GUA DETALLADA

PARA ORGANIZAR EVENTOS.

Armado Del Evento
III Parte

Rosario Saint MartnOrganizadores de eventos

Gua para tener en cuenta a la hora de empezar el

desarrollo del evento:

1. Horas de Duracin.
2. Cantidad de invitados.
3. Tipo de evento
4. Men: Formal/Informal.
5. Lugar: Infraestructura en general: Baos, recepcin, cocina,
patios, etc.
(Hay luz? Hay agua en todos los espacios?)
6. Horario de Armado de Saln.
7. Fichas generales:
Resumen tcnico de todo el evento
Planos
Timing (Cronograma de la fiesta)

 Contacto de los responsables de cada

rea/proveedores.
8. Catering:
Se va a encargar:
Armado de Saln
Men
Servicio de Mesas
Se necesita
Cocina: 1 Jefe de cocina, Cocineros (Depende la
cantidad de invitados y pasos del men)
Saln: Mozos, Bacheros, Barra y Matre.(Evento
Formal:1 mozo cada 10.Evento Infomal:1 mozo cada
13/17,(depende complejidad del evento)).

9. Tcnica y Sonido:
Se van a encargar de:
Dj
Luces
Pista
Sonido (Micrfonos)
Escenarios
Proyectores
Leds
Etc.

Se necesita
DJ
Asistente
Iluminador
Tcnico

10.

Ambientacin o escenografa:

Es importante saber a qu hora vienen armar y coordinar con el

resto de los proveedores.

Se van a encargar de:

Centros de mesa
Flores
Fanales
Velas
Esferas
Banners
Cartelera

11.

Fletes (Horario que llega el flete de cada proveedor.).

12.

Enviar listado de personal y de vehculos que van a

llevar materiales y personal. (Personal: DNI, art/Vehculos:

DNI Choferes, art, patentes, seguros de los autos) al cliente y

lugar que se hace el evento.

13.

Vajilla(de esto se encarga el catering pero es bueno

tener en cuenta ,saberlo para chequear y evitar errores por

olvidos en la fiesta)

Mesas para que se sienten los invitados ,para las Islas ,barras y como soporte
del servicio(redondas o rectangulares y Altas para la Barra)

Sillas

Manteles(para islas, mesa dulce, barras y mesas de invitados), servilletas,

Fundas, Blondas(cubre las bandejas de los mozos)

Platos (para: recepcin, entrada, plato principal, postre, pan, mesa dulce)

Platos de sitio

Cazuelas(para las islas en caso de evento informal)

Tenedores (para: recepcin, entrada, plato principal, postre, mesa dulce)

Cuchillos(para: Entrada y plato principal)

Cucharas(Para: Servir la mesa dulce, Postre, caf y t)

Copas(Agua, vino y champagne)

Vasos(trago alto, de copetn)

Jarras

Cristales(uno por mozo)

Repasadores(uno por cocinero)

Hornos con placas de cocina y garrafa(en caso que se necesite agrandar la

cocina o el lugar no tenga)

Carro de Pernil(se hay pernil o jamn)

Fraperas ,hieleras y pinzas de hielo(Hieleras y pinzas son una cada dos mesas,
Fraperas son para la Barra)

Bachas para poner las bebidas a enfriarse en la Barra

Tablas y bandejas para el bandejeo

Ollas o rechaud para servir las Islas

Tablas o bandejas para los bocados de la recepcin

Anafes para mantener la isla caliente

Garrafas para las anafes

Bandejas para los mozos

Licuadoras

Alargues

14.

Uniformes para el personal:

Las recepcionistas y promotoras: Los suele proporcionar
la empresa que contrata.
Mozos: camisa/chaqueta, pantaln oscuro, faldn) Pelo
atado, uas limpias y sin maquillaje.
Cocineros: Chaqueta, suecos (o zapatos especiales
para trabajo en cocina), cofas, delantales.
Limpieza: Ambo.

15.

Se planifica la comida para el personal.(Todos los que

trabajan en el evento tienen que cenar una hr antes.)

16.

Hielo (Tiene que estar 4 hrs antes del evento).

17.

Bebidas con alcohol (Aproximado 1 litro por persona)

18.

Bebida sin alcohol (Aproximado 1 litro por persona)

19.

Bebidas con alcohol para Barra.

20.

Complementos para la Barra: Pulpas de frutas, limn,

menta, Tnica, jugo de naranja, azcar, sorbetes, etc

21.

Agua (sin gas litro por persona)(en los eventos

formales se consume ms agua sin gas)

22.

Alcohol para fajinar.

23.

Torta Casamiento.

24.

Nmeros de mesas.

25.

Caf, t, leche. Edulcrate y azcar.

26.

Chinches, alfileres, guantes descartables, botiqun, hilo y

aguja.
27.

Retiro de materiales que se usaron para el evento

(Coordinar con el flete de cada proveedor el horario de retiro

e informar en la ficha general. Chequear todo antes que se
retire. Se retira ni bien termina en evento).

EL ORDEN NOS SIRVE PARA AHORRAR TIEMPO Y

RECURSOS.

UNA VEZ CHEQUEADO Y COORDINADO TODO ESTO

LA FIESTA FUE UN XITO!

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RSM-Organizadores de Eventos

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