You are on page 1of 57

ORGANIZAES E ADMINISTRAO

As mudanas so cada vez mais rpidas e inesperadas, principalmente no campo do conhecimento e da


exploso populacional. Tais mudanas impem novas e crescentes necessidades. Neste contexto, o
crescimento das organizaes faz com que elas se tornem complexas e sem fronteiras.
Antes de iniciarmos o estudo das teorias administrativas faremos uma breve introduo a alguns assuntos
relacionados s organizaes e a administrao sendo que mais adiante trataremos os temas com maior
profundidade.
A Administrao e a Organizao
Segundo Maximiano, podemos definir que a Organizao uma combinao de esforos individuais que
em por finalidade realizar propsitos coletivos.
A Administrao o processo de conjugar recursos humanos e materiais de forma a atingir fins esejados,
atravs de uma organizao. um processo de tomar decises sobre objetivos e recursos.
A Fig. 1 apresenta um diagrama mostrando as principais componentes das organizaes. Portanto, uma
organizao um sistema que transforma recursos em objetivos (produtos e servios).

Desta forma, objetivos e recursos so as palavras chaves na definio de administrao e tambm de


organizao. Uma organizao um sistema de recursos que procura realizar algum objetivo (ou conjunto
de objetivos). Alm de objetivos e recursos, as organizaes tem dois outros componentes importantes:
processos de transformao e diviso do trabalho.
Por meio dos processos, a organizao transforma os recursos para produzir os resultados. Um processo
um conjunto ou seqncia de atividades interligadas, com comeo, meio e fim, que utiliza os recursos,
como trabalho humano e equipamentos, para fornecer produtos e servios.
A diviso do trabalho o processo que permite superar as limitaes individuais por meio da
especializao.
Quando se juntam as tarefas especializadas, realizam-se produtos e servios que ningum conseguiria
fazer sozinho.
Organizao Caractersticas da Organizao
A Organizao uma associao de pessoas para atingir uma finalidade definida e predeterminada, ou
seja, sua misso. As pessoas que compem a organizao so seus scios, dirigentes, funcionrios e
voluntrios, com objetivos e responsabilidades diferenciados, mas articulados em torno da misso da
entidade.
Em razo de que o homem, isoladamente, no tem condies de satisfazer todas as suas necessidades
(necessidade a falta ou privao de alguma coisa de desejo do homem). Assim, por meio da
organizao, possvel perseguir e alcanar objetivos, que seriam intangveis para uma pessoa.
Toda organizao quando criada fundamentada com base em um propsito e primeiramente precisamos
identificar se essa organizao de produtos (fabricao de carros, mveis, etc.) ou servios (assistncia
tcnica, salo de beleza, etc.).
As organizaes podem ser pblicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos, permanentes ou
temporrias.
Organizao pblica aquela mantida pelo poder pblico, isto , por qualquer nvel de governo, federal,
estadual ou municipal. Organizao privada a mantida pela iniciativa privada, isto , por pessoas, scias
da organizao. Tambm existe a organizao mista, onde esforos pblicos so combinados com
privados.
Organizao com fins lucrativos aquela cujo objetivo gerar lucro a partir das atividades por ela
desenvolvidas, para distribu-los aos seus scios. Organizao sem fins lucrativos no tem objetivo de

lucro, mas outras finalidades, como amparar os necessitados, desenvolver atividades sociais (esportes,
lazer), congregar pessoas. A ausncia da finalidade de lucro no impede que a organizao venda
mercadorias ou preste servios remunerados, mas o lucro dessas atividades deve reverter somente para a
organizao, jamais para seus proprietrios.
Organizao permanente aquela constituda por prazo indeterminado, em princpio para sempre, sem
que isso impea seu desaparecimento. Organizao temporria a constituda com uma finalidade
especfica, para desaparecer to logo essa atividade tenha sido concluda.
A Petrobras uma organizao mista, permanente, com finalidade lucrativa. Um consrcio de empresas
de engenharia constitudo para construir uma estrada uma organizao privada, temporria, com
finalidade lucrativa. Um hospital municipal e uma associao de moradores so organizaes
permanentes, sem fins lucrativos, o primeiro pblico e a segunda privada.
Funes Organizacionais
As funes organizacionais so as tarefas especializadas que as pessoas e os grupos executam, para que a
organizao consiga realizar seus objetivos. Segundo Maximiano, as funes mais importantes de
qualquer organizao so analisadas sucintamente a seguir: produo (ou operaes), marketing, pesquisa
e desenvolvimento, finanas e recursos humanos. A coordenao de todas essas funes especializadas
o papel da administrao geral.

A seguir so apresentadas definies resumidas para cada uma dessas funes:


Produo
O objetivo bsico da funo de produo fornecer os produtos ou servios da organizao. Produo
uma palavra genrica, que indica todos os tipos de operaes de fornecimento de produtos ou servios.
H trs tipos principais de processos produtivos:
- Produo em massa - fornecimento de grande nmero de produtos e servios idnticos, que podem ser
simples ou complexos. Exemplos: parafusos, automveis, refeies rpidas em cadeias de lanchonetes,
etc.;
- Produo por processo contnuo - fornecimento virtualmente ininterrupto de um nico produto ou
servio, como gasolina, corantes, transmisso de programas de televiso, energia eltrica, etc.;
- Produo unitria e em pequenos lotes fornecimento de produtos e servios sob encomenda, simples
ou complexos. Por exemplo, montagem de avies, navios de grande porte e de plantas petroqumicas,
organizao de realizao de Jogos Olmpicos e corridas de Frmula 1, eleies presidenciais, cortes de
cabelo, etc.
Marketing
O objetivo bsico da funo de marketing estabelecer e manter a ligao entre a organizao e seus
clientes, consumidores, usurios ou pblico-alvo. A funo de Marketing muito ampla e abrange as
atividades de:
- Pesquisa: identificao de interesses e necessidades e tendncias do mercado;
- Desenvolvimento de produtos: criao de produtos e servios, inclusive seus nomes, marcas e preos, e
fornecimento de informaes para o desenvolvimento de produtos em laboratrios e oficinas;
- Distribuio: desenvolvimento de canais de distribuio e gesto dos pontos de venda;
- Preo: determinao das polticas comerciais e estratgias de preo no mercado;

- Promoo: comunicao com o pblico-alvo, pro meio de atividades como propaganda e publicidade;
- Vendas: criao de transaes com o pblico alvo. (Em algumas organizaes, vendas uma funo
separada de marketing).
Pesquisa e Desenvolvimento
O objetivo bsico da funo de Pesquisa e desenvolvimento transformar as informaes de marketing,
as idias originais e os avanos da cincia em produtos e servios.
Finanas
O objetivo bsico da funo de Finanas a proteo e a utilizao eficaz dos recursos financeiros. A
funo financeira abrange as decises de:
- Investimento: avaliao e escolha de alternativas de aplicao de recursos;
- Financiamento: identificao e escolha de alternativas de fontes de recursos;
- Controle: acompanhamento e avaliao dos resultados financeiros da organizao;
- Destinao dos resultados: seleo de alternativas para aplicao dos resultados financeiros da
organizao.
Recursos Humanos
A funo de Recursos Humanos, ou de gesto de pessoas, tem como objetivos encontrar, atrair e manter
as pessoas de que a organizao necessita. A funo de recursos humanos tem como componentes outras
funes tais como a de planejamento de mo-de-obra, recrutamento e seleo, treinamento e
desenvolvimento, administrao de pessoal, Avaliao de desempenho, Remunerao ou compensao,
funes ps-emprego como, por exemplo, recolocao profissional, dentre outras.
EFICINCIA E EFICCIA
As organizaes realizam as funes apresentadas acima, adquirindo e utilizando recursos, para
desenvolver e fornecer produtos e servios, com o objetivo de resolver problemas de seus usurios e das
pessoas que as criam.
Neste momento, vamos introduzir dois conceitos fundamentais sobre o desempenho das organizaes que
so os conceitos de eficincia e eficcia. Quando as organizaes resolvem problemas e so eficientes no
uso de recursos todos ficam satisfeitos: clientes, usurios, funcionrios, acionistas, a sociedade de forma
geral.
EFICCIA: comparao entre o que se pretendia fazer e o que efetivamente se conseguiu. a palavra
usada para indicar que a organizao realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realizao dos
objetivos, mais a organizao eficaz.

EFICINCIA: relao entre os resultados que se conseguiu alcanar e os recursos que foram
empregados. a palavra usada para indicar que a organizao utiliza produtivamente, ou de maneira

econmica, seus recursos. Quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilizao dos
recursos, mais eficiente a organizao.
HABILIDADES DO ADMINISTRADOR
Segundo Katz, existem trs tipos de habilidades que o administrador deve possuir para trabalhar com
sucesso: habilidade tcnica, habilidade humana e habilidade conceitual. Habilidade o processo de
visualizar, compreender e estruturar as partes e o todo dos assuntos administrativos das empresas,
consolidando resultados otimizados pela atuao de todos os recursos disponveis. A seguir apresentado
a definio das trs habilidades do administrador segundo Katz.
- habilidade tcnica: consiste em utilizar conhecimentos, mtodos, tcnicas e equipamentos necessrios
para realizao de tarefas especficas por meio da experincia profissional;
- habilidade humana: consiste na capacitao e discernimento para trabalhar com pessoas, comunicar,

compreender suas atitudes e motivaes e desenvolver uma liderana eficaz;


- habilidade conceitual: consiste na capacidade para lidar com idias e conceitos abstratos. Essa
habilidade permite que a pessoa faa abstraes e desenvolva filosofias e princpios gerais de ao.
A adequada combinao dessas habilidades varia medida que um indivduo sobe na escala hierrquica,
de posies de superviso a posio de alta direo.
A TGA (Teoria Geral da Administrao) se prope a desenvolver a habilidade conceitual, ou seja, a
desenvolver a capacidade de pensar, de definir situaes organizacionais complexas, de diagnosticar e de
propor solues.
Contudo essas trs habilidades tcnicas, humanas e conceituais requerem certas competncias
pessoais para serem colocadas em ao com xito. As competncias qualidades de quem capaz de
analisar uma situao, apresentar solues e resolver assuntos ou problemas. O administrador para ser
bem sucedido profissionalmente precisa desenvolver trs competncias durveis: o conhecimento, a
perspectiva e a atitude.
-Conhecimento significa todo o acervo de informaes, conceitos, idias, experincias, aprendizagens
que o administrador possui a respeito de sua especialidade. Como o conhecimento muda a cada instante
em funo da mudana e da inovao que ocorrem com intensidade cada vez maior, o administrador
precisa atualizar-se constantemente e renova-lo continuamente. Isso significa aprender a aprender, a ler, a
ter contato com outras pessoas e profissionais e, sobretudo reciclar-se continuamente para no tornar-se
obsoleto e ultrapassado;
-Perspectiva significa a capacidade de colocar o conhecimento em ao. Em saber transformar a teoria
em prtica. Em aplicar o conhecimento na anlise das situaes e na soluo dos problemas e na
conduo do negcio. a perspectiva que d autonomia e independncia ao administrador, que no
precisa perguntar ao chefe o que deve fazer e como fazer nas suas atividades;
-Atitude representa o estilo pessoal de fazer as coisas acontecerem, a maneira de liderar, de motivar, de
comunicar e de levar as coisas para frente. Envolve o impulso e a determinao de inovar e a convico
de melhorar continuamente, o esprito empreendedor, o inconformismo com os problemas atuais e,
sobretudo, a facilidade de trabalhar com outras pessoas.
PAPEL DO ADMINISTRADOR
Mintzberg identifica dez papis especficos do administrador divididos em trs categorias: interpessoal,
informacional e decisorial. Papel significa um conjunto de expectativas da organizao a respeito do
comportamento de uma pessoa. Cada papel representa atividades que o administrador conduz para
cumprir as funes de planejar, organizar, dirigir e controlar.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO
Segundo Maximiano (2004), para entender o que significa Administrao, preciso ir alm da
interpretao da palavra. preciso compreender o papel que a administrao desempenha para as
organizaes e para a sociedade. Conforme Maximiano (2004), podemos definir Administrao a partir de
objetivos, decises e recursos, estas so palavras-chave. Administrao o processo de tomar e colocar
em prtica decises sobre objetivos e utilizao de recursos. O processo administrativo abrange quatro

tipos principais de decises, tambm chamados de processos ou funes: planejamento, organizao,


execuo e controle. As decises resumem os Princpios de Administrao.
Acredita-se que, a partir do conhecimento das Teorias da Administrao, haja condies para a anlise
dos Princpios de Administrao. Convm destacar, inicialmente, que os princpios fundamentais de
administrao vieram se consolidando atravs de todas as teorias, com o decorrer do tempo.
A palavra administrao tem sua origem no latim ad: (direo, tendncia para) e minister (subordinao
ou obedincia), isto , aquele que realiza uma funo sob o comando de outra pessoa, aquele que presta
um servio a outro e significa subordinao e servio.

Esse conceito de administrao foi desenvolvido para aplicao em empresas, mas ele pode ser estendido
a qualquer outra situao onde ocorra trabalho, seja no mbito empresarial, em atividades autnomas, em
rgos pblicos ou at em atividades domsticos. Portanto, sempre que se mencionar a palavra empresa,
deve ser entendido trabalho.
A tarefa da administrao interpretar os objetivos propostos pela empresa e transform-los em ao
empresarial atravs de planejamento, organizao, direo e controle de todos os esforos realizados em
todas as reas e em todos os nveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. Planejamento, organizao,
controle e direo so as quatro principais funes administrativas.
Por englobar atividades dinmicas, a administrao um processo, inerente a qualquer situao em que
haja recursos que procuram atingir algum tipo de objetivo. Assim sendo, as quatro funes
administrativas, que transcorrem em ordem aproximadamente seqencial, constituem o chamado
Processo Administrativo.
Frederick Taylor, j na escola de Administrao Cientfica, utilizava quatro princpios bsicos:
planejamento, preparo (hoje, organizao), controle e execuo. Como veremos a seguir, estes princpios
eram considerados em relao tarefa. Henry Fayol empregava, embora em relao s tarefas
administrativas, os princpios previso, organizao, comando, coordenao e controle. A evoluo das
teorias trouxe, naturalmente, uma evoluo na conceituao dos princpios de administrao. Assim
sendo, hoje, quatro princpios so considerados de fundamental importncia nas Teorias da
Administrao, conforme mostrado de modo esquemtico pela Fig. 4.

