Вы находитесь на странице: 1из 12

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

JOS LEONARDO ORTIZ

GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y DESARROLLO URBANO

DIRECTIVA N 001-2013-MDJLO/GIDU
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIN
DE OFICIODE LOS PROYECTOS DE INVERSIN
EJCUTADOS Y/O FINANCIADOS POR LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ

Aprobada por:

RESOLUCIN DE GERENCIA MUNICIPAL N 601-2013-MDJLO/GM


MAYO, 2013

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 2 de 12

DIRECTIVA N 001-2013-MDJLO/GIDU
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIN
DE OFICIO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN EJCUTADOS
Y/O FINANCIADOS POR LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ
Aprobada por

RESOLUCIN DE GERENCIA MUNICIPAL N 601-2013-MDJLO/GM

1.

OBJETIVO.
Establecer normas y procedimientos, que permitan liquidar de oficio los Proyectos de Inversin, con ms
de un ao (1) aos de antigedad, ejecutados en las modalidades de Administracin Directa y/o Encargo
(convenio) y que a la fecha reflejan saldos contables como Construcciones en Curso en los Estados
Financieros de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz; teniendo en consideracin que dichos
proyectos no pueden ser liquidados regularmente por que no disponen de documentos sustentatorios
y/o no cuentan con la documentacin tcnica completa.

2.

FINALIDAD.
a) Contribuir al Saneamiento Contable de los Proyectos de Inversin ejecutados y/o financiados por la
Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, que por carecer de la suficiente documentacin
sustentatoria fsica financiera, no han sido liquidadas oportunamente.
b) Normalizar el proceso, de Liquidacin y Transferencia de los Proyectos de Inversin ejecutados y/o
financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, culminar con el trmite
administrativo pertinente y su reclasificacin en el Balance General de la Institucin.
c) Dotar de celeridad y eficacia para que se efecten las liquidaciones fsico financieras pendientes
de los Proyectos de Inversin ejecutados y/o financiados por la Municipalidad Distrital de Jos
Leonardo Ortiz, as como determinar si los recursos gastados fueron utilizados en concordancia con
lo contemplado en el Expediente Tcnico de dichos Proyectos.

3.

BASE LEGAL

Ley N 29951, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013, Vigsima Novena
Disposicin Complementaria Final, prorroga hasta el 31.Diciembre.2013 la vigencia del artculo 3 de
la Ley N 29608, Saneamiento de la Informacin Contable en el Sector Pblico.
Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales SBN.
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto y sus modificatorias.
Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades.
Ley N 27493, Ley de Saneamiento Fsico Legal de Bienes Inmuebles de Entidades del Sector Pblico.
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica SNIP, y su Reglamento Decreto
Supremo N 102-3007-EF, y sus modificatorias.
Ley N 27171, Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social Financiada por el Fondo
Nacional de Compensacin y Desarrollo Social FONCODES.
2

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 3 de 12

Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley N 29151 Ley General del Sistema
Nacional de Bienes Estatales.
Decreto de Urgencia N 071-2001, Declaran de inters nacional el saneamiento tcnico, legal y
contable de los inmuebles de propiedad de las entidades pblicas.
Resolucin Directoral N 012-2012-EF/93.01, de la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica del
Ministerio de Economa y Finanzas, aprueba la Directiva N 003-2011-EF/93.01, Lineamientos Bsicos
para el Proceso de Saneamiento Contable en el Sector Pblico.
Resolucin Directoral N 011-2011-EF/51.01, aprueba el Manual de Procedimientos para las Acciones
de Saneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales.
Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno del
Sector Pblico
Resolucin de Contralora N 195-88-CG, que Norma y Regula la ejecucin de Obras Pblicas por
Administracin Directa.
Ordenanza N 006-2011MDJLO, que aprueba la nueva Estructura Orgnica y el Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF) de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz.
4.

ALCANCE.
La presente Directiva es de aplicacin y cumplimiento obligatorio por el personal de las Unidades
Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz que intervienen en el proceso de
Liquidacin de Proyectos y de Saneamiento Contable; aplicado a los Proyectos de Inversin ejecutados
por la modalidades de Administracin Directa y/o Convenio de Encargo correspondiente a los
Programas de Inversin de Aos Fiscales anteriores (con ms de cinco (5) aos de antigedad), y que no
disponen de suficiente documentacin tcnica y/o financiera.

5.

DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Para efectos de la presente Directiva se considera las siguientes definiciones:
Liquidacin de Oficio.- Es el procedimiento aplicado a un Proyecto de Inversin Pblica, que
habiendo o no concluido su ejecucin fsica y financiera, no cuentan con la documentacin
sustentatoria de gasto para determinar su valor de liquidacin y, a pesar del tiempo
transcurrido, an se encuentra presente en la Cuenta Contable 1501 EDIFICIOS Y
ESTRUCTURAS; es aplicado a los Proyectos de Inversin ejecutados y/o financiados por la
Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz mediante Administracin Directa y/o Convenio
de Encargo con ms de un (1) aos de antigedad, que a la fecha de vigencia de la presente
Directiva no cuenta con suficiente informacin para formular la liquidacin de obra.
Costo de Proyecto de Inversin o Valor de Liquidacin.- Es la suma que describe la ejecucin
financiera del Proyecto de Inversin y que incluye el monto total desembolsado, intereses y
otros; as como los deductivos y adicionales; para el caso de una liquidacin de oficio est dado
por la valuacin establecida, considerando cualidades y caractersticas en determinadas fecha y
establecer el costo real del Proyecto.
Valor Contable.- Es el monto que se refleja en los ltimos Estados Financieros de la
Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz. De manera especfica para la aplicacin de la
presente Directiva corresponde los saldos contables de proyectos pendientes de liquidacin
contabilizados como Construcciones en Curso; as mismo los proyectos que registran saldos
contables por tener pendiente la presentacin de rendiciones de cuentas.
Saneamiento Contable.- Es el procedimiento contable que permite descargar el saldo de las
cuentas que registran los Proyectos de Inversin ejecutadas y/o financiados por la
Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, pendientes de liquidacin y/o transferencia.
Documentacin Tcnica.- Son los documentos que registran antecedentes y hechos del
proceso constructivo del Proyecto de Inversin desde el inicio hasta la culminacin, comprende
los siguientes documentos:
3

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 4 de 12

Expediente Tcnico.
Cuaderno de obra.
Acta de entrega de terreno.
Acta de terminacin de obra.
Informe final de obra.
Acta de recepcin de obra.
Acta de transferencia de obra.
Documentos del Residente y Supervisor.
Otros documentos relacionados al Proyecto de Inversin u obra.

Documentacin Sustentatoria de Gasto.- Son los documentos que acreditan la inversin o


gasto de los recursos financieros asignados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
y comprende los siguientes documentos:

Rendiciones de cuentas sustentadas.


Comprobantes de pago autorizados.
rdenes de Compra.
Ordenes de Servicio.
Facturas, boletas de venta, tickets, recibos de honorarios, liquidaciones de compra y
declaraciones juradas.

Liquidador de Oficio.- Es el servidor de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz que


revisa la documentacin de obra y prepara el Expediente de Liquidacin de los Proyectos de
Inversin ejecutados y/o financiados, que carecen de documentos tcnicos y sustentatoria del
gasto.
Entidad Receptora.- Es la entidad que recibi financiamiento de la Municipalidad Distrital de
Jos Leonardo Ortiz, en base a un convenio de encargo para la ejecucin de proyectos u obras
de infraestructura. Se encuentran comprendidos como entidades receptoras: Instituciones
Educativas, Instituciones de Salud, Organizaciones Religiosas y Organizaciones Sociales,
constituidas sobre la base de Ncleos Ejecutores.
Planos del Proyecto de Inversin ejecutado.- Levantamiento grfico del Proyecto de Inversin
ejecutado que puede ser evidenciado in situ.
Metrados del Proyecto de Inversin ejecutado.- Constituye la expresin cuantificada de los
trabajos de construccin que puede ser verificado in situ.
Valorizacin del Proyecto de Inversin ejecutado.- Es el valor asignado al Proyecto de
Inversin ejecutado, determinado a travs de una metodologa objetiva y tcnica, adoptada y
sustentada por el Liquidador de Oficio.
5.2. Para que un Proyecto de Inversin ejecutado y/o financiado por la Municipalidad Distrital de
Jos Leonardo Ortiz, sea susceptible de ser considerado en el proceso de Liquidacin de Oficio
deben cumplir las siguientes condiciones:
a)

Que el Proyecto de Inversin ejecutado tenga ms de cinco (5) aos de antigedad y que haya
sido financiado por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz.

