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Prazos obrigatrios de guarda de documentos

Tipos de Documentos

Prazo obrigatrio de guarda


pela empresa

Amparo legal

Balancete

5 anos

Cofins

10 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional


Lei 8.212 Art 33Lei Orgnica da Seguridade
Social

Conciliao Bancria

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Conhecimento de Frete

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Conta de gua

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Conta de Luz

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Conta de Telefone
DAE (Documento de Arrecadao
Estadual)
DAMEF (Declarao Anual de
Movimento Econmico e Fiscal)
DAPI (Demonstrativo de Apurao e
Informao do ICMS)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Duplicatas Recebidas/Emitidas

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Extrato Bancrio

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

GAM (Guia de Arrecadao Municipal)


ICMS (Imposto de Circulao de
Mercadorias)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Imposto de Renda Autnomo


Imposto de Renda Pessoa Fsica
IPI (Imposto de Produtos
Industrializados)
IPTU (Imposto Predial Urbano)
IPVA (Imposto sobre Propriedade de
Veculos Automotores)
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa
Jurdica)
ISSQN (Imposto sobre Servios de
qualquer natureza)
ITBI (Imposto de Transmisso Bens
Imveis)
ITR (Imposto Territorial Rural)
Livro Balano Patrimonial/Geral
Livro de Apurao de Lucro Real (Lalur)
Livro de Razo

5 anos
Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional
10 anos aps a entrega da Declarao Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade
na Receita Federal
Social
5 anos aps a entrega da Declarao Instruo Normativa n8/93 Art. 4 Secretaria
na Receita Federal
da Receita Federal
5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos
10 anos aps a entrega da Declarao
na Receita Federal

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional


Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade
Social

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Permanente

A lei no prev descarte

10 anos considerando
a data do ltimo lanamento

Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade


Social

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos considerando
Livro de Registro de ICMS

a data do ltimo lanamento

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

31 anos considerando
Livro de Registro de Inventrio

a data do ltimo lanamento

Parecer 410Coordenao do sistema de


Tributao (CST/SIPR)

10 anos considerando
Livro de Registro de Sadas
Livro Dirio

a data do ltimo lanamento

Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade


Social

Permanente
5 anos considerando
a data do ltimo lanamento

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Nota Fiscal de Fornecedor

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Nota Fiscal de Imobilizado

depreciao do bem

Livro Registro de Entradas


Movimento Contbil ou Movimento de
Caixa

5 anos aps

Nota Fiscal de Sada

10 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional


Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade
Social

Nota Fiscal de Venda de Imobilizando

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Ordem de Servio
PIS (Programa de Integrao Social)
Recolhimento

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

10 anos

Lei 2.052/83 Art. 3 e 10PIS-PASEP

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos
30 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional


Lei 8.212 Art 45 1Lei Orgnica da
Seguridade Social

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Recibo de Depsito Bancrio


Reembolso de Despesas/ Despesas
Viagens
RPA (Recibo de Pagamento de
Autnomo)
Taxa de Fiscalizao para
Funcionamento
VAF (Verificao de Apurao Fiscal)

Prazos obrigatrios de guarda de documentos


Cofins

10 anos

Lei 8.212 Art 33Lei Orgnica da Seguridade


Social

Conciliao Bancria

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Conhecimento de Frete

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Conta de gua

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Conta de Luz

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Conta de Telefone
DAE (Documento de Arrecadao
Estadual)
DAMEF (Declarao Anual de
Movimento Econmico e Fiscal)
DAPI (Demonstrativo de Apurao e
Informao do ICMS)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Duplicatas Recebidas/Emitidas

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Extrato Bancrio

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

GAM (Guia de Arrecadao Municipal)


ICMS (Imposto de Circulao de
Mercadorias)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Imposto de Renda Autnomo


Imposto de Renda Pessoa Fsica
IPI (Imposto de Produtos
Industrializados)
IPTU (Imposto Predial Urbano)
IPVA (Imposto sobre Propriedade de
Veculos Automotores)
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa
Jurdica)
ISSQN (Imposto sobre Servios de
qualquer natureza)
ITBI (Imposto de Transmisso Bens
Imveis)
ITR (Imposto Territorial Rural)
Livro Balano Patrimonial/Geral

