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Genrica y
Especifica.
Formal o
Informal.
Proceso de la Induccin.
Primera Etapa: BIENVENIDA.
Tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dndoles la bienvenida a la
organizacin, donde el Departamento de Recursos Humanos realiza diferentes actividades.
Segunda Etapa: INTRODUCCION A LA ORGANIZACIN.
En esta etapa se suministra al nuevo trabajador informacin general de la organizacin, para as
facilitar la integracin en la organizacin.
Tercera Etapa: EVALUACIN Y SEGUIMIENTO.
El propsito de esta etapa es garantizar un desarrollo adecuado del Programa de Induccin,
retroalimentar el programa y realizar ajustes.
En esta fase se evalan los resultados obtenidos, con la aplicacin de la Evaluacin de Formaciones
y Seguimiento a la Induccin y Entrenamiento, a fin de aplicar los correctivos correspondientes.
Cuarta Etapa: PROCESO DE ENSEANSA.
Se realizara de tal forma que se sigan los siguientes pasos:
1. Indagar y preparar al trabajador
2. Demostrar las tareas que tiene que realizar
3. Ensayar la ejecucin de las operaciones
4. Hacer seguimiento y comprobar si logr los objetivos
5. Estimular la participacin
Cual es su finalidad?
La induccin, denominada tambin acogida, Incorporacin o Acomodamiento, tiene como finalidad
que el trabajador conozca ms en detalle la empresa y sus Funciones, se integre a su puesto de
trabajo y al Entorno Humano en que transcurrir su vida laboral.
Estructura de la organizacin
Polticas de personal
Prestaciones y Beneficios.
Informacin de la organizacin
Polticas de personal
Condiciones de contratacin
Das de descanso
El trabajo a desempear
Forma de Pago.
INTRODUCCIN
En el medio laboral, es muy comn encontrarnos con el ingreso de personas que llegan a
nuestras organizaciones y, por diversas causas, no reciben una adecuada capacitacin
bsica que favorezca la integracin rpida y efectiva de estas personas a las empresas.
Segn varios autores1, se sabe que la efectividad de las acciones de un equipo de trabajo
(independiente del rea especfica de trabajo), depender de la forma como cada
miembro de su grupo realice el trabajo y lo integre con el resto del proceso productivo.
Esta condicin est ntimamente relacionada con la forma como se lleven a cabo los
programas de induccin y entrenamiento en cada una de sus secciones y, la
correspondiente conexin entre ellas.
Elementos tan bsicos como la presentacin general de la organizacin y de sus polticas,
aspectos de seguridad, situaciones relativas al contrato laboral, capacitaciones y
programas de desarrollo especficos para su oficio, y factores de riesgo entre otros,
pueden presentarse como grandes obstculos para lograr un buen acople y facilitar el
rpido desarrollo de las actividades para las que fue contratada una persona; an cuando
es en estos momentos, al inicio de cualquier labor, que ms se necesita del apoyo,
seguridad y aceptacin para lograr la adaptacin e integracin del personal, en pro de
favorecer el inicio y desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa.
La incidencia que tiene el rea en que trabajar con relacin a todo el resto del proceso,
cuales son los clientes internos y externos con los que tendr relaciones.
El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con la mayor
claridad posible las responsabilidades, alcances y funciones especficas del cargo a
desempear incluyendo su ubicacin dentro del organigrama y del proceso productivo,
sus relaciones e interacciones con otras reas y dependencias, los planes de
contingencias, los procedimientos para obtener ayuda de terceros, etc.
El sistema de turnos de produccin, las rotaciones y los permisos: es necesario que se
le comunique lo relativo a horarios de trabajo, alimentacin, pausas, permisos para
ausentarse del puesto de trabajo, cual es el sistema de rotacin de los turnos, etc.
El panorama especfico de factores de riesgo, de acuerdo a la seccin o puesto de
trabajo y el mapa de riesgos de la empresa: es indispensable que las personas conozcan
los riesgos a los que se sometern mientras desempean sus funciones y las medidas de
control que se implementan en la empresa para mantenerlos en niveles de baja
peligrosidad. Es importante destacar que en el artculo 62 de la resolucin 1295 de 1994,
el gobierno nacional a travs del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, estableci la
obligatoriedad de los empleadores de informar a los trabajadores propios o contratados,
sobre los riesgos a que se exponen durante el desarrollo de sus labores. A esto se le
llama el derecho de saber de los trabajadores.