Deve-se destacar, tambm, que estes princpios, com elevada probabilidade, tero importncia cada vez
mais acentuada. Detalharemos cada um destes itens para evidenciar a importncia de seu conhecimento
para a gesto das organizaes sob a perspectiva de quaisquer das Teorias da Administrao.
Deve-se destacar, tambm, que estes princpios, com elevada probabilidade, tero importncia cada vez
mais acentuada. Detalharemos cada um destes itens para evidenciar a importncia de seu conhecimento
para a gesto das organizaes sob a perspectiva de quaisquer das Teorias da Administrao.
PLANEJAMENTO
Segundo Chiavenato (1995) o planejamento a funo administrativa que determina antecipadamente o
que se deve fazer e quais objetivos devem ser alcanados, e visa dar condies racionais para que se
organize e dirija a empresa ou seus departamentos ou divises a partir de certas hipteses a respeito da
realidade atual e futura.
A elaborao do planejamento evita a adoo de aes improvisadas, casuais, contribuindo para reduzir o
nvel de incerteza e possibilitando maior segurana quanto ao desempenho da empresa. O planejamento,
segundo Chiavenato (1995) apresenta as seguintes caractersticas:

a) um processo permanente e contnuo, pois realizado de forma sistemtica dentro da empresa e no se


esgota na simples montagem de um plano de ao;
b) sempre voltado para o futuro e est intimamente ligado com a previso, embora no se confunda com
ela. O conceito de planejamento inclui o aspecto de temporalidade e futuro: o planejamento uma relao
entre coisas a fazer e o tempo disponvel para faz-las;
c) se preocupa com a racionalidade da tomada de decises, pois ao estabelecer esquemas para o futuro
funciona como um meio de orientar o processo decisrio, dando-lhe maior racionalidade e subtraindo
incerteza subjacente a qualquer tomada de deciso;
d) visa relacionar, entre vrias alternativas disponveis, um determinado curso de ao, em funo de suas
conseqncias futuras e das possibilidades de sua execuo e realizao. O curso de ao escolhido pode
ter uma durao varivel - desde curto longo prazo - e pode ter uma amplitude igualmente varivel abrangendo a empresa como um todo at uma determinada unidade de trabalho;
e) sistmico, pois deve considerar a empresa ou o rgo ou a unidade como uma totalidade. O
planejamento deve considerar tanto o sistema como os subsistemas que o compem, bem como as
relaes e compromissos internos e externos;
f) interativo. Como o planejamento se projeta para o futuro, ele deve ser suficiente e prudentemente
flexvel para aceitar ajustamentos e correes. Pressupe avanos e recuos, alteraes e modificaes em
funo de eventos novos, ou diferentes que ocorram tanto no ambiente interno quanto externo da
empresa;
g) uma tcnica de alocao de recursos de forma antecipadamente estudada e decidida. Dever refletir a
otimizao na alocao e dimensionamento dos recursos com os quais a empresa ou o rgo dela poder
contar no futuro para suas operaes;
h) uma tcnica cclica. A medida que executado, passa a ser realizado. Conforme vai sendo executado
e realizado, permite condies de avaliao e mensurao para novos planejamentos, com informaes e
perspectivas mais seguras e corretas;
i) funo administrativa que interage dinamicamente com as demais. Est intimamente relacionado com
as demais funes administrativas, como a organizao, o controle e a avaliao, influenciando e sendo
influenciado por elas, a todo o momento e em todos os nveis da empresa;
j) uma tcnica de coordenao. Permite a coordenao de varias atividades no sentido da realizao dos
objetivos desejados e de maneira eficaz;
l) uma tcnica de mudana e inovao. O planejamento uma das melhores maneiras de se introduzir
deliberadamente mudana e inovao dentro de uma empresa, sob uma forma previamente definida e
escolhida e devidamente programada.
O Planejamento pode ser considerado em funo do nvel da empresa, conforme ilustra a figura a seguir:

O planejamento estratgico, em linhas gerais, aquele efetuado no nvel institucional da


empresa, envolvendo a alta administrao. genrico e sinttico, direcionado para longo prazo e
considera a empresa como uma totalidade.
O planejamento ttico efetuado no nvel intermedirio da empresa, envolvendo a gerncia. menos
genrico, e mais detalhado, direcionado para mdio prazo e considera cada unidade da empresa.
O planejamento operacional o efetuado no nvel operacional da empresa, envolvendo a superviso.
detalhado e
analtico, direcionado para o curto prazo e considera cada tarefa ou operao.
O planejamento operacional est voltado para o que fazer, como fazer, e para quem fazer, procurando
otimizar e maximizar os resultados. Este tipo de planejamento deve ser intrinsecamente relacionado ao
planejamento ttico, o mesmo ocorrendo com este em relao ao planejamento estratgico.
ORGANIZAO
Chiavenato (1995) define a organizao como uma funo administrativa atravs da qual a empresa
rene e integra os seus recursos, define a estrutura de rgos que devero administr-los, estabelece a
diviso de trabalho atravs da diferenciao,
proporciona os meios de autoridade e de

responsabilidade e, assim por diante. A organizao representa, no fundo, todos aqueles meios que a
empresa utiliza para pr em prtica o planejamento, o controle e a avaliao para atingir os seus objetivos.
Como j foi enfatizado, a funo administrativa organizacional depende do planejamento, do controle e
da direo.
H uma estreita inter relao entre todas estas funes.
A funo administrativa organizacional normalmente implementada de acordo com as peculiaridades de
cada empresa, que pode considerar seus recursos (humanos, materiais e organizacionais) e sua estrutura.
Como ocorre com a funo planejamento, a funo organizao tambm pode ser analisada em funo
dos diferentes nveis - institucional, intermedirio e operacional - da empresa.
DIREO
Do ponto de vista didtico, a funo administrativa direo vem aps o planejamento e a organizao.
Assim, enquanto o planejamento estabelece o que fazer e como fazer e para quem, a organizao
estabelece a estrutura, os meios para a execuo, a direo se preocupa com a execuo das operaes
propriamente ditas, tendo em vista o alcance dos objetivos.
A Direo , inegavelmente, uma das complexas funes da administrao. Isto se deve sua abrangncia
e ao fato de estar intimamente relacionado s pessoas. A execuo de qualquer ao envolve sempre
pessoas e grupos. Toda a implementao do planejamento e da organizao efetuada por um conjunto de
pessoas, normalmente, so os recursos mais complexos existentes nas empresas.
A Direo a funo que envolve a maior interao humana. Como assegura Chiavenato (1995), a
funo que exige a maior dose de flexibilidade, de amortecimento de impactos e, principalmente, de
orientao das pessoas quanto ao rumo certo no alcance dos objetivos pretendidos.
A Direo extremamente dinmica, ocorre em todos os nveis da empresa e est relacionada ao
planejamento, organizao e ao controle. Como a funo Direo diz respeito ao processo de interao
entre pessoas, trs assuntos inerentes a ela so de capital importncia: comunicao, liderana e
motivao. Assim sendo, para dirigir pessoas so necessrios profundos conhecimentos a respeito do
processo de comunicao, das teorias de liderana e da motivao. Como nas funes planejamento e
organizao, a direo pode ser considerada em funo dos nveis da empresa: institucional, intermedirio
e operacional.
CONTROLE
O termo controle tem muitos significados e, no raro, se associa a atitudes coercitivas,
principalmente quando envolve pessoas. O controle deve ser entendido como uma funo administrativa,
como o planejamento, a organizao e a direo.
Os autores Koontz e ODonnel (1998) especificam que controle a funo administrativa que
consiste em medir e corrigir o desempenho de colaboradores para assegurar que os objetivos da empresa e
os planos delineados para alcan-los sejam realizados. , pois, a funo segundo a qual cada
administrador, do presidente ao supervisor, certifica-se de que aquilo que feito est de acordo com o que
se tencionava fazer.
O controle tambm est intimamente relacionado com o planejamento, a direo e a organizao.
Os controles podem ser classificados de acordo com o nvel da empresa onde ocorrem. Assim, h o
controle estratgico, o controle ttico e o operacional.
Em termos de controle operacional, Litterer (1990) prope um modelo bsico que compreende
trs fases:
a) coleta de dados sobre o desempenho;
b) comparao dos dados com um padro;
c) ao corretiva.
Certamente, cada uma destas fases pode ser desenvolvida atravs de diversas formas, que
sempre devem considerar as peculiaridades de cada empresa.
Coordenao Funo do Administrador?
Para responder esta pergunta, preciso antes reafirmar que funo uma aglutinao de
atividades e que ela tem a tendncia de se unir, ocasionando assim uma dificuldade de identificao dos
limites de uma funo administrativa A coordenao est presente ao desempenho de todas as funes
administrativas. Ela no faz parte das caractersticas de cada funo, mas representa o exerccio das
funes. A coordenao pode ser definida como a harmonizao dos vrios esforos necessrios para
atingir os objetivos almejados. A necessidade de sincronia entre as funes importante para que cada
elemento na empresa compreenda melhor a forma de se atingir os objetivos propostos.
A coordenao s surtir efeito quando todos os elementos conhecerem o objetivo dominante da
empresa. Cada um ento, poder trabalhar em prol desse objetivo dosando e aplicando os esforos no

momento melhor ou no momento exato que for preciso. Assim, a ao individual ser frutfera e permitir
que os planos se transformem em resultados de forma mais natural e eficiente.

ARQUIVOLOGIA
Arquivo
O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM
GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES,
ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS
FUTUROS.
Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as funes de um
arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio qualquer que seja a sua
natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a
histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior: servir
histria, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas
funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados
para atender a interesses pessoais ou oficiais.
Classificao dos arquivos
De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se
classifica em:
PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual
ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um
municpio.
INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes
no-lucrativas, sociedades e associaes. Exemplos: o arquivo de um centro de educao
experimental ou de um sindicato.
COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um
escritrio de engenharia ou de um banco.
FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,
individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de
nascimento e casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de
compra e venda de imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
De acordo com o estgio de evoluo
Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trs
estgios:
ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e
freqentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta.
Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao.
O arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor
de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies de material do ano em
curso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do
arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser
consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela
que os gerou. No h necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das
reparties ou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas
aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos
dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa.
ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que
perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so
conservados somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de
pesquisa em geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que
denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os
planos de governo do incio do sculo.
De acordo com a extenso da ateno Os arquivos se dividem em:

ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um


arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial .
ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos
diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de
arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma
universidade.
De acordo com a natureza de seus documentos
Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em:
ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes,
fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem
tratamento adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao
registro, acondicionamento, controle e conservao. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma
instituio financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia.
ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um
campo especfico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So
chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos. Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes
e fetos de uma escola de enfermagem.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
Documento
TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU
FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE
PROVA OU DE INFORMAO. ELE ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS
INSTITUIES E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE
ARQUIVO TAMBM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA
FSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTNCIA.
Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes. Da eles serem
classificados em dois grupos:
Quanto ao gnero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos de um
arquivo, eles podem ser bem variados, como voc v nestas figuras. importante destacar que a
documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos fsicos ou espcies documentais.
Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas de pagamento,
livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides,
tabelas, questionrios e correspondncias.
Quanto natureza do assunto
Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:
OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja;
escala de planto de uma imobiliria.
SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua
divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias,
tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular.
ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoas
funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes
econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes;
dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de
pases estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais
criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior.
CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos
administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou
um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia
especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem
instalaes importantes para a segurana nacional.
RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Exemplos: partes de
planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalaes importantes.
ORGANIZAO
A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o
desenvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- anlise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantao e acompanhamento.
Levantamento de dados: O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos,
regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora
do arquivo e ser complementado pela coleta de informaes sobre a sua documentao.
Anlise dos dados coletados: De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista
estar habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu
diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem
adotadas no sistema a ser implantado.
Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem
A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de
falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o
funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento: Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e
permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano
arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais como as necessidades da instituio a
que pretende servir. Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos:
posio do arquivo na estrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e coordenao dos
servios de arquivo; escolha de mtodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de
funcionamento; recursos humanos; escolha das instalaes e do equipamento; constituio de
arquivos intermedirio e permanente; recursos financeiros.
Posio do arquivo na estrutura da instituio: Embora no se possa determinar, de forma
generalizada, qual a melhor posio do rgo de arquivo na estrutura de uma instituio, recomendase que esta seja a mais elevada possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a um rgo
hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes
nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas
e das comunicaes administrativas.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao ou
descentralizao dos servios de arquivo.

Centralizao: Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da


documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio - de documentos de uso corrente em
um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo,
Comunicaes e Arquivo, ou outra denominado similar.
Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento
mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e
procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais
completes; reduo dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos.
Descentralizao: Recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser
desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica
que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de
atividades de uma instituio. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como
Produo, Comercializao e Transportes, Alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e
que cada um desses departamentos se desdobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a
necessidade da descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada a
nvel de Departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde
estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos
pelas divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever ser mantido tambm um
arquivo para a documentao dos rgos administrativos.
A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios:
- centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos;
- descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES


Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou freqentemente consultados como
ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decises das
administraes etc.
No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades
de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes. Por
isso, freqentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituies a designao de rgos
de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra denominao similar. Devido ao ntimo
relacionamento dessas reas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores distintos as
atividades dos arquivos correntes:
1. Protocolo
2. Expedio
3. Arquivamento
4. Emprstimo e consulta
1. Protocolo
a denominao atribuda aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e
movimentao e expedio de documentos. tambm o nome atribudo ao numero de registro dado
ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.
E como esses servios de protocolo funcionam? Que procedimentos so adotados para que eles cumpram
suas finalidades com eficincia?
Rotinas de recebimento e classificao
Cada instituio precisa criar suas prprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas,
de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificao de documentos so:
- Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote,
- Correios ou entregue em mos.
- Separao da correspondncia oficial da particular.
- Distribuio da correspondncia particular.
- Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso.
- Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios.
- Abertura da correspondncia ostensiva.
- Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de
antecedentes.
- Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor encarregado de registro e
movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por
exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
- Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa
e definido pelo arquivista.
- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferncia com um carimbo numerador datador
do protocolo). Abaixo da data e do nmero, escrevemos para onde o documento ser encaminhado
(destino) e o cdigo atribudo a ele, quando foi classificado.
- Elaborao do resumo do assunto tratado no documento.
- Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao.
2. Expedio
Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa:
- Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e
quantidades determinadas pela empresa. Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em
suas unidades, para consulta imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias
so devolvidas ao setor de origem, aps a expedio.
- Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas.
- Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias.
- Separao do original das cpias.
- Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos.
- Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem.

3. Arquivamento
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver a
preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no
servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo. E como
esses documentos so classificados?
Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar os
documentos. Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados
pelos tcnicos responsveis, em funo dos mtodos de arquivamento adotados pela empresa. E
esses mtodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade,
escolhe os mtodos mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode
cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de
emprstimos e consultas aos funcionrios e setores da empresa.
4. Emprstimo e consulta
As rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores.
- Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com
segurana, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para emprstimo,
juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem cronolgica,
do mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulrio de cobrana da documentao, sempre que a pasta emprestada no for
devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para emprstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora
possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua
reapresentao ao setor.
- Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar
da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUDO na primeira via do recibo de documentao (a que foi assinada
pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Tecnicamente, o sistema de arquivamento o conjunto de princpios coordenados entre si com a
finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
Direta: quando a informao recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.
Indireta: quando a localizao de uma informao feita inicialmente atravs da consulta a um ndice
e posteriormente no local arquivado.
Semi-indireta: quando a localizao de uma informao arquivada orientada pela consulta a uma
tabela.

