Padronizacao Do Desenho de Fluxogramas No Bizagi - v2 PDF

Secretaria de Estado de Gesto e Planejamento
Superintendncia de Modernizao Institucional

Gerncia de Escritrio de Processos
SUMRIO
PADRONIZAO DO DESENHO DE PROCESSOS NO BIZAGI .................................................... 2
1.
CONFIGURANDO A FERRAMENTA ......................................................................................... 2
2.
GLOSSRIO ................................................................................................................................... 2
3.
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3
4.
NOTAO ....................................................................................................................................... 3
5.
REGRAS DE DESENHO .............................................................................................................. 3
5.1.
Macroprocesso ............................................................................................................................. 3
5.2.
Sub-processo................................................................................................................................ 5
5.3.
Atividades e sub-processos externos ....................................................................................... 7
5.4.
Sugestes de particionamento do processo completo .......................................................... 7
5.5.
Formatao do fluxograma ........................................................................................................ 7
6.
REGRAS DE DOCUMENTAO ............................................................................................. 10
6.1.
Documentao Bsica ............................................................................................................... 10
6.2.
Documentao Estendida......................................................................................................... 11
6.3.
Documentao Avanada ......................................................................................................... 12
6.4.
Documentao Acionada na Apresentao ........................................................................... 12
7.
PUBLICAR OU EXPORTAR? .................................................................................................... 13
8.
REGRAS DE PUBLICAO ...................................................................................................... 13
8.1.
Publicao DOC/PDF ................................................................................................................. 13
8.2.
Publicao Web ......................................................................................................................... 16
9.
REGRAS DE EXPORTAO..................................................................................................... 16
Superintendncia de Modernizao Institucional / Gerncia de Escritrio de Processos

Palcio Pedro Ludovico Teixeira Rua 82, n400 7 andar Setor Sul - Goinia GO CEP -74.015-908
e-mail: escprocessos@segplan.go.gov.br, telefone: 3201.5720
1

PADRONIZAO DO DESENHO DE PROCESSOS NO BIZAGI
1. CONFIGURANDO A FERRAMENTA
1.1. Idioma para isso, acesse o menu Idioma localizado no canto superior
direito do aplicativo e selecione o idioma desejado. Para que a seleo
tenha efeito necessrio fechar todas as janelas do Bizagi e abrir o
aplicativo novamente.
1.2. Modo para que todos os objetos de fluxo, dados, artefatos, raias e
conectores se tornem visveis na palheta, necessrio selecionar o modo de
operao Estendido. Caso no seja feita esta seleo, s estaro visveis
na palheta de seleo os objetos principais.
1.3. Gradiente e Sombra para atender aos padres definidos neste manual,
necessrio desmarcar as opes de gradiente e sombra existentes na
guia Visualizar, grupo Mostrar.
2. GLOSSRIO
2.1. Processo / sub-processo descritivo: abstrato, alto nvel, resumido.
2.2. Processo / sub-processo analtico: mais detalhado, mostrando todos os

passos, incluindo os caminhos de exceo.

2

3. OBJETIVO
O objetivo da elaborao deste documento criar um padro de desenho
dos fluxogramas dos processos.
Tais regras tornaro a leitura dos fluxogramas mais intuitiva, facilitando o
entendimento de todas as partes dos Processos de Negcio.
4. NOTAO
A notao adotada para o desenho dos fluxogramas no Portal ser a BPMN
2.0.
5. REGRAS DE DESENHO
5.1. Macroprocesso
5.1.1.
Segue abaixo, ilustrao de um macroprocesso que possui sete
sub-processos:

3

5.1.2.
O macroprocesso uma modelagem descritiva do processo, que
proporciona uma viso resumida do fluxograma completo.

5.1.3.
O macroprocesso dever estar contido em uma nica piscina sem
raias e esta piscina ter como ttulo o nome do processo, em caixa

alta.
5.1.4.
Assim como em uma modelagem analtica, o macroprocesso
tambm ter os eventos de incio e fim.

