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Contenido
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Funcin Sustituir.................................................................................................................. 25
Funcin Espacios ................................................................................................................. 25
Funciones de Fecha y Hora ................................................................................................. 26
Funcin Fecha...................................................................................................................... 26
Funcin Da .......................................................................................................................... 26
Funcin Mes ......................................................................................................................... 26
Funcin Ao ........................................................................................................................ 27
Funcin Hora ....................................................................................................................... 27
Funcin Ahora ...................................................................................................................... 27
Funcin Hoy ........................................................................................................................ 27
Funcin Diasem .................................................................................................................... 28
Funcin SI() .......................................................................................................................... 28
Funcin Y con SI() ............................................................................................................... 30
Funcin O con SI() ............................................................................................................... 31
Funcin BUSCARV(), BUSCARH(). ............................................................................... 32
ndice y Coincidir ................................................................................................................ 33
ESERROR() ........................................................................................................................ 33
Texto en columnas................................................................................................................ 34
Funcin Bdsuma ................................................................................................................... 37
Funcin BdPromedio ............................................................................................................ 38
Funcin BdContar................................................................................................................. 39
Funcin BdMin ..................................................................................................................... 40
Funcin BdMax .................................................................................................................... 41
Ordenar Datos....................................................................................................................... 42
Reglas para Ordenar Datos ................................................................................................... 42
Obtener informacin sobre la ordenacin ............................................................................ 43
Ordenar texto ........................................................................................................................ 43
Ordenar nmeros .................................................................................................................. 44
Ordenar fechas u horas ......................................................................................................... 44
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono ............................................................ 45
Ordenar por una lista personalizada ..................................................................................... 46
Ordenar filas ......................................................................................................................... 47
Ordenar por ms de una columna o fila................................................................................ 48
Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las dems ................................... 49
Ms informacin sobre problemas generales de ordenacin ................................................ 49
Ejemplos de Ordenar una Base de Datos.............................................................................. 50
Ordenar por un Campo ......................................................................................................... 50
Ordenar por ms de un campo .............................................................................................. 51
Orden Personalizado............................................................................................................. 52
Datos con Formato condicional ............................................................................................ 54
Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas.................................................................. 55
Con Operadores de comparacin.......................................................................................... 55
Es mayor que Es menor que ......................................................................................... 55
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Entre.................................................................................................................................. 56
Es igual a .......................................................................................................................... 57
Texto que contiene............................................................................................................ 58
Una Fecha ......................................................................................................................... 59
Duplicar valores............................................................................................................... 61
Formato condicional Reglas superiores e inferiores............................................................. 62
Formato Condicional Barras de Datos.................................................................................. 63
Formato Condicional Escalas de color ................................................................................. 63
Formato Condicional Conjunto de Iconos............................................................................ 64
Formato condicional Administrar Reglas ............................................................................. 64
Formato condicional con Formulas ...................................................................................... 65
Formato condicional a toda una Fila .................................................................................... 66
Autofiltros............................................................................................................................. 68
Orden Ascendente................................................................................................................. 70
Orden Descendente ............................................................................................................... 70
Los Diez mejores .................................................................................................................. 70
Modificacin de Color de Datos Filtrados ........................................................................... 72
Opcin Personalizar.............................................................................................................. 73
Ejercicios Filtrar una Base de Datos..................................................................................... 74
Auto Filtro ............................................................................................................................ 74
Auto Filtro Sencillo .............................................................................................................. 74
Mostrar todos los registros ................................................................................................... 75
Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico Y) ............................................................ 76
Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico O) ............................................................ 77
Filtro Avanzado .................................................................................................................... 78
Uso de Filtro Avanzado ........................................................................................................ 78
Subtotalizar una Base de Datos ............................................................................................ 82
Crear un subtotal automtico ................................................................................................ 82
Eliminar un subtotal.............................................................................................................. 83
Buscar Objetivo .................................................................................................................... 84
Ruta para 2003...................................................................................................................... 84
Ruta para 2007...................................................................................................................... 84
Solver .................................................................................................................................... 86
Ruta Solver 2003 .................................................................................................................. 86
Ruta Solver 2007 .................................................................................................................. 87
Auditoria de Frmulas .......................................................................................................... 93
Mostrar Celdas Precedentes; Celdas Dependientes .............................................................. 93
Quitar todas las flechas......................................................................................................... 95
Imprimir una hoja de clculo mostrando las frmulas ......................................................... 95
Datos con Formato condicional .......................................................................................... ..96
Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas ................................................................ .. 97
Con Operadores de comparacin........................................................................................ ..97
Es mayor que Es menor que ....................................................................................... ..97
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Entre................................................................................................................................ 98
Es igual a ........................................................................................................................ 98
Texto que contiene.......................................................................................................... 99
Una Fecha ....................................................................................................................... 101
Duplicar valores............................................................................................................. 103
Formato condicional Reglas superiores e inferiores........................................................... 104
Formato Condicional Barras de Datos................................................................................ 105
Formato Condicional Escalas de color ............................................................................... 105
Formato Condicional Conjunto de Iconos .......................................................................... 106
Formato condicional Administrar Reglas ........................................................................... 106
Formato condicional con Formulas .................................................................................... 107
Formato condicional a toda una Fila .................................................................................. 108
Asistente de Suma Condicional .......................................................................................... 109
Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2003......................... 110
Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2007......................... 111
Tabla Dinmica................................................................................................................... 116
MS-QUERY ....................................................................................................................... 123
Qu es Microsoft Query? .................................................................................................. 123
Estructura de las Bases de Datos ........................................................................................ 123
Dar nombre de Rango a las Bases de Datos Excel ............................................................. 123
Entorno de Microsoft Query............................................................................................... 125
Elegir Datos de Origen ....................................................................................................... 125
Elegir origen de Datos ........................................................................................................ 125
Escoger tablas y Columnas disponibles.............................................................................. 126
Unir TABLAS. ................................................................................................................... 128
Devolver Datos a Excel ...................................................................................................... 129
Realizaremos el ejercicio con la opcin predeterminada Hoja de clculo existente. ......... 130
Al hacer clic en Aceptarla informacin se depositara en la Hoja3 del Libro de Excel. ..... 130
Modificar Consulta Query .................................................................................................. 131
Hacer clic en Aceptar. ........................................................................................................ 131
Ocultar y mostrar Criterios ................................................................................................. 132
Macros.............................................................................................................................. 135
Crear una macro...135
Ejecutar una Macro..136
Guardar un archivo con Macros...139
Ejercicios de Macros142
Tipos de Referencia
Realizaremos unos ejemplos con cada referencia:
Referencia Relativa
De forma predeterminada, las frmulas y clculos utilizan Referencias relativas.