Mtodos de arquivamento
Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de colocao dos documentos que
visa A facilidade de guarda e pesquisa. Os mtodos de arquivamento esto relacionados
com os sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem mtodos
especficos que a ele se adaptam.
Tanto na organizao de arquivos como na de fichrios, os elementos a serem
considerados
nos documentos, para efeito de classificao, so:
Nome (do remetente, destinatrio ou da pessoa a quem os documentos se referem).

Local (de expedio ou recebimento dos documentos).


Data (de elaborao, validade ou referncia dos documentos).
Assunto(s) (contedo ou argumento dos documentos).
Nmero (de ordem, cdigo etc.).
A escolha de um ou mais elementos determinar a estrutura de organizao de um
arquivo, respeitando-se o grau de importncia e freqncia com que so solicitados. No
trabalho secretarial, os mtodos de uso mais comum so:
Alfabtico.
Geogrfico.
Numrico (simples, cronolgico, decimal...
Por assuntos.
Mtodo alfabtico
Consiste na organizao do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa,
constante do documento ou material que ser registrado (neste caso o nome passa a ser
o elemento principal de classificao) e depois colocado em seqncia alfabtica.
As pastas ou fichas so dispostas no arquivo segundo as determinaes das normas de
alfabetao, separadas pelas guias alfabticas que orientao a consulta. O nmero e o
tipo de guias a serem utilizadas dependero do volume de documentos a serem
organizados.
A - Regras Mtodo alfabtico
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja,
primeiramente o ltimo nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam.
Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corra, Antnio
Corra, Joo Carlos
Correa, Paulo
2. Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados ou no por hfen, no
so separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Srgio
Villa-Lobos, Heitor
3. Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra anterior. Exemplos:
Santa Rita, Vlter
Santo lncio, Ana
So Benito, Incio
4. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou no, no so
considerados na
ordenao alfabtica. Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Observao: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando
servirem de
elemento de distino. Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge

Abreu Sobrinho, Jorge


5. Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so colocados entre
parnteses depois do
nome e no so considerados na alfabetao.
Exemplos:
Arajo, Paulo (General)
Estado de So Paulo (O)
Pinto, Antnio Eduardo (Dr.)
6. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.
Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos Ltda
7. As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo nome da empresa, seguido
dos Estados
em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem
localizadas em
uma mesma cidade, so colocados os endereos. Exemplos:
Unio S.A. - RJ, Rio de Janeiro
Unio S.A. - RS, Porto Alegre
8. Os nomes de instituies e rgos governamentais brasileiros so considerados como
se
apresentam. Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundao Getlio Vargas
B - Ordenando alfabeticamente
Quando falamos em arquivo alfabtico, muitas pessoas desconhecem o fato de que h
dois critrios para a ordenao alfabtica (feita letra por letra ou palavra por palavra), e
que ambos so corretos. Da surgirem as confuses na busca e no arquivamento.
A definio de um nico critrio de alfabetao, com a conseqente excluso do outro,
de fundamental importncia para o trabalho de arquivo. So eles:
Letra por letra
Palavra por palavra
Porta
Porta
Porta-algodo
Porta-algodo
Portada
Porta-discos
Porta-discos
Porta-espada
Portador
Portada
Porta-espada
Portador
Notou a diferena? Imagine a confuso e as discusses entre colegas de trabalho e
usurios
do seu arquivo se voc misturar os dois critrios!
Mtodo numrico
Quando o principal elemento de classificao de um documento um nmero (por
exemplo: processes, legislao, documentos protocolados etc.), a melhor forma de
organizao para o arquivo o mtodo numrico.

Nesta modalidade de arquivamento, a consulta , indireta, pois h necessidade de se


recorrer a um ndice auxiliar alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a informao
foi arquivada.
O mtodo numrico pode ser:
A - Simples
Quando atribumos nmeros aos correspondentes (pessoas ou instituies) pela ordem
de chegada destes ao arquivo, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica,
pois teremos um ndice para auxiliar na localizao.
Este arquivo vai exigir como controles:
Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a
abertura de
duas ou mais pastas para o mesmo correspondente.
ndice alfabtico auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do
nome do
correspondente para o nmero de sua pasta aberta no arquivo. O ndice , indispensvel,
pois, com
o crescimento do arquivo, toma-se impossvel localizar os documentos.
Nos arquivos empresariais que utilizam o mtodo numrico simples, pode-se
reaproveitar o nmero de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para
um novo correspondente, o que j no deve ocorrer no servio pblico, rede bancria,
arquivos hospitalares etc., onde o nmero atribudo a um correspondente pode
comprometer as operaes a serem realizadas, pois nesses casos o nmero passa a
identificar permanentemente um cliente.
B - Cronolgico
Neste mtodo numera-se o documento, e no a pasta. o que ocorre nas reparties
pblicas - o documento, depois de receber uma capa, onde so colocados o nmero de
protocolo e outras informaes, passa a formar um processo. Este processo ser
acompanhado durante a tramitao, por uma ficha numrica (ficha de protocolo), onde
ser indicada toda a movimentao do documento dentro da repartio. Paralelamente,
so confeccionados ndices alfabticos para os nomes dos envolvidos, assunto e
procedncia dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
Mtodo geogrfico
Neste mtodo, o principal elemento de classificao do documento deve ser o local ou
procedncia da informao. importante salientar que a organizao de um arquivo
geogrfico depende de uma estrutura geogrfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vrios pases: nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver
documentos
procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no
arquivo, aps
a capital. Exemplos:
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito
Mtodo por assuntos

Tambm conhecido por mtodo especfico, um dos mais perfeitos mtodos de


arquivamento, pois o nico a recuperar os documentos segundo o seu contedo. Sua
aplicao, no entanto, requer planejamento prvio, alm de requisitos como:
Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as
atividades-fins da
mesma.
Anlise minuciosa e interpretao da documentao.
No existem planos de classificao por assuntos prontos para serem aplicados a
arquivos.
Cabe a cada instituio, de acordo com suas caractersticas individuais, e aps estudo
detalhado, elaborar esse plano ou tabela de assuntos.
Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificao com os seguintes
procedimentos:
Agrupar os assuntos principais ou grandes classes.
Subdividir os assuntos principais em ttulos especficos (partindo sempre do geral para
os particulares).
Escolher e padronizar os termos adequados para a identificao dos itens (analisar a
sinonmia e os
termos tcnicos).
Definir a forma de ordenao dos assuntos no arquivo.
A - Ordenao dos assuntos de forma alfabtica
Uma vez elaborada a tabela de classificao, pode-se organizar um arquivo alfabtico
de assuntos de duas maneiras:
a) Ordem dicionria: consiste em dispor em ordem alfabtica os assuntos classificados,
considerando-se simplesmente a seqncia das letras. Exemplos:
Artigos para calados
Calcados ortopdicos
Calados para crianas
Calados para homens
b) Ordem enciclopdica: consiste em agrupar em ordem alfabtica os ttulos gerais
seguidos de suas
subdivises, tambm em rigorosa ordem alfabtica. Exemplos:
CALADOS
Artigos
Consertos
Fbricas
Lojas
B - Ordenao dos assuntos de fornia numrica
Nesta modalidade, alm do plano de classificao, dever ser elaborado um ndice
alfabtica remissivo, pois os itens classificados recebero nmeros no arquivo e o ndice
auxilia na rpida localizao.
a) Mtodo duplex: a documentao aps a diviso em classes, segundo o plano de
classificaao recebe uma numerao seqencial simples para cada classe geral e as
subdivises dessas classes
seo ordenadas atravs de numerais decimais. Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondncia expedida

1.2 Correspondncia recebida


1.3 Livros
1.3.1 Sugestes para aquisio
1.3.2 Oramentos
1.4 Ponto dos funcionrios
1.5 Estatsticas
1.5.1 Consultas
CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS
CONCEITOS
Preservao: um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica
e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade
dos materiais.
Conservao: um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo
de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de
tratamentos especficos (higienizao, reparos e acondicionamento).
Restaurao: um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de
danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico.

CONSTRUO E INTERPRETAO DE ORGANOGRAMAS E FLUXOGRAMA


O organograma uma espcie de diagrama usado para representar as relaes hierrquicas dentro de
uma empresa, ou simplesmente a distribuio dos setores, unidades funcionais e cargos e a
comunicao entre eles.
Requisitos: Fcil leitura; Permitir boa interpretao dos componentes da organizao; Fazer parte de um
processo organizacional de representao estrutural; Ser flexvel
So tcnicas de representao do Orgonogramas: Estrutural, circular ou radial, funcional, estruturalfuncional, matricial
Objetivos: Demonstrar a diviso do trabalho; Dividindo a organizao em fraes organizacionais
(partes menores); Destacar a relao superior-subordinado e a delegao de autoridade e
responsabilidade; Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando:

O tipo de trabalho desenvolvido nos orgonogramas: Os cargos existentes; Os nomes


dos titulares; Quantidade de pessoas por unidade ; A relao funcional alm da relao
hierrquica; Facilitar a anlise organizacional
Regras gerais
Deve conter nome da organizao, autor, data e nmero.
Deve ser mostrada a referncia de outros grficos.
Para anlise, deve apresentar a estrutura existente.
Cada
funo
pode
ser
representada por um retngulo:
Os retngulos devem conter os
ttulos dos cargos
Se h necessidade do nome do ocupante,
este deve aparecer fora do retngulo (ou
dentro com letra de tipo diferente)
Se o grfico mostrar apenas parte da
organizao, deve haver linhas abertas
para
demonstrar continuidade.

Organograma Estrutural Caractersticas


Tcnica utilizada para representar a maioria das organizaes

No alto da folha, deve constar o nome da organizao


Linhas:
A linha cheia de autoridade (vertical) e de coordenao (horizontal)
A linha tracejada ou pontilhada deve ter seu significado na legenda
Deve ser feito por grupamento de unidades
Das unidades maior hierarquia (direo) s de menor hierarquia (operacionais)
Unidades de mesmo nvel devem estar na mesma linha horizontal
Em unidades do mesmo grupo, deve ser obedecida a ordem alfabtica
Autoridade funcional a autoridade sobre uma funo

Organograma Circular Caractersticas


Pouco utilizado
Suaviza a apresentao da estrutura
Economiza espao
A autoridade representada do centro para a periferia
As linhas de autoridade ficam difceis de serem identificadas
Reduz conflitos entre superiores e subordinados
Exemplos de organizaes: hospitais, universidades (rea acadmica)
Representao de estruturas mais complexas torna-se difcil
Representao de muitos nveis hierrquicos torna-se difcil
Pode utilizar letras e nmeros para simplificar
Necessita de legendas

ORGONOGR
AMA
FUNCIONAL

Organograma Funcional Caractersticas


Aplicado em organizaes de pequeno porte
Pouco verticalizada
Poucos chefes para vrias atividades

Organograma Matricial Caractersticas

Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos


Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierrquica
A autoridade maior dividida entre a Presidncia (cunho poltico) e o titular da
rea de projetos (cunho tcnico)

A sensao de duas chefias permanente


Permite maior mobilidade e flexibilidade que as outras, mas mais difcil de
implementar
Difcil conciliar as duas estruturas
Podem ocorrer atritos por questes de jurisdio

Recomendaes finais

Alm dos retngulos, podem ser usados crculos, retngulos com os cantos
curvos e vrias outras simbologias
Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama
Devem ser evitadas siglas e abreviaes
A linha de coordenao no deve ligar unidades diretamente
uso de nomes dos ocupantes dos cargos exigem constante atualizao
Durante a elaborao do organograma, podem surgir discrepncias,
provavelmente a estrutura informal

FLUXOGRAMAS
conceito
O termo fluxograma vem do ingls flow-chart (flow=fluxo+chart=grfico).
Fluxograma uma tcnica de representao grfica que se utiliza smbolos previamente
convencionados, permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou seqncia, de um
processo, bem como sua anlise e redesenho.
Aspectos
Por intermdio do fluxograma, podemos demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo
de processo:
Quais operaes so realizadas;
Onde so realizadas as operaes;
Quem as executa;
Quais as entradas e sadas;
Qual o fluxo das informaes;
Quais os recursos empregados no processo;
Quais os custos parciais e totais;
Qual o volume de trabalho; e
Qual o tempo de execuo, tanto parcial quanto total.
Vantagens
Podemos destacar as seguintes vantagens principais:
Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos;
Permite viso ampla de todo o processo que est sendo estudado;
Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo;
Possibilita a verificao, de maneira clara e precisa, das falhas de
funcionamento, dos gargalos, a duplicidade de procedimentos e de outros
problemas oriundos do processo em estudo;

No permite a dupla interpretao, graas padronizao dos smbolos que so


utilizados;
Possibilita a anlise e a proposio de modificaes, visando melhoria do
processo;
Permite fcil atualizao.
TIPOS DE FLUXOGRAMAS
Existem, basicamente, dois tipos: o fluxograma vertical e o horizontal com suas
variaes.
Fluxograma vertical
Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha
de produo, no qual se pode dividir um grande processo em vrios outros, mais
simples, com poucas reas envolvidas e com nmero restrito de operaes que se
encaixam nos smbolos, previamente, estabelecidos pelo fluxograma. Podemos,
tambm, utiliza-lo em processos administrativos, desde que feitas as devidas
adequaes.
Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulrio padronizado e
constitudo de smbolos e convenes pr-impressos em colunas verticais.
O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (uma vez que se

trata de um formulrio impresso padronizado), a clareza na apresentao e a facilidade


de leitura.
Fluxograma horizontal
Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. Tanto a
elaborao quanto a leitura so feitas como se estivesse escrevendo ou lendo, ou seja, da
esquerda para a direita, utilizando smbolos e convenes previamente definidos.
Existem duas variveis desse tipo de fluxograma, o descritivo e o de colunas.
Fluxograma horizontal descritivo
Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das
informaes que circulam em um processo, por meio de smbolos padronizados.
A elaborao feita como se estivesse escrevendo, s que no lugar de somente palavras
so utilizados smbolos e palavras que permitem a descrio do fluxo do processo de
maneira clara e precisa.
Fluxograma horizontal de colunas

Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere maneira de representar


graficamente as reas envolvidas no processo. Elas so apresentadas em colunas, o que
permite que se tenha uma viso completa, clara e precisa de tudo o que acontece em
determinada rea, e dela em relao s demais.
TCNICAS DE DESENHO DE FLUXOGRAMAS
Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilizao de softwares que
rodam em microcomputadores, oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos
ajudam na elaborao de um fluxo de processo.
Desenhando um fluxograma manualmente
No fluxograma vertical, como se trata de formulrio impresso, o desenho do fluxo est
restrito ao preenchimento de alguns campos.
A elaborao, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de
colunas requer algumas regras bsicas:

Dispor de gabaritos, que correspondem a rguas que contm os smbolos


convencionais;
Os smbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida
proporo entre si; tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a
complexidade do processo em estudo, e o tamanho ideal aquele que permite
visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como
verticalmente;
desenho deve ser feito da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se
estivesse escrevendo;
Deve-se utilizar lpis, ou lapiseira, pois permitem alteraes mais rpidas,
bastando para isso apagar o que se deseja modificar;
desenho deve reservar espaos para identificao do fluxograma, ou seja: nome
da empresa, processo, data, verso e executante.

