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GERENCIA DE PROYECTOS

Tema 5 : Gestin de Comunicaciones

Dionisio Arango Botero, PMP!


Conferencista!

Julio 2 de 2.014
TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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dionisioarangobotero@gmail.com

reas de conocimiento
1.
2.
3.
4.
5.

Integracin
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad

6.
7.
8.
9.
10.

Recurso humano
Comunicaciones
Riesgo
Adquisiciones
Interesados

5 grupos de procesos
47 procesos

10 reas conocimiento
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PROCESOS!

Temario
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Planear las Comunicaciones


Administrar las comunicaciones
Controlar las comunicaciones
Identificacin de interesados
Algunas reflexiones
Herramientas gerenciales

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GESTION DE COMUNICACIONES

Definicin
Procesos requeridos para asegurar una
oportuna generacin, recopilacin,
almacenamiento, difusin y disposicin final
de la informacin del proyecto.

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GESTION DE
COMUNICACIONES

Generalidades
Tiempo de vida profesional
1.
2.
3.
4.

Escuchando
Hablando
Leyendo
Escribiendo

45%
30%
16%
9%

Un GP dedica el 90% de su tiempo a


comunicarse (PMI)
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Actividad comunicacional
1.

Interna (en el proyecto)

2.

Externa (cliente, otros proyectos, el pblico)

3.

Formal (Reportes, memos, resumen)

4.

Informal (emails, reuniones)

5.

Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la empresa)

6.

Oficial (reporte anual, peridicos)

7.

No oficial

8.

Escrita y oral

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9.
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Verbal y noverbal
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METODOS DE COMUNICACION

1.
2.
3.
4.
5.

Escrita y oral
Hablada y escuchada
Interna y externa
Formal e informal
Vertical y horizontal

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METODOS DE DISTRIBUCION DE
INFORMACION
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Reuniones
Copia fsica
Acceso compartido a redes
Fax
Correo electrnico
Correo de voz
Videoconferencia
Intranet del proyecto

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REGISTROS DEL PROYECTO


Correspondencia , memorandos, documentos que
describen el proyecto.
REPORTES DEL PROYECTO
Reportes formales acerca del desempeo, estado
del proyecto o particularidades del mismo.
PRESENTACIONES DEL PROYECTO
Reportes formales acerca del desempeo, estado
del proyecto o particularidades del mismo.
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Comunicacin efectiva
Antes de comunicarnos (1)
1.
2.
3.
4.

Tener un propsito
Una mentira destroza la reputacin de honestidad
Naturaleza informacin
Historia de la comunicacin a travs del canal a
utilizar : No podemos pasar de la noche a la maana de una comunicacin
cordial y prxima a otra fra y lejana o viceversa. Ejemplo : Director que
habitualmente est en su despacho y va un da al taller a preguntar algo.

5.
6.

Momento (condiciones ptimas de recepcin)


Informar a quien se debe

(1) El Arte de dirigir proyectos, Angel Daz Martn, pg 344


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Comunicacin efectiva
Antes de comunicarnos (1)
7.
8.
9.

Pblico objetivo
Probabilidad que el otro comprenda y acepte
No emitir juicios de valor. Pueden provocar aprobacin o
desaprobacin, formularlos sin tener en cuenta lo que pueden sentir los
receptores es una falta de consideracin y puede entorpecer la comunicacin

10. Cultivar la empata siendo congruente con los propios


planteamientos
11. El mensaje ms difcil de comunicar es aquel que el
receptor no est dispuesto a recibir.
(1) El Arte de dirigir proyectos, Angel Daz Martn, pg 344
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PROCESOS DE LA GESTION DE COMUNICACIONES

1"
PLANEAR
COMUNICACIONES!

Planeacin!

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2"
ADMINISTRAR
COMUNICACIONES!

Ejecucin!

Pgina 12

3"
CONTROLAR
COMUNICA!
CIONES!

Control!

12
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1. PLANEAR
COMUNICACIONES

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PLANEAR LAS COMUNICACIONES


Es el proceso de determinar las necesidades de informacin de los
interesados y definir un mtodo de comunicacin.

1. El plan de comunicaciones (PC) responde a las


necesidades de informacin y comunicacin de los
interesados.
2. Quien necesita qu informacin, cuando, como le ser
suministrada y por quien.
3. Si bien todos los proyectos tienen en comn la
necesidad de comunicar informacin, las necesidades
y mtodos de distribucin pueden variar
sustancialmente.
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4.

Este proceso se efecta generalmente en las etapas


mas tempranas del proyecto ; sin embargo, debe
revisarse continuamente durante todo el ciclo de vida
del proyecto.

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1. Todos los proyectos requieren comunicar la informacin


2. Cada proyecto tiene necesidades de informacin y mtodos de
distribucin y manejo diferentes.
3. Este proceso se efecta generalmente en las etapas mas
tempranas del proyecto ; sin embargo, debe revisarse
continuamente durante todo el ciclo de vida del proyecto.

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PLANEAR COMUNICACIONES
FACTOR DE EXITO DEL PROYECTO!

Identificar las necesidades de informacin de los


interesados y determinar la forma de satisfacerlas.

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PROBLEMAS QUE PUEDEN


PRESENTARSE!

1. Retraso en envo de informacin


2. Comunicacin de informacin clave a personas que no
lo son.
3. Envo de informacin insuficiente a interesados claves.

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COMUNICACIN EFECTIVA IMPLICA SUMINISTRAR


INFORMACION EN LA SIGUIENTE FORMA : !

