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Implementacin de la metodologa 5s en empresas

Agropecuarias

Hablamos mucho entre las diferencias y similitudes entre la industria y la actividad


agropecuaria, llegando a la conclusin de que las empresas del rubro estn en un camino de
profesionalizacin acelerado y demandando herramientas que las ayuden a elevar los niveles de
eficiencia.

Puesto de trabajo Antes y Despus de la metodologa 5s

La metodologa 5s es una tcnica de origen Japons. La empresa Toyota fue la que alrededor
de la dcada de 1960 supo plasmar en un Mtodo lo que en Japn es cosa de todos los das,
el Orden, la limpieza y el trabajo en equipo. A la metodologa de las 5s se la conoce como una
herramienta que permite iniciar el cambio cultural en una organizacin, y de esta forma
embarcar la organizacin hacia la mejora continua. El nombre de las 5s se debe a que la
metodologa costa de cinco pasos bien definidos que nos ayuda a mejorar los lugares de trabajo
de manera sostenida, y cada uno de estos pasos empieza con una letra S (en japons).

Este sistema nos ayuda a mejorar los lugares de trabajo, haciendo que seamos mas eficientes
en nuestras actividades cotidianas. En la actualidad, la metodologa se aplica en diversas
industrias e instituciones, sin embargo, hasta la fecha, personalmente no tenia registros de la
aplicacin en el sector agropecuario. Despus de varios intentos, errores, correcciones y
ajustes, hemos logrado implementar la metodologa en un grupo de empresas agropecuarias. A
la hora de implementar la metodologa hemos optado por hacerlo en reas Modelo donde
invertimos mucho esfuerzo y podemos medir de manera mas precisa los resultados obtenidos.
Debido a varios inicios dificultosos he agregado un paso mas a los ya 5 existentes, que me
gusta llamarlo el paso Cero. Este paso lo hacemos antes de iniciar con la metodologa. El paso
cero es definir la funcin del rea de trabajo. Por ejemplo que estemos hablando de un galpn
de una empresa agropecuaria, la funcin de este galpn ser de almacenamiento de insumos,
almacenamientos de repuestos, reparaciones menores de maquinarias, etc., etc. Este paso es
fundamental para luego poder aplicar la metodologa de manera educada.

Puesto de trabajo Antes y Despus de aplicar la metodologa 5s

A la primera S se la conoce como Separar Innecesarios. Esto significa remover del lugar de
trabajo todos los elementos que se han ido acumulando a lo largo del tiempo y los hemos
acumulados POR LAS DUDAS. Por las dudas que? siempre me pregunto lo mismo. Es muy
comn que guardemos algo por las dudas y el por las dudas nunca llega!.
Con el paso del tiempo he cambiado la terminologa de algunas de las Ss, por ejemplo, a la
primera S prefiero llamarla Solo lo esencial. Esto significa que no solo debemos separar
todos los elementos innecesarios, sino que tambin debemos analizar que herramientas de
trabajo pueden estar faltando en el sector, siempre teniendo en cuenta el paso Cero o sea,
cual es la funcin del lugar de trabajo.
Una vez que hemos retirado todos los elementos innecesarios del mbito de trabajo, es hora de
proseguir con la segunda S, ubicar necesarios. Esto no es otra cosa que darle un lugar a cada
cosa, y cada cosa en su lugar. Este paso es ponernos de acuerdo entre todos los usuarios del
espacio de trabajo donde se almacenan los elementos, de que manera, en que cantidad, cual
es el punto optimo de reposicin, etc., etc. Este paso es importante realizarlo una vez que se ha
tenido un gran xito en la primera S, de otra manera vamos a gastar tiempo y energa
acomodando elementos que no son necesarios. El resultado optimo de una buena segunda S
es que cualquiera pueda encontrar un elemento necesario, y no solo eso, sino que est muy
claro donde ese elemento debe regresar una vez que fuese usado.

