Manual Fenix

1
INTRODUCCIN A FNIX..............................................................................................................6
1.1
1.2
1.3
INTRODUCCIN.............................................................................................................................6
INSTALACIN.................................................................................................................................6
REGISTRO......................................................................................................................................6
FNIX SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO..................................................................6

2.1
FENIX...........................................................................................................................................6
2.1.1
Alcance del Sistema..............................................................................................................7
2.1.2
Caractersticas de Fnix.......................................................................................................8
2.2
MDULOS QUE INTEGRAN FNIX................................................................................................8
2.2.1
Descripcin de los mdulos..................................................................................................8
2.2.1.1
2.2.1.2
2.2.1.3
2.2.1.4
2.2.1.5
2.2.1.6
2.2.1.7
2.2.1.8
2.2.1.9
Facturacin....................................................................................................................................8
Punto de venta...............................................................................................................................8
Clientes Proveedores..................................................................................................................8
Inventarios.....................................................................................................................................8
tesoreria.........................................................................................................................................9
presupuesto....................................................................................................................................9
Contabilidad..................................................................................................................................9
Reportes........................................................................................................................................9
Graficos Eestadisticos...................................................................................................................9
2.3
CONOCIMIENTOS BSICOS REQUERIDOS...................................................................................10
2.4
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE......................................................................10
2.4.1
Para el Servidor..................................................................................................................10
2.4.1.1
2.4.2
2.4.2.1
Software.......................................................................................................................................10
DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA.................................................................................10

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
Hardware.....................................................................................................................................10
Para el Cliente o Estacin de Trabajo...............................................................................10
ICONOS O BOTONES.....................................................................................................................10
CAJAS DE TEXTO.........................................................................................................................11
CASILLAS DE VERIFICACIN......................................................................................................12
FICHAS.........................................................................................................................................12
CUADROS DE LISTA.....................................................................................................................12
TABLAS........................................................................................................................................13
CUADROS DE IMAGEN.................................................................................................................13
ACCESOS DIRECTOS...................................................................................................................13
INGRESO AL SISTEMA..................................................................................................................14
4.1
4.2
4.3
IDENTIFICACIN DE USUARIOS...................................................................................................14
SELECCIONANDO UNA EMPRESA................................................................................................14
SALIR DEL SISTEMA....................................................................................................................15
CREANDO UNA EMRPESA...........................................................................................................15
CREACIN DE USUARIOS...........................................................................................................15
6.1
OTORGANDO PERMISOS A LOS USUARIOS.................................................................................17
6.2
CAMBIO DE USUARIO..................................................................................................................18
6.3
MI MEN.....................................................................................................................................19
6.3.1
Barra de herramientas Principal.......................................................................................19
6.3.2
Barra de herramientas Control de Fechas........................................................................20
6.3.3
Barra de herramientas Mensajera....................................................................................20
6.3.3.1
Mensajera...................................................................................................................................20
CONFIGURANDO MI EMPRESA.................................................................................................21
VENDEDORES Y FACTURADORES............................................................................................31
INVENTARIOS.................................................................................................................................33
9.1
CREACION DE ARTICULOS.................................................................................................33
9.1.1
Duplicar Artculos..............................................................................................................42
9.1.2
Generar cdigos de artculos..............................................................................................42
9.1.3
Creacin de Grupos de Artculos.......................................................................................45
9.1.4
Creacin de Subgrupos de Artculos..................................................................................45
1
9.2
TOMA FSICA...........................................................................................................................47
9.2.1
Inventario Inicial................................................................................................................47
9.2.2
Inventario Fsico................................................................................................................50
9.2.3
Cuadre de Productos..........................................................................................................51
9.3
PVP DE ARTICULOS...............................................................................................................51
9.4
COSTOS Y EXISTENCIAS......................................................................................................54
9.5
INGRESOS.................................................................................................................................55
9.6
SALIDAS....................................................................................................................................56
9.7
GUAS DE REMISIN...................................................................................................................57
9.8
EXPORTAR ARTCULOS...............................................................................................................57
9.9
OBTENER ARTCULOS.................................................................................................................58
9.10 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS....................................................................................59
9.11 PACKING LIST.........................................................................................................................60
10
COMPRAS.....................................................................ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

10.1 CREACION DE PROVEEDORES..........................................................................................62
10.2 CREACION DE GRUPOS DE PROVEEDORES.................................................................65
10.3 COMPRAS/DEVOLUCIONES................................................................................................66
10.3.1
BUSQUEDA DE ARTICULOS..........................................................................................74
10.3.2
PRECIOS POR ARTCULO..............................................................................................75
10.3.3
RETENCIONES.................................................................................................................76
10.3.4
IMPRESION DE RETENCIONES...................................................................................77
10.3.5
DETALLE DE PAGOS A CREDITOS..............................................................................77
10.3.6
PEDIDOS A PROVEEDORES..........................................................................................79
10.3.7
DUPLICAR COMPRA.......................................................................................................80
10.4 CUENTAS POR PAGAR..........................................................................................................83
10.4.1
Movimientos Cuentas por Pagar........................................................................................83
10.4.2
Pagos Mltiples..................................................................................................................86
11
FACTURACION............................................................................................................................89
11.1 CREACION DE CLIENTES....................................................................................................89
11.2 CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES............................................................................95
11.3 ASIGNAR PRECIOS PARA CLIENTES...............................................................................95
11.4 FACTURAS DE CLIENTES....................................................................................................96
11.5 PUNTO DE VENTA................................................................................................................101
11.6 FACTURACION INCLUIDO IVA........................................................................................101
11.6.1
Facturacin Punto de Venta............................................................................................101
11.6.2
Punto de Venta..................................................................................................................101
11.7 NOTAS DE ENTREGA...........................................................................................................101
11.8 CONSULTA DE ARTCULOS...............................................................................................101
11.9 PEDIDOS..................................................................................................................................101
11.10
PROFORMAS......................................................................................................................101
11.11
IMPRESIN DE FACTURAS...........................................................................................101
11.12
CUENTAS POR COBRAR.................................................................................................101
11.12.1
Movimientos Cuentas por Cobrar................................................................................101
11.12.2
Cobros Mltiples...........................................................................................................101
12
CREACION DE CAJAS.............................................................................................................101
12.1 MOVIMIENTOS DE CAJA...................................................................................................103
12.2 ARQUEO DE CAJA................................................................................................................106
12.3 FLUJO DE CAJA....................................................................................................................106
12.3.1
Rubros de caja..................................................................................................................106
12.3.2
Flujo de caja.....................................................................................................................106
13
CREACION DE BANCOS.........................................................................................................107
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
MOVIMIENTOS BANCARIOS............................................................................................109
IMPRESIN DE CHEQUES.................................................................................................110
CONCILIACION BANCARIA..............................................................................................111
TRANSFERENCIA CAJA/BANCOS....................................................................................112
ESTATUS CHEQUES POSFECHADOS RECIBIDOS.......................................................115
EFECTIVIZACION CHEQUES POSFECHADOS GIRADOS.........................................115
COMPROBANTES DE INGRESO.......................................................................................117
2
14
CONTABILIDAD........................................................................................................................118
14.1 PLAN DE CUENTAS..............................................................................................................118
14.2 ASIENTOS PENDIENTES.....................................................................................................119
14.3 LIBRO DIARIO.......................................................................................................................120
14.4 MAYOR CUENTAS CONTABLES.......................................................................................120
14.5 ASIENTOS PENDIENTES.....................................................................................................120
14.6 COMPARAR MAYORES CON AUXILIARES...................................................................120
14.7 TRANSFERENCIAS...............................................................................................................120
14.7.1
Actualizar Pendientes.......................................................................................................120
14.7.2
Reversar Asientos.............................................................................................................120
14.8 ASIENTOS DE CIERRE DE PERIODO..............................................................................120
14.9 CONTABILIZACION AUTOMATICA................................................................................120
14.9.1
Contabilizacin por lotes..................................................................................................120
14.9.2
Definicin de Reglas.........................................................................................................120
14.9.3
Parametrizacin Contable................................................................................................120
14.9.3.1
Asignacin de Cuentas.........................................................................................................121
14.9.4
Definicin de Campos......................................................................................................122
14.10
ANALISIS FINANCIERO..................................................................................................122
14.10.1
Definicin de Variables................................................................................................122
14.10.2
Definicin de Razones..................................................................................................122
15
MANTENIMIENTO DE TABLAS............................................................................................123
16
PRODUCCION............................................................................................................................125
16.1
16.2
16.3
17
ORDEN DE PRODUCCIN..................................................................................................125
REQUISION DE MATERIALES..........................................................................................125
INGRESO PRODUCCION (DIRECTA)...............................................................................125
PRESUPUESTO..........................................................................................................................125
17.1
17.2
17.3
17.4
17.5
17.6
18
VENTAS...................................................................................................................................125
CONTABILIDAD....................................................................................................................125
CONTABILIDAD MENSUAL...............................................................................................125
VENTAS AO PASADO.........................................................................................................125
CONTABILIDAD AO PASADO.........................................................................................125
CONTABILIDAD MENSUAL AO PASADO.....................................................................125
REPORTES..................................................................................................................................125
18.1
18.2
18.3
19
REPORTES/LISTADOS.........................................................................................................125
INFORMES GERENCIALES................................................................................................133
MODIFICAR REPORTES.....................................................................................................133
OPCIONES ADICIONALES.....................................................................................................133
19.1
19.2
19.3
19.4
20
IMPORTAR DATOS...............................................................................................................133
RESPALDO DE DATOS.........................................................................................................134
CALCULADORA....................................................................................................................134
DIRECTORIO TELEFONICO..............................................................................................135
AYUDA.........................................................................................................................................135
20.1
20.2
TEMAS DE AYUDA................................................................................................................135
ACERCA DE FENIX..............................................................................................................135
Fnix es un Sistema Registrado en el IEPI
(Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual)

Reg. No. 8237
VERSIN 9 Rev: 11
MANUAL DE USUARIO
FNIX, Est protegido por las leyes de Derechos de
ESTE SOFTWARE ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES DE DERECHOS DE

AUTOR Y OTROS TRATADOS INTERNACIONALES. BAJO NINGUNA
CIRCUNSTANCIA PUEDE SER COPIADO EN PARTE O EN SU TOTALIDAD
SIN EL PERMISO DE ADS SOFTWARE CA. LTDA. EMPRESA
DESARROLLADORA DE FNIX, ESTO INCLUYE TRASLADO DEL
SOFTWARE EN OTRO FORMATO O LENGUAJE.
1 INTRODUCCIN A FNIX
1.1 Introduccin
Conocemos profundamente las necesidades de los ejecutivos de las empresas
y de los Contadores. Por tal motivo nuestros Servicios y Software han sido
pensados y diseados especialmente para ellos y brindan un claro sentido de
utilidad prctica.
es una herramienta enfocada a brindar solucin inmediata a los
problemas de procesamiento y obtencin de resultados del rea Contable,
Financiera y Tributaria, vital para las empresas (PYMES), optimizar las tareas
diarias, aprovechar el tiempo, alcanzar un mayor rendimiento profesional,
generar nuevos ingresos y acceder a potenciales clientes.
A lo largo de este manual pretendemos orientarle de una forma sencilla y
prctica en el manejo del Sistema Informtico
, til herramienta
que se est constituido en el aliado ms importante en el mundo de los
negocios.
Este manual expondr un ejemplo que puede que NO se acople con el tipo de
negocio que administra, pero le dar a entender el proceso a seguir para que
lo ajuste al suyo.
1.2 Instalacin
Inserte el cd-rom de Instalacin
en su computadora con lo cual
el asistente de instalacin se ejecutar automticamente. Si esto no sucede
deber ejecutar el asistente de instalacin de la siguiente manera: presione el
botn Inicio, seleccione la opcin Ejecutar y digite D: instalar.exe, (si D
corresponde a la unidad lectora de CDROM) y presione Aceptar. Esta
instalacin le brinda un registro temporal, el mismo que ser habilitado
permanentemente por nuestro equipo tcnico.
1.3 Registro
Nuestro equipo tcnico proveer el registro de los computadores que posea su
empresa, en el momento de la instalacin. Si su registro vence deber
contactar a uno de nuestros representantes para que le renueven el registro y
pueda gozar de nuevas actualizaciones y ventajas del Sistema.
2 FNIX
SISTEMA
INTEGRADO
ADMINISTRATIVO
2.1 FENIX
es una herramienta muy completa que le ayudar a mejorar
notoriamente el rendimiento productivo de su empresa, sus mdulos de:
facturacin, inventario, compras, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, tesorera, contabilidad y reportes le brindarn a su negocio las
siguientes ventajas:
Ilimitado Nmero de: lneas de productos, clientes, proveedores,

vendedores, cajas, cuentas bancarias, empresas.
Contabilizacin Automtica.
Comprobantes de Retencin del IVA y retencin en la fuente.
Declaracin del IVA y Retenciones en la fuente.
Generacin automtica de informes para el SRI. (COA)
Libre parametrizacin de porcentajes de impuestos (IVA, fuente).
Conciliacin Bancaria.
Resumen de ventas por Vendedor.
Cierres automticos de caja y transferencia Caja Bancos.
Anlisis de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar en lnea.
Anlisis por Edades de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Creacin Automtica de Listas de Precios.
Descuentos por Productos y/o Clientes.
Cupo Mximo de Crdito por Cliente.
Pagos Automticos por Grupos de Facturas sobre un mismo cliente y
proveedor.
Inventario segn Materia Prima, Productos en Proceso, Productos
Terminados.
Cdigo de Barras.
Inventario Peridico o Permanente.
Rotacin de Inventarios para la elaboracin automtica de Pedidos.
Registro de pedidos de clientes y proformas.
Facturacin automtica sobre pedidos y proformas.
Facturacin reversa.
Resumen y Detalle del Estado de Cuentas de los Clientes.
Relacin Ventas por: Vendedor Lnea Cliente.
Informe Diario Ventas por Punto de Venta.
Informe Diario del movimiento de ventas.
Resumen Impuestos por Compras Ventas.
Rotacin y cobertura de Inventarios.
Saldos y Auxiliar de Caja Bancos.
Relacin de Cartera por Vendedor.
Kardex.
Libre Parametrizacin de Reportes.
Soporte Tcnico Local.
Solucin inmediata con conexin remota, va modem.
Migracin de Datos desde otros sistemas.
2.1.1
Alcance del Sistema.
comprende los mdulos de:
Facturacin
Punto de Venta (POS)
Clientes Cuentas x Cobrar
Proveedores Cuentas por Pagar
Inventarios.
Tesorera.
Presupuestos.
Contabilidad.
Reportes.
Grficos Estadsticos.
7
2.1.2
Caractersticas de Fnix.
Interfase amigable y de fcil uso.

