32 IDEIAS PARA ADMINISTRAR O SEU TEMPO

Especialistas e executivos ensinam como organizar sua agenda, aumentar a

produtividade e melhorar sua qualidade de vida
Se voc sente que no tem tempo para fazer metade das coisas que gostaria, saiba que no est
sozinho. O filsofo francs Gilles Lipovetsky afirma que as exigncias do mundo atual, como
agilidade nas decises e resultados no curto prazo, fizeram desse sentimento quase uma regra
no Ocidente. "As pessoas, em nmero crescente, reclamam de estar sobrecarregadas e de correr
contra o tempo. A poca hipermoderna contempornea da sensao de que o tempo se
rarefaz", escreve o autor no livro Os Tempos Hipermodernos (Editora Barcarolla). Mas j que
no d para espichar o dia, que tal pensarmos como aproveit-lo melhor? Foi com esse
propsito que dedicamos horas de apurao, leitura e entrevistas para transformar o relgio
num parceiro para voc.
Ultimamente, ns, brasileiros, jogamos fora dois teros do dia com atividades inteis e urgentes.
A Trade do Tempo, de So Paulo, especializada no assunto, fez a descoberta aps ouvir 15 324
pessoas entre 2005 e 2007. Por isso, sobra to pouco espao na agenda para o que realmente
importante. Como voc ver nesta reportagem, separar o que urgente do importante alivia a
presso do tempo. Veja a seguir 32 idias que podem ser aplicadas a partir de agora, pois
sabemos que o seu tempo precioso.

CLAREZA DE PRIORIDADES

Para Alexandre Hohagen, de 37 anos, presidente do Google para a Amrica Latina, a diviso
racional do tempo fundamental. A clareza de prioridades e a cultura da empresa permitem que
ele tenha uma agenda flexvel e fique quatro horas por dia com as trs filhas. No trabalho,
Alexandre tem apenas trs reunies fixas semanais e sua agenda fica aberta na intranet para
quem quiser marcar uma conversa.
Ele divide seu tempo assim:

Casa-trabalho:
Chega ao escritrio:
Reunies:
E-mails:
Horas de sono:
Tempo livre:

30 min.
1330 hrs.
5 horas
5 horas
6 horas
4 horas

1 Avalie o tempo gasto nas tarefas

Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informaes sero valiosas
para tornar a prxima programao mais precisa e eficaz. "Essa uma habilidade que diferencia
os gerentes mais experientes", escreve a consultora americana Melissa Raff oni.

2 Centralize as informaes
"Uma pessoa gasta at 28 minutos do dia procurando dados que no sabe onde anotou", afirma
Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil. No fim do ms, isso pode significar um dia
inteiro perdido. Hoje, com aparelhinhos modernos cada vez mais versteis, no h desculpa
para voc no ter as informaes centralizadas.

3 Planeje em apenas 10 minutos

Voc no precisa mais do que 10 minutinhos para planejar as tarefas do dia. Ao fazer isso,
entrar para o pequeno time de executivos que possuem esse hbito: apenas 17%, segundo
pesquisa feita pela Franklin Covey no fim do ano passado.

4 Tenha horrios LIVRES

"Minha agenda de trabalho est no sistema. O funcionrio que quiser marcar uma reunio pode
entrar, ver horrios disponveis e me enviar um convite. De qualquer forma, tenho algumas
reunies fixas, que cumpro religiosamente toda semana. bom para me exercitar e criar uma
cultura entre os subordinados", diz Alexandre Hohagen, do Google.

5 Faa escolhas
"Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro sempre reservar espao para o que
importante para mim, como as minhas filhas. Deixei de fazer ginstica para ficar mais tempo
com elas. Tambm reservo tempo para dar uma palestra por semana", afirma Alexandre
Hohagen, presidente do Google para a Amrica Latina.

6 Participe de teleconferncias

Antes de viajar a negcios, verifique se mesmo necessrio estar pessoalmente no encontro ou

se uma teleconferncia resolveria a questo. Tambm certifique-se de que voc a pessoa mais
indicada para participar da reunio ou se pode enviar outra pessoa.

7 Respeite seu ritmo

"Funciono melhor de manh, por isso planejo a minha rotina de acordo com o meu ritmo. Chego
ao trabalho s 7h30, porque sei que a partir das 16h comeo a perder embalo. At as 17h, j
estou voltando para casa. Ficar horas no trabalho no significa que voc est produzindo mais",
afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil.

8 Cuidado com o fuso horrio

Se voc trabalha numa multinacional ou lida com clientes no exterior, tem de levar em conta o
fuso horrio. Informe-se da diferena de horas entre os pases antes de enviar e-mails e agendar
teleconferncias. Para marcar uma viagem internacional, a antecedncia tem de ser equivalente
durao dela.

