Universidad de la Repblica Uruguay

Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin

Unidad Acadmica Sistemas asociada al Departamento de Administracin
Unidad Acadmica Administracin y Gestin de las Organizaciones
Departamento de Administracin

Introduccin a BPMS
Unidad curricular

Procesos y Sistemas de Informacin

Simn Mario Tenzer
stenzer@ccee.edu.uy
Mayo 2013
Mayo 2014

Introduccin a BPMS

S. M. Tenzer

Introduccin a BPMS
Solucin informtica para anlisis,
diseo, simulacin, documentacin
y ejecucin de procesos de negocio.

Introduccin a BPMS

S. M. Tenzer

Clases del curso divididas en 4 partes:

1) Introduccin a BPMS - parte 1 de 2

2) Instalacin modelador
3) Confeccin de un proceso de negocio con
.

el modelador

4) Introduccin a BPMS - parte 2 de 2

Introduccin a BPMS

S. M. Tenzer

ndice
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Prlogo
Qu es BPMS? Conceptos bsicos
Utilidad de BPMS
Organizaciones con o sin BPM
Evolucin forma de hacer negocios
BPM y otras soluciones
Eleccin del BPMS para la organizacin
Arquitectura del BPMS
BPMN
Ejemplos de procesos de negocio
Herramientas BPM
Casos de xito en Uruguay

Introduccin a BPMS

S. M. Tenzer

0 Prlogo
BPMS = Tema complejo
Por qu?
Solucin: conocerlo, estudiarlo, comprenderlo

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S. M. Tenzer

BPMS = Tema complejo Por qu?

Los clsicos problemas del SW
La integracin de diferentes aplicaciones
La documentacin
El mantenimiento
Documentacin difiere de lo implementado
Las consultoras en TICs
Del manejo de datos al de procesos de negocio.
Madurez de la organizacin
Justificacin
Costos
Prctica
Cultura de modelado y optimizacin continua.
Vale conocerlo, estudiarlo y comprenderlo

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S. M. Tenzer

Qu es BPMS?

Business Process Management System:

sistema de administracin de los procesos de negocio.
Un software de Gestin Empresarial o de procesos con
reglas de negocio, que proporciona la capacidad de
definir procesos de negocio, y automatiza transacciones,
genera la documentacin, los flujos y otras acciones
requeridas con procesos de negocio diarios. Incluye tareas
integradas y libres que aumentan la potencia del sistema.
Tambin incluye caractersticas innovadoras y exclusivas.
Detectar las partes conceptuales de las comerciales de la Def.

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S. M. Tenzer

Qu es BPMS?

Es la aplicacin de las TICs en las organizaciones,

sumado al conocimiento de terceros,
a efectos de atender la complejidad de la operativa ,
en un contexto de rpidos cambios,
usualmente con mltiples diferentes soluciones informticas,
proveyendo flexibilidad y eficiencia ,
con adecuada documentacin y automatizacin.

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S. M. Tenzer

Terminologa
Una misma palabra tiene significado diferente en diferentes
disciplinas.
A lo largo del tiempo los significados de los trminos
evolucionan, es decir, varan.
La terminologa depende de la localizacin fsica.
Generalmente hay ms de una forma de expresin para un
mismo asunto.
Entender la terminologa en el contexto que se expresa.

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BPMS - Requerimientos

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S. M. Tenzer

BPMS - Requerimientos

Interfaces
Seguridad
Compatibilidad

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S. M. Tenzer

BPMS - Requerimientos

Interfaces
Seguridad
Compatibilidad

Infraestructura tecnolgica:
HW + red + SW de base
Consultora y soporte BPM
Definicin del alcance
Expectativas
Metodologa
Dedicacin
Prctica
Coordinacin proveedor - cliente
Evitar rotacin RRHH
Plazos

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Conceptos bsicos
Software: equipamiento lgico o soporte lgico de un
sistema informtico. Comprende el conjunto de los
componentes lgicos necesarios que hacen posible la
realizacin de tareas especficas, en contraposicin a los
componentes fsicos que son llamados hardware.