Una referencia relativa en una frmula se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la
que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la
frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente.
Son relativas a la direccin de la celda que escribimos en la frmula de modo que Cuando movemos o copiamos una
frmula, las direcciones de las celdas que aparecen en la frmula cambiarn segn la direccin de la celda destino.
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En la frmula en esta hoja lo primero que aremos es crear una formula que nos permita obtener la bonificacin del 10%
para cada empleado.
1. Seleccione la celda D2
2. Digite la siguiente Formula =B2*A2 y luego presione ENTER, con esto tenemos la bonificacin del 10%.
3. Seleccione nuevamente la celda D2, seleccione el puntero de Autollenado y deslizar hasta la celda D6.
3
2
1
Referencia Absoluta:
Una referencia de celda absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica.
Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece sin cambio.
Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.
Como esta celda deseamos mantenerla fija colocamos el smbolo $ delante de la letra de la columna y delante del nmero
de la fila. $B$6
(Nota: un atajo DE TEALADO es situarse sobre la celda y presionar F4).
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Digite los siguientes datos en la Hoja3 y modifique el nombre por Referencia Absoluta.
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7. Presione Enter
8. Hacer clic en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda A4.
Referencia de Columna:
Es aquella que hace referencia absoluta a la columna y relativa a la Fila. Se distinguen porque solamente tienen un signo de
pesos. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna y relativa a la fila.
En el ejemplo veremos que, se establece un incremento anual al sueldo pero dependiendo de un porcentaje de bono
distinto, para cada uno de los trabajadores, para realizar el clculo automticamente debemos realizar el siguiente
procedimiento:
1. Inserte una Nueva Hoja
2. Modifique el nombre por Referencia de Columna
3. Digite los siguientes datos
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Referencia de Fila:
Es aquella que la referencia absoluta a la fila y relativa a la columna. Se distinguen porque solamente tienen un signo de
pesos. Por ejemplo, A$1 es una referencia absoluta a la fila y relativa a la columna.
1. Inserte una Nueva Hoja
2. Modifique el nombre por Referencia de Fila
3. Digite los siguientes datos o copie y pegue los datos del ejercicio anterior y modifique la estructura de la planilla. Deber
quedar de la siguiente forma.
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12.
Nombres de Rango
Establecer Nombres de Rango
A veces resulta que hay que utilizar repetidamente Bases de Datos tales como B2:B4 o B2:D3; A5:D6 en una hoja de
clculo, o Seleccionar los mismos rangos una y otra vez.
Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una seleccin. Estos nombres de
celdas o de rangos se pueden utilizar en las formulas sin ningn problema.
El uso de nombres en las hojas de clculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite rec ordar
con mayor facilidad las Referencias a diferentes celdas.
Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean ms cortos y entendibles ya que las frmulas
estn limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para operadores y funciones. Adems, estos
nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de dilogo o en las propias celdas.
La forma ms simple de definir nombres para rangos de celdas, es mediante la opcin
4. Hacer clic en el botn Agregar para que se incorpore en la lista de nombres, posteriormente salir seleccionando el botn
Aceptar.
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1.
2.
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3.
Validacin de Datos
Esta operacin permite limitar el tipo de datos autorizados en las celdas definiendo los criterios de validacin.
La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la
organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.
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Pestaa Configuracin
rea Permitir
Son los datos permitidos, dependiendo de la opcin seleccionada.
Criterio de Validacin
Permitir
Cualquier Valor
Permite cualquier valor
Nmero entero
Puede validar solo nmeros
mayores o iguales a 1
Decimal
Puede validar solo nmeros
menores a 1
Lista
Permite validar rangos con listas
de criterios para seleccin
Fecha
Permite Validar Fechas
Hora
Permite Validar Horas
Longitud de Texto
Permite Validar longitudes de texto
es decir ms de 20 caracteres
menos de 15 caracteres
Personalizada
Se puede realizar una frmula,
para validar la celda o rango de
celdas
rea Datos
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Para validar Numricos, Decimales, Fecha, Hora, longitud de Texto, se pueden establecer,
operadores de comparacin para establecer lmites.
correspondiente a los
Mensaje Entrante
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Mensaje de Error
Si los usuarios digitan valores fuera de los establecidos dentro de los criterios de validacin, se puede
establecer mensajes de error, definidos de la siguiente forma:
Tipo
Lmite
Se usa para
Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de
alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Es el mas utilizado
Advertencia
Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les
impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los
usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les
impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando
aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en
Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.
Mensaje de Error
Mostrar mensaje de error si se introduce datos no
vlidos.
Si est habilitado se mostrara este mensaje de
alerta si el usuario introduce datos no validos.
Estilos: Lmite-Advertencia-Informacin
Mensaje de Entrada: Mensaje que permite identificar la
estructura de la validacin y as permite al usuario
identificar la validacin.
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Informacin
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Icono
3.
Mensaje de Error
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Mensaje de Entrada
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Configuracin
2.
Funciones
Funciones de Texto
Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.
Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar
texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones
utilizaremos las dos opciones.
Funcin Concatenar
Une diferentes elementos de texto en uno slo.
Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "".
Esta funcin puede tener como mximo 30 argumentos.
Estructura: CONCATENAR (Texto1;Texto2;...)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodrguez" y necesitamos que en la celda A3 aparezca
el nombre y apellidos en la misma celda deberamos escribir la siguiente funcin: =CONCATENAR(A1;" ";A2)
Observa que el segundo argumento es " " de esta forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por un
espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la funcin Concatenar sera utilizando & de la siguiente forma:
=A1&" "&A2
Funcin
Resultado
Funcin Encontrar
Nos devuelve la posicin en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de texto.
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Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Nmero de posicin inicial)
El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerar la primera posicin como nmero 1.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: ExcelIntermedio si deseamos saber en qu posicin se encuentra la x
deberemos escribir en la celda A2 la funcin =ENCONTRAR("x";A1) nos devolver un 2 como resultado ya que la primera
letra la considera como si estuviera en la primera posicin.
Resultado
Funcin Izquierda
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.
Estructura: IZQUIERDA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Excel Intermedio ", y necesitamos que en la celda A3 aparezca solo Excel
debemos realizar la siguiente funcin: =IZQUIERDA(A1;5)
Funcin
Resultado
Funcin Derecha
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Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de texto.
Estructura: DERECHA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la funcin =DERECHA(A1;5),
obtendremos como resultado "Excel".
Funcin
Funcin Largo
Nos retornar la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.
Estructura: LARGO(Texto)
Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman este texto
debers introducir en otra celda la funcin =LARGO(A1). Como resultado nos devolver un 15.
