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INTRODUCCIN
1. LOS SISTEMAS
1.1 CONCEPTO
Una vez que se han definido los objetivos del sistema, se debe precisar cul es el
medio que lo rodea. El medio o entorno puede ser definido como aquel que est
fuera de su estructura, que no pertenece al sistema, que se encuentra ms all de
sus fronteras. Tambin es una tarea bien difcil determinar con precisin cul es
el medio o entorno que rodea un sistema porque al hablar de entorno o medio
ambiente se puede considerar un entorno cercano y un entorno lejano, donde es
el entorno cercano al cual se le puede atribuir influencia sobre el sistema.
Tambin se puede definir el medio ambiente de un sistema como el conjunto de
sistemas que estn en relacin con l. El ambiente influye sobre el sistema y este
no puede evitar o impedir que esto se d; est fuera del control del sistema; pero,
si bien es cierto que no se puede impedir la accin del universo, se pueden
atenuar los efectos negativos y aprovechar las ventajas.
Variable
Trayectoria
Elementos
Los elementos de un
Interaccin
En
El enfoque sistmico no
cambios.
Subsistemas y Metasistemas
Recursividad
Propsitos y Funciones
Atributos
10
Objetivos
Entradas y Salidas
Toda accin del universo (medio del sistema) o entorno del sistema es un
Estmulo o una Entrada y toda accin del sistema sobre el medio es una
Respuesta o una Salida. Todas las entradas o salidas se representan por los
valores de las variables, las cuales pueden ser escalares, pero en general son
variables complejas que tienen varios componentes; este tipo de variables se
representan por vectores.
Sinergia
11
Homestasis
Clases de Sistemas
Segn su Comportamiento
Su comportamiento
Sistema cerrado es aquel que no acta con su entorno; es decir que, no tiene ni
entradas ni salidas al universo; tambin se le conoce como sistema
absolutamente asilado. Sistema relativamente asilado es aquel que acta con
12
1.2
La Teora General de Sistemas (T. G. S.), que fue propuesta por LUDWING VON
BERTALANFFY, se basa en la sntesis relacionada de los componentes de los
13
Aqu se muestra la visin general de algunas ideas que hacen parte de la Teora
General de Sistemas.
14
el mundo y los diferentes sistemas que concurren en ste para deducir enunciados
acerca de las regularidades que se observan y se mantienen.
Este mtodo
1930
se
desarrollaron
conceptos
ligados
sistemas
abiertos,
CLAUDE E.
15
Veamos
las
contribuciones
de
KOEHLER
(1928),
REDFIEL
(1942).
16
mediador o juez que revise los argumentos por encima de quienes deliberan. En
los casos judiciales se recurren al uso de las cortes, a niveles siempre ms
elevados y por encima y ms all de aquellos en los cuales no puede llegarse a un
acuerdo. El concepto de superestructura implica no slo la idea de un orden ms
elevado, sino tambin el ser ms comprensivo y el trascender niveles anteriores.
17
18
las
abstracciones
matemticas
concomitantes
La teora de
constituyen
el
19
las
teoras
generales
de
los
sistemas,
encuentran
20
21
22
En 1964, O. R.
Adems, proporciona la
23
Los sistemas reales, naturales o artificiales, los podemos clasificar desde varios
punto de vista; por ello se presentan los de mayor claridad a la solucin de
problemas ingenieriles o administrativos.
La clasificacin ms general es la propuesta por KENNETH BOULDING, quien
defini los niveles de complejidad estructural de los sistemas, y que, presenta a
continuacin:
SISTEMAS ESTRUCTURALES
Estos sistemas son aquellos que sirven de soporte a otros sistemas; tales como la
estructura de un edificio o la estructura fsica de los cristales.
24
SISTEMAS DE CONTROL
Estos sistemas son aquellos que mantienen un estado funcional con base en la
informacin de su comportamiento interno respecto a su diferencia con algn
objetivo que es influenciado por una causa externa; tales como un termostato, un
velocmetro, etc.
