CURSO N 2:

METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN
ADMINISTRATIVA Y DETERMINACIN DE
COSTOS
Diplomado en Simplificacin Administrativa

Metodologa de Simplificacin Administrativa D.S

007-2011-PCM

Qu es la Metodologa de Simplificacin
Administrativa?
La Metodologa de Simplificacin Administrativa es un

proceso a travs del cual se busca eliminar exigencias

(requisitos), pasos (cuando pasa por unidades orgnicas
que no generan valor agregado) que se consideran
innecesarias en los procedimientos que se brinda a la
ciudadana, adems de identificar el equipo, recurso
humano e infraestructura necesaria para satisfacer al
ciudadano.
Este proceso brinda pautas a las entidades pblicas para

la eliminacin o simplificacin de dichos procedimientos,

utilizando un modelo estandarizado.

Ejemplos por Tipo de Procedimiento

TIPO DE

EJEMPLOS

PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

SERVICIOS
PRESTADOS
EXCLUSIVIDAD

Licencia de funcionamiento.
Licencia de funcionamiento para
cesionarios.
Licencia de funcionamiento para
mercados de abastos y galeras
comerciales.
Licencia de edificacin.
Licencia de Habilitacin Urbana.
Certificado de Numeracin.
Conformidad de obra de edificacin o
declaratoria de fabrica o declaratoria
de edificacin.
Independizacin o Parcelacin de
Terrenos Rsticos.

EN

Matrimonio civil.
Servicio de construccin de veredas.
Uso de instalacin - camal municipal.
Derecho de sepultura.
Licencia de tenencia de canes
potencialmente peligrosos.

La
simplificacin
administrativa, no se
limita
a
los
procedimientos
que
figuran en el TUPA, sino a
todos los que desarrolla
la entidad: por ejemplo
el traslado de informes
entre reas, el pago a
proveedores, la compra
de insumos, es decir
aquellos contenidos en el
TUSNE y MAPROs.

Normatividad Vinculante
El

marco legal de la Metodologa de Simplificacin

Administrativa est establecido en la Ley del Procedimiento
Administrativo General, Ley N 27444, el D.S. N 004-2013PCM, que aprueba la Poltica Nacional de Modernizacin
de la Gestin Pblica y Decreto Supremo N 007-2011PCM, que aprueba la Metodologa de Simplificacin
Administrativa y establece disposiciones para su
implementacin, para la mejora de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad

Adems existe toda una normatividad, que se presenta a

continuacin:

Normatividad Vinculante
Ley N 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo

General.
Ley N 29158 - Ley del Poder Ejecutivo (LOPE).
Ley N 29060 - Ley del Silencio Administrativo.
Ley N 29091 - Ley que modifica el prrafo 38.3 del Artculo
38 de la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo
General, y establece la publicacin de diversos dispositivos
legales en el Portal del Estado Peruano y en portales
institucionales.
Decreto Legislativo N 1029 - que modifica la Ley del
Procedimiento Administrativo General Ley N27444 y la
Ley del Silencio Administrativo Ley N29060.

Normatividad Vinculante
Ley N 28335 - Ley que crea el ndice de Barreras

Burocrticas de Acceso al Mercado impuestas a nivel local.

Ley N 28996 - Ley de eliminacin de sobrecostos, trabas y
restricciones a la inversin privada.
Decreto Supremo N 027-2007-PCM Define y establece
las polticas nacionales de obligatorio cumplimiento para las
entidades del Gobierno Nacional.
Decreto
Supremo N 079-2007-PCM - Aprueban
lineamientos para elaboracin y aprobacin de TUPA y
establecen disposiciones para el cumplimiento de la Ley del
Silencio Administrativo.

Normatividad Vinculante

Decreto Supremo N 096-2007-PCM - Decreto Supremo que

regula la fiscalizacin posterior aleatoria de los procedimientos

administrativos por parte del Estado.
Decreto Supremo N 004-2008-PCM - Este decreto aprueba
el Reglamento de la Ley N 29091.
Decreto Supremo N 062-2009-PCM - Decreto Supremo que
aprueba el formato del TUPA y establece disposiciones para su
aplicacin.