Funcin
Resultado
Funcin Minusc
Con esta funcin obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minsculas. Si se utiliza una celda en la que
contiene texto esta no se transforma toda en minsculas, si no que... en la celda donde pongamos la funcin obtendremos
una copia de la primera celda pero toda en minsculas.
Estructura: MINUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la funcin =MINUSC(A1) en la celda A2 el
resultado que obtenemos sera: "funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1
como en la A2, ya que la A2 es una funcin que depender siempre del contenido que hay en la A1.
Funcin
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Resultado
Funcin Mayusc
Con esta funcin obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minsculas.
Estructura: MAYUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la funcin = MAYUSC (A1) en la celda A2
el resultado que obtenemos sera: "FUNCIONES DE EXCEL".
Funcin
Resultado
Funcin NomPropio
Con esta funcin obtendremos un texto en el que aparecer en maysculas la primera letra de cada palabra que forma
parte del texto.
Estructura: NOMPROPIO(Texto)
Ejemplo: Si escribimos la funcin =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "funciones de excel"
obtendremos como resultado "Funciones De Excel".
Funcin
Resultado
Funcin Extrae
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Nos devuelve una cantidad de caracteres especficos a partir de una posicin inicial de una cadena de texto.
Resultado
Funcin Reemplazar
Con esta funcin conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posicin y cuantos caracteres deseas
reemplazar y el texto que deseas poner.
Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posicin inicial a partir de donde deseamos recortar; Nmero de caracteres a
quitar; Nuevo texto a insertar)
Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la funcin: =REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro
de") esta funcin nos devolver el texto: Funciones dentro de Excel. La funcin lo que realiza es eliminar del texto que hay
en la celda A1 desde la posicin 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de".
Funcin
Resultado
Funcin Hallar
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Nos indica la posicin que ocupa un texto dentro de una cadena de texto.
Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posicin inicial) Los dos primeros
argumentos son obligatorios, en cambio la posicin inicial no ya que si no la ponemos empezar a contar desde el nmero
1.
Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si desesemos conocer qu posicin ocupa dentro de este
texto la letra "d" deberamos escribir en la celda A2 la siguiente funcin =HALLAR("de";A1), la funcin nos devolvera el
resultado 11.
Funcin
Funcin Sustituir
Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.
Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo texto)
Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto "Funciones de Excel" y queremos que en la celda A2 aparezca "Funciones en
Excel" deberemos escribir en la celda A2 la siguiente funcin: =SUSTITUIR(A1;"de";"en")
Funcin
Resultado
Funcin Espacios
Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separacin de palabras.
Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: "Funciones de
Excel", observa que entre de y Excel hemos dejado
muchos espacios en blanco. Si quisiramos corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la celda A2
tendramos que poner la funcin =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final ser: "Funciones de Excel". Observa
que los espacios entre palabras se mantienen.
Funcin
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Resultado
Funcin Fecha
Nos convierte tres nmeros en formato de DD/MM/AAAA
Estructura: FECHA(Ao; Mes; Da). Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte a
uno que si lo es. As por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la funcin nos aparecer
un 1.
Ejemplo: Si en la celda A1 introducimos la funcin: =FECHA(2004;4;25) aparecer como resultado: 25/04/2004.
Funcin
Resultado
Funcin Da
Nos devuelve el da de una fecha
Estructura: DIA(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerda que para ello solamente debers utilizar la
combinacin de teclas Ctrl + ; para que el nmero del da de esta fecha aparezca en la celda A2 debers escribir la funcin:
=DIA(A1)
Funcin
Resultado
Funcin Mes
Nos devuelve el da de una fecha
Estructura: MES(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el nmero del mes de esta fecha aparezca
en la celda A2 debers escribir la funcin: =MES(A1)
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Resultado
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Funcin
Funcin Ao
Nos devuelve el ao de una fecha
Estructura: AO(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el ao de esta fecha aparezca en la celda
A2 debers escribir la funcin: =AO(A1)
Funcin
Resultado
Funcin Hora
Nos devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundos
Estructura: HORA(Hora completa)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda que para ello solamente debers utilizar la
combinacin de teclas Ctrl + : para que la hora aparezca en la celda A2 debers escribir la funcin: =HORA(A1)
Funcin
Resultado
Funcin Ahora
Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el
formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra segn nos interese.
Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta funcin no existe ningn tipo de argumento.
Ejemplo: En la celda A1 introduce la funcin =AHORA(), en el momento de pulsar Intro te aparecer la fecha y la hora del
sistema.
Funcin
Resultado
Funcin Hoy
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Funcin Diasem
Nos devuelve un nmero del 1 al 7 que indica la posicin del da de la semana.
Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos introducir el valor 1 si se desea que el
primer da de la semana sea domingo, un 2 si el primer da de la semana sea lunes,
Ejemplo: escribe en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2 introducimos la funcin =DIASEM(A1;2) aparecer
como resultado un 4. Si escribiramos la funcin =DIASEM(A1;1) aparecera un 5.
Funcin
Resultado
Funcin SI()
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
Funcin
(
1er Argumento
;
2 er Argumento
; 3 er Argumento
Sintaxis
SI
Prueba_Lgica
Valor_si_verdadero
Valor_si_falso
Ejemplo
SI
D2>=2500000
D2 * 5%
D2 * 7%
:Es un razonamiento lgico hacia una celda que es evaluada con un operador de comparacin u otro.
Valor_si_verdadero: Es
es VERDADERO.
valor
que
se
devuelve
si
el
argumento
prueba_lgica
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Valor_si_falso
el
Pgina
Prueba_lgica
Frmula Resultado en B2
=SI(A2<=100;"Dentro
presupuesto";"Presupuesto excedido")
Descripcin (Resultado)
de
Ejemplo 2
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo
en blanco.
1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.
2. Genere la Siguiente Planilla.
Frmula Resultado en A2
Descripcin (Resultado)
=SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
=SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
Ejemplo 3
Frmula
Descripcin (resultado)
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"A";SI(A2>59;"D";"F"))))
=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"A";SI(A3>59;"D";"F"))))
=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"A";SI(A4>59;"D";"F"))))
Si la puntuacin es
La Funcin devuelve
Mayor que 89
De 80 a 89
De 70 a 79
De 60 a 69
Menor que 60
29
Pgina
1.
2.