Informacin en lnea.
Seguridad por niveles de acceso.
Diseo estndar de Windows.
Manejo rpido, ptimo e inteligente.
Adaptable a las necesidades de su empresa.
Reportes parametrizables.
Ideal para trabajo en Red.
2.2 Mdulos que integran Fnix

2.2.1
Descripcin de los mdulos.
2.2.1.1 FACTURACIN.
Este mdulo es totalmente funcional para ser acoplado a cualquier necesidad
del usuario, permitiendo una facturacin rpida y en lnea, puede manejar
varias opciones y puntos de venta, al mismo tiempo. Facilita la elaboracin de
facturas mltiples y automticas en base a pedidos y proformas de clientes.
2.2.1.2 PUNTO DE VENTA
Diseado para atender al cliente final de una manera rpida y eficiente,
ptimo para supermercados o comisariatos donde se puede aglomerar
personas para recibir una factura por sus compras o pedidos.
2.2.1.3 CLIENTES PROVEEDORES.
Permite un gil registro de cobranzas a clientes y pagos a proveedores con la
posibilidad de indicar los comprobantes cancelados y los medios de pago
utilizados.
Refleja a travs de una amplia gama de informes los movimientos de las
cuentas corrientes, la composicin de saldos y la aplicacin de comprobantes,
entre otros aspectos.
Con esta herramienta, se podr administrar las cuentas a cobrar y pagar
visualizando los movimientos en lnea y emitiendo informes de cuentas
corrientes como la composicin de saldos y resmenes de cuentas.
Permite al usuario realizar cancelaciones de varias facturas en cuentas por
cobrar y pagar, con un solo documento de cobro o pago, reduciendo el tiempo
de proceso al registrar varias transacciones individuales.
2.2.1.4 INVENTARIOS.
Permite gestionar el control de existencias por almacn, piezas, modelos,
tallas. Ofrece la posibilidad de realizar inventarios fsicos y ajustarlos con el
estadstico del sistema en forma automtica. Controla los movimientos de
artculos a travs de una innovadora herramienta de seleccin mltiple de
informacin por filtros, sin tener que emitir reportes.
2.2.1.5 TESORERIA.
Los movimientos son generados desde los mdulos relacionados con caja y
bancos en el manejo de cartera de clientes y proveedores, adems permite
registrar otros movimientos extras en estos auxiliares. Permite el manejo y
control de cheques posfechados. La transferencia desde caja a bancos se la
puede realizar en forma automtica generando los depsitos y asientos
contables, manteniendo un control documentando.
2.2.1.6 PRESUPUESTO.
Le permitir
2.2.1.7 CONTABILIDAD.
Agiliza especialmente el registro de asientos contables, la obtencin de
mayores, balances de saldos, integrados con alta consistencia y eliminacin
de errores.
Se integra con todos los mdulos auxiliares (cxc, cxp, facturacin, compras,
caja, bancos, etc) combinando agilidad operativa con un ordenamiento lgico
de la tarea y gran adaptabilidad a cada estilo de trabajo.
Obtiene en forma rpida y sencilla los estados contables finales a partir de la
informacin generada en los diferentes auxiliares. Este Sistema genera
informacin de diversos aspectos requerida por le SRI para mltiples
presentaciones impositivas.
La contabilizacin es realizada en base a definiciones contables especificadas
por el contador, migrando la informacin que se requiera desde los mdulos
integrados, manteniendo una integridad total entre los mayores y los
auxiliares.
2.2.1.8 REPORTES
contiene una amplia gama de reportes que se pueden visualizar
o imprimir en varios formatos de Windows, como archivos .XLS (Excel), .DOC
(Word), .PDF (Acrobat Reader), .XML (Lenguaje de Marcas Extendidas), .HTML
(Pginas Web). Todos estos reportes poseen varias opciones de seleccin que
le permitirn obtener la informacin que usted requiere.
2.2.1.9 GRAFICOS ESTADISTICOS
Este mdulo le permite obtener informacin de algunos de los reportes de
a manera de grficos estadsticos en donde se puede visualizar
de una forma ms prctica la informacin que requiere.
2.3 Conocimientos bsicos requeridos

Para empezar usted no necesita conocer ningn lenguaje de programacin,
sin embargo debe conocer el manejo bsico de su computadora.
ha sido desarrollado bajo un ambiente grfico, si usted maneja Windows,
fcilmente se familiarizar con el ambiente de
Tambin debe tener una idea bsica sobre que es Disco Duro, disqueteras,
CDROM, etc., as como el manejo de archivos (conocer para que sirven, como
se crean o modifican) y por ltimo tener conocimientos sobre el uso y manejo
de su impresora.
2.4 Requerimientos de Hardware y Software

Para un ptimo funcionamiento del sistema a continuacin se detallan los
requerimientos de hardware y software que se necesitan:
2.4.1
Para el Servidor
2.4.1.1 HARDWARE
2.4.2
Para el Cliente o Estacin de Trabajo
2.4.2.1 SOFTWARE
De preferencia para su buen funcionamiento se recomienda tener
Windows XP
3 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

Como se ha mencionado
es una herramienta que se basa en el
ambiente grfico de Windows por lo que se explica a continuacin los
elementos grficos con los que se encontrar en las pantallas del sistema.
3.1 Iconos o botones

Son botones que al presionarlos ejecutan ciertas acciones. Si el botn aparece
de esta forma
forma
quiere decir que el botn est habilitado y si aparece de esta
indica que est deshabilitado.
Iconos Y botones
Grfico
Nombr
e
Tecl
a
Descripcin
Nuevo
F9
Modificar
F11
Permite ingresar un nuevo registro

dependiendo de la gestin en dnde se
encuentre.
Permite realizar cambios o modificaciones
en los datos de la pantalla en la que se
encuentre. El registro slo podr ser
10
modificado
originado.
en
la
pantalla
que
fue
Eliminar
F10
Permite eliminar o borrar el registro que

indique. El registro slo podr ser
eliminado en la pantalla que fue originado.
Grabar
F12
Primero
F5
Permite guardar la informacin que se

muestra en la pantalla.
Permite interrumpir los procesos de
ingreso o modificacin de datos
Permite visualizar el primer registro.
Anterior
F6
Permite visualizar el registro anterior.
Siguiente
F7
Permite visualizar el siguiente registro.
Ultimo
F8
Permite visualizar el ltimo registro.
Buscar
F3
Ordenar
F4
Cancelar
Filtrar
F2
Mas
Alt+
Permite
realizar
bsquedas
de
un
determinado registro por cdigo o por
descripcin.
Permite ordenar los registros por cdigo o
por descripcin.
Permite actualizar los cambios o el ingreso
de datos realizados en las pantallas del
sistema.
Permite
filtrar
la
informacin
por
determinados
parmetros
que
usted
establezca.
Permite agregar un tem ms.
Menos
Alt-
Permite quitar o eliminar un tem.
Imprimir
Ctrl.+Q
Refrescar
Explorar
Permite
enviar
informacin.
la
impresora
la
Permite buscar archivos o carpetas dentro

del disco duro.
Cerrar
Esc
Permite cerrar la ventana en la cual se

est trabajando
Bsqueda
Avanzada
Alt+B
Botones
de opcin
Alt+c/d
Permite realizar una bsqueda ms rpida

y precisa, buscando una coincidencia con
la frase o letras que usted haya ingresado.
Son botones que se activan al dar un clic
sobre ellos aceptando la accin. Slo
puede elegir una opcin entre varias.
3.2 Cajas de texto.

Son cuadros donde usted puede ingresar datos a manera de caracteres, fechas o
nmeros.
11
Caja de texto habilitada

Caja de Texto deshabilitada
3.3 Casillas de verificacin.

Es un cuadro en donde se dibuja un visto al dar clic sobre el mismo, indicando si la
accin debe ser realizada o no. Las casillas de verificacin pueden ser activadas
algunas de entre varias.
Casilla de verificacin activada y habilitada.
Casilla de verificacin desactivada y deshabilitada.
3.4 Fichas
Tambin conocidas como cejas o pestaas.
3.5 Cuadros de lista.

Son cuadros que poseen una lista de datos o informacin.
Cuadro de lista desplegable, al dar un clic el botn
emerger una lista de datos. Tambin puede presionar la
tecla INS para poder agregar algn dato ms a la lista. O
puede dar clic derecho con el Mouse para poder realizar
bsquedas avanzadas en la lista. Para no mostrar el dato
seleccionado en la lista desplegable presione el botn DEL
o Suprimir.
Es un cuadro que contiene una lista de datos, al presionar
el botn
el botn
la lista se desplaza hacia abajo y al presionar

la lista se desplaza arriba. Puede dar clic
derecho con el Mouse para poder realizar bsquedas

avanzadas en la lista. Para no mostrar los datos
seleccionados en la lista desplegable presione el botn
DEL o Suprimir.
12
3.6 Tablas
Permiten visualizar los datos a manera de una tabla, los nombres de las columnas
se las conoce como encabezados, al dar clic derecho o clic izquierdo con el Mouse
sobre algunos de estos encabezados se ejecutan ciertas acciones de bsqueda o de
ordenamiento.
3.7 Cuadros de imagen

Son cuadros donde se pueden agregar imgenes en dibujos o fotografas en
formatos .bmp o .jpg
3.8 Accesos Directos

TECLAS
ALT +
CTRL +
CTRL +
ALT +
ALT +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
CTRL +
F4
F1
F2
F1
F2
F3
F4
Q
F7
F8
F9
T
F10
F11
F12
ACCION
Salir del sistema Fnix
Facturas a Clientes
Punto de Venta
Facturas a Clientes incluido IVA
Punto de Venta incluido IVA
Notas de entrega
Consulta de Artculos
Impresin de Facturas
Movimientos cuentas por cobrar
Movimientos cuentas por pagar
Calculadora
Directorio Telefnico
Barra de herramientas principal
Control de fecha
Mensajera
13
4 INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar a
debe dar doble clic con el Mouse en el icono
de ubicado en el escritorio.
Si desea tener un acceso al sistema con el teclado haga lo siguiente con el
Mouse de clic derecho sobre el icono de
Seleccione propiedades y ubquese en el cuadro de texto Tecla de Mtodo
Abreviado indique la secuencia de teclas a usarse para el acceso directo, por
ejemplo presione consecutivamente las teclas: Ctrl + Alt + Z y presione
Aplicar y Aceptar.
4.1 Identificacin de usuarios

Al ingresar a
aparece una
pantalla en donde debe ingresar la
identificacin del usuario con su
correspondiente clave.
Si usted no es usuario del sistema y
no posee una clave deber presionar
con el Mouse en Salir o presione la tecla Esc.
Si todava no existe ningn usuario creado seleccione el usuario Administrador
y en Password digite admin, que es el password que por defecto posee el
sistema, el mismo que puede ser cambiado en cualquier momento.
4.2 Seleccionando una empresa
Una vez que se le ha permitido el acceso al Sistema debe seleccionar la

empresa a la que desea ingresar, si tiene activada la casilla de verificacin,
14
la cual se encuentra debajo de la lista de empresas junto al nombre de

usuario, un proceso de validacin de base de datos se ejecutar el cual
tardar unos segundos, si no desea que se ejecute este proceso desactvela.
5 CREANDO UNA EMPRESA

Para crear una nueva empresa debe pulsar sobre el icono
que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla principal. Aparecer la siguiente
pantalla
Presione el botn Nuevo

o <F9> e ingrese el nombre de su empresa o
negocio ej: LA DESPENSA , adems indique la ruta en donde sern
almacenados los datos, seguido debemos seleccionar los mdulos que deben
estar activos para dicha empresa y presione el botn Grabar
o <F12>,
repetimos estos pasos para crear las empresas que se requieran.
El sistema crear un proceso automtico de generacin de tablas que requiere

esta nueva empresa.
Para salir de esta pantalla presione el botn Salir
o la tecla Esc.
15
6 CREACIN DE USUARIOS
La creacin de usuarios permite que el sistema pueda ser utilizado por varias
personas que cumplirn tareas especficas en el sistema, por tal motivo a los
usuarios se le otorgarn permisos de uso en cada uno de los mdulos del
sistema.
Para crear un nuevo usuario pulse sobre el icono de usuarios
encuentra en la pantalla principal
que se
Vamos a crear el usuario Mara Prez que tiene el cargo de Auxiliar Contable y
posee acceso a las empresas LA DESPENSA y FERRETOTAL poseyendo todos
los permisos del sistema y de los reportes incluyendo permisos de
administrador.
Para empezar presionamos el botn Nuevo
siguientes datos:
User id:
Nombre:
Cargo:
Password:
Confirmar:
o <F9> e ingrese los
Mara Prez
Mara Prez
Auxiliar Contable
m4r14
m4r14
User Id corresponde a la identificacin del usuario, este debe ser nico por lo
que no puede repetirse.
16
IMPORTANTE: El password o clave es primordial para la proteccin de los datos del

sistema y cada usuario debe mantenerlo en reserva; por lo tanto la clave debe ser
difcil de descifrar para otros pero fcil de recordar para uno. Utilice nmeros y letras
para conformarlo, en el ejemplo hemos reemplazado las vocales por los nmeros que
se asemejan
su permisos
forma as: de
A por
4 (cuatro),
por 3 (tres),
I por 1 (uno),
o por 0
Para
asignarleenlos
acceso
a los Ereportes
presionamos
el siguiente
(cero).
botn
con el que aparecer la siguiente pantalla:
Seleccione los reportes que desee que el usuario tenga acceso en los
diferentes mdulos pasndolos de Reportes Sin Acceso a Reportes con
Acceso de uno en uno con el botn
o todos con el botn
denegar el acceso de los reportes de uno en uno presione el botn

todos con el botn
presione el botn
para
o
para indicar que estos cambios son los se quedan

para cancelar los cambios presionamos el botn Salir
o la tecla Esc.
17
Al retornar a la pantalla anterior presione el botn Grabar
o <F12>.
6.1 Otorgando Permisos a los usuarios

Para dotarle a Mara Prez de todos los atributos del sistema, del cuadro de
lista, presionamos el botn
y
presionamos el botn Modificar
seleccionamos
a
Mara
Prez,
o <F11>, despus presionamos el
botn
y aceptamos el mensaje
presionando Si, aparecer entonces
una lista con todos los mdulos y opciones del sistema los mismos que tienen
acceso cuando aparecen con el botn
o negado cuando tienen el botn
estos botones cambian su estado cada vez que damos clic con el Mouse, como
Mara tiene acceso a todos los mdulos de
presionamos con el
Mouse en la palabra Si ubicada en el encabezado de la tabla y le concedemos
los permisos de C Crear, E Eliminar, M Modificar e I Imprimir tambin al dar
clic sobre estos encabezados o en las casillas de verificacin de cada uno de
los mdulos.
SUGERENCIA
Para dar permisos a todas las opciones que contiene un mdulo (el mismo que se
encuentra con letras maysculas) ubquese en la fila del mdulo y de clic en las
casillas de verificacin casilla de verificacin de crear (C), eliminar (E),
modificar (M) o imprimir (I) segn crea necesario, automticamente se irn
activando todas las casillas de verificacin de las opciones de ese mdulo.
Para que Mara posea todos los permisos de Administrador debemos ir a la

pestaa General de la pgina Permisos y activar la casilla de verificacin
,
lo que permite que pueda realizar ciertos procedimientos especiales como
modificar reportes o acceder a todas las empresas.
Cree tambin al usuario Juan Lpez que tiene el cargo de Vendedor con
acceso a la empresa LA DESPENSA y slo posee permisos de facturacin con
acceso a los reportes de Ventas.
18
Para dar accesos a los usuarios a las empresa LA DESPENSA ingresamos

nuevamente a empresa, de lista de empresas seleccione la empresa LA
DESPENSA ponemos modificar y nos ubicamos en la pestaa Usuarios:
En el costado izquierdo se encuentran los Usuarios sin Acceso y al costado

derecho los Usuarios con Acceso presionamos
para dar acceso a todos
estos usuarios, luego seleccionamos la empresa FERRETOTAL y
seleccionamos a Administrador y a Mara Prez y presionamos el botn
para dar acceso nicamente a los usuarios seleccionados, finalmente
presionamos Aceptar
para guardar los cambios o Cancelar
para deshacerlos, finalmente presionamos
6.2 Cambiar clave

password.
Cada usuario tiene la libertad

de cambiar su clave o password
cada vez que crea conveniente,
adems puede configurar el
sistema para que este cambio
pueda ser recordado cada cierto
tiempo. Para esto vaya debe
dar clic derecho en la pantalla
inicial, al momento que ingresa su id y contrasea.
Para cambiar su clave debe ingresar su password original o anterior e ingresar
y confirmar su nuevo password, seleccione el tiempo en que caducar su
nuevo password para que transcurrido dicho tiempo el sistema muestre
automticamente la pantalla de Cambio de Contrasea para que pueda
modificar nuevamente su password, finalmente presione Aceptar para
guardar los cambios.
19
6.3 Cambio de usuario.