Normatividad Vinculante
Decreto Supremo N 064-2010-PCM - Decreto Supremo que

aprueba la metodologa de determinacin de costos de los

procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad comprendidos en los Textos nicos de
Procedimientos Administrativos de las Entidades Pblicas, en
cumplimiento del numeral 44.6 del artculo 44 de la Ley N
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Resolucin N 274-2007/CAM-INDECOPI Aprueba los
lineamientos de la Comisin de acceso al Mercado del Instituto
Nacional de Defensa de la Competencia y de la Proteccin de
la propiedad intelectual (INDECOPI) sobre Simplificacin
Administrativa.

Etapas de la Simplificacin Administrativa

ETAPA
ETAPA PREPARATORIA

OBJETIVO

Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance.

Contar con una visin integral de la problemtica del

procedimiento y abordar la estrategia de simplificacin
con un enfoque sistmico.

Simplificar el procedimiento lo ms posible, con la menor

cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero
manteniendo la seguridad y control necesario, de tal
manera que cumpla con los objetivos para el que fue
creado.

Poner en marcha la propuesta diseada en la etapa

previa.

ETAPA DE DIAGNSTICO

ETAPA DE REDISEO

ETAPA DE IMPLEMENTACIN

Etapas de la Simplificacin Administrativa

Etapa Preparatoria
Cul es el
objetivo
de
esta etapa?

Cules son las fases necesarias

para lograr el objetivo?
Identificacin y
equipo de trabajo

conformacin

del

Sensibilizacin de la entidad

Planificar
proceso
desarrollar
delimitar
alcance

Identificacin y priorizacin de los

el procedimientos a simplificar
a
y
su Identificacin
de
los
actores
involucrados

Elaboracin del plan de trabajo del

proyecto de simplificacin

Qu resultados se esperan al
final de esta etapa?
Se
cuenta
con
un
equipo
responsable, preparado para llevar
adelante el proceso.
Se cuenta con una entidad consciente
de la importancia del proceso.
Se cuenta con una lista de
procedimientos
identificados
y
priorizados.
Se ha identificado a los actores
relacionados directa e indirectamente
con los procedimientos a simplificar, a
efectos de conocer quines pueden
ser aliados o no del proceso.
Se cuenta con un plan de trabajo que
contiene el detalle de las actividades
a realizar, los responsables, los
tiempos estimados y los recursos
necesarios.

Etapa preparatoria
Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin
Es el equipo directivo. Constituye la instancia poltica
responsable de la puesta en marcha del proceso de
simplificacin y de supervisar y facilitar la labor del Equipo de
Mejora Continua.
Equipo de Mejora Continua (EMC)
Es el equipo operativo. Est encargado de planificar y
gestionar el proceso de simplificacin administrativa.
Considerar que:
Si la entidad es pequea (menos de 30 personas) o el
procedimiento no es complejo, se requiere de: un equipo
bsico (especialista en procesos, especialista legal y
especialista en costos) y representantes del rea donde se
llevar a cabo la simplificacin (responsable del
procedimiento).

Etapa preparatoria
Si la entidad es grande (ms de 30 personas) o el
procedimiento es complejo, se debe ampliar este equipo con
especialistas de apoyo. Algunos especialistas de apoyo,
podrn ser temporales, segn el procedimiento que se va a
abordar.
El lder del Equipo de Mejora Continua debe encargarse de
que todos los miembros del equipo, as como los
responsables del proceso, se encuentren sensibilizados con el
objetivo del proceso de simplificacin. Con este fin, se deben
llevar a cabo talleres de sensibilizacin y talleres de
capacitacin que permitan la participacin de todos los
involucrados.

Identificar Procedimientos a Eliminar

Aquellos que no generen valor para el inters pblico y

la sociedad as como para la ciudadana.

Aquellos

que no estn alineados con los ejes

contemplados en sus Planes de Desarrollo Concertado y
Planes Estratgicos Institucionales.

Aquellos que no cuenten con un marco jurdico.

Aquellos que no hayan sido utilizados en un perodo

igual o mayor a un ao.

Entre los procedimientos que no han sido eliminados, se procede

a priorizar aquellos con los que se iniciar la simplificacin
administrativa. Qu procedimientos priorizar?
Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en

comparacin con los dems procedimientos de la entidad.

Aquellos solicitados por poblacin considerada de alta
prioridad para el Estado en razn a su vulnerabilidad y/o para
la Entidad en razn a su misin.
Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias
reas de actividad econmica.
Aquellos que sean ms costosos para los ciudadanos,
derivados del pago de derechos, de los documentos que se
tengan que presentar y de otros costos asociados a su
gestin.

