You are on page 1of 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.

MANUAL DE OPERACIN

Pgina 1 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

CONTENIDO
PAGINA
2

Panorama General

Alta de Catlogos

14

Perfiles de Seguridad

15

Creacin de Rutas de Aprobacin

19

Creacin de Carpetas

22

Cambio y Recuperacin de Contraseas

24

Registro de Fichas

33

Localizacin de Fichas

36

Generacin de Reportes y Estadsticas

40

Calendario de Pendientes

41

Envo y Aprobacin de Fichas

43

Monitoreo de Aprobaciones e Historial

44

Actualizacin de Fichas

Pgina 2 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

PANORAMA GENERAL

MASTERWEB es un software diseado para controlar en una base de datos toda la informacin de su
organizacin, administrando el ciclo de vida completo de cada documento (ingreso, aprobacin, publicacin y
actualizacin), as como registrar y dar seguimiento a las actividades relativas al sistema de gestin de calidad,
basado en los requerimientos de las normas ISO 9000, ISO/TS FDA. Sus principales funciones son:
1. Publicar los documentos de su sistema de calidad basado en privilegios por usuario.
2. Llevar el control de revisiones en las modificaciones de stos.
3. Aprobar y llevar registros las aprobaciones de su informacin va electrnica.
4. Dar seguimiento a problemas detectados con notificaciones automticas.
5. Programar actividades propias del sistema de calidad y evidenciar su cumplimiento.
6. Programar sesiones de competencia de su personal y resguardo de la evidencia de las mismas.
7. Puere reemplazar algunos de sus formatos por formularios tipo web, con la ventaja que puede
rastrear su informacin capturada con criterios combinados avanzadas de bsqueda.

MASTERWEB no es un software para crear o generar archivos electrnicos, debe generarlos previamente en
cualquier aplicacin externa de su preferencia (OFFICE, VISIO, AUTOCAD, etc) y stos deben adjuntarse a
una ficha de registro, la cual debe ser colocada en alguna divisin para sta previamente creada (bveda).

La ficha puede contener los campos de informacin que usted requiera para identificarla y administrarla, y en
ella podr adjuntar tantos archivos necesite, debe indicar como mnimo una clave nica, a qu bveda ser
depositada y su ttulo con su respectivo archivo electrnico adjunto.

Las fichas de informacin de MASTERWEB se encuentran clasificadas en 4 familias: DOCUMENTOS,


SEGUIMIENTOS, ACTIVIDADES o COMPETENCIAS y segn la familia la ficha, sta tendr activadas ciertas
funciones especiales requeridas para su administracin, las cuales se muestran en el siguiente diagrama:

Pgina 3 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

En el caso de la familia DOCUMENTOS puee haber varias fichas cada una con una revisin o versin distinta
(es decir, MASTERWEB permite claves idnticas pero con revisiones distintas), y para evitar el acceso a
aquellas fichas que ya son obsoletas stas debern ser colocadas bvedas de tipo OBSOLETO en donde los
usuarios normalmente no deben tener acceso.

El mecanismo para restringir el acceso de los usuarios a cierto tipo de informacin, debe crearse una
estructura similar al esquema de seguridad de su red, es decir, crear GRUPOS DE TRABAJO con siertos
integrantes a los cules se les dar acceso POR GRUPO a ciertas BOVEDAS (depsitos de informacin).
puede crear tantas bvedas o grupos que requiera para lograr la funcionalidad que usted desea, tal como lo
muestra la siguiente figura :

Cada usuario deber contar con ID de cuenta nico para accesar a MASTERWEB, y sta cuenta puede ser
incluida en uno o varios grupos de trabajo y con ello tener acceso a varias BOVEDAS si es requerido.

Existe una bveda PUBLICA que es definida en las OPCIONES del sistema donde todas las cuentas
existentes pueden tener acceso sin necesidad de ser incluidos en algn grupo de trabajo.

Puede definir varios usuarios que puedan dar de ALTA informacin en el sistema, pero debe tener un mayor
control con ellos ya que pueden introducir informacin no aprobada, por lo que a stos usuarios debe incluirlos
en un grupo especial de ALTA de fichas (Registrar) pero ste grupo slo debe poder ingresar informacin en
bvedas de categora EN REVISION, como se ilustra con el usuario en color verde del siguiente esquema:

Pgina 4 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Estas fichas EN REVISION no estarn al alcance del personal de la empresa, y slo podrn liberarse (cambiar
de bveda) enviado sta a alguna RUTA DE APROBACION ELECTRONICA, diseada previamente por su
administrador (en caso de no existir la ruta adecuada, solictela a ste). Al ser enviada la ficha a travs de
estas rutas, las personas integrantes de esa ruta sern notificadas secuencialmente de sta aprobacin a
travs de su correo electrnico o bien al ingresar con su contrasea en MASTERWEB.

Si alguna persona en la ruta rechaza la ficha, sta deber indicar las razones de su decisin en el campo de
COMENTARIOS y ser enviado un mensaje al emisor de la ficha para que ste corrija el archivo adjunto a la
ficha y vuelva a enviarla con los cambios correspondientes. Durante este proceso la ficha que inicialmente se
encontraba en la bveda de EN REVISION seguir ah hasta que sea aprobada por todos los aprobadores.

Una vez en estatus de VIGENTE, el documento estar publicado hasta que requiera actualizarse, al llegar este
momento, alguno de los usuarios que estan en el grupo de CONSULTA debe otrogarsele el permiso de
ACTUALIZAR en este grupo ya que ah es donde tiene acceso a los documentos VIGENTES, ah podr aplicar
la funcion de ACTUALIZACION, y obtener una copia del vigente para colocarlo posteriormente en la categora
EN REVISION donde se repetir el ciclo de vida de sta ficha, el esquema de permisos estara ilustrado como
lo describe la imagen siguiente, y ste aplicara para cada juego de bvedas que utilice en MASTERWEB.

Pgina 5 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

ALTA DE CATALOGOS
USUARIOS
La primera labor que deber hacer usted como administrador es dar de alta la lista de usuarios que
harn uso del software en alguna ocasin. Los datos a capturar en el software se muestran en la
siguiente tabla (los indispensables se muestran en amarillo).
USUARIO ID

PIN

NOMBRE

APELLIDO

E-MAIL

Mencionamos 2 ejemplos de cmo llevar este esquema:


#

USUARIO ID

PIN

NOMBRE

APELLIDO

E-MAIL

AGONZALEZ

PASSWORD

ALBERTO

GONZALEZ

agonzalez@girsa.com

JEFE PROD 1

PASSWORD

ALBERTO

GONZALEZ

agonzalez@girsa.com

Ejemplo 1: Manejar el acceso por Nombre y Apellido (puede variar segn prefiera)
Ventajas: Facilidad para recordar el ID Usuario (la mayora de las empresas tienen el ID del
usuario de red con este esquema, as no tendran que recodar uno nuevo, si decide este esquema
recomendamos igualar el USUARIO ID con el ID de ingreso a su red.
Desventajas: Puede haber duplicados (puede agregarse algn numero en el ID para
diferenciarlos). Cada vez que haya cambio de personal habra que borrar el ID de usuario completo
y darse de alta como un nuevo integrante al software.
Ejemplo 2: Manejar el acceso por Puesto
Ventajas: Cuando cambie la persona, slo habra que EDITAR el nombre, apellidos, numero de
empleado y e-mail (no es necesario BORRAR el ID completo). Tambin puede manejar a varias
personas con una sola contrasea, a menos que desee un registro personalizado de ingreso,
visualizacin y aprobacin de documentos. O bien puede identificar personalmente a un grupo de
usuarios y a otro darles contraseas comunes.
Desventajas: Puede haber duplicados varias personas con ese puesto por lo que se tendra que
diferenciar el ID de la persona con un numero.
NOTA IMPORTANTE: Si adquiri el PAQUETE DE IMPLANTACION o bien el contrato de
SOPORTE PLUS puede solicitar la carga de su lista actual de sus usuarios y/o la configuracin de
de validacin de ID con su red de Windows y la carga de sus documentos enviando sus
respectivas listas a la direccin de correo soporte@masterweb.com.mx de acuerdo al formato
mostrado en el archivo Listado importacion.xls anexado en el mismo directorio que este material
(atencin va remota).

Ingrese a su Explorador de Internet a la direccin http://nombre_de_su_servidor con la


contrasea de SYSADMIN.

Pgina 6 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

En el MENU PRINCIPAL (barra vertical de la


izquierda), seleccione en la seccin
CATALOGOS / USUARIOS, se le presentar
el listado como se ilustra a la izquierda.
Aparecer la lista actual de usuarios,
ordenando por el nombre de la persona.
Oprima el botn AGREGAR

VERSION FDA: Se omite la columna de


BORRAR ya que por requerimientos de CFR
Parte 11 las cuentas de usuarios que salgan de
la organizacin deben conservarse por siempre y
evitar suplantaciones de identidad, en este caso
se procede a BLOQUEAR LA CUENTA en la
columna BLOQ (iconos de llave amarilla).

Ingrese los datos solicitados en el formulario y al


terminar, oprima ACEPTAR y recibir un mensaje
de confirmacin. NOTA: Los campos marcados
con un asterisco ROJO son requeridos, en caso de
no llenar alguno se mostrar un mensaje
solicitndolo. En el caso de tener la validacin por
Active Directory (AD) deber dejar en blanco el
campo de contrasea para que MASTERWEB
solicite la validacin directamente a su servidor AD.

Si el usuario ser asignado como RESPONSABLE


DE BOVEDA o bien como LIDER DE GRUPO (en
la versin corporativa) debe aumentar el NIVEL de
usuario para que pueda ser elegible a ocupar ese
cargo dentro de la configuracin del grupos de
trabajo. O bien si ser un administrador, en cuyo
caso se le habilitaran las opciones de
CONFIGURACION del sistema.

En la opcin CAMBIAR FOTO podr asignar una


imagen al usuario, la cual se visualizar en el
men principal del sistema y en las secciones de
comentarios y foros de discusin.

Si en el men OPCIONES activ la opcin SOLICITAR ASIGNACION DE NIP INICIAL POR CORREO, se
omitir el contenido campo de contrasea y el campo de correo electrnico ser obligatorio, para solicitar a
ste su contrasea inicial mostrando en el cuerpo del mensaje una liga para ingresar dicha contrasea a
nombre de ese usuario.
Oprima AGREGAR si desea ingresar otro usuario o bien el icono de EDITAR (lapicito) si desea modificar algn
usuario ya existente En la opcin EDITAR se desactivar la edicin del campo USUARIO ID ya que es un
campo no modificable, de igual forma se activar la opcin de BLOQUEAR CUENTA lo cual impedir el ingreso
al software hasta quitar dicha opcin, en la versin FDA es la nica manera para prohibir el uso de la cuenta
ya que no es posible eliminar cuentas usuarios para eliminar el riesgo de tener identificaciones duplicadas.

Pgina 7 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Si desea BORRAR algn usuario oprima la


figura izquierda en forma de bote de
basura en el rengln donde se encuentra
dentro del listado. (Excepto versin FDA).

Si el usuario no se encuentra actualmente


como miembro de una ruta de aprobacin
(pasiva), en una aprobacin en proceso, es
creador de documentos o es actualmente
responsable
de
alguna
tarea
de
seguimiento o actividad, se le presentar
una confirmacin del borrado. En caso
contrario, ser necesario elegir otro
usuario como reemplazo del mismo, si aun
as desea borrar al usuario sin elegir algn
reemplazo, oprima BORRAR y en donde
sea necesario se reemplazar por el
usuario SYSADMIN, a menos que ste
comparta un mismo paso de aprobacin
activa con el usuario seleccionado, en
cuyo caso deber elegir a otro reemplazo
de manera obligatoria.