b) Que el Proyecto de Inversin se haya ejecutado fsicamente y no cuente con la suficiente


documentacin tcnica y/o con la documentacin sustentatoria de gasto.
5.3. En la Liquidacin de Oficio pueden presentarse los siguientes casos:
5.3.1. Que el responsable de la ejecucin del Proyecto de Inversin y/o la entidad receptora, a la
fecha de vigencia de la presente Directiva no haya cumplido con presentar la
documentacin sustentatoria fsica financiera, pese a haber sido notificado mediante
Carta Notarial hasta por dos (2) oportunidades y/o publicada la notificacin en el Diario
Oficial de la Regin.
4

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 5 de 12

5.3.2. Que el Proyecto de Inversin ejecutado y/o financiado por la Municipalidad Distrital de Jos
Leonardo Ortiz, mantenga observaciones que no han sido subsanadas por el responsable de
la unidad orgnica o entidad receptora que tuvo a su cargo la ejecucin fsica o financiera
del proyecto. En este caso, la aplicacin de la Liquidacin de Oficio estar supeditada a la
subsanacin de observaciones.
5.3.3. Que la documentacin sustentatoria fsico financiera de los Proyectos de Inversin
ejecutados y/o financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, no hayan
sido entregadas en el proceso de transferencia de la gestin edil. De probarse tal hecho se
iniciaran las acciones administrativas y legales contra quienes resulten responsables.
5.3.4. Que la documentacin sustentatoria fsico financiera de los Proyectos de Inversin
ejecutados y/o financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, no hayan
sido entregadas en el proceso de entrega y recepcin de cargo. De probarse tal hecho se
iniciaran las acciones administrativas y legales contra quien resulte responsable de
conformidad a la normativa vigente y a la Directiva N 004-2013-MDJLO/GAF, Disposiciones
y Procedimientos para la Entrega y Recepcin de Cargo del Personal de la Municipalidad
Distrital de Jos Leonardo Ortiz, aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 2492013-MDJLO/GM, de fecha 01.Febrero.2013.
5.3.5. Que la documentacin sustentatoria del gasto presentada por el responsable de la
ejecucin del proyecto se haya extraviado dentro de los archivos de la Municipalidad
Distrital de Jos Leonardo Ortiz. De probarse tal hecho se iniciaran las acciones
administrativas y legales contra quien resulte responsable.
5.3.6. Que la infraestructura del Proyecto de Inversin ejecutado y/o financiado por la
Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz ya no exista por diversas causales, como la
accin de fenmenos naturales, demolicin, remodelacin, rehabilitacin o reconstruccin.
5.3.7. Que la obra haya quedado inconclusa debido a paralizaciones definitivas ordenadas por
mandato judicial, por el Instituto Nacional de Cultura, por disposicin de algn otro
organismo con atribuciones y competencias o por disposicin de la propia municipalidad. En
este caso, la aplicacin de la Liquidacin de Oficio debe ser previamente consultada al
rgano de Control Institucional.
5.3.8. Que el Proyecto de Inversin u Obra haya sido ejecutado fsicamente y que exista
rendiciones de cuenta pendientes de rendir.
5.4. Acciones y documentos similares a ser considerados para las Liquidaciones de Oficio.
CASO 1: Proyectos que carecen de documentos tcnicos y/o Informe Final de ejecucin.
a)

Acta de Verificacin del Estado Fsico del Proyecto de Inversin, de acuerdo a lo indicado en
el Formato N 1.

b) Informe Tcnico elaborado por el Liquidador de Oficio, que contenga su opinin sobre el
estado de la infraestructura del Proyecto de Inversin ejecutado y/o financiado por la
Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, as como la opinin de la procedencia o no
de la Liquidacin de Oficio.
c)

Conformidad (Visacin) de la Sub Gerencia de Infraestructura.

d) Valorizacin final de acuerdo al Reglamento Nacional de Tasaciones del Per, segn el


Formato N 2; de ser el caso.
e)

Fotografas actuales del Proyecto de Inversin u Obra, si existiese, con presencia del
profesional designado por la Sub Gerencia de Infraestructura.

f)

Copia del Expediente Tcnico o Presupuesto de Obra ms Planos Post Construccin del
Proyecto u Obra y Resolucin de aprobacin, en caso de existir.
5

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 6 de 12

CASO 2: Proyectos terminados con observaciones pendientes de subsanar por el responsable del
proyecto.
a)

Informe Tcnico elaborado por el Liquidador de Oficio, con aprobacin de la Sub Gerencia
de Infraestructura, sustentando el estado de las observaciones pendientes de subsanar; as
mismo haciendo referencia a las unidades orgnicas y/o funcionario o servidores
involucrados en el proceso de ejecucin del proyecto u obra.