El cambio de usuario permite que el sistema pueda ser usado por otra
persona sin necesidad de cerrar el sistema, para esto vaya a Archivo
Usuarios Cambio de Usuario o presione simultneamente las teclas:
Ctrl + U.
6.4 Mi Men
le permite personalizar un men grfico de accesos directos a las

opciones del sistema que utiliza con mayor frecuencia y a los cuales tiene
acceso, para configurar su men o su barra de herramientas presione el botn
ubicado en la parte inferior del men textual.
Active las casillas de verificacin
de las opciones del sistema que desee
que se encuentren en su men y presione el botn Aceptar.
6.4.1
Barra de herramientas Principal
La barra de herramientas Principal es el men grfico de accesos directos

que personaliza segn sus necesidades.
20
Para abrir la barra de herramientas principal vaya a Opciones Barra de

Herramientas Principal
o presione las teclas CTRL + F10
simultneamente.
Para cerrar esta barra debe arrastrar con el Mouse la barra hacia
cualquier lugar de la pantalla y presionar el botn Cerrar
6.4.2
Barra de herramientas Control de Fechas.
La barra de herramientas Control de Fechas le permite modificar la fecha

con la que se realizar todas las transacciones del sistema, adems puede
configurar si las bsquedas que haga el sistema se realizarn por cdigo o
por descripcin.
Para abrir la barra de herramientas Control de Fechas vaya a Opciones

Barra de Herramientas Control de Fechas o presione las teclas
CTRL + F11 simultneamente.
6.4.3
Barra de herramientas Mensajera
La barra de herramientas Mensajera le permite mantener con los usuarios

del sistema una comunicacin escrita mediante correo o mediante
conversaciones instantneas (Chat).
Para abrir la barra de herramientas Mensajera vaya a Opciones Barra

de Herramientas Mensaje o presione las teclas CTRL + F12
simultneamente.
6.4.3.1 MENSAJERA
21
7 CONFIGURANDO MI EMPRESA.
La configuracin de la empresa permite ingresar los datos de identificacin de
la empresa as como su parametrizacin para su funcionamiento, estos datos
pueden ser modificados en cualquier momento por si su empresa cambia de
ubicacin, nombre, telfonos o hasta en sus polticas internas. Para hacer ms
prctico este captulo realizaremos la configuracin de la empresa LA
DESPENSA.
Para empezar vaya a Opciones Configuracin del Sistema Datos
Iniciales.
FICHA EMPRESA
22
Datos
Informativos
Empresa / Encabezado del
reporte del sistema
Datos para fondo de pantalla
FICHA EMPRESA
Todos los reportes del sistema tendrn como
encabezado los datos informativos de la empresa.
Le permite colocar el nombre de su empresa en el
fondo de pantalla de acuerdo a una ubicacin que
usted determine.
Esta informacin es muy importante ya que estos datos servirn para el

encabezado de todos los reportes.
FICHA GENERAL
23
Tipo de
Costos
Clculo
de
Opciones Creacin
Caja
para
cheques
posfechados
Fondo de pantalla
FICHA GENERAL
Le permite escoger la forma de clculo de los costos entre
ltimo costo y costo promedio.
NOTA : Esto no podr cambiar cuando ya se realicen
transacciones que afecten al inventario.
Segn las nuevas polticas de gobierno se debe trabajar a
Costo Promedio.
Al activar esta casilla de verificacin
indica al sistema que
cada vez que cree un artculo o servicio, se activar
automticamente la opcin de que el producto graba IVA, el
cual podr ser modificado si este fuera el caso.
Escoge la caja a la que por defecto se enviarn los cheques
posfechados.
Coloque la imagen de su empresa como fondo de pantalla del
sistema. Para eso copie la imagen que desee como fondo
dentro de la carpeta
en su disco duro y digite el
nombre de la imagen en el cuadro de texto de Fondo de
Pantalla.
Multi-Almacn
Agregar
Cliente
/
Proveedor como rubro
de Flujo de Caja
Opciones SRI
Al activar la casilla de verificacin

le indica al sistema que
su empresa trabaja con varias sucursales y puede crearlas
presionando la tecla INS sobre el cuadro de lista cuando
ste se encuentra seleccionado.
Almacn principal.Almacn de materia prima .Al momento de crear un cliente o un proveedor nuevo usted
puede aadirlo automticamente como rubro de su flujo de
caja.
Al activar esta casilla de verificcin
le indica al sistema que
su empresa es contribuyente especial.
FICHA ARTICULOS
24
Denominacin a tipos
de precios
FICHA ARTICULOS
Le permite personalizar las etiquetas de los tres tipos de
precio que maneja el sistema. Donde el Precio A es el ms
alto y el precio C es el ms bajo. Ejemplo: PRECIO A : PVP,
PRECIO B: Minorista, PRECIO C: Mayorista.
Informacin en
consultas de Artculos
Le permite configurar la informacin que quiere visualizar al

momento de realizar la bsqueda de artculos.
Indicando el orden de las columnas que se desee que salga
en la consulta, ya sea por Precio A + IVA, Precio B + IVA,
Precio C + IVA, Precio A, Precio B, Precio C, Existencia
Actual,
Costo
Actual,
Ultimo
Costo,
Costo
final
escogindolas en cada una de las columnas.
Bsqueda por defecto

de artculos
Le indica al sistema que las bsquedas se realizarn

siempre comparando el cdigo o la descripcin.
Valores y datos
adicionales para los
artculos.
Son campos informativos que usted puede aumentar segn

requiera para que aparezcan en el detalle del
mantenimiento de artculos, los mismos que pueden ser
numricos para los valores o alfanumricos para los datos
FICHA NUMERACION
25
Numeracin Automtica
de Documentos
FICHA NUMERACION
Le permite inicializar la secuencia de cada documento que
posea la empresa, para que automticamente se vaya
incrementando segn las transacciones realizadas.
FICHA FACTURACIN
Permisos de Facturacin
FICHA FACTURACION
Establece si las ventas se pueden realizar con o sin
stock y con el precio de venta al pblico menor o
mayor que el costo.
26
Opciones de Facturacin
Salto Automtico de Lnea

til para negocios donde se expende la
mercadera usando lector de cdigos de barras
como en supermercados, cada vez que el lector
lee un producto lo registra en la factura y salta de
lnea automticamente.
Control en el cdigo el valor PVP al momento de
Facturar
Restar cantidad de pedido
Al
activar
esta
casilla
se
ir
restando
automticamente del pedido registrado en el
sistema, los productos que ya se le han vendido al
cliente.
Permitir Facturar Artculos sin Precio
Al activar esta casilla le permite facturar
productos con precio cero (0) en caso de que se
realicen promociones con productos gratis.
Facturar los productos con ICE
Al activar esta casilla se permite sumar el ICE
(Impuesto
al Consumo Especial) en las Facturas
emitidas.
Imprimir automticamente si es mayor al valor
Imprime la factura automticamente al momento
de grabarla cuando el valor es mayor al que se
indique
Lneas mximas por Factura y Lneas mximas
por Punto Venta
Indica el nmero mximo de lneas que un
documento de entrega (facturas o notas de venta)
pueden abarcar en el detalle.
Forma de pago por defecto al crear la factura
Establece la forma de pago que por defecto estar
seleccionada al momento de crear una nueva
factura.
Cuenta asignada a punto de

venta
Elige un cliente el mismo que estar seleccionado por

defecto cada vez que realice una venta, por punto de
venta por lo general ese cliente puede ser: clientes
varios o consumidor final
Porcentaje correspondiente
al
impuesto
al
valor
agregado
Establece el porcentaje actual de IVA que rige en el

pas.
FICHA FORMATO DECIMAL
27
Decimales en ventas
Decimales en costos
Decimales en
cantidades
FICHA FORMATO DECIMALES

Configura el nmero de decimales que se visualizar en
facturacin.
Configura el nmero de decimales que se visualizar en
compras.
Configura el nmero de decimales que se visualizar en las
cantidades de los artculos a comprar o vender.
FICHAS MICELANEOS
Esta ficha Miscelneos contienen ciertas configuraciones ms especficas para el
sistema como para el SRI, compras, artculos, varios, rangos de cartera, clientes
28
FICHA SRI
FICHA COMPRAS
FICHA ARTICULOS
29
FICHA VARIOS
FICHA RANGOS DE CARTERA
30
FICHA CLIENTES
8 VENDEDORES Y FACTURADORES
permite
administrar los permisos que
poseen los vendedores o los
facturadores con respecto a la
forma
de
emitir
los
documentos
de
entrega
(facturas o notas de venta).
La
diferencia
entre
un
vendedor y un facturador
radica en que el vendedor se
encarga netamente de la venta
y el facturador es el que
registra la venta en el sistema.
Es comn que el vendedor y el
facturador sean la misma
persona.
necesita
identificar a los vendedores
para poder proporcionar a la
31
empresa la informacin necesaria para la liquidacin de comisiones de

vendedores y para el estudio de las ventas realizadas por cada vendedor.
Para ingresar a Mara Prez como vendedora y facturadora:
Cdigo
Clave
Nombre
Facturador
o <F9> e ingrese los siguientes datos.
FICHA DETALLE
Puede cambiarlo o dejar el cdigo
secuencial que le genera el sistema.
100
Esta clave ser solicitada cada vez que
registre una venta.
Mara Prez
4
Permiso necesario para poder ingresar las

ventas al sistema, en caso contrario slo
sera vendedora
Caja
que
el
facturador
tendr
seleccionada por defecto.
Es el precio que como mnimo puede
registrar en la venta.
El facturador puede cambiar el precio que
el sistema le indica
Activado
Caja
Caja Chica
PVP Mnimo
Precio C
Permitir modificar
(Precios) ya
establecidos
Permitir modificar
porcentaje de
(IVA) ya
establecidos
Permitir dar
(Descuentos) ya
establecidos
Permitir facturar
cantidades
negativas
(Devolucin en
factura)
Administrador para
Punto de Venta
Activado
Facturar solo
artculos que
consten en lista del
cliente
Desactivado
Activado
Permite modificar el porcentaje del IVA

entre 0% (cero) o el porcentaje de IVA
establecido y que rija el pas.
Activado
Permite
cambiar
el
descuento establecidos.
Desactivado
Al momento de facturar se puede hacer

una devolucin ingresando cantidades
negativas esto es muy til cuando se
hacen devoluciones por cambio.
Desactivado
Permite
realizar
acciones
de
administrador en el punto de venta como
Modificar o Eliminar.
Permite facturar slo los productos que
constan en una lista que se le asigne al
cliente. Para asignar productos al cliente
vea CREACION DE CLIENTES del
captulo FACTURACION.
Especfica el nombre del reporte que tiene
el diseo para la impresin de la Factura.
Especfica el nombre del reporte que tiene
el diseo para la impresin de la Nota de
Venta.
Factura
En blanco
Nota de Venta
En blanco
Por ltimo presione Grabar
porcentaje
de
o <F12>.
32
FICHA DE LISTA
Permite visualizar los vendedores y/o facturadores que hayan sido ingresados al
sistema.
9 INVENTARIOS
Un Inventario consiste en una lista con la cantidad de artculos que su empresa
o negocio comercia; el mal manejo del mismo le puede significar prdidas
importantes de dinero. Un inventario vara continuamente, de acuerdo a los
ingresos y egresos que se registren por cada artculo.
le ofrece el mdulo de Inventarios para que usted mantenga un
control exacto sobre sus inventarios y de esta manera pueda constatar que el
flujo de sus artculos se realice para los fines pertinentes.
9.1 CREACION DE ARTICULOS

Los artculos del inventario de su empresa pueden ser considerados fsicos (1
kilo de clavos, 1 televisor, 1 prenda de vestir, 1 libra de arroz, etc.) o no
fsicos llamados servicios (Mantenimiento de equipos, instalacin de software,
planchado y lavado, etc) estos ltimos no poseen stock.
Para crear artculos vaya a Inventarios- Actualizacin Artculos
aparecer la siguiente pantalla.
33
Cdigo
Alterno
Barras
IVA
Status
Descripcin
Categora
Subcategora
o <F9> e ingrese los siguientes datos:
FICHA DETALLE 1
11
Este
cdigo
puede
ser
el
secuencial que genera el sistema
o uno que usted cree y digite, o
tambin puede ser el cdigo de
barras del producto.
Texto en blanco
Puede ser el cdigo con el que
identifica su proveedor al producto
78601109
Cdigo de barras del producto.
Indica que al producto se debe
Activado
sumar el IVA al momento de
comprar y facturar.
Indica si ese artculo esta activo
Activado
para poder mostrarlo en listas.
Cigarrillos Marlboro
Nombre del producto o del
servicio.
Cigarrillos
Agrupa los artculos o productos
en un grupo o categora de
artculos. Si desea crear un grupo
sin salir de la pantalla de artculos
presione INS sobre el Cuadro de
lista desplegable de Categora.
Para crear Grupos de Artculos vea
CREACION DE GRUPOS DE
ARTICULOS.
No perecederos
Agrupa los artculos o productos
en un subgrupo o subcategora de
artculos. Si desea crear un
subgrupo sin salir de la pantalla
de artculos presione INS sobre
34
Categora
Especial
Unidades
Bulto
Unidad
Funcional
Fraccin
Unidad
Existencia
Actual
Lista en Blanco
Caja
12
Cajetilla
1(por
defecto)
20
Cigarrillos
Texto en blanco
En trnsito
Texto en blanco
Pedido Clientes
Texto en blanco
Costo Actual
Texto en blanco
Costo Anterior
Texto en blanco
Costo Estndar
Texto en blanco
Precios de venta
Por Bulto
A
13.16
B
13.07
C
12.98
Por Unidad
1.16
1.07
0.98
Por Fraccin
0.07
0.06
0.05
el Cuadro de lista desplegable de

Subcategora.
Para
crear
subgrupos
de
Artculos
vea
CREACION DE SUBGRUPOS DE
ARTICULOS.
Especfico para productos que
manejan series como tallas o
tamaos. (p. ej. Calzado o Ropa).
Indica el nombre del bulto y la
cantidad
de
artculos
que
contiene.
Es la unidad del artculo que ms
habitualmente se vende.
Es la fraccin de artculos que
viene dentro de una unidad.
Dato referencial de la cantidad de
artculos que posee actualmente
en stock.
Se genera al realizar un proceso
de la obtencin de los datos
almacenados
en
pedidos
a
proveedores.
Se genera al realizar un proceso
de la obtencin de los datos
almacenados en pedidos de los
clientes.
Dato referencial del costo del
artculo.
Datos que llena el sistema cuando
hay variaciones de costos.
Es un precio aproximado o
estimado. Se lo usa especialmente
en Produccin en donde el precio
que adquiere un producto final
depende del costo de cada artculo
que lo conforma.
Es el precio de los artculos sin
IVA que se vende por bulto. Para
desglosar el valor del IVA, ingrese
en la caja de texto el valor con
IVA y presione el signo de divisin
/ (Shift + 7)
IVA que se vende por Unidad.
Para desglosar el valor del IVA,
ingrese en la caja de texto el valor
con IVA y presione el signo de
divisin / (Shift + 7)
IVA que se vende por Fraccin.
Para desglosar el valor del IVA,
ingrese en la caja de texto el valor
con IVA y presione el signo de
divisin / (Shift + 7)
35
Descuento
2%
3%
5%
Precio A
incluido IVA
Utilidad Valor
1.30
1.20
1.10
0.26
0.17
0.08
Margen %
22.41%
15.88%
8.16%
10
15
Utilidad %
Cantidad
Cdigo
11
Porcentaje de descuento que se

ofrece del artculo.
Dato calculado por el sistema.
Suma el IVA al precio por Unidad.
Obtiene la utilidad en dlares al
restar el Costo Actual del Precio
de Venta por Unidad
Obtiene el margen de ganancia en
porcentaje que se obtuvo de
Utilidad.
Es un margen de utilidad fijo que
servir para calcular el precio de
venta de acuerdo a los nuevos
costos del artculo.
Vea el captulo de PVP DE
ARTCULOS.
Indican la cantidad de productos o
artculos
que
el
consumidor
debera llevar para obtener el
Descuento. Al dejar en blanco
este campo indicamos que el
descuento se realiza sin importar
la cantidad de productos que lleva
FICHA DETALLE 2
Texto
deshabilitado,
ingresado en la ficha 1.
cdigo
36
Descripcin
CIGARRILLOS MALBORO
Exist. Mn.
24
Exist. Mn.
120
Ubicacin
01:02:03
Descripcin
Cigarrillos Malboro
Peso Bruto
Texto en blanco
Peso Neto
Texto en blanco
Das reposicin
Texto en blanco
Ensamblado
Desactivado
Control Series
Desactivado
tem de Servicio
Desactivado
Materia Prima
Desactivado
Artculos
restriccin
Vendedor
Creado
Desactivado
sin
del
20/08/05
Vida til
//
ICE1
Texto en blanco
ICE2
Texto en blanco
Texto deshabilitado, descripcin

ingresada en la ficha 1.
Existencia mnima. Es la cantidad
mnima de artculos que se debe
tener en stock con respecto a la
Unidad Funcional.
Existencia mxima. Es la cantidad
mxima de artculos que se debe
tener en stock con respecto a la
Unidad Funcional.
Indica la ubicacin del producto o
artculos
segn
usted
tenga
organizado su local comercial. Ej:
Percha 01: Fila 02: Columna 03.
Nombre del producto o del
servicio.
Dato informativo sobre el peso
bruto del artculo.
Dato informativo sobre el peso
neto del artculo.
Dato informativo que indica el
nmero de das en los que hay
que reponer el producto.
Indica que el artculo sirve para
ensamblar o armar otro artculo.
Establece que ese producto al
revisar movimientos tiene la
posibilidad de ingresar datos
adicionales correspondiente a los
nmeros de serie.
Indica que el artculo ingresado se
trata de un servicio y que no lleva
inventario.
Indica que el artculo ingresado es
Materia Prima para la elaboracin
de otros productos.
Dato del sistema. Fecha en la que

se cre el artculo.
Fecha en la que caduca o expira el
artculo.
Impuesto al Consumo Especial
Indica el porcentaje al ICE que se
sumar al precio del artculo
tomando en cuenta el descuento
dado por el proveedor.
Impuesto al Consumo Especial
Indica el porcentaje al ICE que se
sumar al precio del artculo sin
tomar en cuenta el descuento
dado por el proveedor.
37
NOTA: Para que el porcentaje del ICE sume a las facturas

