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INTRODUCCIN

Es imposible conocer las partes sin


conocer el todo; como conocer el todo sin
conocer, especficamente, las partes.
Blaise Pascal
El empleo de los conceptos de sistemas en el contexto de las ciencias
empresariales es relativamente moderno y ello ha permitido entender sus
operaciones y relaciones con su entorno, optimizndose la labor directiva; para
lograr esta tarea se hace necesario estudiar los principios de la Teora. General
de Sistemas, que muestran: el enfoque amplio del todo y sus partes, la bsqueda
de similitudes estructurales para establecer la generalizacin de leyes particulares
y el uso de modelos matemticos que permiten la cuantificacin y control de su
comportamiento.
Esta visin sistmica nace con los escritos de Scrates, Platn, Hipcrates,
Tolomeo, Coprnico, Pitgoras, Da Vinci, Descartes, Newton, Bacon, Calvin,
Poincar, Lazlo, Beer, Boulding, Russel, Koeller, Redfield, Sommerhoff, Forrester,
Klir, Shanon, Wiener, Blumental, Vicker y muchos otros pensadores ms; pero se
contextualiza y afianza a mediados de 1952, cuando Ludwing Von Bertalanffy
publica los conceptos que dieron paso a lo que hoy se conoce como Teora
General de Sistemas.
En estas ideas se plantean los aspectos que, a criterio del autor, deben estudiarse
para entender y aplicar los principios fundamentales de la Teora de Sistemas al
diseo, construccin, puesta en funcionamiento y administracin de sistemas
artificiales; pero hacindose nfasis en el diseo de sistemas empresariales. Por
ello, encontraremos aqu las ideas bsicas de la Teora de Sistemas, la Teora de
la Organizacin, la Teora del Control, la Teora de la Informacin y los Sistemas
de Informacin Administrativos y un mtodo para realizar estos procesos, con el
objeto de que el lector desarrolle, intuitivamente, una mentalizacin sistmica y
pueda profundizar su estudio en un tema extenso y complejo como este.

1. LOS SISTEMAS

En el contexto de las organizaciones empresariales se habla mucho de sistemas y


de sus diferentes aplicaciones; pero al querer definirlos, utilizando hasta la
bibliografa especializada, es difcil encontrar una conceptualizacin clara y
concisa.

Como premisa de trabajo aceptemos que un sistema es un conjunto complejo, que


involucra muchos elementos y mltiples relaciones entre ellas, capacitado para
aceptar y transformar datos y recursos de diferente ndole con el fin de producir un
resultado e informacin para conocer el estado de su actividad. En tal sentido su
diseo y desarrollo se asemejar al de cualquier conjunto completo e
interrelacionado de componentes humanos y fsicos, tales como un sistema de
procesamiento de datos automatizados, una red de telecomunicaciones, una red
de transporte, un automvil, un reloj mecnico, etc; ya habremos observado que
dichos sistemas se disearon y pusieron en funcionamiento para cumplir con un
objetivo especfico y que se diferencian de los llamados sistemas naturales, tales
como el sistema planetario, porque en su diseo no intervino la mano del hombre.

Esta es la primera e intuitiva divisin de los sistemas, en naturales y artificiales;


siendo los primeros de origen fsico y biolgico y los segundos construidos por el
hombre para satisfacer sus necesidades de acuerdo con los diferentes estadios de
su desarrollo mental, social, cultural y tecnolgico.
Se consider esta primera divisin entre los sistemas que nos rodean porque son
los sistemas artificiales los que generan el problema del diseo; por lo contrario,
los sistemas naturales no se disean, existen a travs del tiempo y slo es posible
tratar de encontrar las leyes que rigen su comportamiento.

En las ciencias clsicas como la Fsica, la Qumica y la Biologa han predominado


los estudios analticos, generalmente exitosos, de los sistemas naturales y ello ha
generado una arraigada influencia de su metodologa de anlisis sobre
profesiones ms o menos alejadas de dichos sistemas naturales, tales como la
Ingeniera y en especial la Ingeniera de Sistemas, bautizndola, incluso con el
nombre de Anlisis de Sistemas.
Claro est que, en contraposicin, varios autores entre los que sobre salen
ACKOFF RUSSELL, HEBER SIMON, LUDWING VON BERTALANFFY y KENETH
BOULDING, han demostrado la inconveniencia del enfoque analtico, as como la
necesidad de CIENCIA DE LOS ARTIFICIAL o CIENCIA DE LOS SISTEMAS que
ms que analtica sea integral y haga nfasis en la sntesis, en lo sistmico, por
medio de la definicin de las interacciones entre los componentes del sistema.
Dicha necesidad ha sido reconocida por otros autores especializados en este
campo, entre los que sobresalen JOHN EMERY, ROBERT CLAUSS, JOHN
JEWET, LANGEFORS y RICHARD TALL, quienes recomiendan que el lugar lgico
por donde debemos empezar nuestro estudio sea con aquellas teoras o
conceptos que nos permitan caracterizar y disear sistemas artificiales, en
general, y especficamente sistemas empresariales, para luego particularizar
dichas teoras sobre los sistemas de informacin; sin embargo, por ser ellos
subsistemas de sistemas sociales y organizaciones empresariales, pblicas o
privadas, empezaremos dicha especializacin pensando en estos sistemas
organizacionales.

1.1 CONCEPTO

Un sistema es un conjunto de elementos que interactan de alguna manera lgica


e interdependiente. Por esta razn son abstractos, cuando sus elementos son
conceptuales; o son concretos, cuando sus elementos son materiales. Un sistema
lo podremos caracterizar por medio de un estado; es decir, por medio del conjunto

de propiedades relevantes y de los valores asociados a dichas propiedades que


tiene el sistema en un momento dado. Por ejemplo, el estado de un sistema
industrial quedar caracterizado, en un intervalo de tiempo especfico, por
propiedades tales como los productos que est fabricando, su estructura
organizacional, la tecnologa utilizada, las materias primas y/o partes utilizadas,
etc. De aqu que todo sistema tiene un medio ambiente que es el conjunto de
elementos y propiedades relevantes que afectan de una u otra manera su estado
pero que no le pertenecen. Es decir que, lo que pertenece al sistema es
controlable y modificable de acuerdo con sus objetivos particulares; por lo
contrario, lo que pertenece a su medio ambiente es incontrolable e inmodificable
(en la mayora de los casos) por el sistema, porque su accin est ah, existe o no
sin la intervencin del sistema en particular; por lo tanto debemos aceptarlo como
una perturbacin que afecta su comportamiento, quirase o no. Estas definiciones
de sistema y de medio ambiente son subjetivas; porque en realidad dependen de
la perspectiva y capacidad de abstraccin del diseador o del definidor; de tal
manera que un mismo sistema puede ser identificado de diferentes formas por
igual nmero de observadores.
OTROS CONCEPTOS GENERALES DE SISTEMAS

Un sistema es un conjunto cuya interaccin engendra nuevas cualidades


que no poseen los elementos integrantes.

Un sistema es un modelo conceptual o lgico creado para representar un


objeto concreto que posee cualidades holsticas (holo, vocablo griego, que
significa todo).

Un sistema es una concepcin terica, un esquema abstracto de cualquier


comportamiento holstico especfico.

Un sistema es un artificio creado para explicar las relaciones de las partes


con el todo.

Se puede hablar de sistemas aislados (cerrados) y relativamente asilados


(abiertos). Sistemas Asilados: Este concepto no es nuevo, ha sido utilizado en la
ciencia durante muchos siglos, por lo menos desde la poca del Corpus de
Hipcrates. Pero ha sido con la gestacin de la Teora General de Sistemas que
se ha precisado este concepto. Cuando se habla de sistemas absolutamente
asilados se hace referencia a sistemas que no reciben influencia del universo; no
ejercen influencia sobre el resto del universo. Y cuando se habla de Sistemas
Relativamente Aislados (abiertos) se entender que reciben influencia del resto del
universo, pero slo a travs de ciertas vas especficas que llamaremos entradas
o salidas.

El medio del sistema (universo)

Una vez que se han definido los objetivos del sistema, se debe precisar cul es el
medio que lo rodea. El medio o entorno puede ser definido como aquel que est
fuera de su estructura, que no pertenece al sistema, que se encuentra ms all de
sus fronteras. Tambin es una tarea bien difcil determinar con precisin cul es
el medio o entorno que rodea un sistema porque al hablar de entorno o medio
ambiente se puede considerar un entorno cercano y un entorno lejano, donde es
el entorno cercano al cual se le puede atribuir influencia sobre el sistema.
Tambin se puede definir el medio ambiente de un sistema como el conjunto de
sistemas que estn en relacin con l. El ambiente influye sobre el sistema y este

no puede evitar o impedir que esto se d; est fuera del control del sistema; pero,
si bien es cierto que no se puede impedir la accin del universo, se pueden
atenuar los efectos negativos y aprovechar las ventajas.

Variable

Es cualquier magnitud medible que en cada instante tiene un valor numrico


definido. De acuerdo a los objetivos de sistema, se escogen las variables que lo
representarn. En la prctica, la definicin de un sistema es difcil y depende del
observador y de las expectativas que este tenga; es decir que, para aspectos
concretos, la bondad de una definicin slo se verifica comparado las predicciones
hechas por el comportamiento real del sistema. Empleando el concepto de
variable se puede definir el sistema como lo propone W. R. Ashby: Sistema es
cualquier nmina de variables lo que se elije entre todas las que se pueden
encontrar en el ente real.

Trayectoria

En la serie de posiciones que el sistema adopta en el transcurso del tiempo,


entendiendo como posicin el valor que tomas las variables en un
momento dado del tiempo.

Elementos

Los elementos son los componentes de cada sistema.

Los elementos de un

sistema pueden ser a su vez sistemas; es decir, subsistemas. Los elementos de


un sistema pueden se inanimados (no vivientes), dotados de vida (vivientes),
conceptos, leyes o ideas.

En general los sistemas tienen diferentes tipos de

elementos. El sistema es una organizacin coherente en la cual cada elemento


cumpla una funcin, ocupa un lugar y se integra en un orden.

Interaccin

Las partes de un sistema estn relacionadas. Si uno de ellos sufre un cambio


implica la modificacin de otra u otras partes del sistema. En un sistema se dan
tres relaciones importantes, ellas son: La coordinacin, la subordinacin y la
oposicin. La coordinacin es la armona y el ajuste de los componentes del todo.
La menor o mayor armona es lo que garantiza la estabilidad del sistema. La
subordinacin implica que los componentes del sistema se encuentren integrados
a este de tal forma que pierden su identidad y sus caractersticas particulares. Las
relaciones de oposicin o de sentidos contrarios se dan en los sistemas.
condiciones de equilibrio estas acciones se igualan.

En

El enfoque sistmico no

implica, de ninguna manera, la perfecta cohesin de todos los componentes del


sistema.

El sistema puede ser contradictorio y estas contradicciones inducen

cambios.

Estructura del Sistema

Se puede considerar la estructura como la organizacin de los diferentes


elementos que integran el sistema y las acoplamientos entre ellos. Un sistema
posee una organizacin interna, un modo especfico de interaccin o interconexin
de sus partes. De la organizacin depende la dinmica del sistema. Las clases
de interaccin entre los componentes determinan la estructura particular del
sistema; es decir, se puede afirmar que la estructura es una ordenacin duradera
de las partes de un todo. La estructura del sistema posee un atributo que consiste
en la estabilidad (Estabilidad no implica inmovilidad); esto quiere decir que la
estructura se basa en relaciones permanentes que integran y mantienen unidas
las partes y es responsable de que el sistema se comporte no como suma de
partes, sino como un todo.

Subsistemas y Metasistemas

Un conjunto de elementos e interrelaciones que se encuentran estructuralmente y


funcionalmente dentro de un sistema mayor se considera subsistema. Es fcil
caer en el error de considerar todas o cualquiera de las partes o componentes
como subsistemas. El hablar de subsistema conlleva la idea de sistema; y si
consideramos que lo que llamamos sistema tambin es otro subsistema de un
sistema mayor entonces llegar al concepto de supersistema o metasistema; o
sea, aquel sistema que contiene todos los subsistemas.

Recursividad

El concepto de recursividad est ntimamente ligado a la definicin de


metasistema y subsistema porque, cuando se mencion anteriormente, no todos
los elementos o partes de un sistema son un subsistema. La recursividad se
puede entender como el hecho de que un objeto sinrgico (sistema) est
compuesto de sistemas ms pequeos con caractersticas tales que se comporta
como una totalidad con las mismas caractersticas que el sistema de donde
proviene. Este es uno de los conceptos ms discutido ya que no se han podido
identificar principios o reglas generales que determinen cundo una parte de un
sistema es subsistema o simplemente un componente del sistema. Sin embargo,
se pueden establecer algunos criterios.: El principio de la recursividad indica que
lo que es aplicable al sistema es aplicable al metasistema o supersistema y al
subsistema.

BEER seala que en el caso de los sistemas viables, estn

contenidos en metasistemas viables. Entendiendo por viabilidad la capacidad de


sobrevivencia y adaptacin de un sistema en el medio ambiente. Otro criterio es el
de funcionalidad, que quiere decir que el subsistema debe poseer las mismas
funciones que el sistema del cual proviene.

Se ha afirmado que un sistema est compuesto de subsistemas, pero este no


contradice el hecho de que los sistemas no pueden dividir o crecer infinitamente.
Por lo tanto se puede pensar en el mnimo grado de recursividad como el ms
pequeo de los sistemas o en el sistema base; tambin se pueden pensar en
sistemas ms grandes o metasistemas que contienen a todos los subsistemas y
que a su vez no es subsistema de un sistema ms grande.