SISTEMAS AUTOSOSTENIDOS
SISTEMAS VEGETALES
SISTEMAS ANIMALES
Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin funcional guiada por un
comportamiento teolgico, sentido instintivo de la existencia y por su movilidad;
tales como los animales.
SISTEMAS HUMANOS
Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin funcional guiada por un
comportamiento teolgico, sentido cerebral de la existencia, la posibilidad de
razonamiento, autodeterminacin sobre sus actividades y las del medio que los
rodea, la realizacin de procesos de abstraccin mental y la utilizacin de
lenguajes simblicos, tales como el hombre.
25
SISTEMAS SOCIALES
Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin compleja por estar
conformados por grupos humanos homogneos tales como los sistemas
familiares, culturales, polticos, deportivos, econmicos, etc.
SISTEMAS TRANSCEDENTALES
Estos sistemas son aquellos cuya naturaleza y comportamiento estn fuera del
alcance de la mente humana contempornea; tales como los fenmenos
parasicolgicos, esotricos, etc.
Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural sencilla y un
comportamiento dinmico totalmente predecible; tales como una cerradura, una
caja fuerte, una silla, etc.
Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural muy
compleja pero su comportamiento dinmico es totalmente predecible; tales como
un jet, una planta qumica, un computador, etc.
26
Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural sencilla a su
comportamiento dinmico slo podra determinrsele probabilstica la ocurrencia
de algn evento particular; tales como los juegos de azar.
Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural compleja
pero
su
comportamiento
dinmico
slo
podra
determinrsele
tales
como
un
sistema
de
administracin
de
calidad,
Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural sumamente
compleja que no permitan una descripcin exacta ni la determinacin de su
comportamiento; slo podran predecirles, probabilsticamente, algunos eventos
dependientes de su organizacin y funcionamiento; tales como el cerebro humano,
la economa de un pas, etc.
27
Y una ltima clasificacin de los sistemas propuesta por ACKOFF RUSELL, quien
tom como punto de partida la fenomenologa que implica el funcionamiento de los
sistemas o sea su actividad respecto a su medio ambiente y que se presente a
continuacin.
Estos sistemas son aquellos que responden de una manera diferente pero
adecuada al mismo tipo de fenmeno, produciendo siempre el mismo resultado.
Este tipo de sistemas seleccionan un comportamiento y se acomodan a los
estmulos que perturban su organizacin; tales como un sistema de administracin
de calidad, administracin de inventarios, etc.
SISTEMAS MULTIPROPSITO
Estos sistemas son similares a los de propsito nico, pero persiguen varios
propsitos, por lo menos dos, a partir de diferentes estados iniciales; tales como
un sistema de ventas al pblico.
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Estos sistemas son aquellos que, siendo sistemas con mltiples metas y
propsito, pueden seleccionar la meta a su libre albedro (voluntad); tales como las
personas, los sistemas sociales, las empresas, etc.
29
2. LA ORGANIZACIN
2.1
CONCEPTO
30
2.2
ESTRUCTURA
31
32
La descomposicin
La casi descomposicin
La fragmentacin
33
F= n ,
para n1
F = Tp - 1
Tn - 1
Tn -1
TP 1 2Tn 1
Tn 1
Lo anterior demuestra que un caso muy difcil de manejar se puede reducir a uno
manejable; incurrindose, claro est, en el costo de suboptimizacin que
introduce la fragmentacin y que puede identificarse como cierto grado de
ineficiencia.
34
35
36
37
La nocin de autoridad
38
La necesidad de acoplamiento
que
se
puedan
utilizar
acoplamientos
en
serie,
en
paralelo
retroalimentacin se presentan con una malla con alto grado de complejidad (Ver
figura 8).
39
Sin embargo, en este campo no existe consenso acerca del cul es la mejor; pero
si existe consenso en cuanto a la estructura jerrquica de los subsistemas de
planificacin y control de las organizaciones. Sin embargo el autor de este trabajo
deduce que pueden existir tres grandes subsistemas que son (Ver figura 9):
1.
2.
3.
recursos
servicios.
40
3.