Pgina 8 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

BOVEDAS
Las bvedas son las divisiones internas de fichas dentro del software y usted debe definir cmo en
cuantas categoras es conveniente dividirla para la administrar su acceso dentro de su
organizacin ya que la contrasea de un usuario lo restringe precisamente a qu bvedas va a
tener acceso (en algunos casos de slo visualizacin y en otros de edicin y registro).
Normalmente la documentacin se divide en Departamentos y/o estatus (obsoletos, vigentes,
borradores), aunque tambin puede pensar en procesos o localidades. Recomendamos ver el
captulo inicial de PANORAMA GENERAL del manual de usuario proporcionada.
Una recomendacin es dividir su informacin en el mnimo indispensable (mientras ms sencillo
mejor), su estructura de bvedas puede ser muy funcional si las define en bloques grandes, piense
si es indispensable el dividir sus documentos en muchas secciones, es realmente informacin
confidencial?, importa mucho el restringir su acceso para un grupo de varios departamentos muy
relacionados entre sus documentos?
Quiz actualmente no lo hace as, ya que representara un esfuerzo considerable la impresin de
tantas copias, pero ahora que maneja un sistema electrnico sera lo mismo publicar un documento
para una persona que para toda la empresa.
Sin embargo, considere que un documento en pantalla (aun cuando se quiten opciones de
impresin), al igual que en papel, es vulnerable a fugas de informacin de varias maneras, por lo
que sugerimos crear bvedas CONFIDENCIALES para restringir el acceso slo a ciertos usuarios.

Ingrese al men CATALOGOS / BOVEDAS del men principal y se le presentar la lista de


bvedas existentes, oprima el botn de AGREGAR.

Ingrese el nombre de la bveda (requerido) y


opcionalmente escriba alguna descripcin de
la misma.

Seleccione para cul familia de fichas ser


utilizada esta bveda, para Documentos,
Seguimientos o Actividades segn se
describe en el PANORAMA GENERAL.

Seleccione el estatus de los documentos que


se depositarn en esta bveda (Borradores,
Vigentes u Obsoletos), las opciones
cambiarn a ABIERTOS Y CERRADOS en
el caso de las familias de Seguimientos y
Actividades.

La bveda siguiente puede indicarle a MASTERWEB a cul bveda se trasladar ese


documento despus de una aprobacin electrnica de manera automtica, o bien, como en el
caso mostrado, a qu bveda de obsoletos se enviar el documento al llegar la fecha de
expiracin de alguna ficha (en el men OPCIONES deber estar habilitada la opcin
EXPIRACION DE FICHAS VIGENTES en alguna que tenga el texto Remover al Expirar.

El responsable de bveda es el usuario que recibir avisos ya sea cuando ingrese una ficha a
esa bveda o bien cuando expire dentro de dicha bveda, y finalmente, la opcin de Permitir
Edicin de Seguimientos y Actividades le permitir a los responsables de realizar Tareas de
Seguimiento o Actividades el indicar que ya concluy esa actividad o tarea de seguimiento y
con ello librarse de los mensajes de recordatorio (no recomendado).

Pgina 9 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

En las siguientes opciones de CATALOGOS puede dar de alta los


siguientes listados, que tienen la misma mecnica de agregar
editar borrar que las secciones ya descritas, a continuacin
describimos sus funciones dentro de MASTERWEB:

GRUPOS DE TRABAJO: Son las entidades en donde residirn


los usuarios del sistema en donde se puede hacer la relacin
entre usuarios y bvedas, por cada bveda que usted haya
ingresado con el fin de limitar su acceso, indica que esa bveda
ser relacionada a un grupo de trabajo nuevo con usuarios
seleccionados para que puedan observar dicha bveda. Si usted
cuenta con la versin corporativa adicionalmente le solicitar un
LIDER de grupo, el cual podr dar de alta usuarios, bvedas pero
solo relacionadas al grupo o grupos al que sea lder.

NORMAS DE REFERENCIA: Son los estndares o


especificaciones debido a los cuales usted elabor ciertos
documentos para cumplir esos requerimientos. como la norma
ISO 9000, ANSI, UL, etc. Estos servirn para relacionarlos con
cada uno de sus documentos y hacer bsquedas posteriormente
por estos criterios normativos.

AREAS O PROCESOS: En las fichas de documentos de las


familias de seguimiento o actividades puede indicar adems de la
bveda a la que pertenecen, el rea o proceso la que est
relacionado dicho seguimiento para fines de identificacin,
agrupacin para grficas y rastreo.

TIPOS DE FICHAS: Esta es una parte importante en la


clasificacin de fichas dentro de MASTERWEB, ahora existen 4
familias de fichas en donde cada una tiene funciones adicionadas
para una mejor administracin, refirase al Manual de Usuario
Clave para que observe el detalle de estas nuevas funciones.

En esta seccin usted podr definir el Nombre del tipo de


documento, indicar si la ficha ser ocupada como documento,
seguimiento o actividad, indicar el perodo de reenvo de los
mensajes de eventos pendientes, indicar si las actividades o
tareas sern modificadas solo por el creador, indicar si al ver este
tipo de documentos se mostrar la ventana superior del titulo en
fondo color gris, que impide la impresin del documento en su
formato nativo, as como las ETIQUETAS de los campos y
botones funcionales que tendr la ficha al momento de llenarla.

Uso de formatos electrnicos: Esta funcin de poder configurar


la ficha en los nombres de los campos as como quitar campos
existentes o agregar propios le permitir disear formatos
simples (de texto, nmeros y fechas) que sus usuarios podrn
llenar cotidianamente en sustitucin de los registros en papel que
se aslan en archivos individuales, aqu solo registrarn el texto
del contenido deseado y posteriormente esa ficha con esa
informacin podr ser rastreada con el nuevo FILTRO
AVANZADO.

Pgina 10 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Campos Personalizados: Usted puede agregar campos


adicionales a cada tipo de ficha si as lo requiere, y pueden ser
tiles para hacer bsquedas a futuro con estos nuevos
campos.

En el listado principal de tipos de ficha vaya a la columna


CAMPOS PERSONALIZADOS del tipo deseado y oprima
EDITAR, se abrir la pantalla de configuracin.

Oprima el botn de AGREGAR y escriba el nombre del campo


que requiere y debe elegir tambin el TIPO DE CAMPO como
convenga, el tipo de informacin que se debe utilizar para
contestarlo, a lo cual existen las opciones de TEXTO, LISTA,
NUMERO y FECHA.

Si usted deseara que al llenar la ficha de ese tipo de


documentos, sea forzoso el llenado de este campo indique la
opcin de REQUERIDO, oprima GUARDAR y regresar a la
ventana anterior.

En el caso de haber escogido LISTA se activar en la


columna de TIPO la leyenda EDITAR y en ella usted deber
agregar a cada miembro de esa lista en el campo superior, y
oprimiendo el botn de AGREGAR.

Estos campos se agregarn de manera predeterminada AL


FINAL de la lista, si desea insertar campos en un determinado
orden, slo seleccione el crculo que se encuentra a la
izquierda del rengln donde desea hacer la insercin del nuevo
campo y oprima igualmente AGREGAR, en este caso, el nuevo
campo se colocar ENCIMA del rengln elegido.

PLANTILLAS: Usted podr definir listados preescritos que


usted normalmente escribira en listas de campos
personalizados, en copias controladas, en actividades o tareas
seguimiento. Al realizar alguna ficha usted podr elegir esta
plantilla SIEMPRE Y CUANDO NO EXISTA ALGUN
ELEMENTO YA INGRESADO EN DICHAS SECCIONES, en
cuyo caso aparecer la leyenda USAR PLANTILLA en la parte
superior derecha de esa ventana. Estas plantillas deben ser
clasificadas por su ESTILO como LISTA SIMPLE (elegibles en
copias controladas o en listas de campos personalizados) o
bien si es una TAREA o una ACTIVIDAD.

Ingrese el nombre de la plantilla y en ESTILO la seccin en


donde la podr utilizar, oprima GUARDAR.

Al regresar al listado principal vaya a la columna LISTA /


EDITAR y se presentar la pantalla donde podr agregar
miembros a esa lista, controlando inclusive el orden de estos
miembros como en la seccin anterior.

Ahora podr elegir la plantilla en fichas de actividades o


seguimientos, de manera predeterminada ser usted asignado
como responsable de cada tarea por ser el creador, y deber
editar agregar a los responsables reales cada una (quiz usted
deba borrarse de cada tarea).
Pgina 11 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

FOLIADORES: Es una herramienta para controlar los


nmeros consecutivos de cada tipo de documento en su
empresa. Esta es una funcin restringida slo para
ADMINISTRADORES.

Si por ejemplo en su empresa tiene la estructura de


claves PCC-001, donde P es de Procedimiento y CC
Control de Calidad, sugerimos dar de alta el Foliador
llamado Procedimientos de Control de Calidad. Quiz
en su empresa existen otros 3 tipos de documentos
(Manual, Instructivo y Formatos) as como 9
departamentos adicionales, por lo tendr que hacer 10 x
4 = 40 foliadores en total para cubrir todos los tipos de
documentos de cada departamento existente en su
organizacin.

Ingrese a la opcin CATALOGOS / FOLIADORES del


men principal.

Teclee el nombre del Foliador en el campo FOLIADOR


En el campo PREFIJO escriba todo aquello de su
codificacin de documentos que se encuentre a la
IZQUIERDA de su numerador consecutivo.
En el campo COMIENZA EN, escriba el numero con el
que desea empezar a controlar
la numeracin,
respetando el nmero de dgitos que utiliza actualmente
(por ejemplo 001).
En el campo SUFIJO escriba todo aquello que en su
codificacin de documentos se encuentre del lado
DERECHO de su numerador consecutivo.
En PASO indique 1 si el numerador es consecutivo o un
nmero mayor si su numeracin avanza en valores
mayores a la unidad.
En la opcin RELACIONAR TIPOS DE DOCUMENTOS
indique cules tipos de documentos podrn utilizar este
foliador, seleccione con CTRL+CLIC aquellos tipos que
usaran exclusivamente este foliador.
Debe indicar tambien a cules grupos de trabajo (grupos
de usuarios registradores normalmente) podrn utilizar
este foliador. Para esto, en la seccin RESTRINGIR A
GRUPOS DE TRABAJO, seleccione con CTRL+CLIC
aquellos grupos de trabajo (de registradores) que usarn
de manera exclusiva este foliador.
NOTA: El foliador se utiliza en el men NUEVA FICHA, al
ingresar cada nuevo registro en seguida de seleccionar el
tipo de documento deseado.

Pgina 12 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

PERFILES DE SEGURIDAD
Existen 3 tipos de permisos que puede asignar a sus usuarios, los cuales deben ser otorgados a
los usuarios dependiendo su jerarqua dentro del sistema documental, estos permisos son:

1. VER FICHAS
2. REGISTRAR FICHAS (Alta y Edicin)
3. ACTUALIZAR FICHAS
Todo usuario se da de alta una sola vez en el sistema, y ste, debe incluirse en uno o varios
grupos de trabajo, en cada grupo, un mismo usuario puede tener diferentes niveles de accin
sobre diferentes documentos.
Por lo que, un mismo usuario puede tener el permiso de VER ciertos documentos contenidos en
una bveda (quiz todos los documentos aprobados), pero en otro grupo (ALTAS) tambin podr
ingresar documentos nuevos en una bveda temporal de EN REVISION en donde la mayora de
los usuarios no tienen acceso, tal como lo muestra la siguiente figura:

Este esquema muestra un grupo seleccionado de USUARIOS CLAVE que tienen el permiso de
REGISTRAR en una bveda de EN REVISION, mientras que otros usuarios tienen el permiso de
VER documentos VIGENTES. Esto le permitir delegar responsabilidades de alta y actualizacin
de documentos en el software a ciertos usuarios sin correr el riesgo de perder el control de su
sistema documental.