10 anos aps a entrega da Declarao


na Receita Federal
5 anos aps a entrega da Declarao
na Receita Federal

Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade


Social
Instruo Normativa n8/93 Art. 4 Secretaria
da Receita Federal

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos
Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional
10 anos aps a entrega da Declarao Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade
na Receita Federal
Social
5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Permanente
10 anos considerando

Livro de Apurao de Lucro Real (Lalur)


Livro de Razo

A lei no prev descarte

a data do ltimo lanamento

Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade


Social

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos considerando
Livro de Registro de ICMS

a data do ltimo lanamento


31 anos considerando

Livro de Registro de Inventrio

a data do ltimo lanamento

Livro de Registro de Sadas


Livro Dirio

a data do ltimo lanamento

10 anos considerando

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional


Parecer 410Coordenao do sistema de
Tributao (CST/SIPR)
Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade
Social

Permanente
5 anos considerando

Livro Registro de Entradas


Movimento Contbil ou Movimento de
Caixa
Nota Fiscal de Fornecedor

a data do ltimo lanamento

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos aps
Nota Fiscal de Imobilizado

depreciao do bem

Nota Fiscal de Sada

10 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional


Lei 8.212 Art 46Lei Orgnica da Seguridade
Social

Nota Fiscal de Venda de Imobilizando

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Ordem de Servio
PIS (Programa de Integrao Social)
Recolhimento

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

10 anos

Lei 2.052/83 Art. 3 e 10PIS-PASEP

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos
30 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional


Lei 8.212 Art 45 1Lei Orgnica da
Seguridade Social

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

5 anos

Lei 5.172 Art 173Cdigo Tributrio Nacional

Recibo de Depsito Bancrio


Reembolso de Despesas/ Despesas
Viagens
RPA (Recibo de Pagamento de
Autnomo)
Taxa de Fiscalizao para
Funcionamento
VAF (Verificao de Apurao Fiscal)

TIPOS DE DOCUMENTOS
CAT (comunicao de Ac. Do trabalho)
Comprovante do exerccio de atividade remunerado
dos seg. e contr.individuais
Documento de reteno de 11% ao INSS
Folha de pagamento
Guia da Previdncia Social
Atestado de sade ocupacional
Aviso prvio( comunicado)
Caged
Contrato de trabalho
Cofins
FGTS (depsitos)
Gfip/Sefip
Pedido de demisso
Perfil Profissiogrfico Previdencirio
PIS/Pasep
Recibo de entrega do vale-transporte
Recibo de pagamentos de salrios
Recibo de pagamentos de frias
Recibo de pagamento de 13salrio
Rais
Relao de dep.bancrio de salrios
Termo de Resciso de Contrato de Trabalho
Comp. de Rend.Pagos e de Reteno na Fonte
Per/Dcomp
DCTF
Dirf (Declarao de IR na fonte)
Dimob
Declarao do ITR
Dacon
DIPJ

PRAZOS DE GUARDA
10 anos
indeterminado
10 anos
10 anos
10 anos
Tempo de validade
2 anos
3 anos
indeterminado
10 anos
30 anos
30 anos
2 anos
20 anos
10 anos
5 anos
10 anos
10 anos
10 anos
5 anos
5 anos
2 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos

Documento

Tempo de guarda

Acordo de compensao de
horas
Acordo de prorrogao de horas

5 anos

Atestado de Sade Ocupacional

Tempo de validade

CAGED - Cadastro Geral de


Empregados e Desempregados

36 meses

Carta com Pedido de Demisso

5 anos

CAT - Comunicao de Acidente


do Trabalho
CIPA Comisso Interna de
Preveno de Acidentes - livros
de atas
CIPA Comisso Interna de
Preveno de Acidentes processo eleitoral
COFINS Contribuio
Financiamento da Seguridade
Social (inclusive DARF)
Comprovante de entrega da
GSP (Guia da Previdncia
Social) ao sindicato profissional

10 anos

Comprovante de pagamento de
benefcios reembolsados pelo
INSS
Comunicao do Aviso Prvio
Contrato de trabalho
DARFs PIS (Programa de
Integrao Social)
Depsitos do FGTS