Prueba_lgica
Valor_si_verdadero
Valor_si_falso
Y(B2=Contabilidad;C2=Excel Bsico)
Excel Intermedio
Excel Avanzado
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30
Prueba_lgica
Valor_si_verdadero
Valor_si_falso
O(B2=A;C2=Ayudante)
Curso Nivel Bsico
Curso Nivel Intermedio
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31
1er Argumento
2 er Argumento
3 er Argumento
BuscarV
BuscarV
(
(
valor_buscado
B18
;
;
matriz_buscar_en
B3:F11
;
;
indicador_columnas
2
;
;
)
)
)
Definicin
Valor que se va a Buscar en la primera columna de la ,puede ser un valoro una referencia
(ndice o clave).
Matriz_buscar_en:
Indicador_columnas:
Ordenado:
er
Base de Datos
Nmero de Columna de la Base de Datos en la cual debe devolverse el valor coincidente.
0 = Valor Exacto
1 = Rango de Datos
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Argumento
Valor_buscado:
4
Argumento
ordenado
0
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Sintaxis
Ejemplo
Funcin
Puede utilizar juntas las funciones INDICE Y COICIDIR para obtener los mismos resultados que si utiliza BUSCAR o
BUSCARV.
=INDICE(Matriz_buscar_en,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),Indicador_columnas)
La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo:
=INDICE(A2:C5;COINCIDIR(E2;A2:A5;0);3)
La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en la columna A. Despus hace coincidir el valor de la
misma fila de la columna C. Como "Mara" est en la fila 4, la frmula devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).
Nota: si ninguna de las celdas de Matriz_buscada coincide con Valor_buscado ("Mara"), esta frmula devolver #N/D.
ESERROR()
Nos devolver Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un error y Falso en caso que no lo sea.
Pgina
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Estructura: ESERROR(Celda)
Texto en columnas
Corresponde a la separacin de datos que se encuentran en una sola celda y se requiere separar.
El rango de celdas A2:A23, contiene en cada celda el
nombre y apellido de vendedores, se necesita separar el
nombre en una
celda y el apellido en otras
celdas
independientes.
1. Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto. El rango puede contener
cualquier nmero de filas, pero no ms de una columna de ancho.
Pgina
34
35
Pgina
7.
8.
Pgina
36
Debe hacer clic en Aceptar, para que los datos se separen en las columnas correspondientes.
El resultado es el siguiente.
Funcin Bdsuma
La funcin BdSuma se utiliza para sumar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se encuentra en otra columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).
Criterio 1
Criterio 2
Ao apertura
Producto
1999
Crdito Automotriz
Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).
Ejemplo:
Criterio 1
Ao apertura
1999
2000
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Arturo Muoz
2000
Nov
658
Christian Falcn
1998
Feb
Diana Walbaum M.
1998
Ago
Diana W itt
2001
Dic
Desarrollo de ejercicio
1.- Sumar los productos de Santiago del ao 1998.
a) En otras celdas generar los criterios,
Producto
Regin
Cuenta Corriente
Santiago
Crdito de Consumo
Valparaso
8.076
Crdito Automotriz
Santiago
4.873
Cuenta Corriente
Santiago
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
c)
1
Regin
Dar nombre de rango a la base de datos, se 2
Santiago
llamar Clientes.
Llamar a la funcin BdSuma que aparece en la categora de base de datos.
d)
e)
f)
b)
g)
h)
Ao apertura
1998
37
Ao
apertura
Pgina
Monto
(en miles)
Cliente
Funcin BdPromedio
La funcin BdPromedio se utiliza para promediar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se encuentra en otra
columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).
Criterio 1
Ao apertura
1999
Criterio 2
Producto
Crdito Automotriz
Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).
Ejemplo:
Criterio 1
Ao apertura
1999
2000
Cliente
Ao apertura
Mes apertura
Producto
Regin
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Arturo Muoz
2000
Nov
658
Cuenta Corriente
Santiago
Crdito de Consumo
Valparaso
Christian Falcn
1998
Feb
Diana Walbaum M.
1998
Ago
8.076
Crdito Automotriz
Santiago
4.873
Cuenta Corriente
Diana W itt
Desarrollo de ejercicio
2001
Dic
Santiago
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
1
Regin
Ao apertura
2
Santiago
1998
b) Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes2.
c) Llamar a la funcin BdPromedio que aparece en la categora de Base de Datos.
d) Aparecer una ventana, con 3 argumentos.
Resultado: $ 6.474
Pgina
38
e) Frente
al
argumento
Base_de_datos,
introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se
llama Clientes2.
f) Frente al argumento Nombre_de_campo, se
especifica con el nombre de la columna entre
comillas Monto (en miles)
o en su lugar el
nmero de la columna que desea promediar 4.
g) Frente al argumento Criterio, seleccione el
rango de celdas. En nuestro
caso
debe
seleccionar el rango (A1:B2).
h) Hacer clic en Aceptar
Funcin BdContar
La funcin BdContar se utiliza para contar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se enc uentra en otra columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).
Criterio 1
Ao apertura
1999
Criterio 2
Producto
Crdito Automotriz
Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).
Criterio 1
Ao apertura
1999
2000
Ejemplo :
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)
Cliente
Ao apertura
Mes apertura
Producto
Regin
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Arturo Muoz
1998
Nov
658
Cuenta Corriente
Santiago
Crdito de Consumo
Christian Falcn
1998
Feb
Valparaso
8.076
Crdito Automotriz
Santiago
Diana Walbaum M.
1998
Diana W itt
2001
Ago
4.873
Cuenta Corriente
Santiago
Dic
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
Desarrollo de ejercicio
1.- Contar los productos con ao de apertura 1998
En otras celdas generar los criterios,
Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes3.
Llamar a la funcin BdContar que aparece en la categora de Base de Datos.
d)
e)
f)
Frente
al
argumento
Nombre_de_campo,
se
especifica con el nombre de la columna entre comillas
Ao apertura o en su lugar el nmero de la columna
que desea Contar, en este caso 2.
Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de
celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango
(A1:A2).
Hacer clic en Aceptar
h)
1
2
Ao apertura
1998
Resultado: 3
Pgina
g)
39
a)
b)
c)
Funcin BdMin
La funcin BdMin se utiliza para encontrar la celda que cumplen con el criterio mnimo que se encuentra en otra columna.
Ejemplo:
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)
Cliente
Ao apertura
Mes apertura
Producto
Regin
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Arturo Muoz
1998
Nov
658
Cuenta Corriente
Santiago
Crdito de Consumo
Christian Falcn
1998
Feb
Valparaso
8.076
Crdito Automotriz
Diana Walbaum M.
1998
Santiago
Ago
4.873
Cuenta Corriente
Santiago
Diana W itt
Desarrollo de ejercicio
2001
Dic
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
40
Pgina
a)
Funcin BdMax
La funcin BdMax se utiliza para encontrar la celda que cumplen con el criterio mximo que se encuentra en otra columna.
