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DESARROLLO
DE SISTEMAS
DE INFORMACIN
Administracin,
Metodologa
y Tcnicas
SEGUNDA REIMPRESIN
Un sistema de informacin puede existir dentro del contexto de una organizacin por varias
razones (Lucas, 1976, p. 5):
1.- Los usuarios de un sistema de informacin son miembros o estn vinculados a la
organizacin que lo contiene.
2.- El sistema de informacin es operado, en parte, y mantenido por un departamento o
unidad de la Organizacin (Ej. Departamento de Computacin, Oficina de Informtica,
Centro de Computacin, etc..).
3.- El departamento o unidad que mantiene y opera el sistema de informacin es tambin una
organizacin.
CP
ULA
Burroughs de Venezuela
Consejo de Publicaciones
Universidad de Los Andes
1986
A estas tres razones podemos agregar el objetivo de un sistema de informacin, cual es,
proporcionar informacin para la toma de decisiones y solucin de problemas; actividades que
son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organizacin y que permiten controlar y dirigir su
existencia, operacin y destino.
1.- Conjunto de elementos fsicos o abstractos interrelacionados que operan en conjunto a fin de lograr un objetivo
(Davis,
1974, pp. 8
1).
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Las organizaciones son instrumentos fundamentales para la existencia del hombre. Ellas
permiten agrupar a un conjunto de individuos en torno a una o ms actividades con el fin de
alcanzar un objetivo comn, el cual puede ser de la ms variada ndole: obtener beneficios
econmicos, polticos o sociales; proporcionar educacin, asistencia mdica o espiritual; distraer o
divertir; producir bienes (alimentos, vestidos, tecnologa, obras civiles, etc.); prestar
servicios (agua, luz, telfono, alimentacin, mantenimiento, etc.); etc. Constituyen, por lo tanto,
ejemplos de organizaciones, las siguientes:
- El Gobierno Nacional. Polticamente estructurado en tres poderes: Poder Ejecutivo
(Presidencia de la Repblica y Ministerios), Poder Legislativo (Congreso de la Repblica y
sus Cmaras de Senadores y Diputados), Poder Judicial (Corte Suprema de justicia y
sus Tribunales).
- El Gobierno Regional: Gobernaciones,
juzgados, Prefecturas, etc.
Institutos
Universitarios,
diferentes para el estudio de ellas. Entre estos enfoques se destacan los siguientes: el
enfoque de administracin cientfica de F. Taylor, el enfoque departamental de Fayol, el
enfoque psicolgico o del comportamiento interpersonal, el enfoque sociolgico o del
comportamiento en grupo, el enfoque de relaciones humanas, el enfoque de toma de
decisiones de March y Simn y el enfoque de sistemas (Fulmer, 1979, p. 6; Lucas, p. 6).
R. Ackoff (1975, p. 69) considera a las organizaciones como "el tipo ms importante de
grupos sociales... que contiene sistemas cuyas partes desempean diferentes funciones y que
exhiben por tanto, una divisin funcional del trabajo". Se considera adems, de este modo, a
la organizacin como un sistema que tiene objetivos o propsitos y que a su vez forma parte
de un sistema mayor.
Antes de describir a la organizacin como un sistema es conveniente definir el trmino
"sistemas". Son muchas las definiciones de sistemas que existen en la bibliografa, de hecho, la
mayora de ellas que tratan sobre sistemas de informacin, incluyen una o ms definiciones del
trmino. Para nuestro fin, considero conveniente reproducir textualmente la definicin dada
por Russell L Ackoff (1974, p. 13):
"Un sistema es un conjunto de dos o ms elementos de cualquier clase interrelacionados;
por ejemplo, conceptos (como el sistema numrico), objetos (como en un sistema telefnico o
cuerpo humano), o personas (como en un sistema social).
Por consiguiente, [un sistema] no es un elemento primario indivisible sino un todo que
puede dividirse en partes. Los elementos del conjunto y el conjunto de elementos que
forman un sistema tienen las tres propiedades siguientes:
1.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto
sobre las propiedades o comportamiento del conjunto considerado como un todo...
2.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento, y la manera en que ellas
afectan el todo, depende de las propiedades y comportamiento de al menos algn otro
elemento en el conjunto. Por consiguiente, ninguna parte tiene un efecto
independiente sobre el todo y cada una es afectada por al menos alguna otra parte...
3.Cada uno de los posibles sub-grupos de elementos del conjunto tiene las dos
primeras propiedades: cada uno tiene un efecto no independiente sobre el todo. En
consecuencia, el todo no puede ser descompuesto en sub-conjuntos independientes.
Un sistema no puede ser subdividido en subsistemas independientes..."
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Economa mundial
Grupos de organizaciones
Organizaciones especficas
Divisiones
Departamentos
Grupos de trabajo
Individuos
Figura 1-1: La organizacin en la jerarqua e sistemas.
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1
-
Cada capa o nivel puede a su vez verse como una red compleja de unidades funcionales
(Gordon, p. 200) tal como lo muestra la fig. 1-4. Esta red de unidades funcionales est
interconectada por canales a travs de los cuales circulan productos, servicios, recursos e
informacin. En los niveles de planificacin y coordinacin, los flujos que circulan por sus
correspondientes canales son primordialmente flujos de informacin requeridos u originados por
los centros de decisin de sus unidades funcionales En el nivel operacional los flujos que
circulan en sus canales estn constituidos por productos, servicios, recursos (dinero, materia,
prima, datos) e informacin.
Los canales que conectan a las unidades funcionales vinculan, tambin, entre s a los
diferentes niveles o capas de la organizacin; y ala organizacin con su ambiente.