emitidas asegrese que la casilla de verificacin
Facturar
los productos con ICE est activada, dicha casilla se
encuentra en Opciones Configuracin del Sistema
Datos Iniciales ficha Facturacin. De igual manera para que
las compras registren o sumen el porcentaje del ICE asegrese
que la casilla de verificacin
Registrar compras con ICE
est activada, esta casilla se encuentra en Opciones
Configuracin del Sistema Datos Iniciales ficha
Miscelneos.
Inventario
1.1.04.01
Ventas
4.1.01.01
Descuento
4.1.01.02
Costos
5.1.01.01
Devolucin
4.1.01.03
Cdigos Contables
Se genera automticamente al
crear un nuevo artculo (Vea
PLAN DE CUENTAS. Del captulo
CONTABILIDAD). Caso contrario
ingrese la cuenta manualmente
segn corresponda.
segn corresponda.
segn corresponda.
crear un nuevo artculo. (Vea
segn corresponda.
crear un nuevo artculo. (Vea
segn corresponda.
38
Cdigo
Descripcin
Observacin
Otros campos
FICHA DETALLE 3
Texto
deshabilitado,
cdigo
ingresado en la ficha 1.
CIGARRILLOS MALBORO
Texto deshabilitado, descripcin
ingresada en la ficha 1.
Texto en blanco
Puede ingresar alguna anotacin
que usted crea conveniente.
Textos en blanco
Son los campos que usted puede
crear segn sea su necesidad.
Para crear estos campos vea
Configurando
mi
Empresa
Ficha Artculos.
11
39
FICHA TCNICA
Campo tipo Memorando en donde puede ingresar detalles tcnicos del producto o
del artculo.
FICHA MOVIMIENTOS
40
Permite visualizar a manera de kardex los movimientos del artculo o producto

tanto en sus entradas como en sus salidas
FICHA LISTA DE ARTICULOS

Permite visualizar los productos, artculos o servicios ingresados al sistema. En esta
tabla usted puede verificar y controlar el stock, as como los costos de los
productos.
Exportar Artculos
Al presionar este botn se enviar a un archivo todos los
artculos ingresados el path donde se encuentra el archivo
es C:\FENIX\Lista_Articulos.
Importar Artculos
Al presionar este botn aparecer una ventana donde
puede seleccionar el archivo Lista_Articulos (Figura 9.1).
Luego aparecer un listado a manera de tabla con la lista
de artculos (Figura 9.2), en esta lista aparecern
nicamente los artculos cuyos cdigos no se repitan con
los artculos que ya tenga ingresados, presione la tecla Esc
para cerrar esta ventana y presione Aceptar en la venta de
Informacin. (Figura 9.3). Para refrescar o actualizar los
datos presione el botn
41
FIGURA9.1
FIGURA 9.2
FIGURA 9.3
9.1.1
Duplicar Artculos
Para evitar que vuelva a digitar artculos que no se diferencian del todo uno
de otro haga lo siguiente: seleccione el artculo que va a duplicar, luego de
clic derecho en el botn Nuevo
y elija la opcin Duplicar y presione

42
nuevamente Nuevo
y habr duplicado el artculo, nicamente cambie el
cdigo que necesariamente debe ser nico y la descripcin del nuevo
producto.
Cuando ya no necesite duplicar productos o artculos de clic derecho en el
botn Nuevo
y elija la opcin En Blanco.
9.1.2
Generar cdigos de artculos.
Esta opcin es til para empresas que trabajan con artculos que manejan
tallas o series, es el caso de empresas que venden calzado o ropa. Para
entenderlo vamos a agregar una lnea de venta a nuestra empresa LA
DESPENSA, la empresa vende zapatos escolares para nios y vamos a
generar estos cdigos.
Primero vamos a crear un artculo base del cual vamos a generar el resto de
artculos.
Presionamos el botn Nuevo
o <F9> y creamos el artculo zapatos con
el cdigo ZAP y grabamos con el botn Grabar

indica la siguiente pantalla.
Para
generar
los
cdigos
seleccionamos
presionamos clic derecho en el botn Nuevo
el
o <F12>. Como lo
artculo
zapatos,
luego
y escogemos la opcin
Generar Cdigos. Volvemos a presionar el botn Nuevo

siguiente pantalla:
y emerger la
43
brinda la opcin de trabajar con dos estndares en lo que se

refiere a calzado. El Calzado Europeo que tienen tiene numeraciones desde
la talla 14 la ms pequea hasta la talla 45 que es la ms grande y el
Calzado Americano que va desde la talla 1 hasta la talla 14.5. Y en lo que
se refiere a Prendas de Vestir trabaja con tallas numricas e iniciales
alfabticas.
Para crear la tabla de colores presione INS en el cuadro de lista desplegable
Color, o vea el captulo MANTENIMIENTO DE TABLAS. Luego presione el
botn
apareciendo la siguiente pantalla.
Automticamente se crearan los artculos con las tallas especificadas de esta

forma:
44
Los cdigos generados tienen la siguiente estructura:
ZAP 25- NEG

ZAP
(Cdigo del artculo base)
25
(Talla del artculo)
NEG
(Cdigo del color seleccionado)
9.1.3
Creacin de Grupos de Artculos
Es necesario tener organizado sus productos dentro del sistema. Para

organizarlos necesitamos clasificarlos de acuerdo a una o varias
caractersticas que tengan en comn, por ejemplo: Alimentos, Calzado,
Productos de Limpieza, etc. De esta manera usted obtendr reportes de sus
artculos organizados y clasificados por grupos.
Para crear un grupo de artculos vaya a Opciones Mantenimiento
Tablas aparecer la siguiente pantalla:
45
ZAP
Presione el botn
hasta
Grupo
Artculos.
presione
ubicar
de
Luego
Nuevo
o <F9>
e
ingrese en la tabla
el cdigo y la
descripcin
del
grupo. Finalmente
presione el botn
Grabar
<F12>.
La
empresa
LA
DESPENSA posee
los
siguientes
grupos
de
artculos.
-3
-4
-5
-6
Limpieza Personal
Limpieza Hogar
Cigarrillos
Licores
9.1.4
-1
-2
Comestibles
Bebidas
Creacin de Subgrupos de Artculos.
La creacin de grupos le ayuda a clasificar los artculos, la creacin de

subgrupos le permite
clasificar los grupos.
Para
crear
un
subgrupo
vaya
a
Opciones
Mantenimiento
Tablas aparecer la
siguiente pantalla:
Presione el botn
hasta
ubicar
SubGrupo
de
Artculos.
Luego
presione Nuevo
o <F9> e ingrese
en la tabla el cdigo
46
y la descripcin del subgrupo. Finalmente presione el botn Grabar

<F12>.
La empresa LA DESPENSA posee los siguientes subgrupos de artculos.

-1
-2
Perecederos.
No Perecederos.
9.2 TOMA FSICA

9.2.1
Inventario Inicial
El inventario inicial le permite tomar y registrar por primera vez la existencia

y los costos de los artculos que posee en su empresa al sistema Informtico
Para ingresar el Inventario Inicial vaya a: Inventarios Toma Fsica

Inventario Inicial. Aparecer la siguiente ventana.
47
En primer lugar debe crear un proveedor llamado INVENTARIO para cargar

en ste los artculos que posee, para crearlo presione INS en el cuadro de
lista desplegable donde aparece el listado de los proveedores. Vea
CREACION DE PROVEEDORES del captulo COMPRAS.
El inventario con el que cuenta la empresa LA DESPENSA es el siguiente:
Cdigo
11
BEB001
BEB002
COM001
COM002
LIM001
LIM002
LIM003
LIM004
ZAP
ZAP-25-NEG
ZAP-26-NEG
ZAP-27-NEG
ZAP-28-NEG
ZAP-29-NEG
ZAP-30-NEG
Descripcin
CIGARRILLOS MALBORO
COCA COLA
LECHE LA FINCA
PAN ESPECIAL
ATUN REAL
SHAMPOO SEDAL 400 ML
CERA PARA PISOS POLIFLOR
DESODORANTE NIVEA PARA
MUJER
JABON LIQUIDO LUX
ZAPATOS
ZAPATOS
ZAPATOS
ZAPATOS
ZAPATOS
ZAPATOS
ZAPATOS
Existencia
Costo
0.00
20.00
15.00
100.00
10.00
8.00
4.00
7.00
0.00
1.00
0.45
0.08
0.80
1.20
1.80
2.00
12.00
0.00
3.00
3.00
3.00
5.00
5.00
5.00
0.95
0.00
7.00
7.00
7.00
9.00
9.00
9.00
Para ingresar esta informacin seleccionamos al proveedor Inventario y damos clic

en Nuevo
o <F9>, aparecer la siguiente pantalla:
48
Los grupos de artculos se visualizan al costado derecho, al dar doble clic en

algn grupo se ingresar automticamente los artculos que pertenecen
nicamente a ste grupo, s deseamos ingresar todos los artculos
indistintamente del grupo, no seleccione ningn grupo y presione la tecla
ESC.
La casilla de verificacin
Cargar Stock cuando esta activa le permite
subir los artculos con los respectivos costos y existencias que haya indicado
en el momento de su creacin, caso contrario los artculos subirn con
costos y existencias en cero.
La casilla de verificacin
Activo Datos al estar activo permite que se
pueda digitar en la columna de Artculo donde constan los cdigos de los
artculos, caso contrario esta columna permanecer deshabilitada.
Esta configuracin debe ser tomada en cuenta antes de presionar el botn
Nuevo
o <F9>.
Una vez seleccionado los artculos para realizar el inventario procedemos a

ingresar la siguiente informacin:
49
Debe llenar el nmero del comprobante con el que se identificara la toma de

inventario, en el caso de la empresa LA DESPENSA lo llamamos INV
INICIAL, luego seleccione el almacn del cual se est tomando el inventario,
la empresa LA DESPENSA slo dispone de un almacn, por lo que debe
selleccional Principal, para crear otro almacn vea el captulo
CONFIGURANDO MI EMPRESA.
Finalmente seleccione el tipo de movimiento que se est realizando, el
movimiento a escoger en la toma inicial es Inventario Inicial, si no posee
este movimiento presione la tecla INS sobre el cuadro de lista desplegable
Movimiento. Aparecer la siguiente pantalla:
Al crear el movimiento asegrese que est activa la casilla de verificacin

de la columna Recalcula para que se pueda recalcular los costos y de la
columna Activo para que el movimiento creado se visualice posteriormente.
Tambin debe conocer que el sistema exige que el cdigo del movimiento de
50
inventario posea nicamente dos letras donde la primera

necesariamente la letra E de Entrada y la letra S de Salida
debe
ser
Una vez escogido el movimiento se procede a ingresar el costo y la existencia

de cada artculo que indica el inventario.
Cabe indicar que es estrictamente necesario que llene la existencia y el costo
de cada artculo, al omitir alguno de estos datos el artculo no constar en el
inventario, como es el caso de los productos: 11 CIGARRILLOS y ZAP
ZAPATOS que no tenan costos ni existencias. Para artculos que posean
bultos, unidades y fracciones, deber contar la existencia del artculo
nicamente por la unidad funcional.
Finalmente presionamos el botn Grabar
o <F12>, en ese instante se
sube el inventario al sistema y aparece una pantalla que le indica el stock
actual.
9.2.2
Inventario Fsico
El inventario Fsico es similar al inventario a inicial consiste en ingresar al

sistema la cantidad de artculos que posee actualmente la empresa para
compararlo con el inventario estadstico que es el que posee el sistema.
Al existir diferencias entre el inventario fsico y el inventario estadstico,
esta pantalla permite realizar los ajustes pertinentes para cuadrar el
inventario estadstico al inventario fsico, presionando
51
9.2.3
Cuadre de Productos
9.3 PVP DE ARTICULOS

le permite modificar los precios de venta al pblico de su
artculo, producto o servicio de una manera rpida y sencilla, a travs de
la pantalla de mantenimiento de PVP de artculos. Para acceder a esta
pantalla vaya a Inventarios Actualizacin - PVP de Artculos.
52
Esta pantalla nos muestra todos los artculos que posee la empresa con su
costo, existencia, Precio A, B, C, el margen de utilidad segn el precio A y el
grupo de Artculos. Al asignar el porcentaje de utilidad ste se ver reflejado
en todos los artculos que se encuentren en el listado; sin embargo
le permite filtrar los artculos que aparecen en la pantalla
presionando el botn
emergiendo la siguiente pantalla:
Seleccione los filtros necesarios para obtener en el listado nicamente los

artculos que desee, o presione el botn
artculos.
para seleccionar todos los
Mantenimiento de PVP de Artculos

53
Del Costo
Del PVP actual
Del precio A
Del precio B
Indica que el porcentaje de utilidad se

incrementar a partir del costo del
artculo y puede ser asignado al Precio A,
B o C.
incrementar a partir del precio de la
columna en la que se encuentra
actualmente el cursor y puede ser
asignado al Precio A, B o C.
incrementar a partir del Precio A y
puede ser asignado al Precio A, B o C.
incrementar a partir del Precio B y
puede ser asignado al Precio A, B o C.
Botones
que
permiten
asignar
los
porcentajes establecidos al precio A, B o
C.
Asigna el margen de utilidad establecido

en la creacin del artculo en el campo Util
%
La empresa LA DESPENSA posee la siguiente poltica de precios para todos
sus artculos.
Los Artculos que se vendan con Precio A tienen como utilidad el 18% a partir
del costo.
Los Artculos que se vendan con Precio B tienen como utilidad el 15% a partir
del costo.
Los Artculos que se vendan con Precio C tienen como utilidad el 12% a partir
del costo.
54
Finalmente para grabar presione Grabar

los cambios.
o Cancelar
para Cancelar
9.4 COSTOS Y EXISTENCIAS

Esta pantalla le permite actualizar los costos y existencias del inventario, de
acuerdo a un rango de fechas que ingrese.
Para actualizar la existencia presione el botn
para actualizar los costos presione el botn
55
9.5 INGRESOS
La pantalla de Ingresos le permite realizar ingresos de mercadera que
no necesariamente provienen de una compra, si no por ingresos por
produccin, muestras gratis o por promociones de sus proveedores
tambin puede ser por ajuste de inventario o por la compra de productos
con Nota de Venta sin IVA.
Es muy til para el caso de transferencia de artculos entre sucursales de
una empresa.
56
Para realizar un ingreso presione el botn Nuevo

o <F9>, luego
seleccione el proveedor del cual hace el ingreso, digite el nmero de
comprobante de ingreso, la fecha y algn comentario, seleccione el
almacn al que ingresa la mercadera y el tipo de movimiento a realizar,
finalmente los artculos a ingresar con sus respectivas cantidades y
costos.
Cancelar los cambios.
9.6
o Cancelar
para
SALIDAS
La pantalla de Salidas le permite realizar egresos de mercadera que no
necesariamente provienen de una venta, si no por salidas por
produccin, muestras gratis o por promociones para los clientes tambin
puede ser para realizar ajuste de inventario.
Es muy til para el caso de transferencia de artculos entre sucursales de
una empresa.
Para realizar una salida presione el botn Nuevo

o <F9>, luego
seleccione el proveedor del cual hace la salida, digite el nmero de
comprobante de salida, la fecha y algn comentario, seleccione el
almacn del que sale la mercadera y el tipo de movimiento a realizar,
finalmente los artculos que van a salir con sus respectivas cantidades y
costos.
Cancelar los cambios.
o Cancelar
para
57
9.7 Guas de Remisin

Esta opcin se la encuentra tanto en Ingresos como en Salidas.
Presione el botn
para llenar los datos de la gua de remisin, esto
en caso de que la mercadera la entregue una empresa de courier o
transporte y posteriormente tenga algn reclamo que realizar.
9.8 Exportar Artculos

brinda la opcin de exportar artculos a un disco externo
como un disquete o un CD para que puedan ser obtenidos por otra
sucursal evitando el proceso de digitacin.
Para exportar un listado de artculos seleccione el documento a exportar
y presione el botn
, se abrir una ventana del explorador de
Windows para que guarde el archivo en la ubicacin que desee.
58
9.9 Obtener Artculos

brinda la opcin de ingresar artculos que provienen de otra
sucursal sin necesidad de digitar, para esto presione el botn
aparecer la siguiente pantalla:
Seleccione la opcin de ingreso entre:

59
Produccin,
Requisiciones,
Ingresos/Salidas.
Seleccione entre la lista el registro que desea ingresar, luego de doble clic
sobre este o presione la tecla Enter.
Tambin puede obtener los artculos a ingresar desde un disco externo como
un disquete, un CD presionando el botn
Seleccione el archivo a importar y presione el botn Importar. Finalmente

presione el botn
para ingresar los artculos sin tener que digitar.
9.10 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS.