En el men principal, vaya a la opcin de PERFILES DE


SEGURIDAD y ah seleccione del campo GRUPO DE
TRABAJO a algn grupo listado.

Al seleccionar a algn miembro de la lista de grupos de


trabajo se resaltarn en la parte inferior a los usuarios
miembros y a las bvedas relacionadas con ste.

Para agregar a algn otro usuario o bveda a dicho


grupo SELECCIONE CON CTRL + CLIC a dicho
elemento y oprima el botn ACTUALIZAR ACCESOS.
NOTA: En caso de no oprimir el botn de CTRL al
seleccionar usuarios o bvedas, omitir la edicin de los
permisos de los otros miembros que en ese momento se
deseleccionaron y no sern afectados con esta accin.

Pgina 13 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Aparecer la ventana de confirmacin de


la seleccin previa, en donde se mostrarn
en primer orden las bvedas por relacionar
al grupo, y en caso de oprimir ACEPTAR
esas bvedas en TOTAL sern ligadas a
dicho grupo. Si desea cancelar, oprima el
botn indicado para ello.

En la nueva ventana aparecern los


usuarios seleccionados en la ventana
anterior an cuando en el grupo quiz
existan otros usuarios adicionales ligados,
y que por motivos de seguridad, en caso
de haberse equivocado en la ventana
anterior evitar un borrado involuntario,
slo se muestran los usuarios de la
seleccin previa (esto se indica en la
leyenda superior editando 19 usuarios de
22 existentes en el grupo X, lo cual no
ocurre en el caso de las bvedas).

Aparecer en color rojo la palabra NUEVO a la derecha del rengln de los usuarios recin agregados en la
ventana anterior y deber indicar como mnimo alguna casilla para insertar efectivamente al usuario al grupo
de trabajo antes de oprimir APLICAR.

Al oprimir APLICAR le aparecer la ventana de confirmacin del ingreso, modificacin o borrado de usuarios
con privilegios hacia las bvedas seleccionadas en ese grupo y regresar a la ventana de GRUPOS DE
TRABAJO, con esta operacin los usuarios seleccionados ya podrn ingresar al sistema con los privilegios
otorgados.

PARA BORRAR USUARIOS DE UN GRUPO DE TRABAJO: En la pantalla principal seleccione el GRUPO de


donde desea omitir al usuario, abajo a la izquierda SELECCIONE al usuario que desea remover del grupo
(esto no eliminar la cuenta del usuario, solo lo deslindar de este grupo de trabajo), oprima ahora el botn
inferior de ACTUALIZAR PERFILES y aparecer la ventana donde se muestran los privilegios actuales de ste
usuario, ahora, DESACTIVE las 3 casillas de privilegios (VER, REGISTRAR y ACTUALIZAR) y para concretar
la operacin, oprima el botn inferior de APLICAR y este momento el usuario ser removido del grupo de
trabajo seleccionado.

Pgina 14 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

CREACIN DE RUTAS DE APROBACIN


Consideraciones en la creacin de rutas
Una ruta es la programacin de una secuencia de personas, a las que enviarn fichas para su
aprobacin antes de emitirlos para su consulta. Debe crear una ruta para cada combinacin
distinta de personas que aprueben cada tipo de documento de cada rea o departamento.
Una ruta puede ser serial (personas en pasos consecutivos, el orden de recepcin depende que se
complete el paso anterior), paralela (varios usuarios en un solo paso, todos reciben el documento
al mismo tiempo, y pueden responder en cualquier orden), o una combinacin de ambas (esto se
lograria al configurar pasos con una o varias personas dentro).
Es muy recomendable asignarles nombres simples y claros a las rutas para facilitar la decisin de
los usuarios, de entre varias rutas, de a cul ruta sera enviada una ficha determinada, esto
minimizar los posibles errores por parte de los usuarios para stos envios.
Comnmente, todos los documentos de un mismo departamento los aprueban las mismas
personas, por lo que las rutas podrn llamarse como cada departamento de su empresa (Calidad,
Produccin, Compras, etc.). Pero tambin las combinaciones pueden variar segn el tipo de
documento, por ejemplo, quiz los formatos de ingeniera se aprueban por personas diferentes a
los planos de esa misma rea, por lo que habra que generar por lo menos 2 rutas, Formatos
Ingeniera y Planos Ingeniera y as sucesivamente.
Ejemplo: Los documentos del rea de ensamble son emitidos por 6 o 7 personas, pero todos los
documentos, sea cual sea el tipo, son revisados por 2 Jefes de Turno y por el Gerente de
Ensamble. El documento impreso actual contiene 4 firmas, Elabor, Revis (2 personas) y
Aprob, al final se requiere que 10 personas estn notificadas del cambio.
Las consideraciones clave para crear su ruta de aprobacin son las siguientes :

Si todos los documentos del rea pasan por esas personas siempre, recomendamos nombrar
la ruta como ENSAMBLE.

El emisor del documento no forma parte de la ruta en si, el software registra quin fue el
emisor de cada ficha para aprobacin.

El primer paso puede llamarse Revisin Inicial y contendr a los 2 jefes de rea, ya que el
orden en que se firme realmente no es importante.

Pgina 15 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

En MASTERWEB, en cada paso en donde incluya ms de una persona existe la posibilidad de


indicar el nmero de Aprobaciones Requeridas (cantidad de personas que requieren aprobar en
el paso para que el documento pueda avanzar) y Rechazos Requeridos (cantidad de usuarios
que deben rechazar para regresar el documento al Emisor), lo cual depende si el documento
requiere ambas aprobaciones, o bien es suficiente con una aprobacin aunque el otro aprobador
rechace. En el ejemplo se requiere que ambos jefes de turno aprueben, indique 2 en ambos casos.
En seguida pasar al Gerente que debe aprobar bajo consentimiento previo de los jefes de turno, a
ese paso le llamaremos Aprobacin Gerencial.
Al aprobar el Gerente seguir a Control de documentos como responsables de publicarlo (quiz
existan copias en papel), por lo recomendamos incluir a esta rea en el ltimo paso de cada ruta. A
ese paso le pondremos el nombre de Asignar Bvedas.
En MASTERWEB se hace necesario indicar las posibles decisiones que puede tomar un usuario
en cada paso (aprobado o rechazado) as como las reacciones que debe tener el software
dependiendo de dichas decisiones, las cuales pueden ser:
APROBADO

RECHAZADO

Descripcin de Reacciones

No Accin Adicional

No Accin Adicional

- Enva el documento al siguiente paso sin ningn


mensaje o aviso

Notificar al Originador

Notificar al Originador

- Enva un correo al emisor avisando que el paso ha


sido completado

Notificar a Aprobadores Previos

Notificar a Aprobadores Previos

- Enva un correo a los aprobadores incluidos en la


ruta, solo en pasos anteriores

Notificar a Todos los Aprobadores

Notificar a Todos los


Aprobadores

- Enva un correo a TODOS los aprobadores


incluidos en la ruta (anteriores y previos).

Aprobacin Final y Asignar Bvedas


(requerido incluir en algn paso de [No Aplica]
la ruta)

- Marca al documento como Aprobado va


Electrnica y permite la asignacin de fechas de
Aprobacin, Emisin y Expiracin y tambin
pregunta a cul bveda ser cambiado el documento
recin aprobado as como a donde enviar a la
versin anterior.

La accin NOTIFICAR ENVIAR CORREO es una opcin especial que se puede anexar en una
ruta slo para fines de enviar un correo electrnico a ciertas personas tras haberse completado
una aprobacin, los integrantes incluidos en ese paso en realidad NO PUEDEN aprobar como tal,
y no es necesario tampoco asignarles un perfil de aprobador en su grupo de trabajo, es slo una
notificacin automtica va correo electrnico.
La asignacin de Acciones y Reacciones deber ser de acuerdo a sus necesidades, de acuerdo al
ejemplo le recomendaramos:
Paso 1: Si existen las 2 aprobaciones, pasar al siguiente paso sin ninguna accin adicional, si se
rechaza, enve un correo al emisor.
Paso 2: Si se aprueba, igual que el anterior, si se rechaza debe enviar un correo al emisor y al
aprobador previo para notificacin del mismo.
Paso 3: El encargado de control de documentos lo cambiar de bveda, (de BORRADORES a
Produccin quiz) y enviar la versin anterior a Obsoletos, tambin indicar las fechas de
Aprobacin, Emisin y Expiracin (opcional), adems de enviar un correo al emisor indicndole
que el proceso ya ha terminado, en este paso realmente el encargado de control de documentos
no podra rechazarlo en s.
Paso 4: Notificacin, al terminar el ciclo, se enviar un aviso a estas personas que el documento
contenido ya fue aprobado.

Pgina 16 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

El proceso descrito se ilustra en la figura anterior, al concluir la aprobacin, se generar en el


software un registro histrico de esta aprobacin del documento, as como el reemplazo de la
versin anterior (si es que existiera). Por lo que ahora podr ser consultado por aquellas
personas que, por su grupo de trabajo, tienen acceso a la bveda de Produccin, y ms an, el
administrador documental, podr colocarlo en una CARPETA de documentos en donde pueden
estar organizados por tipo, proceso, etc.

Ingrese a la opcin RUTAS Y APROBACIONES/


EDICION DE RUTAS del men principal y oprima el
botn de NUEVA e ingrese el nombre para la nueva
ruta. (hasta 50 caracteres).

Seleccione el nmero de pasos totales en su ruta, si


posteriormente desea cambiar el nombre o el
nmero de pasos en la ruta, deber borrar la anterior
y generarla de nuevo.

Indique en la opcin inferior si el ltimo paso de la


ruta ser de notificacin (en dado caso, en el ltimo
paso slo se le preguntar a qu usuarios agregar
en este paso).

Opcional, si usted desea restringir el uso de esta ruta


a cierto grupo de usuarios (normalmente usuarios
clave), seleccione con CTRL+CLIC a cada grupo que
tendr disponible esta ruta, si no selecciona ningn
grupo, la ruta estar disponible para todos los
registradores de su organizacin.

Opcional, si usted desea que los documentos


rechazados en la ruta se enven a cierta bveda,
seleccione la propia en el campo Enviar rechazados
a la bveda.

Pgina 17 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Al oprimir CONTINUAR se presenta la edicin


del paso consecutivo, en donde deber indicar
el NOMBRE del paso.

Seleccione con CTRL+CLIC en la seccin


inferior izquierda aquellas personas que
formarn parte de este paso.

Si desea que los integrantes de este paso a su


vez puedan agregar a otros miembros durante
las
aprobaciones,
indique
la
opcin
correspondiente.

En la seccin ACCIONES DEL PASO indique


qu acciones desea que ocurran al definir un
veredicto por parte de los miembros del paso.

Puede poner un tiempo lmite para que los


integrantes de este paso puedan dar un
veredicto, oprima el botn Poner tiempo
lmite y aparecer la siguiente ventana:

En ella slo indique el(los) usuario(s) a los que


se trasladar la aprobacin despus del tiempo
lmite para completar el paso (concretar el
mnimo de aprobaciones o rechazos) por parte
de todos los miembros de este paso.