Ejemplo:
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)
Cliente
Ao apertura
Mes apertura
Producto
Regin
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Cuenta Corriente
Santiago
Arturo Muoz
1998
Nov
658
Christian Falcn
1998
Feb
8.076
Crdito de Consumo
Valparaso
Crdito Automotriz
Diana Walbaum M.
1998
Ago
Santiago
4.873
Cuenta Corriente
Santiago
Diana W itt
Desarrollo de ejercicio
2001
Dic
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
e)
f)
g)
h)
1
Monto (en miles)
2
En este caso debe quedar
Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Client es5.
Llamar a la funcin BdMax que aparece en la categora de base de datos.
Aparecer una ventana, con 3 argumentos.
vaco
41
b)
c)
d)
Pgina
a)
Ordenar Datos
Cuando ingresamos datos dentro de una planilla de Excel, generalmente es en forma desordenada. Ordenar nos permite
observar los datos y su informacin y utilizarlos eficazmente. Si sus filas contienen una frmula, debe ser extra cuidadoso
cuando construya la frmula. Asegrese que despus de Ordenar, la frmula todava funcionar. Mover las celdas por los
alrededores puede destruir algunas frmulas.
TIPO
CATALITICO MARCA_VEHICULO
1
2
JORGE CARDENAS
JUAN CENTENO
AUTO
AUTO
SI
NO
TERESA RAMIREZ
CAMIONETA NO
NISSAN
IRMA GONZALEZ
CAMIONETA SI
NISSAN
ROSA SOTO
CAMIONETA NO
MAZDA
PEDRO VARAS
AUTO
LADA
CARLOS FIGUEROA
CAMIONETA NO
FORD
CECILIA TORRES
AUTO
CHEVROLET
NISSAN
10
EDITH NUEZ
SI
FORD
11
NO
MAZDA
12
JOSE ULLOA
CAMIONETA SI
CHEVROLET
13
CARMEN BRITO
AUTO
SI
LADA
14
JORGE FIGEROA
AUTO
NO
FORD
15
ILIA BENITES
AUTO
SI
NISSAN
16
OSCAR RIOS
CAMIONETA SI
CHEVROLET
17
SERGIO RIVERA
AUTO
NO
MAZDA
18
JAIME DUARTE
AUTO
SI
LADA
19
BERTA JOFRE
CAMIONETA NO
MAZDA
20
MAZDA
21
GUSTAVO NEIRA
AUTO
NISSAN
22
CARLOS TORRES
CAMIONETA NO
MAZDA
23
JUAN SIERRA
AUTO
SI
NISSAN
24
MARCOS SANGUEZA
AUTO
SI
LADA
25
VIVIANA GONZALEZ
CAMIONETA SI
SI
NISSAN
42
SI
Pgina
AUTO
SI
CHEVROLET
FORD
Ordenar texto
1. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de
que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.
Pgina
Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan
importado de otra aplicacin pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los
mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.
43
Problema: comprobar si todos los datos estn almacenados como texto Si la columna que
desea ordenar contiene nmeros almacenados como nmeros y nmeros almacenados como
texto, ser necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los nmeros almacenados
como nmeros se ordenarn antes que los nmeros almacenados como texto. Para aplicar formato
de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el
botn Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Nmero y, en Categora, haga clic en
Texto.
Ordenar nmeros
1. Seleccione una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrese de que la
celda activa est en una columna de tabla que contiene datos numricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin,
siga uno de los procedimientos siguientes:
o
Problema: comprobar que todos los nmeros estn almacenados como nmeros Si los
resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga nmeros
almacenados como texto y no como nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de
algunos sistemas de contabilidad o los nmeros con un apstrofo inicial (') se almacenan como
texto.
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar
de ms antiguos a ms recientes.
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar
de ms recientes a ms antiguos.
Problema: comprobar que las fechas y las horas estn almacenadas como fechas y horas Si
los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u
horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene
correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como
nmeros de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora,
significa que la fecha o la hora est almacenada como texto.
Pgina
44
Nota Si desea ordenar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da
de la semana. Si desea ordenar por el da de la semana independientemente de la fecha que sea,
convirtalos en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un
valor de texto y, por tanto, la operacin de ordenacin estar basada en datos alfanumricos. Para
obtener ms informacin, vea Mostrar la fecha como da de la semana.
Pgina
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que
desea incluir en la ordenacin.
45
Asegrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza
la misma seleccin en Ordenar.
Mximo
Medio
Mnimo
Pgina
46
Ordenar filas
1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est
en una columna de tabla.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuacin, en Personalizar ordenacin.
Pgina
47
Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Excel ordenar los
grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan
juntas, aunque estn ocultas.
Pgina
48
Pgina
Comprobar si los valores que devuelve una frmula han cambiado Si los datos que ha
ordenado contienen una o ms frmulas, los valores devueltos de dichas frmulas pueden cambiar
cuando se actualiza la hoja de clculo. En este caso, asegrese de que vuelve a aplicar la
ordenacin para obtener resultados actualizados.
Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven cuando
se ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar
los datos, es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas.
Comprobar la configuracin local Los criterios de ordenacin varan segn la configuracin
local. Asegrese de que la configuracin local de la Configuracin regional o de la
Configuracin regional y de idioma del Panel de control de su equipo es correcta. Para obtener
informacin sobre cmo cambiar la configuracin local, vea el sistema de Ayuda de Windows.
Especificar encabezados de columna solamente en una fila Si tiene que utilizar rtulos de
varias lneas, ajuste el texto dentro de la celda.
Activar o desactivar la fila de ttulo Normalmente, lo mejor es tener una fila de ttulo cuando se
ordena una columna para facilitar la comprensin del significado de los datos. De manera
predeterminada, el valor del ttulo no se incluye en la operacin de ordenacin. A veces, es posible
que tenga que activar o desactivar el ttulo para que el valor del mismo se incluya o no se incluya
en la operacin de ordenacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para excluir la primera fila de datos de la ordenacin porque se trata de un encabezado de
columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en
Orden personalizado y, a continuacin, active Mis datos tienen encabezados.
Para incluir la primera fila de datos en la ordenacin porque no es un encabezado de
columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en
Orden personalizado y, a continuacin, desactive Mis datos tienen encabezados.
49
Pgina
50
3.
4.
3. Completar el cuadro de dilogo de acuerdo a la figura, aparecer Ordenar por: en
el cuadro combinado selecciona el encabezado de columna C.COSTO, luego debes
51
Pgina
Orden Personalizado
Para poder ordenar por un orden que no sea alfabtico se debe realizar un orden
personalizado, a travs de la creacin de una lista personalizada.