CONTROL
3.1
CONTROL SISTMICO
41
Como el control se identifica a travs del conocimiento del estado interno de los
sistemas, por medio de la deteccin de los estmulos externos que se lo modifican
y de las respuestas que tienden a conducirlo hacia un estado ideal, entonces
podremos concebirlo como el subsistema o el elemento que le permite a los
sistemas conocer sus estados deseados (voluntad) e iniciar las acciones que
corrijan las desviaciones introducidas en su funcionamiento. Por esta razn es que
al disear un sistema de control no se necesita conocer anticipadamente todos los
posibles estmulos que pueden afectar el estado del sistema que se desea
controlar y slo ser necesario que ste sea capaz de medir su propia tendencia a
alejarse de un comportamiento estable deseado y de utilizar un conjunto de reglas
para seleccionar las respuestas que lo reubiquen en su estado homeosttico (Ver
Figura 10). Pero este sistema de control no corresponder a un sistema social o
biolgico, por lo que habr que pensar en un controlador muy complejo, con
muchos canales de entrada (Dispositivo Aferente), el cual recibe los estmulos que
afectan al sistema y los conducir a un elemento receptor (Dispositivo Sensor) que
es la entrada al proceso de control, considerndolo por ahora como una caja
negra, cuyo elemento de salida (Dispositivo Motor) se encarga de ubicar la
respuesta asignada al respectivo estmulo por medio de un elemento de reparto
(Dispositivo Eferente).
42
correspondencia
que
se
presenta
como
una
malla
muy
compleja
de
La
43
Este resultado es trascendental para los sistemas empresariales donde se da, con
mucha frecuencia, el caso de estmulos dbiles que son enormemente
amplificados pero en los que el proceso de control conlleva acciones en donde F 1
(P) sea determinante. Cuando se trata de un sistema complejo, el problema de su
control debe estar mediante el concepto de la variedad de estados que se puedan
identificar en dicho sistema. Por ello, cualquier sistema de control deber
reconocer y procesar la variedad de estados asociada al funcionamiento del
sistema que se desea controlar; proceso que puede deducirse de la Ley del
Requisito de Variedad de ASBHY, quien plantea que la variedad de actuacin de
cualquier controlador debe ser igual, por lo menos, a la variedad de la situacin a
controlar. Por ejemplo, si queremos controlar mecnicamente la calidad de un
proceso que produce un bien o servicio que puede tener N fallas, mutuamente
excluyentes, debemos disear un controlador que pueda reconocer y evaluar a
cada uno de esos N estados de falla; en el caso de que las fallas no sean
mutuamente excluyentes, por lo que sus combinaciones originan nuevas fallas
diferentes a las iniciales, el controlador deber incrementar su variedad a N!
3.2
CONTROL ORGANIZACIONAL
44
45
46
Claridad y simplicidad
Adaptabilidad
Eficacia
Eficiencia
47
Mantenibilidad
Objetividad
Adecuacin
Oportunidad
Rentabilidad
Para lograr sus objetivos, el sistema de control deber cumplir, adems, con las
siguientes funciones:
Conocer las causas que originan las desviaciones sobre el desarrollo de las
actividades planificadas, para reducir al mnimo las confusiones que
generarn la aparicin de futuras desviaciones y permitan mejorar el ciclo
de vida de los controles.
48
49
3.3
DINMICA SISTMICA
50
siempre estn ocurriendo cambios en algn punto del mismo y la accin ejecutada
depende de la informacin y decisin presentes; sin embargo, el nivel o estado del
inventario no depende solamente de la ltima accin sino que es una funcin de la
acumulacin de todas las acciones pasadas o anteriores.
51
3.4
DINMICA ORGANIZACIONAL
52
53
54
55
4. LA INFORMACIN
4.1
CONCEPTO
4.2
TOMA DE DECISIONES
56
4.3
COMUNICACIN Y VALOR
57
Para determinar el valor de la informacin habr para definir primero el uso que se
le dar, con base en la naturaleza del proceso de toma de decisiones al cual va
dirigido; esta asociacin conceptual permite desvirtuar la falsa premisa de que a
mayor cantidad de informacin mayor ser su valor.