Contine sucesivamente hasta concluir todos


los pasos de la ruta (recuerde que en alguno
de los pasos de la ruta debe incluir la accin
APROBACION
FINAL
Y
ASIGNAR
BOVEDAS ya que sin ella la ruta no podr ser
concluida).

Si usted seal que el ltimo paso ser de


notificacin, se mostrarn todas las acciones
inhabilitadas y el nombre del paso ser
Notificacin, y slo deber incluir a los
usuarios que usted desee sean notificados con
un correo electrnico al finalizar la aprobacin,
en cuyo mensaje aparecer una liga para ver
los documentos recin liberados.

Oprima FINALIZAR y la ruta ser concluida.

Si en el futuro usted quisiera eliminar alguno


de los pasos ya configurados podr hacerlo
con el cono de BORRAR (icono en forma de
bote de basura) ubicado a la izquiera del
nombre del paso respectivo.

De igual manera si usted desea agregar algn


paso posteriormente puede hacer uso de la
opcin INSERTAR PASO lo cual ubicar al
nuevo paso ENCIMA del paso seleccionado.
Pgina 18 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

CREACIN DE CARPETAS
Al tener su documentacin dentro de MASTERWEB, usted podr organizarla en carpetas electrnicas en una
forma intuitiva para facilitar la localizacin de informacin por parte de su personal.
Puede crear un nmero ilimitado de carpetas de acuerdo a sus necesidades de publicacin. Una carpeta debe
estar contenida en una Bveda y por ello, slo los usuarios que tengan privilegio de ver esa bveda podrn ver esa
carpeta y es posible introducir ms de una carpeta en una bveda.
Las carpetas tienen la propiedad de poder incluir en ellas VINCULOS de documentos localizados en otras bvedas
y con ello permitir el acceso de documentos seleccionados de otras bveda a los usuarios que normalmente no
deben tener acceso a TODOS los documentos de esas otras bvedas.

Para agregar una nueva carpeta ingrese en la


opcin EDICION DE CARPETAS del men
principal y se presentar la pantalla de la izquierda.

Oprima el botn de AGREGAR.

Escriba el nombre de la carpeta.

Seleccione en qu bveda desea colocar la carpeta


y con ello le otorgar el acceso a los usuarios que
pueden ver el contenido de sta bveda.

Oprima GUARDAR y regresar a la ventana


anterior.

Si posteriormente desea cambiar el nombre de esta


carpeta, oprima el icono en forma de lapiz (editar),
o bien si desea borrarla, oprima el icono en forma
de bote de basura (borrar).

Puede usted COPIAR la estructura de sus carpetas


para ahorrar tiempo en la creacin de varios
ejemplares similares cambiado los documentos o
simplemente ajustando las diferencias en lugar de
crear nuevas carpetas, para ello oprima el icono de
COPIAR de la izquierda de la carpeta deseada.

Agregando Subdivisiones a la Carpeta


La divisin bsica dentro de una carpeta son los ENCABEZADOS, los cuales tienen la misma
funcin que los subdirectorios de una PC. En estos encabezados podr incluir a su vez a otros
encabezados o documentos y lograr la distribucin que desee para que sus usuarios localicen
fcilmente sus documentos.

D clic sobre el nombre de la carpeta y aparecer la siguiente ventana:

Pgina 19 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

En la parte superior aparecern 2 secciones,


para AGREGAR ENCABEZADOS o AGREGAR
DOCUMENTOS.

Los encabezados son las subdivisiones


internas de la carpeta, tal como los directorios y
subdirectorios en su PC, oprima el botn de
AGREGAR ENCABEZADOS aparecer la
ventana inferior preguntando por el nombre del
mismo.

Oprima GUARDAR y regresar a la pantalla


anterior agregando dicho encabezado en la
lista del nivel raz de la carpeta.

El orden de stos ser conforme usted los


agregue a la carpeta, y no en orden alfabtico
como se acostumbra en su PC, con lo cual
usted podr priorizar la jerarqua de los
encabezados segn su importancia de uso. Al
agregar objetos stos se colocarn en la ltima
posicin de la lista. Si usted desea INSERTAR
algn encabezado entre 2 encabezados
previamente guardados solo SELECCIONE EL
CIRCULO que se localiza a la derecha del
nombre de ese rengln en donde desea
insertar el nuevo encabezado, y al agregarlo a
la lista se colocar por encima del rengln
seleccionado.

Para agregar contenido DENTRO del nuevo


encabezado solo d clic en el nombre de ste y
se desplazar al nivel inferior y podr agregar
igualmente nuevos encabezados y/o nuevos
documentos en sus subniveles. Al avanzar en
los subniveles usted podr observar la ruta de
los subniveles avanzados en la barra superior,
y podr regresar al nivel que desee dando clic
en su respectivo vnculo.

Para EDITAR el nombre del encabezado, slo


d clic en el icono en forma de carpeta de la
izquierda del encabezado que desee.

Al agregar DOCUMENTOS se mostrar la


funcin VER TODOS del cual podr hacer uso
de los filtros de clave, ttulo o bveda para
localizar su documento, ah seleccione la
casilla de la izquierda para todos aquellos
documentos que desee integrar a la carpeta
actual y sern agregados en el orden de la
clave y revisin. Para cambiar el orden aplica
tambin la funcin de INSERTAR al igual que
en los encabezados.

Oprima GUARDAR para concluir el proceso.


Pgina 20 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Restriccin de Acceso por Usuario


Utilizando el Icono de BLOQUEO (Llave amarilla)
Podr restringir el acceso de usuarios
individuales a carpetas seleccionadas en una
misma bveda (pestaa azul) an cuando de
manera regular algn usuario tenga acceso a
dicha bveda.

De clic en el Botn Bloqueo de Accesos a


Carpetas (Llave amarilla), A continuacin se
le presentara una ventana con un listado de
todos los usuarios registrados en Masterweb.
Si en el listado no hay ningn usuario
seleccionado, significa que tendrn acceso a
la carpeta todos los usuarios con permisos en
la bveda .

De la lista mostrada, se podran seleccionar a


los usuarios que exclusivamente tendrn
acceso a la carpetas (para seleccionar a mas
de un usuario mantenga presionada la tecla
Ctrl). Los usuarios no seleccionados no
tendrn acceso a la carpeta incluso si tiene
permisos aunque sea de la misma bveda.

Una vez seleccionados los usuarios, damos


clic en Guardar.

Con esta funcin podr abreviar la cantidad


de grupos de trabajo que fueron generados
para restringir el acceso a stas carpetas.

Pgina 21 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

CAMBIO Y RECUPERACIN DE CONTRASEAS

Para su ingreso, el administrador del software le asigna a usted un usuario ID y una contrasea inicial (NIP),
que podr cambiar al recibir un correo electrnico con una liga para realizar el cambio o ingresando al sistema
y en el men principal de la izquierda oprima la opcin de CAMBIAR NIP y aparecer una pgina como se
muestra a continuacin :

Cambio de contrasea (NIP)

Dentro, indique su contrasea actual, la nueva y su


confirmacin.

Si le lleg a usted un correo electrnico con una


liga oprmala y no aparecer la leyenda de NIP
ACTUAL.

Al concluir oprima el botn de GUARDAR y podr


ingresar al sistema con su nueva contrasea.

Si tiene problemas para ingresar con su nueva


contrasea oprima el botn CONTACTENOS de la
parte inferior izquierda para notificar al
administrador del programa en su organizacin.

La versin FDA de su sistema MASTERWEB


cuenta con un esquema de seguridad reforzada en
donde sus contraseas se encuentran encriptadas
con algoritmo HASH y requiere renovarlas cada
30,60 o 90 das dependiendo de la configuracin
que haga su administrador, esto se le solicitar de
manera automtica.

Usted contar adems con 2 contraseas, una para


ingresar al software y otra para realizar sus
aprobaciones, los procesos de ingreso y
aprobacin son idnticos a la versin estndar, solo
que en la aprobacin se le requiere de la segunda
contrasea.

De inicio usted deber definir su contrasea inicial


a travs de un correo electrnico avisndole del
mismo, y al hacerlo, cada movimiento realizado
sobre su cuenta ser registrado en un reporte
especial para asegurar la confidencialidad del
mismo.

Ingrese sus contraseas como se le solicita, y esta


prohibido igualar sus contraseas de aprobacin e
ingreso e igualara con la contrasea previa.

Cambio de contrasea para versin FDA

Pgina 22 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Recuperacin de Contrasea
En caso de olvidar su contrasea puede recuperarla
siguiendo los siguientes pasos:

Abra la pagina principal Masterweb, de clic en


Olvid su contrasea?, aparecer una ventana
de Recuperacin de Contrasea.

En la Pantalla de Recuperacin de Contrasea


escriba el Usuario ID con el que esta registrado en
su sistema y despus de clic en Enviar a
continuacin el sistema enviar un correo
electrnico a la direccin registrada en su
Masterweb en donde podr consultar su
contrasea.

Consulte su correo electrnico, ah tendr un nuevo


correo que le proporcionara su contrasea de
acceso.

Pgina 23 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

REGISTRO DE FICHAS
Del men principal oprima la opcin NUEVA FICHA y seleccione la familia de ficha que corresponda, ya sea de
la familia DOCUMENTOS, SEGUIMIENTOS, ACTIVIDADES o COMPETENCIAS y a continuacin en el campo
TIPO DE DOCUMENTO se le listarn los tipos de fichas configurados para la familia elegida, elija tipo de ficha
de su preferencia (en caso de no estar listado, solictelo a su administrador), tomaremos como ejemplo inicial el
tipo PROCEIDMIENTO de la familia DOCUMENTOS.
Segn su eleccin, se presentar una ficha de registro con la presentacin de campos que su administrador
dise para el tipo de ficha seleccionado.
Usted debe llenar como mnimo los campos CLAVE, BOVEDA y TITULO, si en la parte inferior aparecieran
campos adicionales con letra ROJA, tambin deber llenarlos para poder guardar esta ficha.
Para indicar la CLAVE de una ficha puede hacer uso de un foliador de fichas, seleccionando de la lista el folio
de su departamento o rea que desea ingresar (configurado por el administrador del software) y el sistema le
dar la clave y el siguiente nmero consecutivo de manera automtica, en caso de no ser satisfactorio podr
escribir la clave completa manualmente oprimiendo el propio rtulo de CLAVE (en color rojo) de la izquierda.
Adjuntar archivos auxiliares que
forman parte del principal.
Ligar con fichas terceras
Indicar lista de copias impresas
Relacionar ficha con normas.

Los campos no explcitos de la ficha se indican a continuacin:


o BOVEDA: Es una categora principal para dividir todas las fichas de su sistema y es donde residirn dentro de la
base de datos del sistema para fines de resguardo fsico y la disgregacin de accesos, segn donde elija
depositar alguna ficha, se definir qu otros usuarios tienen acceso a sta y con qu privilegios, se le mostrarn
en la lista aquellas bvedas relacionadas a su grupo de trabajo en donde cuenta con privilegios de registrar.
o ADJUNTAR ARCHIVO: Esta es una de las partes importantes de la ficha, el adjuntar el archivo electrnico
resguardar en su servidor el archivo que usted ingrese y ste se aprobar y se publicar a sus usuarios de
manera controlada, solo oprima este hipervnculo y le aparecer la ventana con un LOCALIZADOR de archivos
(botn EXAMINAR) y al localizar este archivo dentro de su PC, d doble clic y al oprimir el botn ADJUNTAR
archivo se le presentar la confirmacin del guardado del mismo, en caso contrario repita la operacin (se
toleran archivos de hasta 20 megas, lo cual no recomendamos por el tiempo que puede tomar al programa el
desplazar este archivo desde el servidor hacia sus usuarios). En el caso de las fichas de seguimiento y de
actividades, el anexar un archivo es opcional, en las fichas convencionales, este puede ser un campo requerido
antes de guardar la ficha correspondiente, y en algunos otros casos puede no adjuntar el archivo electrnico si
no lo tuviera, pero si generar la ficha para fines de listarlo en sus listas maestras.