Gestin Empresarial: es la ciencia social y tcnica encargada

de la planificacin, organizacin, direccin y
control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de una organizacin,
con el fin de obtener el mximo beneficio posible
(puede ser econmico o social, dependiendo de los fines
perseguidos).

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Conceptos bsicos
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactan las cuales transforman entradas en salidas.
ISO 9000:2000 Son eventos organizados que se realizan bajo
ciertas circunstancias con un fin determinado.
Reglas de Negocio: describen las polticas, las normas,
las operaciones, las definiciones y las restricciones
presentes en una organizacin y que son de
vital importancia para alcanzar sus objetivos.
Las organizaciones funcionan siguiendo mltiples
reglas de negocio, explcitas o tcitas, que estn
embebidas en procesos.
Las reglas especifican en un nivel adecuado de detalle lo que
una organizacin debe hacer.

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Conceptos bsicos
Procesos de negocio: conjunto de actividades
interrelacionadas con un propsito definido,
que transforman entradas en salidas valiosas para el cliente.

Transacciones: interacciones con una estructura de datos

(usualmente compleja) donde se aplican procesos en
determinada secuencia, de una sola vez.
Ejemplo de transaccin: una venta.

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Procesos de negocio
PROVEEDOR
Interno o
Externo

PROCESO DE
NEGOCIO
Entradas
o
Insumos

Actividad 1

RRHH
Toma de decisiones
Coordinacin
Concepto de cliente

Salidas
o
Resultados

Actividad 2

Actividad 3

CLIENTE
Interno o
Externo

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Procesos de negocio
La organizacin vista como procesos de negocio. Transversal.
A diferencia de la visin funcional: departamentos, secciones,
organigrama.
La especificacin de funcionalidades: qu tiene que hacerse?
Una funcionalidad se satisface con uno o ms procesos de
negocio: cmo se hace?

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S. M. Tenzer

Procesos de negocio: ejemplos

Procesamiento de rdenes de compra
Autorizacin de horas extra
Gestin de aprovisionamiento (compras)
Pago de un cheque
Inscripcin a curso
Confeccin de actas de curso

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Procesos de negocio: tipos

Estratgicos: son los que dan orientacin al negocio.
Planeacin estratgica, establecer objetivos y metas.
Sustantivos: son los que dan valor al cliente. Son la parte
principal del negocio. Ej.: pagar cheque, registrar estudiante,
entregar mercadera. Suelen variar para cada tipo de empresa.
De apoyo: dan soporte a los sustantivos. Ej.: registrar asientos
contables, soporte tcnico, mantenimiento. Suelen ser similares
para diferentes empresas.

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Procesos de negocio: caractersticas

Formales e informales. Forman parte de la cultura de la Org.
Se componen de:
Personas que ejecutan los procesos
Insumos:
Materiales
Informacin
Conocimiento:
Reglas de negocio que aplican al proceso
Experiencia en la ejecucin del proceso
Actividades, Tareas y Pasos
Son documentados mediante manuales de procedimientos,
diagramas de flujo, lenguaje natural y en modelos de procesos

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Procesos de negocio: aspectos clave

Los procesos son la base de cmo funciona una empresa
desde el punto de vista operativo
La forma en que una empresa ejecuta sus procesos de negocio
son la clave del xito
Una mala gestin de los procesos conlleva:
Costos excesivos
Baja productividad
Baja calidad de servicio
Altos tiempos de respuesta
Desmotivacin del personal
Prdida de competitividad

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S. M. Tenzer

Procesos de negocio:
repetitivos o por nica vez

El enfoque de procesos busca la estandarizacin,

la mejora en la calidad, la eficiencia y la mejora continua,
que son aplicables en las organizaciones que realizan
operaciones repetitivas, tal como plantas de elaboracin y
de servicios. Se puede aplicar BPM.
En las organizaciones que se caracterizan por producciones
a trmino o por proyecto (construccin de edificios y
proyectos de software) el elemento sustantivo es el
conocimiento o la tcnica. No se aplica BPM.

