuestos.
e) Bajo impacto en cuanto a los medios utilizados para difundir informacin
entre los miembros del grupo.
f) Falta de incentivos y reconocimiento hacia los subalternos por parte del
jefe.
g) Baja distribucin de escenarios alternos que permitan compartir
experiencias diferentes a la dinmica explicita de trabajo.
h) Acciones desligadas a un plan estratgico, que cubren necesidades a
corto plazo, descuidando los objetivos a mediano y largo plazo.
i) Falta de iniciativa en cuanto a proposicin de estrategias de mejora, por
parte de los subalternos.
j) Gran variedad de perfiles reactivos, dentro del grupo de trabajo.
k) Lentitud en los procesos institucionales, que dificultan el trabajo y hacen
perder mucho tiempo.

Como se puede dimensionar son varios y de diferente ndole los factores que
afectan directamente el clima laboral de esta organizacin. Algunos son causados
por agentes externos y son de difcil cambio, pero hay una gran cantidad de ellos a
los que se les puede entrar a dar solucin planteando una estrategia eficaz de
comunicacin.
En general se puede afirmar, que pese a las dificultades que se han presentado
hasta el momento y falencias que se han generado en el proceso operativo, el
clima organizacional de esta oficina es bueno en la medida que personas que
trabajan en ella tienen altas capacidades intelectuales y ante todo humanas, una
gran disposicin para servir y enfrentar nuevos retos, por lo cual es pertinente
iniciar una estrategia que de direccin hacia un objetivo comn, donde cada
agente pueda desarrollar sus capacidades plenamente; adquirir confianza,
reconocimiento y amor por la labor realizada.

10

TIPOS DE PERFILES DENTRO DE LA ORGANIZACIN

En la actualidad la oficina est integrada por el siguiente grupo de trabajo:

Profesionales universitarios:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Stephanie Andrade Porras

Erika Sheyla Gonzlez ungo
Jenny Catalina Romero Vargas
Leidy Diana Segovia Serna
Martha Isabel Quintana Meja
Andrs Fabin Hernndez
Anuar Andrs Aguirre Cspedes
Argenis Ramrez

Pasantes
9. Lina Marie Vanegas Torres
10. Yudy Lorena Vallejo Gmez
11. mara Camila Meja Jimnez
Asistentes Administrativos
12. Jorge Montaez
13. Daniel Molina Caro
14. Andrs Felipe Cruz Romero

Dentro de este grupo de personas se han podido identificar los siguientes tipos de
perfiles formulados por Jorge Aguilera:

El macabro doctor No:

Este tipo de perfil es quizs el de mayor impacto dentro de la dinmica de trabajo
de la organizacin, la capacidad de obstaculizar las iniciativas de los dems
miembros ha creado una sensacin de autoridad y control mal asumidas, que
debilitan los procesos comunicativos generando ruido y desconfianza a momento
de proponer nuevos ejercicios que fortalezcan el clima organizacional de la
organizacin.

11

El quejumbroso:
Este tipo de perfil se encuentra especficamente en uno de los miembros del
equipo, que siempre provee las dificultades y se queja constantemente del
funcionamiento general de la oficina, sin aportar soluciones efectivas. Lo que
causa que las dems personas encuentren bloqueos a la hora de trabajar porque
siempre encuentran resistencia frente a las opiniones de este integrante.

El Neurtico
Dentro del grupo de neurticos podemos encontrar ciertos rasgos en el equipo de
trabajo, que varan segn las situaciones que se presentan a diario en la
organizacin:
Tenemos al empleado de perfil fbico, que rechaza mejoras en las instalaciones
por medio a enfermarse.
Empleado de perfil vctima, en este caso este tipo de rasgos se encuentran en
ms de una persona cuando no logran realizar sus trabajos a tiempo o tienen
algn tipo de falla, tienen a usar el drama como excusa.