b)

En caso de existir, adjuntar al Informe Tcnico, copia de las observaciones formuladas a la


Sub Gerencia de Infraestructura que no fueron absueltas en su oportunidad.

c)

La Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano solicitar a la Gerencia de


Administracin y Finanzas, la relacin de Proyectos de Inversin que tienen saldos por
rendir. Independientemente de las acciones que tome la Gerencia de Administracin y
Finanzas al respecto, la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano notificar mediante
Carta Notarial o mediante Publicacin en el Diario Oficial de la Regin a los responsables de
la ejecucin del Proyecto de Inversin para que presenten la documentacin faltante.

d)

La documentacin tcnica faltante, tambin deber ser requerida a la Unidad Orgnica que
tuvo a su cargo la ejecucin de obra, al Residente, al Supervisor o Inspector, segn
corresponda.

e)

En caso de ya existir documentos que acrediten notificaciones formuladas a las Unidades


Orgnicas, Residentes, Supervisores o Inspectores, segn corresponda, encargados de la
ejecucin; se evaluar la necesidad de formular una nueva notificacin o sencillamente dar
por agotadas las notificaciones y proceder a formular la Liquidacin de Oficio.

f)

Transcurrido el plazo legal otorgado mediante la notificacin y de no obtener la


documentacin faltante, la Sub Gerencia de Infraestructura, proceder a comunicar este
hecho a la Gerencia Municipal a travs de la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo
Urbano y solicitar la autorizacin para proceder a la Liquidacin de Oficio la misma que se
oficializara mediante Resolucin de Gerencia Municipal.

g)

La falta de informacin de un Proyecto de Inversin es causal para aplicar la Liquidacin de


Oficio; sin embargo cuando la obra no haya sido concluida fsicamente o cuando existen
rendiciones de cuentas pendientes de rendir, tal procedimiento no es aplicable.

CASO 3: Proyectos de Inversin que ya no existen fsicamente.

6.

a)

Por accin de fenmenos naturales que hayan causado la destruccin de la obra.

b)

Por demolicin o reconstruccin para remplazarlo por una nueva infraestructura.

c)

Por mantenimiento de infraestructura, otro similar donde no exista infraestructura.

PROCEDIMIENTO GENERAL.
Liquidacin con Personal de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
6.1. La Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano solicitar a la Gerencia de Administracin y
Finanzas, informacin contable detallada de los Proyectos de Inversin que se encuentran
pendientes de liquidacin; la misma que deber ser sustentada con anlisis de cuentas, y de ser el
caso con auxiliares estndar y otros reportes que reflejen el costo del proyecto.
6.2. La Sub Gerencia de Infraestructura identificar los Proyectos de Inversin que por su naturaleza,
tiempo transcurrido, disponibilidad de informacin y otros factores; se encuentran en condiciones
de someterse a un procedimiento de Liquidacin de Oficio.
6