Esta pantalla se asemeja a un Kardex en donde se detallan los movimientos
que ha tenido cada artculo a nivel general o por sucursal ya sea por
compras, ventas, ingresos o salidas. Para visualizar los movimientos de un
artculo debe seleccionarlo y luego presionar Enter.
La pantalla de Movimientos de Inventarios tambin permite generar
movimientos, para esto debe seleccionar el artculo y presionar el Nuevo
o <F9> e ingresar los datos que indica la pantalla.
60
9.11 PACKING LIST

Esta opcin se lo utiliza mas en el caso de las Florcolas
DESPACHOS
61
PACKINGLIST
62
9.12 CREACION DE PROVEEDORES

le permite llevar un registro de sus proveedores para poder
mantener un control exacto de las compras realizadas a determinado
proveedor y de la cantidad adeudada a cada uno de ellos.
Para agregar un proveedor vaya a: Ctas x Pagar Proveedores/Grupos
Proveedores. Aparecer la siguiente pantalla:
Nombres
C.I./RUC
FICHA PROVEEDORES
Cdigo con el que se identificar al
proveedor. Puede cambiarlo o dejar el
cdigo secuencial que genera el sistema.
SUPERMAXI
Es el nombre o razn social del proveedor.
1790016919001
Presione el botn
para escoger entre
Cod. Contable
2.1.02.01
Direccin
Av. Gral. Enrquez
Nmero
S/N
Telfonos
Fax
Texto en blanco
Texto en blanco
Cdigo
RUC o Cdula de Identidad del proveedor.

Se genera automticamente al haber
asignado una cuenta contable (Vea PLAN
DE
CUENTAS.
Del
captulo
CONTABILIDAD).
O Puede digitar la
cuenta que corresponde.
Direccin principal del local comercial del
proveedor.
Nmero de la direccin del local comercial
del proveedor.
Telfonos del proveedor.
Fax del proveedor.
63
E-Mail
Observacin
Texto en blanco
Texto en blanco
Grupo
Mayorista
Origen
Local
Contacto
Roberto Abad
Provincia
Pichincha
Ciudad
Quito
Zona
Norte
Direccin electrnica del proveedor.

Campo donde puede agregar cualquier tipo
de
observacin.
Agrupa al proveedor dentro de un grupo de
proveedores. Si desea crear un grupo de
proveedores sin salir de la pantalla de
proveedores, presione INS
sobre el
Cuadro de lista desplegable de Grupo. Para
crear
Grupos
de
Proveedores
vea
CREACION
DE
GRUPOS
DE
PROVEEDORES.
Presione el botn
para escoger el origen
del proveedor entre Local, Exterior,
Gasto, Servicio.
Nombre de la persona o representante de
la empresa proveedora que nos atiende o
realiza las ventas.
Nombre de la provincia en donde se
encuentra el local comercial del proveedor.
Para agregar una provincia presione INS
en el cuadro de lista desplegable
Provincia. Para crear Provincias vea
MANTENIMIENTO DE TABLAS
Nombre de la ciudad en donde se
encuentra el local comercial del proveedor.
Para agregar una ciudad presione INS en el
cuadro de lista desplegable Ciudad. Para
crear Ciudades vea MANTENIMIENTO DE
TABLAS
Nombre de la zona dentro de la ciudad en
donde se encuentra el local comercial del
proveedor. Para agregar una zona presione
INS en el cuadro de lista desplegable
Zona.
Para
crear
Zonas
vea
MANTENIMIENTO DE TABLAS
64
Forma de Pago
Das de Crdito
Lmite de Crdito
Contribuyente
Especial
Persona Natural
Nm.
Imprenta
Aut.
Nm. Autorizacin
Nm. De Serie
Rango Desde
Rango Hasta
Fecha de Caducidad
FICHA DATOS ADICINALES

CR
Dato Informativo que indica la forma en
la que se cancela al proveedor que puede
ser:
CH
Cheque
CR
Crdito
EF
Efectivo
ND
Nota de Dbito
30
Nmero de das que el proveedor brinda
de plazo para cumplir la deuda.
2000
Cantidad mxima que el proveedor nos
ofrece para realizar compras a crdito.
Indica que el proveedor es Contribuyente
Activado
Especial y por lo tanto no se le hacen
retenciones.
Desactivado Indica que el proveedor es una Personal
Natural al estar desactivado indica que es
una Persona Jurdica.
36418
Es el nmero que el SRI da a una
imprenta autorizada y consta en la
factura.
1102559923
Nmero de autorizacin para el libre
ejercicio comercial
009007
Es el nmero que antecede al nmero de
la factura.
1001
Nmero de factura con el que inicia el
talonario de facturas del proveedor.
1501
Nmero de factura con el que termina el
talonario de facturas del proveedor.
31/01/2006
Fecha en la que factura ya no tiene
validez.
65
FICHA LISTA DE PROVEEDORES

Permite visualizar los proveedores ingresados al sistema y los datos informativos
ms importantes.
9.13 CREACION DE GRUPOS DE PROVEEDORES

La creacin de grupos de proveedores le ayuda a clasificar a los proveedores de
acuerdo alguna caracterstica en comn. Para crear un Grupo de Proveedores
vaya a Ctas x Pagar Proveedores/Grupo de Proveedores o vea
MANTENIMIENTO DE TABLAS. Aparecer la siguiente pantalla:
Presione el botn
ubicar
Grupo
Proveedores.
hasta
de
Luego
presione Nuevo
o
<F9>
e ingrese en la
tabla el cdigo y la
descripcin
del
grupo.
Finalmente
presione
el
botn
Grabar
<F12>.
La
empresa
DESPENSA
posee
siguientes
grupos
proveedores.
- MAY
- MIN
o
LA
los
de
Mayorista
Minorista
66
9.14 COMPRAS/DEVOLUCIONES
La pantalla de compras le permite realizar el ingreso de la mercadera

adquirida a su proveedor incrementando automticamente su inventario,
tambin permite establecer la forma de pago de la compra; en el caso de
que la compra se realice a crdito puede fijar las cuotas y el plazo
concordado con el proveedor.
tambin le permite desde esta pantalla emitir las retenciones
que debe realizar a su proveedor.
Para explicar el manejo de esta pantalla vamos a ingresar la siguiente
factura:
67
AMAZON
FACTURA
COMISARIATO MAYORISTA
Aut.: S.R.I.: 1103131993
Lpez Rodrguez Guillermo Javier

RUC: 0916901267001
Av. Dcima s/n y Calle Malecn
Telfono: 042773671
Salinas Ecuador
Serie 001-001-
Fecha: 23/Octubre/05
No: 0024009
Ruc:0502411440001
Sr.(es): LA DESPENSA
Direccin: Melchor de Benavides 1-37 y Guayaquil
Telf:032801868
Forma de Pago: Crdito: entrada 20,oo USD y 2 pagos a 30 y 60 das
CANT.
DESCRIPCION
V/UNIT
V/TOTAL
40
COCA COLA
1.00
40.00
80
ATUN REAL
0.80
64.00
30
SHAMPOO SEDAL 400ML
1.20
36.00
10
CERA PARA PISOS POLIFLOR
1.80
18.00
10
JABN LIQUIDO LUX
1.00
10.00
50
LECHE LA FINCA
0.45
22.50
_____________
Firma Autorizada
_______________
Firma Cliente
Subtotal $
IVA 12%
IVA 0%
Total $
190.50
20.16
210.66
QUIJIA GALARZA DIANA ELIZABETH IMP. ANCON TELF 042785312 RUC 171231187501
AUTORIZACION 2443 20 BLOK 100X2 DEL 23801 AL 25800 IMPRESO EL 05-09-2005 VALIDO HASTA
SEPTIEMBRE 2006 ORIGINAL: ADQUIRIENTE COPIA AMARILLA: EMISOR
68
Para ingresar una compra presione el botn Nuevo
o <F9>.
Para su mejor comprensin dividiremos la compra en tres partes: Encabezado,

Detalle, Pie de compra izquierdo y Pie de compra derecho:
PEDIDOS
2
3
COMP
4
5
FACTU
PROVEEDOR
ASIENTO
ULT. COSTO
ENCABEZADO
Permite importar los datos creados en Pedidos a
Proveedores.
Dato del Sistema. Nmero secuencial generado
por el sistema; ste se incrementa cada vez que
se abre un nuevo documento para ingresar una
compra.
Caja de texto para ingresar el nmero de
comprobante de compra.
Nmero de Factura de Compra.
Indica que los clculos de costos se realice con el
mtodo de ltimo costo.
Cuadro de lista que permite escoger el proveedor
del cual se va a ingresar la compra. Presione INS
para crear un nuevo proveedor. Vea CREACION
DE PROVEEDORES
Dato del Sistema. Permite visualizar el nmero de
asiento con el que se registr la compra en
69
CONTABILIZACIN
9
10
FECHA FACTURA
FORMA DE PAGO
11
12
13
14
Cuadro de lista que permite escoger la forma de

pago con la que realizar la compra puede
escoger entre:
- Cheque
- Crdito
- Efectivo
- Nota de dbito
Comentario o nota que ingresa el usuario o
posteriormente genera el sistema.
Comentario o nota que ingresa el usuario.
Comentario o nota que ingresa el usuario.
ALMACEN
15
ARTICULO
16
HISTORIAL
Contabilidad.
Fecha en la que se realiz la transaccin contable
de la compra.
Fecha de emisin que indica la Factura.
CODIGO
ARTICULO
Cuadro de lista que permite elegir el almacn al

que ingresa la compra.
Dato del Sistema. Permite visualizar el nombre
del artculo o producto que se encuentra en el
detalle.
Historial de compras realizadas al proveedor
donde se indica el nmero de factura, la fecha de
contabilizacin, el total de la factura y la casilla de
verificacin de
pago que indica si la factura se
encuentra cancelada o no.
DETALLE
Teclas
Funcionales
HOME
O Permite ingresar el artculo a facturar.
INICIO
El sistema permite ingresar el artculo de
tres formas: Por el cdigo del artculo, por
el cdigo de barras o por su descripcin.
Para desplegar un listado de los artculos
que posee, presione la tecla HOME o
Inicio, o escriba cualquier carcter y
luego presione Enter.
Vea BUSQUEDA DE ARTICULOS
CANTIDAD
COSTO
UNIT
Permite digitar la cantidad de artculos que

ingresarn al inventario.
Permite ingresar el costo de los artculos.
Presione P para establecer los precios de
70
venta del artculo.
%DESC.
%IVA
TOTAL
Vea PRECIOS en este captulo, o PVP de

artculos del captulo INVENTARIOS
Permite
ingresar
el
porcentaje
de
descuento que su proveedor haya dado a
determinado artculo.
Permite modificar el porcentaje de IVA
entre 0% y el valor especificado en la
configuracin inicial del sistema.
Dato del sistema. Indica el total al
multiplicar la cantidad por el costo
unitario del artculo.
Para ampliar la informacin que se encuentra en el pie de compra ponemos como

ejemplo que el proveedor AMAZON da a la empresa LA DESPENSA tres descuentos
del 10%, 5% y 3% en todas sus compras y adicional cobra 1,00 dlar como recargo
de transporte por lo que el pie de factura posee los siguientes datos.
Para explicar los valores que se indican en el grfico anterior se indica en la

siguiente tabla de donde se obtienen dichos valores:
1
2
Dscto 1
Pie de compra izquierdo

Teclas Funcionales
(Shift + 7 )
Cuadro de texto para ingresar el primer
descuento que ser asignado a toda la factura.
Dato del sistema que indica la cantidad en
dlares del primer descuento ingresado.
71
Dscto 2
(Shift + 7 )
Cuadro de texto para ingresar el segundo

dlares del segundo descuento ingresado.
Dscto 3
(Shift + 7 )
Cuadro de texto para ingresar el tercer
dlares del tercer descuento ingresado.
NOTA: El porcentaje puede ser ingresado tanto en dlares como en porcentaje. Para
ingresar el descuento en porcentaje ingrese nicamente el valor para ingresar en
dlares ingrese la cantidad y luego presione la tecla / (Shift + 7 ) para
transformarlo a porcentaje.
Dato del sistema. Sumatoria en dlares de
todos los descuentos realizados
Dato del sistema. Indica el subtotal con IVA.
4
5
6
8
9
10
Dato del sistema. Indica el subtotal sin IVA.

Dato del sistema. Sumatoria del subtotal con
IVA y del subtotal sin IVA.
11
12
13
IVA
14
15
Total Fact
16
ICE2
17
Desglosar
18
Flete
ICE1
Descuentos
Casilla de verificacin
que al activarla
permite modificar la caja de texto del IVA
(numeral 12).
Indica el valor del IVA.
Valor en dlares que se aumenta al total
(numeral 14) de la factura por concepto de
transporte.
Valor total de la factura.
Dato del sistema que indica el valor del ICE
segn el porcentaje que se haya indicado en la
creacin del artculo.
Dato del sistema que indica el valor del ICE
segn el porcentaje que se haya indicado en la
creacin del artculo.
Los artculos de ciertas facturas ya incluyen el
IVA en el detalle. El sistema le permite
desglosar el IVA nicamente presionando el
botn
para que no lo
manualmente.
Al presionar este botn vuelve al valor
todos los descuentos ingresados en el
de la factura o en la caja de texto del
descuento (numeral 1)
realice
de 0%
detalle
primer
72
Ret Nro.
Tipo
Ret Fuente
Ret IVA
7
8
9
10
Presione el botn
para escoger el tipo de
retencin que se va a aplicar.
Al seleccionar el tipo de transaccin que se
va a realizar, este campo automticamente
indica el porcentaje que se debe retener.
Este campo tambin puede ser modificado
por el usuario.
que al activarla
permite modificar la caja de texto del valor
en dlares de la retencin en la fuente
(numeral 5).
Indica el valor en dlares de la retencin
en la fuente.
5
6
Pie de compra derecha

Teclas
Funcionales
Permite ingresar el nmero del documento
de retencin que se entrega al proveedor.
A pagar
# tems
Presione el botn
para escoger
porcentaje de retencin al IVA.
el
que al activarla
permite modificar la caja de texto del valor
en dlares de la retencin al IVA (numeral
8).
Indica el valor en dlares de la retencin al
IVA.
Valor a cancelar de la factura.
Dato del Sistema. Suma la cantidad de los
artculos adquiridos en total.
Para grabar la compra presione el botn Grabar

o <F12>. La pantalla
que aparece indica un resumen de la compra. Donde debe escoger a que
cuenta va a afectar esa compra ya sea a CAJA si es en efectivo o BANCOS si
pagan con cheque. Y el plazo en das si se ha realizado la compra a credito.
Para confirmarlos presione el botn
para volver a la pantalla de compras.
73
Al presionar el botn
el sistema automticamente ingresa los
artculos al Inventario confirmndolos en un resumen de actualizaciones con la
siguiente pantalla:
74
9.14.1
BUSQUEDA DE ARTICULOS
le presenta este listado de artculos para que pueda seleccionar

algn artculo. Opte entre
Cdigo o
Descripcin para establecer el
modo de la bsqueda. Fnix le permite hacer aun ms sencilla su bsqueda
presionando el botn
El botn
le indica una pantalla en la que puede verificar la
existencia de determinado artculo por cada almacn.
75
9.14.2
PRECIOS POR ARTCULO
Permite cambiar los precios de venta desde que ingresa la

compra sin necesidad de ir a la pantalla de Actualizacin de PVP de
Artculos.
Puede cambiar los precios de venta A, B o C de un artculo tanto en dlares

como en porcentaje; para ingresar el cambio de precios en dlares
nicamente ingrese el nuevo valor y para ingresar el cambio en porcentaje
ingrese la cantidad y la tecla % (SHIFT 5),finalmente presione
para guardar los cambios o
9.14.3
para descartarlos.
RETENCIONES
Para poder acceder a esta pantalla presione el botn

76
que se encuentra dentro de la ventana

Compras / Devoluciones.
9.14.4
IMPRESION DE RETENCIONES
77
Para imprimir los comprobantes de retencin debe dar clic derecho en el

botn
y escoger la opcin de Comprobante Retencin. Finalmente
de clic el botn
para aceptar la impresin.
VISTA PRELIMINAR DEL COMPROBANTE DE LA RETENCIN
9.14.5
DETALLE DE PAGOS A CREDITOS
Cuando la compra ha sido realizada con forma de pago a Crdito puede

fijar tambin las cuotas y los plazos establecidos con sus clientes para eso
presione el botn
o la tecla <F2> se desplegar la siguiente pantalla:
Tabla para Pagos por Cuotas

78
Emisin
23/10/2005
Plazo
60
Pagos
Vence
Inters
2
22/12/2005
Texto
desactivado
169.11
20
149.11
Monto Total
% Entrada
Saldo
Tabla
Cuotas
Total a Pagar
Dato del Sistema. Fecha de contabilizacin de

la compra.
Nmero de das que se tiene de plazo para
cancelar la deuda.
Nmero de pagos para cancelar la deuda.
Dato del Sistema. Indica el ltimo da de pago.
til en Facturacin.
Valor a cancelar de la factura.