4.4
58
Entonces,
menor
fragmentacin
se
tendrn
mejores
condiciones
59
4.5
RELACIN INFORMACIN-CONTROL
60
5.1
CONCEPTO
En cambio un Sistema de
61
62
accesible,
completa,
clara,
precisa,
imparcial,
verificable,
Para cumplir con estos propsitos, el SIA debe contar, si no con todos, por lo
menos con algunos de los siguientes elementos: medios de recoleccin y
procedimientos para preparacin de datos; equipos y procedimientos para entrada
63
Los anteriores enfoques conceptuales sobre los SIA son vlidos, como ya se
observ, para cualquier tipo de empresa u Organizacin, lo mismo que para el
Sistema de Informacin asociado a ellas; pero al referirnos al subsistema de
procesamiento de los datos que se necesita en el actual contexto empresarial y
para el futuro, se observa que la tendencia de este proceso est encaminada
hacia la automatizacin y centralizacin de la mayor parte de las actividades que
transforman los datos e informacin bsica en informacin apta para surtir al
proceso administrativo de la organizacin empresarial para su funcin vital que la
toma de decisiones.
64
Con esta idea en mente se presenta, ahora, el novedoso concepto sobre SIA
desarrollado por OSCAR BARROS V., quien plantea una particin metodolgica
del estudio de los Sistemas de Informacin Administrativos en dos grandes
subsistemas a los cuales denomina EXTERIOR e INTERIOR:
65
particular
estar
estrechamente
integrada
con
tal
estructura
organizacional; por dicha razn, el nivel de coordinacin del SIA depender del
diseo estructural del Exterior. Esta distincin entre el Interior y el Exterior de un
SIA ser muy til desde el punto de vista de diseo, porque permite definir dos
problemas que pueden revolverse en forma relativamente asilada y secuencial
(primero el problema de diseo del Exterior, desde el punto de vista organizacional
y luego el problema de diseo del Interior desde el punto de vista del equipo de
procesamiento de datos, de acuerdo con las necesidades del Exterior).
5.2
EVOLUCIN
66
Durante sus primeros siglos de vida, el hombre existi y vivi sin necesidad de
llevar registros ni archivo alguno de sus actividades; pero siglos despus, con el
nacimiento de las primeras organizaciones sociales, se fueron haciendo
necesarias algunas adaptaciones a las formas de recordar ciertos detalles
trascendentales para las tribus, siendo de ellas la forma de contar sus haberes.
Por eso, cuando dichas tribus se transformaron en naciones generando consigo
las primeras actividades productivas y comerciales, ya no eran suficientes las
piedras, tablas, papiros ni bacos usados 3.000 aos antes de la cristiana por los
mercaderes de Babilonia y se pas a innovaciones tales como la auditoria de
cuentas (Grecia) y los sistemas bancarios y presupuestos (Roma); para ello fue
necesario que pasaran muchos siglos y se utilizara el pensamiento humano,
papel, tinta, pluma, regla, libros, etc., (500 aos A.C.), para pasar ms tarde (1800)
a usar libros de contabilidad y muchos mtodos de clculo usados todava en
nuestros das.
67
componentes
funcionaban
mecnicamente
no
usaban
ninguna
68
El uso del computador, como cerebro de los SIA, conduce a estudiarlos con una
perspectiva generacional algo similar a la usada para dichos sistemas de
procesamientos de datos:
PRIMERA GENERACIN.
Esta generacin comprende los aos 1950 hasta 1958, se caracteriz por el uso
de aplicaciones (computarizacin de un actividad simple y bien definida, tales
como control de inventarios, cartera, nmina, etc.) y por sus nfasis en la mquina
(concentracin vital para resolver las dificultades del equipo y/o su programacin).
69
SEGUNDA GENERACIN
Esta generacin que comprende los aos desde 1958 hasta 1966, se caracteriz
por el uso de aplicaciones polifuncionales (computarizacin integrada de varias
actividades, aprovechando las facilidades que introdujeron los computadores de la
tercera generacin, tales como los bancos de datos) y por su nfasis en definir y
mejorar la organizacin y uso del Sistema de Informacin.