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 7 de 12

6.3. Informe Tcnico preparado por el personal de la Sub Gerencia de Infraestructura, en el que se
indique las causas ms relevantes de cada uno de los Proyectos de Inversin que obligan a la
Municipalidad a practicar la Liquidacin de Oficio; tales como: naturaleza del proyecto, antigedad,
estado actual, estado financiero, falta de informacin, etc. As mismo considerar el efecto de su
aplicacin como es el Saneamiento Contable.
6.4. La Sub Gerencia de Infraestructura, indicando la conformidad del Informe Tcnico Contable del
(los) Proyecto(s) u Obra(s) elaborado por su personal, elevar un Informe a la Gerencia de
Infraestructura y Desarrollo Urbano.
6.5. La Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano, acompaando el Informe Tcnico de la Sub
Gerencia de Infraestructura; solicitar a la Gerencia de Asesora Jurdica emita el Informe Legal que
respalde la Liquidacin de Oficio de determinado Proyecto o grupo de Proyectos.
6.6. La Gerencia de Asesora Jurdica emitir el Informe Legal justificando y respaldando la aplicacin de
Liquidacin de Oficio; teniendo en consideracin que esta medida es la ms apropiada para
regularizar liquidaciones de Proyectos de Inversin que carecen de informacin, los mismos que
permanentemente son causal de observacin por parte de los rganos de Control.
6.7. La Gerencia de Asesora Jurdica emite Opinin y devuelve el Expediente a la Gerencia de
Infraestructura y Desarrollo Urbano, quien a su vez solicitar a la Gerencia Municipal emita la
Resolucin declarando procedente la aplicacin de la Liquidacin de Oficio a determinado Proyecto
o grupo de Proyectos.
6.8. Una vez emitida la Resolucin de Gerencia Municipal que declara procedente aplicar la Liquidacin
de Oficio a determinado Proyecto o grupo de Proyectos, la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo
Urbano y la Sub Gerencia de Infraestructura dispondrn acciones inmediatas para su cumplimiento
6.9. A propuesta de la Sub Gerencia de Infraestructura, la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo
Urbano designar al personal que conducir el proceso de Liquidacin de Oficio de uno o ms
proyectos. La liquidacin comprender a uno o ms liquidadores y de ser el caso un supervisor.
6.10. El Liquidador de Oficio recopila informacin, verifica en campo, suscribe actas de verificacin y
actas de transferencia, prepara el Expediente de Liquidacin, elabora la Liquidacin de Oficio,
coordina y conduce el proceso hasta tramitarlo para aprobacin. Del supervisor, de ser el caso,
verificar que el trabajo de campo sea absolutamente serio y eficiente.
6.11. La recopilacin de documentacin tcnica y financiera de los Proyectos de Inversin ejecutados y/o
financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, que son materia de liquidacin,
contar con el apoyo de todo el personal que pertenece a la Gerencia de Infraestructura y
Desarrollo Urbano, quienes brindarn informacin y aportes a los liquidadores; adicionalmente la
bsqueda de informacin estar a cargo de personal que considere la Gerencia Municipal, el cual
ser asignado por Memorando.
6.12. Si luego de efectuar requerimientos y notificaciones para obtener informacin, la documentacin
tcnica y financiera es escasa o no existe; el Expediente de Liquidacin de Oficio se limitar a
conformarlo y aprobarlo con los actuados del proceso de liquidacin, con los formularios
establecidos en la presente Directiva y con la informacin proporcionada por la Sub Gerencia de
Contabilidad.
6.13. La Sub Gerencia de Infraestructura autorizar con Memorando a el(los) Liquidador(es) y Supervisor
de ser el caso, para que evalen in situ el estado del Proyecto de Inversin u Obra y suscriban de
manera conjunta con autoridades y de los beneficiarios, el Acta de Verificacin Fsica del Proyecto
de Inversin u Obra segn modelo del FORMATO N 1.
6.14.

El personal designado para esta labor verificar que los documentos existentes, sean idneos y
renan las formalidades bsicas que permitan llevar a cabo el proceso de Liquidacin de Oficio.
7

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 8 de 12

6.15. En cualquier etapa del proceso de liquidacin, la Sub Gerencia de Infraestructura deber solicitar a
la Sub Gerencia de Contabilidad, el valor contable actualizado de la obra materia de liquidacin,
con la finalidad de que dichos valores sean consignados en los documentos y la Resolucin de
Liquidacin.
6.16. La Sub Gerencia de Contabilidad remitir informacin detallada de los valores contables,
debidamente clasificados por cuenta y por ao, segn los ltimos Estados Financieros de la
Municipalidad. Adicionalmente y en caso de disponer remitir copia de auxiliares estndar y
reportes de ejecucin que puedan ser utilizados como fuente de informacin contable.
6.17. Si se dan las condiciones para formalizar la transferencia de la Obra, el personal autorizado
suscribir el acta correspondiente segn modelo del FORMATO N 3. En casos excepcionales la
falta del acta de transferencia no es impedimento para aplicar la Liquidacin de Oficio.
6.18. La determinacin del valor de tasacin de la obra, es opcional y est supeditado a las condiciones y
estado actual de la obra. De ser necesaria su aplicacin deber regirse por el Reglamento Nacional
de Tasaciones y utilizar el FORMATO N 2.
6.19. Todos los actuados formarn parte del Expediente de Liquidacin, tanto la informacin existente
como la que se obtenga o elabore durante el proceso de liquidacin. Incluye as mismo la propia
Liquidacin de Oficio que ser preparada segn modelo del FORMATO N 4 por la persona o
personas designadas para dicho fin.
6.20. En caso de existir documentacin tcnica y/o financiera, tambin formarn parte del Expediente de
Liquidacin los siguientes documentos:

Expediente tcnico.
Cuaderno de obra.
Acta de entrega de terreno.
Acta de terminacin de obra.
Informe final de obra.
Acta de recepcin de obra.
Acta de transferencia de obra.
Documentos del Residente y Supervisor.
Documentos sustentatorios de gasto.