12

ANLISIS MATRICES
PEST-POAM

La matriz PEST busca identificar aquellos factores generales que afectan a la

empresa. En el caso de la oficina de Direccin de Proyeccin Social de la UT, se
destacaron factores, polticos, econmicos, socioculturales y tecnolgicos que
influyen positiva y negativamente el desarrollo de las actividades propias de esta
organizacin.

EN EL SECTOR POLITICO

Para comenzar la organizacin est regida por el artculo 67 de la Constitucin

Poltica de Colombia de 1991, el cual establece:
La educacin es un derecho de la persona y un servicio pblico que tiene una funcin
social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la tcnica, y a los
dems bienes y valores de la cultura.
La educacin formar al colombiano en el respeto a los derechos humanos, a la paz y a la
democracia; y en la prctica del trabajo y la recreacin, para el mejoramiento cultural,
cientfico, tecnolgico y para la proteccin del ambiente.
El Estado, la sociedad y la familia son responsables de la educacin, que ser obligatoria
entre los cinco y los quince aos de edad y que comprender como mnimo, un ao de
preescolar y nueve de educacin bsica.
La educacin ser gratuita en las instituciones del Estado, sin perjuicio del cobro de
derechos acadmicos a quienes puedan sufragarlos.
Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspeccin y vigilancia de la
educacin con el fin de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus fines y por la
mejor formacin moral, intelectual y fsica de los educandos; garantizar el adecuado
cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las condiciones necesarias para su
acceso y permanencia en el sistema educativo.
La Nacin y las entidades territoriales participarn en la direccin, financiacin y
administracin de los servicios educativos estatales, en los trminos que sealen la
Constitucin y la ley.

Ha esta ley principal la acompaa, la ley 30 de 1992, la cual dictamina los

fundamentos de la educacin superior, el decreto 1295 de 2010 sobre registro
calificado de programas acadmicos de educacin superior, la ley 1188 de 2008
13

la cual regula el registro calificado de educacin superior y se dictan otras

disposiciones, Acuerdo 02 de 2011 de la Asociacin Colombiana de Universidades
(ASCUN) por el cual se adoptan los lineamientos de polticas de extensin
universitaria , para las universidades e instituciones asociadas en ASCUN.
En cuanto a polticas internas de la Universidad del Tolima la rigen los siguientes
acuerdos:

Acuerdo de gestin de proyectos institucionales de PS (0215), Por medio

del cual se reglamentan los tipos de proyectos de proyeccin social, se
definen sus procedimientos y otras disposiciones.

Proyectos Especiales Acuerdo 048 Consejo Superior, Por medio del cual
se crean y reglamentan los proyectos especiales.

Disposiciones Proyeccin Social Acuerdo 019 de 2011 Consejo Superior,

Por medio del cual se adoptan disposiciones sobre la Proyeccin Social de
la Universidad del Tolima.

Poltica Proyeccin Social Universitaria y se deroga acuerdo 137 Acuerdo

0129 del Consejo Acadmico, Por medio del cual se definen las polticas
de la Proyeccin Social

Estructura de Proyeccin Social Universitaria, Acuerdo 008 Consejo

Superior y se deroga el Acuerdo 019 de Consejo Superior, Por medio del
cual se modifica la estructura de la Proyeccin Social Universitaria, se
modifican los artculos 12 y 13 del acuerdo del Consejo Superior N 056 de
1985 y se deroga el Acuerdo del Consejo Superior N 019 de 2011

Como se puede observar, existe una amplia reglamentacin que fortalece y

respalda la accin de la Direccin de Proyeccin Social, por lo cual se ha tomado
como una oportunidad alta de impacto alto, puesto que cada una de estas leyes,
decretos y acuerdos han sido diseados principalmente por parte de la
Universidad del Tolima, para fortalecer y dinamizar los procesos que se adelantan
desde la organizacin, estructurando y respaldando el continuo crecimiento e
impacto de sus quehaceres frente a la comunidad.