Documentos das entidades


isentas de contribuio
previdenciria (Livro Razo,
balano patrimonial e
demonstrao de resultado do
exerccio etc.)
Livro Dirio

5 anos

Indeterminado

5 anos

5 anos

10 anos

10 anos

5 anos
Indeterminado
10 anos
30 anos

10 anos

permanente

Ficha de Acidente do Trabalho e


Formulrio Resumo Estatstico
Anual
FINSOCIAL Fundo de
Investimento Social
Folha de pagamento
GFIP Guia de Recolhimento do
Fundo de Garantia do Tempo de
Servio e Informaes
Previdncia Social

03 anos

GPS (Guia da Previdncia


Social) - original

10 anos

GRCS - Guia de Recolhimento


da Contribuio Sindical

5 anos

GRE Guia de Recolhimento do


FGTS

30 anos

GRFP Guia de Recolhimento


Rescisrio do FGTS e
Informaes Previdncia
Social
Histrico clnico
Informaes prestadas ao INSS

30 anos

Lanamentos contbeis de
contribuies previdencirias

10 anos
10 anos
30 anos

20 anos
10 anos

permanente
10 anos

2. Livro Dirio
3. Livro Razo
Livro "Registro de Segurana"
Livro de Inspeo do Trabalho
Livros ou fichas de Registro de
Empregados
Livros, carto ou fichas de ponto

Existncia do equipamento
Indeterminado
Indeterminado

Mapa de avaliao dos


acidentes do trabalho (SESMT)

5 anos

5 anos

PIS-Programa de Integrao
Social PASEP Programa de
Formao do Patrimnio do
Servidor Pblico
RAIS - Relao Anual de
Informaes Sociais
RE - Relao de Empregados do
FGTS
Recibo de entrega do formulrio
Declarao de Instalao
Recibo de entrega do valetransporte
Recibos de pagamentos de
frias
Recibos de pagamentos de
salrios
Recibos de pagamentos do 13
salrio
Recolhimentos previdencirios
do contribuinte individual

10 anos

10 anos
30 anos
Indeterminado

5 anos
10 anos
10 anos
10 anos
Indeterminado

Registros PPRA (Programa de


Preveno de Riscos
Ambientais)
Salrio-educao documentos
relacionados ao benefcio

20 anos

Salrio-famlia documentos
relacionados ao benefcio
SEFIP Sistema Empresa de
Recolhimento do FGTS e
Informaes Previdncia
Social
Seguro Desemprego
Comunicado de Dispensa
Termo de Resciso do Contrato
de Trabalho

10 anos

Competncia Federal
II - Comercial e Fiscal
Documento

10 anos

30 anos

5 anos
5 anos

Tempo de guarda

Arquivo em meio magntico


(sistema de processamento de
dados para registrar negcios e
atividades econmicas, escriturar
livros ou elaborar documentos)

5 anos

Auditores independentes
(documentos, relatrios,
pareceres etc)

5 anos

Compensao mercantil
Comprovantes da Escriturao
(Notas Ficais e recibos)

20 anos
5 anos

Comprovantes de dedues do
Imposto de Renda (despesas e
receitas de projetos culturais,
obras audiovisuais etc.)

5 anos

Contrato de Seguros
informao de valores

20 anos

Contratos de seguros de bens


documentos originais

5 anos

Contratos de seguros de pessoas


documentos originais

20 anos

Contratos Previdencirios
Privados

20 anos

DECORE Declarao
Comprobatria de Percepo de
Rendimentos

5 anos

DIPJ Declarao Integrada de


Informaes Econmico-Fiscais
da Pessoa Jurdica

5 anos

DIRF Declarao de imposto de


Renda Retido na Fonte

5 anos

Extino das debntures


Imposto de Renda documentos
relativos declarao (geral)

5 anos
5 anos

Imposto sobre Produtos


Industrializados (pessoa jurdica)
comprovantes de escriturao

5 anos

Livros obrigatrios de
escriturao fiscal e comercial

5 anos

2. Livro Dirio
3. Livro Razo

permanente
10 anos

Novao mercantil
Pagamentos mercantis
S/A Ttulos ou contratos de
investimento coletivo