6.21. Una vez completo el Expediente de Liquidacin, la Sub Gerencia de Infraestructura elevar el
Expediente a la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano para continuar con el trmite de
aprobacin.
6.22. La Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano asume la conformidad y tramita el Expediente
de Liquidacin a la Gerencia Municipal para que mediante Resolucin apruebe la Liquidacin de
Oficio.
6.23. La Gerencia Municipal aprueba la Liquidacin de Oficio, luego se remite un ejemplar de la
Resolucin de Liquidacin a la Sub Gerencia de Contabilidad para que proceda a realizar el
descargo contable que corresponda. En el caso de Saneamiento Contable se proceder conforme a
la normativa de la materia.

7.

PROCESO DE TRANSFERENCIA.
A.
7.1.

CUANDO LA OBRA EXISTE FSICAMENTE Y/O SE ENCUENTRA OPERATIVA.

El Acta de Transferencia es el documento legal mediante el cual se transfiere la obra a la entidad


receptora (Institucin Educativa, Institucin de Salud, Organizaciones Religiosas y Organizaciones
Sociales, constituidas sobre la base de Ncleos Ejecutores), debiendo suscribirla en
representacin de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz o la Comisin que se designe
mediante Resolucin de Gerencia Municipal; y de la otra parte el representante legal de la
entidad receptora.
8

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Pgina 9 de 12

7.2.

Cuando las entidades receptoras carecen de autonoma contable, el acta de transferencia deber
suscribirla el representante legal de la instancia ms representativa o de ms alto nivel a la cual
pertenece la entidad receptora.

7.3.

El acta de transferencia deber contener: aspectos generales del proyecto, valor referencial,
valor contable segn los ltimos estados financieros y otros aspectos bsicos de la obra.

7.4.

El acta de transferencia se suscribir por triplicado, un ejemplar para cada una de las partes
intervinientes y un ejemplar para que se remita a la Sub Gerencia de Contabilidad recomendando
efectuar el descargo contable.

7.5.

En casos excepcionales se puede obviar el acta de transferencia; dependiendo la naturaleza del


Proyecto de Inversin u Obra, del estado de la obra, del tipo de uso u administracin de obra y de
algn otro factor tcnico que impida realizar la transferencia.
B.

8.

Fecha
13.Mayo.2013

CUANDO LA OBRA NO EXISTE FSICAMENTE Y/O SE ENCUENTRA INOPERATIVA.

7.6.

No existe obligatoriedad para suscribir un acta de transferencia cuando las obras ya no existen
fsicamente por cualquier circunstancia o cuando se encuentran inoperativas por diversos
factores.

7.7.

Si se aprueba la Liquidacin de Oficio sin contar con acta de transferencia, se asume que el
Proyecto de Inversin es un caso excepcional que no puede ser transferido; por tanto el descargo
o rebaja de los saldos contables debe efectuarse nicamente con la Resolucin que aprueba la
Liquidacin de Oficio.

RESPONSABILIDADES
La aplicacin del procedimiento de Liquidacin de Oficio en la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo
Ortiz, no exime de responsabilidad a quienes por alguna razn estuvieron inmersos en las siguientes
causales:
a)

Por incumplimiento, omisin o usurpacin de funciones en la ejecucin fsica y financiera del


Proyecto de Inversin ejecutado y/o financiado por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz

b) Por el incumplimiento de funciones en la Supervisin del proyecto.


c)

Por no haber liquidado el proyecto en su debido momento.

d) Por apropiacin o prdida de informacin.


e)

Por la no ejecucin fsica del proyecto y el uso indebido de los recursos financieros asignados al
proyecto.

f)

Por incumplimiento en la presentacin de informacin fsica y/o documentacin sustentatoria de


gasto.

g)

Por obstaculizar el debido proceso de ejecucin y liquidacin del proyecto.

h) Por negligencia en el desempeo de sus funciones en la ejecucin y liquidacin del proyecto.


i)

Por la reiterada resistencia al cumplimiento de las rdenes de sus superiores relacionadas con el
Saneamiento Contable de los Proyectos en los cuales tuvo participacin en su ejecucin.

j)

Por no alcanzar la informacin presupuestal y financiera del Proyecto, as como sus respectivos
documentos sustentatorios de gasto, dentro de los plazos sealados.