14

EN EL SECTOR ECONMICO

La Direccin de Proyeccin Social, depende de un presupuesto implementado por

las directrices de la Universidad del Tolima, que a su vez depende de recursos
recibidos por el estado. Como es de conocimiento pblico, los recursos
econmicos que se destinan desde el gobierno nacional a las instituciones de
educacin superior son limitados, lo cual afecta directamente el presupuesto
designado a la organizacin, por la tanto se ha tomado como una amenaza media
y de impacto medio positivo, puesto que pese a esta amenaza los recursos hasta
este momento recibidos han sido efectivos en la medida que han servido para
implementar y sostener varios proyectos de extensin universitaria, as como
fomentar la participacin de la academia dentro de la comunidad, por ejemplo con
brigadas de salud humana y animal, eventos de formacin acadmica, etc.
En cuanto a la situacin econmica actual de la ciudad de Ibagu, teniendo en
cuenta que es el principal punto de extensin social a tratar, sin obviar por
supuesto los diferentes municipios, veredas y dems sitios donde tiene presencia
la Universidad del Tolima, y donde tambin se realiza intervencin social por parte
de la oficina, es importante tener en cuenta que esta ciudad es una de los
principales focos de desempleo a nivel nacional, donde es muy baja la calidad de
los empleos y existe alto grado de informalidad, lo cual desencadena bajos
ingresos laborales, por lo tanto pobreza y alto ndice de criminalidad; en este
orden de ideas es una amenaza alta para el desarrollo integral de la regin, pero
se convierte tambin en un impacto alto positivo para la organizacin puesto que
su funcin consiste precisamente en tender una mano a la comunidad y ayudar a
su fortalecimiento, por lo cual esta amenaza se convierte en una ocasin propicia
para entrar a la comunidad como un ente de apoyo para trabajar conjuntamente
en esos dficit que se presentan y lograr un alto impacto social que repercuta a su
vez en el mbito econmico.
La ley de garantas electorales estipulada en la Ley 996 de 2005, que impide la
firma de convenios interadministrativos, entrega de recursos, nombramientos de
funcionarios y asistencia de gobernantes a inauguracin de obras pblicas ha sido
un inconveniente grave en cuanto a la ejecucin de proyectos, se ha clasificado
como una amenaza media puesto que en diferentes sectores del pas, expertos
critican la norma puesto que a su consideracin en realidad no funciona y solo
sirve para mantener las apariencias, teniendo como consecuencia traumatismo
para la administracin pblica. Estos traumatismos son evidentes dentro de la
organizacin, que para este momento est retrasada en meses en la finalizacin
de proyectos que estaban encaminados al beneficio de comunidades vulnerables,
por lo cual tiene un impacto negativo alto dentro de la organizacin.
15

Para finalizar hemos de tocar un punto espinoso el cual se remonta a los trmites
internos de la Universidad para el desembolso de los recursos. Lo hemos
clasificado como amenaza alta y de impacto negativo alto, esta situacin se
presenta en todas las dependencias de la universidad y entorpece gravemente los
procesos internos, esto se debe a una gran cantidad de trmites, papeles y
procedimientos que se deben seguir a la hora de obtener recursos y justificar los
gastos. Especficamente dentro de la organizacin estoy ha creado una mala
reputacin y falta de confianza a la hora de formular proyectos de extensin social
por parte de los miembros de la comunidad acadmica, porque estos tropiezos
han dificultado y entorpecido los procesos de una manera grave, al punto que se
ha terminado quedando mal ante las comunidades que se intervienen porque los
recursos para la ejecucin de los proyectos llegan con mucho retraso, lo que
conlleva a incumplir con los tiempos y metas trazadas.