Valor en dlares de la entrada.
Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar de
la factura restando el valor de la entrada.
Permite cambiar el nmero de das, la fecha o el valor a pagar en
las cuotas y adems agregar algn comentario.
74.56
Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar
por cada cuota.
169.11
Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar
por toda la deuda.
Para aceptar presione el botn

descartar los cambios.
9.14.6
para
PEDIDOS A PROVEEDORES
Permite realizar pedidos a sus proveedores para que luego

puedan ser ingresados como una compra. Para ingresar pedidos vaya a
Inventarios Pedidos Proveedores.
Cuando ingrese pedidos que realiza a su proveedor al sistema, puede
fcilmente importar ese pedido a la pantalla de compras y as evitar la
digitacin de la factura de compra.
Para ingresar un pedido presione el Nuevo
o <F9> e ingrese los datos
del pedido finalmente para grabar presione Grabar
o <F12>.
79
Para ingresar un pedido como compra en la pantalla de compras elija un

proveedor y presione el botn Nuevo
o <F9>. Posteriormente presione
el botn
donde aparece una pantalla con un listado de pedidos,
seleccione el que desea dando doble clic sobre el pedido que requiere,
automticamente se llenar la pantalla de compra con los datos del pedido.
De doble clic sobre el pedido que requiere, automticamente se llenar la

pantalla de compra con los datos de pedido.
80
Tome en cuenta que ningn pedido genera movimientos de inventarios ni

cuentas por pagar al proveedor.
9.14.7
DUPLICAR COMPRA
es una herramienta que brinda grandes facilidades a sus

usuarios para agilizar su trabajo. Duplicar la Compra le permite buscar una
factura de compra ya ingresada para copiarla y crearla como una nueva
compra. Para copiar una factura de compra debe seleccionar el proveedor y
presionar el botn Nuevo
o <F9>, posteriormente presione el botn
aparecer la siguiente pantalla:
Si la factura que busca para copiarla no se encuentra en la pantalla, presione

el botn
realizadas:
para que pueda buscarla dentro de las compras
81
Finalmente presione el botn
para copiar la factura.
9.14.8 DEVOLUCIONES DE UNA COMPRA

Las Devoluciones de una compra le permite devolver la mercadera adquirida
a su proveedor y reducir del inventario los artculos adquiridos sin necesidad
de realizar algn movimiento de salida. Cuando se realiza una devolucin de
compra, el sistema genera automticamente un descuento por devolucin de
compra que se resta de saldo de la deuda de la factura de compra.
Para aclarar como realizar una devolucin se realiza el siguiente ejemplo.
Se registra en el sistema con fecha 8 de noviembre de 2005 la factura No.
00100123810 por la adquisicin de 2 pares de zapatos talla 25 color negro
por un valor unitario de 7 dlares + IVA, el valor total de la factura es de
15.65 dlares y la forma de pago es a crdito con 15 das de plazo. El
administrador verifica que el estado del calzado es malo por lo que realiza la
devolucin total de la compra.
Para realizar la devolucin seleccione al proveedor y la factura, luego
presione el botn
y ingrese los artculos con sus respectivas cantidades
a devolver. El proceso es similar a realizar una compra la diferencia es que
las cantidades y el saldo son negativos.
82
Si todo esta realizado

Actualizaciones.
correctamente
le
aparecer
el
resumen
de
Caso contrario le aparecer el siguiente mensaje donde Ud. Analizara que es

lo que sucede para realizar la devolucin de la compra
83
9.15 CUENTAS POR PAGAR

le permite mantener un control permanente sobre las deudas
que usted posee con sus proveedores.
El sistema le ayuda a encontrar con facilidad las facturas no canceladas, las
mismas que se hallan identificadas de color rojo, y le indica el total de la
deuda que tiene con determinado proveedor. Adems podr visualizar un
detalle de los pagos de cada uno de los documentos de compra que haya
realizado.
9.15.1
Movimientos Cuentas por Pagar
Para ver sus cuentas por pagar vaya a Cuentas por Pagar Movimientos
de cuentas por pagar o presione las teclas CTRL + F8 sucesivamente.
La pantalla posee en su parte central izquierda un Historial de Pagos que
indica los documentos de compra que posea con el Proveedor seleccionado y
el saldo actual de la deuda. Para ver las facturas con saldo cero es decir las
facturas canceladas presione la casilla de verificacin
Fact Pag.
En la parte central derecha se encuentra un detalle de pagos por
documento que al ubicarse sobre alguno de estos en la parte inferior de la
pantalla se puede ver con mayor detalle como han sido realizados los pagos.
Para ingresar un pago en primer lugar debe seleccionar el proveedor y el
documento de compra para realizar el pago, luego presione el botn Nuevo
o <F9>.
En el caso de la empresa LA DESPENSA se va a realizar el pago al
proveedor AMAZON de la factura 0010010024009 con un valor de 100
dlares pagaderos con cheque del banco del pichincha nmero 172.
84
Origen
Tipo
MOVIMIENTOS
Cuenta por
Pagar
Abono
DE CUENTAS POR PAGAR

Dato del sistema. Indica donde fue originado
el pago.
Presione el botn
pago que se va a realizar.
Seleccione las siguientes opciones si va a:
Abono
Cancelacin
Factura
Realizar un pago parcial de la deuda.

Realizar un pago total de la deuda.
Crear una factura e ingresar el saldo
sin movimientos de artculos que
afecten el inventario.
Crdito RIR
Pagar los impuestos de ley.
Devolucin
Permite realizar un movimiento por

devolucin para disminuir la deuda
Realizar
un
pago
con
cheque
posfechado.
Cheques
Posfechados
Notas de dbito
Notas de crdito
Documento
C000000016
Referencia
0010010024009
Permite realizar una nota de dbito

para aumentar la deuda ya sea por
mora, intereses, multas, etc.
Permite realizar una nota de crdito
para disminuir la deuda ya sea por
pronto pago, cliente frecuente o por
los motivos que el usuario considere.
Dato del sistema o del usuario para identificar

el pago.
Nmero del documento del que se est
85
Emisin
Vence
Asiento
Contable
Concepto
23/10/2005
22/12/2005
Observacin
CP00000008
Importe
Forma
Pago
100,oo
Cheque
FC # 00100100
de
Pago Mltiple
No. Pago
172
realizando el pago.
Fecha en la que se realiza el pago.
Fecha en la que se vence el pago.
Nmero con el que se registra el movimiento
en el mdulo de contabilidad.
Dato del Sistema o del usuario con una
sntesis del pago.
Dato del Sistema o del usuario con un detalle
del pago.
Valor en dlares del pago.
Permite escoger la forma de pago entre:
cheque, efectivo y nota de dbito.
Indica el nmero de pago mltiple, en el caso
de que el pago fue realizado en el mdulo de
Pagos Mltiples.
Indica el nmero de documento de pago por
ejemplo el nmero de cheque o el nmero de
recibo.
Finalmente presione el botn Grabar
o <F12>. Aparecer una pantalla
de confirmacin, si est de acuerdo con el pago presione

caso contrario
9.15.2
Pagos Mltiples
le proporciona una opcin muy til en casos de que usted adeude

a su proveedor varias facturas. A travs de la pantalla de Pagos Mltiples,
usted puede realizar en un solo movimiento varias cancelaciones, ya sea
cancelando desde las facturas ms antiguas hasta las ms recientes o como
crea conveniente realizar sus pagos.
Para acceder a la pantalla de pagos mltiples vaya a Cuentas por Pagar

Pagos Mltiples.
Para comprender de mejor manera el funcionamiento de la pantalla de pagos
mltiples se realizarn las siguientes compras al proveedor AMAZON.
86
Con fecha 10 de noviembre de 2005 llega la factura no. 0010010024011 por

134,40 dlares con la que se adquiere 60 unidades de desodorante nivea para
mujer con un costo de 2,oo dlares. La forma de pago es a crdito con 30 das
de plazo. Se realizan las retenciones del 1% a la fuente y del 30% al IVA.
Valor de la factura a cancelar 128,88 dlares.
Con fecha 15 de noviembre de 2005 llega la factura no. 0010010024015 por
119,95 dlares con la que se adquiere 30 galones de cera para pisos coliflor
con un costo de 1,71 dlares y 60 unidades de jabn lquido LUX con un costo
de 0.93 dlares. La forma de pago es a crdito con 30 das de plazo. Se
realizan las retenciones del 1% a la fuente y del 30% al IVA.
Valor de la factura a cancelar 115,03 dlares.
En total la empresa LA DESPENSA debe al proveedor AMAZON 313.02 dlares,
incluyendo la deuda de 69,11 dlares de la factura no. 0010010024009. Con
el proveedor AMAZON se llega al acuerdo de cancelar 200,oo dlares de la
siguiente manera: Cancelacin total de la factura 0010010024009, 50 dlares
a la factura 0010010024015 y el saldo restante a la factura 001001002401.
Para realizar un pago mltiple seleccionamos al proveedor al cual vamos
realizar el pago, junto a cada proveedor podemos visualizar el saldo total que
le adeuda y en la parte inferior se listan los pagos mltiples que poseea con
sus respectivos detalles.
De acuerdo a la informacin del ejemplo llenaremos la pantalla de pagos
mltiples con los siguientes datos:
87
Unico
Tipo
PAGOS MULTIPLES
M0000000007
Dato del Sistema.
Abono
Presione el botn

pago que se va a realizar.
Seleccione las siguientes opciones si va a:
Abono
Realizar un pago parcial de la deuda.
Crdito RIR
Pagar los impuestos de ley.
Devolucin
Cheques
Posfechados
Notas
crdito
Realizar
un
posfechado.
de
pago
con
cheque
Permite realizar una nota de crdito

para disminuir la deuda ya sea por
pronto pago, cliente frecuente o por los
motivos que el usuario considere.
Forma Pago
Cheque
Permite escoger la forma de pago entre:

cheque, depsito, efectivo, nota de dbito y
tarjeta de crdito.
Emisin
Vence
10/11/05
10/11/05
Documento
173
Fecha en la que se realiza el pago

Fecha en la que se vence el pago, til si el
pago se realiz con cheque posfechado.
Nmero de documento con el que se cancela
la deuda.
Referencia
Concepto
Importe
Ab. documento
173
200,oo
Saldo
0,oo
No. Pago
Dato de referencia que ingresa el usuario

Detalle acerca del pago
Valor a cancelar por la deuda total. Por lo
general este importe debe ser igual o menor a
la deuda pero en el caso de ser mayor el
sistema genera automticamente una nota de
crdito a favor de la empresa.
Dato del sistema. Indica el saldo que queda
del importe mientras se cancela las deudas.
Indica el nmero de documento de pago por
ejemplo el nmero de cheque o el nmero de
recibo.
Asignacin automtica
Traslada los datos ingresados en Importe, Referencia y Concepto
a los campos correspondientes en la tabla. El importe se reparte
tomando en cuenta la antigedad de las facturas.
Traslada el valor ingresado en Importe al campo correspondiente
en la tabla. El importe se reparte tomando en cuenta la
antigedad de las facturas.
Traslada los datos ingresados en Referencia al campo
correspondiente en la tabla. Este dato ser el mismo para todas
las facturas existentes.
Traslada los datos ingresados en Concepto al campo
correspondiente en la tabla. Este dato ser el mismo para las
88
facturas existentes.
Tabla
Importe
Referencia
Concepto
Permite ingresar el valor que se abonar por cada factura.

Presione la tecla Barra Espaciadora para copiar el saldo de la
factura o para asignar el saldo que resta del importe asignado.
Permite ingresar un dato como referencia para cada una de las
facturas
Permite ingresar el valor que se abonar para cada una de las
facturas
Finalmente presione el botn Grabar
o <F12>. Aparecer una pantalla
de confirmacin, si est de acuerdo con el pago presione

caso contrario
10FACTURACION
10.1 CREACION DE CLIENTES
Los clientes son las personas naturales o jurdicas que hacen uso del bien o
servicio que ofrece su empresa. El tener una base de datos de sus clientes le
ayudar a tener organizado sus contactos y datos personales.
Para agregar un cliente vaya a: Ctas x Cobrar Clientes/Grupos
Clientes. Aparecer la siguiente pantalla:
89
FICHA GENERAL
Cdigo con el que se identificar al cliente.
Puede cambiarlo o dejar el cdigo secuencial
que genera el sistema.
Mariela Tapia
Es el nombre o razn social del cliente.
0502411440001 Presione el botn
para escoger entre RUC o
Cdigo
0502411440
Nombres
C.I./RUC
Cod. Contable
1.1.03.01
Direccin
Melchor
Benavides
Telfonos
Fax
Grupo
032801868
Texto en blanco
Texto en blanco
Vendedor
Texto en blanco
Contacto
Texto en blanco
Fecha
Creacin
Provincia
de
Texto
Deshabilitado
Cotopaxi
de
Cdula de Identidad del proveedor.

Se genera automticamente al haber asignado
una cuenta contable (Vea
PLAN DE
CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). O
Puede digitar la cuenta que corresponde.
Direccin del domicilio o local comercial donde
se encuentra el cliente.
Telfonos para ubicar al cliente.
Fax del cliente.
Agrupa al cliente dentro de un grupo de
clientes. Si desea crear un grupo de clientes
sin salir de la pantalla de clientes, presione
INS sobre el Cuadro de lista desplegable de
Grupo. Para crear Grupos de Clientes vea
CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES.
Nombre del vendedor que realizar las ventas
al cliente.
Nombre de alguna persona con la que
podemos negociar.
Fecha con la que se registra la creacin del
Cliente.
Nombre de la provincia en donde radica o se
encuentra el local comercial del cliente. Para
90
Ciudad
Latacunga
Zona
Centro
Cdigo
Nombres
Tipo de Cliente
Tipo de Precio
Forma de Pago
Das Crdito
agregar una provincia presione INS en el

cuadro de lista desplegable Provincia. Para
crear Provincias vea MANTENIMIENTO DE
TABLAS
Nombre de la ciudad en donde radica o se
encuentra el local comercial del cliente. Para
agregar una ciudad presione INS en el cuadro
de lista desplegable Ciudad. Para crear
Ciudades vea MANTENIMIENTO DE TABLAS
Nombre de la zona dentro de la ciudad en
donde radica o se encuentra el local comercial
del proveedor. Para agregar una zona presione
INS en el cuadro de lista desplegable Zona.
Para crear Zonas vea MANTENIMIENTO DE
TABLAS
FICHA ADICIONALES
2
Texto deshabilitado, cdigo
ingresado
en
la
ficha
General.
Martha Fernandez
Texto deshabilitado, cdigo
ingresado
en
la
ficha
General.
A
Calificacin de la A a la F que
se le asigna al cliente segn
el cumplimiento de sus
obligaciones.
A
Tipo de Precio A, B o C con el
que se le expende los
productos.
EF
Forma de pago con el que el
cliente paga compras.
30
Nmero de das que se le
91
Lmite de Crdito
2000
Cupo adicional
500
Fecha de Nacimiento
16/01/1980
E-mail
prueba@hotmail.com
Bloqueado
Desactivado
Desbloqueo Temp
Desactivado
No Vencido
Desactivado
Crdito solo con entrada
Desactivado
Solo de contado
Desactivado
Excento de IVA
Desactivado
Contribuyente Especial
Desactivado
Agente de Retensin
Desactivado
Artculos sin
del Vendedor
Desactivado
restriccin
otorga al cliente como plazo

para cancelar sus deudas.
Cantidad mxima que el
cliente puede obtener como
crdito.
Cantidad adicional que se
otorga al cliente si excede el
cupo de crdito.
Fecha de nacimiento del
cliente.
Direccin
electrnica
del
cliente.
Al activar este casillero el
sistema
impide
que
se
realice ventas al cliente.
Cuando se lo activa se puede
poner en el casillero blanco
un comentario indicando el
motivo por el cual a sido
bloqueado el cliente.
sistema permite que el
cliente realice una ltima
compra.
Al activar el casillero el
cliente pueda realizar una
compra a crdito con la
condicin de que deje una
entrada.
Al activar el casillero el
cliente realice sus compras
solo de contado y no a
crdito.
sistema permite
sistema.
92
%Comisin
A,B,C
de
Ventas
OTROS
Texto en Blanco
Porcentaje de comisin por ventas

que se le asigna al vendedor por
las ventas realizadas segn el
precio.
% Descuento
Texto en Blanco
Porcentaje de descuento que se le
asigna al cliente en sus compras.
Precio % sobre costo
Texto en Blanco
Establece un porcentaje que ser
sumado al costo del producto,
haciendo caso omiso al porcentaje
establecido en la asignacin de
PVP del Artculo.
Precio % sobre precio
Texto en Blanco
Establece un porcentaje que ser
sumado al precio del producto sea
ste A, B o C; haciendo caso
omiso al porcentaje establecido en
la asignacin de PVP del Artculo
NOTA: Slo puede ingresar datos en uno de los dos tipos de porcentaje, el sistema
impide que ingrese en ambos.
93
ACTIVIDAD/TRANSPORTE
Ruta
Ruta 01
Frecuencia
Frecuencia 0001
Tipo de Local
Consumidor final
Tipo de Actividad
Texto en Blanco
Nombre del Transportista
Texto en Blanco
NOTA: Estas opciones son tiles en el caso de que su negocio entregue
productos a domicilio
OBSERVACION
Campo tipo memo donde se puede ingresar informacin adicional acerca del cliente.
94
FICHA HISTORICO
Al momento esta opcin se encuentra en desarrollo y pretende convertirse en un
resumen de las compras realizadas por el cliente para analizar su volumen de
compras y el cumplimiento con sus obligaciones.
FICHA LISTA DE CLIENTES