20 anos
20 anos
8 anos

Ttulos de capitalizao documentos originais

20 anos

Ttulos de capitalizao
informao de valores

20 anos

Competncia Estadual
III - Fiscal
Documento
Bilhete de Passagem Aquavirio
Bilhete de Passagem e Nota de
Bagagem
Bilhete de Passagem Ferrovirio
Bilhete de Passagem Rodovirio
Conhecimento areo
Conhecimento de Transporte
Aqutico de Cargas
Conhecimento de Transporte
Ferrovirio de Cargas

Tempo de guarda

Conhecimento de Transporte
Rodovirio de Cargas
Cupom Fiscal emitido por ECF

5 anos

Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota Fiscal de Servio de
Comunicao
Nota Fiscal de Servio de
Telecomunicaes
Nota Fiscal de Servio de
Transporte
Nota Fiscal de Venda a
Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota Fiscal/Conta de energia
eltrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo de Movimento Dirio
Carn de recolhimento - ME e
EPP anterior regime de
estimativa
Documentos fiscais e formulrios
no emitidos Desenquad. ME/
EPP

5 anos

5 anos

Livro de Registro de Entradas


Livro de Registro de Sadas
Livro de Registro de Controle da
Produo e do Estoque
Livro de Registro do Selo
Especial de Controle
Livro de Registro de Impresso
de Documentos Fiscais
Livro de Registro de Utilizao
de Docs Fiscais e Termos de
Ocorrncias
Livro de Registro de Inventrio

5 anos

Livro de Registro de Apurao


do IPI
Livro de Registro de Apurao
do ICMS
Livro de Movimento de
Combustveis,

Competncia Municipal
IV - Fiscal
Documento
Documentos em geral

Tempo de guarda
5 anos

2. Nota Fiscal de Servio


3. Nota Fiscal Fatura de
Servio
Livro de Registro de Notas
Fiscais de Servios Prestados
Livro de Registro de Notas
Fiscais-Faturas de Servios
Prestados a Terceiros
Livro de Registro de Movimento
Dirio de ingressos em Diverses
Pblicas
Livro de Registro de
Recebimento de Impressos
Fiscais e Termos de Ocorrncias
Livro de Registro de Impresso
de Documentos Fiscais

5 anos

Incio da contagem
Retroativo data da extino do contrato de
trabalho
Retroativo data da extino do contrato de
trabalho

Primeiro dia do exerccio seguinte

Retroativo data da extino do contrato de


trabalho
Primeiro dia do exerccio seguinte

Prximo processo eleitoral

Data do recolhimento

Primeiro dia do exerccio seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de


anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado
Retroativo data da extino do contrato de
trabalho
Data do recolhimento
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado
Primeiro dia do exerccio seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte

Data do recolhimento
Primeiro dia do exerccio seguinte
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de


anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado
Data da extino do contrato de trabalho
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de


anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado

Retroativo data da extino do contrato de


trabalho
Data do comprovante de entrega

Data do recolhimento

Data da entrega
Primeiro dia do exerccio seguinte

Retroativo data da extino do contrato de


trabalho
Primeiro dia do exerccio seguinte
Primeiro dia do exerccio seguinte
Primeiro dia do exerccio seguinte

Planejamento anual seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte


Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado
Data da extino do contrato de trabalho
Retroativo data da extino do contrato de
trabalho

Incio da contagem

Primeiro dia do exerccio seguinte

Data da emisso de seu parecer

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de


anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado

Trmino da vigncia
Trmino da vigncia ou prazo prescricional, o que
for maior
Trmino da vigncia

Trmino da vigncia
Primeiro dia do exerccio seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte

Data da entrega SRF

Primeiro dia do exerccio seguinte


Primeiro dia do exerccio seguinte

Ocorrncia do fato gerador, do primeiro dia do


exerccio seguinte ou data de anulao da
constituio do crdito anteriormente efetuado
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de
anulao da constituio do crdito anteriormente
efetuado

Primeiro dia do exerccio seguinte


Trmino da vigncia ou do resgate, o que for
maior
Trmino da vigncia

Incio da Contagem

Primeiro dia do exerccio seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte

Incio da contagem
Primeiro dia do exerccio seguinte

Primeiro dia do exerccio seguinte