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CARAZ]
Secretariado Ejecutivo
INSTITUTO DE EDUCACIN
SUPERIOR TECNOLGICO
PBLICO
DANIEL VILLAR
PRESENTADO POR:
TEMPLE PORTALINO, LINDA FLOR
PARA OPTAR TTULO:
PROFESIONAL TCNICO EN SECRETARIADO
EJECUTIVO
PROMOCIN: JEAN PIERRE TCHANG
CARAZ]
Secretariado Ejecutivo
mis
padres,
hermanas,
hermanos,
por su dedicacin
su
mi
apoyo
sueo
a
ms
en
Secretariado
Ejecutivo.
LINDA
CARAZ]
Secretariado Ejecutivo
AGRADECIMIENTO
Mi
ms
sincero
agradecimiento
es
aquellas
personas
que
CARAZ]
Secretariado Ejecutivo
PRESENTACIN
acadmica
de
mi
carrera
profesional,
adems
de
otros
LINDA
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SUMARIO
Pg.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
PRESENTACIN
I.
DATOS GENERALES................................................................................5
1.1
INSTITUCIN.................................................................................. 5
1.2
DIRECCIN..................................................................................... 6
1.3
1.4
LUGAR DE PRCTICA.....................................................................6
1.5
1.6
CARRERA PROFESIONAL...............................................................6
1.7
EJECUCIN DE PRCTICA.............................................................6
1.8
1.9
1.10
PROMOCIN................................................................................ 6
1.11
NOMBRE DE ASESORA................................................................6
II.
2.1
2.2
VISIN............................................................................................... 7
2.3
MISIN............................................................................................... 7
2.4
OBJETIVOS ESTRATGICOS..............................................................7
2.5
FINES DE LA INSTITUCIN.................................................................7
2.6
VALORES DE LA INSTITUCIN...........................................................8
2.7
FUNCIONES....................................................................................... 9
2.8
ORGANIZACIN............................................................................... 11
2.9
2.10
CARAZ]
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2.11
DIFICULTADES.............................................................................. 14
2.12
LOGROS ALCANZADOS................................................................15
III.
EL ARCHIVO..................................................................................... 15
3.1
CONCEPTO DE ARCHIVO.................................................................15
3.2
3.3
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS........................................................17
3.4
SISTEMA DE ARCHIVO.....................................................................18
3.5
3.6
CONCLUSIONES......................................................................................... 28
RECOMENDACIONES................................................................................. 29
BIBLIOGRAFA............................................................................................ 30
I.
DATOS GENERALES
1.1 INSTITUCIN
Estudio Contable Quintanilla
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1.2 DIRECCIN
Jr. Raymondi N 160 - Caraz
1.3 RESPONSABLE Y/O JEFE
Jos Mara Quintanilla Arnao
1.4 LUGAR DE PRCTICA
Oficina de Secretara
1.5 NOMBRES Y APELLIDOS DEL PRACTICANTE
Linda Flor Temple Portalino
1.6 CARRERA PROFESIONAL
Secretariado Ejecutivo
1.7 EJECUCIN DE PRCTICA
Inicio
04/06/2009
Trmino
04/09/2009
II.
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impresin
de
comprobantes
de
pago,
anulacin
de
de
informacin
financiera
econmica
para
CONASEV.
k) Formulacin
de
informacin
financiera
econmica
para proveedores.
l) Formulacin
de
informacin
financiera
econmica
para
que
nuestra
empresa
posee
todo
nivel
organizacional.
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2.7 FUNCIONES
FUNCIONES DEL PROPIETARIO- GERENTE:
a. Celebrar
y
ejecutar
los
actos
y contratos ordinarios
correspondientes al objeto social.
b. Representar al Estudio
c. Abrir y cerrar cuentas corrientes, efectuar y retirar depsitos a
plazo, de ahorros, o de otra clase, en instituciones bancarias,
girar cheques contra cuentas de la sociedad provistas de fondos o
contra crditos o sobregiros autorizados, contratar prstamos o
mutuos a favor de la sociedad, y en general toda clase
de operaciones bancarias, financieras y mercantiles.
d. Endosar cheques para su abono en cuenta.
e. Girar letras a cargo de deudores de la sociedad, endosarlas,
darlas en cobranza y descontarlas para que su importe sea
abonado en cuenta, con el mismo fin suscribir y descontar
pagars y vales a la orden.
f. Abrir y cerrar cartas de crdito con o sin garanta; contratar, abrir,
cerrar
cajas
de seguridad en
los bancos;
registrar marcas y
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en
el
aspecto
contable,
tributario,
financiero
informacin
actualizada
de
las
entidades
informacin
actualizada
de medios
de
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2.8 ORGANIZACIN
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ESTUDIO CONTABLE QUINTANILLA
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Contabilizar facturas
Llenado de libros contables
Pagos a la SUNAT
Recepcin de llamadas
Tramite documentario
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finalmente
se
deriva
los
CARAZ]
documentos
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la
instancia
con su
provedo
para
dar el
tratamiento
2.11 DIFICULTADES
se
encontr
desorganizado
por
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16
III.