Ordenar la base de datos de acuerdo al campo AFP en el siguiente orden: HABITAT,
BANSANDER, CUPRUM, PRVIDA.
Procedimiento
1. Ir al icono
, seleccionar
y en
la opcin
2. Hacer clic en la botn de comando Modificar listas personalizadas.
Pgina
52
3. En la seccin Entradas de Lista, digitar las AFP en el orden pedido, tal cual
aparece en la figura.
53
Pgina
9.
Valor de celda
nico o duplicado
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Barras de datos
Escala de 3 colores
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Basado en frmulas
54
Descripcin
Pgina
Tipo de regla
Pgina
55
Se habilitara una ventana, que permite en su cuadro de texto que permite digitar el valor
condicional ej.
Entre
Permite realizar formato a los datos que se encuentran entre los valores determinados, para
realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Entre
Pgina
56
Resultado
Es igual a
Permite realizar formato a los datos que se son iguales al valor condicional, los valores deben ser
exactos es decir si el valor a dar Formato condicional es de 1500, el formato es aplicado, pero si es
1500,6 no ser aplicado, para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
Pgina
57
Resultado
Pgina
58
Resultado
Una Fecha
Permite realizar formato a fechas. Para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
Pgina
59
Se pueden aplicar formatos a celdas que contienen una fecha que corresponde a:
Mes pasado
Maana
Semana pasada
Esta semana
Este mes
60
Hoy
Pgina
Ayer
Duplicar valores
Permite realizar formato a valores que estn duplicados o nicos dentro de una base de datos.
Para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
61
Resultado nico
Pgina
Resultado Duplicado
Ejemplo Los 10 mejores, muestra los 10 valores ms altos y aplica formato segn la condicin.
En este caso aplicamos un formato personalizado, se debe
realizar la seleccin en la ventana.
Pgina
62
Resultado
63
Pgina
63
Muestra un degradado de dos o tres colores en un rango de celdas. La sombra del color
representa el valor en la celda. Mientras ms oscuro el valor es ms alto, menos degradado el
valor mnimo.
Pgina
64
Crea, edita, elimina y muestra las reglas de formato usando el Administrador de Reglas del formato
condicional.
Pgina
65
Pgina
66
Autofiltros
Destino
Bus
Clase
Osorno
Pto Varas
Quellon
Rengo
Castro
Linares
Osorno
Pto Varas
Rancagua
Rancagua
Temuco
Castro
Castro
Pto Montt
Rancagua
Valdivia
Quellon
Valdivia
Valdivia
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Valor Pasaje
11.000
18.000
19.500
2.500
18.000
4.500
11.000
15.000
2.000
2.000
7.500
21.000
21.000
15.000
2.000
13.000
19.500
13.000
13.000
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-01-2005
01-03-2005
01-01-2005
01-01-2005
Fecha
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
3
4
1
2
3
2
2
1
1
1
2
1
3
3
1
1
2
1
1
1012
1015
1015
1012
1024
1024
1024
1024
1012
1024
1024
1015
1015
1015
1012
1045
1015
1045
1045
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Norambuena
Norambuena
Norambuena
Norambuena
Olea
Olea
Olea
Olea
Olea
Oses
Oses
Oses
Oses
Oses
Soro
Valdivia
Valdivia
Valdivia
Valdivia
Ancud
Linares
Temuco
Temuco
Temuco
Linares
Osorno
Pto Varas
Quellon
Rancagua
Osorno
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
13.000
18.000
18.000
18.000
18.000
4.500
7.500
7.500
7.500
4.500
11.000
18.000
19.500
2.000
11.000
01-01-2005
01-01-2005
01-01-2005
01-01-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
2
2
1
1
1
1
1
2
3
2
2
1
3
1
2
1045
1047
1047
1047
1015
1012
1012
1012
1012
1012
1012
1015
1015
1012
1012
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Pgina
Vendedor
Guzmn
Guzmn
Guzmn
Guzmn
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Lpez
Lpez
Lpez
Lpez
Lpez
Meneses
Norambuena
Norambuena
67
Cuando el volumen de los datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas
de columnas o filas, resulta todo un reto analizarlos o generar informes de solo aquellos que
necesitamos.
Afortunadamente, Excel incluye una funcin de Autofiltro fcil de usar que permite mos trar slo lo
que se necesita ver y ocultar el resto de informacin. Al aplicar un filtro, los datos no se modifican.
En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban antes.
A modo de ejemplo analizaremos la siguiente Base de Datos.
Al realizar esta accin los encabezados de columna mostraran un triangulo invertido, como se
muestra en la imagen.
Pgina
68
Esto permite visualizar cada uno de los criterios y otras opciones de Filtros.
Orden Ascendente.
Al seleccionar el encabezado de columna y elegir la opcin Orden Ascendente, los datos se
ordenan desde A-Z. Se mostraran como, se muestra la imagen.
Orden Descendente
Al seleccionar el encabezado de columna y elegir la opcin Orden Descendente, los datos se
ordenan desde A-Z. Se mostraran como, se muestra la imagen.
Pgina
69
En forma predeterminada se
mostrara en nmero 10
Pgina
70
Pgina
71
Para restablecer los valores para aplicar otros filtros, se debe, hacer clic en Borrar filtro de Valor
pasaje. Con esta accin la Base de Datos se restablecer
y los colores de las Filas y el
encabezado columna Valor pasaje, volvern a contener el color negro.
Opcin Personalizar.
Con esta opcin podremos utilizar 2 criterios de la misma columna que se podrn evaluar, con
diferentes operadores de comparacin.
A modo de ejemplo
Filtraremos los pasajes vendidos por los vendedores Olea y Hevia.
Procedimiento
1. Hacer clic en el triangulo invertido de el encabezado de columna Vendedor.
Pgina
72
2. Al hacer clic en esta opcin, se habilitara la ventana seleccione Autofiltro Personalizado como
se observa en la siguiente imagen.
Operadores
es igual
no es igual
es mayor que
es mayor o igual que
es menor que
Definicin
Filtra todos los valores iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que no son iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son mayores a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son mayores o iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son menor a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son menor o iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que comienza por el criterio establecido.
Se utiliza :
C* , para filtrar todos los que comienzan, el asterisco reemplaza todo lo dems.
Filtra todos los valores que no comienza por el criterio establecido.
Filtra todos los valores que termina con el criterio establecido.
Se utiliza :
*Z, para filtrar los que terminan en Z, el asterisco reemplaza todo lo dems.
Filtra todos los valores que no termina con el criterio establecido.
Filtra todos los valores que contienen el criterio establecido.
