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DE LA FOLIACIN DE DOCUMENTOS

MINTEL PREGUNTA:

Existe alguna reglamentacin para la foliacin de documentos en el sector pblico,


o donde puedo dirigirme para que solventen nuestra duda le estara muy
agradecido.
RESPUESTA:
La foliacin en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de
organizacin archivstica. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad
de fojas de las que est constituida una carpeta, legajo, folder, etc. y controlar el
principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad
documental.
La foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa.
Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es
necesaria para guiar hacia instrumentos de control (inventarios, formatos de
control de prstamos y de consulta).
De otra parte, la foliacin es necesaria para las transferencias tanto primarias
(archivo de gestin al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo
intermedio y/o histrico), se establece responsabilidades de custodia.
Definiciones:
1. Folio: Hoja escrita.
2. Foliar: Accin de numerar hojas escritas.
3. Foliacin: Acto de enumerar los folios de cada cara escrita de un
documento.
Requisitos:
1. La documentacin que va a ser foliada debe estar previamente clasificada.
2. La documentacin que va a ser foliada debe estar previamente ordenada.
La ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio
de orden original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron
lugar a su gestin. El orden original ms comn es el orden cronolgico. El
folio nmero uno (1) corresponde al primer documento que dio inicio al
trmite en consecuencia corresponde a la fecha ms antigua.
3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La
depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestin o de oficina, proceso que
no debe invalidar su informacin y razn legal.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una
serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,
circulares, resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera independiente
por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales completas
(contratos, expedientes de personal, sumarios administrativos, procesos

jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una unidad
documental (carpeta, legajo, folder, etc.), la foliacin se ejecutar de forma
tal que la segunda ser la continuacin de la primera.
Materiales:
1. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra el uso de
bolgrafo (esferogrfico) de tinta negra insoluble, sin embargo el uso de este
segundo elemento dificulta corregir una foliacin mal ejecutada.
2. No se foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.
Procedimiento:
1.
2.
3.
4.

La foliacin utilizar nmeros arbigos.


Se debe numerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir nmeros.
No se debe foliar utilizando suplementos A, B, C, bis.
Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara del
documento.
5. Debajo del nmero se debe escribir entre parntesis, el nmero en letras.
6. Se debe foliar de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
7. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao
irreversible al soporte papel.
8. No se deben foliar las pastas ni las hojas en blanco.
9. Los planos, mapas, croquis, imgenes, fotografas, dibujos, etc, que se
encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo que les corresponde,
an cuando estn plegados. En el rea de observaciones del instrumento
de inventario, control o de consulta se debe dejar constancia de las
caractersticas del documento foliado: ttulo, asunto, material, fechas,
colores y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar
este material de la carpeta, legajo, folder, etc., se dar un cruce de
informacin de su lugar de destino y en este se indicar la procedencia.
10. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se
encuentren se numerarn como un solo folio. En el rea de observaciones
del instrumento de inventarios, control o de consulta se debe dejar
constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar
este material se har el correspondiente cruce de informacin.
11. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a
una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el
rea de observaciones del instrumento de inventario, control o de consulta
las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos.
12. Los planos, mapas, croquis, imgenes, fotografas, dibujos, etc cuando
estn sueltas se foliarn con un nmero para cada una de ellas. En el rea
de observaciones del instrumento de inventarios, control o de consulta se

debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao,


color, ttulo, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o
varias fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir
su respectivo nmero de folio, dejando constancia en el rea de
observaciones del instrumento de inventario, control o de consulta, de la
cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras
caractersticas: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se har el
correspondiente cruce de informacin.
13. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes
similares, deben colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin
al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando
constancia en el rea de observaciones del instrumento de inventario,
control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo,
asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
14. En caso de unidades de documentos como tomos, volmenes, libros de
contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados, no
necesitan foliarse, pero debe registrarse en el rea de observaciones del
instrumento de inventario, control o de consulta, la cantidad de folios o
pginas que contiene.
15. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de
documentos no haya ms de una, caso contrario, cuando haya ms de una,
deber refoliarse toda la unidad de conservacin.
16. La foliacin es una tarea previa a cualquier, proceso de descripcin o
proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).o
empastado.