Pgina 24 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

o PDF IMPRIMIBLE / NO IMPRIMIBLE: Algunos sistemas estn habilitados para hacer la conversin de sus
archivos a formato PDF (requiere la adquisicin de un convertidor de archivos a formato PDF en el servidor) con
esta funcin puede impedir la impresin, permitirla en algunos casos por ejemplo los formatos, y permitir o
bloquear la extraccin de texto de sus archivos publicados o ponerle una marca de agua.
o NOTAS: Esta diseado para que usted indique los cambios entre una versin y la anterior, o bien puede usarlo
para indicar palabras clave para la bsqueda de alguna ficha (como en los buscadores de Internet) y sus
usuarios puedan localizar este archivo por esas palabras que quiz no estn incluidas en el titulo del mismo.
o FECHAS (Alta, Aprobacin o Cierre, Emisin, Publicacin y Expiracin): Recomendamos no indicar estas fechas
en el alta de fichas nuevas a menos que si tengan una fecha fija en cualquiera de stas, para fines del programa,
la fecha de ALTA es el da efectivo donde usted ingres esta ficha dentro del sistema, no es modificable, la
APROBACION es cuando se concreta la firma de todos los aprobadores, esta misma fecha es utilizada en las
familias de Seguimientos y Actividades y cambia el nombre de la etiqueta a CIERRE que es la fecha formal de
cierre del problema o actividad principal indicado en la ficha (al concluir la ruta de aprobacin electrnica se
imprime sta en la ficha de manera automtica), la EMISION (o puede cambiarle el nombre en la configuracin
de TIPOS DE FICHAS) es una fecha auxiliar diferente a la aprobacin o cierre que puede serle til con otro
nombre, puede omitir la presentacin de esta fecha auxiliar si as lo requiere. La PUBLICACION es una fecha
opcional que puede configurar para indicar la fecha en donde fue emitido a los usuarios internos. La
EXPIRACION indica el fin de validez de la misma, en el men OPCIONES del programa, el administrador puede
indicar que al llegar esta fecha le avise al creador de la ficha y al responsable de la bveda de esta ficha, de la
cercana de esta fecha n das antes de que suceda y que al llegar este da cambie la ficha de manera
automtica a la bveda OBSOLETOS (o a la bveda siguiente) que le corresponda.
Campos Personalizados: Si en la parte inferior aparecieran ms campos por llenar, significa que el
administrador del sistema los adicion al tipo de ficha elegido por usted (no indicados en la figura), sern
requeridos aquellos campos indicados con letra ROJA.
Archivos Auxiliares: Son archivos electrnicos que forman parte del archivo principal y que normalmente no
son visualizados por los usuarios, sino depositados para fines de respaldo por si llegaran a ser utilizados en el
archivo principal en las actualizaciones futuras, por ejemplo, diagramas de MS Visio, dibujos de Autocad,
archivos de MS Project, etc. Oprima el botn de EXAMINAR y vaya agregando tantos archivos necesite en la
ficha, al hacerlo se mostrar el nombre del archivo en la lista y podr verlos dando clic sobre este nombre.
NOTA: Es comn encontrar casos donde se consideran
a los formatos u otro documento auxiliar como anexos
de una ficha de un procedimiento, por ejemplo, para lo
cual recomendamos no considerar este tipo de
documentos como AUXILIARES, ya que sos
documentos por si mismos son considerados por la
norma ISO como otro nivel de documento, lo que hace
necesario crear una ficha aparte, con claves y revisiones
independientes esto le ahorrar actualizaciones no
necesarias de una ficha por cambios en sus anexos.
Fichas Ligadas: Su funcin es mantener una relacin estrecha de la ficha actual con otras fichas que pudieran
ser afectadas por cambios en alguna de las partes. Esta liga es BILATERAL (en la ficha ligada tambin se
relacionar con la actual), estas ligas se actualizan en automtico al ser aprobada cualquiera de las fichas
ligadas va ruta de aprobacin electrnica, mostrando la ultima versin aprobada.

Pgina 25 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Oprima el botn de AGREGAR y aparecer el buscador de


LISTA COMPLETA.
Seleccione los documentos que desea ligar al documento
que est registrando indicando en la casilla a la izquierda
del documento (como requisito, el documento a ligar ya
deber estar registrado previamente en MASTERWEB)
oprima ENTER en su teclado o bien el botn inferior de
AGREGAR LIGAS.
Copias Controladas: Aqu debe indicar a quienes se les
otorgar EN PAPEL una copia del documento (personas
externas o reas que no cuenten con PC). Solo escriba el
contenido y oprima AGREGAR para cada incidencia,
puede borrar cada insercin con el botn izquierdo de
BORRAR. Puede utilizar tambin una plantilla de lista
simple previamente configurada por el administrador para
evitar teclear listas de distribucin repetitivas, esta opcin
solo se habilita si no hay copias capturadas.

Normas Relacionadas: Puede relacionar cada documento


con algn punto de alguna norma o especificacin interna.
Solo oprima el botn de AGREGAR y al aparecer el
buscador de VER TODOS seleccione la norma relacionada
y oprima ENTER o el botn de ACEPTAR para cada
incidencia, puede borrar cada insercin con el botn
izquierdo de BORRAR.

FICHAS DE SEGUIMIENTOS: Si usted selecciona


NUEVA FICHA / SEGUIMIENTO se activar
adicionalmente el botn SEGUMIENTO en la ficha,
adems de agregar a la ficha los campos AREA o
PROCESO y PRIORIDAD, y se quitar el campo
REVISION (ya que un problema solo se necesita
REABRIR en un futuro cambindolo de bveda de
seguimientos cerrados a abiertos, no obteniendo
varias revisiones del mismo como en el caso de la
familia de documentos).
El rea o proceso es un campo que servir para
filtrar con este criterio asi como agrupar este evento
por rea dentro de los diagramas de Pareto del men
ESTADISTICAS.
El campo PRIORIDAD le servir para filtrar de una
lista de PENDIENTES cules fichas tienen una
prioridad de respuesta mayor que otras.
Al oprimir el botn SEGUIMIENTO se abrir en una
ventana sobrepuesta la lista de todas las tareas
programadas para eliminar ese problema detectado.

Pgina 26 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Al oprimir AGREGAR TAREA se presentar la ventana de


edicin de la misma (pantalla izquierda). Y en sta debe
especificar la DESCRIPCION de la tarea, una FECHA de cierre
solicitado, el costo y los responsables de la misma (agregando
tambin periodos de notificacin detallados ms adelante).
Los campos de DESCRIPCION, FECHA COMPROMISO Y
RESPONSABLES son requeridos.
La edicin posterior del AVANCE, la DESCRIPCION, la
FECHA y el COSTO puede realizarla el creador de la misma,
pero en el mdulo de OPCIONES, el administrador puede
elegir que tambin los usuarios asignados como responsables
de la misma puedan modificar estos parmetros.
Si usted no ha agregado alguna tarea a esta ficha, puede elegir
una plantilla de tareas preescritas con la opcin superior USAR
PLANTILLA, en donde se agregarn a la ficha en automtico
dicho listado de tareas, en cada tarea ser asignado usted
como responsable, ingrese a editar cada tarea para asignar los
responsables reales de cada tarea de la plantilla elegida.
Al GUARDAR estos datos, se regresar a la pantalla anterior y
aparecern todas las tareas ingresadas, separadas por
secciones de color (azul y morado) y en cada seccin una
barra de herramientas, en donde puede indicar para cada tarea
ingresada:
- Adjuntar archivos como evidencia del cumplimiento.
- Agregar comentarios de rplica.
- Editar la descripcin, la fecha solicitada inicialmente y el
AVANCE (en %) actual.
- Borrar toda la tarea, replicas y documentos (nicamente por los
administradores y lderes de grupo)
- Modificar los responsables y sus perodos de notificacin.
Para consultar a los responsables asignados inicialmente,
oprima el icono de persona caminando, y se mostrar la lista
indicando la frecuencia de las notificaciones para cada
responsable.
Oprima el botn AGREGAR para anexar mas responsables y
se le presentar la lista de usuarios, en ella seleccione a los
usuarios que desee e indique en las casillas la frecuencia de
avisos por correo electrnico que se le enviarn a stos, si al
guardar la tarea, cada n das (acorde a los das de reenvo de
mensajes en la configuracin del TIPO DE FICHA) y/o
invariablemente al llegar la fecha compromiso.
Los mensajes pueden tener frecuencias distintas para cada
usuario, por ejemplo notificar a un responsable cotidiano cada
n das y al supervisor de ste solo si no se cumple la tarea al
100% en la fecha compromiso. Para ello, primero agregue slo
al responsable como se describi, luego oprima GUARDAR y
AGREGAR de nuevo, ah seleccione al supervisor y solo djele
solo la notificacin en la fecha compromiso.

Pgina 27 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Las notificaciones cada n das y en la fecha


compromiso se omitirn despus de que la tarea tenga
un avance del 100%.

Para ADJUNTAR ARCHIVOS de evidencia del


cumplimiento de la tarea, oprima el icono de clip y en
la nueva ventana oprima EXAMINAR, localice los
archivos deseados y oprima ANEXAR ARCHIVO, y
cada archivo anexado se mostrar en la lista de la
parte inferior con la fecha y el nombre de la persona
que lo anex, ah puede borrar cada uno con el icono
de la izquierda u observarlos dando clic sobre el
nombre del mismo. Al regresar a la ventana principal
de seguimiento, si se han adjuntado archivos a cada
tarea, aparecer FLASHEANDO el icono de
ADJUNTAR.

Los COMENTARIOS DE REPLICA pueden indicarlos


cualquier usuario que tenga acceso a la bveda en
donde esta ficha reside, permitiendo enriquecer de
informacin o comentarios al problema en cuestin, en
cuyo caso se enviar un mensaje por correo al creador
de la tarea con dicho comentario de rplica.

Oprima el icono de COMENTARIOS y aparecer la


ventana de la izquierda, donde se registrar el
comentario, el usuario que lo indic y la fecha y hora
del mismo, la nica persona que puede editar un
comentario es el propio creador del mismo, ni siquiera
el administrador tiene acceso a la modificacin de
dicho comentario, sin embargo, el administrador y el
creador pueden BORRARLO de la tarea si fuera
necesario.

Si usted estuviera asignado como responsable en


alguna tarea que no est a un 100% de avance, se
activar en el men principal de la izquierda la opcin
SEGUIMIENTOS PENDIENTES y al ingresar a ella
puede ir directamente a la ficha del seguimiento en
donde es participe.

Usted podr agregar varios archivos y comentarios de


rplica a la tarea, y si el administrador lo permite, usted
como responsable de sta, podr modificar el avance o
modificar la fecha compromiso, si lo hiciera, se enviar
un correo al creador de la tarea con los datos que
usted haya modificado en ella.

Al llegar cada tarea al 100% se notificar al creador de


la tarea y cesarn los mensajes a los responsables.