Propsitos y Funciones

Los sistemas naturales inanimados estn desprovistos de un propsito


evidente. Estos adquieren un propsito o funcin especficos cuando entran en
relacin con otros subsistemas en el contexto de un sistema ms grande. Por
lo tanto, las conexiones entre subsistemas y el sistema total son importantes
en el estudio de los sistemas. Los sistemas creados por el hombre
(organizaciones, empresas, sistemas conceptuales mquinas, sociedades, etc)
tienen los objetivos que ste las establezca.

Atributos

Los sistemas, subsistemas y sus elementos estn dotados de atributos o


propiedades que pueden ser CUANTITATIVOS o CUALITATIVOS; esta
diferenciacin determina el enfoque con que se van a tratar los sistemas. El
tratamiento cuantitativo de los sistemas ofrece un mayor grado de dificultad ya
que comprende la evolucin de las variables y esto requiere de la participacin
de ramas del conocimiento como la Teora de Juegos, la Estadstica, el Clculo
Multivariado, la Teora del Caos, la Lgica Difusa, la Lgica Matemtica y la
Investigacin Operacional.

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Objetivos

La identificacin de los objetivos del sistema es de vital importancia para la


definicin de los sistemas y su diseo. en la medida en que disminuye el grado
de abstraccin, los enunciados de propsitos sern mejor definidos, ms
reales. En la medida que los objetivos se precisen ser ms fcil definir las
variables y parmetros con los cuales se podr seguir la trayectoria del
sistema.

Entradas y Salidas

Toda accin del universo (medio del sistema) o entorno del sistema es un
Estmulo o una Entrada y toda accin del sistema sobre el medio es una
Respuesta o una Salida. Todas las entradas o salidas se representan por los
valores de las variables, las cuales pueden ser escalares, pero en general son
variables complejas que tienen varios componentes; este tipo de variables se
representan por vectores.

Sinergia

Una de las caractersticas fundamentales de un sistema es la existencia de


cualidades que resultan de la integracin y que no se pueden reducir a la suma
lineal de las propiedades de las partes. Esto significa que el sistema tiene
propiedades que no se dan especficamente en forma implcita en ninguno de
sus elementos constitutivos.

El concepto de sinergia se resume en la

afirmacin que el todo es mayor que la suma de las partes.

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Homestasis

La homestasis es un mecanismo de control que permite a un sistema


mantener sus variables de lmites compatibles con su supervivencia.

Clases de Sistemas

Al observar los sistemas se aprecia que no todos ellos poseen el mismo


comportamiento ni las mismas caractersticas y que tambin el grado de
complejidad es diferente.

Segn su Comportamiento

Sistema determinista es el que tiene componentes e interrelaciones tales que


conociendo sus partes y la manera como interactan se pueden predecir su
comportamiento o el resultado de su accin. Sistema probalista es que el no
predice la interaccin que se da entre sus elementos de manera determinada y
exacta.

No tiene un comportamiento predeterminado.

Su comportamiento

solamente puede ser descrito en trminos de probabilidades.

Segn la materialidad del objeto de estudio

Sistema fsico es aquel cuyos componentes son entidades concretas o


materiales. Sistema abstracto es aquel en el cual un conjunto de smbolos o
ideas representa sus elementos e interrelaciones.

Segn sea su interaccin con el entorno

Sistema cerrado es aquel que no acta con su entorno; es decir que, no tiene ni
entradas ni salidas al universo; tambin se le conoce como sistema
absolutamente asilado. Sistema relativamente asilado es aquel que acta con

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su medio ambiente o entorno a travs de caminos bien definidos, conocidos


como entradas y salidas. Y sistema abierto es aquel en el cual se consideran
todos los posibles efectos del universo sobre su estructura y viceversa.

Segn su capacidad de autodirigirse

Sistema autogobernado (teolgico) es el que posee la capacidad para fijar de


manera consciente y relativamente autnoma sus objetivos y, mediante los
procesos de direccin que le son inherentes, adoptar el comportamiento que
considere adecuado para alcanzarlos. Estos sistemas son el tema del estudio de
la ciberntica y se caracterizan por ser sistemas con retroalimentacin.

Sistema gobernado es el que posee procesos de direccin pero no puede


fijar conscientemente y con autonoma sus propios objetivos.

Sistema informante es el sistema relativamente asilado que tiene, por lo


menos, una salida de informacin.

Sistema de informacin es el sistema que, es simultneamente, sistema


informado y sistema informante.

Es importante aclarar que un sistema, en general, puede ser la combinacin de


varios de los tipos de sistemas arriba definidos.

1.2

LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS

La Teora General de Sistemas (T. G. S.), que fue propuesta por LUDWING VON
BERTALANFFY, se basa en la sntesis relacionada de los componentes de los

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sistemas, en la organizacin y el ordenamiento; acepta el comportamiento


teleolgico, la interaccin recproca con el medio ambiente y el comportamiento
aleatorio de sus actividades. VON BERETALANFFY desarroll la T. G. S.
partiendo de los sistemas naturales, fundamentalmente de los sistemas biolgicos,
y usando mtodo analticos; pero logr introducir el concepto de sistema abierto.
Como su aporte a la CIENCIA DE LOS ARTIFICIAL es de aplicaciones limitadas,
no se profundizar en lo referente a su desarrollo frente a la solucin de
problemas de tipo ingenieril o administrativo. Sin embargo, otros teoricistas
generales sobre sistemas, entre ellos BOULDING, BEER, RUSSEL, FORRESTER
y KLIR, tiene como objetivo desarrollar modelos temticos que permitan identificar
y cuantificar propiedades tales como totalidad, diferenciacin, mecanizacin,
centralizacin, jerarqua, finalidad, crecimiento, competencia, estabilidad, etc,
comunes a muchos sistemas naturales y artificiales. Con esto lo que se busca es
la posibilidad de predecir el comportamiento de un sistema bajo determinadas
condiciones o limitaciones.

ASPECTOS BSICOS DE LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS

Aqu se muestra la visin general de algunas ideas que hacen parte de la Teora
General de Sistemas.

El rea es amplia, mal definida en muchos casos y

cambiante: BOULDING concibi dos enfoques posibles de la organizacin de la


Teora General de Sistemas: el primero consiste en examinar el universo emprico
y escoger ciertos fenmenos generales que se generen de muchas disciplinas
diferentes para estructurar modelos tericos generales, pertinentes a estos
fenmenos. El segundo consiste en arreglar los campos empricos como una
jerarqua de complejidad organizativa de su unidad de conducta bsica individual
y en tratar de desarrollar un nivel de abstraccin apropiados de cada una. ASHBY
llam a estos enfoques emprico y epistemolgico: El mtodo emprico examina

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el mundo y los diferentes sistemas que concurren en ste para deducir enunciados
acerca de las regularidades que se observan y se mantienen.

Este mtodo

procede de lo emprico a lo abstracto y de lo singular a lo ms general. El enfoque


epistemolgico, que comienza en el otro extremo y procede de lo abstracto y
general para deducir conclusiones acerca de lo ms especfico, conduce al estudio
de casos especiales. Este mtodo considera todos los sistemas posibles, aunque
estos realmente no existan en el mundo real y busca postular leyes para probar,
empricamente, el subconjunto de sistemas.

La Teora General de Sistemas no slo se origin a partir de un grupo de


pensadores; en sus orgenes estuvieron presentes varias corrientes. En la dcada
de

1930

se

desarrollaron

conceptos

ligados

sistemas

abiertos,

concurrentemente en la termodinmica y en la biologa. VON BERTALANFFY


introdujo el concepto de equifinalidad en 1940. BRILLOUIN describi el contraste
entre la naturaleza inanimada y la viviente.

Tambin se estudiaron evidente

modelos de sistemas abiertos en la ecologa, sistemas neurolgicos y la filosofa,


en las publicaciones de WHITACKER, KREC y BETLEY en la dcada de 1950.

La Teora General de Sistemas es el resultado de otras contribuciones


fundamentales, como son las siguientes:

JOHN VON NEWMAN desarroll una Teora General del Autmata y


deline los fundamentos de la Inteligencia Artificial (1948).

CLAUDE E.

SHANNON desarroll el concepto de cantidad de

informacin alrededor de la Teora de las Comunicaciones (1948).

NORBET WIENER desarroll la Teora Ciberntica, relacionado entre s

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los conceptos de entropa o desorden, cantidad de informacin e


incertidumbre y acentu su importancia en el contexto de los sistemas
(1948).

ROSS ASHBY desarroll los conceptos de Ciberntica, autorregulacin y


autodireccin (1956), alrededor de las ideas que haban sido concebidas
originalmente por WEINER y SHANNON.

Las ideas que surgieron con el desarrollo de la Ciberntica y la Teora de la


Informacin poseen dos efectos divergentes: primero, mostraron cmo se poda
aproximar los sistemas abiertos a los sistemas cerrados, mediante la introduccin
de mecanismos de retroalimentacin; y segundo, mostraron la imposibilidad de
duplicar las caractersticas de control automtico en los sistemas vivientes. Los
seguidores del primer efecto unieron sus esfuerzos en la construccin de modelos
y teoras de organizaciones en las cuales son importantes los conceptos basados
en los puntos de vista analtico y mecnico. Esas teoras tienen algn atractivo
debido a su rigor; sin embargo, no explican las propiedades conductuales de los
subsistemas. El segundo efecto fue fructfero al producir el desarrollo de la Teora
Conductual de las Organizaciones, que combina los conceptos de la Teora
Econmica con las nociones conductuales de la Psicologa, Sociologa y
Antropologa. Estas ltimas teoras explican mejor la conducta que las antiguas;
pero, actualmente, carecen del rigor acostumbrado por las teoras mecnicas.

Veamos

las

contribuciones

de

KOEHLER

(1928),

REDFIEL

(1942).

SONMMERHOFF (1950): KOEHLER representa los primeros intentos para


explicar la manera en que las propiedades de los sistemas regulan la conducta de
los componentes y, de ah, la conducta de los sistemas. El tratado de unificacin

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de REDFIELD pone de manifiesto la continuidad y la gran variedad y complejidad


de los eventos de transicin que unen los niveles biolgico y sociocultural.
SOMMERHOFF aport el descubrimiento de como representar exactamente lo
que se quiere decir mediante coordinacin e integracin y buena organizacin.

La organizacin (ya sea de un gato hidrulico, de un piloto automtico o una


refinera de petrleo) se juzga buena si, y slo si, esta acta para mantener un
conjunto determinado de variables esenciales dentro de los lmites asignados.

Aspectos matemticos de la Teora General de Sistemas:

El lenguaje de la matemtica es el ms calificado para servir como el lenguaje de


la Teora General de Sistemas debido, precisamente, a que este lenguaje est
dedicado en su contenido y expresin solamente a las caractersticas estructurales
(de relacin) de una situacin.

STAFFORD BEER ha expresado, mejor que nadie, la necesidad de un


metalenguaje; es decir, un lenguaje de orden elevado con el cual estudiar
proposiciones escritas en un lenguaje de bajo orden. Para ejercer control sobre
un sistema a nivel dado debe existir un sistema con un orden de lgica ms
elevado para ejercer dicha regulacin y, en forma correspondiente, un lenguaje o
cdigo de un orden ms elevado que el de aquel sistema en el cual las decisiones
y mandatos del sistema de expresan.

Esto no es diferente de tener un rbitro,

mediador o juez que revise los argumentos por encima de quienes deliberan. En
los casos judiciales se recurren al uso de las cortes, a niveles siempre ms
elevados y por encima y ms all de aquellos en los cuales no puede llegarse a un
acuerdo. El concepto de superestructura implica no slo la idea de un orden ms
elevado, sino tambin el ser ms comprensivo y el trascender niveles anteriores.

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La industria se considera el metasistema de una corporacin cuyo metasistema


es, a su vez, el gobierno. En el mundo de la educacin, una facultad acta como
el metasistema de varios departamentos y la universidad es el metasistema por
encima de varias facultades. Por lo tanto, los metasistemas crean jerarquas de
control y reglamento.

La Metafsica representa el metalenguaje ideal en el sentido que BEER da a esta


palabra: las propiedades generales de los sistemas se describen en un lenguaje
independiente de la naturaleza especfica de los sistemas.

La Ciberntica, la ciencia de la comunicacin y control, es un ejemplo de una


teora matemtica rigurosa, que se ha aplicado al estudio de todos los fenmenos
en los cuales estn involucradas conductas organizadas, especficamente de
bsqueda de objetivos. Tambin ha servido para extender disciplinas.

La Teora de la Informacin, una extensin de la Ciberntica, que se ver en


relacin con la entropa, desorden e incertidumbre, ha sido un metalenguaje
fructfero, utilizado para describir fenmenos tan dispares como la estructura del
lenguaje, la msica y las relaciones econmicas entres otras. Es importantes
tener en cuenta la nocin de que el modelo fundamental que describe la entropa
esperada puede aplicarse a fenmenos diferentes a los de la termodinmica,
debido a que este expresa, en un lenguaje matemtico abstracto, una relacin
sobre la probabilidad de ocurrencia de un evento a pesar de su contexto o
contenido y, por lo tanto, su universidad y versatilidad.

La Teora de Juegos y el jugar es otra rea donde se ilustra la aplicacin de


matemtica, en este caso se trata de situaciones que involucran intereses en
conflicto.