5.1.5.
Cada macroprocesso dever conter no mximo oito sub-processos,
ou seja, um fluxograma completo poder ser divido em at oito

etapas. importante que cada etapa contenha atividades de mesmo
contexto, para facilitar o entendimento seqencial e lgico do processo
como um todo.
5.1.6.
Cada macroprocesso dever conter um sub-processo isolado na
parte superior direita da piscina, representando o fluxograma analtico

completo do processo em questo.
5.1.7.
Todos os sub-processos descritivos do macroprocesso devem ser
configurados para o tipo reutilizvel, Reusable Subprocess. Somente

com esta configurao, possvel desenhar o sub-processo analtico
4

com
piscinas
raias,
caso
absolutamente
necessrio
esta
padronizao.
5.1.8.
Os sub-processos descritivos que compem o macroprocesso
devero seguir a sequncia de cores, conforme paleta de opes do

Bizagi. Sempre ser selecionada a tonalidade mais clara de cada cor,
iniciando pela 3 (terceira) coluna de cores at a ltima coluna,
quando o macroprocesso for composto por oito sub-processos. O subprocesso que representa o fluxograma analtico completo ter a cor
mais clara da primeira coluna da paleta de cores do Bizagi.
5.2. Sub-processo
5.2.1.
Segue abaixo, exemplo ilustrativo de um sub-processo analtico
desenhado dentro em um contexto geral:
5.2.2.
O nome do sub-processo comear sempre com um substantivo.
Ex: Autuao, Identificao, Homologao, etc.

5.2.3.
O sub-processo a modelagem analtica de uma etapa do processo
completo.
5

5.2.4.
Todos os objetos de atividades de um sub-processo tero a mesma
cor que a representao do sub-processo no macroprocesso.

5.2.5.
Os gateways e objetos de conexo permanecero com a cor
padro definida pelo Bizagi.

5.2.6.
Os artefatos (objetos de dados, grupos e anotaes) no sero
desenhados
nos
fluxogramas
analticos,
mas
inseridos
nas
propriedades das atividades, no intuito de deixar o desenho menos

poludo e consequentemente, facilitar a leitura do mesmo.
5.2.7.
O ttulo da piscina que conter o sub-processo ter o seguinte
formato:
1 linha ter o nome do processo em caixa alta (maisculo);
2 linha ter o nome do sub-processo, sendo a primeira letra em caixa

alta (maisculo) e o restante em caixa baixa (minsculo);
5.2.8.
Os ttulos das raias devero seguir a seguinte regra:
Caso tenha mais de um nome:

1 linha ficar em caixa alta (maisculo);
2 linha ter a primeira letra em caixa alta (maisculo) e o restante
em caixa baixa (minsculo);
Caso tenha apenas um nome:

a linha ter a primeira letra em caixa alta (maisculo) e o restante
em caixa baixa (minsculo);
5.2.9.
Cada
sub-processo
analtico
conter
apenas
as
raias
que
efetivamente tiverem alguma atividade participante no mesmo, alm

das raias onde estaro representados os sub-processos descritivos.
5.2.10. Todos os sub-processos tero os eventos de incio e final.
5.2.11. Para cada modelagem analtica de um sub-processo, todos os
outros sub-processos devero ser representados de forma descritiva,
conforme o macroprocesso, inclusive respeitando a sequncia lgica,
bem como as cores, para que se tenha uma idia do contexto geral e
tambm da parte que est sendo representada.
5.2.12. Todos os sub-processos descritivos desenhados dentro de um subprocesso
analtico
devero
ser
do
tipo
reutilizvel,
Reusable
Subprocess, permitindo assim, que se navegue entre os subprocessos.