Los estndares o normas de seguridad por oficio: es recomendable entregar una copia
de los estndares y procedimientos seguros que el trabajador debe poner en prctica en
su puesto de trabajo. Esta informacin le servir al empleado como material de consulta
Las obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de la salud
ocupacional.
Mecanismo y proceso para la dotacin de ropas de labor: an cuando parezca evidente,
es necesario que el personal dirigente explique lo relativo a la ropa de trabajo. Aqu se
debe tratar adems lo concerniente al uso de los guardarropas o vestideros, y la
reglamentacin y procedimientos establecidos para su empleo.
pueden presentar, las salidas y vas de evacuacin, la ubicacin de los extintores y otros
aspectos generales que la empresa considere conveniente tratar en ste momento, de
acuerdo a la clase de riesgo de su actividad econmica.
Toda esta informacin debe tratarse con especificidad, dado que de ella depender en
buena medida el nivel de desempeo en el proceso del nuevo empleado.
Todos los aspectos tratados en este proceso, deben estar por escrito y se debe de
suministrar una copia al trabajador, para que los use como documentos de consulta
permanente. La empresa debe guardar registros escritos y firmados por el nuevo
empleado, como constancia de haber recibido la capacitacin en todas las actividades
realizadas en ste proceso de induccin.
1.3 EVALUACIN
Luego de finalizar el proceso de induccin, y antes de terminar o durante el perodo de
entrenamiento y/o de prueba, el personal dirigente del cargo debe realizar una evaluacin
con el fin de identificar cules de los puntos claves de la induccin, no quedaron lo
suficientemente claros para el trabajador, con el fin de reforzarlos o tomar acciones
concretas sobre los mismos (reinduccin, refuerzos y otros).
Esta evaluacin se debe de hacer, con base en los documentos de registro donde consta
que se recibi la capacitacin por parte del trabajador.
Adicionalmente, es recomendable, realizar evaluaciones peridicas de algunos cargos y
funciones especficas segn criterios propios de cada empresa, ya que en el da a da de
la labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de forma mecnica, y pueden
ser causal de errores de proceso, daos de maquinaria y hasta de promotores de riesgos
accidentes.
Generalmente, este tipo de evaluaciones no estn consideradas dentro de los programas
del ciclo operativo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), pese a que se llevan
algunos indicadores que se ajustan de forma correctiva.
Por ltimo, es importante recalcar que se debe de mantener una motivacin permanente
del personal, ya que sta es el impulso que permite mantener la continuidad de la accin.
Un buen proceso de induccin, no merece terminar en una falta de motivacin.
2. RESALTANDO LOS BENEFICIOS DE UN BUEN PROCESO DE INDUCCION, Y LA
IMPORTANCIA DEL COMPROMISO Y ACOMPAAMIENTO POR PARTE DE LOS
DIRECTIVOS DE LA ORGANIZACIN
Es un hecho, que de forma paralela al proceso de induccin, se debe ir presentando una
motivacin por parte de los directivos del cargo (jefes inmediatos), como acompaamiento
y sostenimiento de un excelente ambiente laboral. Por lo tanto, no se puede definir
exactamente cuando termina la induccin ni cuando empieza la motivacin; pero
independiente de esto, al iniciarse cualquiera de los dos programas se comienza a
integrar al personal al desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa.
Hubo una poca en que se crea que la nica manera de conseguir que el trabajador
hiciera un esfuerzo adicional era pagndole mas, otorgndole mayores prestaciones y si
eso no daba resultado, amenazndole con el despido.
En la actualidad, la administracin sabe que ni ms dinero, ni ms beneficios dan por
resultado una mayor productividad. Hoy en da, un nmero cada vez mayor de
organizaciones llegan a la conclusin de que la forma ms segura de obtener la
colaboracin plena del trabajador es motivndolo2 segn dice Jess Encinas, y actuando
mediante mecanismos que promuevan un funcionamiento adecuado de la organizacin y
haga que las personas se sientan ms satisfechas.
Todo esto parte de un compromiso gerencial por parte de de los directivos de la
organizacin como tal, y es por esto que aqu radica el xito o no de todo proceso de
induccin y motivacin de una compaa.