Desenhando um fluxograma com o uso da informtica


A informtica dispe de vrios softwares que permitem o desenho de fluxograma,
possibilitando ganho de produtividade muito grande.
Como referencial podemos citar os seguintes softwares:
Visio Standard: software destinado elaborao de variados desenhos tcnicos;
FlowChart: software especfico para desenho de fluxogramas;
Process Chart: software especfico para anlise e desenho de processos.
Excel, PowerPoint e Word: so softwares que possuem recursos que permitem o
desenho de fluxograma com a utilizao de smbolos que so padres mundiais;
SIMBOLOGIA UTILIZADA NOS FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS

COMUNICAO OFICIAL

A comunicao necessidade bsica da pe


ssoa humana, do homem social: constitui o canal pelo qual os padres de sua cultura
lhe so transmitidos e, mediante o qual, aprende a ser membro de uma sociedade. A
vida em sociedade supe
intercmbio e
comunicao, que se realizam
fundamentalmente pela lngua, cujo papel cada vez mais importante nas relaes
humanas.
As relaes de trabalho demandam ateno especial com a forma escrita da lngua e seu
registro adequado, para que estabelea o entendimento comum. E comunicao isso:
participao, transmisso, troca de idias, conhecimentos e experincias.
Os funcionrios pblicos no expedem mensagens para exibir conhecimentos;
escrevem-nas para trocar informaes, reconhecer direitos e vantagens, estabelecer
obrigaes, comunicar intenes, realizar negcios. Assim, um texto oficial de boa
qualidade, especialmente aqueles que podem criar direitos,
obrigaes e compromissos, depende de certos pr-requisitos, aqui chamados
fundamentos. Esses fundamentos so de ordem tica, legal, lingstica e esttica.
REDAO OFICIAL
Redao oficial a maneira de redigir prpria da Administrao Pblica. Sua finalidade
bsica possibilitar a elaborao de comunicaes e normativos oficiais claros e
impessoais, pois o
objetivo transmitir a mensagem com eficcia, permitindo entendimento imediato.
A eficcia da comunicao oficial depende basicamente do uso de linguagem simples e
direta, chegando ao assunto que se deseja expor sem passar, por exemplo, pelos atalhos
das
frmulas de refinada cortesia usuais no sculo passado. Ontem o estilo tendia ao
rebuscamento, aos
rodeios ou aos circunlquios; hoje, a vida moderna obriga a uma redao mais objetiva
e concisa.
QUALIDADES E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO
OFICIAL
Conciso Coeso e Clareza
A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial.
Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes com um mnimo
de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm de
conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o
texto depois de pronto. nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais
redundncias ou repeties desnecessrias de idias.
A coeso pode ser conceituado como a unio ntima das partes de um todo. Assim, o
texto coeso aquele em que as palavras, as oraes, os perodos e os pargrafos esto
interligados
e coerentemente dispostos.

A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial, conforme j sublinhado na
introduo deste captulo. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita
imediata compreenso pelo leitor. No entanto a clareza no algo que se atinja por si
s: ela depende estritamente das demais caractersticas da redao oficial. Para ela
concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer
de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por
definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo;
c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade
dos textos;
d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe
acrescentam.
Formalidade e Padronizao: As comunicaes oficiais devem ser sempre formais,
isto , obedecem a certas regras de forma: alm das j mencionadas exigncias de
impessoalidade e uso do padro culto de linguagem, imperativo, ainda, certa
formalidade de tratamento. No se trata somente da eterna dvida quanto ao correto
emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nvel (v.
a esse respeito 2.1.3. Emprego dos Pronomes de Tratamento); mais do que isso, a
formalidade diz respeito polidez, civilidade no prprio enfoque dado ao assunto do
qual cuida a comunicao.
Impessoalidade: A finalidade pblica est sempre presente na redao oficial, da a
necessidade de ser ela isenta de interferncia da individualidade de quem a elabora. O
tratamento impessoal que deve ser
dado aos assuntos constantes das comunicaes oficiais decorre:
a) da ausncia de impresses individuais da pessoa que comunica: independentemente
de quem assina um expediente, a comunicao sempre feita em nome do servio
pblico;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao: seja um cidado, seja um rgo
pblico, o destinatrio sempre considerado de forma homognea e impessoal;
c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: as comunicaes oficiais restringemse a questes referentes ao interesse pblico; no cabe nelas, portanto, qualquer tom
particular ou pessoal.
Desse modo, no h lugar na redao oficial para impresses pessoais, como as que, por
exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou
mesmo de um texto literrio. importante salientar que o carter impessoal do texto
mantido pela utilizao do verbo na terceira pessoa do singular ou plural, ou ainda na
primeira pessoa do plural.
Emprego dos Pronomes de Tratamento
O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso
consagrado:
Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo; Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica;
Ministros de Estado;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais
das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-Executivos de Ministrios e demais

ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos


Estaduais; Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de
Contas da Unio;
Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.
c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais;
Juzes; Auditores da Justia Militar.
Excelentssimo Senhor o vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos
Chefes de Poder dos cargos abaixo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo
respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas
por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma:
A Sua Excelncia o Senhor
A Sua Excelncia o Senhor
A Sua Excelncia o SenhorFulano
de
Tal
Fulano
de
Tal
Senador Fulano de TalJuiz de Direito da 10a Vara
Ministro de Estado da
Senado
FederalCvel
Justia
70.165-900 Braslia. DF Rua
ABC,
no
123
70.064-900 Braslia. DF
01.010-000 So Paulo. SP
Fechos para Comunicaes
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o
texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados
foram regulados pela Portaria no 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia
quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, este Manual estabelece o
emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao
oficial:
a) Respeitosamente para autoridades superiores, inclusive o Presidente da
Repblica
b) Atenciosamente para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior
PRINCIPAIS TIPOS DE DOCUMENTOS OFICIAIS
APOSTILA
Aditamento a ato enunciativo ou declaratrio de uma situao anterior criada por lei.
utilizado, tambm, nos casos de retificao e atualizao de dados funcionais,
averbando abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias pessoais (nomeao,
promoo, ascenso, reconduo, remoo, reintegrao, dispensa, disponibilidade,
demisso, aposentadoria, reintegrao, readaptao e aproveitamento).
Ao apostilar ttulo, a Administrao no cria direito, pois apenas reconhece a existncia
de um direito criado por norma legal.
Suas partes componentes so:

1. Ttulo (a palavra APOSTILA), em letras maisculas e centralizado sobre o texto.


2. Texto paragrafado, explicitando o ato (em letras maisculas) e a quem se refere, com
indicao de matrcula. 3. Local e data, por extenso.
4. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a Apostila.
ATA
o documento de valor jurdico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrncias e
decises de sesses, reunies ou assemblias, realizadas por comisses, conselhos,
congregaes, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordemdo-dia, previamente divulgada. geralmente lavrada em livro prprio, autenticada, com
as pginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de
encerramento.
O texto apresenta-se seguidamente, sem pargrafos, ocupando cada linha inteira, sem
espaos em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a
redao,
usar-se- a palavra digo; se for constatado erro ou omisso, depois de escrito o texto,
usar-se- a expresso em tempo. Quem redige a ata o secretrio (efetivo do rgo, ou
designado ad hoc para a reunio). A ata vai assinada por todos os presentes, ou somente
pelo presidente e pelo secretrio, quando houver registro especfico de freqncia.
ATESTADO
Documento firmado por servidor em razo do cargo que ocupa, ou funo que exerce,
declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa. Suas
partes componentes so:
1. Ttulo (a palavra ATESTADO), em letras maisculas e centralizado sobre o texto.
2. Texto constante de um pargrafo, indicando a quem se refere, o nmero de matrcula
e a lotao, caso seja servidor, e a matria do Atestado.
3. Local e data, por extenso.
4. Assinatura, nome e cargo da chefia que expede o Atestado.
AVISO
Aviso a comunicao pela qual os titulares de rgos e entidades comunica assunto de
seu interesse e solicitam a sua participao.
Estrutura
1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica;
2. denominao do ato - AVISO, com sua respectiva identificao;
3. objeto - resumo do assunto; 4. autor - autoridade investida de poderes legais para
baixar o ato;
5. texto - pode ser desdobrado em itens; 6. local e data; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo.
ALVAR
Alvar o documento firmado por autoridade competente, certificando, autorizando ou
aprovando atos ou direitos.
AUTORIZAO
Autorizao o ato administrativo ou particular que permite ao pretendente realizar
atividades
ou utilizar determinado bem fora das rotinas estabelecidas.
Estrutura

1. denominao do ato - AUTORIZAO; 2. emitente - precedido pela palavra DE,


seguido de dois pontos; 3. destinatrio - precedido pela palavra PARA, seguida de dois
pontos; 4. texto:
4.1. iniciado pelo termo - AUTORIZO; 4.2. objeto da autorizao; 4.3. qualificao da
pessoa;
5. local e data; 6. assinatura; 7. nome/identidade.
CARTA
Forma de comunicao externa dirigida a pessoa (fsica ou jurdica) estranha
administrao
pblica, utilizada para fazer solicitaes, convites, externar agradecimentos, ou
transmitir
informaes.
Suas partes componentes so:
1. Local e data, por extenso, esquerda da pgina.
2. Endereamento (alinhado esquerda): nome do destinatrio, precedido da forma de
tratamento, e o endereo.
3. Vocativo: a palavra Senhor (a), seguida do cargo do destinatrio, e de vrgula.
4. Texto paragrafado, com a exposio do(s) assunto(s) e o objetivo da carta.
5. Fecho de cortesia, seguido de advrbio adequado: Cordialmente, Atenciosamente, ou
Respeitosamente.
6. Assinatura, nome e cargo do emitente da carta.
CERTIDO
Declarao feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de
processo, livro ou documento que se encontre em reparties pblicas. Podem ser de
inteiro teor - transcrio integral, tambm chamada traslado - ou resumidas, desde que
exprimam fielmente o contedo do original.
Observao: Certides autenticadas tm o mesmo valor probatrio do original e seu
fornecimento, gratuito por parte da repartio pblica, obrigao constitucional
(Const. Fed. 1988, art. 5, XXXIV, b).
CIRCULAR
Comunicao oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades
administrativas ou determinados funcionrios.
Suas partes componentes so:
1. Ttulo (a palavra CIRCULAR), em letras maisculas, sigla do rgo que o expede e
nmero,
esquerda da folha.
2. Local e data direita da folha, e por extenso, na mesma linha do ttulo.
3. Destinatrio, aps a palavra Para (com inicial maiscula).
4. Assunto, expressado sinteticamente.
5. Texto paragrafado, contendo a exposio do(s) assunto(s) e o objetivo da Circular.
6. Fecho de cortesia, seguido do advrbio Atenciosamente.
7. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a Circular.
CONTRATO
o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigaes
recprocas.
Tratando-se de negcio jurdico bilateral ou plurilateral, pressupe o consenso,
capacidade
das partes (contratantes), objetivo lcito e vontade sem vcio.

A Administrao Pblica pode celebrar contratos de direito privado da administrao e


contratos administrativos. Os primeiros regem-se pelo direito privado quanto ao
contedo e efeitos e os segundos, regem-se pelo direito administrativo.
CONVNIO
Acordo firmado por entidades pblicas de qualquer espcie, ou entre estas e entidades
particulares, para realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes. Convnio
acordo, mas no contrato. No convnio, a posio jurdica dos signatrios uma s,
idntica para todos, podendo haver apenas diversidade na forma de cooperao de cada
um, segundo suas possibilidades, para a consecuo do objetivo comum.
Observao: No Convnio os signatrios so chamados de partcipes, pois manifestam
pretenses comuns
(unio de esforos e recursos).
Suas partes componentes so:
1. Ttulo (a palavra CONVNIO), em letras maisculas.
2. Ementa, em letras maisculas, no alto da pgina, direita.
3. Introduo, constando dos nomes e qualificao dos convenentes.
4. Clusulas, seqenciadas em ordinal, por extenso e em letras maisculas, tratando de
tpicos
especficos: objeto, obrigaes, prazos de vigncia etc.
5. Termo (ou fecho).
6. Assinaturas das partes convenentes e das testemunhas.
MEMORANDO
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um
mesmo
rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Tratase, portanto,
de uma forma de comunicao eminentemente interna.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de
projetos,
idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rg
o deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para
evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando
devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de
continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado,
assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o
andamento da matria tratada no memorando.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de
que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr. Subchefe para
Assuntos Jurdicos
OFCIO
Correspondncia pela qual se mantm intercmbio de informaes a respeito de assunto
tcnico ou administrativo, cujo teor tenha carter exclusivamente institucional. So
objetos de ofcios as comunicaes realizadas entre dirigentes de entidades pblicas,
podendo ser tambm dirigidos a
entidade particular.

Suas partes componentes so:


1. Ttulo abreviado - Of.-, acompanhado da sigla do rgo expedidor, sua esfera
administrativa e
numerao, esquerda da pgina.
2. Local e data, por extenso, direita da pgina, na mesma linha do ttulo.
3. Endereamento (alinhado esquerda): nome do destinatrio, precedido da forma de
tratamento, e
o endereo.
4. Vocativo: a palavra Senhor(a), seguida do cargo do destinatrio e de vrgula.
5. Texto paragrafado, com a exposio do(s) assunto(s) e o objetivo do Ofcio.
6. Fecho de cortesia, expresso por advrbios: Atenciosamente, Cordialmente ou
Respeitosamente.
7. Assinatura, nome e cargo do emitente do Ofcio.
ORDEM DE SERVIO
Ato por que se baixam instrues a respeito de normas de servio ou de administrao
de
pessoal. So objeto de ordens de servio, datadas e numeradas, as determinaes
administrativas de
carter especfico e as decises relativas a pessoal, desde que no sejam estas objeto de
portarias.
Suas partes componentes so:
1. Ttulo (a expresso ORDEM DE SERVIO), nmero e data, por extenso, em letras
maisculas e
negrito.
PARECER
Manifestao de rgos especializados sobre assuntos submetidos sua considerao;
indica a soluo, ou razes e fundamentos necessrios deciso a ser tomada pela
autoridade competente. Pode ser enunciativo, opinativo ou normativo. Em se tratando
de parecer emitido por colegiado, este somente surtir efeitos se aprovado pelo plenrio,
caso em que deve ser explicitado no documento.
PORTARIA
Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de rgos) determinam providncias
de carter administrativo, visando a estabelecer normas de servio e procedimentos para
o(s) rgo(s),
bem como definir situaes funcionais e medidas de ordem disciplinar. Suas partes
componentes so:
1. Ttulo ( a palavra PORTARIA), seguido da sigla do rgo, numerao e data, em
letras maisculas, e em negrito.
2. Ementa da matria da Portaria, em letras maisculas, direita da pgina.
3. Prembulo: denominao completa da autoridade que expede o documento, em
maisculas e
negrito; fundamentao legal, seguida da palavra RESOLVE, tambm em maisculas,
acompanhada
de dois pontos, esquerda da folha.
4. Texto, subdividido em artigos, pargrafos e alneas, explicitando a matria da
Portaria.
5. Local e data, por extenso.