EN EL SECTOR SOCIOCULTURAL
En primero lugar es importante referir que la oficina de Direccin de Proyeccin
Social, es relativamente nueva con respecto a otras dependencias de la
Universidad, lo por lo cual su existencia y las funciones que desarrolla son muy
poco conocidas dentro de la comunidad universitaria, por lo tanto el primer
aspecto visibilidad de los programas que se manejan a travs de la Proyeccin
Social Universitaria, ante la comunidad en general es una oportunidad alta en el
sentido que apenas se est dando a conocer y la gente a la que ha logrado llegar
muestra entusiasmo, sin contar que es una labor social que va encaminada
nicamente al beneficio de las personas, pero en cuento a la organizacin tiene un
impacto alto negativo puesto que no se ha logrado una gran difusin efectiva y un
alto porcentaje de la comunidad universitaria no tiene ni siquiera nociones de la
labor de la organizacin.
En cuanto a la Incidencia de las modalidades frente a las necesidades de las
comunidades vulnerables, se ha clasificado como oportunidad alta dado que al
tener una estructura establecida y diversidad al momento de entrar a hacer
contacto con la comunidad, se puede optimizar la intervencin social a realizar, de
la misma manera permite que las personas se integren con su conocimiento
especfico a proyectos donde pueden aplicarlo de manera efectiva. Se ha
considerado como un impacto positivo medio, ya que no todas las modalidades
estn funcionando al da de hoy, por lo que an queda camino para llegar al
100%.
El Nivel educativo de los beneficiados por los proyectos, es una oportunidad media
dado que principalmente las comunidades apoyadas por la organizacin son
poblaciones de nivel educativo de nivel medio, pero que en muchas ocasiones
tiene altos ndices de conocimiento emprico, como es el caso de campesinos y
16

poblaciones indgenas, lo cual repercute en un intercambio de saberes que

benefician tanto a proponentes de proyectos, como beneficiados, es por ello que
tiene un impacto medio positivo que se espera llegue a alto en la medida que se
vayan ejecutando ms proyectos.
Desarrollo social y cultural de la regin, como ya hemos mencionado
anteriormente las zonas que se han trabajado hasta el momento estn atrasadas
en cuanto a desarrollo social con respecto a otras regiones, adicionalmente la
cultura es muy variada y en ocasiones requiere de una amplia observacin
preliminar para lograr encontrar las vas adecuadas para llegar a las personas de
una comunidad , sin contar que cada una de ellas tiene necesidades especficas
diferentes a las de otras sin importar su proximidad, por lo tanto se ha catalogado
como una amenaza de nivel medio y un impacto medio negativo.
Escepticismo de la poblacin especfica a trabajar, frente a la intervencin social
universitaria, este aspecto es una amenaza alta y de impacto negativo alto dentro
de la organizacin. En anteriores oportunidades la Universidad ha trabajado con
comunidades y en ocasiones ha quedo mal, ya que inicia lo procesos y los deja a
la mitad, lo cual ha conformado una mala imagen que ha sido difcil ir sorteando
para alcanzar de nuevo la confianza requerida para que las personas quieran
participar en los proyectos que se adelantan en su beneficio.
Elaboracin y ejecucin de proyectos por parte de la comunidad universitaria,
este punto tiene dos aspectos que indicen sobre l, en primer lugar la falta de
confianza por parte de los proponentes ya que los que ya han propuesto proyectos
se han enfrentado, a la demora excesiva que los tramites de la Universidad
impone para la entrega de recursos lo que ha hecho que sus proyectos no se
ejecuten de manera correcta y no tengan la intencin de continuarlos, y por otra
parte la poca difusin efectiva que existe de las convocatorias, por ello se ha
clasificado como una oportunidad alta ya que entre ms proyectos se presenten
mayor ser el beneficio para la comunidad, y de impacto alto negativo porque en
este momento no llegan el nmero de proyectos requeridos.
Respaldo de la UT para el desarrollo de los proyectos, hasta el momento la
Universidad se ha preocupado por fortalecer el procesos y brindar las condiciones
necesarias para el buen funcionamiento de esta dependencia, el trayecto es largo
pero en el camino ha brindado apoyo y la ayuda ha sido pertinente, se clasifica
como una oportunidad alta dado que se depende directamente de su respaldo
para el ptimo funcionamiento, y de medio impacto positivo dado que a medida
que se avanza la organizacin requiere mayor apoyo y se van creando falencias ,
tales como un mejor sistema de desembolso etc.