Al llegar TODAS las tareas al 100%, la ficha del


problema deber ser enviada a aprobar para su cierre
formal y podr auditarse su si se enva a aprobar de
manera electrnica (cambiarlo de bveda a AC
CERRADAS por ejemplo).

Pgina 28 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

FICHAS DE ACTIVIDADES: Si usted selecciona NUEVA FICHA / ACTIVIDAD se activar adicionalmente el botn
PROGRAMACION y a su vez el botn SEGUMIENTO en la ficha (descrita su funcin anteriormente), adems de
agregar a la ficha los campos AREA o PROCESO y PRIORIDAD, y se quitar el campo REVISION (ya que en esta
familia, al igual que en los seguimientos tampoco no es necesario).

Al oprimir el botn de PROGRAMACION se


presentar la pantalla de la izquierda en donde usted
podr programar en fecha las actividades repetitivas
que usted realizar en fechas especficas o en
periodos de tiempo cclicos repetitivos.

Al oprimir AGREGAR ACTIVIDADES se presentar


la ventana de edicin de la misma (pantalla inferior).
Y en sta debe especificar la DESCRIPCION de la
actividad, indicar si es de una ocasin o si es
repetitiva cada N meses y N das.

En donde dice FECHA INICIAL indique la fecha de la


siguiente ejecucin, y en el caso que sea una
actividad repetitiva podr indicar una FECHA FINAL,
la cual significa que a partir de esa fecha final
cesarn los mensajes de aviso de esa actividad
repetitiva, tambin podr indicar opcionalmente el
COSTO de la misma.

Debe indicar a los RESPONSABLES de la actividad


puede elegir varios responsables con CTRL+CLIC,
debajo de stos, se encuentra la seccin
de
NOTIFICACIONES, seale las opciones que
convengan para esta actividad, invariablemente
MASTERWEB notificar en todos los casos a los
responsables cuando llegue la fecha compromiso y
la actividad no haya sido CONCLUIDA.

Al GUARDAR esta actividad, se regresar a la


pantalla anterior y aparecern todas las tareas
ingresadas, separadas por secciones de color (azul y
morado) y en cada seccin se presentarn los iconos
de EDICION o BORRADO de cada actividad as
como los datos de Periodicidad, Solicitante, Estatus
(realizada o no realizada), Fecha Final, Fecha
Siguiente y Fecha Final si aplica.

Si usted no ha agregado alguna actividad a esta


ficha, puede elegir una plantilla de actividades
preescritas con la opcin superior derecha USAR
PLANTILLA (solo se activa al no tener alguna
actividad previamente registrada) seleccione la
plantilla que desee y confirme la seleccin, al hacer
esto se agregarn de manera automtica cada
actividad listada en la plantilla. De manera
predeterminada usted ser asignado como
responsable de todas ellas, ingrese a editar estas
actividades una por una para asignar manualmente a
cada responsable y fechas de cumplimiento segn
corresponda.

Pgina 29 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Una vez programada la actividad, los responsables o usted mismo como solicitante podrn ver la lista de fichas
con actividades pendientes en el men principal PENDIENTES / ACTIVIDADES en la cual se mostrar el listado
de fichas con actividades programadas, y en caso de que alguna de ellas est vencida aparecer en color rojo la
FECHA SOLICITADA DE CIERRE.
Si usted deseara que TODAS las actividades listadas mostrarn los detalles as como la actividad seleccionada,
vaya a la opcin ESTILO DE LISTA de la parte superior izquierda y seleccione el estilo DETALLES.
Podr filtrar el listado por AREA o PROCESO por los RESPONSABLES o SOLICITANTES o por PRIORIDAD.
Al dar clic en algn miembro de la lista se desplegar en la parte inferior las actividades individuales de la ficha
con sus responsables, la fecha solicitada de cierre de cada una y el icono en forma de CLIP para ADJUNTAR
ARCHIVOS como evidencia del cumplimiento de la misma, o podr ingresar comentarios de rplica en el cono
de persona hablando (en esa misma seccin podr consultar todos los comentarios realizados por otras
personas sobre dicha actividad. En algunos casos mostrar una PALOMITA VERDE, indicando que ya ha sido
concluida, tome atencin de las actividades que tengan el circulo rojo parpadeante, que son las actividades
inconclusas, en esa figura, si el administrador se lo permite, usted podr CONCLUIR la actividad oprimindolo y
confirmando la fecha y hora de la conclusin.
Si usted es el solicitante o un administrador del Sistema le
aparecern adicionalmente los iconos de EDITAR o BORRAR
ACTIVIDAD, adems claro, de poder de CONCLUIR LA
ACTIVIDAD en la figura del crculo rojo parpadeante.
Al oprimir el crculo ROJO, se le presentar la ventana de la
izquierda en donde usted podr indicar algn comentario del
cierre, y modificar el costo asignado a la actividad, sus datos
sern grabados como evidencia del cumplimiento.
En el listado de ACTIVIDADES PENDIENTES se actualizar la actividad con una palomita verde indicando que
ya fue realizada la misma y podr ver los detalles del cierre dando clic sobre la misma. En este paso, si usted
fuera administrador del software podr modificar la fecha de conclusin de la tarea a peticin de los
responsables de la misma.
En aquellas actividades en donde se haya elegido que la periodicidad es cclica cada n meses y n das,
cada iteracin es considerada como un EVENTO mas de dicha actividad.

Usted podr ver el historial de eventos de una


actividad en el detalle de la ficha, en el botn
PROGRAMACION (ver imagen superior), mostrando
en renglones independientes la fecha de realizacin,
el costo, y los archivos adjuntos y comentarios para
cada evento realizado en distintas fechas para la
misma actividad.
La operacin de estos eventos se realiza de manera
idntica a las actividades de una sola ocasin, el
borrado, edicin y archivos adjuntos de las mismas
se manejaran de manera independiente en cada
evento del historial.

Pgina 30 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

FICHAS DE COMPETENCIAS: Esta familia de fichas Administra y conserva los registros de las actividades
propias del proceso de competencia de su personal como capacitacin, certificaciones, maestras, etc.

En esta familia de ficha se encuentra el


campo revisin, el cual podemos entender
como la revisin del curso o capacitacin a
realizar.
En el campo duracin podr capturar el
nmero de horas que dura la capacitacin,
maestra, curso, etc, segn sea el caso.

D clic en el botn ASISTENTES y se


mostrar la ventana donde podr indicar a
los usuarios que participarn en esta
sesin.
D clic en el botn AGREGAR y podr
observar una ventana con un listado de los
usuarios, seccione a los usuarios que
recibirn la capacitacin (para una
seleccon de mltiples usuarios presione
CTRL+Clic).

En el campo FECHA PROGRAMADA,


indique el da y hora donde se llevar a
cabo la capacitacin.
Tambin podr
registrar el LUGAR donde la capacitacin
as como el Nombre del INSTRUCTOR,
tambin tendr disponible un campo de
COMENTARIOS.
En la parte inferior se encuentran las 2
opciones de notificacin, En la opcin
Notificar al guardar los usuarios recibirn
un correo electrnico que les avisar de
curso. La segunda opcin Notificar cada X
das avisara peridicamente a los usuarios
antes de la fecha de la capacitacin.
Notificar en la fecha programada avisar a
los usuarios el da programado de la
capacitacin.
Para finalizar oprima el botn GUARDAR.

Pgina 31 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Una vez registrados los asistentes, el


sistemas nos desplegara una ventana con
los asistentes ya agregados.
Para capturar el resultado de desarrollo y
resultado de cada usuario en las fichas de
Competencias, debemos entrar en modo de
edicin de ficha (icono del lpiz) al botn de
ASISTENTES.

Si damos clic en Imprimir reporte (icono en


forma de impresora), podr consultar el
estatus de la ficha as como todos sus
detalles.

Pgina 32 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

LOCALIZACIN DE FICHAS
Una vez ingresadas sus fichas, los usuarios tienen 4 opciones para localizarlas, siempre y cuando tengan acceso a
la bveda en donde stas residan:

1. BUSCADOR SIMPLE

En este buscador a su vez se cuentan con 2 modalidades (no es sensitivo a maysculas y minsculas):
a. Buscador de informacin ingresada
dentro de las fichas (Fichas)

A travs del buscador WEB no es


necesario especificar sobre qu campo
se realizar la bsqueda, sino que ste
buscar en cada campo de las fichas
hasta encontrar el texto indicado en el
campo de bsqueda. Exceptuando en
copias controladas, fechas, nombres de
archivo, referencias, documentos ligados
y campos personalizados.

Al indicar la palabra oprima BUSCAR y


el software traer los resultados que
concuerden con esta palabra junto con
algunos detalles de la ficha de registro.

Los resultados podrn ser llamados


oprimiendo el vnculo subrayado.

b. Buscador para texto DENTRO de sus


documentos (Texto Libre)

Este es un servicio otorgado por el Index


Server de Microsoft que soporta la
mayora de los formatos de documentos
de dicha marca de software adems de
archivos PDF.

De igual forma escriba la palabra


deseada y el software le mostrar las
coincidencias encontradas junto con un
resumen del documento en el campo
CONTENIDO.

Si usted deseara localizar una frase


exacta (ms de una palabra) en sus
bsquedas solo escrbala y el software
localizar
los
documentos
que
contengan la frase que coincidan con
sta.

Pgina 33 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

2. LISTA COMPLETA
Este buscador se localiza dentro de la opcin del men principal LISTA COMPLETA, y mostrar el listado
completo de fichas a las cuales el usuario actual tiene acceso.
La carga del listado puede tardar mucho si es que es un usuario administrador o tiene acceso a bvedas con
amplio contenido. Por lo que antes de presentar el listado completo usted tiene la posibilidad de utilizar los filtros
para disminuir el tiempo de despliegue y lograr una bsqueda ms gil.
Son bsicamente 2 filtros los que puede utilizar inclusive de manera combinada, por CLAVE o TITULO (dado
que son los campos ms recurrentemente utilizados) y el filtro por BOVEDA.

Escriba en el filtro por CLAVE o TITULO


la frase que busca y oprima el botn de
FILTRO (importante).

El resultado puede ser combinado con el


listado por bvedas, en donde se
mostrar el listado de bvedas a las
cuales su usuario tiene acceso.

Al indicar estos filtros el software


mostrar los resultados que concuerden
con estos criterios y podr ver el
documento dando clic sobre el nombre.

Puede ver el detalle de la ficha de


registro del documento (tales como
fechas de aprobacin, la descripcin de
cambios
entre
versiones,
etc.)
seleccionando la casilla izquierda de uno
o varios documentos y oprimiendo
ENTER o bien el botn inferior VER
DETALLE y se mostrar la pantalla
inferior.

Al ingresar al software o bien al oprimir


en el men principal la opcin de VER
CARPETAS, se mostrar al usuario la
pgina inicial de los organizadores
(carpetas) existentes, en donde el
administrador local habr realizado una
estructura de rbol en donde colocar
las fichas segn corresponda.

Para acceder a alguna rea especfica,


basta con dar un clic sobre el nivel y
subniveles programados hasta llegar a
las fichas como tales, mostrando la
clave, la revisin publicada y el ttulo.

En caso de que alguna ficha tenga fichas


ligados a ella, aparecer en la parte
derecha del titulo un icono en forma de
eslabn que al oprimirlo se abrir una
ventana nueva en donde podr visualizar
dichas ligas.

3. VER CARPETAS (pantalla inicial)

Pgina 34 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

4. FILTRO AVANZADO

Puede acceder a este mdulo en el men


principal FILTRO AVANZADO, al ingresar
se le mostrar una plantilla general de
bsqueda de documentos por los campos
predefinidos en las fichas.

