C. T. N.

MONSEOR CASTRO
Afiliado a la
Rif N J-09037646-1
Registro (MPPE) REG. R0003-12-01

GUIA DE COMERCIO
COMPETENCIA:
DESCRIBE
CON
PERTINENCIA LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
ARCHIVO: sistema mltiple
y variado cuya utilidad es,
especialmente, para guardar
papeles o documentos.
ARCHIVAR: es el proceso de
clasificar
y
arreglar
documentos de manera que
puedan mantenerse en lugar seguro y
obtenerse rpidamente cuando se necesiten.
ARCHIVISTA: persona que tiene a su cargo
un archivo o sirve como tcnico en l.
ARCHIVADOR:
mueble
diseado
especialmente para archivar documentos,
fichas u otros papeles.
FINALIDAD DEL ARCHIVO
El archivo tiene como finalidad conservar
ordenadamente documentos, que puedan ser
consultados en un momento dado, as como
tambin facilitar su localizacin.
EQUIPOS Y MATERIALES DE OFICINA
NECESARIOS PARA ARCHIVAR
Los muebles y equipos ms importantes e
imprescindibles en el archivo son:
ARCHIVADORES: son muebles de maderas o
metlicos con varias gavetas o cajones.

TARJETERO O FICHERO: es semejante a la

gaveta de los archivadores, pero ms
reducida.
ESTANTE: muebles de estructura metlica
de longitud y altura variable.
GUAS: son tarjetas de cartn o cartulina
MARBETES: es una pequea tarjeta de
cartulina que se coloca en la pestaa de la
carpeta.
GANCHOS SUJETADORES: son ganchos de
metal que sujetan firmemente los
documentos a las carpetas.
CARPETAS: cubiertas de cartulina, cartn,
plstico o fibra, dobladas por la mitad o
separadas, su objetivo es proteger los
documentos.
BANDEJA DE ESCRITORIO: equipo que se
coloca sobre el escritorio, para colocar en
ellas la correspondencia recibida.
ARCHIVO EN CARPETAS COLGANTES: las
carpetas quedan suspendidas verticalmente
de un soporte.
PASOS PARA ARCHIVAR
ORGANIZAR: con este paso se dispone como
ha de ser la administracin de los papeles o
documentos en el sistema de archivo.
CLASIFICAR: consiste en adoptar un mtodo
de clasificacin lgico.
IDENTIFICACIN: puede hacerse a travs de
letras, nombres cifras, direcciones y asuntos
entre otros.
CONSERVAR: fundamentalmente se basa en
garantizar el buen estado de los documentos.
CONTROLAR: consiste en verificar ciertos
aspectos importantes tales como: clculos
matemticos, comprobacin de firmas y
fechas.

SISTEMAS DE ARCHIVO
Es el conjunto de mtodos, tcnicas y
equipos que cada individuo, empresa o
institucin utiliza de acuerdo a las
necesidades particulares de archivar
informacin.
CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE
ARCHIVOS
Sistema Alfabtico: es uno de los sistemas
fundamentales de archivo, el cual tiene como
base la secuencia de las letras del alfabeto.
El orden alfabtico es muy til y su uso es,
probablemente, el ms generalizado: fichas
de los pacientes de un consultorio,
expedientes de los empleados de una
empresa, carpetas de los clientes de un
negocio, etc.
Sistema numrico: sigue el orden de los
nmeros naturales. Consiste en asignar un
nmero cada persona, entidad o asunto.
Sistema Geogrfico: consiste en la
ordenacin de todos los documentos por
grupos que corresponden a las zonas
geogrficas. Dentro de cada grupo se sigue, el
orden alfabtico.

C. T. N. MONSEOR CASTRO
Afiliado a la
Rif N J-09037646-1
Registro (MPPE) REG. R0003-12-01

HOJA DE INSTRUCCIN
REA: EDUCACIN PARA EL TRABAJO
TALLER: COMERCIO

SUB-REA: COMERCIAL

COMPETENCIA: DESCRIBE LAS TCNICAS BSICAS EN LA ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO

QUE CONTRIBUYA AL BIENESTAR SOCIAL Y PERSONAL
PROCESOS BSICOS:
Investigar
Analizar
Escribir
Escuchar
Expresar

MATERIALES A UTILIZAR:
Hoja de instruccin
Block
Lpiz
Borrador
Sacapuntas
Gua
Creyones

SISTEMAS DE ARCHIVO
Es el conjunto de mtodos, tcnicas y equipos que cada
individuo, empresa o institucin utiliza de acuerdo a las
necesidades particulares de archivar informacin.
ORDEN CRONOLGICO: se basa en el calendario,
se ordenan los documentos con base en su fecha de
emisin o uso. Se utiliza con mucha frecuencia para
archivar correspondencias, actas de reuniones,
comprobantes contables.

NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE:

Colocar sobre la mesa lo necesario
Atender las instrucciones del docente
Mantener el lugar de trabajo ordenado
Trabajar individualmente
Respetar a los compaeros
Concentrarse en la actividad

PROCEDIMIENTO:
1. Lee detenidamente la hoja de instruccin
2. Escribe en t cuaderno lo siguiente: archivo, archivar, archivista, archivador, sistema de archivo y el
sistema de archivo de orden cronolgico.
3. Dibuja el mobiliario y los materiales que se utilizan para archivar

4. Aplica el orden cronolgico a la siguiente lista:

1985

2000

1984

1963

1972

1966

1945

1992

1999

1955

1974

2005

1970

1900

1989

1966

1990

1977

1965

1960

1950

2009

1958

2007

1954

1952

1978

1986

1988

1949

2008

1968

2001

2010

C. T. N. MONSEOR CASTRO
Afiliado a la
Rif N J-09037646-1
Registro (MPPE) REG. R0003-12-01

HOJA DE INSTRUCCIN
REA: EDUCACIN PARA EL TRABAJO
TALLER: COMERCIO

SUB-REA: COMERCIAL

COMPETENCIA: DESCRIBE LAS TCNICAS BSICAS EN LA ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO

QUE CONTRIBUYA AL BIENESTAR SOCIAL Y PERSONAL
PROCESOS BSICOS:
Investigar
Analizar
Escribir
Escuchar
Expresar

MATERIALES A UTILIZAR:
Hoja de instruccin
Block
Lpiz
Borrador
Sacapuntas
Gua
Creyones

SISTEMAS DE ARCHIVO
Es el conjunto de mtodos, tcnicas y equipos que cada
individuo, empresa o institucin utiliza de acuerdo a las
necesidades particulares de archivar informacin.
SISTEMA ALFABTICO: es uno de los sistemas
fundamentales de archivo, el cual tiene como base la
secuencia de las letras del alfabeto.

NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE:

Colocar sobre la mesa lo necesario
Atender las instrucciones del docente
Mantener el lugar de trabajo ordenado
Trabajar individualmente
Respetar a los compaeros
Concentrarse en la actividad

PROCEDIMIENTO:
1. Lee detenidamente la hoja de instruccin

2. Escribe en t cuaderno lo siguiente: archivo, archivar, archivista, archivador, sistema de archivo y sistema
alfabtico

3. Dibuja el mobiliario y los materiales que se utilizan para archivar

4. Aplica el sistema alfabtico al listado de nombres que se presenta:

Douglas Antonio Arce Gmez

Emilio Antonio Quintero

Jos ngel Espaa Lpez

Elisa Mara Escobar Mendoza

Dra. Nancy Karina Cordero Matos

Prof. Marta Cordero Pineda

Julio Delgado Calles

Arq. Julio Pea Lobo

Francisco Perozo Torres

Milagros J. Mrquez Vidal

Mara Soledad Torres Rivera

Juan Alberto Araque Merchn

Jos Gregorio Briceo Varela

Dr. Juan Antonio Morales Pea

Lic. Carmen Aida Prieto Puente

Daniel Josefina Monzn Pia

Vicente Jerez Castaeda

Eduardo Rujano Andrade

Manuel Alejandro Salcedo Paz

Luis Alfredo Arenas Duarte

William Alfredo Ramrez Lobo

Ing. Mara Isabel Paz Bermdez

Jos Mara Acosta Alvarado

Juan de Jess Ramrez

Juan Carlos Merchn Rivas

Laura lvarez Ypez

Zulay Briceo Perna

Csar Torres Alarcn

Mara Luisa Berrotern Prieto

Julio Milln Rodrguez

Prof. Laura Castellano Mendoza

Andrea Joselin Pea Ramrez

Doris Maribel Ramrez Lobo