17

EN EL SECTOR TECNOLGICO

Redes sociales para difundir informacin que beneficia a la poblacin. Para nadie
es desconocido el alcance que las redes sociales, como el Facebook, las Fan
Page, You Tube, Twiter, tienen hoy en da. La comodidad de llevar la tecnologa
en un bolsillo, como un celular, una Tablet etc hace de estas redes una poderosa
herramienta para llegar al pblico objetivo, que en este caso son las comunidades
vulnerables donde la Universidad del Tolima hace presencia.
La Direccin de Proyeccin Social tiene una grave falencia en este aspecto, por lo
mencionado anteriormente clasificamos como oportunidad alta e impacto negativo
alto. Hasta el momento solo se ha creado un grupo que resulta obsoleto para los
intereses que persigue la organizacin, dado que en primero lugar apenas alcanza
a unas 100 personas y segundo porque los grupos tienen como propsito unir a
personas con intereses en particular, pero no son efectivo para las empresas u
organizaciones.
En el afn de mejorar el aspecto anterior, se hace necesario adquirir equipos que
permitan alimentar estas redes sociales, como cmaras fotogrficas y de video,
as como grabadora de audio por lo tanto para el aspecto adquisicin de
tecnologa, que permita recolectar informacin sobre el impacto de los proyectos
sobre la poblacin tenemos una clasificacin de oportunidad alta, ya que los
precios actuales en tecnologa se presentan cmodos al bolsillo del consumidor y
de impacto medio positivo porque empezara a dar salida a informacin represada
dentro den la organizacin, con tendencia a convertirse de alto impacto si logra
manejarse de manera adecuada.
La Universidad cuenta con una emisora slida que pronto iniciara funcionamiento
en el dial nacional, por lo tanto es una oportunidad media para llegar a nuevos
pblicos que gustan de la radio y se espera que tenga un impacto positivo medio a
medida que pueda ir fortalecindose.
En este momento la oficina cuenta con un boletn informativo, que est por
publicar su 4 edicin, tener una publicacin propia resulta muy importante a la
hora de presentar resultados y visibilizarse, sin embargo analizndolo a
profundidad se encuentra que necesita una profunda restructuracin para lograr
causar un mayor impacto y ante todo encontrar una manera de hacer que el
boletn logre ser de mayor agrado y llegar a ms personas. Por lo tanto es una
oportunidad alta de impacto positivo bajo, dado que no se ha logrado explotar todo
el potencial que puede dar.

18

EN EL SECTOR GEOGRFICO

Dentro de este sector se analizaron cuatro aspectos, ubicacin, puntos de acceso

espacio de trabajo, y factores climticos. Es de pleno conocimiento que toda
empresa debe preocuparse por la ubicacin donde funciona, pues en parte el xito
est relacionado con este. En nuestra organizacin tambin es fundamental
mejorar la ubicacin donde se encuentra en este momento, en primer lugar la
oficina est en un lugar poco visible, donde no hay anuncios de ningn tipo que
indiquen que funcin se realiza all, las instalaciones realmente no son actas para
la cantidad de personas que trabajan permanentemente en ella y pasantes,
auxiliares administrativos que tambin colaboran en ella, sin contar adems el
pblico que se recibe a diario y las reuniones que deben llevarse a cabo en ella.
En este contexto, el clima juega tambin una mala pasada pues siendo Ibagu
una ciudad calurosa y la oficina tan pequea, con tantos trabajadores, el calor se
puede tornar molesto, hasta el punto de causar malestares.