Una vez que todos los elementos estn ubicados en su correcta posicin, lo que hacemos es
marcar ese lugar, de manera que nadie pueda dejarlos en otro lugar y sobre todo, que nos
enteremos si los elementos no estn, de modo que nos preocupemos que los mismos vuelvan
al lugar antes de que los necesitemos, y de esa manera perdamos el tiempo buscndolos. Al
segundo paso he preferido llamarlo Situar con consenso.

Tablero de herramientas Antes y Despus de la metodologa 5s

El mtodo prosigue con la tercera S, la limpieza y la inspeccin. Este tercer paso supone dejar
todo limpio, limpiando de manera regular, y aprovechando el tiempo de la limpieza para
inspeccionar el lugar de trabajo. Este paso lo prefiero llamar Asegurar la funcin. En definitiva
es asegurar que la funcin que dijimos que tenia el lugar de trabajo en el paso cero, se
mantenga en el tiempo. La manera mas practica de lograr esto es por medio de listas de
chequeo. Estas listas nos ayudan a no omitir ninguna de las actividades necesarias, ni la
frecuencia que es necesario realizarlas, ni que nos olvidemos de quien es el responsable por
cada una de esas tareas.

Puesto de Trabajo Antes y Despus de aplicar la metodologa 5s

Las tres primeras Ss son netamente practicas, mientras que las dos ultimas proporcionan los
mecanismos necesarios para que el sistema se aplique de manera correcta y que el mismo no

decaiga en el tiempo. El gran desafo de la metodologa es lograr que el sistema perdure en el


tiempo y que el mismo se asimile como parte de la cultura de la organizacin.
Porque es necesario una metodologa como las 5s en las empresas agropecuarias? La
metodologa 5s es una herramienta bsica. Es la herramienta necesaria para lograr el cambio
cultural de las organizaciones hacia la mejora continua. En la industria, la necesidad de mejora
estn mas claras, ya que la empresa que no evoluciona es absorbida o su mercado captado por
competidores mas eficientes.

Aplicacin de la metodologa 5s en una oficina administrativa de una empresa agropecuaria

Histricamente los resultados de los ejercicios de las empresas agropecuarias estn muy
ligados al clima o los factores de mercado externo en donde las compaas no tiene ningn tipo
de control. Este concepto est cambiando, una empresa eficiente ser capaz de absorber
recursos escasos, tales como la superficie de tierra o los recursos humanos, para producir mas
eficientemente que aquellos que no logren el salto hacia un sistema productivo mas eficiente.
La metodologa 5s nos proporciona el camino hacia una organizacin eficiente que maximiza la
utilizacin de los recursos disponibles. Otra de las grandes bondades de la metodologa, es que
forja la disciplina entre los miembros de la organizacin, condicin necesaria para enfrentar
otros desafos empresariales.
Cuales son los principales beneficios de aplicar la metodologa en el agro?
Crea un ambiente para el trabajo estndar. Esto no es otra cosa que dejar reglas claras de
trabajo en todos los mbitos de la organizacin. Por ejemplo, Esta claro donde tengo que dejar
algn material que ingresa al galpn de la empresa? Esta claro cuando tengo que levantar el
pedido de cierto material o insumo? Estn claras las responsabilidades de cmo mantenemos
un equipo productivo, tanto los puntos de control, los ajustes, e inspecciones? En definitiva la
metodologa 5s nos ayuda a estandarizar todas las actividades que debemos realizar, y sobre
todo nos ayuda a estandarizar la comunicacin. Por medio de un buen sistema de comunicacin
visual, todas aquellas actividades, que en la actualidad no se realizan porque no esta claro ni
como, ni la frecuencia, ni quien debe realizarlas, pasan ha ser dominadas por la organizacin.
Otro beneficio importante es que la metodologa nos ayuda a hacer foco en la eliminacin de
ineficiencias. Cuando aprendemos a trabajar con las 5s nos cambia la manera de mirar lo que
hacemos. Nos hacemos mas crticos y analizamos si lo que estamos haciendo tiene sentido.
Aprendemos a detectar Desperdicios dentro de las actividades que realizamos a diario, y no
solo aprendemos a detectarlas sino tambin a eliminar las actividades que solo generan un
costo para la organizacin. Limpiar algo que se ensucia no agrega ningn valor, pero estamos
de acuerdo que es necesario hacerlo. Lo que realmente agrega valor a la organizacin es lograr
que ese elemento que debemos limpiar de manera frecuente no se ensucie mas, y de esa
manera nosotros podemos destinar el tiempo dedicado a la limpieza en otras actividades que
realmente agregan valor a nuestra actividad.