6

5.2.13. Na
modelagem
do
sub-processo
analtico,
sub-processo
descritivo deve estar localizado na raia onde sua primeira atividade

estiver localizada. Por esse motivo, existe a recomendao do item
4.3.2, para evitar que um sub-processo descritivo tenha que ser
representado mais de uma vez em um sub-processo analtico.
5.3. Atividades e sub-processos externos

5.3.1.
Existem situaes em que necessrio representar uma atividade
ou sub-processo externo ao processo que est sendo modelado. Para

estes casos, o elemento que representa a atividade ou sub-processo
externo deve ser colorido com a cor preta e o texto com a cor branca,
conforme representado abaixo:
importante salientar que esta atividade ou sub-processo externo

representado desta forma, uma vez que no so conhecidos, nem
analisados para a modelagem. Enfim, no faz parte do escopo da
modelagem em questo.
5.4. Sugestes de particionamento do processo completo

5.4.1.
Separar atividades seqenciais que esto dentro de um mesmo
contexto/assunto.
5.4.2.
Cada sub-processo analtico dever iniciar e finalizar apenas com
atividades, evitando, sempre que possvel, que ele inicie ou finalize em

uma tomada de deciso (gateway).
5.5. Formatao do fluxograma

5.5.1. Sempre desenhar os fluxogramas seguindo o sentido temporal, da
esquerda para a direita. Em casos excepcionais, como exemplo nos
casos de pendncias nas decises admite-se o fluxo da esquerda
para a direita:
SENTIDO TEMPORAL
5.5.2.
Eventos de Incio e Fim

7

Incio: sempre em cima da atividade e centralizado.
Fim: sempre abaixo da atividade e centralizado.
5.5.3.
Objetos de conexo entre atividades

Sada: sempre sair com a seta no centro inferior ou superior da
atividade. Em casos excepcionais, para maior harmonia do desenho,
pode sair pelas laterais da atividade.
Entrada: Sempre entrar com a seta pelas laterais da atividade. Em

casos excepcionais, para maior harmonia do desenho, pode entrar
pela parte inferior e superior da atividade.

8

5.5.4.
Sada e entrada das setas nas decises

Sada: Sempre entrar pelo vrtice esquerdo da deciso.
Entrada: Sempre sair do vrtice inferior e superior da deciso. No

caso de trs decises sair tambm pelo vrtice direito da deciso.
5.5.5.
Alinhamento das figuras

Sempre que possvel, alinhar pelo centro da figura as atividades
dentro da mesma raia e disponibiliz-las no centro da raia.
Sempre que possvel, as atividades que saem das decises devem

estar dispostas paralelamente e alinhadas pelo centro da figura.

9

6. REGRAS DE DOCUMENTAO
A modelagem de um diagrama, mesmo que utilizando a notao BPMN,
normalmente no suficiente para descrever todos os detalhes que envolvem
uma sequncia de tarefas que compem um processo.
Por isso, alm dos recursos de modelagem de fluxogramas, o Bizagi
disponibiliza uma srie de recursos teis para a documentao de um processo.
Logo, poderemos representar documentos envolvidos nas atividades, tabelas de
regras de negcio, controle de tempo de execuo alm de vrios outros
recursos documentais.
Na parte inferior da interface do Bizagi Modeler existe o painel de Propriedade
dos
Elementos.
Este
painel
utilizado
para
otimizar
trabalho
de
documentao de todos os elementos constantes em um fluxograma, bem

como o fluxo como um todo. Para se ter acesso s propriedades de um
elemento, basta clicar com o boto direito do mouse sobre o elemento e
selecionar a opo Propriedades.
O painel de propriedade dos elementos dividido em guias conforme descrio
abaixo:
6.1.
Documentao Bsica
Contm informaes bsicas referentes a cada elemento do diagrama.
6.1.1.
Nome e Descrio: so as duas propriedades comuns a todos os
elementos que compem um diagrama. O nome refere-se ao texto

explcito em cada objeto, j a descrio um campo disponvel para
a insero de informaes detalhadas e outras consideraes.
Em nvel de diagrama, recomenda-se colocar uma descrio resumida,
preferencialmente, o escopo daquela modelagem. Isso refletir na
interface onde so visualizados todos os fluxos do processo, para se
ter uma descrio resumida de cada perspectiva.
Em nvel de sub-processo, recomenda-se utilizar o campo de descrio
para detalhar o escopo envolvido.
Em nvel de atividade, recomenda-se elaborar uma descrio mais
sucinta abordando detalhes a serem considerados.
6.1.2.
Performances: permite documentar todos os participantes de uma
atividade ou sub-processo;
10