TERCERA GENERACIN
Esta generacin, que comprende los aos desde 1966 hasta 1974, se caracteriz
por el uso de los Sistemas de Informacin tipo multinivel (que adems de cubrir el
nivel operacional, cubren o tratan de cubrir los niveles de control y de planeacin
estratgica; enfatizando sus actividades de apoyo al proceso de toma de
decisiones) y por la imperante necesidad de comprender mejor la Organizacin en
general como requisito indispensable para apoyar las actividades de ms alto nivel
dentro de ella.
CUARTA GENERACIN
Esta ltima generacin, que comprende los aos de 1974 hasta el presente, se
caracteriza por la consolidacin del apoyo organizacional basado en el SIA; el
desarrollo de las bases de datos en las cuales un slo archivo multipropsito
apoya a varias aplicaciones que hasta entonces haban sido independientes; y por
el aporte decidido de personal financiero y de inventario, se programe la
produccin y se cumpla los despachos eficaz y eficientemente, porque todos los
datos se pueden usar oportunamente para cada decisin.
70
Claro est que todas las organizaciones que usan computadores no atraviesan
dichas generaciones al mismo tiempo por mltiples motivos; razn por la cual una
organizacin cualquiera puede estar ubicada en alguna de ellas, dependiendo el
criterio de los administradores. Y respecto a las organizaciones empresariales
colombianos, esta clasificacin es vlida aunque con cierto retardamiento a travs
del tiempo por obvias razones de adaptacin del desarrollo tecnolgico de los
sistemas de procesamiento electrnico y general.
5.3
CARACTERSTICAS RELEVANTES
El sistema debe operar sobre una especificacin de vida til que sea capaz
de absorber, adecuadamente, los desarrollos tecnolgicos y al mismo
tiempo conservar sus especificaciones a pesar de los cambios a que se
someten los programas individuales.
71
Los programas debern operar sobre los datos que han sido almacenados
en los archivos de computador (medios de almacenamiento) para tiempos
variables de utilizacin; la organizacin de tales datos es un factor
importantsimo para el comportamiento eficiente del sistema, as como los
programas de explotacin, y deben estar disponibles en el equipo cuando
se necesiten.
Las operaciones del equipo pueden ser muy complejas, por lo que es
posible que se necesite programacin especial.
5.4
CLASIFICACIN
72
73
en
este
tipo
de
proceso
los
trabajos
son
realizados
74
Centro de comando y control, los cuales son muy similares a los bancos de
datos pero las salidas se originarn de acuerdo al estado del sistema y no por la
accin del usuario (Ver Figura 16).
5.5
PROCESO DE DESARROLLO
75
Es importante afirmar que dicho ciclo est ntimamente ligado con la divisin de
los SIA. en Interior y Exterior ya explicada; por lo que se definir una etapa de
diseo del Exterior, que comprende el estudio, diseo y evaluacin de las
funciones administrativas y de la informacin asociada (que se conoce tambin
como diseo lgico, anlisis de informacin, etc.) y una segunda etapa que es la
del diseo del Interior que comprende la traduccin del diseo Exterior en las
especificaciones que permitan su implementacin en un hardware/software
determinado (este diseo Interior tambin se conoce como diseo fsico del
sistema diseo computacional, etc.) A continuacin se explican, con algn grado
de detalle, las diferentes etapas del ciclo estructural estndar para el diseo de un
SIA:
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
76
DISEO LGICO
procedimientos de cmo
satisfacerlos) y almacenamiento.
DISEO FSICO
77
del diseo lgico; para ello habr que definir los equipos a utilizar, incluyendo el
mtodo de seleccin.
OPERACIN
Una vez evaluada la implantacin del sistema, debe entrar a desarrollar las
operaciones rutinarias y espordicas que se le asignaron en el diseo.
MODIFICACIN
Como las condiciones ambientales SIA sufren modificaciones con los cambios
organizaciones, el sistema debe estar en capacidad de ser modificado
adecuadamente para seguir supliendo normalmente, las necesidades de
informacin de la Organizacin.
78
79
80
81
82