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INSTITUTO TECNOLGICO DE SONORA

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


ADMINISTRACIN I MODALIDAD VP

FUNDAMENTOS DEL CONTROL

Algunos conceptos de control


Control es la funcin administrativa que mide y corrige el desempeo para
garantizar la consecucin de los objetivos organizacionales y la realizacin
de los planes establecidos para alcanzarlos.
Control es el esfuerzo sistemtico por establecer estndares de desempeo
con los objetivos de planeacin para disear sistemas de retroalimentacin
de informacin y comparar el desempeo actual con los estndares
predeterminados, para averiguar donde estn los desvos, medir su
significado y emprender la accin necesaria para asegurar que todos los
recursos de la organizacin se utilizan de la manera ms eficiente y eficaz,
con el fin de conseguir los objetivos organizacionales.
Control es el proceso para lograr que algo ocurra de la manera como fue planeado
Control es el proceso de medir el desempeo y emprender acciones para garantizar los
resultados esperados.
Control es el proceso de garantizar que las actividades actuales corresponden a las
actividades planeadas.

Proceso de Control
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado
se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del
control est en verificar si la actividad controlada est o no alcanzando los objetivos o
resultados esperados. En este sentido, el control es bsicamente un proceso que gua la
actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado.
El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:

Establecimiento de objetivos o estndares de desempeo


Evaluacin o medicin del desempeo actual
Comparacin del desempeo actual con los objetivos o estndares establecidos
Accin correctiva para superar los posibles desvos o anormalidades

El proceso de control se caracteriza por su aspecto cclico y repetitivo. El control debe ser visto
como un proceso sistmico en que cada etapa influye en las dems y stas en aqulla.
Establecer objetivos y
estndares de
desempeo

Establecer objetivos y
estndares de
desempeo

Establecer objetivos y
estndares de
desempeo

Establecer objetivos y
estndares de
desempeo

Establecimiento de objetivos o estndares


El primer paso del proceso de control es establecer previamente los objetivos o estndares que se desean alcanzar o mantener. Los objetivos se estudiaron anteriormente y sirven de puntos de referencia
para d desempeo o resultados de una organizacin, unidad organizacional o actividad individual. El
estndar es un nivel de actividad establecido para servir como modelo de la evaluacin del desempeo
organizacional. Estndar significa nivel de realizacin o de desempeo que se pretende tomar como
referencia. Los estndares funcionan como marcos que determinan si la actividad organizacional es
adecuada o inadecuada, o como normas que permiten comprender qu se debe hacer. Los estndares dependen directamente de los objetivos y proporcionan los parmetros que deben guiar el
funcionamiento del sistema. Los estndares pueden ser tangibles o intangibles, especficos o indefinidos, pero siempre estn relacionados con d resultado que se desea alcanzar.
Existen varios tipos de estndares utilizados para evaluar y controlar los diferentes recursos
de la organizacin
Estndares de cantidad: nmero de empleados, volumen de produccin, total de ventas,
porcentaje de rotacin de inventario, ndice de accidentes, ndice de ausentismo, etc.
Estndares de calidad: estndares de calidad de produccin, ndice de mantenimiento de
mquinas y equipos, calidad de los productos o servicios ofrecidos por la organizacin,
asistencia tcnica, atencin al cliente, etc.
Estndares de tiempo: permanencia media del empleado en la organizacin, tiempo estndar
de produccin, tiempo de procesamiento de tos pedidos de los clientes, ciclo operacional
financiero, etc.
Estndares de costo: costo de almacenamiento de materias primas, costo de
procesamiento, costo de solicitud de material, costo de una orden de servicio, relacin
beneficio-costo de un equipo, costos directos e indirectos de produccin, etc.

Los estndares definen lo que se debe medir en trminos de cantidad, calidad, tiempo y costos en
una organizacin, y cules son los instrumentos de medida adecuados. Una organizacin puede
decidir, por ejemplo, que es necesario medir la calidad de sus productos y que la medida de buena
calidad es el bajo nmero de rechazos en la produccin. Pero cul es e! porcentaje aceptable de
rechazos: 1%, 5% o 10%? Es realista esperar cero rechazos? Estas preguntas se formulan
dentro de las organizaciones y sus respuestas se obtienen a travs de mucha investigacin y
trabajo de mejoramiento constante. Cada organizacin tiene su propia respuesta.
Evaluacin del desempeo
Es la segunda etapa del proceso de control. Para evaluar el desempeo, se debe conocer algo respecto de ste o de su pasado. Todo sistema de control depende de la informacin inmediata respecto del desempeo, as como de la unidad de medicin utilizada. sta se debe expresar de
manera que facilite una comparacin entre el desempeo y el objetivo o estndar establecido previamente.
El propsito de la evaluacin de desempeo es verificar si se obtienen los resultados y cules son
las correcciones necesarias que se deben introducir en el proceso. La medicin puede ser un
motivador o una amenaza para las personas.
Cuando se enfocan las fallas y errores, la medicin no deja ver el xito porque las personas
prestan atencin a lo medido. Obviamente, el sistema de medicin del desempeo debe actuar
ms como refuerzo del buen desempeo, y no simplemente como amenaza a las personas.