6.1.3.
Processo: campo que configura para qual diagrama um elemento
de sub-processo est apontando;

6.2. Documentao Estendida
Conforme necessrio, cria uma variedade de atributos adicionais para cada
elemento do processo, para produzir uma documentao mais detalhada.
importante ressaltar que, uma vez criado um atributo estendido para um
elemento, este mesmo atributo estar disponvel para todos os elementos
de mesmo tipo. Por exemplo: Caso seja inserido uma propriedade de data
para uma atividade do diagrama, todas as outras atividades tero esta
mesma propriedade.
Apesar disso, tanto no modo de apresentao do Bizagi quanto em qualquer
formato de publicao, este atributo somente ser demonstrado caso seja
utilizado (preenchido) no trabalho de documentao de um processo.
Em nvel de diagrama, estas informaes no aparecero na publicao
feita para a Web, apenas em arquivos DOC ou PDF.
6.1.4.
rea de texto: armazena aproximadamente 32.000 caracteres e
apresenta textos longos com quebra de linhas.

Adotaremos
este
atributo
como
campo
ideal
para
inserir
observaes, outras consideraes relevantes para um elemento,

regras, produtos de trabalho e competncias necessrias para executar
uma atividade.
6.1.5.
Caixa de texto: armazena aproximadamente 32.000 caracteres e
apresenta textos curtos sem quebra de linhas;

6.1.6.
Nmero: armazena nmero. Deve ser definida uma faixa de
mnimo e mximo permitido.

Adotaremos este atributo como o campo ideal para indicar a durao de
uma atividade.
6.1.7.
Data: armazena data;
Uma das sugestes feitas na documentao do Bizagi utilizar este

atributo para registrar a ltima atualizao realizada em uma
atividade.
6.1.8.
Imagem: armazena imagens com extenso jpg, bmp, png e gif;
6.1.9.
Opo de seleo nica (kit): permite definir vrias opes a serem
escolhidas, mas apenas uma das opes da lista pode ser selecionada;
11

6.1.10. Opo de seleo nica (rdio): permite definir vrias opes a

serem escolhidas, mas apenas uma das opes de checagem pode ser
selecionada;
6.1.11. Opes de mltipla escolha: permite definir vrias opes de
escolha e permite selecionar uma ou mais caixas destas opes;
6.1.12. Integrado: permite na modelagem anexar um arquivo para ficar
disponvel no modelo. O arquivo copiado para um diretrio do
modelo;
6.1.13. Linkado: permite incluir um link ou caminho para um arquivo. O
modelo armazena um link para o arquivo, no o arquivo em si.
Pode ser utilizado tanto o caminho relativo quanto o caminho absoluto
para arquivo linkado;
6.1.14. URL: armazena um link para um recurso da internet;
Adotaremos este atributo como o campo ideal para criar um hiperlink
com algum site que tenha estreita relao com a execuo da
atividade que est sendo documentada.
6.1.15. Table: permite construir uma tabela, incluindo qualquer recurso
mencionado acima;
Adotaremos este atributo como o recurso ideal para demonstrar, de
forma matricial, as opes que compem uma regra de negcio.
6.3. Documentao Avanada
Aplica atributos da notao BPMN especficos para cada elemento do fluxo.
6.4. Documentao Acionada na Apresentao
Define o que ser mostrado no modo de Apresentao do Bizagi.
Neste manual de padronizao, sugere-se o uso deste recurso apenas em
nvel de atividade dentro de um processo ou sub-processo analtico, para
realizar a abertura de um arquivo ou de uma imagem que tenha alguma
relao com a atividade em questo.