Independiente de que exista o no la cuantificacin real de la incidencia de un proceso de
induccin sobre el estado de resultados de una organizacin, se puede considerar de una
forma aproximada la visualizacin de ste, mediante la consideracin de los siguientes
puntos que se ven favorecidos por un buen proceso de induccin:
Se cuenta con toda una cantidad de documentacin escrita, que sirve como material de
consulta permanente por parte de los empleados, la cual disminuye los tiempos,
posibilidades de errores y costos del proceso de induccin y de capacitacin por parte de
los empleados mismos de la organizacin, al evitar la improvisacin de ste al momento
de dictarla. Adicionalmente, y desde el comienzo, se fomenta y promueve la cultura de la
documentacin del conocimiento, en donde se busca que todo quede por escrito, en pro
de favorecer la continuidad y disminuir la concentracin de la informacin.
Se logra una mayor productividad ya que el trabajador estar listo para el desempeo
completo de sus funciones (para las que fue contratado) en un tiempo menor
comparativamente contra una organizacin sin un buen proceso de induccin definido. A
nivel de ejemplo, consideremos que un trabajador puede comenzar a desarrollarse al
100% de su potencial en 30 das, contra un perodo de tiempo de 45 das.
Los manuales y capacitaciones del personal, disminuyen los riesgos y los accidentes al
interior de la organizacin, y favorecen la promocin de una cultura segura. Esto a su vez,
se puede reflejar en la disminucin del valor de las plizas de seguros, de los costos
internos por incapacidades, ARP y otros.
El conocimiento y la capacitacin especfica en el rea de trabajo, disminuye los riesgos
y daos de la maquinaria, de los procesos y del personal mismo. Esto se puede reflejar en
los costos de mantenimiento, disminucin de producto no conforme y accidentes de
trabajo.
El conocimiento fsico de la organizacin, evita las prdidas de tiempo por
desconocimiento, genera bienestar en las personas (la mayora de la gente no pregunta
por pena), y favorece el ambiente de trabajo; en cuanto al conocimiento global de la
organizacin, se favorece la buena imagen corporativa, y en ocasiones, es generador de
ventas indirectas por recomendacin del personal de la empresa.
Se ahorra dinero por el buen uso y mantenimiento de los equipos de proteccin personal
(seguridad industrial), ya que independientemente del buen uso o no de stos equipos, la
empresa debe de reponerlos por la seguridad del empleado.
Se favorece el sentido de pertenencia del personal, con lo cual la gente trabaja mejor y
puede ser ms efectiva (eficiente + eficaz) al estar ms comprometida. Cuando la gente
conoce el pasado (historia), el presente, el futuro (hacia donde vamos), los objetivos, sabe
lo que va a obtener y como hacerlo, se pone la camiseta de la organizacin.
Se mejora la comunicacin interna entre todo el personal, lo cual evita errores, facilita y
agiliza los trabajos interdisciplinarios y favorece el buen ambiente y clima organizacional.
La idea es lograr generar una cultura de apoyo y ayuda al recin ingresado a la
organizacin.
Es un primer proceso motivador interno, el cual induce a las personas a trabajar mejor,
con ms nimos y empeo en las funciones para las que fue contratado.
En cierta forma, y como consecuencia de todo lo anterior, de una motivacin permanente,
ms toda una serie de polticas que favorezcan el crecimiento personal y profesional de
los empleados, se favorece la disminucin de la rotacin del personal, evitando as la fuga
de conocimiento; lo cual a su vez, induce indudablemente a incurrir nuevamente en los
costos, tiempos y cambios que trae consigo todo proceso de induccin.
Para finalizar, no est dems recordar que todo buen proceso de induccin, deber ser
actualizado y complementado permanentemente a la altura de la organizacin, dado que
las empresas, tiempos, objetivos, proyectos y en general todo es cambiante y se modifica
da a da.
3. CONCLUSIONES
En trminos generales, del presente documento se puede concluir lo siguiente:
Se plantea que un buen proceso de induccin, debe contar con la participacin activa de
las directivas de toda organizacin, ya que de stas depende en gran parte el xito del
mismo (efectiva planeacin, implementacin, cumplimiento y evaluacin del proceso).
Adicionalmente, la motivacin del personal debe ser una continuidad de dicho proceso, ya
que ste generalmente funciona como una cascada, en la cual las felicitaciones y
reconocimientos parten desde las directivas y se hacen extensivas a todo el personal.
Nunca se ahorre un estmulo para con la gente.
Igualmente se plantea, que un buen proceso de induccin debe de contar con 3 etapas,
en las cuales se presenta una induccin General, se continua con una induccin
especfica del cargo, y por ltimo se evala el desarrollo de ste.