La Gerencia de Administracin y Finanzas y la Sub Gerencia de Infraestructura, bajo responsabilidad


funcional y administrativa, brindarn informacin a la Gerencia de Asesora Jurdica y/o Procuradura
Pblica Municipal, de las personas que tuvieron determinada participacin en la obra u proyecto, para
que en base a ello y segn el grado de responsabilidad se disponga las acciones legales y administrativas
que corresponda.
9

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

9.

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 10 de 12

RESTRICCIONES.
La presente Directiva no es aplicacin en los siguientes casos:
9.1.

Para los Proyectos de Inversin u Obras ejecutadas y/o financiadas y/o por encargo (convenio)
que se encuentren en Proceso Judicial por incumplimiento de obligaciones por parte de la propia
Municipalidad o de la entidad receptora, en lo que respecta a la ejecucin de metas fsicas o la no
ejecucin en obra de los recursos financieros asignados por la Municipalidad Distrital de Jos
Leonardo Ortiz.
Una vez resuelto el Proceso Judicial se elevar consulta a la Gerencia de Asesora Jurdica para
definir si procede aplicar la Liquidacin de Oficio y se defina al mismo tiempo las metas y/o
monto a liquidar. Para determinar el estado del Proceso Judicial la Gerencia de Asesora Jurdica
debe solicitar el informe a la Procuradura Municipal requirindole hacer las precisiones
correspondientes.

10.

9.2.

Para los Proyectos de Inversin y Obras ejecutadas por Administracin Directa y/o Encargo
(convenio) con una antigedad de ms de un (1) ao, que cuenten con informacin pero que
tienen pendiente de subsanar aspectos tcnicos y financieros.

9.3.

Para los Proyectos de Inversin y Obras ejecutadas por Administracin Directa y/o Encargo
(convenio), que sin causa justificada quedaron inconclusas y/o paralizadas; mientras no exista
recomendacin para liquidar de parte del rgano de Control Institucional o alguna instancia
Judicial, segn corresponda.

9.4.

Para los Proyectos de Inversin y Obras ejecutadas por Administracin Directa y/o Encargo
(convenio) dentro del ltimo ao, computados al 31 de Diciembre del ltimo ejercicio.

SANEAMIENTO CONTABLE
CONSTRUCCIONES EN CURSO.
10.1. El procedimiento implica realizar el descargo o rebaja contable de las Cuentas de Construcciones
en Curso que se refleja en los Estados Financieros de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo
Ortiz, resultante de la ejecucin de Proyectos de Inversin que se encuentran pendientes de
liquidacin y/o transferencia.
10.2. El descargo o rebaja contable se realiza previo Acuerdo del Concejo Municipal, quien en base a
las Actas de Aprobacin del Expediente de Saneamiento del Comit de Saneamiento Contable,
autoriza a la Sub Gerencia de Contabilidad a implementar las acciones de saneamiento de las
Cuentas Construcciones en Curso.
Formar parte del Expediente de Saneamiento la Resolucin de Gerencia Municipal que aprueba
la Liquidacin de Oficio del Proyecto de Inversin.
10.3. Cuando exista Acta de Transferencia debe adjuntarse copia al Expediente de Saneamiento
Contable, y de ser factible hacer mencin en el Acuerdo de Concejo Municipal.
10.4. En casos excepcionales, cuando no exista Acta de Transferencia; la Sub Gerencia de Contabilidad
realizar el descargo o rebaja contable con el Acuerdo de Concejo Municipal que autoriza el
Saneamiento Contable, transfiriendo el saldo a una cuenta de gasto.
ENCARGOS GENERALES Y CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS DE DUDOSA RECUPERACIN.
10.5. Las diferentes instancias administrativas de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
implementarn medidas orientadas a recopilar documentacin sustentatoria de gasto y/o
rendiciones de cuentas pendientes de rendir; de manera especial cuando dicha informacin sea
imprescindible para poder liquidar de oficio una determinada obra.
10