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Procesos de negocio
Los procesos de negocio se asemejan a los procesos
industriales, donde su materia prima y producto de trabajo es
informacin
La informacin suele estructurarse en documentos:
Facturas, Boletas, Ordenes de Trabajo, Pedidos, Recibos,
Informes, etc.
Los procesos son partes de los Sistemas de Informacin
de las organizaciones y base para su construccin.

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Qu es BPMS?
BPMS requiere un apropiado equipamiento fsico (hardware),
un gestor de base de datos y una red de computadoras sobre
la cual operar.
Base de datos: bd, conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto relacionados entre s,
almacenados sistemticamente para su posterior uso.
Los sistemas gestores de bases de datos, SGBD
(DBMS en ingls), se encargan de almacenar y recuperar los
datos de forma rpida y segura,
con independencia del software de aplicacin y del hardware.

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S. M. Tenzer

BPMS trabaja con

modelos grficos de los
procesos de negocio

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Explicacin del ejemplo

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Cuestionando el ejemplo

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BPMS - BPM
BPMS es la aplicacin de BPM a un entorno determinado.
BPM Business Process Management es una metodologa:
la gestin (o administracin) por procesos de negocio.
Es la metodologa corporativa cuyo objetivo es mejorar el
desempeo (eficiencia y eficacia) de la organizacin a travs de la
gestin de los procesos de negocio, que se deben
disear, modelar, organizar, documentar y optimizar de
forma continua.
El Modelo de Administracin por Procesos, se refiere al cambio
operacional de la empresa al migrar de una operacin funcional a
una operacin de administrar por procesos.
Metodologa: conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar
una gama de objetivos que rigen en una investigacin cientfica, una exposicin
doctrinal o tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados
especficos.
El estudio o eleccin de un mtodo pertinente para un determinado objetivo. )

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S. M. Tenzer

Diferencia entre BPM y BPMS

BPM es la metodologa empresarial cuyo objetivo es
mejorar la eficiencia a travs de la gestin sistemtica de los
procesos de negocio, los cuales han de ser modelados,
automatizados, integrados, monitorizados y optimizados de
forma continua. Se enfoca en la administracin de los
procesos de negocio.
BPMS es la solucin informtica para la gestin automatizada
de los procesos.

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S. M. Tenzer

Utilidad de BPMS

Optimizar nuevos y mejores procesos.

Automatizar transacciones, documentacin, flujos de procesos.
Permitir la definicin de cada mdulo del proyecto de negocio
dentro de la empresa, incluyendo los roles responsables de
cada iniciativa del mismo y los parmetros utilizados para el
seguimiento de todas las actividades.
Albergar las normas y los procedimientos de la empresa e
integrar con los procesos de manera directa sin perder por ello
su independencia.
Entender qu se est haciendo bien o mal en la lectura
y comprensin de los procesos a travs del uso de este
conjunto de herramientas.

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S. M. Tenzer

Utilidad de BPMS (1 de 2)
Roles: son perfiles que permiten agrupar personas (usuarios) de
acuerdo a caractersticas comunes.
Los perfiles consisten en permisos y restricciones respecto al
manejo de un sistema informtico.
Suele haber, al menos, los siguientes roles:
administrador, operador, consulta e invitado.
Una persona puede tener el rol de administrador, otra persona el
de invitado, etc. Una misma persona puede tener ms de un rol
(en diferentes momentos).
Parmetros: son valores que se especifican para definir cmo
debe operar un sistema. Ej.: porcentaje del impuesto a las
ventas (22%), tiempo mximo de espera transaccin por Internet
(30 segundos), Etc.