Se plantea adicionalmente, que los beneficios de un buen proceso de induccin, pueden
ser llevados al estado de resultados de cualquier organizacin, mediante un breve anlisis
de tipo cualitativo enfocado en 9 argumentos bsicos.
Como conclusin final, podemos acotar a Encinas2 al establecer que un buen principio
significa un mnimo de tiempo invertido y un incalculable porcentaje de inters a futuro. Un
buen principio no solo aumenta la productividad sino que aumenta la eficiencia y reduce
las sustituciones de personal.
La induccin es un proceso bsico para las personas que inician sus actividades en una
organizacin.
Los siguientes son errores tpicos en la induccin al personal que se incorpora a una
empresa: a) No tener un programa de induccin. b) Contar con un programa de induccin
deficiente y superficial, slo para que exista induccin. c) No continuar el jefe inmediato la
induccin en la parte especfica del puesto que le reporta.
En seguida se analizan las consecuencias de cada error mencionado.
Cuando no se tiene ningn programa de induccin, las personas de nuevo ingreso estn llenas de
dudas sobre todo lo que concierne a la empresa. "Arrojar" a los nuevos empleados a trabajar
ignorando lo elemental e indispensable acerca de la empresa y del puesto que van a ocupar los
hace poco productivos inicialmente y sus mltiples dudas los pueden orillar a cometer errores
involuntarios y a trabajar con lentitud extrema para no cometer errores, sin contar la imagen
inapropiada que se formen de la compaa y la falta de sensibilidad que representa no darles, por
lo menos, una cordial bienvenida.
No tener un programa de induccin o tenerlo incompleto deja una mala impresin en las personas
que se incorporan.
Significa tambin perder una excelente oportunidad para "ubicar" al personal sobre aspectos
relevantes de la empresa, como su historia, sus antecedentes, la visin de la compaa, con la que
todo empleado debe estar comprometido, sus creencias y valores, cmo llegaron a sus puestos los
principales ejecutivos de la empresa y aspectos relevantes que ayuden a sensibilizar a los nuevos
contratados.
No se pretende detallar aqu los temas de un programa de induccin, que es diferente para cada
organizacin. Lo importante por resaltar es que la induccin constituye un momento excelente para
lograr que los "nuevos" se sientan en casa y empezar a crearles orgullo depertenencia por su
empresa.
Cuando una persona inicia actividades en una compaa, existe un grado de ilusin y de
entusiasmo, as como la idea detrabajar mucho tiempo en la organizacin y de crecer con ella.
Por eso, el inicio de actividades de los nuevos empleados debe aprovecharse bien, pues la ilusin
y el entusiasmo tienden a desaparecer en poco tiempo si no se les refuerza. La ilusin y el
entusiasmo desaparecen muy rpidamente cuando no hay induccin para el personal de nuevo
ingreso.
Un buen programa de induccin facilita que el personal de nuevo ingreso empiece a ser productivo
con mayor rapidez; sin embargo, por ms completo que sea el programa de induccin que maneje
el rea de recursos humanos, slo puede presentar los temas generales de la compaa, es decir,
la induccin que concierne al rea y las funciones que vaa desempear cada personadebe
realizarla cada superior inmediato.
Cada jefe tiene la responsabilidad, frecuentemente olvidada, de explicar con detalle al personal de
nuevo ingreso sobre lo especfico de su departamento y de su puesto, al grado de que no debiera
"soltarlo" hasta asegurarse de que conoce todo lo necesario para ser eficiente en las
responsabilidades que debe atender y comprobar que empieza a ejecutarlas adecuadamente
No realizar lo anotado en los prrafos anteriores es una falla frecuente en la mayora de los jefes.
Se falla al grado de que no es inslito que cuando el rea de recursos humanos enva al superior
inmediato el formato de evaluacin para decidir si el nuevo empleado debe ser contratado por
tiempo indefinido o continuar en forma temporal, al concluir su periodo de prueba, algunos jefes,
por no haber observado de cerca y suficientemente a un empleado, no tienen idea precisa acerca
de cmo ha venido desenvolvindose.
Aun sin estar seguros de su actuacin, no faltan los jefes que solicitan su contrato definitivo
prcticamente a ciegas. Tampoco son raros los jefes que poco tiempo despus de haber
contratado por tiempo indefinido a un nuevo empleado, solicitan despedirlo porque no satisface las
expectativas y requerimientos del puesto.