Entre los procedimientos que no han sido eliminados, se procede

a priorizar aquellos con los que se iniciar la simplificacin
administrativa. Qu procedimientos priorizar?
Aquellos que presentan el mayor nmero de quejas por parte

de los ciudadanos.
Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo
econmico para tu provincia o distrito.
Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la
simplificacin de ste puede implicar el inicio ms o menos
favorable de un proyecto de reforma y modernizacin ms
ambicioso y los primeros pasos influenciarn positiva o
negativamente en los siguientes.

Etapa de Diagnstico
Cul es el objetivo
de esta etapa?

Cules son las fases?

Caracterizacin
del
Procedimiento
y
Herramientas a utilizar

Diagnstico Legal
Contar con una visin
integral
de
la
problemtica
del
procedimiento
y
abordar la estrategia
de simplificacin con
un enfoque sistmico.

Diagnstico
Equipamiento
Infraestructura

Qu resultados se esperan al final de esta

etapa?
Se cuenta con una descripcin detallada del
procedimiento a simplificar.
Se ha identificado cul es el conjunto de normas
que rigen el procedimiento actual y analizado
cules deben modificarse o derogarse.

de Se cuenta con informacin detallada sobre la

e infraestructura y equipamiento utilizado para
llevar a cabo el procedimiento.
Se cuenta con informacin sobre costos directos
Diagnstico de Costos
identificables y costos directos no identificables
del procedimiento.
Se ha identificado las capacidades del personal
Mapeo de las Capacidades involucrado con el procedimiento para poder
de los Recursos Humanos aprovechar sus habilidades en el proyecto de
simplificacin.
Presentacin
de
Resultados al Comit de Se cuenta con el respaldo del Comit Directivo
Direccin del Proyecto de para iniciar la simplificacin.
Simplificacin

Caracterizacin del Procedimiento y Herramientas a

utilizar
Recorrido fsico de inicio a fin del procedimiento.

Se identifica el punto de partida o inicio del

procedimiento y se hace un recorrido a lo largo de las
actividades que ste implica hasta su culminacin.
En este recorrido, se observarn las actividades
realizadas por los usuarios, el personal, as como los
documentos que reciben, utilizan, o generan, y con ello
se va construyendo el recorrido preliminar del
procedimiento.
Entreviste a los funcionarios.
Pida copia de expedientes finalizados.
Revise el ROF, MOF, TUPA y el MAPRO.
Pida Ordenanzas Municipales o Directivas que normen
los procedimientos compilados en el TUPA.

Caracterizacin del Procedimiento y Herramientas a

Utilizar
Construccin de la Tabla ASME-VM, que permite listar y
caracterizar detalladamente, cada una de las actividades que
conforman un procedimiento.
Las actividades consignadas en la tabla ASME-VM se van
anotando con el verbo en infinitivo, por ejemplo: llamar,
revisar, evaluar, registrar, firmar, marcar, entre otros.
Se anota tambin el rea donde se desarrolla esa actividad,
y el tiempo requerido para ejecutarla.

Debe indicarse, que existen esperas o tiempos de espera,

que son actividades que no consumen recursos identificables
o no identificables, pero s consumen tiempo, por lo que es
necesario registrarlas; posteriormente sern tiles para
detectar cuellos de botella.

Caracterizacin del Procedimiento y Herramientas a

Utilizar

Caracterizacin del Procedimiento y Herramientas a

Utilizar

Caracterizacin del Procedimiento y Herramientas a

Utilizar
Elaboracin del Diagrama de Bloques, que ilustra
grficamente el procedimiento mostrando en flujo las
actividades que ste comprende.
Para construir un diagrama de bloques, debemos
reproducir el flujo del procedimiento con tantas columnas
como reas intervengan en el mismo. En cada una de
estas columnas (correspondientes a cada rea) se irn
registrando las actividades representadas por bloques
unidos por flechas, siguiendo el flujo del procedimiento,
que es la misma secuencia de actividades de la tabla
ASME-VM.

Caracterizacin del Procedimiento y Herramientas a

Utilizar

Caracterizacin del Procedimiento y Herramientas a

Utilizar
Diagnstico Legal Objetivo:
Identificar el conjunto de normas que rigen el procedimiento
actual, para analizar cules deben modificarse o derogarse.
Esta fase se puede desarrollar de manera paralela a la
anterior. La idea es identificar el conjunto de normas que
rigen la forma como actualmente se realiza el procedimiento,
as como los requisitos solicitados.
Realizar esta labor es importante por cuanto la normativa
debe adecuarse al procedimiento simplificado, debiendo en
el rediseo del mismo sealar con claridad qu normas
deben modificarse o derogarse.