Un aspecto no menor es la importancia que las 5s le dan a los problemas de seguridad. Cuando
trabajamos con la metodologa 5s aprendemos a hacer foco en la seguridad de las personas
que trabajan en el rea. El mtodo nos hace cuestionarnos, una y otra vez sobre las
condiciones laborales y de seguridad.
Por ultimo, el mtodo nos ayuda a crear la cultura de la mejora continua. Este punto por si solo
justifica la implementacin de la metodologa. Lograr la auto-gestin de los puestos de trabajo,
y que no solo se mantengan en buenas condiciones, sino que evolucionen en el tiempo es un
desafo muy arduo de lograr sin una tcnica como la de las 5s. La diferencia de una empresa
que evoluciones continuamente a otra que solo se mantiene en el mercado se pueden resaltar
si lo vemos en un marco de largo plazo. Lograr que la gente rompa el Status Quo o
acostumbramiento a la situacin actual es algo muy difcil y valioso para una organizacin que
pretende evolucionar en el tiempo y destacarse en el medio que se desenvuelve.
Ejemplos de implementacin:
Puesto de gestin de Lubricantes Antes y despus de implementar la metodologa 5s

Las fotos muestran el mismo puesto de trabajo. Un centro de lubricacin donde antes de aplicar
la metodologa 5s era muy difcil hacer una tarea y no terminar con la ropa manchada. Si exista
un derrame de aceite, el mismo no era evidente. En el area existan muchos elementos
innecesarios y hacan falta otros tantos para desarrollar las tareas de una manera acorde. El
resultado es una zona de trabajo libre de obstculos, las reglas estn claras, y cada uno sabe
donde y como guardar los elementos una vez utilizados.

El exterior de un galpn en una empresa agropecuaria Antes y despus de la metodologa 5s

La fotos muestran la situacin previa y la posterior a la implementacin de la metodologa 5s.


Recuerdo que el dueo de esta empresa me comentaba que el senta que el Galpn de su
empresa era un lugar que no tenia control y nunca lo poda dominar. Por medio de la aplicacin
del mtodo, ahora el galpn esta bajo control y las reglas de trabajo son lo suficientemente
claras como para que este vuelva a la situacin original.
Pieza de trabajo, para reparaciones menores Antes y despus de las 5s

En esta empresa no exista un lugar para hacer reparaciones menores. Al preguntarnos por la
funcin de una sala surgi que la misma se deba usar para reparaciones menores de muchas
piezas de equipos que se pueden reparar in situ. El resultado fue una muy funcional rea de
trabajo destinada a las reparaciones menores. En la misma existe una lista de chequeo que
especifica las responsabilidades, y frecuencias de cmo se debe asegurar la funcin de la
misma.
Implementacin del mtodo 5s en una planta de procesamiento de soja

En la situacin previa, los operarios usaban un transportador horizontal para hacer cargas de
soja partida que alimentaba, en situaciones donde el quebrador se detena, a una extrusora. Si
esto no ocurra, la extrusora se interrumpe debiendo frenar la lnea por un largo periodo de
tiempo. La solucin, que surgi de los mismos operarios, fue incorporar una pequea tolva
donde se acumula una cantidad suficiente de soja ya quebrada. No solo se ha mejorado la
seguridad de la planta, sino que ahora es menos probable que el lugar se ensucie y ya la
extrusora no se detendr por falta de producto pre-quebrado.

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