MANAJEMEN PERSEDIAAN

A.

Pengertian Persediaan

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan
untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses
produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari
peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan
pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.

Sebagai salah satu asset penting dalam perusahaan karena biasanya

mempunyai nilai yang cukup besar serta mempunyai pengaruh terhadap besar
kecilnya biaya operasi perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan
salah satu kegiatan penting untuk mendapat perhatian khusus dari manajemen
perusahaan.

B.

Fungsi Persediaan

Beberapa fungsi penting persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan,

yaitu :

1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang

yang dibutuhkan perusahaan.

2. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga

harus dikembalikan.

3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang secara musiman

atau inflasi

4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga

perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran.

C.

Klasifikasi ABC dalam Persediaan

Pengendalian persediaan dapat dilakukan dalam berbagai cara, antara lain

dengan menggunakan analisis nilai persediaan. Dalam analisis ini, persediaan
dibedakan berdasarkan nilai investasi yang terpakai dalam satu periode.
Biasanya, persediaan dibedakan dalam tiga kelas, yaitu A, B, dan C
berdasarkan atas nilai persediaan. Yang dimaksud dengan nilai dalam
klasifikasi ABC bukan harga persediaan per unit, melainkan volume
persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode (biasanya satu tahun)
dikalikan dengan harga per unit.

Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC, sebagai berikut :

1. Kelas A Persediaan yang memiliki volume tahunan rupiah yang tinggi.

Kelas ini mewakili sekitar 70% dari total persediaan, meskipun jumlahnya
hanya sedikit, biasa hanya 20% dari seluruh item. Persediaan yang
termasuk dalam kelas ini memerlukan perhatian yang tinggi dalam
pengadaannya karena dalam kelas ini memerlukan perhatian tinggi dalam
pengadaannya karena berdampak biaya yang tinggi. Pengawasan harus
dilakukan secara intensif.

2. Kelas B Persediaan dengan nilai volume tahunan rupiah yang menengah.

Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari total nilai persediaan tahunan,
dan sekitar 30% dari jumlah item. Di sini diperlukan teknik pengendalian
yang moderat.

3. Kelas C Barang yang nilai volume tahunan rupiahnya rendah, yang

mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tetapi terdiri dari sekitar
50% dari jumlah item persediaan. Di sini diperlukan teknik pengendalian
yang sederhana, pengendalian hanya dilakukan sesekali saja.

Nilai persentase di atas tidak mutlak, namun tergantung dari kebijakan

perusahaan. Demikian pula jumlah kelas, tidakterbatas pada tiga kelas, tetapi
dapat dilakukan untuk lebih dari tiga kelas atau kurang.

D.

Biaya-Biaya dalam Persediaan

Unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat digolongkan menjadi

tiga, yaitu:

1. Biaya Pemesanan

Biaya pemesanan (ordering cost, procurement costs) adalah biaya yang

dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan/barang, sejak dari
penempatan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang. Biaya
pemesanan ini meliputi semua biaya administrasi dan penempatan order, biaya
pemilihan vendor/pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya
penerimaan dan pemeriksaan barang

2. Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan (carrying costs, holding costs) adalah biaya yang

dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang. Yang

termasuk biaya ini, antara lain biaya sewa gudang, biaya administrasi
pergudangan, gaji pelaksana pergudangan, biaya listrik, biaya modal yang
tertanam dalam persediaan, biaya asuransi ataupun biaya kerusakan,
kehilangan atau penyusutan barang selama penyimpanan.

3. Biaya Kekurangan Persediaan

Biaya kekurangan persediaan (shortage costs, stockout costs) adalah biaya

yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan.
Biaya kekurangan persediaan ini pada dasarnya bukan biaya nyata (riil),
melainkan berupa biaya

kehilangan kesempatan. Dalam perusahaan

manufaktur, biaya ini merupakan biaya kesempatan yang timbul misalnya

karena terhentinya proses produksi sebagai akibat tidak adanya bahan yang
diproses, yang antara lain meliputi biaya kehilangan waktu produksi bagi
mesin dan karyawan.

Biaya kekurangan persediaan sulit untuk diukur dan sering hanya diperkirakan
besarnya secara subyektif. Namun, tidak berarti biaya kekurangan persediaan
itu tidak bias dihitung. Tabel 3 berikut ini merupakan suatu contoh bagaimana
menghitung biaya kekurangan persediaan. Pendekatan yang dilakukan dengan

mencari rata-rata kerugian yang timbul akibat tidak tersedianya persediaan dan
probabilitas terjadinya untuk setiap kasus

Pengendalian persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada

tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan
ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian
diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi
sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan
persediaan.

MENGAPA PERSEDIAAN DIKELOLA?

1.

Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.

2.

Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.

3.

Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.

2.

JENIS-JENIS PERSEDIAAN

a.

Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent

demand inventory).

b.

Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan
proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).

3.

PERPUTARAN PERSEDIAAN

Inventory atau persediaan barang sebagai elemen utama dari modal kerja
merupakan aktiva yang selalu dalam keadaaan berputar, dimana secata terus
menerus mengalami perubahan. Turnover menunjukan berapa kali jumlah
persediaan barang dagangan diganti dalam satu tahun (dijual dan diganti). Tingkat
perputaran persediaan mengukur perusahaan dalam memutar barang
dagangannya, dan menunjukan hubungan antara barang yang diperlukan untuk
mengimbangi tingkat penjualan yang ditentukan.

Pengertian perputaran persediaan menurut beberapa ahli antara lain sebagai

berikut :
Menurut Lukman Syamsuddin (2000:288), menerangkan bahwa: Persediaan
merupakan investasi yang paling besar dalam aktiva lancar sebagian besar
perusahaan industri.