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 11 de 12

10.6. Si las rendiciones de cuentas o documentos sustentatorios de gasto tienen observaciones de


carcter administrativo o de procedimiento, la Sub Gerencia de Infraestructura elevara consulta a
la Gerencia de Asesora Jurdica para resolver y opinar sobre el punto observado, si la opinin
absuelve la observacin se formular la Liquidacin de Oficio, que formara parte integrante del
Expediente de Saneamiento con el cual el Comit de Saneamiento mediante Acta solicitara la
autorizacin del Concejo Municipal para proceder a la rebaja contable.
10.7. La Sub Gerencia de Infraestructura dispondr de personal para coordinar con el Comit de
Saneamiento Contable, los mecanismos que permitan regularizar y/o subsanar las rendiciones de
cuentas pendientes.
10.8. Cuando los saldos pendientes de rendir registrados como cuentas por cobrar diversas de dudosa
recuperacin que corresponden a proyectos o actividades que no tiene un nombre especfico
y/o que por su naturaleza no se pueden cuantificar metas: el Concejo Municipal mediante
Acuerdo puede autorizar la rebaja contable de oficio, previa Acta de Aprobacin del Comit de
Saneamiento, formando parte del Expediente de Saneamiento el Informe Tcnico y Legal de la
Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano y la Gerencia de Asesora Jurdica,
respectivamente.
10.9. Cuando no existan documentos sustentatorios de gasto originales, no sern vlidas las copias de
comprobantes de pago legalizadas y/o fedateadas.

11.

FINANCIAMIENTO.
11.1. Las acciones de verificacin fsica, recopilacin de informacin y liquidacin de los proyectos
demandas de recursos financieros para el cumplimiento de la labor que realizarn los
profesionales, tcnicos y personal de apoyo designados por la Municipalidad Distrital de Jos
Leonardo Ortiz.
11.2. La Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz asumir el financiamiento, poniendo a
disposicin los recursos financieros y los medios necesarios para el cumplimiento de las
actividades aplicables en las Liquidaciones de Oficio y de Saneamiento Contable

12.

RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO.
Son solidariamente responsables del cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva: la Gerencia
Municipal, la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano, la Gerencia de Administracin y Finanzas,
la Gerencia de Asesora Jurdica, la Sub Gerencia de Infraestructura, la Sub Gerencia de Contabilidad, el
rgano de Control Institucional, a travs de sus Jefaturas; y el Comit de Saneamiento Contable en lo
que le compete.

13.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Primera.- Las Liquidaciones de Oficio de los Proyectos de Inversin ejecutados y/o financiados por la
Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, al Ejercicio 2010, y que se encuentran inmersas en el
proceso de Saneamiento de la Informacin Contable de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo
Ortiz, sern ejecutadas por el Comit de Saneamiento Contable y la Comisin de Apoyo al Comit de
Saneamiento Contable. La Sub Gerencia de Infraestructura realizara las acciones de coordinacin, apoyo
y aquellas que le correspondan, y le sean asignadas.
Segunda.- Las Liquidaciones de Oficio de los Proyectos de Inversin ejecutados y/o financiados por la
Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz, en el Ejercicio 2011, sern realizadas por la Sub Gerencia
de Infraestructura siguiendo los lineamientos de la presente Directiva.
Tercera.- La Sub Gerencia de Infraestructura o el Comit de Saneamiento Contable, segn corresponda,
en el marco de la Ley N 29951 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2013,
presentarn un Plan de Trabajo debidamente sustentado para la realizacin de las Liquidaciones de
Oficio y de Saneamiento Contable, respectivamente, a fin de prever su financiamiento y los recursos que
sean necesarios para su cumplimiento.
11

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ


Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano
Directiva N 001-2013-MDJLO/GIDU
Normas y Procedimientos para la Liquidacin de Oficio de los Proyectos de Inversin
Ejecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo Ortiz
Aprobada por Resolucin de Gerencia Municipal N 601-2013-MDJLO/GM

Fecha
13.Mayo.2013

Pgina 12 de 12

Cuarta.- Toda situacin no prevista en la presente Directiva, sern resueltos por la Gerencia Municipal
previo Informes Tcnico y Legal de Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano y la Gerencia de
Asesora Jurdica, segn corresponda.
Quinta.- El incumplimiento de las normas establecidas en la presente Directiva constituye falta de
carcter disciplinario y se sancionar de acuerdo a las normas correspondientes.

14.

DISPOSICIONES FINALES.
Primera.- La presente Directiva entrar en vigencia a partir del da siguiente de su aprobacin mediante
acto resolutivo.
Segunda.- Cualquier cambio en la Estructura Orgnica de la Municipalidad Distrital de Jos Leonardo
Ortiz obliga a la modificacin inmediata de la presente Directiva.
Jos Leonardo Ortiz, Mayo del 2013.
Elaborado por: Asesora Externa
Fecha:

Propuesto por: Gerencia de Infraestructura


y Desarrollo Urbano
Fecha:

Revisado por: Gerencia de Asesora Jurdica


Fecha:

Aprobado por: Gerencia Municipal


Fecha:

12