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.


RELATRIO
a exposio circunstanciada de atividades levadas a termo por funcionrio, no
desempenho das funes do cargo que exerce, ou por ordem de autoridade superior.
geralmente feito para expor: situaes de servio, resultados de exames, eventos
ocorridos em relao a planejamento, prestao de contas ao trmino de um exerccio
etc.
Suas partes componentes so:
1. Ttulo (a palavra RELATRIO), em letras maisculas.
2. Vocativo: a palavra Senhor(a), seguida do cargo do destinatrio, e de vrgula.
3. Texto paragrafado, composto de introduo, desenvolvimento e concluso. Na
introduo se enuncia o propsito do relatrio; no desenvolvimento - corpo do relatrio
- a exposio minudente dos fatos; e, na concluso, o resultado ou sntese do trabalho,
bem como a recomendao de providncias cabveis.
4. Fecho, utilizando as frmulas usuais de cortesia, como as do ofcio.
5. Local e data, por extenso.
6. Assinatura, nome e cargo ou funo do signatrio.
7. Anexos, complementando o Relatrio, com material ilustrativo e/ou documental.
REQUERIMENTO
Documento pelo qual o interessado solicita ao Poder Pblico algo a que se julga com
direito,
ou para se defender de ato que o prejudique.
Suas partes componentes so:
1. Vocativo: a palavra Senhor, precedida da forma de tratamento, o ttulo completo da
autoridade a
quem se destina, seguida de vrgula.
2. Prembulo: nome do requerente (em maisculas), seguido dos dados de
identificao: nacionalidade, estado civil, filiao, idade, naturalidade, domiclio,
residncia etc. Sendo funcionrio do rgo, apresentar apenas os dados de identificao
funcional.
3. Texto: exposio do pedido, de forma clara e objetiva, citando o fundamento legal
que permite a
solicitao.
4. Fecho: parte que encerra o documento, usando-se, alinhada esquerda a frmula:
Nestes Termos,
Pede Deferimento.
5. Local e data, por extenso.
6. Assinatura do requerente.
ORDEM DE SERVIO
Ato por que se baixam instrues a respeito de normas de servio ou de administrao
de
pessoal. So objeto de ordens de servio, datadas e numeradas, as determinaes
administrativas de
carter especfico e as decises relativas a pessoal, desde que no sejam estas objeto de
portarias.
Suas partes componentes so:

1. Ttulo (a expresso ORDEM DE SERVIO), nmero e data, por extenso, em letras


maisculas e
negrito.
2. Prembulo:
2.1. denominao da autoridade expedidora, em letras maisculas e negrito;
2.2. fundamento legal e a matria em pauta;
2.3. a palavra RESOLVE, em letras maisculas e negrito, seguida de dois pontos,
esquerda da pgina.
3. Texto: explicitao da matria desdobrada em artigos, pargrafos, alneas e incisos, se
for o caso.
4. Local e data.
5. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que expede a Ordem de Servio.
DESPACHO
espcie do gnero ato administrativo ordinatrio. Os despachos podem ser
informativos (ordinatrios ou de mero expediente) ou decisrios. Isto posto, podem ter
contedo de mera informao dando prosseguimento a um processo ou expediente ou
conter uma deciso administrativa.
Observaes:
1 - O Despacho no deve ser exarado na mesma folha do original submetido
autoridade, e sim em
folha separada, para permitir o correto arquivamento dos autos.
2 - A publicao do Despacho o princpio que tem por objetivo assegurar moralidade
administrativa,
excetuados os Despachos considerados sigilosos.

LICITAO
1.CONCEITO
Licitao um procedimento administrativo, prvio contratao, que visa a escolher a
proposta mais vantajosa para a Administrao, com base em parmetros
antecipadamente definidos.
A obrigao de licitar est consignada no art. 37, XXI, da Constituio Federal
Brasileira, que fixou o procedimento como compulsrio para a contratao de obras,
servios, compras e alienaes, ressalvados os casos especificados na legislao.

2.PRINCPIOS BSICOS

Art. 37. A administrao pblica direta e indireta de qualquer dos Poderes da Unio,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia e, tambm, ao
seguinte:
Lei n 8.666/93
Art. 3. A licitao destina-se a garantir a observncia do princpio constitucional da
isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administrao e ser
processada e julgada em estrita conformidade com os princpios bsicos da legalidade,
da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade
administrativa, da vinculao ao instrumento convocatrio, do julgamento
objetivo e dos que lhes so correlatos.
3.PRINCPIOS BSICOS
Obra - toda construo, reforma, fabricao, recuperao ou ampliao, realizada por execuo direta ou
indireta;
Servio - toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administrao, tais
como: demolio, conserto, instalao, montagem, operao, conservao, reparao, adaptao,
manuteno, transporte, locao de bens, publicidade, seguro ou trabalhos tcnico-profissionais;
Compra - toda aquisio remunerada de bens para fornecimento de uma s vez ou parceladamente;
Alienao - toda transferncia de domnio de bens a terceiros;
Execuo direta - a que feita pelos rgos e entidades da Administrao, pelos prprios meios;
Execuo indireta - a que o rgo ou entidade contrata com terceiros sob qualquer dos seguintes
regimes:
empreitada por preo global: quando se contrata a execuo da obra ou do servio por preo certo e total;
empreitada por preo unitrio: quando se contrata a execuo da obra ou do servio por preo certo de
unidades determinadas;
tarefa: quando se ajusta mo-de-obra para pequenos trabalhos por preo certo, com ou sem fornecimento
de materiais;
empreitada integral: quando se contrata um empreendimento em sua integralidade, compreendendo todas
as etapas das obras, servios e instalaes necessrias, sob inteira responsabilidade da contratada at
a sua entrega ao contratante em condies de entrada em operao, atendidos os requisitos tcnicos
e legais para sua utilizao em condies de segurana estrutural e operacional e com as
caractersticas adequadas s finalidades para que foi contratada;

4.MODALIDADES DE LICITAO
Nos termos da Lei n. 8.666/93 e da Lei n. 10.520/02, so modalidades de licitao:
a. Convite: a modalidade de licitao entre interessados do ramo pertinente ao seu
objeto, cadastrados ou no, escolhidos e convidados em nmero mnimo de trs.
A sua divulgao dever se dar pela afixao, em local apropriado, de cpia do
instrumento convocatrio e tambm por meio de convite enviado a cada um dos
convidados, cuja cpia deve ser apensada ao processo administrativo.
O convite pode ser utilizado em situaes nas quais no exista determinao legal que
obrigue o emprego de outra modalidade e em funo dos seguintes limites, tendo em
vista o valor estimado da contratao:

obras e servios de engenharia: de 15 mil at R$ 150 mil; Obras ou servios: 8 mil at


80 mil
b. Tomada de preos: a modalidade de licitao entre cadastrados ou outros
interessados que atenderem a todas as condies exigidas para cadastramento at o
terceiro dia anterior data fixada para o recebimento das propostas.
Poder ser utilizada em situaes nas quais no exista determinao legal que obrigue o
emprego de outra modalidade e em funo dos seguintes limites, tendo em vista o valor
estimado da contratao:
obras e servios de engenharia: at R$ 1,5 milho. compras e demais servios: at R$
650 mil
c. Concorrncia: a modalidade de licitao entre quaisquer interessados que
comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no edital para
execuo de seu objeto.
Deve ser utilizada, qualquer que seja o valor estimado para a contratao, tanto na
compra ou alienao de bens imveis , como nas concesses de direito real de uso e nas
licitaes internacionais, admitindo-se neste ltimo caso, observados os limites, a
tomada de preos, quando o rgo ou entidade dispuser de cadastro internacional de
fornecedores ou o convite, quando no houver fornecedor do bem ou servio no Pas.
Nos casos em que no exista determinao legal que obrigue o emprego de outra
modalidade, embora possa se utilizar a concorrncia independentemente do valor
estimado para a contratao, recomendvel o seu uso acima dos limites a seguir
relacionados:
obras e servios de engenharia: acima de R$ 1,5 milho. compras e demais servios:
acima de R$ 650 mil
d. Concurso: a modalidade de licitao para escolha de trabalho tcnico, cientfico ou
artstico, entre quaisquer interessados, por meio da instituio de prmios ou
remunerao aos vencedores, conforme critrios constantes de edital.
Dever ser precedido de regulamento prprio, a ser obtido pelos interessados no local
indicado no edital, no qual dever haver indicao para:
I a qualificao exigida dos participantes;
II as diretrizes e a forma de apresentao do trabalho;
III as condies de realizao do concurso e os prmios a serem concedidos.
e. Leilo: a modalidade de licitao entre quaisquer interessados para a venda de bens
mveis inservveis para a administrao ou de produtos legalmente apreendidos ou
penhorados, ou para a alienao de bens imveis cuja aquisio haja derivado de
procedimentos judiciais ou de dao em pagamento, a quem oferecer o maior lance,
igual ou superior ao valor da avaliao.
f. Prego: a modalidade de licitao para aquisio de bens e servios comuns,
independentemente do valor estimado da contratao, em que a disputa pelo
fornecimento feita por meio de propostas e lances. Pode ser realizado na forma
presencial, com o comparecimento dos licitantes na sesso pblica, ou na forma
eletrnica, que envolve a utilizao de recursos de tecnologia da informao.
Observao: A utilizao do prego est condicionada contratao de bens e servios
comuns, que, nos termos da Lei n. 10.520/02, so aqueles cujos padres de

desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de
especificaes usuais no mercado. Esses bens e servios devem ter como caracterstica,
portanto, alm da sua disponibilidade no mercado, o fato de poderem ser comparveis
entre si, de modo a permitir a deciso de compra com base no menor preo.
5. OBRAS E SERVIOS
Segundo o art. 7., 2., da Lei n. 8.666/93, as obras e os servios somente podero ser
licitados quando:
houver projeto bsico aprovado pela autoridade competente e disponvel para exame
dos interessados em participar do processo licitatrio;
existir oramento detalhado em planilhas que expressem a composio de todos os
seus custos unitrios;
houver previso de recursos oramentrios que assegurem o pagamento das
obrigaes decorrentes de obras ou servios a serem executadas no exerccio financeiro
em curso, de acordo com o respectivo cronograma;
produto dela esperado estiver contemplado nas metas estabelecidas no Plano
Plurianual de que trata o art. 165 da Constituio Federal, quando for o caso.
6. COMPRAS
Segundo a Lei n. 8.666/93, compra toda aquisio remunerada de bens para
fornecimento de uma s vez ou parceladamente. Para comprar necessrio caracterizar
adequadamente o objeto e indicar os recursos oramentrios para o pagamento.
Princpios recomendados para execuo de licitao para compras:
padronizao;
registro de preos;
condies de aquisio e pagamento semelhantes s do setor privado;
subdiviso em parcelas visando a economicidade;
balizar-se pelos preos praticados pela Administrao Pblica;
especificao completa do bem sem a indicao de marca;
definio das unidades e das quantidades a serem adquiridas;
condies de guarda e armazenamento que no permitam a deteriorao do material.
7. TIPOS DE LICITAO
So critrios utilizados para o julgamento do procedimento licitatrio. A Lei n.
8.666/93
estabeleceu os seguintes tipos de licitao:

8. EDITAL
O edital o ato convocatrio da licitao e sua principal funo estabelecer as regras
definidas para a realizao do procedimento, as quais so de observncia obrigatria,
tanto pela Administrao, quanto pelos licitantes. Nas sbias palavras de MEIRELES
(2005), o edital a lei interna da licitao.
O original do edital dever ser datado, rubricado em todas as folhas e assinado pela
autoridade que o expedir, permanecendo no processo de licitao, e dele extraindo-se
cpias integrais ou resumidas, para sua divulgao e fornecimento aos interessados.

Anexos do edital (dele fazendo parte integrante):


o projeto bsico e/ou executivo, com todas as suas partes, desenhos, especificaes e
outros complementos;
oramento estimado em planilhas de quantitativos e preos unitrios;
a minuta do contrato a ser firmado entre a Administrao e o licitante vencedor;
as especificaes complementares e as normas de execuo pertinentes licitao.
Qualquer cidado pode impugnar edital de licitao por irregularidade, devendo
protocolar o pedido at cinco dias teis antes da data fixada para a abertura dos
envelopes de habilitao. A Administrao deve julgar e responder impugnao em
at trs dias teis.
9. PUBLICAO
A divulgao antecipada da realizao dos procedimentos licitatrios obrigatria, com
vistas a atender o princpio da publicidade. O aviso contendo o resumo do edital dever
descrever as principais informaes relativas licitao, possibilitando a identificao
do objeto licitado, do rgo contratante e das datas e prazos previstos.
A tabela a seguir apresenta os prazos a serem seguidos pela Administrao Pblica para
publicao do aviso contendo os resumos dos editais das concorrncias, das tomadas de
preos, dos concursos, dos leiles e dos preges:

Qualquer modificao no edital exige divulgao pela mesma forma que se deu o texto
original, reabrindo-se o prazo inicialmente estabelecido, exceto quando,
inquestionavelmente, a alterao no afetar as providncias a cargo dos licitantes, no
tocante obteno de documentao e elaborao das propostas.
10. CONDIES DE PARTICIPAO
No poder participar, direta ou indiretamente, da licitao ou da execuo da obra ou
servio e fornecimento (art. 9):
autor do projeto bsico, projeto executivo (pessoa fsica ou jurdica);
empresa responsvel pela elaborao do projeto bsico ou executivo (autor dirigente,
gerente...);
consultor tcnico autor do projeto (exceto para realizar a fiscalizao do objeto, a
superviso na execuo do contrato ou atividade semelhante);
servidor ou dirigente da contratante.
11. HABILITAO
a comprovao de que o licitante possui os requisitos fixados para a participao na
licitao.
Segundo a Lei n. 8.666/93, somente poder ser exigida dos interessados a
documentao relativa :
I habilitao jurdica;
II regularidade fiscal;
III qualificao tcnica;
IV qualificao econmico-financeira;
V cumprimento com relao proibio de trabalho noturno, perigoso ou insalubre a
menores de dezoito e de qualquer trabalho a menores de dezesseis anos, salvo na
condio de aprendiz, a partir de quatorze anos, conforme disposto na Constituio
Federal.
12. FORMALIZAO DA LICITAO

