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Proceso de Control
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado
se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del
control est en verificar si la actividad controlada est o no alcanzando los objetivos o
resultados esperados. En este sentido, el control es bsicamente un proceso que gua la
actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado.
El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:
El proceso de control se caracteriza por su aspecto cclico y repetitivo. El control debe ser visto
como un proceso sistmico en que cada etapa influye en las dems y stas en aqulla.
Establecer objetivos y
estndares de
desempeo
Establecer objetivos y
estndares de
desempeo
Establecer objetivos y
estndares de
desempeo
Establecer objetivos y
estndares de
desempeo
Los estndares definen lo que se debe medir en trminos de cantidad, calidad, tiempo y costos en
una organizacin, y cules son los instrumentos de medida adecuados. Una organizacin puede
decidir, por ejemplo, que es necesario medir la calidad de sus productos y que la medida de buena
calidad es el bajo nmero de rechazos en la produccin. Pero cul es e! porcentaje aceptable de
rechazos: 1%, 5% o 10%? Es realista esperar cero rechazos? Estas preguntas se formulan
dentro de las organizaciones y sus respuestas se obtienen a travs de mucha investigacin y
trabajo de mejoramiento constante. Cada organizacin tiene su propia respuesta.
Evaluacin del desempeo
Es la segunda etapa del proceso de control. Para evaluar el desempeo, se debe conocer algo respecto de ste o de su pasado. Todo sistema de control depende de la informacin inmediata respecto del desempeo, as como de la unidad de medicin utilizada. sta se debe expresar de
manera que facilite una comparacin entre el desempeo y el objetivo o estndar establecido previamente.
El propsito de la evaluacin de desempeo es verificar si se obtienen los resultados y cules son
las correcciones necesarias que se deben introducir en el proceso. La medicin puede ser un
motivador o una amenaza para las personas.
Cuando se enfocan las fallas y errores, la medicin no deja ver el xito porque las personas
prestan atencin a lo medido. Obviamente, el sistema de medicin del desempeo debe actuar
ms como refuerzo del buen desempeo, y no simplemente como amenaza a las personas.
Durante la
operacin
Despus de la
operacin
Objetivos o
estndares
Medios o
desempeo
Fines o
resultados
Accin correctiva
El objetivo del control es mantener las operaciones dentro de los estndares establecidos para conseguir tos objetivos de la mejor manera posible. En consecuencia, se deben corregir las variaciones,
errores o desvos para que las operaciones sean normales. La accin correctiva es la accin administrativa que busca mantener el desempeo dentro del nivel de los estndares establecidos
para garantizar que todo se haga exactamente de acuerdo con lo planeado.
El control eficaz debe indicar cundo concuerdan el desempeo o los resultados con los objetivos
y estndares establecidos, y qu medida correctiva se debe adoptar.
El objetivo del control es indicar con exactitud cundo, cunto, dnde y cmo se debe emprender
la correccin necesaria. El control busca alcanzar dos finalidades principales:
Correccin de fallas o errores: el control sirve para detectar fallas, desvos o errores, sea en la
planeacin o en la ejecucin, y sealar las medidas correctivas adecuadas para subsanarlos o
corregirlos.
Prevencin de nuevas fallas o errores: al corregir las fallas o errores, el control seala los medios
necesarios para evitarlos en el futuro.
Las medidas correctivas son herramientas para ayudar a mejorar el desempeo. En este
sentido, es importante saber qu medir y cmo medir y, en especial, qu hacer con los resultados. La accin correctiva se emprende a partir de los datos cuantitativos generados en las tres
fases anteriores del proceso de control.
Las decisiones en cuanto a las correcciones necesarias representan la conclusin del proceso
de control. En consecuencia, a partir de los resultados o del desempeo, se deben dar los
siguientes los pasos:
Determinar las variaciones que ocurren, es decir, qu resultados estn muy por encima o muy
por debajo de los estndares esperados.
Comunicar la informacin a las personas que producen los resultados.
Utilizar la informacin para reforzar el buen desempeo y corregir el desempeo precario.
Si los resultados exceden las expectativas, es muy deseable comunicar el xito a las personas y
motivarlas a mantenerlo. Si los resultados no alcanzan las expectativas, se debe verificar el motivo,
enfocando el problema en s, sin atribuir la culpa a las personas. El objetivo del control no es
castigar personas sino resolver los problemas dentro de la organizacin. An ms, el objetivo bsico
del control es garantizar que los resultados de las operaciones concuerden tanto como sea posible con
los objetivos establecidos. Un objetivo secundario del control es proporcionar informacin peridica
que pueda agilizar la revisin de los objetivos. Estos objetivos se consiguen fijando estndares,
comparando los resultados reales y previstos con esos estndares y emprendiendo la accin correctiva
precisa.
Toda accin correctiva busca resolver algn problema. Los problemas son factores que se
convierten en barreras u obstculos para la consecucin de los objetivos organizacionales. Muchas veces, los problemas se perciben y localizan a travs de sntomas. Un sntoma es una seal o
evidencia de que existe algn problema.