Caracterizacin del Procedimiento y Herramientas

a utilizar
Diagnstico Legal Objetivo:
Esta informacin puede encontrarse en el TUPA, en el
Reglamento de Organizacin y Funciones, en el Manual de
Organizacin y Funciones, en el Manual de Procedimientos,
en Ordenanzas, Decretos de Alcalda, Directivas Internas,
Memorndum o similares.

Haga un recorrido fsico al procedimiento

Haga un recorrido fsico al procedimiento

Recopile los documentos que participan, registre lo

que sucede en cada rea, y determine tiempos
Paso

Actividad

rea

Tiempo

Tabla ASME-VM

31

Diagrama de Bloques

Evaluacin de capacidades, infraestructura y

equipamiento

Evaluacin de capacidades, infraestructura y

equipamiento

Evaluacin de capacidades, infraestructura y

equipamiento

Evaluacin de capacidades, infraestructura y

equipamiento

Evaluacin de capacidades, infraestructura y

equipamiento

Evaluacin de capacidades, infraestructura y

equipamiento

Cul es el objetivo de
esta etapa?

Etapa de Rediseo
Cules son las fases?

Qu resultados se esperan al final de esta

etapa?

Anlisis del Procedimiento

Se ha analizado el procedimiento y detectado

qu actividades son innecesarias.

Rediseo

Se cuenta con
procedimiento.

Modificacin o Elaboracin
del Marco Normativo que
regule
el
Procedimiento
Rediseado
Propuesta
de
Acondicionamiento de la
Infraestructura
y
el
Equipamiento
Propuesta de Rediseo de
Costos

Simplificar
el
procedimiento lo ms
posible, con la menor
cantidad
de
pasos,
recursos y requisitos,
pero manteniendo la
seguridad
y
control
necesario, de tal manera
que cumpla con los
objetivos para el que fue Propuesta de Fortalecimiento
creado.
de Capacidades

el

esbozo

del

nuevo

Se cuenta con una norma legal que documente el

procedimiento rediseado.
Se
cuenta
con
una
propuesta
de
acondicionamiento de la infraestructura y del
equipamiento que ayude a la simplificacin del
procedimiento.

Se cuenta con el costeo del nuevo

procedimiento.
Se cuenta con un plan de capacitacin para que
los administradores del proceso adquieran
mayores y/o nuevos conocimientos y habilidades
necesarios para operar el nuevo procedimiento.
Presentacin al Comit de Se cuenta con la aprobacin y retroalimentacin
Direccin del Proyecto de del Comit Directivo de la propuesta de
simplificacin.
Simplificacin
Elaboracin de la Propuesta
Se cuenta con la nueva propuesta elaborada.
Final

Caso Licencia de Funcionamiento

Preguntas sobre las actividades y su secuencia:
Por qu la actividad 3 indica que se debe facilitar un

formulario para que sea fotocopiado, cuando la norma indica

que los formularios son de libre disponibilidad para la
ciudadana?
Por qu se realiza la actividad 6, si la 7 tambin es una
actividad de registro del expediente?
Si hubiera un software de tramite documentario, no sera
necesario realizar la actividad 10.
Por qu se realiza la actividad 14, si en la actividad 4 ya se
revisaron los requisitos?
Por qu se realiza la actividad 11, si en la actividad 5 ya se
recepcion el expediente, lo que quiere decir que est todo
completo?

Caso Licencia de Funcionamiento

Preguntas sobre las actividades y su secuencia:
En la actividad 16, se deriva a Catastro. Sin embargo, si la

derivacin se hubiera dado desde la actividad 9, en lugar de

derivar el procedimiento a Rentas, se hubieran evitado las
actividades 10 a 15.
Si hubiera un sistema de procedimiento documentario, no sera
necesario realizar la actividad 17.
Por qu el informe de la inspeccin, actividad 21, se ejecuta
en lugar de derivarlo a la Direccin de Rentas (actividad 23)?
De esa forma se evitara la actividad 22.
Por qu la Licencia de Funcionamiento se deriva a Rentas
para su entrega, en lugar de enviarla a Mesa de Partes para
evitar que la ciudadana vaya a diferentes dependencias?
Quiere decir que se evitaran estas actividades?