Seleccione en el listado TIPO DE FICHA el


tipo sobre el cual desea realizar la
bsqueda y en la parte inferior cambiar el
contenido y el nombre de los campos,
segn estn configurados para el tipo
elegido.

Indique en cada campo el criterio o los criterios para localizar sus fichas, cada criterio que usted indique se
sumar con un operador AND a la restriccin en la bsqueda SQL en la base de datos.

De manera predeterminada, se mostrarn las columnas de Clave, Titulo, Revisin, Bveda y rea o Proceso,
si usted deseara que el resultado de la bsqueda incluya en sus columnas alguno de los campos
personalizados de ese tipo de ficha solo seale la casilla MOSTRAR de la parte derecha del rengln de cada
campo.

Oprima el botn BUSCAR y le mostrar en la parte inferior el listado de fichas que cumplen los criterios
configurados.

Si seleccionara la casilla de la izquierda y oprimiera el botn VER DETALLES o simplemente si oprime la tecla
ENTER le mostrar el detalle de todas las fichas seleccionadas.

Puede solicitar un reporte que contenga los resultados de su bsqueda, solo seale la casilla de los
documentos que usted desee incluir en el reporte y oprima el botn VER REPORTE.

Se mostrar una ventana sobrepuesta incluyendo los documentos seleccionados con las columnas que usted
haya decidido incluir en el reporte, a esta ventana nueva usted podr estirarla horizontalmente y el listado se
ajustara de manera automtica al ancho de la ventana (siendo el nico reporte con esta funcin), acomodando
las columnas solicitadas de una manera ms uniforme y de mejor presentacin. Con este ajuste usted podr
solicitar una impresin en vista HORIZONTAL en su impresora predeterminada, pero deber ajustar la
orientacin de dicha impresin manualmente cada vez que lo enve a imprimir a travs de su navegador local.

Pgina 35 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

GENERACIN DE REPORTES Y ESTADSTICAS

Ingrese a la seccin REPORTES del men


principal y se le mostrar a la derecha la lista de
reportes disponibles.

Dependiendo del reporte, deber filtrar por algn


criterio, ya sea, de qu bvedas, tipos de
documentos o en qu rango de fechas, etc. a
continuacin describiremos ejemplos de algunos
de ellos:

Lista Maestra

Este reporte muestra la lista actualizada de todos


los documentos registrados en el sistema, en ese
filtro usted podr seleccionar de qu BOVEDAS
desea el listado y podr elegir por ejemplo slo los
documentos VIGENTES, EN REVISION, QUEJAS
ABIERTAS, AC CERRADAS, etc.

Vaya a la opcin REPORTES / LISTA MAESTRA.

Le aparecer una lista de las bvedas a la cual el


usted tiene acceso, seleccione con CTRL+CLIC
la(s) bveda(s) del que desee obtener el reporte.

Las fichas contenidas en la seleccin de bvedas


aparecern en el reporte junto con los datos
principales, como CLAVE, REVISION, TITULO,
BOVEDA y FECHA DE APROBACION o CIERRE.

Este reporte podr imprimirlo con la liga superior


IMPRIMIR o bien abrirlo a travs de EXCEL.

Reporte de Auditora a Ficha (Audit Trail)


[Slo Versin FDA]

Indica TODOS los cambios realizados al contenido


original de alguna ficha, detallando cual campo fue
cambiado, el valor ANTES y DESPUES de la
modificacin, el USUARIO que realiz el cambio, la
fecha, la hora y la razn del mismo.

Este reporte debe obtenerse directamente en VER


DETALLE de la ficha individual, al cual puede
accesar por la LISTA COMPLETA, el BUSCADOR
SIMPLE o por el FILTRO AVANZADO.

En la parte inferior central de la ficha aparece el


botn AUDITORIA oprmalo y se le presentar un
reporte similar a la imagen de la derecha.

Este reporte podr imprimirlo con la liga superior


IMPRIMIR o bien abrirlo a travs de EXCEL.
Pgina 36 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Reporte de Seguimientos Actividades

Este reporte puede otorgarle el detalle de cada tarea


o actividad realizada en las fichas de esta familia.

Al elegir cualquiera de ambos, se mostrar una


pantalla en blanco y debe elegirse alguno de los
filtros de la parte superior (Por clave o titulo, por
bveda o por rea o proceso), y al elegir alguno se
mostrar en la parte inferior el listado de las fichas
que coinciden con l o los criterios especificados en
los filtros, sus datos principales o el avance promedio
de cada seguimiento (promedio de los avances
actuales de cada tarea) o si la actividades de cada
ficha has sido concluidas o no.

Para obtener un reporte individual de alguna de las


fichas listadas, d clic en la clave de alguna de ellos,
y se abrir una ventana sobrepuesta indicando los
detalles de dicho registro, incluyendo las tareas o
actividades asignadas, quien las solicita, los
responsables, prioridad, avance actual y fecha de
cierre requerida (puede imprimir el reporte o abrirlo a
travs de EXCEL).

Para sacar el listado de las fichas seleccionadas,


cierre la ventana del reporte actual, y seale la
casilla de la izquierda de aquellos documentos que
desee incluir en el listado, o bien, si desea
seleccionar TODOS los mostrados en la pantalla
seleccione la casilla superior izquierda que se
encuentra en el encabezado.

Oprima ENTER o el botn inferior de VER


REPORTE y se abrir una ventana con una vista
preliminar del listado seleccionado (con opciones de
impresin o abrirlo a travs de EXCEL).

Reporte de Movimientos en Fichas

Este reporte muestra el detalle de eventos realizados


por cada usuario en cada una de las fichas.

Al elegirlo, se mostrar el buscador de LISTA


COMPLETA y podr utilizar sus respectivos filtros.

Seale la casilla de la izquierda aquellos documentos


de los cules desea conocer su historial de eventos,
o bien, si desea seleccionar TODOS los mostrados
en la pantalla seleccione la casilla superior que se
encuentra en el encabezado.

Oprima ENTER o el
REPORTE.

Se mostrar en pantalla una vista preliminar del


reporte listo para imprimir o abrir con Excel.

botn inferior

de VER

Pgina 37 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Reportes de Fechas (Aprobacin, Emisin, Expiracin)

Los reportes relacionados con fechas (de aprobacin,


emisin y expiracin) presentan la misma informacin que el
reporte de lista maestra, nicamente vara la columna en
donde se muestra la fecha en s.

Adems de seleccionar la(s) bveda(s) de las que desee


obtener el reporte, tendr que proporcionar adicionalmente el
rango de fechas en las cuales desea situar el reporte,
colocando de inicio la fecha actual y un mes posterior.

Si desea cambiar la fecha inicial o final puede escribirla


directamente en el campo que le corresponda (en formato
dd-mm-aaaa) o bien oprimiendo el icono de la derecha en
donde se presentara un seleccionador de fecha.

Los documentos que concuerden con el criterio indicado


aparecern con su respectiva informacin en la ventana de
vista preliminar del reporte.
ESTADISTICAS
Consulta de Archivos

Este reporte muestra la cantidad de consultas


a cada archivo principal de cada ficha, si usted
espera ver en el listado un documento
especfico y no apareciera, significa que no ha
sido consultado en el rango de fechas indicado
en la parte superior.

Al elegirlo se mostrar el buscador de LISTA


COMPLETA y podr utilizar sus respectivos
filtros ya sea por BOVEDA o por el filtro de
CLAVE o TITULO.

Tambin puede filtrar el reporte en un rango de


fechas, de manera predeterminada, aparecer
de la fecha actual hacia un mes anterior,
ajstelas al intervalo que desee y oprima el
botn de APLICAR de la derecha.

Seale la casilla de la izquierda aquellos


documentos de los cules incluir en el historial
de consultas, o bien, si desea seleccionar
TODOS los mostrados en la pantalla,
seleccione la casilla superior que se encuentra
en el encabezado.

Oprima ENTER o el botn inferior de VER


REPORTE.

Se mostrar en pantalla una vista preliminar


del reporte listo para imprimir o abrir con Excel.

Pgina 38 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Seguimientos o Actividades por rea o Proceso

Separando ambas familias de fichas puede obtener 4


tipos de diagramas de Pareto (de distintas temticas)
AGRUPADAS POR AREA O PROCESO para que usted
obtenga un panorama resumido del cumplimiento de
cada rea de sus objetivos o resolucin de problemas
internos, TODAS las estadsticas de esta seccin estn
basadas en la fecha de ALTA de la ficha principal y a su
vez en las tareas o actividades ingresadas en stas y no
del alta de las tareas individuales pertenecientes a fichas
terceras aun cuando la fecha programada de esas tareas
coincida con el mismo rango de fechas.
1. Nmero de Fichas: Es el nmero total de fichas
dadas de ALTA en el rango de fechas indicado.
2. Nmero de Tareas: Es el nmero de Tareas
ingresadas en las fichas indicadas en el punto anterior,
aqu se distingue en cada barra de la grfica cuntas
de estas tareas han sido concluidas y cuantas no.
3. Tiempo Promedio Cierre de Fichas: Obtiene el
tiempo de vida promedio de las fichas de cada rea,
basados en la diferencia de fechas entre el ALTA de la
FICHA y el CIERRE de la FICHA (anteriormente fecha
de Aprobacin).
4. Tiempo Promedio de Demora Tareas o
Actividades: En las tareas y actividades puede haber
retrasos entre la fecha programada y la fecha de cierre
real (la cual se registra de manera automtica al indicar
el 100% de avance de cada tarea o al CONCLUIR
cada actividad) de sta diferencia el sistema obtendr
el promedio de esa diferencia de fechas de cada rea.

De manera predeterminada, las grficas muestran el


anlisis de todas las fichas del sistema, en el FILTRO
Por BOVEDA de la parte superior usted podr
seleccionar de cules BOVEDAS (no confundir con las
reas o procesos de stas) desea hacer o filtrar las
estadsticas.

Si desea ver el reporte en pantalla de manera impresa


oprima el botn inferior de VER REPORTE.

Se mostrar en pantalla una vista preliminar del reporte


listo para imprimir o abrir con Excel.

Pgina 39 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

CALENDARIO DE PENDIENTES

Es una herramienta para poder distinguir de una


manera grfica las aprobaciones, actualizaciones,
tareas o actividades QUE NO HAN SIDO
CONCLUIDAS en la fecha indicada de cada
usuario, esto le permite cada persona tener un
panorama claro de sus pendientes a corto plazo,
puede ver sus pendientes inconclusos y atrasados
y pueda planear su agenda con esta informacin,
en ste calendario es posible desplazarse de
manera fcil desde ese pendiente a contestar o
adjuntar evidencias al solicitante Ingrese al
REPORTES del men principal y se le mostrar a
la derecha la lista de reportes disponibles.

Al ingresar al calendario se mostrar el mes en


curso resaltando el recuadro de la fecha actual, en
cada recuadro aparecer un resumen (las primeras
60 letras) de cada pendiente agrupadas en las
secciones de SEGUIMIENTOS y ACTIVIDADES,
separando con un GUION medio y un salto de
rengln, cada elemento individual. Para ver una
descripcin ms amplia que ese resumen puede
dejar colocado el cursor de su ratn un segundo
encima de cada leyenda para ver la descripcin
completa.

Las APROBACIONES y ACTUALIZACIONES


siempre se recorrern a la fecha actual ya que son
actividades no programadas en una fecha
especfica pero que deben realizarse a la brevedad
para evitar demoras en sus procesos. Al dar clic
sobre alguna de estas 2 leyendas se desplazar a
la respectiva seccin como si ingresara desde la
seccin de PENDIENTES.