EN EL SECTOR COMPETITIVO
Siendo el objetivo de la organizacin beneficiar a las comunidades, en realidad no
se puede hablar de competencia sino de aliados estratgicos en un juego de
ganar-ganar, pues todas las entidades encargadas de proyeccin social tienen
como meta servir a las personas y lograr desarrollar las regiones donde hacen
presencia. En esta medida los avances de las dems entidades se convierten en
ejemplos para fortalecer el proceso interno y brindar un mejor trabajo a la
comunidad, por lo cual se convierten en oportunidades altas de crecimiento y
constante mejora.
El reconocimiento de las labores brindadas son sumamente importantes, porque a
travs de l, se logra ir ocupando cada vez un mayor lugar dentro de las
comunidades y por ende alcanzar a beneficiar a un nmero mayor de personas,
que es una de las metas trazadas desde el plan de desarrollo y el objetivo
principal de la organizacin.
Por tanto la calidad con la que se prestan los servicios es fundamental, para que la
comunidad realmente se sienta beneficiada por los proyectos y por la labor de las
personas que participan en la ejecucin, de esta manera se logra realmente hacer
extensin social.

19

ANLISIS MATRIZ PCI

En esta matriz podremos encontrar 5 aspectos importantes que se deben de tener

en cuenta, para hacer un anlisis interno de la empresa.

CAPACIDAD DIRECTIVA

La Direccin de Proyeccin Social de la Universidad del Tolima, cuenta con una

estructura slida y objetivos claros plasmados en el Plan de Desarrollo de UT
2013-2022. Estos permiten tener visin clara de donde se quiere llegar y sobre
aspectos se deben trabajar para conseguirlo; al estar en medio del proceso de
solidificacin del eje misin desde una direccin, an se encuentran falencias que
afectan el desarrollo de estos objetivos desde el interior de la organizacin. Uno
de los principales factores que amenaza este desempeo es tipo de liderazgo que
se viene ejerciendo, en conversaciones y observacin permanente del espacio de
trabajo diario, se hace evidente que los miembros del grupo se sienten
desvalorizados, frente a un esquema organizacional piramidal donde la
informacin fluye de manera descendente y la retroalimentacin que se genera es
perspectiva muy baja.
No se percibe una uniformidad en cuanto a la informacin que todo el personal
debe manejar, tanto dentro de la oficina como con el pblico intermedio que en
este caso son las coordinaciones de proyeccin social de las diferentes facultades
y dependencias anexas a la direccin. Esto influye en momento de tomar
decisiones de comn acuerdo, pues no se tiene el conocimiento adecuado para
afrontar un panorama claro de la situacin a discutir, por otra parte el personal de
la oficina siente cierta prevencin al momento de poner sobre la mesa sus
opiniones, ya que la jerarqua suele tornarse autoritaria.
Esta falta de informacin, sumada a la jerarqua ha creado un ambiente de ruido
donde el equipo de trabajo habla en voz baja o a espaldas del jefe, e incluso de
sus propios compaeros, sobre sus inconformidades y opiniones personales, sin
atreverse a poner en manifiesto publico estas percepciones.

20

CAPACIDAD COMPETITIVA

El personal vinculado a los procesos internos de la organizacin, es altamente

calificado y ms all de eso tiene una alta disposicin al trabajo social, lo cual
repercute positivamente en todas las reas que se trabajan. Desde la Directora,
pasando por los profesionales universitarios, coordinadores y dems
colaboradores, han sorteado muchas dificultades, con la ambicin de brindar el
mejor servicio posible a la comunidad y al pblico que requiere sus servicios a
diario.
Uno de los mayores desafos a los que se enfrenta el grupo trabajo, es lograr una
difusin de calidad, eficaz y extensiva de los proyectos que se desarrollan, de las
metas propuestas as como crear inquietud por la labor social dentro de toda la
comunidad Universitaria, incluyendo a la comunidad a distancia de la Universidad.
Necesitan crear reconocimiento y visibilizarse ante la sociedad para que su trabajo
pueda llegar a muchas ms personas, de manera que el proceso se convierta en
una bola de nieve que con el paso del tiempo crezca mucho ms.
Por ende el mejoramiento de la infraestructura es un paso muy importante, ya que
la oficina de la direccin es la encargada de coordinar tantos procesos a la vez, es
vital contar con un espacio apropiado para dicha labor, con espacios cmodos
para la atencin del pblico, con equipos de alta calidad que permitan agilizar el
trabajo. Este aspecto ya se est trabajando bajo la gestin de la Directora, hay un
proceso activo de ampliacin del espacio de trabajo, as como la compra de
equipos de cmputo nuevos para cada miembro del equipo que permita cablear el
internet y mejorar este servicio, que en la actualidad retrasa mucho las
actividades.