Caso Licencia de Funcionamiento

Preguntas sobre las actividades y su secuencia:
Si

la inspeccin del establecimiento est a cargo de

Catastro, Por qu el expediente va a Rentas?
Por qu es el departamento de Rentas el que elabora la
licencia, si no interviene en el procesamiento real de la misma,
al slo recibir y derivar el expediente?
Por qu Rentas tiene esta funcin, cuando la emisin de
Licencias de Funcionamiento es ms una actividad ligada a
reas de Desarrollo Econmico Local, Comercializacin o
similares?
Por qu se deriva a la alcalda la firma de la Licencia de
Funcionamiento cuando podra hacerlo un funcionario de
menor rango? Ello pone en duda si realmente se deben
realizar las actividades 34,35, 36, 37 y 38.

Caso Licencia de Funcionamiento

Preguntas sobre las actividades y su secuencia:
Para qu se inspecciona el establecimiento, si la Ley N

28976 indica que basta la declaracin jurada de la

ciudadana y la verificacin de la zonificacin?
Para qu la inspeccin del establecimiento? Si lo que se
trata de verificar es que el establecimiento se ubica en una
zona permitida, esto se puede hacer mirando en un plano de
la ciudad desde la primera orientacin. Esto puede hacerse
desde la actividad 1 o 2.
El plano de zonificacin se podra colocar en el portal
electrnico de la municipalidad, para que la ciudadana
pueda verificar los tipos de negocios permitidos segn
zonas, sin necesidad de ir hasta la municipalidad para
preguntar al respecto.

Caso Licencia de funcionamiento - simplificado

Caso Licencia de Funcionamiento - Comparativo

INDICADORES
Pasos
reas
Tiempo
Vigilante
Tcnico I
Tcnico II
Papel bond
Folder manila
Movilidad
Bolgrafo
Reparacin PCs
PC
Energa elctrica
VA
Control
SVA

ACTUAL

SIMPLIFICADO

DIFERENCIA

40
6
529
1
19
16
23
1
2
10
5
5
5
26
9
5

20
3
239
0
16
2
7
0
0
5
0
1
1
10
0
3

-20
-3
-290
-1
-3
-14
-16
-1
-2
-5
-5
-4
-4
-16
-9
-2

Etapa de Implementacin
Cul es el objetivo de esta
etapa?

Cules son las fases?

Qu resultados se esperan
al final de esta etapa?

Se cuenta con un equipo

Capacitacin y Sensibilizacin
capacitado y sensibilizado al
de las reas Involucradas
procedimiento rediseado.

Se cuenta con el marco

Marco
normativo necesario para la
Proceso
implementacin
del
procedimiento rediseado.
Se cuenta con un ambiente
adecuado
para
la
Adecuacin de Ambientes
implementacin
del
procedimiento rediseado.
Se cuenta con un pblico
Difusin Masiva de la Reforma
informado acerca del nuevo
Emprendida
procedimiento.

Aprobacin
Normativo
Poner en marcha la Rediseado
propuesta diseada en la
etapa previa.

del
del

Es importante compartir los resultados y capacitar sobre la

propuesta

Monitoreo, Evaluacin, Mejora Continua y

Sostenimiento

Mejora continua

Diagnstico

Preparatoria

Rediseo

Implementacin

Evaluacin

Monitoreo

Sostenimiento

Monitoreo
Cul es el objetivo de este proceso?

Qu tareas hay que llevar a cabo?

Diseo y ejecucin del Plan de Monitoreo.

Verificar la eficiencia y la eficacia del

proceso de simplificacin y llevar a cabo
medidas
correctivas
que
permitan
optimizar los resultados esperados del
mismo.

Diseo de Herramientas e Indicadores para

recopilar la informacin sobre el
cumplimiento de los objetivos y metas
trazadas
(por
ejemplo,
sobre
el
cumplimiento del cronograma del plan de
simplificacin administrativa).
Difusin de la informacin.

Evaluacin
Cul es el objetivo de este proceso?
Saber si el proyecto de simplificacin
administrativa ha generado los impactos
deseados.
Por ejemplo:
-Si ha mejorado la satisfaccin de la
ciudadana, si los tiempos realmente han
disminuido.
-En evaluaciones ms complejas se puede
medir: si ha habido una mejora en el
desarrollo econmico en la jurisdiccin, si
las habilidades de los funcionarios
mejoraron y promovieron iniciativas o
similares.