Comparacin del desempeo con el objetivo o el estndar


La tercera fase del control es la comparacin del desempeo con el objetivo o estndar establecido
previamente. La comparacin puede tener en cuenta dos situaciones:
Resultados: cuando la comparacin entre el estndar y la variable se hace despus de terminar la
operacin. La medicin se realiza en trminos de algo listo y acabado, al final de la lnea, y presenta
el inconveniente de mostrar los aciertos y los errores de una operacin ya
terminada, una especie de certificado de defuncin de algo que ya ocurri. Es el control sobre los
fines.
Desempeo: cuando la comparacin entre el estndar y la variable se realiza paralelamente a la
operacin, es decir, cuando la comparacin acompaa y monitorea la ejecucin de
la operacin. La medicin se realiza simultneamente con el proceso de la operacin.
Aunque se realice al mismo tiempo y, en consecuencia, sea actual, la medicin se lleva a
cabo sobre una operacin en proceso todava no terminada. Corresponde a una especie de
monitoreo del desempeo, sin interferir el resultado o su consecucin. Es el control sobre los
medios.
El control est relacionado directamente con la verificacin de medios y fines: si se utilizan los medios
y si se logran los fines. En funcin de esto, los mecanismos de control se clasifican en tres
categoras, dependiendo de su posicin en el proceso administrativo:
Antes de la
operacin

Durante la
operacin

Despus de la
operacin

Objetivos o
estndares

Medios o
desempeo

Fines o
resultados

Secuencia de la operacin o proceso

Accin correctiva
El objetivo del control es mantener las operaciones dentro de los estndares establecidos para conseguir tos objetivos de la mejor manera posible. En consecuencia, se deben corregir las variaciones,
errores o desvos para que las operaciones sean normales. La accin correctiva es la accin administrativa que busca mantener el desempeo dentro del nivel de los estndares establecidos
para garantizar que todo se haga exactamente de acuerdo con lo planeado.
El control eficaz debe indicar cundo concuerdan el desempeo o los resultados con los objetivos
y estndares establecidos, y qu medida correctiva se debe adoptar.
El objetivo del control es indicar con exactitud cundo, cunto, dnde y cmo se debe emprender
la correccin necesaria. El control busca alcanzar dos finalidades principales:

Correccin de fallas o errores: el control sirve para detectar fallas, desvos o errores, sea en la
planeacin o en la ejecucin, y sealar las medidas correctivas adecuadas para subsanarlos o
corregirlos.
Prevencin de nuevas fallas o errores: al corregir las fallas o errores, el control seala los medios
necesarios para evitarlos en el futuro.

Las medidas correctivas son herramientas para ayudar a mejorar el desempeo. En este
sentido, es importante saber qu medir y cmo medir y, en especial, qu hacer con los resultados. La accin correctiva se emprende a partir de los datos cuantitativos generados en las tres
fases anteriores del proceso de control.
Las decisiones en cuanto a las correcciones necesarias representan la conclusin del proceso
de control. En consecuencia, a partir de los resultados o del desempeo, se deben dar los
siguientes los pasos:

Determinar las variaciones que ocurren, es decir, qu resultados estn muy por encima o muy
por debajo de los estndares esperados.
Comunicar la informacin a las personas que producen los resultados.
Utilizar la informacin para reforzar el buen desempeo y corregir el desempeo precario.

Si los resultados exceden las expectativas, es muy deseable comunicar el xito a las personas y
motivarlas a mantenerlo. Si los resultados no alcanzan las expectativas, se debe verificar el motivo,
enfocando el problema en s, sin atribuir la culpa a las personas. El objetivo del control no es
castigar personas sino resolver los problemas dentro de la organizacin. An ms, el objetivo bsico
del control es garantizar que los resultados de las operaciones concuerden tanto como sea posible con
los objetivos establecidos. Un objetivo secundario del control es proporcionar informacin peridica
que pueda agilizar la revisin de los objetivos. Estos objetivos se consiguen fijando estndares,
comparando los resultados reales y previstos con esos estndares y emprendiendo la accin correctiva
precisa.
Toda accin correctiva busca resolver algn problema. Los problemas son factores que se
convierten en barreras u obstculos para la consecucin de los objetivos organizacionales. Muchas veces, los problemas se perciben y localizan a travs de sntomas. Un sntoma es una seal o
evidencia de que existe algn problema.

Administracin en los nuevos tiempos.


Idalberto Chiavenato
Ed. Mc. Graw Hill

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