Filtra todos los valores que no contienen el criterio establecido.
no comienza por
termina con
no termina con
contiene
no contiene
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Auto Filtro
1. Para utilizar el Auto Filtro primero se debe activar en la Ficha Modificar y
seleccionar el icono Ordenar y Filtrar.
Una vez activo se puede observar que al lado de cada campo aparece una flecha para
poder definir el o los criterios.
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75
Procedimiento
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Procedimiento
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Filtro Avanzado
Permite filtrar los datos de una lista para mostrar slo las filas que cumplen una condicin
especificada mediante un rango de criterios. El resultado del filtro puede quedar en la
misma base de datos o se puede copiar a otro lugar dentro de la misma hoja o en otra
hoja.
Para ejecutar Filtro avanzado utilizaremos el libro Pedidos y seguiremos los siguientes
procedimientos.
Procedimiento
Nombre de Rango
1. Seleccionar el rango de A3 hasta U39
2. Asignar el nombre de rango BASE y presionar ENTER
Rango de Criterios
1. Seleccionar de la hoja Pedidos, los encabezados de columna desde A1:K1 y
copiarlos en la Hoja Criterios, en la Celda A1.
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80
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Como se observa en la figura se genera un esquema automtico que tiene tres niveles.
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4.
5.
6.
7.
Eliminar un subtotal
Para quitar o eliminar el subtotal definido en la hoja COPIA se debe hacer lo siguiente:
Procedimiento
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83
Buscar Objetivo
Esta sencilla opcin se utiliza para buscar un valor especfico como resultado de una frmula, modificando
el contenido de una celda. Excel buscar qu valor debera tomar esa celda para conseguir el resultado
esperado. A esa celda se la denominada Valor independiente y a la celda que contiene la frmula se la
denomina Dependiente.
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Definir la celda: indica la celda que contiene la frmula. Al haber situado primero el cursor en ella,
aparece por defecto. En este caso B7
Con el valor: es el valor que tomar la celda anterior, o sea, el valor que queremos obtener. Digitaremos
50.000 como valor a obtener.
Para cambiar la celda: celda que se utiliza en la frmula. Indicaremos la celda B3 como celda que nos
interesa conocer.
De esta forma observamos que hemos conseguido el precio que queramos, por lo que ya sabemos a qu
precio estar el artculo: 42.017
Solver
Es una de las herramientas ms potentes de Excel, ya que permite hallar la mejor solucin a un problema,
modificando valores e incluyendo condiciones o restricciones.
1.
Ir a Herramientas Complementos
2.
3.
86
Excel que debe ser habilitado, para ello debe seguir las siguientes
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Solver es un complemento de
instrucciones:
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88
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5.
Ejercicio
Realice el siguiente ejercicio para conocer el funcionamiento de esta herramienta.
Digite la siguiente planilla, donde se reflejan los sueldos de los colaboradores. En las columnas Descuento
AFP, Descuento ISAPRE, Total y TOTAL SUELDOS introduzca las frmulas necesarias para calcular los
valores correspondientes.
El procedimiento es el siguiente, se requiere ajustar los sueldos de los colaboradores de tal forma que el
TOTAL SUELDOS se rebaje a $ 2.500.000. Sin que andres rebaje su sueldo a $ 950.000
1. Habilitar Solver
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Procedimiento
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1.
En este cuadro de dilogo, como Celda objetivo pulsa en F6, es decir que contiene la frmula de
TOTAL SUELDOS
2.
Active la casilla Valores de y digite 2500000. que es el valor al que deseamos rebajar.
3.
Pulse un clic en el campo Cambiando las celdas y seleccione celdas $F$2:$F$5, que son las celdas
donde se pueden modificar los datos asignados.
4.
5.
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90
Presione Aceptar
7.
8.
Seleccione la opcin Respuestas de la casilla Informes que est a la derecha y presione Aceptar.
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Se crea una nueva hoja llamada Informe de respuestas 1. Actvela y estudie su contenido.
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92
Auditoria de Frmulas
Excel nos ofrece una serie de herramientas de auditoria de frmulas que pueden ser de gran utilidad.
Para acceder a estas herramientas debemos ir al men Herramientas - Auditorias de frmulas donde aparece
una serie de opciones como podemos ver en la imagen.
Puede mostrar Celdas Precedentes (Precedentes: celdas a las que hace referencia una frmula de otra celda.
Por ejemplo, si la celda D2 contiene la frmula =C2*$D$9, la celda D2 Y C9 es un precedente de la celda D2.)
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Evaluar frmula: Abre el cuadro de dilogo de Evaluar frmula para que pueda ver la frmula y los
resultados de la frmula de la celda activa.
Seleccione la celda que contenga la frmula para la que se desee buscar las celdas
precedentes.
Para que aparezca una flecha de rastreo (flechas de rastreo: flechas que muestran la
relacin entre la celda activa y sus celdas relacionadas. Las flechas de rastreo son azules
cuando se sealan desde una celda que proporciona datos a otra celda, y rojas si una celda
contiene un valor de error, como #DIV/0!.) para cada celda que proporcione directamente
3.
4.
. Para
Celdas Dependientes (Dependientes: celdas que contienen frmulas que hacen referencia a otras celdas. Por
ejemplo, si la celda C9 contiene la frmula 8%, la celda D2 es una celda dependiente de la celda C9.)
en la barra de herramientas
Auditora de
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1.
2.
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Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra
4.
. Para
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2.
3.
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1.
Valor de celda
nico o duplicado
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Barras de datos
Escala de 3 colores
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Basado en frmulas
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Descripcin
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Tipo de regla
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Se habilitara una ventana, que permite en su cuadro de texto que permite digitar el valor
condicional ej.
Entre
Permite realizar formato a los datos que se encuentran entre los valores determinados, para
realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Entre
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Es igual a
98
Resultado
Permite realizar formato a los datos que se son iguales al valor condicional, los valores deben ser
exactos es decir si el valor a dar Formato condicional es de 1500, el formato es aplicado, pero si es
1500,6 no ser aplicado, para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
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99
Resultado
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100
Resultado
Una Fecha
Permite realizar formato a fechas. Para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
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Se pueden aplicar formatos a celdas que contienen una fecha que corresponde a:
Mes pasado
Maana
Semana pasada
Esta semana
Este mes
102
Hoy
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Ayer
Duplicar valores
Permite realizar formato a valores que estn duplicados o nicos dentro de una base de datos.
Para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
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Resultado nico
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Resultado Duplicado
Ejemplo Los 10 mejores, muestra los 10 valores ms altos y aplica formato segn la condicin.
En este caso aplicamos un formato personalizado, se debe
realizar la seleccin en la ventana.