CAPACIDAD FINANCIERA

La organizacin ha llevado un gran control en cuanto a los recursos que se le han

designado, como lo han certificado las diferentes auditorias que se realizan
durante el ao, as como los ejes de control presupuestal internos de la
universidad. Se ha logrado brindar una amplia cantidad de apoyos econmicos a
diferentes agentes de la Universidad, desde estudiantes, profesores y grupos
establecidos.
Los recursos destinados y ganados por convocatoria para los proyectos
propuestos, se han respetado y pese a que han presentado moras en las entregas
21

de estos dineros, siempre se ha tratado de dar la mayor viabilidad y soluciones

posibles para la ejecucin de los mismos.
Hace falta establecer factores de reconocimientos a los empleados, que estimulen
su trabajo y los incentiven a realizar cada da mejor sus funciones. As como
destinar recursos para realizar las integraciones fuera del rea de trabajo de
manera ms frecuente y de esta manera estrechar los lazos de confianza que se
vern reflejados, en un mejor ambiente de trabajo.

CAPACIDADTECNOLGICA
Como ya se plante en la parte de infraestructura es imperativo mejorar en primer
lugar la conexin a internet, puesto que la mayor parte del trabajo de la oficina lo
requiere y al ser deficiente consume mucho tiempo que podra ocuparse en
diferentes actividades. Por tanto la gestin de compra de nuevos equipos incidir
decisivamente sobre esta capacidad, abriendo la posibilidad de manejar las redes
sociales de manera directa y rpida, lo que generara mayor visibilidad e impacto
social.
La inversin en nueva tecnologa, mejora notablemente el cubrimiento de eventos
y el registro de los mismos, lo que incidir en las publicaciones tanto en redes
sociales como tambin en las publicaciones institucionales con que cuenta la
organizacin.

CAPACIDAD DE TALENTO HUMANO

Este aspecto es el que mayor atencin requiere, dada la importancia de la

comunicacin interna dentro de las organizaciones por ser la base desde donde se
construye toda la comunicacin que fluir hacia los pblicos que se manejan. Es
necesario construir una cultura organizacional que vaya de la mano con los
objetivos pertinentes, generando confianza, aumentando el trabajo en equipo,
llevando a mejorar el clima organizacional de manera armoniosa y agradable para
cada persona que trabaja en la empresa.
Como se ha mencionado anteriormente el trabajo en equipo, no est bien
consolidado y no es por falta de talento, al contrario se cuenta con excelentes
profesionales en diferentes reas lo que podra utilizarse para crear un
conocimiento mucho ms profundo de las situaciones que se presentan a diario.
Para este aspecto es importante entrar a establecer y mejorar las dinmicas de
comunicacin internas, la urgencia por atender problemas diarios ha hecho que
se dejen de lado problemas profundos que requieren ser atendido, esto sumado a
22

la sobre carga de trabajo no permite sacar tiempo a los funcionarios para sentarse
y proponer alternativas de mejoras, por lo que se hace necesario que un
comunicador organizacional acompae el procesos y disee las estrategias junto
con las tcticas que dinamicen dicho proceso.
Por otra parte tambin es necesario hacer una revisin de carga laboral, pues
algunos funcionarios estn ms sobrecargados que otros y algunos tienen que
trabajar en reas que no competen a su funcin acadmica, para lograr cumplir
con todo el trabajo que llega a la oficina.

23