Qu tareas hay que llevar a cabo?

Diseo y ejecucin del Plan de Evaluacin.
Anlisis de los impactos y resultados
obtenidos en el desarrollo del proceso de
simplificacin administrativa.

Difusin de los resultados de la evaluacin.

Mejora Continua

Cul es el objetivo de este proceso?

Qu tareas hay que llevar a cabo?

Planear
Alcanzar niveles ms altos de eficiencia y Hacer
eficacia con el fin de promover la
competitividad y/o bienestar de la Verificar
ciudadana.
Actuar

Sostenimiento
Cul es el objetivo de este proceso?

Qu tareas hay que llevar a cabo?

Documentar el proceso de Simplificacin
Difundir el proceso de Simplificacin

Dar
continuidad
al
proceso
de
simplificacin para su consolidacin y Reglamentar el procedimiento
fortalecimiento.

Acceder a certificaciones
Redactar cartas de compromiso

Caso de un Gobierno Local

El procedimiento de Licencia de Funcionamiento es el trmite

que mayor demanda tiene, en tal sentido la municipalidad

debe brindar las facilidades, contemplando procedimientos
claros, agiles y simplificados, que capten la inversin privada
en el distrito e impulsando la formalizacin de los negocios.

Licencia de Funcionamiento
El procedimiento administrativo de licencia de funcionamiento
esta conformado por las siguientes modalidades:

Licencia de Funcionamiento
Licencia de Funcionamiento para Cesionarios
Licencia de Funcionamiento para Mercado de Abastos
Cese de Actividades

Principales Logros
1. Implementacin del sistema de emisin automtica de
licencia de funcionamiento.
2. Elaboracin y aprobacin de la resolucin de alcalda que
delega responsabilidad para la firma de licencias de
funcionamiento en el subgerente de comercializacin y
comercio.

3. Aprobacin del procedimiento a travs de una directiva

Procedimiento de Licencia de Funcionamiento.

Propuesta de Mejora
1) Elaborar un brochure (catalogo) informativo integral, que
incluya informacin relevante de todos los procedimientos
incluidos en la emisin de la licencia de funcionamiento.
2) Trasladar a un tcnico de defensa civil para mejorar el
servicio de atencin en tramite documentario.
3) Asignar movilidad a los inspectores para el traslado a los

establecimientos comerciales.
4) Trasladar las funciones de autorizacin de anuncios

comerciales (actualmente ubicado en la subgerencia de

obras privadas), a la subgerencia de comercializacin y
comercio ambulatorio (implica modificar ROF, MOF, TUPA).

Seguimiento, Evaluacin, Mejora Continua y

Sostenibilidad del Proceso
El seguimiento y la evaluacin son herramientas
independientes y bsicas para la gestin de los procesos de
simplificacin y costeo.
Para las actividades de seguimiento y evaluacin se
recomienda
recoger y usar informacin cualitativa y
cuantitativa sobre el avance del proceso de simplificacin,
tanto de la gestin misma del proceso como del rediseo del
procedimiento.

Seguimiento, Evaluacin, Mejora Continua y

Sostenibilidad del Proceso
En el caso especfico del seguimiento, el objetivo principal de
esta etapa ser la verificacin de la eficiencia y eficacia del
proceso de simplificacin. En este sentido, se llevarn a cabo
las medidas correctivas necesarias que permitan optimizar los
resultados esperados del mismo, para lo cual se desarrollarn
las siguientes tareas:
Diseo y ejecucin del Plan de Seguimiento.
Diseo de herramientas e indicadores para recopilar la

informacin sobre el cumplimiento de los objetivos y metas

trazadas (p. ej. sobre el cumplimiento del cronograma del
plan de simplificacin administrativa).
Difusin de la informacin.

Seguimiento, Evaluacin, Mejora Continua y

Sostenibilidad del Proceso
En el caso de la evaluacin, el objetivo principal de sta ser
saber si el proyecto de simplificacin ha generado los
impactos deseados (p.ej. si ha mejorado la satisfaccin de la
ciudadana en cuanto a una corta duracin de los procesos).
Con este fin, se llevarn a cabo las siguientes tareas:
Diseo y ejecucin del Plan de Evaluacin.
Anlisis de los impactos y resultados obtenidos en el
desarrollo del proceso de simplificacin administrativa.
Difusin de los resultados de la evaluacin.