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Utilidad de BPMS (2 de 2)
Normas: reglas que se deben seguir o
a las que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.
Procedimiento: sucesin cronolgica y secuencial de operaciones.
Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a
cabo en una organizacin. (Miguel Penengo).

Proceso: qu se hace? / procedimiento: cmo se hace?

Fuente: Javier Mari Heller

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Organizaciones con o sin BPM

El que una organizacin utilice BPM no asegura que sea exitosa.

Tampoco se puede asegurar que una organizacin no sea exitosa
por no usar BPM.
Es fundamental que la solucin informtica que se utilice sea la
apropiada para cada organizacin y sea operada correctamente.
Esto implica que tambin sean bien utilizados los reportes provistos
por el sistema informtico.
Hay organizaciones sin BPM que funcionan muy bien. Asimismo hay
organizaciones que tienen BPM y no funcionan bien.
El tipo de solucin informtica que utiliza una empresa no la define.

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4 Evolucin forma de hacer negocios

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BPM y otras soluciones

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BPM y otras soluciones

Sistemas autnomos especficos
Workflow
SIG / ERP standard
SIG a medida

DEPENDE DE LO QUE LA ORGANIZACIN NECESITE Y SEA APROPIADO

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6 Eleccin del BPMS

para la organizacin

Para definir el alcance de las necesidades de gestin de procesos:

Cules son los procesos ms crticos?

Cuntos de ellos son humanos o de sistema?
Cun compleja es la infraestructura de TI?
Qu plataformas necesita comunicar?
Cules son sus necesidades a corto y largo plazo?

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Las pruebas de concepto (1 de 2)

Una prueba de concepto, PoC - Proof of Concept, es una
implementacin, resumida/incompleta, de un mtodo o de una
idea, para verificar que el concepto o teora es susceptible de ser
aplicada en la realidad (organizacin y entorno).

La PoC no es una demostracin del producto o servicio.

Es una elaboracin prctica prototipo- o terica especfica a un
contexto determinado.

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Las pruebas de concepto (2 de 2)

Sirve p/demostrar que una empresa o producto es
financieramente viable.
Incluye un examen del modelo de ingresos,
ingresos proyectados del producto y servicio,
costos de desarrollo y de funcionamiento,
con proyecciones a largo plazo.

Sirve para reducir la incertidumbre con un nuevo proyecto o

una adquisicin.

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S. M. Tenzer

Arquitectura del BPMS

Toda herramienta BPMS debe contar con las siguientes partes,

que forman su arquitectura:
Diagramador de procesos
Definicin de las reglas de negocio
Consola de administracin de actividades humanas
Motor de ejecucin
Administracin de usuarios
Ncleo de servicios

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S. M. Tenzer

Ncleo de servicios
El ncleo (core) consta de los siguientes componentes:
Portal
BPMN notacin del modelado de procesos de negocios
BAM Business Activity Monitoring
BRE Business Rules Engine
Gestin de documentos
BPEL Lenguaje de ejecucin de procesos de negocio
ESB Bus de servicios empresariales
Tareas humanas
BPEL4PEOPLE - Lenguaje de interacciones humanas

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BPMN

BPMN es la Notacin del Modelado de Procesos de Negocios.

Estndar mundialmente reconocido, aceptado y aplicado para
la diagramacin y especificacin de procesos de negocio,
desde la modelacin de procesos conceptuales y lgicos,
hasta diseos de procesos orientados a tecnologa.
BPMN desarrollado por la Business Process Management
Initiative (BPMI). Actualmente a cargo del Object
Management Group (OMG)

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BPMN

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S. M. Tenzer

BPMN
Hay cuatro categoras bsicas de elementos:
Objetos de flujo:

eventos, actividades, y rombos de control

de flujo (Gateways)

Objetos de
conexin:

Flujo de Secuencia, Flujo de Mensaje y

Asociacin

Swimlanes:

Pool y Lane

Artefactos:

Objetos de Datos, Grupo y Anotacin

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S. M. Tenzer

Objetos de flujo
Eventos:

Representados por un crculo.