12

7. PUBLICAR OU EXPORTAR?
Em muitas situaes surge a dvida entre publicar ou exportar um processo
que foi modelado no Bizagi Modeler. Logo, existe uma distino muito grande
entre as duas opes, conforme ser descrito abaixo:
Publicar esta opo deve ser utilizada quando h o interesse em
compartilhar com toda a organizao e os clientes externos, o fluxo do
processo, bem como toda a documentao inerente aos elementos que
compem tal fluxo.
Exportar esta opo deve ser utilizada quando h o interesse em migrar o
fluxo do processo para outra ferramenta de modelagem como o Visio. Alm
disso, possvel exportar atributos customizados para serem reutilizados em
outro Bizagi Modeler.
Por fim, possvel exportar o fluxo para um formato de imagem. Neste caso,
diferentemente da publicao, apenas o desenho do fluxo est sendo gerado,
logo, a documentao no ser exportada para o arquivo de imagem.
8. REGRAS DE PUBLICAO
Depois da modelagem e documentao de um processo, pode haver a
necessidade de tornar todo este trabalho pblico.
Para isso, o Bizagi possui alguns recursos de publicao que viabilizam gerar
toda a modelagem e documentao em formato de texto editvel (DOC), em
formato de texto no editvel (PDF), em formato de ferramenta de colaborao
(Wiki), em formato Web e por fim, para o Sharepoint, ferramenta de
compartilhamento de informaes da Microsoft.
O foco deste manual padronizar as publicaes em formato DOC, PDF e Web.
importante esclarecer que, com relao publicao nos formatos DOC e
PDF, ser gerado apenas um arquivo no padro Word e Acrobat Reader
respectivamente. No entanto, para o formato Web ser gerada uma pasta
contendo toda a estrutura de arquivos necessria para a perfeita execuo no
ambiente Web. Esta estrutura no poder ser alterada.
8.1. Publicao DOC/PDF

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Etapa1
Na guia Publicar, selecione o boto corresponde ao formato que se deseja
gerar a publicao.
Conforme ilustrao abaixo, primeiramente envie para a caixa da direita todos os
diagramas que se deseja publicar. Em seguida, usando as setas na vertical,
organize os diagramas para que sejam publicados conforme a ordem desejada.
Por fim, clique no boto Seguinte.
Etapa 2
Na prxima janela, conforme ilustrao abaixo, existe uma lista retrtil (combo)
localizado na parte superior da janela. Neste combo esto contidos todos os
diagramas que sero publicados. Selecione um por vez e na parte inferior da
janela, envie para a caixa da direita todos os elementos que se deseja publicar
do diagrama em questo.
14

Neste manual de padronizao, sugere-se publicar apenas as atividades de

cada diagrama, uma vez que a documentao dos fluxos normalmente est
associada s atividades.
Caso exista a necessidade de publicar todos os elementos de todos os
diagramas, basta clicar no boto apontado no passo 3. Caso seja uma publicao
personalizada onde nem todos os elementos sero publicados, basta executar o
passo 1 e passo 2 para cada diagrama e por fim, clicar no boto Seguinte.
Etapa 3
Na janela seguinte, basta selecionar o modelo do documento que ser gerado.
Neste manual de padronizao sugerimos a opo ModelerTemplate.dot. A
partir de ento, clique no boto Seguinte.
Etapa 4
Na ltima janela do passo-a-passo para a publicao, selecione a orientao do
papel onde sero gerados os diagramas. Neste manual sugerimos a orientao
retrato. Por fim, selecione o diretrio onde ser gerado o documento da
publicao e clique no boto Concluir.
Vale ressaltar que o resultado da publicao, tanto para DOC quanto para PDF,
ser o mesmo. O que diferencia neste caso apenas o formato do arquivo.
15

8.2. Publicao Web
Na guia Publicar do Bizagi Modeler, selecione o boto corresponde ao formato

que se deseja gerar a publicao.
Em seguida, basta seguir as etapas 1 e 2 das regras de publicao para o
formato DOC/PDF. A nica diferena que, na a publicao para o formato Web,
na etapa 2, basta realizar o passo 3, uma vez que todos os elementos de todos
os diagramas sero publicados.
A ltima etapa do trabalho de publicao para o formato Web solicita o caminho
do diretrio onde ser salva a pasta a ser publicada.
Por fim, basta clicar no boto Concluir para efetivar a publicao.
Conforme j mencionado no item 7 deste manual, o diretrio gerado aps a
concluso da publicao Web no poder ser alterado, uma vez que existe uma
srie de dependncias entre os objetos contidos nele.
9. REGRAS DE EXPORTAO
Para este manual, explicaremos apenas a opes de exportao para um arquivo

de imagem.
Logo, no guia Exportar/Importar do Bizagi Modeler, selecione o boto
correspondente ao formato que se deseja gerar a exportao.
Por fim, selecione o diretrio onde ser gerado o arquivo de imagem, d um
nome para o arquivo e selecione o tipo da imagem que ser gerada, podendo ser
PNG, JPG, BMP e SGV. Clique no boto Salvar para concluir a operao.