RUMUS PERPUTARAN PERSEDIAAN

Harga PokokPenjualan
Perputaran persediaan =
Rata rata Persediaan

4.

TUJUAN PERSEDIAAN

1.

Menghilangkan pengaruh ketidakpastian

2.

Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian

3.

Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.

4.

Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan

5.

Menyesuaikan dengan jadwal produksi

6.

Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga

7.

Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman

8.

Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.

9.

Mendapatkan keuntungan dari quantity discount

10. Komitmen terhadap pelanggan.

5.

HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN

1.

Struktur biaya persediaan.

a.

Biaya per unit (item cost)

b.

Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

Biaya pengiriman pemesanan

Biaya transportasi

Biaya penerimaan (Receiving cost)

Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat
menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

d. Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai
persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).
e. Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini
berubah sesuai dengan nilai persediaan.
f. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and
loss).
g. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

6. Just In Time

A. Pengertian Just In Time (JIT)

Sistem produksi tepat waktu (Just In Time) adalah sistem produksi atau
sistem manajemen fabrikasi modern yang dikembangkan oleh perusahaanperusahaan Jepang yang pada prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang
yang diminta sejumlah yang diperlukan dan pada saat dibutuhkan oleh konsumen.

Konsep just in time adalah suatu konsep dimana bahan baku yang
digunakan untuk aktivitas produksi didatangkan dari pemasok atau suplier tepat
pada waktu bahan itu dibutuhkan oleh proses produksi , sehingga akan sangat
menghemat bahkan meniadakan biaya persediaan barang / penyimpanan barang /
stocking cost.

Just In Time (JIT) adalah filofosi manufakturing untuk menghilangkan

pemborosan waktu dalam total prosesnya mulai dari proses pembelian sampai
proses distribusi. Fujio Cho dari Toyota mendefinisikan pemborosan (waste)
sebagai: " Segala sesuatu yang berlebih, di luar kebutuhan minimum atas

10

peralatan, bahan, komponen, tempat dan waktu kerja yang mutlak diperlukan
untuk proses nilai tambah suatu produk. Kemudian diperoleh rumusan yang lebih
sederhana, pengertian pemborosan: " Kalau sesuatu tidak memberi nilai tambah
itulah pemborosan.

B. Konsep Dasar Just In Time

Konsep dasar JIT adalah sistem produksi Toyota, yaitu suatu metode untuk
menyesuaikan diri terhadap perubahan akibat adanya gangguan dan perubahan
permintaan, dengan cara membuat semua proses dapat menghasilkan produk ynag
diperlukan, pada waktu yang diperlukan dan dalam jumlah yang sesuai dengan
kebutuhan.

Dalam sistem pengendalian produksi yang biasa, syarat di atas dipenuhi dengan
mengeluarkan berbagai jadwal produksi pada semua proses, baik itu pada proses
manufaktur suku cadang maupun pada lini rakit akhir. Proses manufaktur suku
cadang menghasilkan suku cadang yang sesuai dengan jadwal, dengan
menggunakan sistem dorong, artinya proses sebelumnya memasok suku cadang

11

pada proses berikutnya.

Terdapat empat konsep pokok yang harus dipenuhi dalam melaksanakan Just In
Time (JIT):

1. Produksi Just In Time (JIT), adalah memproduksi apa yang dibutuhkan hanya
pada saat dibutuhkan dan dalam jumlah yang diperlukan.
2. Autonomasi merupaka suatu unit pengendalian cacat secara otomatis yang tidak
memungkinkan unit cacat mengalir ke proses berikutnya.
3. Tenaga kerja fleksibel, maksudnya adalah mengubah-ubah jumlah pekerja sesuai
dengan fluktuasi permintaan.
4. Berpikir kreatif dan menampung saran-saran karyawan.

Guna mencapai empat konsep ini maka diterapkan sistem dan metode sebagai
berikut:

Sistem kanban untuk mempertahankan produksi Just In Time (JIT).

Metode pelancaran produksi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan

permintaan.

12

Penyingkatan waktu penyiapan untuk mengurangi waktu pesanan

produksi.

Tata letak proses dan pekerja fungsi ganda untuk konsep tenaga kerja yang
fleksibel.

Aktivitas perbaikan lewat kelompok kecil dan sistem saran untuk

meningkatkan moril tenaga kerja.

Sistem manajemen fungsional untuk mempromosikan pengendalian mutu

ke seluruh bagian perusahaan.

C. Elemen-elemen Just In Time

Pengurangan waktu set up

Aliran produksi lancar (layout)

Produksi tanpa kerusakan mesin

Produksi tanpa cacat

Peranan operator

Hubungan yang harmonis dengan pemasok

Penjadwalan produksi stabil dan terkendali

Sistem kanban

Pengurangan waktu set up dan ukuran lot

13

Keuntungan JIT antar lain

1. Waktu set-up pada gudang dapat dikurangi. Dengan pemotongan waktu dan biaya
ini akan membuat perusahaan lebih efficient, dan perusahaan dapat lebih fokus
untuk perbaikan pada bidang lainnya.
2. Aliaran barang dari gudang ke produksi akan meningkat. Beberapa pekerja akan
fokus pada daerah pekerjaannya untuk bekerja secara cepat.
3. Pekerja yang menguasai berbagai keahlian digunakan secara lebih efisien.
4. Penjadwalan produk dan jam kerja karyawan akan lebih konsisten.
5. Adanya peningkatan hubungan dengan suplyer.
6. Persediaan selalu dipertahankan untuk menjaga produkstivitas pekerja dan bisnis
akan fokus pada turn over.

14