Describen algo que sucede

Actividades Representados por un rectngulo con sus vrtices

redondeados.
Describe el tipo de trabajo que ser realizado.
Control de
Flujo
representado por un rombo (diamante)
Determinan si se bifurcan o se combinan las rutas
dependiendo de las condiciones expresadas.

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Objetos de conexin
Permiten conectar cada uno de los objetos de conexin.
Hay tres tipos:
Secuencias
Mensajes
Asociaciones.

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Swimlanes
Los Carriles de Nado son un mecanismo visual de actividades
organizadas y categorizadas, basados en organigramas funcionales
cruzados y en BPMN consta de dos tipos:
Piscina (pool):
Representa los participantes principales de un proceso
separados por las diferentes organizaciones.
Una piscina con tiene uno o ms carriles.

Carril (lane):
Para organizar y categorizar las actividades dentro de una
piscina de acuerdo a su funcin o rol; se presenta como un
rectngulo estrecho de ancho o de alto de la piscina.
Un carril contiene objetos de flujo, objetos de conexin y
artefactos.

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Artefactos
Permiten agregar ms informacin al modelo, hacindolo ms
legible. Hay tres artefactos predefinidos:
Objetos de Datos: Muestra al lector cual es el dato que
deber ser requerido o producido en una actividad.
Grupos: Se representan por un rectngulo de lneas
discontinuas y vrtices redondeados.
Se utiliza para agrupar diferentes actividades.
No afecta al flujo dentro de un diagrama.
Anotacin: Se utiliza para darle al lector
una descripcin entendible del modelo o diagrama.

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9 Ejemplos de
procesos de negocio

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Ejemplo c/uso de pool y lane

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Ej. Aplicacin de multas (penas)

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Ej. Pago de sueldos por banco

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Ej. Solicitud crdito

compra terreno

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10 Herramientas BPM

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BizAgi
El ciclo completo del BPMS BizAgi consta de 9 pasos:
1) Diagramar el proceso
2) Definir los datos que intervienen en el proceso
3) Creacin de formularios para los datos (formas)
4) Especificar las reglas de negocio
5) Asignacin de recursos (personas)
6) Conexin con otros sistemas
7) Verificacin del proceso
8) Aplicacin WEB e implementacin
9) Obtencin de indicadores de gestin y mejoramiento continuo.

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Ciclo completo BPMS

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Ms del modelador BizAgi

Ver las lminas de instalacin de BizAgi
Ver las lminas de ejemplo de uso del
modelador BizAgi
para un proceso de negocio.

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Bonita
Es un producto nico que consta de todos los mdulos.
Es software libre: Bonita Open Solution.
Software libre: denominacin del software que respeta las cuatro
libertades a quienes adquieren el producto:
uso, copiado, estudio, modificado, y redistribuido.
Suele estar disponible gratuitamente; no es obligatorio que sea
as. No asociar software libre a "software gratuito"

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Bonita Soft

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Bonita Soft

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Bonita Soft

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Bonita Soft

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11 Casos de xito en Uruguay

Qu es un caso de xito?
Difusin pblica o restringida?
Es cierto?
Cul es el contexto?

Integradoc

AGESIC, ASSE, ANCAP, MSP, Arnaldo C. Castro

Banco Surinvest, Consejo de Educacin Inicial y
Primaria, Corte Electoral, CND, Porto Seguro
Seguros, Universidad ORT y otros Expediente
Electrnico.

Apia Documentum

AGESIC, BPS, Inst. Colonizacin,

BCU, URSEC, INAU Expediente Electrnico

Genexus BPM Suite

BROU Tarjetas de crdito

Corte Electoral- Inscripciones

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S. M. Tenzer