16

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Superintendncia de Modernizao Institucional

CONFIGURANDO A FERRAMENTA ......................................................................................... 2

REGRAS DE DESENHO .............................................................................................................. 3

Atividades e sub-processos externos ....................................................................................... 7

Sugestes de particionamento do processo completo .......................................................... 7

Formatao do fluxograma ........................................................................................................ 7

REGRAS DE DOCUMENTAO ............................................................................................. 10

Documentao Bsica ............................................................................................................... 10

Documentao Avanada ......................................................................................................... 12

Documentao Acionada na Apresentao ........................................................................... 12

PUBLICAR OU EXPORTAR? .................................................................................................... 13

REGRAS DE PUBLICAO ...................................................................................................... 13

Publicao DOC/PDF ................................................................................................................. 13

Publicao Web ......................................................................................................................... 16

Superintendncia de Modernizao Institucional / Gerncia de Escritrio de Processos

Secretaria de Estado de Gesto e Planejamento

PADRONIZAO DO DESENHO DE PROCESSOS NO BIZAGI

2.2. Processo / sub-processo analtico: mais detalhado, mostrando todos os

Superintendncia de Modernizao Institucional / Gerncia de Escritrio de Processos

Secretaria de Estado de Gesto e Planejamento

Segue abaixo, ilustrao de um macroprocesso que possui sete

Superintendncia de Modernizao Institucional / Gerncia de Escritrio de Processos

Secretaria de Estado de Gesto e Planejamento

O macroprocesso uma modelagem descritiva do processo, que

proporciona uma viso resumida do fluxograma completo.

O macroprocesso dever estar contido em uma nica piscina sem

raias e esta piscina ter como ttulo o nome do processo, em caixa

Assim como em uma modelagem analtica, o macroprocesso

tambm ter os eventos de incio e fim.

Cada macroprocesso dever conter no mximo oito sub-processos,

ou seja, um fluxograma completo poder ser divido em at oito

Cada macroprocesso dever conter um sub-processo isolado na

parte superior direita da piscina, representando o fluxograma analtico

Todos os sub-processos descritivos do macroprocesso devem ser

configurados para o tipo reutilizvel, Reusable Subprocess. Somente

Secretaria de Estado de Gesto e Planejamento

Os sub-processos descritivos que compem o macroprocesso

devero seguir a sequncia de cores, conforme paleta de opes do

Segue abaixo, exemplo ilustrativo de um sub-processo analtico

desenhado dentro em um contexto geral:

O nome do sub-processo comear sempre com um substantivo.

Ex: Autuao, Identificao, Homologao, etc.

O sub-processo a modelagem analtica de uma etapa do processo

Secretaria de Estado de Gesto e Planejamento

Todos os objetos de atividades de um sub-processo tero a mesma

cor que a representao do sub-processo no macroprocesso.

Os gateways e objetos de conexo permanecero com a cor

padro definida pelo Bizagi.

Os artefatos (objetos de dados, grupos e anotaes) no sero

propriedades das atividades, no intuito de deixar o desenho menos

O ttulo da piscina que conter o sub-processo ter o seguinte

1 linha ter o nome do processo em caixa alta (maisculo);

2 linha ter o nome do sub-processo, sendo a primeira letra em caixa

Os ttulos das raias devero seguir a seguinte regra:

Caso tenha mais de um nome:

Caso tenha apenas um nome:

efetivamente tiverem alguma atividade participante no mesmo, alm

Subprocess, permitindo assim, que se navegue entre os subprocessos.

Secretaria de Estado de Gesto e Planejamento

descritivo deve estar localizado na raia onde sua primeira atividade

5.3. Atividades e sub-processos externos

Existem situaes em que necessrio representar uma atividade