9 Ajuste o foco antes

Mais de 60% das 1 045 pessoas que responderam a uma pesquisa da consultoria Trade do
Tempo acham que as reunies de que participam so malconduzidas. O principal problema
apontado por elas a falta de foco. Uma reunio toma rumos indesejados por falta de clareza
tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os
resultados esperados. Revise cada item no incio da reunio. No final, faa um resumo de toda a
conversa e delegue as tarefas que forem necessrias.

10 Meia hora suficiente

Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e houver uma lista de assuntos e

questes a serem abordados, no h por que uma reunio durar mais do que 30 minutos.
Reunies ou teleconferncias precisam ter agenda clara e hora para comear e acabar.

11 D o RECADO
Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possvel. Segundo o consultor americano
Mike Song, que conversou com 8 000 funcionrios de grandes corporaes em todo o mundo, a
maioria das pessoas no l as mensagens, simplesmente "escaneia", ou seja, d uma olhada
rpida para ver qual o assunto.
Para facilitar esse tipo de leitura, evite paredes de palavras. Divida o texto e faa ele caber
numa nica pgina. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto,
coloque informaes que deixem claro o contedo do e-mail. "Como uma manchete de jornal",
afirma Mike Song.

12 Convoque poucas pessoas

Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que voc tem a dizer. "Para ser produtiva
e permitir a participao de todos, a reunio deve ter de oito a 12 participantes", sugere Paulo
Kretly, da FranklinCovey. Se a equipe for maior, uma alternativa fragment-la.

13 Pare de reclamar do trnsito

Antes de comprar um imvel, procure saber onde est a maior parte das empresas em que
gostaria de trabalhar. Ao fazer esse exerccio, voc vai descobrir que pode morar muito mais
perto de onde trabalha. Em cidades como So Paulo, esse fator a diferena entre gastar 15
minutos ou quatro horas no percurso casa-escritrio.

14 Coloque ordem na casa

O brasileiro gasta trs horas por dia administrando o correio eletrnico, segundo Christian
Barbosa, diretor da Trade do Tempo. "Esse tempo pode ser reduzido pela metade", diz.
Controle a sua curiosidade e estipule horrios para se dedicar ao correio eletrnico. Desligar os
alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembrese que, se houver uma urgncia, o
telefone vai tocar. Crie um nmero limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para
que os assuntos no se confundam.

15 Mande um representante

Em muitas reunies, d para voc mandar um representante no seu lugar. Assim, voc pode se
concentrar naquelas que so importantes de verdade. Se voc tem muitas reunies com clientes,
repasse a pauta do encontro no dia anterior com um colega de equipe e pea a ele que v no seu
lugar. Em uma prxima ocasio voc retribui a gentileza.

16 - Consulte em HORAS determinadas

"No consulte e-mails logo que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia voc
das prioridades, o outro apenas causa insnia A mensagem pode esperar at dez horas depois
que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas crticas do dia", diz o escritor Timothy
Ferris.

17 Evite reunio surpresa

Reunies em cima da hora no devem acontecer, salvo em situaes de emergncia. "Raramente

as reunies so para 'ontem'", afirma Christian Barbosa, diretor da Trade do Tempo. Alm
disso, a chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso grande,
uma vez que as pessoas no puderam se preparar. Convoque com, no mnimo, um dia de
antecedncia.

18 Receba menos enviando menos

Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece a enviar menos e-mails
e reduza o nmero de destinatrios. Segundo Mike Song, um profissional recebe trs respostas
para cada cinco mensagens que envia. Ou seja, quem abusa de recursos como "Responder a
todos", "Cc" e listas de distribuio sofre as consequncias. Antes de enviar, reflita sobre a
relevncia da mensagem para o destinatrio. Se no quiser resposta, deixe isso claro no texto.

19 Mensagem com hierarquia

Ao gerenciar a caixa de entrada, use o bom senso e avalie os e-mails que exigem mais ateno.
Para distinguir quais so importantes clientes, pares, subordinados diretos e chefe , aplique
cores diferentes aos remetentes. Outra ferramenta permite identificar de cara se a mensagem foi
enviada s para voc ou para vrias pessoas. "A alguns e-mails internos nem respondo. Muitas
vezes, a prpria pessoa se vira e resolve", diz Carlos Ienne, da Fedex.

20 Exercite o desapego
Muitas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, preciso deixar que algumas
pequenas coisas ruins aconteam, como ter de retornar uma ligao mais tarde para se
desculpar, pagar uma pequena multa ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo
Timothy Ferris, o caminho nem sempre acumular mais tarefas, mas definir as poucas coisas
que realmente podem mudar sua vida e seu negcio.