Seguimiento, Evaluacin, Mejora Continua y

Sostenibilidad del Proceso

La evaluacin puede estar a cargo del responsable de

efectuar la aplicacin de la metodologa o una persona
externa a modo de auditora con el fin de garantizar la
objetividad y definir adecuadamente las acciones correctivas
para garantizar el desarrollo del proceso de simplificacin.

Seguimiento, Evaluacin, Mejora Continua y

Sostenibilidad del Proceso

Mediante el proceso de mejora continua las entidades se

esfuerzan por alcanzar niveles ms altos de eficiencia y
eficacia, orientndose a la promocin de la competitividad y/o
bienestar de la ciudadana. Con este fin se llevan a cabo los
siguientes pasos:

Seguimiento, Evaluacin, Mejora Continua y

Sostenibilidad del Proceso
Planear: Diseo de las etapas y pasos de la metodologa de
costos.
Hacer: Ejecuta las etapas y pasos de la metodologa de
costos a travs del aplicativo si te es posible.
Verificar: Realizar el seguimiento y evaluacin de las etapas
y pasos que la metodologa ha establecido y a travs del
aplicativo diseado por la SGP-PCM. Verifica que se haya
alcanzado cada objetivo establecido en cada etapa de la
metodologa.
Actuar: A partir de los resultados obtenidos a travs del
costeo se toman acciones necesarias para igualar o
sobrepasar las expectativas que el usuario tiene respecto al
costeo establecido. Para ello es necesario medirnos.

Seguimiento, evaluacin, mejora continua y

sostenibilidad del proceso
Finalmente, haremos referencia al tema de la sostenibilidad
del proceso, cuyo objetivo es dar continuidad al proceso de
simplificacin para su consolidacin y fortalecimiento para lo
cual hay que llevar las siguientes tareas a cabo:
Documentar el proceso de simplificacin.
Difundir el proceso de simplificacin.
Reglamentar proceso de simplificacin.
Acceder a las certificaciones.
Redactar cartas de compromiso.

Seguimiento, evaluacin, mejora continua y

sostenibilidad del proceso
Tareas y pasos para la consolidacin del proceso de sostenibilidad
Proceso de
Sostenibilidad:
Pasos para consolidar la misma
tareas
Documentar el
El proceso debe contar con toda la documentacin generada en la presente metodologa que permita evaluaciones
proceso
de
peridicas internas y externas.
simplificacin.
Una vez llevado a cabo el proceso de reforma, es importante dar a conocer, al personal de la entidad y a la
Difundir
el ciudadana, las mejoras, beneficios y caractersticas del procedimiento simplificado, de manera tal, que esta ltima, se
proceso.
convierta en fiscalizadora ante posibles retrocesos en la calidad del servicio. La difusin puede ser de dos tipos:
interna y externa.
Implica normar el procedimiento reformado, impidiendo de esta manera, que futuras acciones atenten contra el
Reglamentar el
avance alcanzado. En tal sentido, debe expedirse la norma que reglamente dicho proceso y adecuarse al MAPRO y/o
procedimiento.
TUPA de la entidad u otros instrumentos de gestin de ser el caso.
La certificacin obliga a la elaboracin de manuales que permitan que los trabajadores cuenten con guas sobre cmo
proceder en la prctica. Esto permite atenuar las limitaciones de la rotacin del personal en las entidades pblicas.
Acceder
a
Una de las certificaciones ms conocidas es la ISO. Se trata de un conjunto de enunciados, los cuales especifican
certificaciones.
qu elementos deben integrar el Sistema de Calidad de una organizacin y cmo deben funcionar, en conjunto, para
asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce.
stas son herramientas a travs de las cuales se establecen compromisos concretos con la ciudadana respecto de la
calidad del servicio o las medidas que sta puede adoptar si los servicios que reciben no son aceptables. Estas cartas
Redactar cartas
deben estar redactadas empleando un lenguaje sencillo y comprensible para la ciudadana. Para comunicar al
de
ciudadano los compromisos, se deben contemplar todos los medios de comunicacin existentes (paneles, trpticos,
compromiso.
peridicos, reuniones, cartas, comunicados, boletines, correos electrnicos, portal web, etc.), buscando los medios
ms eficaces para llegar a ella, teniendo en cuenta sus necesidades y caractersticas.