Esta teora comprende las estructuras lgicas de esas situaciones,

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permitiendo al cientfico conductual examinarlas como modelos generales de


varios tipos de interaccin social.

El punto de vista del sistema general est

incluido en el nfasis de la tipologa estructural. La esperanza implcita es que


este puede servir como principio unificador en el desarrollo de teoras que tratan el
conflicto y la cooperacin relevante en las situaciones con un contenido bastante
diferente pero que cuenta con estructuras lgicas similares.

Existen ejemplos de intentos de la aplicacin de la matemtica a la biologa en los


estudios sobre la biologa racional y la morfologa de sistemas abstractos. Esos
estudios son el intento de representar, en ocasiones con gran exactitud, hechos
cuantitativamente conocidos y en algunos casos han conducido a una prediccin
exacta de los resultados cuantitativos de experimentos nuevos, no realizados
anteriormente. WATT ilustra el amplio desarrollo de los modelos para explicar los
cambios en la abundancia de especficas poblaciones de insectos naturales y
otros insectos nocivos, atestiguando por un tanto el significado prctico de este
tipo de trabajo. Los campos matemticos desarrollados recientemente como el de
los conjuntos y la lgica borrosa, han abierto nuevas posibilidades para los que
buscan un mayor rigor al describir el razonamiento aproximado.
ZADEH

las

abstracciones

matemticas

concomitantes

La teora de

constituyen

el

metalenguaje de la vaguedad, como contraposicin a la Estadstica y Teora de la


Probabilidad que representan el metalenguaje de la incertidumbre.

La Teora General de Sistemas y los Sistemas Polticos:

Las instituciones polticas, el gobierno y la intricada trama de relaciones entre el


individuo y su vida en sociedad, requieren una comprensin y conocimiento mucho
ms profundo que la del hombre ordinario de la calle. No hay duda que, en esta
era tecnolgica, el conocimiento es fuerza y los que carecen de sta tienen

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dificultad en el manejo de la influencia. Por lo tanto, el hombre de hoy es testigo de


un mayor inters en el aprendizaje de los sistemas polticos, ms all del
mantenimiento del grado de aprendizaje estndar de la sola experiencia.
BOULDING describe como pueden valorarse los sistemas en cinco niveles
diferentes:

Un nivel emprico en el cual el conocimiento se deriva slo, directamente,


de la experiencia.

Un nivel en el cual se pueden estructurar sistemas traduciendo


smbolos, hologramas e instrumentaciones a la realidad fsica.

Un tercer nivel en el cual el conocimiento permita un diseo de inventiva


y en el cual se creen las holografas.

Un cuarto nivel de conocimiento llamado terico, en e cual se incrementa


la generalidad y se desarrollan sistemas tericos que van ms all de las
propiedades esenciales de un sistema.

Un quinto nivel en el cual se descubren los sistemas, sistemas tericos,


de acuerdo con E. LAZLO.
clasificar

las

teoras

Los tericos de sistemas, que intentan

generales

de

los

sistemas,

encuentran

caractersticas comunes; por lo tanto, estructuran una teora general


comn con un elevado nivel o metateoras generales de sistema.
En el nivel actual de sofisticacin, los electores probablemente se mueven en los
niveles de conocimientos descritos en el primero y segundo nivel de BOULDING;
en tanto que los funcionarios elegidos, al mantener posiciones de poder, intentan

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lograr niveles ms elevados de conocimiento con el fin de comprender la


complejidad convincente con un incentivo para el uso de la Teora General de
Sistemas (la que opera principalmente en el cuarto nivel), con el fin de unir la
brecha entre la gente comn y los especialistas para restaurar lo comn del
conocimiento y de la fuerza que la Teora Democrtica presupone.
Un sistema poltico est constituido por las relaciones que una sociedad busca
regular mediante el ejercicio del poder pblico ya que toda actividad poltica est
dirigida a la regulacin de algn conjunto de relaciones internas o propias del
sistema, controladas por el regular y externas o entre el sistema y otros sistemas,
controlados o no por el regulador.
Dado que el conocimiento y la informacin son la esencia de la comunicacin,
estos desempean un papel esencial en la actividad poltica; por lo tanto, en la
reglamentacin de las sociedades humanas VIKERS va ms all que BOULDING
y describe las dificultades que afectan esta reglamentacin. En primer lugar, l
define cinco condiciones que hacen posible la reglamentacin:

Que el regulador tenga conocimiento de las variables que estn


implicadas en las relaciones que busca regular y la fuerza predictiva para
anticipar su curso futuro en el tiempo.

Que el regular tenga la habilidad para preservar la constancia suficiente


entre sus estndares y prioridades para hacer posible una respuesta
coherente.

Que el regulador tenga la habilidad para descubrir alguna respuesta que


tanga una mejor oportunidad que una al azar, que tenga xito.

Que el regulador sea capaz de dar efecto a su respuesta dentro del


tiempo en lo que permiten la primera y segunda condiciones.

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Que el regulador sea capaz de adaptarse a la correccin y al


aprendizaje.

Es obvio que el que se satisfagan o no estas condiciones no dependen tanto de la


tecnologa como de la eficacia de la comunicacin humana. La comunicacin entre
el que reglamenta y el que se ajusta a las reglas es esencial para obtener un
acuerdo en los estndares, las entradas y las prioridades de gobernacin los
lmites de control.

VICKERS seala que en aos recientes el contenido del

sistema poltico ha crecido en volumen, y sigue creciendo, y los estndares a


obtenerse han aumentado y siguen hacindolo. La accin necesaria para obtener
y mantener estos estndares requiere un mayor nmero de operaciones masivas,
apoyadas por un mayor consenso sobre perodos ms extensos de tiempo que el
pasado.

El deseo de VICKERS es que el estudio de los sistemas en general y la bsqueda


de principios de regulacin comunes a todos ellos unan la brecha ente el regulador
gubernamental y el gobernador. Sin duda, el sistema poltico puede verse en
trminos dinmicos y sus procesos interpretados como un flujo continuo e
interrelacionado de conductas. En tal caso, para EASTON, el sistema poltico se
ve como un proceso de conversin, amplio y perpetuo. Esta est rodeado por dos
tipos de medios que juntos forman un medio total. El sistema poltico se define
como el conjunto de interacciones a travs de las cuales los valores se ubican en
forma autoritaria, para una sociedad, y por las cuales los miembros son inducidos
a aceptarlos como un enlace. El sistema poltico ( es decir las autoridades) logra
esos objetivos al proporcionar salidas del sistema poltico puede comprenderse si
se ve como un sistema abierto que se adapta, responde y compite con las
perturbaciones, influencias y tensiones que imponen todos sus sistemas y

22

subsistemas componentes, sobre sus estados de equilibrio.

En 1964, O. R.

YOUNG complet un estudio sobre el impacto de la Teora de Sistemas en la


ciencia poltica que es notable no slo porque proporciona un estudio de las
influencias y usos de la Teora General de Sistema en el campo de la ciencia
poltica, sino porque constituye una revisin de lo que esta teora puede contribuir
a la ciencia en general.

Acerca de la naturaleza de la teora General de Sistemas, se puede afirmar:

Que es un cuerpo terico consistente en un grupo integrado de conceptos


descriptivos, explicativos y predictivos, diseados para probar la naturaleza de una
amplia variedad de sistemas e interacciones entre sistemas y para proporcionar un
marco de referencia para el extenso estudio de la conducta sistmica. La Teora
General de Sistemas es necesaria para ordenar y organizar el universo en forma
conceptual y centrar la atencin en problemas en donde pueda realizarse
investigacin; ella se ha formulado sobre la base de un elevado nivel de
abstraccin, de manera que esta puede aplicarse a una variedad de disciplinas y
pueda desempear la funcin de marco de referencia. Entre las funciones de la
Teora General de Sistemas est la de estandarizar la terminologa y aclarar el
significado de conceptos, de facilitar la comunicacin de conocimiento valioso y
formas de ver las cosas por otras disciplinas.

Esta funcin es el resultado del

concepto de isomorfismo y conocimientos a travs de niveles de sistemas, de


disciplinas diversas y de una clase de sistema a otro.

Adems, proporciona la

funcin heurstica de sugerir nuevas preguntas para antiguos problemas, de


reconocer y descubrir nuevos elementos en sistemas, codificar grandes
cantidades de datos y proporcionar la capacidad de recordar proyectos de
investigacin.

23

La Teora de Sistemas puede tener funciones descriptivas, explicativas y


predictivas, no slo en el contexto terico de la ciencia poltica sino en la prctica,
como lo muestra O. R. YOUNG, en un estudio sobre proyectos de investigacin
reales. Para el futuro, esta teora general de sistemas promete proporcionar una
conceptualizacin que trate los problemas de la declinacin, desorganizacin,
dinamismos, adaptacin y estabilidad en trminos organsticos.
1.3

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS

Los sistemas reales, naturales o artificiales, los podemos clasificar desde varios
punto de vista; por ello se presentan los de mayor claridad a la solucin de
problemas ingenieriles o administrativos.
La clasificacin ms general es la propuesta por KENNETH BOULDING, quien
defini los niveles de complejidad estructural de los sistemas, y que, presenta a
continuacin:

SISTEMAS ESTRUCTURALES

Estos sistemas son aquellos que sirven de soporte a otros sistemas; tales como la
estructura de un edificio o la estructura fsica de los cristales.

SISTEMAS DINMICOS SIMPLES

Estos son aquellos cuya estructura se caracteriza por su comportamiento


dinmico, tales como las mquinas simples, las planchas, los motores elctricos,
etc. Los sistemas en equilibrio pertenecen a esta categora; tales como el sistema
planetario.

24

SISTEMAS DE CONTROL

Estos sistemas son aquellos que mantienen un estado funcional con base en la
informacin de su comportamiento interno respecto a su diferencia con algn
objetivo que es influenciado por una causa externa; tales como un termostato, un
velocmetro, etc.

SISTEMAS AUTOSOSTENIDOS

Estos sistemas abiertos son aquellos que intercambian, explcitamente,


informacin con su medio ambiente para levar a cabo sus funciones vitales,
mantenerse y reproducirse; tales como las amebas, los microbios, virus.

SISTEMAS VEGETALES

Estos sistemas abiertos son aquellos conformados por la asociacin de entidades


simples, pero interdependientes, entre los cuales existe una divisin de tareas;
tales como un rbol.

SISTEMAS ANIMALES

Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin funcional guiada por un
comportamiento teolgico, sentido instintivo de la existencia y por su movilidad;
tales como los animales.

SISTEMAS HUMANOS

Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin funcional guiada por un
comportamiento teolgico, sentido cerebral de la existencia, la posibilidad de
razonamiento, autodeterminacin sobre sus actividades y las del medio que los
rodea, la realizacin de procesos de abstraccin mental y la utilizacin de
lenguajes simblicos, tales como el hombre.

25

SISTEMAS SOCIALES

Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin compleja por estar
conformados por grupos humanos homogneos tales como los sistemas
familiares, culturales, polticos, deportivos, econmicos, etc.

SISTEMAS TRANSCEDENTALES

Estos sistemas son aquellos cuya naturaleza y comportamiento estn fuera del
alcance de la mente humana contempornea; tales como los fenmenos
parasicolgicos, esotricos, etc.

Una segunda clasificacin es la planteada por STAFFORD BEER, quien defini


los criterios de determinacin y probabilidad de los sistemas con base a sus
niveles de complejidad funcional y que se presentan a continuacin:

SISTEMAS SENCILLOS Y DETERMINSTICOS

Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural sencilla y un
comportamiento dinmico totalmente predecible; tales como una cerradura, una
caja fuerte, una silla, etc.

SISTEMAS COMPLEJOS Y DETERMINSTICOS

Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural muy
compleja pero su comportamiento dinmico es totalmente predecible; tales como
un jet, una planta qumica, un computador, etc.

26

SISTEMAS MUY COMPLEJOS Y DETERMINSTICOS

Estos sistemas conforman una categora, puesto que sistemas as no podran


caracterizarse.

SISTEMAS SENCILLOS Y PROBALSTICOS

Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural sencilla a su
comportamiento dinmico slo podra determinrsele probabilstica la ocurrencia
de algn evento particular; tales como los juegos de azar.

SISTEMAS COMPLEJOS Y PROBABIBSTICOS

Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural compleja
pero

su

comportamiento

dinmico

slo

podra

determinrsele

probabilsticamente la ocurrencia de todos los eventos que dependen de su


funcionamiento;

tales

como

un

sistema

de

administracin

de

calidad,

administracin de inventarios, etc.

SISTEMAS MUY COMPLEJOS Y PROBABILSTICOS

Estos sistemas son aquellos que tienen una organizacin estructural sumamente
compleja que no permitan una descripcin exacta ni la determinacin de su
comportamiento; slo podran predecirles, probabilsticamente, algunos eventos
dependientes de su organizacin y funcionamiento; tales como el cerebro humano,
la economa de un pas, etc.

27

Y una ltima clasificacin de los sistemas propuesta por ACKOFF RUSELL, quien
tom como punto de partida la fenomenologa que implica el funcionamiento de los
sistemas o sea su actividad respecto a su medio ambiente y que se presente a
continuacin.

SISTEMAS QUE MANTIENEN UN ESTADO

Estos sistemas son aquellos que reaccionan exclusivamente a un cambio definido


de su organizacin estructural y/o ambiente y producen una respuesta
determinada; tales como el cerrojo de una puerta, un velocmetro, etc.