O procedimento da licitao ser iniciado com a abertura de processo administrativo,


devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo, os documentos apresentados

a seguir:
13. SESSO PBLICA DE EXAME DA DOCUMENTAO (HABILITAO) E
JULGAMENTO DAS PROPOSTAS
Devero ser realizadas sesses pblicas para abertura dos envelopes contendo a
documentao especificada para fins de habilitao e para o julgamento das propostas.
Com relao s modalidades convite, tomada de preos e concorrncia, sero
adotados, no que couber, os seguintes procedimentos:
Abertura dos envelopes contendo a documentao relativa habilitao e seu exame;
Devoluo dos envelopes contendo as propostas fechados aos concorrentes
inabilitados, desde que no tenha havido recurso ou aps sua denegao;
Abertura dos envelopes contendo as propostas dos concorrentes habilitados, aps a
realizao dos procedimentos inerentes interposio de recursos;
Exame da conformidade das propostas em relao aos requisitos fixados pelo
instrumento de convocao, inclusive no que concerne a admissibilidade do preo
ofertado;
Classificao das propostas conforme os requisitos estabelecidos no instrumento de
convocao;
Homologao;
Adjudicao.
Observaes importantes:
No caso de empate entre duas ou mais propostas, e aps obedecidos os critrios de
preferncia nacional ( 2o do art. 3o
da Lei n. 8.666/93), a classificao se far, obrigatoriamente, por sorteio, em ato
pblico, para o qual todos os licitantes sero convocados, vedado qualquer outro

processo (procedimento somente aplicvel para convite, tomada de preos e


concorrncia);
Quando todos os licitantes forem inabilitados ou todas as propostas forem
desclassificadas, a administrao poder o prazo de oito dias teis para a apresentao
de nova documentao ou de outras propostas escoimadas das falhas verificadas,
facultada, no caso de convite, a reduo deste prazo para trs dias teis.
Sero desclassificadas:
I - as propostas que no atendam s exigncias do ato convocatrio da licitao;
II propostas com valor global superior ao limite estabelecido ou com preos
manifestamente inexeqveis, assim considerados aqueles que no venham a ter
demonstrada sua viabilidade atravs de documentao que comprove que os custos dos
insumos so coerentes com os de mercado e que os coeficientes de produtividade so
compatveis com a execuo do objeto do contrato, condies estas necessariamente
especificadas no ato convocatrio da licitao.
Propostas inexeqveis em licitaes de obras e servios de engenharia: Segundo o
1., do art. 48, da Lei n. 8.666/93, consideram-se manifestamente inexeqveis, no caso
de licitaes de menor preo para obras e servios de engenharia, as propostas cujos
valores sejam inferiores a 70% do menor dos seguintes valores:
a) mdia aritmtica dos valores das propostas superiores a 50% do valor orado pela
administrao, ou
b) valor orado pela administrao.
Alm disso, segundo o 2. do mesmo dispositivo, os licitantes cujo valor global da
proposta for inferior a 80% do menor valor a que se referem as duas opes acima, ser
exigida, para a assinatura do contrato, prestao de garantia adicional igual a diferena
entre o valor resultante do 1. e o valor da correspondente proposta. Tal dispositivo, se
utilizado conforme redao da Lei n. 8.666/93, apresenta resultados completamente
incoerentes, na medida em que quanto maior for o valor da proposta examinada (e,
portanto com menor risco, quanto a sua inexequibilidade), maior ser a sua diferena
para o valor calculado como limite (com base no 1.) e, por conseguinte, maior ser o
valor da garantia a ser apresentada.
14. HOMOLOGAO E ADJUDICAO
A homologao o ato pelo qual a autoridade responsvel, ao tomar cincia dos atos
praticados e aprov-los, reconhece a licitude do procedimento. de fundamental
importncia no universo jurdico, pois nesse instante que a responsabilidade pelos
fatos ocorridos no decorrer do procedimento passa a ser compartilhada pelo gestor.
A adjudicao o ato pelo qual a Administrao atribui ao vencedor o objeto da
licitao. A homologao e a adjudicao so compulsrias, caso no ocorram situaes
que demandem revogao ou anulao.
15. REVOGAO E ANULAO DA LICITAO
Ambos so atos que tornam sem efeito a licitao, sendo que a revogao decorre da
existncia de razes de interesse pblico em funo de fato superveniente e a anulao
decorre da ocorrncia de ilegalidade no procedimento a licitao.
16, COMISSO PERMANENTE DE LICITAO OU COMISSO ESPECIAL

A licitao dever ser conduzida por comisso composta por, no mnimo, trs membros,
sendo pelo menos dois deles servidores qualificados pertencentes aos quadros
permanentes do rgo realizador da licitao. A investidura desses componentes est
limitada a um ano, sendo vedada a reconduo da totalidade dos membros para a mesma
comisso no perodo subseqente.
No caso de prego, a licitao ser conduzida pregoeiro designado pela Administrao,
com auxlio de equipe de apoio.
Nos casos de convite, a comisso de licitao, excepcionalmente, nas pequenas
unidades administrativas e em face da exigidade de pessoal disponvel, poder ser
substituda por servidor formalmente designado pela autoridade competente.
17. DISPENSA DE LICITAO
So situaes de exceo, em que, embora possa haver competio, a realizao do
procedimento licitatrio pode demonstrar-se inconveniente ao interesse pblico.
A Lei n. 8.666/93, estabeleceu, nos artigos 17 e 24, de forma exaustiva, os casos
possveis de dispensa de licitao:
Casos de dispensa:
1. Obras e servios de engenharia de valor at 10% do limite estabelecido para convite
(R$ 15 mil)*; desde que no se refiram a parcelas de uma mesma obra ou servio ou
ainda para obras e servios da mesma natureza e no mesmo local que possam ser
realizadas conjunta e concomitantemente;
2. Outros servios e compras de valor at 10% do limite estabelecido para convite (R$ 8
mil);* desde que no se refiram a parcelas de um mesmo servio, compra ou alienao
de maior vulto que possa ser realizada de uma s vez;
* Nos casos de compras, obras e servios contratados por consrcios pblicos,
sociedade de economia mista, empresa pblica e por autarquia ou fundao
qualificadas, na forma da lei, como Agncias Executivas esses valores so de 20%
(vinte por cento) do limite estabelecido para convite.
3. Alienaes nos casos previstos no Art. 17 da Lei n. 8.666/93. Nessas situaes, a
licitao dispensada:
para alienao de bens imveis, nos casos de: dao em pagamento; doao
(permitida exclusivamente para outro rgo ou entidade da Administrao Pblica, de
qualquer esfera de governo); permuta por outro imvel; investidura; venda a outro rgo
ou entidade da administrao pblica, de qualquer esfera de governo; alienao,
concesso de direito real de uso, locao ou permisso de uso de bens imveis
construdos e destinados ou efetivamente utilizados no mbito de
programas habitacionais de interesse social, por rgos ou entidades da
administrao pblica especificamente criados para esse fim.
4. Guerra ou grave perturbao da ordem;
5. Emergncia ou calamidade pblica, quando caracterizada urgncia de atendimento de
situao que possa ocasionar prejuzo ou comprometer a segurana de pessoas, obras,
servios, equipamentos e outros bens, pblicos ou particulares. Os contratos dessa
natureza devem contemplar somente o que for necessrio ao atendimento da situao
emergencial ou calamitosa e ter a durao mxima de 180 dias consecutivos e

ininterruptos, contados da ocorrncia da emergncia ou calamidade, vedada a sua


prorrogao;
18. INEXIGIBILIDADE DE LICITAO
So situaes de exceo, caracterizadas pela impossibilidade de competio, o que
inviabiliza a realizao do procedimento licitatrio:
O art. 25, da Lei n. 8.666/93, estabelece exemplos de casos de inexigibilidade de
licitao. Ao contrrio da dispensa de licitao, portanto, em que a Lei definiu
taxativamente as situaes possveis, os casos de inexigibilidade citados na referida
norma so apenas exemplos.
Assim, outras contrataes, alm daquelas descritas na lei, em que esteja caracterizada
a inviabilidade de competio, podem ser efetivadas por meio da inexigibilidade de
licitao.
Casos de inexigibilidade:
1. Aquisio de materiais, equipamentos, ou gneros que s possam ser fornecidos por
produtor, empresa ou representante comercial exclusivo
2. Contratao de servio tcnico de natureza singular, com profissionais ou empresa de
notria especializao. Nessas situaes, portanto, h necessidade de ocorrncia
simultnea de notria especializao do contratado e da natureza singular do servio
tcnico. A Lei n. 8.666/93 estabelece que possui notria especializao o profissional
ou empresa, cujo conceito no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho
anterior, estudos, experincias, publicaes, organizao, aparelhamento, equipe
tcnica, ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o
seu trabalho essencial e indiscutivelmente o mais adequado plena satisfao do
objeto do contrato.
19.FASES DA LICITAO
1a) Formalizao do Processo com elaborao do instrumento convocatrio: edital ou
carta-convite.
2a) Publicao do instrumento convocatrio.
3a) Habilitao:

Habilitao Jurdica;

Qualificao Tcnica;

Qualificao Econmico-Financeira;

Regularidade Fiscal.

4a) Julgamento e Classificao das Propostas: - Fatores ou critrios de avaliao das


propostas:
a) qualidade;
b) rendimento;
c) preo;
d) prazo;

e) outros constantes do edital.


- Tipos de Licitao:

a) a de menor preo;
b) a de melhor tcnica;
c) a de tcnica e preo
d)

a de maior lance ou oferta - nos casos de alienao de bens ou concesso de


direito real de uso.

5a) Homologao - ratificao do julgamento.


6a) Adjudicao - consiste em atribuir ao vencedor do certame o objeto da licitao.
8.GARANTIAS
I) Cauo em dinheiro ou ttulos de dvida pblica ou fidejussria.
II) Fiana bancria.
III) Seguro-garantia. - No excedero a 5% do valor do contrato.
9.PENALIDADES
I)Advertncia.
II Multa.
III) Suspenso temporria para licitar ou contratar com a Administrao por prazo no
superior a 2 anos.
IV) Declarao de inidoneidade.
10.PRAZOS RECURSAIS
Recurso no prazo de 5 dias teis a contar da intimao do ato, nos casos de:
a) habilitao ou inabilitao do licitante;
b) julgamento das propostas;
c) anulao ou revogao da licitao;
d) no-inscrio em registro cadastral;
e) resciso do contrato (no-cumprimento de clusulas contratuais);
f) aplicao de penas de advertncia, suspenso temporria ou de multa.
11.INVALIDAO DO PROCEDIMENTO LICITATRIO
Uma licitao poder ser:

I)

Anulada (ex tunc) - por ilegalidade ou vcio;

II) Revogada (ex nunc) - por convenincia ou interesse da Administrao.

CONTRATO ADMINISTRATIVO

1.CONCEITO o ajuste que a Administrao Pblica firma com o particular ou outro ente pblico,
para a consecuo de objetivos de interesse coletivo.
2.CARACTERSTICAS, PRERROGATIVAS E PECULIARIDADES
2.1.Consensual - consubstanciada em acordo de vontades.
2.2.Formal - porque se expressa por escrito e com requisitos especiais.
2.3.Oneroso - remunerado na forma convencionada.
2.4.Comutativo - compensaes recprocas e equivalentes para as partes.
2.5.Intuitu Personae - executado pelo prprio contratado.
2.6.Firmado no interesse precpuo da Administrao.
2.7.Como negcio jurdico requer objeto lcito, agente capaz e forma prescrita ou no
vedada em lei.
2.8.Exigncia da prvia licitao, s dispensvel nos casos excepcionais e
expressamente previstos em lei.
2.9.Resciso unilateral ou administrativa pode ocorrer:
a) por inadimplncia do contratado; ou
b) por interesse pblico, exigindo para ambos os casos justa causa, pois se trata de ato vinculado aos
motivos e no discricionrio.

2.10.Admite clusulas exorbitantes, por consignar uma vantagem ou restrio


administrao ou ao contratado. Sendo decorrentes, pois, de lei ou princpios
administrativos visando aos interesses pblicos.
2.11.A publicao resumida do Contrato na imprensa oficial requisito obrigatrio para
sua validade. O prazo para a publicao de 20 dias aps a sua assinatura.
3.MOTIVOS DA EXTINO DO CONTRATO
I) Concluso do objeto.
II) Resciso: administrativa, amigvel, judicial e de pleno direito.
III) Anulao: quando se verificar ilegalidade.
Ex.:contrato realizado sem concorrncia. A anulao do Contrato opera efeitos ex tunc,
retroagindo s suas origens.
Obs.:Anula-se o que ilegtimo; revoga-se o que legtimo.

4.GARANTIAS PARA EXECUO DO CONTRATO


a) Cauo - em dinheiro, em ttulo de dvida pblica ou em responsabilidade de
terceiros (cauo fidejussria).
b) Fiana bancria;
c) Seguro-garantia.
5.PENALIDADES:

a) advertncias: A advertncia a sano mais branda entre as elencadas na Lei n.


8.666/93. Consiste basicamente em um aviso expresso emitido pela Administrao ao
contratado, no intuito de que este cumpra regularmente o que foi pactuado.
A advertncia, geralmente, cabvel diante de infrao de pequena gravidade. E, por
esse motivo, no tem o condo de obstruir e ou suspender a participao da empresa
advertida em certames licitatrios e ou impedi-la de contratar com a Administrao
Pblica.
Destaca-se, ainda, que, em casos de reincidncia, no vedada a aplicao de sano
mais severa. Alis, quando advertir o contratado, poder a Administrao ao seu critrio
cientific-lo de que, na hiptese de reincidncia, ser aplicada penalidade mais severa.
b) multas; A multa consiste em uma sano de natureza pecuniria, que se destina a
punir o licitante ou o contratado que deixou de cumprir suas obrigaes.
Em licitaes ou contrataes diretas, condio indispensvel que a multa tenha sido
fixada no instrumento convocatrio e ou no contrato, sob pena de inviabilizar sua
aplicao. Da mesma forma, dever, tambm, ter sido previamente definido se seu
carter moratrio e ou indenizatrio, bem como seus percentuais.
A multa moratria aplicada em razo da demora no cumprimento das obrigaes
contratuais, ou seja, o atraso injustificado por parte do contratado acarreta a aplicao
da multa de mora a que alude o art. 86 da Lei n 8.666/93. J a multa compensatria tem
por fim compensar a outra parte pelo dano/prejuzo que lhe causado pela
inadimplncia ou infrao do licitante ou contratado.
c) suspenso por prazo no superior a 2 anos; Trata-se de impedir o infrator
penalizado de participar de licitaes, bem como de contratar com a Administrao, por
prazo mximo, logo, no superior a 2 (dois) anos. Tal prazo poder ter um prazo menor,
a critrio da Administrao, isto , a autoridade competente do rgo licitante ou
contratante poder, por exemplo, prev que a penalidade ir perdurar por um perodo
inferior ao tempo previsto em lei (2 anos).
d) declarao de inidoneidade. O licitante ou o contratado punido se encontra vetado
de participar e de ser contratado pela Administrao, faz-se necessrio diferenci-las.
A suspenso consiste em sano mais branda que a declarao de inidoneidade.
normalmente aplicada em razo de fatos culposos do contratado, e seus efeitos cessaro
com o decurso do tempo.
J a declarao de inidoneidade pressupe situao mais complexa e grave, em que o
licitante ou o contratado agiu com dolo, isto , de m-f. Os efeitos dessa sano
perduraro at que seja promovida a reabilitao do licitante ou do contratado.
6.RESCISO
o desfazimento do Contrato durante sua execuo, podendo ocorrer por:
I) inadimplncia de uma das partes;
II) razes supervenientes, tais como: o falecimento do contratado, sua falncia, etc.;
III)interesse pblico;
IV)ato unilateral.