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Resultado
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Muestra un degradado de dos o tres colores en un rango de celdas. La sombra del color
representa el valor en la celda. Mientras ms oscuro el valor es ms alto, menos degradado el
valor mnimo.
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Crea, edita, elimina y muestra las reglas de formato usando el Administrador de Reglas del formato
condicional.
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1.
2.
En la lista Complementos disponibles, seleccione Asistente para suma condicional y, a continuacin, haga clic en
ACEPTAR.
Se habilitar el Asistente de Suma condicional en la Barra de Herramientas.
Problemas conocidos que pueden producirse al utilizar el Asistente para suma condicional
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3.
Si el nombre de archivo o el nombre de hoja es demasiado largo, el Asistente para suma condicional generar un
error con un " error en tiempo de ejecucin 1004: mtodo FormulaArray de clase Range error " error cuando se
cumplen las condiciones siguientes:
Intentar copiar los criterios y la frmula a otra hoja del libro.
No se puede evaluar 2 criterios de la misma columna.
Ejercicio1
NOMBRE
EDAD COMUNA
CARLOS CONTRERAS PEREZ
25
SANTIAGO
MARIA RODRIGUEZ JARA
30
RECOLETA
TERESA RIOS TORRES
42
SAN MIGUEL
JUAN FIGUEROA SIERRA
35
PROVIDENCIA
DIEGO TRONCOSO BERRIOS
23
RECOLETA
SANDRA CASTRO DUARTE
20
QUINTA NORMAL
CECILIA NUES MARDONES
36
SANTIAGO
RODRIGO ARIAS GARRIDO
40
RECOLETA
ALEJANDRO CARREORDOEZ
45
PROVIDENCIA
CARMEN FARIAS ROMERO
28
SAN MIGUEL
EDITH ROJAS VARGAS
37
QUINTA NORMAL
GULLERMO TAPIA LOPEZ
50
SAN MIGUEL
CRISTINA ESPINOZA POBLETE
46
SANTIAGO
MACARENA MORALES CASTRO
22
PROVIDENCIA
FELIPE VARAS DURAN
36
RECOLETA
FRANCISCA SANGUINETI
45
SANTIAGO
EDUARDO FUENTES LOBOS
33
PROVIDENCIA
JANETTE CALDERON MIRANDA
21
QUINTA NORMAL
SOLANGE CONTRERAS PEREA
52
SANTIAGO
CRISTOBAL ROMERO SILVA
38
SAN MIGUEL
Suma de Montos de Pago CONTADO, con MONTO > = 250000
CLASE
A
B
B
A1
A
B
A
B
A1
A
B
B
B
A
B
B
A1
A
B
A1
PAGO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO
CUOTAS
1
2
3
1
1
1
1
1
3
3
1
1
2
1
3
2
1
1
3
1
MONTOS
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
250.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
180.000
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
350.000
Procedimiento:
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Hacer clic en
111
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112
Columna:
Es:
Se habilitaran
comparacin.
Este valor:
los
operadores
de
Columna:
Es:
Este valor:
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CONTADO
Es:
Este valor:
MONTO
>=
250000
Luego
hacer
clic
en
siguiente.
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Tabla Dinmica
Crear una Tabla Dinmica que permita listar por Pas destinatario agrupado por Forma de
Envo, contando los Pedidos.
Procedimiento
1. Ubicar el cursor en cualquier parte de la base de datos
2. Ir a Cinta de Opciones, Ficha Tabla, opcin Tabla Dinmica.
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Al hacer clic en Aceptar, se mostrara el total de Pedidos por Pas destinatario, desglosado
por Forma de Envo.
MS-QUERY
Qu es Microsoft Query?
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orgenes externos a
otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel.
Para utilizar MS-Query se debe seguir los siguientes procedimientos
Estructura de las Bases de Datos
2. La estructura de las Bases de Datos deben contener:
3. Encabezados de columnas
4. Establecimiento de Criterios
5. ndice o Clave Principal en las Bases
Ej.- Rut-Cdigo-Nmero de Factura-Nmero de cuenta corriente, es decir datos
nicos.
6. Si enlazamos 2 Bases de Datos, ambas Bases deben contener el ndice o Clave
Principal
PEDIDOS
: Base de datos que contiene Hoja PEDIDOS los pedidos de los clientes
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Seleccionar Excel Files*, para conectarnos con las bases de datos Clientes-Pedidos.
Luego hacer clic en Aceptar
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Quiere decir que no puede relacionar ambas tablas y que debemos unirlas manualmente
dentro del entorno MS-QUERY, presionamos Aceptar para unir ambas tablas e ingresar al
ambiente MS-QUERY.
Unir TABLAS.
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La unin de ambas TABLAS, permite observar a cada Cliente con sus Pedidos, para
mejorar la visual de la consulta ordenaremos la columna IdCliente.
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Para unir ambas tablas debemos hacer clic en el Campo IdCliente de la TABLA
CLIENTES y sin soltar arrastrar al campo IdCliente de la TABLA PEDIDOS, se unirn por
medio de una lnea, como se muestra en la imagen.
El resultado del ordenamiento de los datos permite visualizar a cada cliente con sus
pedidos en forma ordenada.
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Para seleccionar el pas Mxico debemos hacer clic en Valoresse habilitara la ventana
Seleccionar valores.
En valores ubicar el pas Mxico
Al realizar esta accin se mostraran solo los clientes del pas Mxico.
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Para generar una consulta nueva se debe Insertar una nueva hoja y realizar nuevamente
el procedimiento.
Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie
de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los
formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo
el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas
tareas.
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Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea,
ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones
de la macro.
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Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
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Ejercicio paso a
paso
1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para probar el ejercicio.
Al entrar estaremos situados en la celda A1.
2 Ve a la pestaa Vista.
3 Abre el submen Macro.
4 Y elije la opcin Grabar nueva macro...
Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro.
5 Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar.
Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a
nuestra hoja de trabajo.
6 Presiona sobre el botn Negrita de la seccin Fuente, en la pestaa Inicio.
7 Presiona sobre el botn Cursiva de la seccin Fuente.
8 Escoge el tipo de fuente Cambria.
9 Escoge el tamao de la fuente en 14 puntos.
Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la
grabacin de la macro.
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Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo
diferente.
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Guardar un archivo
con macros
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio
bajo la banda de opciones:
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Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado t pulsa el
botn Opciones para activarlas.
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Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas
por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.
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Ejercicio 2: Ejecutar
macros
Seguimos con el mismo libro de trabajo
1 Ejecutar la macro abrir_precipitaciones.
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Ejercicio 2:
Ejecutar macros.
Para ejecutar una macro debemos:
1 Ir a la pestaa Vista.
2 Hacer clic en el botn Macros.
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