SISTEMAS CON PROPSITO NICO

Estos sistemas son aquellos que responden de una manera diferente pero
adecuada al mismo tipo de fenmeno, produciendo siempre el mismo resultado.
Este tipo de sistemas seleccionan un comportamiento y se acomodan a los
estmulos que perturban su organizacin; tales como un sistema de administracin
de calidad, administracin de inventarios, etc.

SISTEMAS MULTIPROPSITO

Estos sistemas son similares a los de propsito nico, pero persiguen varios
propsitos, por lo menos dos, a partir de diferentes estados iniciales; tales como
un sistema de ventas al pblico.

SISTEMAS CON FINALIDAD

Estos sistemas son aquellos que persiguen dos o ms propsitos, pero su


funcionamiento est limitado a lograr la misma finalidad; adems, dichos
problemas seleccionan su comportamiento variable pero no seleccionan los
propsitos; tales como un traganquel (rockola) o un computador programado para
jugar varios deportes.

28

SISTEMAS CON VOLUNTAD

Estos sistemas son aquellos que, siendo sistemas con mltiples metas y
propsito, pueden seleccionar la meta a su libre albedro (voluntad); tales como las
personas, los sistemas sociales, las empresas, etc.

29

2. LA ORGANIZACIN

2.1

CONCEPTO

Teniendo en cuenta el concepto universal de sistemas podremos entender con


claridad el concepto de Organizacin, definida por ACKOFF RUSEEL como un
sistema con las caractersticas siguientes:

Es un sistema con voluntad porque contiene, por lo menos, un elemento o


subsistema con voluntad, el cual tiene propsito comn a la totalidad.

En el sistema existe una divisin funcional del trabajo para lograr la


consecuencia del propsito comn de los elementos que lo componen;
cada uno de estos elementos es responsable de la seleccin de las
posibles lneas de accin pueden estar diferenciadas por el tipo de funcin
(mercadeo, produccin, personal, finanzas e informacin), en el espacio
(sucursales, subsidiarias o plantas en diferentes zonas geogrficas) o en el
tiempo (diferentes turno o pocas de produccin).

Cada subconjunto funcional del sistema puede tener conocimiento detallado


tener informacin bsica del comportamiento de los subsistemas restantes
y responder a ese comportamiento por medio de la observacin y la
comunicacin.

Por lo menos uno de los subconjuntos del sistema desarrolla funciones de


control; es decir que, algn subconjunto comparar los resultados deseados
con los resultados obtenidos del funcionamiento del sistema para llevar a

30

cabo los ajustes necesarios y reducir las diferencias.


Con base en esta definicin, que es muy similar a que el plantea FERNANDO EL
POZZO, podemos diferenciar los conceptos de organizacin y organismo, porque
los organismos no contienen elementos con voluntad y por lo tanto no son
generados de variedad.

En la definicin de Organizacin estn presenten conceptos tales como: la divisin


funcional del trabajo, que nos conduce al estudio de su estructura; el
comportamiento dinmico, que nos conduce al estudio de su control; y la
naturaleza de la voluntad que nos conduce al estudio de las decisiones, las
comunicaciones y de la informacin.

2.2

ESTRUCTURA

2.2.1 Estructura Sistmica.


La estructura de cualquier sistema puede definirse como una radiografa del
sistema estudiado que nos muestra el nmero y clase de elementos que lo
constituyen, as como el nmero y el tipo de relaciones que los interconecta;
adems, ella nos muestra los lmites o fronteras de los sistemas respecto a su
medio ambiente. No sobra aclarar que la definicin anterior es arbitraria porque un
sistema, cualquiera que sea, siempre estar incluido en otro ms complejo y sus
relaciones podrn dividirse en subcomponentes; lo anterior implica que la
estructura de los sistemas sea, frecuentemente, producto de un proceso de
abstraccin mental. Este aspecto es el que genera el problema de diseo y su
solucin depende de la formacin terico experimental del diseador.
Si consideramos la estructura de un sistema como un problema, para resolverlo
tendremos que diferenciar los objetivos que definirn sus funciones, las fronteras

31

que limiten su entorno y su constitucin fsica a nivel de componentes y


relaciones. Un ejemplo sencillo que ilustra la lgica del proceso de diseo
estructural, podra ser el siguiente: consideremos el problema estndar de la dieta,
donde tenemos ciertos alimentos bsicos que queremos mezclar para producir
una dieta o men que satisfaga los requerimientos nutricionales de unos clientes
al mnimo costo. Este sistema estar enmarcado por un medio ambiente definido
por los precios, la disponibilidad y por las propiedades nutricionales de los
alimentos.
La estructura interna del sistema diettico estar definida por las variables de
control que sealarn la cantidad de cada alimento en la dieta.

Por ltimo, los

objetivos estarn definidos por la funcin de utilidad o costo de la dieta y por la


satisfaccin de los requerimientos nutricionales de los clientes. Es decir que, el
problema de diseo puede considerarse como un sistema de medios disponibles
contra objetivos, enmarcados dentro un medio definido por ciertos parmetros.
En este ejemplo, los medios son la clases y cantidad de alimentos y los objetivos
son los requerimientos nutricionales de la dieta y sus costos respectivos; y,
naturalmente, es muy sencillo porque en su presentacin no se plante la
especificacin de la estructura jerrquica que implica la descomposicin de los
objetivos generales en objetivos especficos o particulares para cada subsistema y
para cada elemento de estos. Esta descomposicin debe llevarse a cabo hasta
lograr que los objetivos de ms bajo nivel sean comprensibles y manejables sin
necesidad de recurrir a nuevas descomposiciones; a dichos objetivos de ms bajo
nivel, se les llama tareas elementales.
Respecto a las propiedades de las estructuras jerrquicas, podemos estudiar las
ms relevantes, relacionadas con la seleccin estructural de un sistema, que son:

32

La descomposicin

La cual se refiere a la factibilidad tcnica, econmica y organizacional de aislar


totalmente algunos subsistemas o elementos de otros con el fin de optimizar su
funcionamiento.

La casi descomposicin

La cual se refiere a la poca o ninguna factibilidad tcnica, econmica y


organizacional de aislar totalmente algunos subsistemas o elementos de otros con
el fin de optimizar su funcionamiento. Esta propiedad es ms importante que la
anterior respecto a la naturaleza de nuestro problema, puesto que es muy
caracterstico en los sistemas sociales u organizacionales; ellos se debe a que a
corto plazo se comportarn, todos los subsistemas, con la unidad en busca de un
objetivo comn y esto coincide con el principio de sinergia sistmica.

La representacin estructural tipo rbol de los sistemas jerrquicos

La cual se refiere a las diferentes unidades organizacionales o nodos, a sus


respectivas subunidades o subnodos y a las relaciones de subordinacin a que
haya lugar. En este tipo de representacin no se muestran otras relaciones, tales
como las comunicaciones no jerrquicas, los acoplamientos de entradas y/o
salidas de materiales ni la energa o la informacin. (Ver figura 1).

La fragmentacin

La cual se refiere al grado de subdivisin de los nodos en subnodos y puede


medirse por medio de la relacin entre el nmero de nodos existentes en la
estructura arbrea seleccionada y la cobertura o nmero promedio de las tareas
elementales que dependen de un nodo (Ver figuras 2 y 3); y su medicin se hace
con base en las ecuaciones:

33

F= n ,

para n1

F = Tp - 1

Tn - 1

Tn -1

En donde: F = Indice de Fragmentacin; n = Nmero de nodos del sistema;


Tn = Nmero de tareas elementales del sistema; Tp = Nmero de Tareas
elementales de los nodos.

Complejidad de las tareas de los sistemas

La cual se refiere al alto nivel de funcionalidad que implican las mltiples


relaciones entre los componentes de un sistema cuando no existe fragmentacin.
Dicha complejidad puede medirse por medio del nmero de relaciones potenciales
entre un grupo de tareas de un mismo nivel, al tiempo que refleja la complejidad
de la tarea asignada al nivel superior. Para una estructura con fragmentacin
mxima el grado de complejidad C se reducir a:

TP 1 2Tn 1
Tn 1

Lo anterior demuestra que un caso muy difcil de manejar se puede reducir a uno
manejable; incurrindose, claro est, en el costo de suboptimizacin que
introduce la fragmentacin y que puede identificarse como cierto grado de
ineficiencia.

Incomunicacin dentro del sistema

La cual se refiere a la comunicacin entre sus sistemas y, ms bajo nivel, entre


sus componentes elementales. Claro est que una manera eficaz de reducirla
ser mediante la fragmentacin y el uso obligatorio de canales de comunicacin
jerrquica que resulten; ahora, como esta decisin puede generar confusin o
bloqueo en las comunicaciones, habr que utilizar canales directos entre
actividades de diferentes ramas jerrquicas. (Ver Figura 4).

34

Finalmente, luego de disear varias estructuras alternativas, habr que


seleccionar una de ellas, para lo cual se pueden seguir los criterios siguientes:

Limitacin de las interacciones

Que se refiere a la identificacin y seleccin de la estructura que tenga la mnima


fragmentacin y el mnimo de canales de comunicacin; pero como no existen
normar estandarizadas para la seleccin, esta queda limitada a la formacin y
prctica del diseador.

Asimilacin Nodal de las Actividades

Se refiere a la micro organizacin funcional de la estructura seleccionada,


mediante la cual se optimizarn el proceso de casi-descomposicin, las
comunicaciones y el nmero y clase de interacciones elementales.

Complementacin entre las actividades

Que se refiere al proceso de interconexin de las tareas a nivel de elementos y de


subsistemas, porque as se comienzan canales de comunicacin y procesamiento
de datos.

Relacin jerrquica entre los objetivos

Que se refiere a la determinacin de la consistencia sinrgica que debe existir


entre los objetivos de las tareas elementales respecto al objetivo de su
correspondiente nodo, y as sucesivamente. De esta relacin dependen, en
proporcin directa, el comportamiento del sistema.

35

Estructuras tipo estrato

Las cuales implican la fijacin de un nivel adecuado de abstraccin organizacional,


porque de esta manera podr definirse un conjunto de estratos correspondientes a
cada unidad funcional del sistema. Este mtodo permite ir bajando de los niveles
ms altos de la organizacin sistmica hasta el grado de afinacin que se necesita
(Ver figura 5)

Estructuras tipo capa

Las cuales implican la definicin y clasificacin de las decisiones hasta llegar a l


grado ms fino de detalle. Por ejemplo: en una empresa cualquiera se toman
decisiones estratgicas que son la gua para tomar decisiones logsticas: las
cuales, a su vez, servirn de gua para tomar decisiones tcticas; y finalmente,
estas pasarn a alimentar el proceso operacional de rutina o de decisiones
operacionales (Ver Figura 6)

Estructuras tipo escaln

Las cuales implican la descripcin de los niveles escalonados en que se podrn


ubicar las diferentes unidades decisorias del sistema organizacional; esta
descripcin es muy similar a los organigramas que usan las empresas (Ver Figura
7)

Limitacin de las interacciones

La cual se refiere a la identificacin y seleccin de la estructura que tenga la


mnima fragmentacin y el mnimo de canales de comunicacin; pero como no
existen normar estandarizadas para la seleccin, esta queda limitada a la
formacin y prctica del diseador.

36

Asimilacin Nodal de las Actividades

Que se refiere a la micro-organizacin funcional de la estructura seleccionada,


mediante la cual se optimizarn el proceso de casi-descomposicin, las
comunicaciones y el nmero y clase de interacciones elementales.

Complementacin entre las actividades

Que se refiere al proceso de interconexin de las tareas a nivel de elementos y de


subsistemas, porque as se comienzan canales de comunicacin y procesamiento
de datos.

Relacin jerrquica entre los objetivos

Que se refiere a la determinacin de la consistencia sinrgica que debe existir


entre los objetivos de las tareas elementales respecto al objetivo de su
correspondiente nodo, y as sucesivamente. De esta relacin dependen, en
proporcin directa, el comportamiento del sistema.

Estructuras tipo estrato

Las cuales implican la fijacin de un nivel adecuado de abstraccin organizacional,


porque de esta manera podr definirse un conjunto de estratos correspondientes a
cada unidad funcional del sistema. Este mtodo permite ir bajando de los niveles
ms altos de la organizacin sistmica hasta el grado de afinacin que se necesita
(Ver figura 5)

37

Estructuras tipo capa

Las cuales implican la definicin y clasificacin de las decisiones hasta llegar al


grado ms fino de detalle. Por ejemplo: en una empresa cualquiera se toman
decisiones estratgicas que son la gua para tomar decisiones logsticas: las
cuales, a su vez, servirn de gua para tomar decisiones tcticas; y finalmente,
estas pasarn a alimentar el proceso operacional de rutina o de decisiones
operacionales (Ver Figura 6)

Estructuras, tipo escaln

Las cuales implican la descripcin de los niveles escalonados en que se podrn


ubicar las diferentes unidades decisorias del sistema organizacional; esta
descripcin es muy similar a los organigramas que usan las empresas (Ver Figura
7)

2.2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Tomando como punto de partida la definicin de Estructura Sistmica, que nos da


la definicin intuitiva de la Estructura Organizacional, se proceder a estudiar los
tpicos que son ms relevantes:

La nocin de autoridad

Identificada como la necesidad de poseer una estructura jerrquica; porque la


autoridad, parece proceder de las necesidades de reduccin y control de las
actividades ms complejas que de la importancia de las decisiones descritas en la
definicin de las estructuras sistmicas. Dichos niveles de autoridad se basan en

38

el beneficio que conlleva el proceso de simplificacin, ya que cada subsistema


debe estar lo ms aislado posible y poseer un grado adecuado de independencia
respecto a los dems porque de lo contrario necesitara un volumen alto de
informacin detallada acerca de los otros subsistemas.