21 Delegue trabalho e tambm autoridade

Delegue trabalho e tambm autoridade Ao delegar, concentre-se nos resultados, e no no

processo. Esteja aberto a sugestes, j que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas

diferentes. Avise o que voc espera, o prazo e delegue tambm autoridade. Quem tenta fazer
algo e descobre que no dispe de poder suficiente fica frustado e torna-se ineficiente.

22 Saiba dizer "No"

Oito em cada dez pessoas dizem perder tempo com atividades inteis por no ter dito "no". Por
isso, aprenda a faz-lo quando necessrio. Avalie se a demanda imediata, marque a conversa
para mais tarde ou delegue. Seja disponvel, mas crie suas protees. "Quando tiver de se
concentrar, desligue telefone, e-mail e MSN", diz Christian Barbosa.

23 Organize-se para ler e aprender

Organize-se para ler e aprender Use o senso crtico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem
tempo com informaes interessantes, mas no importantes para seu trabalho e
desenvolvimento.
Tente reservar um perodo do dia para leituras, de preferncia um horrio em que esteja bem
acordado, com nvel de compreenso alto. Se voc dedicar a um livro 30 minutos por dia e
conseguir ler 20 pginas, sero 600 pginas no fi m do ms. Mantendo o ritmo por um ano, ter
lido 24 livros de 300 pginas.

24 Compre um blackberry... ou no

Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que
combinam celular e computador de mo e permitem acessar e-mails de qualquer lugar.
Reduzir a superlotao da caixa de mensagens um deles. Para outros profissionais, um
blackberry pode roubar o escasso tempo livre que tm. Esse risco existe, tanto que nos Estados
Unidos o produto foi apelidado de "crackberry", por viciar seus usurios.

25 Conte sempre com o imprevisvel

Elabore uma agenda realista, o que significa definir compromissos e tambm deixar espaos
para mudanas de ltima hora. Alguns horrios em aberto vo ajud-lo a dar conta do recado.
J uma agenda rgida, com compromissos consecutivos, dificilmente ser cumprida e causar
frustrao. Lembre-se que pressa e vontade de resolver tudo levam voc a subestimar a durao
das tarefas.

26 Concentre-se em mais valia

Para lidar com o acmulo de tarefas e funes, preciso ser eficaz. "O eficiente faz as coisas de
maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor", afirma o headhunter Ricardo Rocco,
da Russell Reynolds. A melhor maneira de fazer isso escolher e negociar bem quais tarefas
voc sabe executar e que so estratgicas de verdade para o negcio. Quem faz isso tem foco nos
resultados e usa sua capacidade para trazer maior retorno.

27 Seja estratgico
Se voc sente que est perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso
acaba com o restinho de horas livres que voc teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor.

28 Faa o IMPORTANTE

Pesquisa da Trade mostra que o brasileiro dedica apenas 30% do tempo s tarefas importantes.
Reflita: concluir o relatrio que o chefe pediu para "ontem" ou ir reunio no colgio dos filhos?
Se souber o que realmente importante, fica mais fcil decidir.

29 Valorize seu tempo

O que voc quer fazer com seu tempo? Essa pergunta o ponto de partida para quem deseja se
planejar melhor. Tenha clareza dos objetivos antes de comear a redistribuir as horas entre
projetos profissionais e pessoais. Defina suas prioridades e avalie se voc est usando seu tempo
para persegui-las. A consultora Melissa Raffoni define esse processo como alavancagem de
tempo. "Quem pondera de maneira crtica como gast-lo est alavancando seu tempo."

30 Cuide da sade

Planejamento e disciplina fazem bem sade. No importa se voc sedentrio, est um pouco
acima do peso ou fumante. Se comear a correr cinco dias por semana por cerca de uma hora e
meia, em seis meses estar pronto para disputar a So Silvestre. "Correr 30 minutos, trs vezes
por semana, pode reduzir em 60% o risco de infarto", diz o mdico do esporte Paulo Zogayb.

31 Assuma-se como protagonista

Enumere os papis que voc desempenha na vida: pai, filha, marido, executiva, cidado. No
adianta fazer um planejamento para a vida pessoal e outro para a profissional, afinal, voc um
s. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma
delas. Lembre-se que inevitvel priorizar alguns papis em detrimento de outros em alguns
momentos. "Quem muito abraa pouco aperta", diz Paulo Kretly, da Franklin Covey.

32 Desconsidere certos telefonemas

"No atenda nmeros no reconhecidos. Surpreenda os outros, mas no seja surpreendido. Isso
resulta em interrupes indesejadas e em situaes precrias de negociao. Deixe a ligao cair
no correio de voz e acesse depois. Se for preciso, contrate um servio de gerenciamento de
mensagens", diz Timothy em seu blog.