Permite visualizar los proveedores ingresados al sistema y los datos informativos
ms importantes.
95
10.2 CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES

La creacin de grupos de clientes le ayuda a clasificar a los clientes de acuerdo
alguna caracterstica en comn. Para crear un Grupo de Clientes vaya a Ctas
x Cobrar Clientes/Grupo de Clientes o vea MANTENIMIENTO DE
TABLAS. Aparecer la siguiente pantalla:
Presione el botn
hasta ubicar
Grupo de Clientes. Luego
presione Nuevo
o <F9> e
ingrese en la tabla el cdigo y la
descripcin del grupo. Finalmente
presione el botn Grabar
<F12>.
10.3 .
ASIGNAR
PRECIOS
PARA
CLIENTES
Debido a que ciertas empresas
expenden sus productos con
precios preferenciales a sus
clientes que no se encuentran entre los rangos de los precios A, B o C
le permite asignar precios especiales a los artculos dependiendo
del cliente, para esto debe ingresar a la pantalla de Creacin de Clientes en
Ctas x Cobrar Clientes/Grupos Clientes. Seleccione cliente al que le
va a asignar los precios especiales y luego presione el botn
. Aparecer la siguiente pantalla:
96
10.4 FACTURAS DE CLIENTES

Las facturas a clientes permiten realizar ventas seleccionando um determinado
cliente al que se le puede otorgar credito por sus compras.
Para acceder a la pantalla de Facturacin a Clientes vaya a Facturacin
Facturas a Clientes o presione las teclas CTRL + F1 simultneamente.
Para realizar una venta presione el botn Nuevo
O <F9>.
El sistema le pedir que ingrese una clave de identificacin por cada factura que realice.
nicamente um facturador previamente asignado podra disponer de este mdulo y actuar de
acuerdo a los permisos otorgados. Para crear um facturados vea Vendedores y
Facturadores.
Si la clave no es correcta aparece el siguiente mensaje:
Si ingresa todo correctamente le aparecer la ventana de Facturas / Devolucin
97
Para explicar la pantalla de facturacin se realiza el siguiente ejemplo :

Con fecha 15/11/2005 la empresa LA DESPENSA realiza la siguiente venta a la ra. Martha
Fernandez
2 Litros de leche la Finca precio asignado al cliente 0.48. centavos.
1 Lata de atn real precio C 0.90 centavos + IVA
1 Coca cola precio A 0.96 centavos + IVA.
Total de la venta 3.14 dlares.
Para su mejor comprensin dividiremos la factura en trs partes : Encabezado izquierdo,

encabezado derecho, detalle, pie de compra izquierdo y pie de compra derecho.
98
ENCABEZADO DERECHO
ENCABEZADO DERECHO
TIPO
DE Nos permite escoger los que va a realizar ya
DOCUMENTO
sea una factura o nota de venta.
Serie No. :
Nos permite ingresar la serie con el numero
de la factura que se va a imprimir.
Sequen :
Secuencia de la numeracin de facturas. Para
configurar
la
numeracin
vea
CONFIGURANDO MI EMPRESA.
Nos indica el numero de asiento contable que
Asiento:
genera el sistema con el numero puede
consultar en Asientos pendientes en el
mdulo de CONTABILIDAD ASIENTOS
PENDIENTES.
Clientes Varios
Cuadro de lista que permite escoger a un
cliente. Presione el botn

para desplegar
la lista de clientes. Presiones INS para crear
un nuevo cliente. Vea CREACIN DE
CLIENTES
Botn de ingreso para Notificaciones
Botn de ingreso para Abonar
Botn de ingreso para Consultar Cuotas
1
2
3
HISTORIAL
FACTURA
EMISION
TOTAL
PAG
Numero de la factura de venta. Presione las

teclas Shift + C para visualizar las cuotas de
pago.
Fecha de emisin de la factura
Valor total de la factura
que al estar
activada indica que la factura ya ha sido
cancelada en su totalidad.
NOTIFCACIONES .- Al presionar este botn le aparecer la siguiente pantalla
99
Al presionar Nuevo o <F9> le aparecer la ventana de Parmetro donde se debe escoger

el vendedor que realizo la venta al cliente
Y le permitir ingresar la fecha, el numero de la cuota, el valor de la cuota, si le va a cobrar

algn inters, si ya esta cobrado se le activa el casillero de cobrado el tipo y la fecha de
cobro.
100
le permite realizar un abono de una cuota.
Le permite consultar las cuotas y tambien le permite abonar
Cuando se ingresa un precio de venta menor al que se estableci en la creacin del articulo
aparecer el siguiente mensaje.
101
10.5 PUNTO DE VENTA

10.6 FACTURACION INCLUIDO IVA
10.6.1
Facturacin Punto de Venta
10.6.2
Punto de Venta
10.7 NOTAS DE ENTREGA

10.8 CONSULTA DE ARTCULOS
10.9 PEDIDOS
10.10 PROFORMAS
10.11 IMPRESIN DE FACTURAS
10.12 CUENTAS POR COBRAR
10.12.1
Movimientos Cuentas por Cobrar
10.12.2
Cobros Mltiples
11 . CREACION DE CAJAS
102
Una caja es el lugar (lgico, no tangible dentro del sistema) donde se registra las
transacciones financieras realizadas por compra o venta de mercadera, as como
los gastos en los que incurre la empresa. A caja puede ingresar tanto dinero en
efectivo como en cheques.
La empresa LA DESPENSA maneja dos cajas: caja chica y caja cheques
posfechados.
Para crear estas cajas en el sistema vaya a: Tesorera Caja Cuentas de
Cajas, donde aparecer la siguiente pantalla.
k.o. Caja
Caja
Descripcin
k.o..
Contable
Control
Saldo
Caja Activa
FICHA CAJA
Cdigo con el que se identificar la caja.
secuencial que genera el sistema.
Caja Chica
Nombre de la caja con la que su empresa
va a trabajar.
Registra Movimientos en Corta descripcin de lo que registrar su
Efectivo y Cheque
caja.
1.1.02.01
asignado una cuenta contable (Vea
CONTABILIDAD). O Puede digitar la
Controla que el saldo de la caja no tenga
Activado
saldo negativo.
Indica que la caja que cre se encuentra
Activado
activa y podr registrar movimientos.
4
103
Saldo
Texto desactivado
Cuadro de texto en donde se visualizar

el saldo actual en caja.
o <F12>.
Cree una caja para registrar los cheques posfechados, esto con el fin de no
unir el saldo actual que posee en efectivo o en cheques al da con el saldo
que dispone en cheques posfechados.
FICHA LISTA DE CAJAS

Permite visualizar las cajas ingresadas al sistema.
11.1 MOVIMIENTOS DE CAJA

En esta pantalla usted puede averiguar el saldo con el que cuenta la
empresa al momento en cajas, adems podr visualizar en detalle las
transacciones que hayan involucrado movimientos cancelados en efectivo o
en cheques recibidos.
104
El primer movimiento que se genera en cajas es el ingreso del saldo actual

que posee la empresa en cajas, este dato se respalda con el dinero en
efectivo y cheques con que cuenta la empresa y se registra en un
documento de ingreso.
Movimientos de Caja
Caja
Caja Chica
Fecha
Origen
31/10/05
Dato del sistema
Tipo
Ingreso
Doc. Org.
Dato del sistema.
Refer:
Dato del sistema.
Asiento
Dato del sistema.
Importe
650
Presione el botn
para seleccionar la
caja en la que va realizar el movimiento.
Fecha en la que se registra el movimiento.
Indica el lugar en el que se realiz el
movimiento.
Presione el botn
para seleccionar el
tipo de movimiento entre:
- Ingreso
- Egreso
Es el nmero de documento del lugar
donde se origin.
Nmero interno del sistema o dato
referencial que el usuario ingresa.
Es el nmero de asiento con el que se
registra el movimiento en contabilidad.
Valor en dlares del movimiento a realizar.
105
Pago
Efectivo
No. Doc.
RC-0000007
Concepto
Beneficiario
SALDO INICIAL
Texto en blanco
Saldo
Dato del sistema.
Depsito
Fecha
Depsito
Banco
de
Presione el botn
para seleccionar el
tipo de pago entre:
- Cheque
- Efectivo
- Tarjeta de Crdito
Dato del sistema.

Dato del sistema.
Nmero de documento con el que se

registra el movimiento.
Detalle acerca del movimiento.
Nombre de la persona de la cual se recibe
o entrega dinero.
Saldo con el que se cuenta al momento en
cajas.
Datos informativos para conocer los datos
del depsito del dinero en cajas.
Dato del sistema.
11.2 ARQUEO DE CAJA

11.3 FLUJO DE CAJA
11.3.1
Rubros de caja
11.3.2
Flujo de caja
106
12. CREACION DE BANCOS

le brida la posibilidad de tener un control sobre el movimiento
de los fondos que la empresa realiza en las Instituciones Bancarias con las
que trabaja.
La empresa LA DESPENSA trabaja con el banco del Pichincha y posee una
cuenta corriente con el nmero 328956789.
Para crear este banco en el sistema vaya a: Tesorera Bancos
Cuentas Bancarias, donde aparecer la siguiente pantalla.
107
Cod. Banco
Banco
FICHA BANCOS
2
Cdigo con el que se identificar el banco.
secuencial que genera el sistema.
Banco
del Nombre del banco con el que su empresa
Pichincha
trabaja.
No. Cuenta
Direccin
328956789
Calle Quito y
Peatonal Padre
Salcedo
Telfonos
Sec. Nro. CH.
022999999
168
Contacto
Agencia
Activo
Mara Ruiz
Matriz
Cod. Contable
1.1.01.01
Saldo
Texto
desactivado
Activado
Nmero de Cuenta del Banco

Direccin del Banco.
Secuencia del nmero de cheque que

contina en su chequera.
Nombre del oficial de crdito del Banco.
Indica que el banco que cre se
encuentra activo y podr registrar
movimientos.
asignado una cuenta contable (Vea
CONTABILIDAD). O Puede digitar la
Cuadro de texto en donde se visualizar
el saldo actual en su cuenta bancaria.
108
o <F12>.
FICHA LISTA DE BANCOS

Permite visualizar los bancos ingresadas al sistema.
12.1 MOVIMIENTOS BANCARIOS

En esta pantalla usted puede averiguar el saldo con el que cuenta, adems
podr visualizar en detalle las transacciones que hayan involucrado
movimientos en su Banco como depsitos o cheques girados.
El primer movimiento que se genera en bancos es el ingreso del saldo actual
que posee la empresa, este dato se respalda con el estado de cuenta que
emite la Institucin Bancaria.
Para el ejemplo de la empresa LA DESPENSA se conoce que el saldo al 31
de octubre de 2005 es de 1200 dlares, para ingresar este dato vaya a:
Tesorera Bancos Movimientos Bancarios
109
Banco
Fecha
Transaccin
No. Doc.
Importe
Concepto
Beneficiario
Asiento
Saldo
Origen
Tipo
Movimientos Bancarios
Banco del Pichincha
Presione el botn
para seleccionar el
banco del cual va a realizar el movimiento.
31/10/05
Fecha en la que se registra el movimiento.
Nota de Crdito
Presione el botn
para seleccionar el
tipo de movimiento entre:
- Cheque
- Depsito
- Nota de Crdito
- Nota de Dbito
NC01
registra el movimiento.
1200
Valor en dlares del movimiento a realizar.
SALDO INICIAL
Texto en blanco
Este dato se llena para imprimir el nombre
de la persona o empresa a la que se
emitir el cheque.
Dato del sistema.
Es el nmero de asiento con el que se
registra el movimiento en contabilidad.
Dato del sistema.
Saldo con el que se cuenta al momento en
libro bancos del Sistema.
Dato del sistema.
Indica el lugar en donde se origin el
movimiento.
Dato del sistema.
Indica el tipo de pago que se realiz.
- Abono
- Cancelacin
110
Doc. Org.
Dato del sistema.
Refer:
Dato del sistema.
Es el nmero de documento del lugar

donde se origin.
12.2 IMPRESIN DE CHEQUES

Para imprimir cheques se debe escoger de entre la lista de movimientos
bancarios el cheque a imprimir y dar clic derecho en el botn
para escoger
las opciones de: Cheque, Comprobante o ambas a la vez; de igual manera
puede seleccionar las opciones de impresin a pantalla, a impresora o
imprimir al grabar. Finalmente de clic el botn
para aceptar la impresin.
VISTA PRELIMINAR DEL CHEQUE
12.3 CONCILIACION BANCARIA

La conciliacin bancaria consiste en cuadrar el libro bancos con el estado de cuenta
que emite el banco ya sea en cuenta corriente o libreta de ahorros.
111
Para poder realizar la Conciliacin Bancaria debemos ingresar en Tesorera

Bancos Conciliacin Bancaria.
Primero se debe escoger el banco que desea realizar la conciliacin, presionar

Nuevo
y poner la fecha de conciliacin que por lo general se pondr la fecha del
ltimo da del mes
Al momento de indicar la fecha para la conciliacin en la parte derecha de la

ventana aparecer una lista de movimientos que estn pendientes de el mes
anterior que debe constar ya en el prximo estado de cta. de la siguiente manera :
112
En el cual se ira comparando con el estado de cuenta o libreta de ahorros los datos
del libro bancos y se ir activando el casillero de verificacin de las transacciones
que consten en el estado de cuenta. En el caso de tener Notas de Crdito o Notas
de Debito estas deben ser ingresadas primero en el sistema por Tesorera Bancos - Movimientos Bancarios.
Las notas de crdito son valores que nos acreditan a la cta. ya sea por intereses
ganados.
Las notas de debito son valores que nos debitan de la cta. ya sea por
mantenimiento de cta., cobro de chequera, etc.
En la parte de bancos
se ingresar el valor que consta en el saldo del
Bco., valor que debemos llegar al final del mes en la conciliacin.
Si existe alguna diferencia el sistema lo indicar en
este casillero debe estar siempre en cero
para que este cuadrada la conciliacin.
12.4 TRANSFERENCIA CAJA/BANCOS

Esta opcin del sistema nos permite pasar los valores en efectivo, cheques y
Tarjetas de Crdito que se encuentran en las ctas. de caja a los bancos.
Para esto debe ingresar por : Tesorera Bancos.
Bancos Transferencia Caja /
Transferencia Caja / Bancos

113
Casillero
lista
de
CAJA DIARIO
transferencia. Presione el botn

para
seleccionar la Caja de la cual se va a
realizar la transferencia.
Banco
Banco General
Fecha
03/01/2007
Concepto
Beneficiario
CREACION DE CAJA
CHICA
S.TORRES
No. Doc.
NC01
Refer:
Dato del sistema.
CH. da
135.000.00
CH. Post.
Efectivo
Tarjetas
TOTAL
Nombre de la caja que se va a realizar la
Presione el botn
para seleccionar el
banco al cual va a realizar la transferencia.
Fecha en la que se registra el deposito en
el banco.
Nombre de la persona o empresa a la que
se emitir el cheque.
registra el deposito.
Valor que tiene actualmente en Cheques al

da.
0.00
Valor que tiene actualmente en Cheques
posfechados.
0.00
Valor que tiene actualmente en Efectivo.
0.00
Valor que tiene actualmente en Tarjetas de
Crdito.
135.000.00
Suma de todos los valores.
Permite marcar todos casilleros que tengan los cheques con fecha
al da.
Permite marcar todos casilleros que tengan los cheques con fecha
posteriores al da
Permite desmarcar todos los casilleros que estn marcados.
En el casillero de lista se debe escoger de que caja se va a realizar la transferencia.
Una vez escogida la caja, en esta ventana aparecer dos pestaas de una CHEQUES
en donde aparecer todos los cheques y la otra de TARJETAS aparecer todos los
pagos con tarjeta que estn en la caja para ser depositados en el Banco.
Para poder realizar la transferencia de los cheques que Ud. Necesita debe activar el
casillero de verificacin
Una vez que ha marcado los cheques o pagos de tarjeta que necesita transferir en
la parte inferior de la ventana en el cuadro de lista debe escoger el Banco al cual se
desea hacer la transferencia.
114
Se debe poner la fecha que se realiza la transferencia.
El concepto se puede cambiar o dejar el mismo del sistema no hay problema.
Se debe ingresar el numero de deposito del banco.
El nombre del beneficiario
Para transferir dinero en efectivo se le activar el casillero de Efectivo en donde se

debe ingresar el valor en efectivo a transferir.
12.5 ESTATUS CHEQUES POSFECHADOS RECIBIDOS