La necesidad de acoplamiento

ldentificada como la necesidad o interaccin entre dos o ms subsistemas o


elementos para cumplir sinrgicamente con los objetivos generales del todo. De
aqu

que

se

puedan

utilizar

acoplamientos

en

serie,

en

paralelo

retroalimentacin se presentan con una malla con alto grado de complejidad (Ver
figura 8).

La necesidad de acoplamiento externo

Identificada como la necesidad de reubicacin extra organizacional de algunos


subsistemas sin que ello conduzca a modificaciones internas del sistema
organizacional.

El uso de estructuras tpicas

Identificado como el uso de estructuras aparentemente aisladas por medio de alta


fragmentacin, con el fin de minimizar o reducir las interacciones.

El uso de estructuras desacopladas

Identificado como la necesidad de limitar el nmero de acoplamientos de entradas


y salidas; especialmente cuando se trata de informacin, porque ello implica un
potencial coordinador muy alto en cualquier tipo de Organizacin. Esto se puede

39

lograr por medio de interfases estandarizadas, almacenamientos intermedios y


con el uso de holguras entre dos o ms subsistemas siempre y cuando no
perjudiquen el cumplimiento de los objetivos especficos y/o generales.

Teniendo en cuenta los puntos de vista anteriores, varios autores especializados


en el estudio de los sistemas organizacionales, entre los que sobresalen RUSSEL,
BEER, GALBRAITH, SIMON, NOLAN y DEL POZZO han desarrollado ciertos
patrones estructurales tales como las organizaciones funcionales, centralizadas,
descentralizadas, etc.

Sin embargo, en este campo no existe consenso acerca del cul es la mejor; pero
si existe consenso en cuanto a la estructura jerrquica de los subsistemas de
planificacin y control de las organizaciones. Sin embargo el autor de este trabajo
deduce que pueden existir tres grandes subsistemas que son (Ver figura 9):

1.

El Subsistema Administrativo, que incluye a los elementos, actividades y

recursos necesarios para guiar y controlar las actividades de la Organizacin

2.

El Subsistema Logstico, que incluye a los elementos, actividades y

recursos necesarios para apoyar el proceso operativo de la Organizacin


proveyndolo de los recursos necesarios y suficientes.

3.

El Subsistema Operativo, que incluya a los elementos, actividades y

recursos
servicios.

necesarios para transformar las materias primas en productos y

40

3.

CONTROL

3.1

CONTROL SISTMICO

41

El estudio de control en los sistemas es la razn de ser de la Ciberntica,


especialmente en los sistemas complejos y probabilsticos. Por ello se basar en
los planteamientos desarrollados por STAFFORD BEER, ya que segn este autor
el subsistema de control es difcil de identificar puesto que su existencia slo sera
detectada mediante la observacin minuciosa del funcionamiento del sistema.

Como el control se identifica a travs del conocimiento del estado interno de los
sistemas, por medio de la deteccin de los estmulos externos que se lo modifican
y de las respuestas que tienden a conducirlo hacia un estado ideal, entonces
podremos concebirlo como el subsistema o el elemento que le permite a los
sistemas conocer sus estados deseados (voluntad) e iniciar las acciones que
corrijan las desviaciones introducidas en su funcionamiento. Por esta razn es que
al disear un sistema de control no se necesita conocer anticipadamente todos los
posibles estmulos que pueden afectar el estado del sistema que se desea
controlar y slo ser necesario que ste sea capaz de medir su propia tendencia a
alejarse de un comportamiento estable deseado y de utilizar un conjunto de reglas
para seleccionar las respuestas que lo reubiquen en su estado homeosttico (Ver
Figura 10). Pero este sistema de control no corresponder a un sistema social o
biolgico, por lo que habr que pensar en un controlador muy complejo, con
muchos canales de entrada (Dispositivo Aferente), el cual recibe los estmulos que
afectan al sistema y los conducir a un elemento receptor (Dispositivo Sensor) que
es la entrada al proceso de control, considerndolo por ahora como una caja
negra, cuyo elemento de salida (Dispositivo Motor) se encarga de ubicar la
respuesta asignada al respectivo estmulo por medio de un elemento de reparto
(Dispositivo Eferente).

Las respuestas del controlador sern las acciones que

tienden a contrarrestar al efecto de los estmulos sobre el estado homeosttico del


sistema; adems, aparece una nueva dificultad que consiste en identificar la
correspondencia de un gran nmero simultneo de entradas y salidas,

42

correspondencia

que

se

presenta

como

una

malla

muy

compleja

de

comunicaciones entre el dispositivo aferente y el dispositivo motor que se conoce


como Retculo Anastomtico (Ver Figura 11).

Esta clase de controladores es la que se encontrar en las Organizaciones


Empresariales; para ello bastar asociar los elementos del controlador descrito
con las actividades del grupo de personas cuya responsabilidad es la funcin de
control y que podra visualizarse de la siguiente manera: el dispositivo aferente
corresponder al conjunto de canales de informacin bsica para el control de las
diferentes actividades de la empresa, tales como comercializacin, ingeniera,
produccin, personal, finanzas, gerencia e informtica; el dispositivo sensor
corresponder al conjunto de personas y equipos que harn interpretable, para el
controlador los flujos de informacin o estmulos que lleguen a travs del
dispositivo aferente: el proceso de control corresponder al proceso realizado por
el o los controladores mediante la interpretacin o comparacin de los estados
homeostticos de cada actividad con la informacin de control (estmulos),
generndose aqu el conjunto de decisiones o acciones a desarrollar para cada
actividad y la interconexin entre cada estmulo y cada respuesta que diseminar
el dispositivo efector, originndose aferente corresponder al conjunto de canales
de informacin que conducen las respuestas seleccionadas en el dispositivo motor
(planes, instrucciones, etc.) hasta cada actividad de origen con el fin de que se
restablezcan los estados homeostticos afectados. Pero todos los sistemas
artificiales, especialmente los de control, necesitan una funcin retroalimentadora
cuya funcin consiste en contraatacar al estmulo original, afectando lgicamente
al proceso de control; en el caso de la Figura 11, dicha funcin est representada
por la lnea punteada (E 2) que conecta al efector que el transductor.

La

introduccin de esta nueva funcin afecta directamente el funcionamiento del


sistema de control, hasta el punto de que estar regido bsicamente por el

43

contenido de la retroalimentacin. Lo anterior se puede interpretar de la manera


siguiente: Si tenemos una entrada (E 1) muy dbil, ella ser amplificada
enormemente por F1 (P) para producir la salida (S); si se ha introducido en E 1
cualquier error, ste ser amplificado enormemente; sin embargo, se ha
comprobado que de acuerdo con las respuestas del controlado este fenmeno no
tiene importancia porque la salida (S) depende fundamentalmente de F 2 (P) y no
de F1 (P).

Este resultado es trascendental para los sistemas empresariales donde se da, con
mucha frecuencia, el caso de estmulos dbiles que son enormemente
amplificados pero en los que el proceso de control conlleva acciones en donde F 1
(P) sea determinante. Cuando se trata de un sistema complejo, el problema de su
control debe estar mediante el concepto de la variedad de estados que se puedan
identificar en dicho sistema. Por ello, cualquier sistema de control deber
reconocer y procesar la variedad de estados asociada al funcionamiento del
sistema que se desea controlar; proceso que puede deducirse de la Ley del
Requisito de Variedad de ASBHY, quien plantea que la variedad de actuacin de
cualquier controlador debe ser igual, por lo menos, a la variedad de la situacin a
controlar. Por ejemplo, si queremos controlar mecnicamente la calidad de un
proceso que produce un bien o servicio que puede tener N fallas, mutuamente
excluyentes, debemos disear un controlador que pueda reconocer y evaluar a
cada uno de esos N estados de falla; en el caso de que las fallas no sean
mutuamente excluyentes, por lo que sus combinaciones originan nuevas fallas
diferentes a las iniciales, el controlador deber incrementar su variedad a N!
3.2

CONTROL ORGANIZACIONAL

El control, de acuerdo con el principio ciberntico de la retroalimentacin, es la


esencia del funcionamiento de las Organizaciones como un sistema de tal manea

44

que lo ms significativo de las decisiones adaptativas y modificativas consiste en


actuar sobre comportamiento determinados, basados en el control, con el fin de
recudir las desviaciones percibidas y gracias a ello es posible mantener una
direccin consiguindose, por lo tanto, los objetivos del sistema organizacional.
Los conceptos por los que ha atravesado el control definen en cierto modo la
evolucin del concepto de Organizacin como ente que acta sobre su entorno su
propia estructura, ajustando, en ambas situaciones, el esfuerzo que liga el entorno
y la estructura del sistema a travs de la relacin medio - objeto. Precisamente
ahora al describir la Organizacin como un sistema, se hace patente la
importancia que para ella tiene la correccin de su propia actuacin a su entorno,
aprovechando su experiencia y tornando positiva la informacin que recoge de
ellos; esto se debe a que en el control reside la facultad de percepcin de la
intensidad de los esfuerzos realizados por el sistema, en relacin con la oposicin
del medios ambiente y de las desviaciones o deficiencias de su propia estructura,
para lograr sus objetivos internos y externos; es decir que, a travs del control
puede medirse el grado de eficacia con que se desempea la Organizacin,
centrando sus esfuerzos en los objetivos de conjunto por medio del
comportamiento percibido.
Lgicamente el control ha existido en toda organizacin industrial o comercial
desde el momento mismo en que ellas han nacido para cumplir algn objetivo.
TAYLOR al intuirlo y FAYOL al definirlo concretamente sobre las empresas,
estaban constatando algo social, siempre debe procurar dos cosas: cuidar que sus
planes se cumplan y distribuir econmicamente la utilizacin de sus recursos. En
general, puede decirse que la evolucin del control empresarial est basado en la
evolucin de sus tcnicas y sus campos de aplicacin, desde el rstico control del
cumplimiento de las tareas asignadas a alguien, el control de los recursos y
especialmente el dinero, el control econmico de los precios, costos e inversiones,
hasta los modernos controles introducidos por la informtica.

45

El ms inmediato futuro del control aparece ligado a la era de los sistemas,


especialmente por la funcin de retroalimentacin de la empresa, para lograr su
eficiente adaptacin al cambiante medio ambiente en que conviven las
organizaciones modernas. Actualmente, tcnicas como la Gestin en Tiempo Real
o herramientas como el Cuadro de Mando estn permitiendo un control con menos
demoras y mayor exactitud en la informacin proporcionada al resto de funciones
empresariales; por ello, la funcin de controlar ha logrado su desdoblamiento en
rganos especializados, tratando que la empresa conozca los resultados de todas
sus actividades para ser ms conscientes de ellas y modificar la actuacin de sus
miembros de tal forma que implique la realizacin de tres tareas fundamentales a
saber:

Conseguir los mltiples y diferentes objetivos de la empresa dentro de


plazos oportunos.

Conseguir los objetivos de la empresa con economa de recursos; es decir,


generando beneficios.

Mantener motivado el equipo humano implicado en la consecucin de


dichos objetivos.

El sistema de control tiene como finalidad asegurar que la empresa acte


conscientemente; es decir que, conozca las causas de sus fallas y de sus xitos,
corrigiendo los primeros en la medida en que ello sea posible y explotando los
segundos a travs de la bsqueda de las condiciones ms favorables para
desarrollar las diferentes actividades.

46

Por lo tanto, el control se podr caracterizar como un sistema de coordinacin de


resultados y objetivos que alimenta un sistema de decisiones, encaminado a
mantener estable y progresivo el desarrollo de la empresa; y esto debe ocurrir
como un proceso naturales y sistmico cuya esencia es la informacin y su
comunicacin entre los que la producen, la transforman y la utilizan por medio del
cumplimiento de las siguientes tareas:

Determinar las actividades y caractersticas que se han de controlar.

Establecer los puntos de control.

Desarrollar un mtodo con una sensibilidad capaz de medir las


caractersticas a controlar.

Desarrollar un mecanismo de comparacin entre la informacin


proveniente de los resultados y los objetivos, para evaluar las
condiciones del medio.

Fijar las polticas y tablas de decisin que han de servir de entorno a


las decisiones que han de producirse.

Determinar quines y cmo habrn de decidir.

Conocido ya el objetivo del control, es necesario que los controles sean


comprometido por los que ejecutan las actividades controladas y por los directivos
que evalan sus resultados y esto slo ser posible si el control con las siguientes
caractersticas:

Claridad y simplicidad

Adaptabilidad

Eficacia

Eficiencia

47

Mantenibilidad

Objetividad

Adecuacin

Oportunidad

Rentabilidad

Para lograr sus objetivos, el sistema de control deber cumplir, adems, con las
siguientes funciones:

Comparar los resultados de las actividades con los objetivos asignados a


los responsables de obtener dichos resultados.

Suministrar informacin sobre la naturaleza y la magnitud de las


desviaciones que suelen producirse entre los resultados y lo planificado.

Proporcionar las reglas y mtodos para evaluar dichas desviaciones


durante el desarrollo de las actividades.

Definir los puntos focales y responsabilidad y suministrarle a estos los


antecedentes y tipos de evaluacin, para efectuar la toma de decisiones
cuyo producto sern las medidas correctivas a que den lugar las
desviaciones halladas.