6.1.Resciso Administrativa:
por inadimplncia;
por interesse pblico (caber indenizao).
V) resciso amigvel por acordo mtuo e mediante distrato;
VI) por deciso judicial;
VII) de pleno direito, por ocorrncia de fato previsto em lei ou no prprio Contrato. Ex.:
dissoluo da sociedade, perecimento do objeto do Contrato.
6.2. Motivos para Resciso Unilateral do Contrato:
I) o no-cumprimento de clusulas contratuais, especificaes, projetos ou prazos;
II) o cumprimento irregular de clusulas contratuais, especificaes, projetos e prazos;
III) a lentido no seu cumprimento, levando a Administrao a presumir a noconcluso da obra, do servio ou do fornecimento nos prazos estipulados;
IV) o atraso injustificado no incio da obra, servio ou fornecimento;
V) a paralisao da obra, de servio ou do fornecimento sem justa causa e prvia
comunicao Administrao;
VI) a subcontratao total ou parcial do seu objeto, a associao do contratado com
outrem, a cesso ou transferncia, total ou parcial, exceto se admitida no edital ou no
Contrato, bem como a fuso, ciso ou incorporao, que afetem a boa execuo deste;
VII) o desatendimento das determinaes regulares da autoridade designada para
acompanhar e fiscalizar a sua execuo, assim como as de seus superiores;
VIII) o cometimento reiterado de faltas na sua execuo, anotadas na forma do
pargrafo nico do artigo 67 da lei, e outros (ver arts. 78 e 79, I).
O Contrato Administrativo pode ser rescindido judicialmente ou amigavelmente, pelos contratados, ante
os motivos de responsabilidade da Administrao, quais sejam:

a) a supresso, por parte da Administrao, de obras, servios ou compras, acarretando


modificao do valor inicial do Contratado, alm do limite permitido no art. 78, XIII,
Lei n 8.666/93;
b) a suspenso de sua execuo, por ordem escrita da Administrao, por prazo superior
a 120 dias, salvo em caso de calamidade pblica, grave perturbao da ordem interna
ou guerra;
c) o atraso superior a 90 dias dos pagamentos devidos pela administrao de obras,
servios ou fornecimento j recebidos, salvo em caso de calamidade pblica, grave
perturbao da ordem interna ou guerra;
d) a no-liberao, por parte da Administrao, de rea, local ou objeto para execuo
de obra, servio ou fornecimento nos prazos contratuais;
e) o protesto de ttulos ou a emisso de cheques sem suficiente proviso, que
caracterizam a insolvncia do contratado; e outros (ver art. 78, XIII a XVI).
Pode ocorrer, ainda, a resciso com base em ocorrncia de caso fortuito ou fora maior,
regularmente comprovada, impeditiva da execuo do Contrato.
PRAZOS para serem memorizados:

PRAZOS PI
PUBLICAO
OU CONVITE

MODALIDADES
I) Convite

5 dias teis
15 dias ou 30
dias*
30 dias ou 45
dias*
15 dias
45 dias

II) Tomada de Preos


III) Concorrncias
IV) Leilo
V) Concurso
RECURSOS

CONTRA

PRAZOS

I) habilitao e inabilitao 5 dias teis


II) julgamento
III) cadastro

5 dias teis
5 dias teis

IV) resciso de
5 dias teis
contrato
V) aplicao das penas de
multa,
advertncias
e 5 dias teis
suspenso at
2 anos
VI) impugnao de recursos 5 dias teis
VII) deciso
recurso

do

5 dias teis

VIII) publicao do contrato 20 dias


IX)
declarao
inidoneidade

de

10 dias

Atualizao dos registros cadastrais =


anualmente
* Quando relativa licitao de melhor tcnica ou tcnica e preo.
DA ADMINISTRAO PBLICA artigo 37 da CF conforme edital
Art. 37 - A administrao pblica direta e indireta de qualquer dos Poderes da Unio,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia e, tambm, ao
seguinte:
I - os cargos, empregos e funes pblicas so acessveis aos brasileiros que preencham
os requisitos estabelecidos em lei, assim como aos estrangeiros, na forma da lei;
II - a investidura em cargo ou emprego pblico depende de aprovao prvia em
concurso pblico de provas ou de provas e ttulos, de acordo com a natureza e a
complexidade do cargo ou emprego, na forma prevista em lei, ressalvadas as nomeaes
para cargo em comisso declarado em lei de livre nomeao e exonerao;

III - o prazo de validade do concurso pblico ser de at dois anos, prorrogvel uma
vez, por igual perodo;
IV - durante o prazo improrrogvel previsto no edital de convocao, aquele aprovado
em concurso pblico de provas ou de provas e ttulos ser convocado com prioridade
sobre novos concursados para assumir cargo ou emprego, na carreira;
V - as funes de confiana, exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de
cargo efetivo, e os cargos em comisso, a serem preenchidos por servidores de carreira
nos casos, condies e percentuais mnimos previstos em lei, destinam-se apenas s
atribuies de direo, chefia e assessoramento;
VI - garantido ao servidor pblico civil o direito livre associao sindical;
VII - o direito de greve ser exercido nos termos e nos limites definidos em lei
especfica;
VIII - a lei reservar percentual dos cargos e empregos pblicos para as pessoas
portadoras de deficincia e definir os critrios de sua admisso;
IX - a lei estabelecer os casos de contratao por tempo determinado para atender a
necessidade temporria de excepcional interesse pblico;
X - a remunerao dos servidores pblicos e o subsdio de que trata o 4 do art. 39
somente podero ser fixados ou alterados por lei especfica, observada a iniciativa
privativa em cada caso, assegurada reviso geral anual, sempre na mesma data e sem
distino de ndices;
XI - a remunerao e o subsdio dos ocupantes de cargos, funes e empregos pblicos
da administrao direta, autrquica e fundacional, dos membros de qualquer dos
Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, dos detentores de
mandato eletivo e dos demais agentes polticos e os proventos, penses ou outra espcie
remuneratria, percebidos cumulativamente ou no, includas as vantagens pessoais ou
de qualquer outra natureza, no podero exceder o subsdio mensal, em espcie, dos
Ministros do Supremo Tribunal Federal;
XII - os vencimentos dos cargos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio no
podero ser superiores aos pagos pelo Poder Executivo;
XIII - vedada a vinculao ou equiparao de quaisquer espcies remuneratrias para
o efeito de remunerao de pessoal do servio pblico;
XIV - os acrscimos pecunirios percebidos por servidor pblico no sero
computados nem acumulados para fins de concesso de acrscimos ulteriores;
XV - o subsdio e os vencimentos dos ocupantes de cargos e empregos pblicos so
irredutveis, ressalvado o disposto nos incisos XI e XIV deste artigo e nos arts. 39,
4, 150, II, 153, III, e 153, 2, I;
XVI - vedada a acumulao remunerada de cargos pblicos, exceto, quando houver
compatibilidade de horrios, observado em qualquer caso o disposto no inciso XI:
a) a de dois cargos de professor;
b) a de um cargo de professor com outro, tcnico ou cientfico;
c) a de dois cargos privativos de mdico;
XVII - a proibio de acumular estende-se a empregos e funes e abrange autarquias,
fundaes, empresas pblicas, sociedades de economia mista, suas subsidirias, e
sociedades controladas, direta ou indiretamente, pelo poder pblico;
XVIII - a administrao fazendria e seus servidores fiscais tero, dentro de suas reas
de competncia e jurisdio, precedncia sobre os demais setores administrativos, na
forma da lei;
XIX - somente por lei especfica poder ser criada autarquia e autorizada a instituio
de empresa pblica, de sociedade de economia mista e de fundao, cabendo lei
complementar, neste ltimo caso, definir as reas de sua atuao;

XX - depende de autorizao legislativa, em cada caso, a criao de subsidirias das


entidades mencionadas no inciso anterior, assim como a participao de qualquer delas
em empresa privada;
XXI - ressalvados os casos especificados na legislao, as obras, servios, compras e
alienaes sero contratados mediante processo de licitao pblica que assegure
igualdade de condies a todos os concorrentes, com clusulas que estabeleam
obrigaes de pagamento, mantidas as condies efetivas da proposta, nos termos da lei,
o qual somente permitir as exigncias de qualificao tcnica e econmica
indispensveis garantia do cumprimento das obrigaes.
1 - A publicidade dos atos, programas, obras, servios e campanhas dos rgos
pblicos dever ter carter educativo, informativo ou de orientao social, dela no
podendo constar nomes, smbolos ou imagens que caracterizem promoo pessoal de
autoridades ou servidores pblicos.
2 - A no-observncia do disposto nos incisos II e III implicar a nulidade do ato e
a punio da autoridade responsvel, nos termos da lei.
3 - A lei disciplinar as formas de participao do usurio na administrao pblica
direta e indireta, regulando especialmente:
I - as reclamaes relativas prestao dos servios pblicos em geral, asseguradas a
manuteno de servios de atendimento ao usurio e a avaliao peridica, externa e
interna, da qualidade dos servios;
II - o acesso dos usurios a registros administrativos e a informaes sobre atos de
governo, observado o disposto no art. 5, X e XXXIII;
III - a disciplina da representao contra o exerccio negligente ou abusivo de cargo,
emprego ou funo na administrao pblica.
4 - Os atos de improbidade administrativa importaro a suspenso dos direitos
polticos, a perda da funo pblica, a indisponibilidade dos bens e o ressarcimento ao
errio, na forma e gradao previstas em lei, sem prejuzo da ao penal cabvel.
5 - A lei estabelecer os prazos de prescrio para ilcitos praticados por qualquer
agente, servidor ou no, que causem prejuzos ao errio, ressalvadas as respectivas
aes de ressarcimento.
6 - As pessoas jurdicas de direito pblico e as de direito privado prestadoras de
servios pblicos respondero pelos danos que seus agentes, nessa qualidade, causarem
a terceiros, assegurado o direito de regresso contra o responsvel nos casos de dolo ou
culpa.
7 - A lei dispor sobre os requisitos e as restries ao ocupante de cargo ou emprego
da administrao direta e indireta que possibilite o acesso a informaes privilegiadas.
* 7 acrescentado pela Emenda Constitucional n 19, de 4 de junho de 1998.
8 - A autonomia gerencial, oramentria e financeira dos rgos e entidades da
administrao direta e indireta poder ser ampliada mediante contrato, a ser firmado
entre seus administradores e o poder pblico, que tenha por objeto a fixao de metas de
desempenho para o rgo ou entidade, cabendo lei dispor sobre:
I - o prazo de durao do contrato;
II - os controles e critrios de avaliao de desempenho, direitos, e obrigaes e
responsabilidade dos dirigentes;
III - a remunerao do pessoal.
* 8 acrescentado pela Emenda Constitucional n 19, de 4 de junho de 1998.
9 - O disposto no inciso XI aplica-se s empresas pblicas e s sociedades de
economia mista, e suas subsidirias, que receberem recursos da Unio, dos Estados, do
Distrito Federal ou dos Municpios para pagamento de despesas de pessoal ou de
custeio em geral.

* 9 acrescentado pela Emenda Constitucional n 19, de 4 de junho de 1998.


10 vedada a percepo simultnea de proventos de aposentadoria decorrentes do
art. 40 ou dos arts. 42 e 142 com a remunerao de cargo, emprego ou funo pblica,
ressalvados os cargos acumulveis na forma desta Constituio, os cargos eletivos e os
cargos em comisso declarados em lei de livre nomeao e exonerao.
10 acrescentado pela Emenda Constitucional n 20, de 15 de dezembro de
1998.
DOS SERVIDORES PBLICOS, artigos de 39 ao 41 da CF conforme edital
Art. 39 - A Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios instituiro conselho
de poltica de administrao e remunerao de pessoal, integrado por servidores
designados pelos respectivos Poderes.
1 - A fixao dos padres de vencimento e dos demais componentes do sistema
remuneratrio observar:
I - a natureza, o grau de responsabilidade e a complexidade dos cargos componentes de
cada carreira;
II - os requisitos para a investidura;
III - as peculiaridades dos cargos.
2 - A Unio, os Estados e o Distrito Federal mantero escolas de governo para a
formao e aperfeioamento dos servidores pblicos, constituindo-se a participao nos
cursos um dos requisitos para a promoo na carreira, facultada, para isso, a celebrao
de convnios ou contratos entre os entes federados.
3 - Aplica-se aos servidores ocupantes de cargo pblico o disposto no art. 7, IV, VII,
VIII, IX, XII, XIII, XV, XVI, XVII, XVIII, XIX, XX, XXII e XXX, podendo a lei
estabelecer requisitos diferenciados de admisso quando a natureza do cargo o exigir.
4 - O membro de Poder, o detentor de mandato eletivo, os Ministros de Estado e os
Secretrios Estaduais e Municipais sero remunerados exclusivamente por subsdio
fixado em parcela nica, vedado o acrscimo de qualquer gratificao, adicional, abono,
prmio, verba de representao ou outra espcie remuneratria, obedecido, em qualquer
caso, o disposto no art. 37, X e XI.
5 - Lei da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios poder
estabelecer a relao entre a maior e a menor remunerao dos servidores pblicos,
obedecido, em qualquer caso, o disposto no art. 37, XI.
6 - Os Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio publicaro anualmente os valores
do subsdio e da remunerao dos cargos e empregos pblicos.
7 - Lei da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios disciplinar a
aplicao de recursos oramentrios provenientes da economia com despesas correntes
em cada rgo, autarquia e fundao, para aplicao no desenvolvimento de programas
de qualidade e produtividade, treinamento e desenvolvimento, modernizao,
reaparelhamento e racionalizao do servio pblico, inclusive sob a forma de
adicional ou prmio de produtividade.
8 - A remunerao dos servidores pblicos organizados em carreira poder ser fixada
nos termos do 4.
Art. 40 - Aos servidores titulares de cargos efetivos da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municpios, includas suas autarquias e fundaes, assegurado regime de
previdncia de carter contributivo, observados critrios que preservem o equilbrio
financeiro e atuarial e o disposto neste artigo.
1 - Os servidores abrangidos pelo regime de previdncia de que trata este artigo
sero aposentados, calculados os seus proventos a partir dos valores fixados na forma do
3:

I - por invalidez permanente, sendo os proventos proporcionais ao tempo de


contribuio, exceto se decorrente de acidente em servio, molstia profissional ou
doena grave, contagiosa ou incurvel, especificadas em lei;
II - compulsoriamente, aos setenta anos de idade, com proventos proporcionais ao
tempo de contribuio;
III - voluntariamente, desde que cumprido tempo mnimo de dez anos de efetivo
exerccio no servio pblico e cinco anos no cargo efetivo em que se dar a
aposentadoria, observadas as seguintes condies:
a) sessenta anos de idade e trinta e cinco de contribuio, se homem, e cinqenta e cinco
anos de idade e trinta de contribuio, se mulher;
b) sessenta e cinco anos de idade, se homem, e sessenta anos de idade, se mulher, com
proventos proporcionais ao tempo de contribuio.
2 Os proventos de aposentadoria e as penses, por ocasio de sua concesso, no
podero exceder a remunerao do respectivo servidor, no cargo efetivo em que se deu a
aposentadoria ou que serviu de referncia para a concesso da penso.
3 Os proventos de aposentadoria, por o casio da sua concesso, sero calculados
com base na remunerao do servidor no cargo efetivo em que se der a aposentadoria e,
na forma da lei, correspondero totalidade da remunerao.
4 vedada a adoo de requisitos e critrios diferenciados para a concesso de
aposentadoria aos abrangidos pelo regime de que trata este artigo, ressalvados os casos
de atividades exercidas exclusivamente sob condies especiais que prejudiquem a
sade ou a integridade fsica, definidos em lei complementar.
5 Os requisitos de idade e de tempo de contribuio sero reduzidos em cinco anos,
em relao ao disposto no 1, III, a, para o professor que comprove exclusivamente
tempo de efetivo exerccio das funes de magistrio na educao infantil e no ensino
fundamental e mdio.
6 Ressalvadas as aposentadorias decorrentes dos cargos acumulveis na forma desta
Constituio, vedada a percepo de mais de uma aposentadoria conta do regime de
previdncia previsto neste artigo.
7 Lei dispor sobre a concesso do benefcio da penso por morte, que ser igual ao
valor dos proventos do servidor falecido ou ao valor dos proventos a que teria direito o
servidor em atividade na data de seu falecimento, observado o disposto no 3.
8 Observado o disposto no art. 37, XI, os proventos de aposentadoria e as penses
sero revistos na mesma proporo e na mesma data, sempre que se modificar a
remunerao dos servidores em atividade, sendo tambm estendidos aos aposentados e
aos pensionistas quaisquer benefcios ou vantagens posteriormente concedidos aos
servidores em atividade, inclusive quando decorrentes da transformao ou
reclassificao do cargo ou funo em que se deu a aposentadoria ou que serviu de
referncia para a concesso da penso, na forma da lei.
9 O tempo de contribuio federal, estadual ou municipal ser contado para efeito de
aposentadoria e o tempo de servio correspondente para efeito de disponibilidade.
10 A lei no poder estabelecer qualquer forma de contagem de tempo de
contribuio fictcio.
11 Aplica-se o limite fixado no art. 37, XI, soma total dos proventos de inatividade,
inclusive quando decorrentes da acumulao de cargos ou empregos pblicos, bem
como de outras atividades sujeitas a contribuio para o regime geral de previdncia
social, e ao montante resultante da adio de proventos de inatividade com remunerao
de cargo acumulvel na forma desta Constituio, cargo em comisso declarado em lei
de livre nomeao e exonerao, e de cargo eletivo.

12 Alm do disposto neste artigo, o regime de previdncia dos servidores pblicos


titulares de cargo efetivo observar, no que couber, os requisitos e critrios fixados para
o regime geral de previdncia social.
13 Ao servidor ocupante, exclusivamente, de cargo em comisso d eclarado em lei de
livre nomeao e exonerao bem como de outro cargo temporrio ou de emprego
pblico, aplica-se o regime geral de previdncia social.
14 A Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios, desde que instituam
regime de previdncia complementar para os seus respectivos servidores titulares de
cargo efetivo, podero fixar, para o valor das aposentadorias e penses a serem
concedidas pelo regime de que trata este artigo, o limite mximo estabelecido para os
benefcios do regime geral de previdncia social de que trata o art. 201.
15 Observado o disposto no art. 202, lei complementar dispor sobre as normas
gerais para a instituio de regime de previdncia complementar pela Unio, Estados,
Distrito Federal e Municpios, para atender aos seus respectivos servidores titulares de
cargo efetivo.
16 Somente mediante sua prvia e expressa opo, o disposto nos 14 e 15 poder
ser aplicado ao servidor que tiver ingressado no servio pblico at a data da publicao
do ato de instituio do correspondente regime de previdncia complementar."
Art. 41 - So estveis aps trs anos de efetivo exerccio os servidores nomeados para
cargo de provimento efetivo em virtude de concurso pblico.
1 - O servidor pblico estvel s perder o cargo:
I - em virtude de sentena judicial transitada em julgado;
II - mediante processo administrativo em que lhe seja assegurada ampla defesa;
III - mediante procedimento de avaliao peridica de desempenho, na forma de lei
complementar, assegurada ampla defesa.
2 - Invalidada por sentena judicial a demisso do servidor estvel, ser ele
reintegrado, e o eventual ocupante da vaga, se estvel, reconduzido ao cargo de origem,
sem direito a indenizao, aproveitado em outro cargo ou posto em disponibilidade com
remunerao proporcional ao tempo de servio.
3 - Extinto o cargo ou declarada a sua desnecessidade, o servidor estvel ficar em
disponibilidade, com remunerao proporcional ao tempo de servio, at seu adequado
aproveitamento em outro cargo.
4 - Como condio para a aquisio da estabilidade, obrigatria a avaliao
especial de desempenho por comisso instituda para essa finalidade.
CDIGO DE TICA PROFISSIONAL DO SERVIDOR PBLICO CIVIL
Das Regras e Princpios Morais
I - A dignidade, o decoro, o zelo, a eficcia e a conscincia dos princpios morais so primados
maiores que devem nortear o servidor pblico, seja no exerccio do cargo ou funo, ou fora dele;
II - O servidor pblico no poder jamais desprezar o elemento tico de sua conduta. Assim, no ter
que decidir somente entre o legal e o ilegal, o justo e o injusto, o conveniente e o inconveniente, o
oportuno e o inoportuno, mas principalmente entre o honesto e o desonesto
III - A moralidade da Administrao Pblica no se limita distino entre o bem e o mal, devendo ser
acrescida da idia de que o fim sempre o bem comum.
IV - A funo pblica deve ser tida como exerccio profissional e, portanto, se integra na vida particular
de cada servidor pblico.

V - A publicidade de qualquer ato administrativo constitui requisito de eficcia e moralidade, ensejando


sua omisso comprometimento tico contra o bem comum, imputvel a quem a negar, salvo os casos de
segurana nacional e outros em processo previamente declarado sigiloso, nos termos da lei,
VI - Toda pessoa tem direito verdade. O servidor no pode omiti-la ou false-la, ainda que contrria aos
interesses da prpria pessoa interessada ou da Administrao Pblica.
VII - A cortesia, a boa vontade, o cuidado e o tempo dedicados ao servio pblico caracterizam o esforo
pela disciplina.
VIII - Deixar o servidor pblico qualquer pessoa espera de soluo que compete ao setor em que exera
suas funes, permitindo a formao de longas filas, ou qualquer outra espcie de atraso na prestao do
servio, no caracteriza apenas atitude contra a tica ou ato de desumanidade, mas principalmente grave
dano moral aos usurios dos servios pblicos.
IX - 0 servidor deve prestar toda a sua ateno s ordens legais de seus superiores, velando atentamente
por seu cumprimento, e, assim, evitando a conduta negligente
X - Toda ausncia injustificada do servidor de seu local de trabalho fator de desmoralizao do servio
pblico, o que quase sempre conduz desordem nas relaes humanas.
XI- 0 servidor que trabalha em harmonia com a estrutura organizacional, respeitando seus colegas e cada
concidado, colabora e de todos pode receber colaborao, pois sua atividade pblica a grande
oportunidade para o crescimento e o engrandecimento da Nao.
Dos Principais Deveres do Servidor Pblico
XII - So deveres fundamentais do servidor pblico:
a)
desempenhar, a tempo, as atribuies do cargo, funo ou emprego pblico de que seja titular;
b)
exercer suas atribuies com rapidez, perfeio e rendimento;
c)
ser probo, reto, leal e justo, escolhendo sempre, quando estiver diante de duas opes, a melhor
e a mais vantajosa para o bem comum;
d)
jamais retardar qualquer prestao de contas;
e)
tratar cuidadosamente os usurios dos servios, aperfeioando o processo de comunicao e
contato com o pblico;
f)
ter conscincia de que seu trabalho regido por princpios ticos que se materializam na
adequada prestao dos servios pblicos;
g)
ser corts, ter urbanidade, disponibilidade e ateno, sem qualquer espcie de preconceito ou
distino de raa, sexo, nacionalidade, cor, idade, religio, cunho poltico e posio social, abstendo-se,
dessa forma, de causar-lhes dano moral;
h)
ter respeito hierarquia;
i)
resistir a todas as presses de superiores hierrquicos, de contratantes, interessados e outros que
visem obter quaisquer favores, benesses ou vantagens indevidas em decorrncia de aes morais, ilegais
ou aticas e denunci-las;
j)
zelar, no exerccio do direito de greve, pelas exigncias especficas da defesa da vida e da
segurana coletiva;
l)
ser assduo e freqente ao servio;
m)
comunicar imediatamente a seus superiores todo e qualquer ato ou fato contrrio ao
interesse pblico, exigindo as providncias cabveis;
n)
manter-se atualizado com as instrues, as normas de servio e a legislao pertinentes ao
rgo onde exerce suas funes;
o)
cumprir as tarefas de seu cargo ou funo com critrio, segurana e rapidez, mantendo tudo
sempre em boa ordem.
p)
facilitar a fiscalizao de todos atos ou servios por quem de direito;
q)
exercer as prerrogativas funcionais que lhe sejam atribudas, abstendo-se de faz-lo
contrariamente aos legtimos interesses dos usurios do servio pblico e dos jurisdicionados
administrativos;
r)
abster-se de exercer sua funo, poder ou autoridade com finalidade estranha ao interesse
pblico;

Das Vedaes ao Servidor Pblico


XIII - E vedado ao servidor pblico;
a)

o uso do cargo ou funo, facilidades, amizades, tempo, posio e influncias, para obter
qualquer favorecimento, para si ou para outrem;
b)
prejudicar deliberadamente a reputao de outros servidores ou de cidados que deles
dependam;
c)
usar de artifcios para procrastinar ou dificultar o exerccio regular de direito por qualquer
pessoa, causando-lhe dano moral ou material;
d)
permitir que perseguies, simpatias, antipatias, caprichos, paixes ou interesses de ordem
pessoal interfiram no trato com o pblico, com os jurisdicionados administrativos ou com colegas
hierarquicamente superiores ou inferiores;
g)
pleitear, solicitar, provocar, sugerir ou receber qualquer tipo de ajuda financeira,
gratificao, prmio, comisso, doao ou vantagem de qualquer espcie, para si, familiares ou
qualquer pessoa, para o cumprimento da sua misso ou para influenciar outro servidor para o mesmo fim;
h)
alterar ou deturpar o teor de documentos que deva encaminhar para providncias;
i)
iludir ou tentar iludir qualquer pessoa que necessite do atendimento em servios pblicos;
j)
desviar servidor pblico para atendimento a interesse particular;
l)
retirar da repartio pblica, sem estar legalmente autorizado, qualquer documento, livro ou
bem pertencente ao patrimnio pblico;
m)
fazer uso de informaes privilegiadas obtidas no mbito interno de seu servio, em benefcio
prprio, de parentes, de amigos ou de terceiros;
n)
apresentar-se embriagado no servio ou fora dele habitualmente;
o)
exercer atividade profissional atica ou ligar o seu nome a empreendimentos de cunho
duvidoso.
Das Comisses de tica
Em todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal direta, indireta autrquica e
fundacional, ou em qualquer rgo ou entidade que exera atribuies delegadas pelo poder
pblico, dever ser criada uma Comisso de tica, que ser encarregada de orientar e
aconselhar sobre a tica profissional do servidor, no tratamento com as pessoas e com o
patrimnio pblico, competindo-lhe conhecer concretamente de imputao ou de
procedimento susceptvel de censura.

Composio:

3 servidores pblicos e respectivos suplentes.

Competncias:
I.

poder instaurar, de ofcio, processo sobre ato, fato ou conduta que considerar passvel de
infringncia a princpio ou norma tico-profissional;
II.
ser depositria de consultas, denncias ou representaes formuladas contra o servidor
pblico, a repartio ou o setor em que haja ocorrido a falta,;
III.
analisar e deliberar as consultas, denncias ou representaes para atender ou resguardar
o exerccio do cargo ou funo pblica, desde que formuladas por autoridade, servidor,
jurisdicionados administrativos, qualquer cidado que se identifique ou quaisquer
entidades associativas regularmente constitudas.
Funes:
Comisso de tica incumbe fornecer, aos organismos encarregados da execuo do
quadro de carreira dos servidores, os registros sobre sua conduta tica, para o efeito de instruir e
fundamentar promoes e para todos os demais procedimentos prprios da carreira do servidor
pblico.
Procedimentos: Os procedimentos a serem adotados pela Comisso de tica, para a apurao de fato
ou ato que, em princpio, se apresente contrrio tica, em conformidade com este Cdigo, tero o rito
sumrio, ouvidos apenas o queixoso e o servidor, ou apenas este, se a apurao decorrer de
conhecimento de ofcio, cabendo sempre recurso ao respectivo Ministro de Estado.

Dada a eventual gravidade da conduta do servidor ou sua reincidncia, poder a Comisso


de tica encaminhar a sua deciso e respectivo expediente para a Comisso Permanente
de Processo Disciplinar do respectivo rgo, se houver, e, cumulativamente, se for o caso,
entidade em que, por exerccio profissional, o servidor pblico esteja inscrito, para as
providncias disciplinares cabveis.
O retardamento dos procedimentos aqui prescritos implicar comprometimento tico da
prpria Comisso, cabendo Comisso de tica do rgo hierarquicamente superior o seu
conhecimento e providncias.

Penalidades:
A pena aplicvel ao servidor pblico pela Comisso de tica a Pena de censura e
sua fundamentao constar do respectivo parecer, assinado por todos os seus integrantes, com cincia do
faltoso.

A Comisso de tica no poder se eximir de fundamentar o julgamento da falta de tica do


servidor pblico ou do prestador de servios contratado, alegando a falta de previso neste Cdigo,
cabendo-lhe recorrer analogia, aos costumes e aos princpios ticos e morais conhecidos em outras
profisses;