Esta opcin es muy utilizada por las empresas que desean cambiar sus cheques
posfechados por dinero en efectivo, negociando con otras instituciones como son las
Cambiarias.
Para esto debe ingresar por : Tesorera Posfechados Recibidos.
Bancos Estatus Cheques
115
Estatus Cheques Posfechados Recibidos

Al activar el casillero se visualizar solo los
cheques posfechados.
Al activar el casillero se visualizar incluyendo los
cheques depositados.
Es un filtro para poder encontrar el cheque por
numero de negociacin.
Al activar el casillero se visualizar solo los
cheques que se encuentren negociados.
Indica el nmero y el valor de los cheques que no
estn negociados
Indica el nmero y el valor de los cheques que
estn negociados
Indica el nmero y el valor de los cheques que
estn y no estn negociados
12.6
EFECTIVIZACION
GIRADOS
CHEQUES
POSFECHADOS
En esta opcin le permite efectivizar los cheques que se han girado y ya estn
cobrados.
116
Para poder efectivizar los cheques se debe activar el casillero de verificacin y

presionar el botn
debe elegir la opcin si.
en donde le aparecer el mensaje donde
Efectivizacion Cheques Posfechados Girados

Banco
Banco Guayaquil
Presione el botn
para seleccionar el
banco al cual va a realizar la transferencia.
Activa los casilleros que tengan cheques
con fecha al da y su respectivo valor.
Activa los casilleros que tengan cheques
con fecha posteriores y su respectivo valor.
Desactiva todos los casilleros que han sido
activados y indica el valor total de todos
los cheques.
Permite efectivizar los cheques que han
sido activados
12.7 COMPROBANTES DE INGRESO

Nos permite visualizar todos los comprobantes que han sido ingresado al banco ya
sea cheques, depsitos, notas de crdito y notas de debito que se hayan realizado
de acuerdo a un rango de fechas.
117
COMPROBANTES DE INGRESO
Banco
Banco Guayaquil
Desde
01/01/2007
Hasta
31/01/2007
Tipo de Transaccin
Nota de Debito
Presione
el
botn
para
seleccionar el banco al cual va a
realizar la consulta.
Rango de inicio de la fecha para la
consulta
Rango fina de la fecha para la
consulta
Presione
el
botn
para
seleccionar el Tipo de Transaccin del
cual va a realizar la consulta.
Al activar este casillero aparecern todos los datos de la
consulta si lo desactiva se pierde la informacin
13 CONTABILIDAD
13.1 PLAN DE CUENTAS
Antes de crear el plan de cuentas considere lo siguiente:
118
Las cuentas contables deben seguir un orden jerrquico.
Si la cuenta es de grupo siempre debe terminar con un punto al final

(.), en caso de ser de movimiento no termina en punto.
Todas las cuentas deben estar creadas en funcin de una mscara

contable, por ejemplo X.X.XX.XX (1.1.01.01) separando cada nivel
con un punto.
Para poder crear el plan de cuentas vaya a Contabilidad Plan de

Cuentas, aparecer la siguiente pantalla:
Haga clic en Nuevo
o <F9>,
ingrese 1. presione TAB para ir al
siguiente campo e ingrese Activo para grabar presione Grabar

<F12>.
El plan de cuentas que utiliza la empresa LA DESPENSA es el siguiente.
119
Cuenta
Descripcin
1.
1.1.
1.1.01.
1.1.01.01
1.1.02.
1.1.02.01
1.1.03.
1.1.03.01
1.1.04.
1.1.04.01
2.
2.1.
2.1.01.
2.1.01.01
2.1.02.
2.1.02.01
2.1.03.
2.1.03.01
2.1.03.02
3.
3.1.
3.1.01.
3.1.01.01
3.1.02.
3.1.01.01
3.1.01.02
3.1.03.
3.1.03.01
3.1.03.02
4.
4.1.
4.1.01.
4.1.01.01
4.1.01.02
4.1.01.03
5.
5.1.
5.1.01.
5.1.01.01
5.1.01.02
5.1.01.03
5.1.02.
5.1.02.01
5.1.02.02
5.1.02.03
5.1.02.04
5.1.02.05
5.1.02.06
5.1.02.07
5.1.02.08
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
BANCOS
BANCO DEL PICHINCHA
CAJA
CAJA CHICA
EXIGIBLE
CLIENTES CXC
REALIZABLE
MERCADERIAS- PRODUCTOS- INVENTARIOS
PASIVO
EXIGIBLE
BANCARIOS
PRESTAMOS BANCARIOS
PROVEEDORES
PROVEEDORES CXP
IMPUESTOS POR PAGAR
1% RETENCION EN LA FUENTE
30% RETENCION EN EL IVA
PATRIMONIO
CAPITAL
CAPITAL SOCIAL
CAPITAL
RESERVAS
RESERVA LEGAL
RESERVA FACULTATIVA
PERDIDAS Y GANANCIAS
UTILIDAD DEL EJERCIO
PERDIDA DEL EJERCICIO
CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS
RESULTADOS ACREEDORAS
VENTAS
VENTAS
(DESCUENTO EN VENTAS)
(DEVOLUCION EN VENTAS)
CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS
RESULTADOS DEUDORAS
COSTO DE VENTAS
COSTO DE MERCADERIAS
(DESCUENTO EN COMPRAS)
(DEVOLUCION EN COMPRAS)
GASTOS
SUELDOS
COMSIONES
ARRIENDO
LUZ Y AGUA
TELEFONO
PUBLICIDAD
MOVILIZACION
VARIOS
120
Para ingresar el plan de cuentas a la empresa FERRETOTAL no es necesario

que ingresemos nuevamente todo el plan, solo debemos importar el plan de
cuentas de la empresa LA DESPENSA. Para saber como importar datos
vaya a IMPORTAR DATOS
13.2 ASIENTOS PENDIENTES

En esta opcin nos permite visualizar todas las transacciones que se realiza
diariamente, las cuales se puede corregir antes de pasar al libro diario.
Por esta opcin se ingresa es Estado de Situacin inicial de la empresa.
Todos los asientos deben estar con su respectiva cuenta que debe estar constando
en el Plan de Cuentas.
Los asientos que no se encuentran cuadrados se encuentran marcados de color
rojo.
Una vez que se a corregido todas las cuentas contables y los valores de los asientos
debemos transferir al libro diario esto lo realizamos presionando el botn
que se encuentra ubicado en la esquina suprior derecha en donde le aparecer
automticamente la ventana de actualizacin sin necesidad de salirse de esta
ventana.
121
13.3 LIBRO DIARIO

13.4 MAYOR CUENTAS CONTABLES
13.5 ASIENTOS PENDIENTES
13.6 COMPARAR MAYORES CON AUXILIARES
13.7 TRANSFERENCIAS
13.7.1
Actualizar Pendientes
13.7.2
Reversar Asientos
13.8 ASIENTOS DE CIERRE DE PERIODO

13.9 CONTABILIZACION AUTOMATICA
13.9.1
Contabilizacin por lotes
13.9.2
Definicin de Reglas
13.9.3
Parametrizacin Contable
122
14
Asignacin de Cuentas
La Asignacin de cuentas le permite que preestablezca la cuenta contable

que ser asignada a los clientes, a los proveedores o a los artculos, cada
vez que cree uno nuevo.
Para asignar cuentas contables vaya a Contabilidad Contabilizacin
Automtica Parametrizacin Contable, y vaya a la ficha Miscelanos 1
A continuacin ingrese las cuentas contables que corresponden a cada

enunciado y presione el botn Grabar
o <F12>.
123
14.1.1
Definicin de Campos
14.2 ANALISIS FINANCIERO

14.2.1
Definicin de Variables
14.2.2
Definicin de Razones
124
15 MANTENIMIENTO DE TABLAS
le permite crear o personalizar los datos que sern utilizados
en diferentes ventanas del sistema.
Entre los datos que se pueden
personalizar se encuentran las siguientes tablas:
TABLA
FUNCIN
Actividades
Centro de Costos
Ciudades
Le permite aadir, modificar o eliminar ciudades que

sern necesarios para llenar los datos informativos de
clientes y proveedores. Para crear clientes vea
CREACION DE CLIENTES. Y para crear proveedores
vea CREACION DE PROVEEDORES.
Colores
Le permite aadir, modificar o eliminar colores que

sern utilizados para la Generacin de Cdigos en
empresas que distribuyen ropa o calzado. Para generar
cdigos vea CREACION DE ARTCULOS.
Frecuencias
Flujo
Grupo de Artculos
Le permite aadir, modificar o eliminar el grupo o

categora de artculos que ser utilizado para agrupar
los artculos en el momento de su creacin. Para crear
artculos vea CREACION DE ARTCULOS.
Grupo de Clientes
Le permite aadir, modificar o eliminar el grupo de

clientes que ser utilizado para agrupar a los clientes en
el momento de su creacin. Para crear clientes vea
CREACION DE CLIENTES.
Grupo Definiciones Financieras

Grupo
Detalle
Importaciones
de
125
Grupo de Proveedores
Le permite
proveedores
proveedores
proveedores
aadir, modificar o eliminar el grupo de

que ser utilizado para agrupar a los
en el momento de su creacin. Para crear
Importaciones
Ordenes
Promocin
Provincias
Le permite aadir, modificar o eliminar Provincias que

sern necesarios para llenar los datos informativos de
clientes y proveedores. Para crear clientes vea
CREACION DE CLIENTES. Y para crear proveedores
Rutas
Subgrupos de Artculos
Le permite aadir, modificar o eliminar el subgrupo o

subcategora de artculos que ser utilizado para
agrupar los artculos en el momento de su creacin.
Para crear artculos vea CREACION DE ARTCULOS.
Tarjetas de Crdito
Le permite aadir, modificar o eliminar la descripcin de

la tarjeta de crdito que usan sus clientes para comprar.
Para realizar ventas vea el captulo de FACTURACIN.
Tipo de Local
Transportistas
Zonas
Le permite aadir, modificar o eliminar la Zona que ser

necesaria para llenar los datos informativos de clientes y
proveedores. Para crear clientes vea CREACION DE
CLIENTES. Y para crear proveedores vea CREACION
DE PROVEEDORES.
El
procedimiento
para alimentar o
llenar estas tablas
es el mismo para
todos, por lo tanto
solo
alimentaremos la
tabla Colores.
Para crear la tabla
de colores vaya a
Opciones
Mantenimiento
Tablas aparecer
la
siguiente
pantalla:
Presione el botn
hasta ubicar
Colores.
Luego
presione
Nuevo
o <F9>
e
126
ingrese en la tabla el cdigo y la descripcin de los colores. Finalmente

presione el botn Grabar
o <F12>.
16 PRODUCCION
16.1 ORDEN DE PRODUCCIN
16.2 REQUISION DE MATERIALES
16.3 INGRESO PRODUCCION (DIRECTA)
17PRESUPUESTO
17.1 VENTAS
17.2 CONTABILIDAD
17.3 CONTABILIDAD MENSUAL
17.4 VENTAS AO PASADO
17.5 CONTABILIDAD AO PASADO
17.6 CONTABILIDAD MENSUAL AO PASADO
18REPORTES
18.1 REPORTES/LISTADOS
127
REPORTES DE ARTICULOS
Permite sacar un listado de reportes de los todos los artculos y el inventario de los
mismos.
Continuacin de la lista de artculos
128
REPORTES DE VENTAS
129
REPORTES DE CLIENTES
REPORTES DE PROVEEDORES
130
REPORTES DE CAJAS
131
REPORTES DE BANCOS
132
REPORTES DE CONTABILIDAD
133
REPOTES DE PRESUPUESTO
134
18.2 INFORMES GERENCIALES

18.3 MODIFICAR REPORTES
19. OPCIONES ADICIONALES

19.1 IMPORTAR DATOS
le permite importar datos de empresas ya creadas para que
evite el trabajo innecesario de volver a digitar datos para esto vaya a
Opciones Configuracin del Sistema Importar Datos, en la pantalla
que aparece, presione el botn de Explorar
y busque el archivo dv.dbc

135
de la empresa que guste por ejemplo LA DESPENSA ubicado en

C:/Fnix/Emp002/dv.dfc y presione Seleccionar.
SUGERENCIA
Si no conoce el nombre de la carpeta
de la Empresa de la cual va a
Apareciendo
la
siguiente
importar
el plan de cuentas,
vaya a
pantalla,
en
donde
puede
Archivo Empresas Seleccionar
seleccionar
los
datos
que
Crear, seleccione la empresa y vaya
desea
importar,
una
vez
a la ficha Crear/Modificar y en Ruta
seleccionados
presione
le indica el nombre de la carpeta que el
botn laImportar
Datos
contiene
informacin
de para
la
importar.
empresa
en su disco duro.
19.2 RESPALDO DE DATOS

NO FUNCIONA BIEN ESTA OPCION
19.3 CALCULADORA
Esta opcin permite al usuario desplegar una calculadora que nos permitir realizar
operaciones sin necesidad de salirse del sistema.
136
19.4 DIRECTORIO TELEFONICO
20AYUDA
20.1 TEMAS DE AYUDA
Esta opcin nos permite obtener la ayuda para el adecuado manejo del sistema
Fnix.
Debido a su inmensa cantidad de informacin no se encuentra activa en el sistema.
20.2 ACERCA DE FENIX

Al escoger esta opcin nos aparecer una ventana en donde nos da a conocer los
datos informativos de ADS como la autorizacin de uso de la empresa a la que se
da la licencia.
137
138

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1

FNIX SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO..................................................................6

DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA.................................................................................10

Para el Cliente o Estacin de Trabajo...............................................................................10

CREANDO UNA EMRPESA...........................................................................................................15

COMPRAS.....................................................................ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

Fnix es un Sistema Registrado en el IEPI

(Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual)

FNIX, Est protegido por las leyes de Derechos de

ESTE SOFTWARE ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES DE DERECHOS DE

Ilimitado Nmero de: lneas de productos, clientes, proveedores,

Alcance del Sistema.

comprende los mdulos de:

Interfase amigable y de fcil uso.

2.2 Mdulos que integran Fnix

Descripcin de los mdulos.

2.3 Conocimientos bsicos requeridos

2.4 Requerimientos de Hardware y Software

Para el Cliente o Estacin de Trabajo

3 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

3.1 Iconos o botones

quiere decir que el botn est habilitado y si aparece de esta

indica que est deshabilitado.

Permite ingresar un nuevo registro

Permite eliminar o borrar el registro que

Permite guardar la informacin que se

Permite visualizar el registro anterior.

Permite visualizar el siguiente registro.

Permite visualizar el ltimo registro.

Permite quitar o eliminar un tem.

Permite buscar archivos o carpetas dentro

Permite cerrar la ventana en la cual se

Permite realizar una bsqueda ms rpida

3.2 Cajas de texto.

Caja de texto habilitada

3.3 Casillas de verificacin.

3.5 Cuadros de lista.

la lista se desplaza hacia abajo y al presionar

derecho con el Mouse para poder realizar bsquedas

3.7 Cuadros de imagen

3.8 Accesos Directos

4.1 Identificacin de usuarios

4.2 Seleccionando una empresa

Una vez que se le ha permitido el acceso al Sistema debe seleccionar la

la cual se encuentra debajo de la lista de empresas junto al nombre de

5 CREANDO UNA EMPRESA

Presione el botn Nuevo

El sistema crear un proceso automtico de generacin de tablas que requiere

o <F9> e ingrese los

IMPORTANTE: El password o clave es primordial para la proteccin de los datos del

con el que aparecer la siguiente pantalla:

o todos con el botn

denegar el acceso de los reportes de uno en uno presione el botn

para indicar que estos cambios son los se quedan

Al retornar a la pantalla anterior presione el botn Grabar

6.1 Otorgando Permisos a los usuarios

Para que Mara posea todos los permisos de Administrador debemos ir a la

Para dar accesos a los usuarios a las empresa LA DESPENSA ingresamos

En el costado izquierdo se encuentran los Usuarios sin Acceso y al costado

para guardar los cambios o Cancelar

para deshacerlos, finalmente presionamos

6.2 Cambiar clave

Cada usuario tiene la libertad

6.3 Cambio de usuario.