Conocer las causas que originan las desviaciones sobre el desarrollo de las
actividades planificadas, para reducir al mnimo las confusiones que
generarn la aparicin de futuras desviaciones y permitan mejorar el ciclo
de vida de los controles.

48

Definir y apoyar la actuacin de los ejecutores, manteniendo sus esfuerzos


dentro de las tolerancias que permitan los objetivos que se persiguen.

Verificar que en todos los recursos y medios de la empresa sean utilizados


en las cuantas previstas, de acuerdo con la planificacin de las mismas.

Motivar a los responsables de la ejecucin de las actividades para que den


el cumplimiento prefijado a las acciones del control, por medio de su
participacin en la discusin de los problemas que generan las
desviaciones.

Comunicar a todos los responsables de las actividades los resultados de las


acciones del sistema de control, para minimizar el efecto del sndrome
policivo que ellas generan.

Pero dada la naturaleza de sus objetivos y funciones, el sistema de control ha de


estructurarse siguiendo las siguientes premisas:

Paralelamente al sistema de informacin, porque la base de su actividad es


informacional y de su forma de comunicacin dependen buena parte de su
eficacia.

En forma piramidal escalonada, porque cada nivel de la empresa se


comporta como un filtro que toma medidas correctiva de acuerdo a la
responsabilidad que le corresponde y a las actividades a su cargo; el paso
a su nivel superior implica una sntesis de la informacin correspondiente
en el nivel inmediatamente inferior, la cual a medida que asciende de nivel

49

se convierte en informacin plurifuncional integrada.

Los componentes han de utilizar aquellos aspectos informacionales que


suministran los datos clases sobre el desarrollo de las actividades y/o de
sus resultados que evidentemente es lo que se controla.

De lo anterior se deduce que la estructura que contenga a los componente del


control ser la del conjunto de relaciones que internen y definen el juego de
competencias, responsabilidades y alcance de los objetivos y resultados que
generan una red decisional dinmica, las cuales son el control mismo porque
regulan los objetivos que persiguen todo el proceso de control, aunque la accin
comienza con el establecimiento del esquema de objetivos a conseguir. De aqu
que los componentes del sistema de control sean; El Subsistema de Control
Integrado, el Subsistema de Control de Gestin y el Subsistema de Control
Operacional, los cuales se explican en la Figura 12.

3.3

DINMICA SISTMICA

La caracterstica dinmica de un sistema, o sea la evolucin de su


comportamiento a travs del tiempo, puede considerarse como una consecuencia
de las acciones modificativas que genera su sistema de control. Los sistemas con
retroalimentacin, sealados en el estudio de control, presentan un ciclo dinmico
que funciona de la siguiente manera: El estado del sistema, en un instante
cualquiera, est caracterizado por ciertos niveles de actuacin que son
comunicados a un centro de decisin del mismo sistema que compare su estado
actual con el que debera existir y determine la accin o evento que modifique
dicho nivel de actuacin; esta accin se traduce, en la mayora de los casos, en
algn tipo de flujo de rdenes que han de ser ejecutadas por los elementos del

50

sistema que son afectados de acuerdo a la naturaleza de la orden. Vale la pena


acotar que el nivel de actuacin o estado comunicado al centro de decisin no
tiene, necesariamente, por que se el verdadero; o sea que, la informacin que
explica dicho estado puede contender distorsiones de la realidad y dems pueden
existir demoras en las actividades previas a la comparacin del estado real con el
estado ideal. Para aclarar los conceptos expuestos, consideramos el problema de
re-ordenamiento en una bodega; supongamos que la decisin de reordenamiento
se basa slo en el nivel de inventario, entonces el ciclo asociado al
reordenamiento se podr identificar, funcionalmente, de la siguiente manera: la
decisin de reordenamiento genera un flujo de rdenes al proveedor, quien
despus de cierto tiempo de entrega agrega el nmero de unidades recibidas, del
proveedor, al inventario, cambiando as su nivel anterior; este nivel es informado,
por ejemplo a produccin, posiblemente con algn error y/o demora, para que se
tomen las decisiones acerca de los flujos de rdenes o requisiciones para la
fabricacin.

Puede notarse que el funcionamiento de ciclo es permanente,

siempre estn ocurriendo cambios en algn punto del mismo y la accin ejecutada
depende de la informacin y decisin presentes; sin embargo, el nivel o estado del
inventario no depende solamente de la ltima accin sino que es una funcin de la
acumulacin de todas las acciones pasadas o anteriores.

Este tipo de retroalimentacin negativa, en que el sistema persigue una meta y


responde como consecuencia de no estar en el nivel fijado como meta. El otro
tipo de retroalimentacin es la positiva, la cual conduce a procesos de crecimiento
porque la accin produce resultados, acciones que van a reforzar el logro de sus
objetivos: un ejemplo de dicho caso sera el de una empresa que tiene como
objetivo maximiza sus ventas y utiliza para lograrlo, adems de mantener sus
niveles de inventarios, las alternativas de adquisicin que le proporciona el medio
ambiente de los proveedores actuales y potenciales y las variaciones de precios,

51

as como las de mercadeo proporcionadas por la publicidad.

3.4

DINMICA ORGANIZACIONAL

En el Enfoque dinmico usado para estudiar las organizaciones se parte de la


estructura de los flujos de acciones mencionados en el punto anterior y la premisa
es que cualquier Organizacin o cualquier problema dentro de ella puede ubicarse
dentro de esos trminos. Lo anterior nos conduce a pensar que, por medio de la
identificacin y seguimiento de los flujos de acciones que tienen lugar en la
Organizacin y de los ciclos de control que la regulan, podremos simular el
comportamiento dinmico de la misma. De igual manera podremos disear y
evaluar diferentes estrategias de control por medio del cambio de los ciclos y/o de
las reglas de decisin que se utilizan en su funcionamiento.

Debe quedar claro que al estudiar la dinmica organizacional, con base en su


sistema de control, se debe tener acceso a la informacin que generan y reportan
sus elementos a los controladores respectivos, puesto que del resultado de la
comparacin entre el estado actual del sistema y el estado esperado se deducir
la dinmica de dicho sistema.

52

53

54

55

4. LA INFORMACIN

4.1

CONCEPTO

Conceptualizar claramente sobre la informacin es una tarea difcil y los mismos


autores sobre sistemas de informacin no han podido ponerse suficientemente de
acuerdo para emitir una connotacin clara y completa para dicho trmino; por lo
tanto se transcribirn los dos conceptos ms claros, segn el criterio del autor de
este trabajo:

Informacin es una entidad tangible o intangible que reduce la


incertidumbre acerca del algn estado o suceso.

Informacin es un conjunto de datos procesados en forma significativa para


receptor especfico, con valor real y perceptible para tomar decisiones
presentes o futuras.

Sin embargo, para entender mejor el significado de informacin es preciso estudiar


su funcin de apoyo al proceso de toma de decisiones que se manifiesta en el
conocimiento del estado de la organizacin, de su medio ambiente, de su
comportamiento, de sus posibles proyecciones y en la comunicacin de las
acciones que se derivan de las decisiones que se toman con base en dicho
conocimiento.

4.2

TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones, dndole una cobertura de accin bastante amplia,


comprende el proceso de bsqueda de posibles recursos de accin alternativas y

56

la seleccin del ms conveniente, frente a la comparacin de los estados de un


mismo evento para modificar o respaldar sus resultados. Esto slo ser posible,
necesariamente, mediante el acopio y entendimiento de una cantidad determinada
de la informacin que refleja el estado del evento y el estado esperado.

Las decisiones pueden clasificarse bajo enfoques, tales como: decisiones


estratgicas, administrativas y operacionales, cuando se tiene en cuenta el estrato
organizacional que las genera; decisiones estructuradas, semiestructuradas y no
estructuradas, cuando se tiene o no algoritmo para su generacin; y decisiones
deterministas, bajo riesgo y bajo incertidumbre, cuando se tiene en cuenta el
grado de conocimiento de los eventos y de su medio ambiente. Los mtodos para
la toma de decisiones se basan en hbitos, rutinas administrativas y en la
estructura organizacional, para el caso de las decisiones estructuradas; para las
decisiones no estructuradas, estos mtodos incluyen el juicio, la intuicin, la
creatividad, el ojo avizor, la seleccin y el entrenamiento de los ejecutivos. Dichos
mtodos estn siendo reemplazados, gradualmente, por nuevos enfoques que
enfatizan la racionalidad y la cuantificacin en la toma de decisiones; el ms
importante de ellos es Investigacin Operacional que es una especializacin del
Mtodo Cientfico para la solucin de problemas de decisiones basado en la
construccin y solucin de modelos en los que se utilizan herramientas tales como
la Teora de los Grafos, Programacin Lineal o no Lineal, Probabilidades,
Procesos Estocsticos y la Simulacin. Hay que considerar, adems, otros
aspectos de decisiones, tales como los factores humanos y organizacionales.

4.3

COMUNICACIN Y VALOR

La comunicacin en el sentido de transmisin, se define como el sistema que


permite trasladar el estado o nivel de un evento entre dos puntos, y sus elementos
bsicos sern un trasmisor de materia o energa, un canal y un receptor ubicados

57

entre dichos puntos. Al concepto de comunicacin se le debe asociar el concepto


de cantidad de informacin, porque la naturaleza del sistema de comunicacin
depender de la naturaleza y de la cantidad de los mensajes; dicho nmero de
mensajes estar relacionado ntimamente con el nmero de estados a comunicar,
con el grado de incertidumbre que exista acerca de ellos, con tiempo necesario y
con el costo asociado para transmitirlos a travs del sistema de comunicacin;
claro que a mayor cantidad de informacin ste deber tener transmisores,
canales y receptores capaces de reconocer, codificar, transmitir y discriminar dicha
variedad de mensajes, lo cual implica mayor tiempo y/o costo.

Para determinar el valor de la informacin habr para definir primero el uso que se
le dar, con base en la naturaleza del proceso de toma de decisiones al cual va
dirigido; esta asociacin conceptual permite desvirtuar la falsa premisa de que a
mayor cantidad de informacin mayor ser su valor.

4.4

RELACIN INFORMACIN - ESTRUCTURA

Cuando se estudi la Organizacin, bajo el punto de vista estructural, se encontr


que era conveniente, por varios motivos, tratar de fragmentar o aislar algunas
interacciones entre sus componentes y que, como alternativa dicha fragmentacin,
se tena la posibilidad de absorber las interacciones a travs de la coordinacin, lo
cual se hace por medio de la transmisin de informacin entre los elementos; claro
est que dicha transmisin de informacin implica la existencia de un sistema de
comunicaciones que tiene un costo asociado tal como se plante en la seccin
anterior. Por lo tanto, ahora se necesitar determinar el balance adecuado entre
aislamiento y coordinacin, lo cual se lograr por medio de la informacin.
Lgicamente, esto conllevar al estudios de costos y beneficios asociados a cada
uno de dichos enfoques organizacionales; y este balance consiste en que:

58

A mayor fragmentacin y desplazamiento (mayor independencia o


asilamiento) se necesitar menor cantidad y calidad de informacin y se
tendrn menores dificultades en el proceso de toma de decisiones
asociados a la coordinacin; lo cual implica los altos costos de
independencia, incluidos los costos de la suboptimizacin y los bajos costos
de la coordinacin.

A menor independencia o aislamiento (mayor interaccin o acoplamiento)


se necesitar mayor cantidad y calidad de informacin y se tendrn
mayores dificultades en el proceso de toma de decisiones asociado a la
coordinacin; lo cual implica los bajos costos de fragmentacin y los altos
costos de coordinacin.

En esta descripcin se supone que para cada canal de comunicacin utilizado se


ha optimizado su eleccin, en trminos de su valor y su costo; esta acotacin se
hace con base en el nmero y estructura de los canales de comunicacin que se
hacen necesarios para optimizar la coordinacin.

Puede observarse que al estudiar el contexto de la informacin, no se ha tocado la


implicacin del factor humano debido a su extensin y complicacin, pero es
necesario destacar, aunque muy someramente, que la fragmentacin y el
aislamiento excesivos conducen a una baja en el rendimiento de las personas; ello
se explica en la falta de participacin, poca variedad en las labores y dems
factores organizacionales que han estudiado los socilogos y psiclogos.

Entonces,

menor

fragmentacin

se

tendrn

mejores

condiciones

organizacionales desde el punto de vista humano pero no se podr hacer

59

abstraccin de las consecuencias negativas (duplicacin, superdependencia,


inseguridad, caos, etc.) que implica la excesiva reduccin de la fragmentacin.
Esto produce otro problema de balance referido a la independencia - coordinacin,
porque las consecuencias de un determinado grado de independencia o de
coordinacin debern examinarse a la luz del comportamiento organizacional ms
probable y de los costos que arrastrara. De aqu se deriva la importancia de la
relacin informacin estructura.

4.5

RELACIN INFORMACIN-CONTROL

Ya se discuti la relacin existente entre la informacin y el proceso de toma de


decisiones; pero ahora de profundizar esa relacin por medio del enfoque
informacin-control, puesto que los controles son la base de la toma de decisiones
mediante la comparacin del estado actual del sistema contra uno esperado.
Considerando como uno de los orgenes de la informacin a cada una de las
actividades de la Organizacin, observaremos que en diferentes instancias, dentro
de la jerarqua del control, existen instrumentos que recopilan, relacionan y
procesan la informacin pertinente a los estados de las diferentes actividades de
los elementos y del sistema en general; esta informacin pasa a alimentar a los
controladores o tomadores de decisiones, los cuales decidirn acerca de cules
deben llevarse a cabo para corregir o mantener el comportamiento de dichas
actividades. Luego, se deduce claramente que la funcin de control y la
informacin mantienen una estrecha relacin con la dinmica o cambios de estado
del sistema, naturalmente soportada por su estructura organizacional.