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EL ARCHIVO
3.1 CONCEPTO DE ARCHIVO
a. Es el lugar donde se guardan papeles o documentos.
b. El archivo es el proceso de clasificacin y ordenacin de
documentos.
c. El archivo es un conjunto de equipos, mobiliarios y materiales
en las que se conservan los documentos.
d. Desde el punto de vista de la computacin es el conjunto de
datos e informaciones procesados y homogneos contenidos
en dispositivos de almacenamiento (Disco Duro, Flexibles, CDROM.
e. Es la memoria de la entidad.
f. Es la parte de sistema de informacin de la entidad
resumiendo estos conceptos entenderemos por archivo al
conjunto
de
documentos
debidamente
clasificados
Facilitar
la
informacin
necesaria,
tanto
al
personal
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DOCUMENTOS
RECOPILAR
SELECCIONAR
CLASIFICAR
CONSERVAR
DIFUNDIR
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ARCHIVADOR HORIZONTAL.
Los documentos se almacenan en sentido horizontal,
dispuestos uno encima de otro en carpetas, cajas,
archivadores o cajones. El tipo de mobiliario adecuado
para los archivadores horizontales son los armarios o
estantes.
VENTAJAS:
Es asequible, debido a su simplesidad, y el documento, al
estar apoyado sobre su superficie mayor, sufre poco.
Adems horizontalmente se pueden archivar grandes
documentos.
DESVENTAJAS.
Resulta difcil localizar los documentos.
En su bsqueda se pierde mucho tiempo
Entorpece su uso, para sacar documentos hay que sujetar
el resto y para reintegrar a su sitio es que se ha extrado
es necesario quitar primero todos los de encima o correr el
riesgo de que se deterioren y estropeen.
2.
ARCHIVADOR LATERAL.
Es similar al archivador horizontal, en este caso los
documentos se apoyan uno de los lados cortos, uno junto a
otro, igual como estn los libros en una biblioteca.
Este sistema se adapta a todo tipo de documentacin que
siempre este cuadernado
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del archivador
ARCHIVO VERTICAL
En este sistema de archivos el documento se apoya sobre
uno de los lados ms largos. Los expedientes se
almacenan en carpetas separadas, archivadas juntas una
al lado de la otra.
Estas carpetas van previstas de un gancho central o dos
laterales cuando se bota de estantes o armarios el
desplazamiento se efecta en sentido lateral, cuando se
trata de muebles de cajones las barras desde el frente del
cajn vaco el fondo y su desplazamiento efecta en otra
decisin
Al clasificar los documentos, la referencia del archivo se
escribe en la parte superior de la carpeta.
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VENTAJAS:
Es sencillo de analizar y los documentos se insertan y se
extraen facilidad.
Si se utiliza la clasificacin numrico tiene su ventaja que
permite ver los nmeros en gran facilidad.
DESVENTAJAS:
Es complicado para abrir los cajones
Solo puede ser utilizado por una persona.
3.5 EQUIPOS Y MATERIALES DEL ARCHIVO
ESPACIO FSICO:
Computadoras.
MOBILIARIO:
-
Armario
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Rotarramas.
MATERIALES:
-
Flderes simples.
humedades,
que
perjudican
enormemente
la
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Ficheros o tarjeteros
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Computadora
b) MATERIALES
2.
Archivadores de palanca
Guas Sealizadores.
b)
CLASIFICACIN CRONOLGICA:
Se clasifica segn el tiempo o fechas en que hayan
sido generados o recibidos o cuando el contenido est
vinculado con el tiempo o con las fechas. Este es el
mejor sistema y ms adecuado a clasificar las
correspondencias (cartas, memos, oficios, etc.). Es
hacerlo teniendo en cuenta dos fechas de emisin o
recepcin de dichos documentos.
Ejemplo: si tenemos una cantidad importante de
memorandos enviados en el ao 2007 podemos
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enero 2007 un
CLASIFICACIN GEOGRFICA
Se clasifica por zonas, territoriales o geogrficas.
Ejemplo: Cuando el departamento de ventas tiene
documentos
relacionados
zonas
geogrficas
CLASIFICACIN MIXTA
En este tipo se clasifica segn la cantidad de
documentos a archivarse y la complejidad de sus
interrelaciones. Ejemplo: agrupar documentos en
clases
tales
como
Asunto/Cronolgico,
3.
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151,152,
ordenamiento
personalizado
que
se
hayan
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(guardar)
en
su
seno
prcticamente
toda
la
28
CONCLUSIONES
1.
2.
3.
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
de
Archivos
Hispanoamrica.
EN
SEMANA