Cada unidad funcional posee bsicamente dos componentes: un centro de decisin y un
centro de actividad. El centro de decisin de cada unidad funcional posee un gerente que dirige las
actividades del centro de actividad asociado, mediante el uso de procedimientos de decisin. El
centro de actividad est formado por empleados o trabajadores que ejecutan acciones o actividades
que cambian el nivel o estado de sistema. Dentro de cada unidad funcional, el centro de
decisin requiere de informacin acerca de las actividades realizadas (nivel o estado del sistema),
as como, informacin proveniente de otras unidades funcionales (tal es el caso de los niveles
superiores, que transmiten metas, polticas, etc., a los niveles inferiores).
En una unidad funcional, el centro de decisin toma informacin y como resultado de su
propio proceso de decisiones enva informacin al centro de actividad, el cual produce las
acciones necesarias para afectar o corregir el estado del sistema. Se produce de este modo un
proceso de control o autorregulacin (fig. 1-5) que, por supuesto afecta a las otras unidades
funcionales, niveles y a la organizacin como un todo.
Los procesos de control de cada unidad funcional de la organizacin, as como, el resultado
de la integracin de estos procesos para configurar un todo, permiten que la organizacin se
mantenga en un estado de equilibrio o de crecimiento. Como se puede
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observar en la fig. 1-5, una unidad funcional no es independiente de las otras, pues las decisiones
que all se tomen pueden afectar a otras unidades y/o pueden requerir de informacin
proveniente de otras unidades del mismo nivel o de otros niveles.
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3. Reduce la incertidumbre.
Organizando en forma adecuada los datos dados como ejemplos, podemos informar
sobre las caractersticas de un empleado de una empresa, de la siguiente manera:
Nombre del empleado:
Cdula del empleado:
Sexo del empleado:
Sueldo del empleado:
PEDRO GARCIA
V 0768910
MASCULINO
3.555,75 Bs.
Los datos se forman mediante combinaciones ordenadas de caracteres que pueden ser
de los tipos siguientes:
Alfabticos:
Numricos:
Especiales:
A- Z, a-z
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+ / * . , $ Bs = ( ) ; etc.
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a) Procesamiento de ransacciones
b) Procesamiento de Informacin
Figura 1 9: ACTIVIDADES DEL PROCESAMIENTO DE DATOS
1.4. DEFINICIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN
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Cada nivel organizacional tiene una o ms unidades funcionales, cada una de ellas
est integrada por un centro de actividad, un centro de decisin y un centro de
informacin.
Dependiendo de los flujos de datos e informacin se crea una red que conecta los
centros de informacin de las diferentes unidades funcionales de la organizacin.
Esta red constituye la estructura del sistema de informacin.
Adems de los datos provenientes del centro de actividad, el centro de informacin
de una unidad funcional recibe datos del centro de decisin o de otra unidad
funcional,
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as mismo, enva informacin hacia los centros de decisin o de actividad y/o hacia
otras unidades funcionales o al medio ambiente de la organizacin.
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e. Reportes no Planeados.
Requeridos eventualmente para la toma de
decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato
predefinido.
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Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema sor. producidos por el sistema
de informacin operativo, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de
informacin gerencial.
Las salidas de sistemas estn constituidos fundamentalmente por dos tipos de
reportes: (1) Reportes de actividad, necesarios para determinar el rendimiento de
las actividades que toman lugar en la organizacin durante un cierto perodo de
tiempo (Ejem. reportes de ejecucin presupuestaria, reportes de ventas, estado de
ganancias y prdidas, etc.), (2) Reportes de estado, utilizados para determinar las
condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la organizacin en un
momento dado del tiempo (ejemplos: balance general, listado de inventario, listado
de empleados, estadsticas, etc.).
6. SISTEMAS DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES. Es un tipo muy
especial de sistema de informacin caracterizado por procesar datos para realizar
automticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la accin
que se debe tomar para mantener a la organizacin dentro de condiciones normales
de funcionamiento. En el rea gerencia) su objetivo es ayudar al gerente en el
proceso de toma de decisiones permitindole evaluar, mediante el uso de modelos
automati de decisin, control, simulacin, etc., diferentes alternativas. Se establece
de este modo una comunicacin interactiva entre el gerente y la mquina basada en
interrogantes del tipo "qu ocurre s...?". Dentro de este tipo de sistema de
informacin existen diferentes niveles o grados de automatizacin que van desde
los sistemas manuales hasta los sistemas totalmente automatizados, los cuales
reemplazan al hombre en el proceso de toma de decisiones. En la actualidad, este
ltimo tipo de sistema es solo posible de implementar cuando las decisiones que se
deben tomar son estructuradas, esto es programadas, repetitivas y rutinarias, como
por ejemplo, en las plantas industriales, refineras, plantas qumicas, etc;
caracterizadas por procesos rutinarios, definidos, repetitivos y controlables.
Algunos ejemplos de estos tipos de sistemas son los sistemas de control de
procesos y los autmatas o robots industriales.
7. SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS. El procesamiento de datos es
parte fundamental e implcita de la mayora de sistemas de informacin discutidos
anteriormente. Sin embargo existe un tipo de sistema de informacin cuyo objetivo
exclusivo es transformar datos en informacin fcil de entender y utilizar. La
informacin producida puede ser utilizada por el usuario, con algn fin especfico,
en la realizacin de sus tareas o actividades. Este tipo de sistema recibe el nombre
de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los ms conocidos son los
sistemas de anlisis de datos estadsticos (SAS, SPSS, etc.), los sistemas
generadores de reportes (REPORTER, etc.) y los procesadores de texto o palabra
(WORDSTAR, RLJN OFF, EASYWRITER, etc.).
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