60

5. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS

5.1

CONCEPTO

Cuando se trat de definir el trmino informacin, se encontr un alto grado de


dificultad, a pesar de que en el desarrollo de este trabajo se ha utilizado una
bibliografa no muy abundante pero s selecta y con el suficiente reconocimiento
sobre el tema, pero ello se debe a que no tiene sentido el hablar de informacin
por s sola aislada.

Es s como en las secciones referentes a la informacin se la presenta


ntimamente ligada a los procesos de planeacin, organizacin, coordinacin,
control y con la estructura de la organizacin.

En cambio un Sistema de

Informacin Administrativo (SIA), con base en los conceptos discutidos hasta


ahora, puede definirse como el subsistema de la Organizacin compuesto por un
conjunto de personas, equipos y procedimientos encargados de proveer la
informacin necesaria para la toma de decisiones en que se fundamenta la
planeacin, organizacin, coordinacin y control que la Organizacin en busca de
sus objetivos. Claro est que este concepto es limitado porque separa el problema
de la toma de decisiones del Sistema de Informacin, an cuando de l se podra
deducir que dichas funciones se desprenden del SIA que las apoya; por esta
razn, ser ms conveniente definir un SIA hacindola coincidir con el Sistema
Administrativo porque, en sentido amplio, estara incluyndose a todos los
componentes del proceso de toma de decisiones asociada a la planeacin,
organizacin, coordinacin y control.

Toda informacin no especificada o informal, no sujeta a norma administrativa


alguna, no formar parte del SIA; dicha limitacin se sustenta en la realidad

61

funcional de estos sistemas, a pesar de que la tendencia en los aos ochenta es


integrar a ellos la mayor parte de la informacin de las organizaciones. Otro
problema que se presenta, muy a menudo, es la denominacin de los sistemas;
por lo que es comn encontrar expresiones como:

Sistemas de Informacin Gerencial,

Sistemas de Informacin Gerencial por Computadora

Sistemas de Informacin Automticos

Sistemas de Informacin Administrativos

Sin embargo, en el desarrollo de este trabajo se ha utilizado la denominacin


SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS (SIA), porque dichos
sistemas estn involucrados dentro del contexto de las siguientes razones:

Porque caracteriza ampliamente a estos sistemas el implicar un volumen de


informacin destinada a la administracin (planeacin, organizacin,
coordinacin y control) de la Organizacin en general y cada una de sus
actividades especificadas.

Porque es posible que en muchas organizaciones, o en muchas actividades


especficas de stas cuyas operaciones impliquen volumen, complejidad,
relaciones de tiempo y necesidades de clculo y archivo moderadoras se
puede disear y establecer un Sistema de Informacin si tener que recurrir
al uso del computador y a la tecnologa que ello implica; lo cual podra ser
el caso de las empresas pequeas.

Porque no es objetivos de este trabajo que su autor tome partido en cuanto


al uso obligatorio de los equipos automticos de procesamiento de datos,

62

sino identificar, diagnosticar y disear un Sistema de Informacin


Administrativa, basado en el uso del computador o no, que abra la
posibilidad de mejorar el proceso tecnolgico y administrativo de las
empresas colombianas.

Este razonamiento es vlido, ya que todas la Organizaciones existe algn tipo de


Sistema de Informacin, aunque solo se trate de una persona encargada de
recolectar, procesar, almacenar, recuperar y comunicar informacin usando un
archivador, unas cuentas, unas calculadoras, lpices y papel. De este ejemplo
trivial se deducir un conjunto funcional para los Sistemas de Informacin
Administrativos, pensando en que dicho sistema debe satisfacer las diversas
necesidades de informacin de los usuarios y en que los datos utilizables deben
ser cuantificables y organizables de tal manera que se facilite su identificacin,
ordenamiento, registro, procesamiento (clasificadores, clculos y resumen),
almacenamiento, recuperacin reproduccin y comunicacin.

De aqu se pueden concluir que un Sistema de Informacin Administrativo es un


conjunto de componentes definidos e interconectados lgica y funcionalmente,
capacitado para realizar las operaciones de procesamiento de datos de una
Organizacin mediante el cumplimiento de los siguientes objetivos: Suplir las
necesidades de procesamiento de datos de la Organizacin y proporcionar
informacin

accesible,

completa,

clara,

precisa,

imparcial,

verificable,

cuantificables, flexible, oportuna y a un costo razonable para diferentes niveles de


la Organizacin.

Para cumplir con estos propsitos, el SIA debe contar, si no con todos, por lo
menos con algunos de los siguientes elementos: medios de recoleccin y
procedimientos para preparacin de datos; equipos y procedimientos para entrada

63

y recuperacin de datos en el equipo de procesamiento; aplicaciones

procesamiento para la explicacin del sistema en general; dispositivos y


procedimientos para almacenamiento de datos; equipos y procedimientos para
reproduccin de datos desde los medios de almacenamiento; medio y
procesamiento para obtener y comunicar la informacin del caso (entradassalidas); espacio fsico; procedimientos de control para los equipos, archivos,
documentacin en general y para oficinas; y, obviamente, el equipo de personas
capacitadas para la administracin y operacin del sistema.

Los anteriores enfoques conceptuales sobre los SIA son vlidos, como ya se
observ, para cualquier tipo de empresa u Organizacin, lo mismo que para el
Sistema de Informacin asociado a ellas; pero al referirnos al subsistema de
procesamiento de los datos que se necesita en el actual contexto empresarial y
para el futuro, se observa que la tendencia de este proceso est encaminada
hacia la automatizacin y centralizacin de la mayor parte de las actividades que
transforman los datos e informacin bsica en informacin apta para surtir al
proceso administrativo de la organizacin empresarial para su funcin vital que la
toma de decisiones.

Esto conduce al estudio hacia la perspectiva de estudiar los SIA a travs de un


enfoque diferentes, delimitado por el uso de los computadores para tener acceso a
una forma de procesamiento automtico y centralizado que genere economas en
escala, en vez de usar un gran nmero de procesamiento aislados a diferentes
uso de los computadores para tener acceso a una forma de procesamiento
automtico y centralizado que genere economas en escala, en vez de usar un
gran nmero de procesamientos asilados asociados a diferentes usos.

64

Con esta idea en mente se presenta, ahora, el novedoso concepto sobre SIA
desarrollado por OSCAR BARROS V., quien plantea una particin metodolgica
del estudio de los Sistemas de Informacin Administrativos en dos grandes
subsistemas a los cuales denomina EXTERIOR e INTERIOR:

El subsistema Exterior, es el que comprende todos los procesos,


procedimientos y actividades, incluyendo la planeacin, organizacin,
coordinacin y control que realizan las personas.

El Subsistema Interior, es el que comprende todos los procesos que se


ejecutan automticamente dentro de los equipos de procesamiento de
datos e informacin dentro de los equipos de procesamiento de datos e
informacin bsica (que, por supuesto, son operados por personas) y que
puede denominarse Sistema de Procesamiento de Datos (SPD).

Ahora se caracterizar un .SIA cualquiera y para ello se explica en trminos


generales, la naturaleza de la Figura 13. Esta representacin coincide con los
conceptos organizacionales tipo estrato presentados anteriormente y en los que el
Subsistema Interior (SPD) Es un estrato considerado como una caja negra ( no es
objeto de este trabajo inmiscuirse en la estructura detallada de los SPD a las que
slo se le identifican unas interfases para recepcin, validacin, codificacin,
entrada y recuperacin de datos e informacin que alimenta el proceso de toma de
decisiones que se desarrolla fuera de ella; y el Subsistema Exterior que es un
estrato conformado por un conjunto de cajas negras encargadas de realizar las
funciones administrativas que incluyen las tareas de planeacin, organizacin,
coordinacin, control, ejecucin de actividades y de tratamiento o de uso de
informacin que realizan las personas de la organizacin empresarial. Adems, se
detalla un medio ambiente que incluir a todo lo que no pertenezca al sistema,

65

pero que influye sobre l (estructura, procedimientos, etc.) y a unos canales de


comunicacin que unen al Interior con el Exterior, a las funciones administrativas
entre s y a stos con el medio ambiente para el intercambio de informacin
8dichos canales forman parte del Exterior). No sobra aclarar que todo el
funcionamiento del Exterior est regido por los procedimientos organizacionales
que regulan los procesos, decisiones y el flujo de informacin que circula por los
canales de comunicacin; y recalcar que los procesos de toma de decisiones y
control no estn limitados exclusivamente al exterior, porque existe la posibilidad
de que hayan decisiones factible de programas mediante el desarrollo de reglas o
algoritmos y, por lo tanto, asignarse al Interior. Como a los SIA se les ha
considerado supuestos sobre la estructura general de la Organizacin, su
estructura

particular

estar

estrechamente

integrada

con

tal

estructura

organizacional; por dicha razn, el nivel de coordinacin del SIA depender del
diseo estructural del Exterior. Esta distincin entre el Interior y el Exterior de un
SIA ser muy til desde el punto de vista de diseo, porque permite definir dos
problemas que pueden revolverse en forma relativamente asilada y secuencial
(primero el problema de diseo del Exterior, desde el punto de vista organizacional
y luego el problema de diseo del Interior desde el punto de vista del equipo de
procesamiento de datos, de acuerdo con las necesidades del Exterior).
5.2

EVOLUCIN

Los sistemas de informacin, como tales, existe con el nacimiento de las


Organizaciones, por lo que su evolucin se remonta a tiempos inmemoriales; a
raz de esto, el estudio de los SIA se centrar en la evolucin del subsistema de
procesamiento de datos y en la evolucin administrativa que ha introducido el uso
del computador.

66

5.2.1 TIPOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS


La evolucin del subsistema de procesamiento de datos est enmarcada por las
siguientes etapas:

ETAPA DE PROCESAMIENTO MANUAL

Durante sus primeros siglos de vida, el hombre existi y vivi sin necesidad de
llevar registros ni archivo alguno de sus actividades; pero siglos despus, con el
nacimiento de las primeras organizaciones sociales, se fueron haciendo
necesarias algunas adaptaciones a las formas de recordar ciertos detalles
trascendentales para las tribus, siendo de ellas la forma de contar sus haberes.
Por eso, cuando dichas tribus se transformaron en naciones generando consigo
las primeras actividades productivas y comerciales, ya no eran suficientes las
piedras, tablas, papiros ni bacos usados 3.000 aos antes de la cristiana por los
mercaderes de Babilonia y se pas a innovaciones tales como la auditoria de
cuentas (Grecia) y los sistemas bancarios y presupuestos (Roma); para ello fue
necesario que pasaran muchos siglos y se utilizara el pensamiento humano,
papel, tinta, pluma, regla, libros, etc., (500 aos A.C.), para pasar ms tarde (1800)
a usar libros de contabilidad y muchos mtodos de clculo usados todava en
nuestros das.

Sin embargo, a pesar de las limitaciones en cuanto a exactitud y oportunidad, los


mtodos manuales de procesamiento de datos, usados actualmente, tienen las
siguientes ventajas: los datos y la informacin son manipulados en una forma
legible para el hombre; los cambios y las correcciones se pueden hacer
fcilmente, no se requiere un volumen mnimo de procesamiento para que sea
rentable y son mtodos de fcil adaptabilidad a las condiciones cambiantes de las
organizaciones.

67

ETAPA DE PROCESAMIENTO MECNICO

Esta etapa de evolucin del procesamiento de datos, inspirada en la revolucin


industrial, puede desglosarse en tres fases: la primera comprende el uso de las
mquinas de escribir, tabuladoras, seleccionadoras, etc.; la segunda comprende el
uso de las mquinas que desarrollan y cambian ciertos pasos del procesamiento
mediante una sola operacin, tales como las mquinas que calculan e imprimen
resultados, las mquinas que calculan e imprimen resultados, las mquinas y
calculadoras que tienen capacidad para almacenar datos, cambiar muchos pasos
del proceso y programrseles sus actividades, claro est que no pueden
compararse con el computador; tales como mquinas controladoras de procesos,
las actuales mquinas registradoras de muchos supermercados, las cuales
calculadoras del bolsillo, etc.

ETAPA DEL PROCESAMIENTO ELECTROMECANICO

Esta etapa de la evolucin del procesamiento de datos est caracterizada por el


uso de los primeros computadores, los cuales no eran electrnicos (sus circuitos
eran magnticos y controlados por medio de redes electromagnticas), mucho de
sus

componentes

funcionaban

mecnicamente

no

usaban

ninguna

programacin ni archivos almacenados, tales como los primeros equipos de


computacin construidos entre el MARK I (1944) y el UNIVAC (1959). De esta
etapa hasta nuestros das se gan en velocidad de procesamiento y manipulacin
de altos volmenes de datos, pero se perdi algo de exactitud y, adems, los
datos que utiliza el equipo principal de procesamiento ya no son entendibles para
muchas personas.

Otros equipos caractersticos de esta etapa son las

perforadoras, clasificadoras, tabuladoras, lectoras, etc. No sobra aclarar que el


mejor periodo de explotacin de dichos equipos fue ente 1954 y 1962.