En las secciones de SEGUIMIENTOS y


ACTIVIDADES Al dar clic sobre cualquiera de los
elementos se mostrar una ventana sobrepuesta
en donde se mostrar la tarea o actividad
pendiente de manera completa y lista para
responderse de la manera convencional,
agregando comentarios o adjuntando archivos de
evidencia de su cumplimiento en donde el
solicitante y los dems responsables sern
notificados de dicha replica o archivos adjuntos.

Pgina 40 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

ENVO Y APROBACIN DE FICHAS


Qu fichas son elegibles para enviar a aprobar?
Las aprobaciones se realizan por fichas individuales y son elegibles para enviar a aprobar si la bveda en donde
reside la ficha fue programada para almacenar fichas en estatus de BORRADOR, Seguimientos ABIERTOS, o
Actividades NO CONCLUIDAS, esto por parte del administrador de su sistema, pregunte qu bvedas fueron
creadas para este efecto.
Si el sistema detecta que la ficha esta en alguna bveda que caiga en estos criterios, agregar un icono en forma
de sobre color verde (ENVIAR A APROBAR) en su ficha de informacin, tal como lo muestra la figura:

Localice la ficha deseada en LISTA COMPLETA, o


utilizando el BUSCADOR simple o el FILTRO
AVANZADO, seale la palomita de la izquierda y
oprima VER DETALLE.

Al traer la ficha individual oprima el botn ENVIAR


A APROBAR y se mostrar la ventana de la
izquierda.

Seleccione en el listado la ruta de aprobacin


(secuencia de personas) a la que desea enviar ese
documento.

En la parte inferior se mostrar la lista de pasos de


la ruta y la lista personas integrantes de cada paso,
las abreviaturas A: y R: significan las condiciones
de avance del paso (Aprobaciones requeridas para
avanzar al siguiente paso-A, rechazos requeridos
para revertir la aprobacin-R).

Oprima el botn ENVIAR DOCUMENTO y recibir


la ventana de confirmacin.

En ese momento el paquete ha sido enviado a los


aprobadores notificndolos a travs de su correo
electrnico.

NOTA: Aqu podr ver los integrantes de las rutas disponibles dando clic en el nombre de ruta elegida. En caso de
no encontrar una ruta de personas adecuada para la ficha por enviar, solictela al administrador local.

Pgina 41 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Si algn usuario tiene fichas en espera de aprobacin electrnica, el


usuario recibir un correo electrnico notificndole este hecho junto con un
hipervnculo para ingresar a MASTERWEB y realizar dicha aprobacin.
Una vez dentro del sistema aparecer para el usuario una opcin nueva en
el men principal, la seccin PENDIENTES / APROBACIONES
acompaada de un circulo rojo parpadeante.

VERSION FDA: Si usted cuenta con esta versin, adicionalmente se le


solicitar la contrasea de ingreso a APROBACIONES como medida de
seguridad agregada para evitar firmas por personas no autorizadas.

En esta seccin, aparecer por cada aprobacin


pendiente aparecer un renglon como se muestra a la
izq. En donde podr ver el nombre de la ficha, el emisor,
la ruta y fecha de envo.

Tambin podr VER el archivo electrnico por aprobar


dando clic sobre el nombre de la ficha, e indicar en icono
en forma de perfil sus comentarios o correcciones
necesarias para dicha aprobacin, los cuales sern
guardados en el historial de esta ficha.

Podr ver los comentarios de aprobadores previos a


usted, o bien si la ficha fue rechazada anteriormente
podr observar los comentarios del rechazo previo.

Si el creador de la ruta se lo permite, aparecer el la


columna de AGREGAR USUARIOS en el rengln de su
aprobacin, lo cual le permitir agregar a ms personas
junto con usted dependiendo de las necesidades de esa
ficha en especifico. Si usted agregar a mas usuarios, al
finalizar su aprobacin, la ruta le enviar los correos a los
nuevos aprobadores agregados y avanzar a la siguiente
etapa hasta que todos den algn veredicto

Oprima la liga APROBADO o RECHAZADO segn sea


su veredicto, en caso de rechazo, MASTERWEB enviar
un aviso al emisor de su decisin y tambin determinar
de acuerdo al diseo de la ruta si la ficha contina an
con este rechazo parcial o bien concluye este intento
para que sea enviado nuevamente con las correcciones
pertinentes.

Si usted es la persona encargada de definir la


publicacin de la ficha, se mostrar despus de su
aprobacin la ventana para definir a qu bveda ser
cambiada esta ficha (NO APROBADO) hacia su bveda
de publicacin a sus usuarios (por ejemplo CALIDAD),
as como a qu bveda ir la versin anterior en caso de
tenerla (OBSOLETOS).

Tambin podr determinar opcionalmente la fecha de


emisin y/o la fecha de expiracin de dicha ficha, la
fecha de aprobacin se muestra deshabilitada con fines
informativos ya que evidencia el registro de la fecha de
aprobacin real de la ficha.
Pgina 42 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

MONITOREO DE APROBACIONES E HISTORIAL

Las fichas en aprobacin se dirigirn ordenadamente a los miembros de la ruta seleccionada con avisos
de correo electrnico entre cada miembro, si la ruta termina satisfactoriamente o bien se detuvo en el
rechazo de un miembro de la ruta, el emisor recibir un correo con la notificacin del estatus de su ficha y
una liga para que pueda observar los comentarios de los aprobadores, ya sea de la aprobacin o el
rechazo de su ficha.

Al finalizar cada ciclo (ya sea como aprobacin o rechazo), el software enviar el registro del envo en
RUTAS Y APROBACIONES / HISTORIAL DE APROBACIONES, en caso de no concluir el ciclo, su ficha
podr ser encontrada en el botn RUTAS Y APROBACIONES / APROBACIONES EN PROCESO. A estas
secciones slo pueden ingresar los administradores locales de su organizacin.

El administrador local, tiene la facultad de ABORTAR alguna aprobacin inconclusa en casos donde usted
como emisor cometi un error al enviar la ficha (por una ruta equivocada, un archivo ajunto incorrecto, etc.)
esto lo hace en el botn de RUTAS Y APROBACIONES / APROBACIONES EN PROCESO.

En el caso de los RECHAZOS o bien en las fichas ABORTADAS de su aprobacin, el software permitir
enviar dicha ficha a una nueva aprobacin con el siguiente mtodo:
o
o
o
o
o
o

Localice la ficha de informacin deseada en el buscador simple o en el botn de LISTA


COMPLETA.
Oprima el icono en forma de LAPIZ de EDITAR FICHA
Oprima la liga de CAMBIAR que aparece justo a la derecha del nombre del archivo y adjunte a la
ficha original su archivo previamente corregido.
Oprima el botn de GUARDAR
Oprima el icono en forma de sobre verde de ENVIAR A APROBAR y seleccione la ruta deseada.
Oprima el nuevo botn de ENVIAR A APROBAR que se muestra en esta ventana para finalizar el
proceso.
Monitoreo de Aprobaciones:

Localice la ficha en alguno de los listados del


sistema ya sea en Lista Completa, con el
Buscador General o en Filtro Avanzado, o al
oprimir VER DETALLE de la ficha completa.

Si el documento esta o estuvo en un proceso de


aprobacin aparecer en la parte inferior derecha
un cono que puede ser un Candado Amarillo
(aprobacin en proceso), o una Palomita Verde
(aprobacin concluida) o un Tache Rojo (ficha
rechazada).

D clic en el icono mencionado y aparecer el


reporte como se muestra a la izquierda. En ste
se mostrarn los datos completos relacionados
con la aprobacin de la ficha.

Si usted es el emisor de la ficha, o bien un


administrador del sistema, se le activar la
opcin de ABORTAR esta aprobacin (arriba de
la liga a EXCEL) lo cual significa regresar la ficha
al estatus tal cual tena antes de enviarlo a
aprobar.

Pgina 43 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

ACTUALIZACIN DE FICHAS

MASTERWEB mantiene estrictas reglas de control


de revisiones. El nico camino para realizar cualquier
cambio en una ficha vigente y conservar toda la
informacin relevante para la siguiente versin es
aplicando la funcin de ACTUALIZAR (obtener una
copia de la ficha de informacin y una copia del
archivo electrnico en estatus de vigente con la
intencin de modificarla), y al terminar, colocar esta
nueva versin en la bveda de BORRADORES.

Esta nueva ficha tendr la misma CLAVE, pero


diferente nmero de REVISIN y un ARCHIVO
ELECTRNICO DIFERENTE, adems de algunos
campos como las NOTAS y las FECHAS.

Al momento de concretar la ACTUALIZACION de alguna ficha habr 2 ejemplares en el software, una en la


bveda VIGENTE actual y otra en la bveda BORRADOR, y ser necesario enviar a aprobar la ficha nueva
con el mtodo ya descrito.

La ficha VIGENTE seguir publicada e intacta para los usuarios, slo estar protegido de nuevos intentos de
obtener una nueva revisin hasta que la actual haya sido liberada (aparecer una palomita roja en la parte
inferior derecha de la ficha de informacin).

El privilegio de ACTUALIZAR deber ser otorgado a los miembros del grupo de USUARIOS CLAVE, pero
dentro de su grupo de trabajo de que tiene acceso a fichas VIGENTES (no dentro de Usuarios Clave como tal),
ya que para poder obtener una nueva revisin la versin anterior, sta ya debe estar APROBADA y en una
bveda VIGENTE, y en esas bvedas los usuarios clave slo tienen acceso de SOLO VER, por lo que es
necesario agregarles en ese grupo el privilegio de ACTUALIZAR dentro de su grupo de trabajo que tiene
acceso a las bvedas VIGENTES.
Para ACTUALIZAR una ficha:

Localice la ficha deseada con el buscador


simple, la lista completa o a travs del filtro
avanzado.

Vaya al DETALLE de la ficha y oprima el botn


superior en forma de 2 hojas
(Actualizar) y
aparecer la imagen de la izquierda.

Oprima BAJAR ARCHIVO para obtener de la


base de datos central una copia del archivo del
documento vigente y escoja en su PC el
directorio en donde desea almacenar a ste.

Proceda a modificarlo con la aplicacin nativa del


archivo (puede tomar el tiempo que desee).

Pgina 44 de 45

Manual de Operacin Software MASTERWEB 4.0

Para INGRESAR la nueva ficha resultante:


Ingrese en el men principal a la opcin
PENDIENTES / ACTUALIZACIONES que
debi habilitarse con una figura de circulo
rojo parpadeante, si usted tiene fichas en
espera de obtener versiones nuevas.
Seleccione la ficha que desee actualizar y
oprima ACEPTAR.
NOTA: Si usted deseara CANCELAR el
proceso de ingresar la nueva revisin d un
clic en el icono de BORRAR de la parte
IZQUIERDA de la ficha en espera.

Aparecer en pantalla una ficha de


informacin NUEVA, con los mismos datos
de la ficha de la revisin anterior, pero con
los
campos
REVISION,
BOVEDA
diferentes y las fechas en blanco, para que
esta ficha tenga una identidad propia.
IMPORTANTE: Indique de manera general
la naturaleza de los cambios de esta
versin en el campo de NOTAS (cambios)
para que quede evidencia en el sistema de
los cambios entre las diferentes versiones
de las fichas para esta clave.
Cuando
haya
ingresado
toda
la
informacin necesaria, oprima el botn de
GUARDAR para completar el proceso, la
revisin anterior ser desprotegida y podr
repetir el ciclo de aprobacin para la nueva
ficha.

Pgina 45 de 45