68

ETAPA DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO

Esta etapa de la evolucin del procesamiento de datos se caracteriza,


fundamentalmente, por el uso de los equipos electrnicos (computadores
modernos) y abarca desde 1964 hasta la fecha. Claro est que ella ha sufrido
cambios muy importantes que son el fruto del desarrollo de la tecnologa de los
computadores a partir de 1960, o era de los computadores de segunda
generacin, en los cuales ya empezaron a funcionar con tubos de vacos en vez
de redes hasta llegar a los microcircuitos de estado slido (CHIPS) de los
computadores actuales o de cuarta generacin; a raz de eso, se ha ganado
ilimitadamente en los volmenes de datos que se manejan y se introdujo y
desarroll la programacin, velocidad y exactitud de los procesos.

5.2.2 IMPLICACIONES ADMINISTRATIVAS

El uso del computador, como cerebro de los SIA, conduce a estudiarlos con una
perspectiva generacional algo similar a la usada para dichos sistemas de
procesamientos de datos:

PRIMERA GENERACIN.

Esta generacin comprende los aos 1950 hasta 1958, se caracteriz por el uso
de aplicaciones (computarizacin de un actividad simple y bien definida, tales
como control de inventarios, cartera, nmina, etc.) y por sus nfasis en la mquina
(concentracin vital para resolver las dificultades del equipo y/o su programacin).

69

SEGUNDA GENERACIN

Esta generacin que comprende los aos desde 1958 hasta 1966, se caracteriz
por el uso de aplicaciones polifuncionales (computarizacin integrada de varias
actividades, aprovechando las facilidades que introdujeron los computadores de la
tercera generacin, tales como los bancos de datos) y por su nfasis en definir y
mejorar la organizacin y uso del Sistema de Informacin.

TERCERA GENERACIN

Esta generacin, que comprende los aos desde 1966 hasta 1974, se caracteriz
por el uso de los Sistemas de Informacin tipo multinivel (que adems de cubrir el
nivel operacional, cubren o tratan de cubrir los niveles de control y de planeacin
estratgica; enfatizando sus actividades de apoyo al proceso de toma de
decisiones) y por la imperante necesidad de comprender mejor la Organizacin en
general como requisito indispensable para apoyar las actividades de ms alto nivel
dentro de ella.

CUARTA GENERACIN

Esta ltima generacin, que comprende los aos de 1974 hasta el presente, se
caracteriza por la consolidacin del apoyo organizacional basado en el SIA; el
desarrollo de las bases de datos en las cuales un slo archivo multipropsito
apoya a varias aplicaciones que hasta entonces haban sido independientes; y por
el aporte decidido de personal financiero y de inventario, se programe la
produccin y se cumpla los despachos eficaz y eficientemente, porque todos los
datos se pueden usar oportunamente para cada decisin.

70

Claro est que todas las organizaciones que usan computadores no atraviesan
dichas generaciones al mismo tiempo por mltiples motivos; razn por la cual una
organizacin cualquiera puede estar ubicada en alguna de ellas, dependiendo el
criterio de los administradores. Y respecto a las organizaciones empresariales
colombianos, esta clasificacin es vlida aunque con cierto retardamiento a travs
del tiempo por obvias razones de adaptacin del desarrollo tecnolgico de los
sistemas de procesamiento electrnico y general.
5.3

CARACTERSTICAS RELEVANTES

Los SIA. modernos implican grandes cantidades de equipos, programacin y


recursos humanos; por esta razn, numerosos efectos, que no son relevantes en
los sistemas pequeos, presentan dificultades enormes y proporcionales al
crecimiento del sistema. De aqu se puede concluir que, la comprensin de la
complejidad organizacional y funcional de una SIA es una tarea de mucha
importancia y tiene mucha relacin con la manipulacin de las siguientes
caractersticas.

El sistema debe operar sobre una especificacin de vida til que sea capaz
de absorber, adecuadamente, los desarrollos tecnolgicos y al mismo
tiempo conservar sus especificaciones a pesar de los cambios a que se
someten los programas individuales.

El sistema debe procesar muchos tipos diferentes de entradas y salidas,


por lo que los resultados del procesador deben asignarse y programarse
dinmicamente respecto a las diversas actividades del sistema.

El procesamiento debe ser dividido en un adecuado nmero de partes o

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programas porque el equipo y su programacin no estn, generalmente,


capacitados para ejecutar todas las actividades al mismo tiempo.

Los programas debern operar sobre los datos que han sido almacenados
en los archivos de computador (medios de almacenamiento) para tiempos
variables de utilizacin; la organizacin de tales datos es un factor
importantsimo para el comportamiento eficiente del sistema, as como los
programas de explotacin, y deben estar disponibles en el equipo cuando
se necesiten.

Las operaciones del equipo pueden ser muy complejas, por lo que es
posible que se necesite programacin especial.

Los requerimientos de equipo y programacin cambian a travs del tiempo,


a medida que se desarrolla la organizacin; por que el diseo ptimo
tambin ir cambiando. Esto implica un diseo inicial consistente respecto
a su vida til pero flexible a las mejorar para producir los costos que ello
conlleva.

5.4

CLASIFICACIN

Los SIA pueden clasificarse desde varios puntos de vista:

SEGN EL TIPO DE INFORMACIN QUE PRODUCEN

Como el SIA es el generador de la informacin que apoya en proceso de toma de


decisiones entonces se le puede clasificar con base en el tipo de informacin que

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les conecta con determinado nivel decisional.

Esta clasificacin es muy

importante porque implica un tipo de informacin especfico para cada categora y


un modo particular de establecerla. De tal manera que, para decisiones de tipo
operacional se necesita informacin interna, bien definida, detallada, histrica,
actualizada, precisa y muy frecuente; para decisiones de tipo estratgico se
necesita informacin externa, amplia, agregada, con orientacin al futuro, antigua,
de baja precisin e infrecuente; para decisiones estructuradas se necesita
informacin preveniente del uso de las reglas de decisin y la tendencia bsica es
hacia la mecanizacin de la decisin; y para decisiones no estructuradas las
necesidades de informacin son difciles de determinar y el SIA slo sirve de
apoyo para mejorar la decisin. Esta clasificacin no debe interpretarse en el
sentido de sectorizacin o asilamiento de los SIA de la organizacin; por lo
contrario, debe interpretarse como una manera de estructurarlo dentro de la
Organizacin para facilitar su integracin por medio de la definicin de los tipos y
procesos de informacin necesarios.

Cualquiera de las decisiones anteriores es factible de manipular por medio de


mtodos cuantitativos, usndolos; como gua para la toma de decisiones, pero
esta aplicacin slo ser importante para el pensador racional o solucionaros de
problemas; como una ayuda para la toma de decisiones, por medio del desarrollo
de algn modelos total o parcial; o como base para la automatizacin de la toma
de decisiones, por medio del uso de un modelos algortmico que pueda
programarse y usarse en un Sistema de Informacin Administrativo.

SEGN EL TIPO DE PROCESAMIENTO QUE UTILIZAN

Los tipos de procesamiento de datos utilizados son los siguientes:

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Procesamientos tipo tanda, en el cual los datos de entrada se agrupan en


lotes para procesarlos conjuntamente (de un mismo lote) en determinados
perodos de tiempo: por esta razn, el tiempo de respuesta o salida de
informes para un trabajo es amplio y ello slo estara disponible en ciertos
momentos fijos. Procesamiento tipo taller, en el cual los trabajos se
ordenan en lneas de espera y se procesan normalmente de acuerdo a una
regla de prioridad del equipo; por esta razn, el tiempo de respuesta o de
salida de informes para un trabajo depende de la capacidad de proceso del
equipo, el tipo de programacin (por ejemplo multiprocesamiento) y de la
cantidad y naturaleza de las entradas. Procesamiento tipo lnea, en el cual
se tiene prioridad para el procesamiento de un trabajo en el equipo; por esta
razn, el tiempo de respuesta o salida de informes para un trabajo es muy
reducido. Procesamiento tipo tiempo compartido, en el cual a cada
trabajo se le garantiza un perodo de tiempo (pequeos) cada cierto
intervalo;

en

este

tipo

de

proceso

los

trabajos

son

realizados

intermitentemente con base en la multiprogramacin y el tiempo de


respuesta o salida de informes para cada trabajo depende de la cantidad y
velocidad de los equipos y de la naturaleza de los trabajos.

SEGN EL PROPSITO PRINCIPAL DEL SISTEMA

De acuerdo al objetivo principal, los SIA se pueden clasificar como:

Centro de Cmputo, en el cual los usuarios comnmente, entregados datos y


programas para ser procesados; una vez procesados los datos, luego de que el
sistema (Interior) us su sistema operativo, compiladores, programas utilitarios,
etc., en usuario recibe las salidas o informes. La caracterstica de este tipo de
sistema es que los archivos de datos del centro no son actualizados, excepto los
de registro y control de los trabajos realizados; y que el usuario es el que decide

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que problema resolver y escribe sus propios programas. Adems, el centro no


tiene casi control sobre el trabajo que recibe, ni el usuario puede controlar la
manera como es operado el sistema (Ver Figura 14).

Centros de almacenamiento y recuperacin de informacin, en los cuales la


recoleccin y actualizacin de datos se separan del uso de tales datos; este tipo
de sistemas se conoce como banco de datos y en ellos el usuario introduce una
consulta y un programa buscar la respuesta que el sistema le reporta (Ver Figura
15).

Centro de comando y control, los cuales son muy similares a los bancos de
datos pero las salidas se originarn de acuerdo al estado del sistema y no por la
accin del usuario (Ver Figura 16).

Centros de procesamiento de transacciones, en los cuales se introduce una


transaccin o accin al sistema para que un programa actualice los archivos y
produzca las salidas del casos y ello ocurre en momento predefinidos y no a
pedidos del usuario; la mayora de los SIA usados en las organizaciones privadas
y pblicas caen dentro de esta categora. En la prctica, todos los SIA son una
mezcla de estos tipos de sistemas.

5.5

PROCESO DE DESARROLLO

El proceso de desarrollo de los SIA, se ha demostrado en la prctica es una tarea


larga, nada fcil y no estructurada; sin embargo, la misma experiencia ha
conducido al esbozo de un ciclo de desarrollo de los SIA y acerca del cual ya
existe gran consenso. Este ciclo constituye el semforo con que actualmente se
gua dicho desarrollo, hasta constituirse en lo que hoy en da se conoce como

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Estndar Estructural para el diseo de Sistemas de Informacin Administrativos.

Es importante afirmar que dicho ciclo est ntimamente ligado con la divisin de
los SIA. en Interior y Exterior ya explicada; por lo que se definir una etapa de
diseo del Exterior, que comprende el estudio, diseo y evaluacin de las
funciones administrativas y de la informacin asociada (que se conoce tambin
como diseo lgico, anlisis de informacin, etc.) y una segunda etapa que es la
del diseo del Interior que comprende la traduccin del diseo Exterior en las
especificaciones que permitan su implementacin en un hardware/software
determinado (este diseo Interior tambin se conoce como diseo fsico del
sistema diseo computacional, etc.) A continuacin se explican, con algn grado
de detalle, las diferentes etapas del ciclo estructural estndar para el diseo de un
SIA:

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

En esta etapa se determina, en primer lugar, si el sistema es tcnica y


operacionalmente realizable y si se justifica sobre las bases econmicas que lo
delimiten; para ello habr que determinar los siguientes factores:

La magnitud del sistema y de los costos involucrados con l.


La urgencia de llevar a cabo el sistema.
La existencia de un sistema actual, el cual ser reemplazado por el nuevo
sistema en estudio.
Recursos financieros disponibles para su desarrollo e implantacin.
Equipo y recursos humanos existentes.
Experiencia del grupos de diseo.
Experiencia acerca del si el sistema se basar o no en el uso del computador.

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DISEO LGICO

En esta etapa se determinar el tipo de estructura Organizacional y la malla de


informacin bsica, para luego disear la estructura del SIA de la Organizacin en
general; para ello habr que desarrollar los siguientes pasos:

Definicin y seleccin de las actividades administrativas y de las maneras


alternativas en que ellas pueden ser realizadas; esto implica el estudio de la
informacin necesaria para cada caso y de aqu debe resultar la definicin de
las entradas y salidas alternativas de cada actividad.

Evaluacin de diferentes alternativas de la realizacin de las actividades e


informacin asociada para seleccionar aquellas que conducen al balance de la
relacin Costo-Beneficio.

Especificacin del flujo de informacin en el Exterior, mediante un conjunto de


procedimientos que incluyan su relacin con las actividades.

Especificacin de requerimientos de informacin hacia el Interior, lo cual es una


consecuencia de (1) y (2); esta especificacin debe incluir las entradas, salidas
del Interior, con detalle de volumen, medio y frecuencia, as como los
requerimientos de procesamiento (sin incluir los

procedimientos de cmo

satisfacerlos) y almacenamiento.

DISEO FSICO

En esta etapa se especificar el tipo de hardware que satisfaga las necesidades

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del diseo lgico; para ello habr que definir los equipos a utilizar, incluyendo el
mtodo de seleccin.

OPERACIN

Una vez evaluada la implantacin del sistema, debe entrar a desarrollar las
operaciones rutinarias y espordicas que se le asignaron en el diseo.

MODIFICACIN

Como las condiciones ambientales SIA sufren modificaciones con los cambios
organizaciones, el sistema debe estar en capacidad de ser modificado
adecuadamente para seguir supliendo normalmente, las necesidades de
informacin de la Organizacin.

Este proceso no es lineal, como ha sido explicado; por lo tanto, pueden


presentarse interacciones y, adems, traslapes entre algunas etapas o elementos
de ellas.

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