1.
2.
3.
4.

Formato adecuado
Momento adecuado
Impacto adecuado
Unicamente informacin necesaria

Un GP dedica el 90% de su tiempo a


comunicarse (PMI)
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Insumos
1.
2.
3.
4.

Plan de direccin del proyecto


Registro de interesado
Factores ambientales empresa
Activos de procesos organizacionales (3)

(3) Activos procesos organizacionales. Todos aquellos activos de procesos de cualquiera de las
organizaciones involucradas con el proyecto que pueden ser usados para influir en el xito del
proyecto :
Informacin histrica
Lecciones aprendidas

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Polticas
Formatos

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Procedimientos
Guas

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Procesos
1.
2.
3.
4.
5.

Anlisis de requerimientos comunicacin


Tecnologa de comunicaciones
Modelos de comunicacin
Mtodos de comunicacin
Reuniones

(4)

Productos
1. Plan de gestin de comunicaciones
2. Actualizacin de documentos
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(5)

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ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN (4)

1. Los requerimientos son definidos mediante la


combinacin del tipo y formato de la informacin
necesaria con un anlisis del valor de la informacin.
2.

Los recursos del proyecto debe ser invertidos


nicamente en informacin que contribuya al xito o
aquella cuya ausencia pueda contribuir al fracaso.

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ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN (4)

Informacin normalmente utilizada para determinar


requerimientos :
1. Estructura organizacional de la empresa
2.
Estructura organizacional del proyecto
3.Areas o departamentos involucrados en el proyecto
4.Necesidades de informacin interna y externa
5.Informacin de interesados tomada del registro de
interesados y de la estrategia de administracin de
interesados
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2. Planeacin de Comunicaciones

REQUERIMIENTOS DE COMUNICACION

1. Es la suma de los requerimientos de todos los involucrados.


2. Se debe definir el tipo y formato de la informacin y un anlisis
del valor de la informacin para cada involucrado.
3. Los esfuerzos deben orientarse a comunicar informacin til
para el propsito de lograr el xito del proyecto o donde un
vaco en informacin puede llevar al fracaso.

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2.

Planeacin de Comunicaciones

TECNOLOGIA DE COMUNICACION

1. Vara segn el tipo, tamao y complejidad del proyecto.


2. Los factores tecnolgicos que mas afectan el proyecto son :
- La inmediatez de la informacin
- La disponibilidad de tecnologa
- Tecnologa vs experiencia del equipo
- La duracin del proyecto

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PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

(5)

Requerimientos de comunicacin de los interesados


Razones para distribuir dicha informacin
Frecuencia de distribucin de informacin
Responsable de comunicar
Responsable de autorizar comunicacin
Personas que recibirn la informacin
Mtodos : Memos, e-mails, boletines, otros

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PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

(5)

8.
9.
10.
11.

Recursos destinados a actividades de comunicacin


Glosario de trminos
Diagramas de flujo de la informacin
Restricciones de comunicacin (como consecuencia
de regulacin o normatividad)
12. Formatos para reuniones del equipo, e-mails,
reuniones virtuales.

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2. ADMINISTRAR LAS
COMUNICACIONES

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ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES


Es el proceso de crear , recopilar, distribuir, almacenar y disponer
finalmente la informacin del proyecto en concordancia con el plan de
comunicaciones del proyecto

1. El plan de comunicaciones (PC) responde a las


necesidades de informacin y comunicacin de los
interesados.
2. Quien necesita qu informacin, cuando, como le ser
suministrada y por quien.
3. Si bien todos los proyectos tienen en comn la
necesidad de comunicar informacin, las necesidades
y mtodos de distribucin pueden variar
sustancialmente.
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ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES


PRINCIPAL BENEFICIO!

Permite una comunicacin efectiva entre los


interesados del proyecto

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Insumos
1.
2.
3.
4.

Plan de gestin de comunicaciones


Reportes de desempeo del trabajo
Factores ambientales de la empresa
Evaluacin de activos organizacionales

Herramientas y tcnicas
1.
2.
3.
4.
5.

Tecnologa comunicacin
Modelos de comunicacin
Mtodos de comunicacin
Sistema de administracin informacin
Reportes de desempeo

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Productos
1.
2.
3.
4.

Comunicaciones del proyecto


Actualizacin al plan de gestin de comunicaciones
Actualizacin de documentos del proyecto
Actualizacin de evaluacin procesos organizacionales

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1. Proceso va mas all de distribuir informacin relevante


y busca asegurar que la informacin comunicada a los
interesados ha sido generada, recibida y entendida
adecuadamente.
2. Permita generar oportunidades a los interesados para
solicitar informacin adicional, aclaraciones y efectuar
discusiones.
3. Algunas consideraciones a tener en cuenta para una
adecuada administracin de las comunicaciones son :
1. Modelos de envo y recibo. Incluir retroalimentacin
para permitir oportunidades de interaccin y
eliminar barreras de comunicacin
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1. Modelos de envo y recibo. Incluir retroalimentacin


para permitir oportunidades de interaccin y
eliminar barreras de comunicacin
2. Seleccin del medio. Precisiones acerca de cuando
comunicarse en forma oral o escrita, cuando
preparar un memo informal o un reporte formal,
cuando debe ser presencial o cuando por correo
electrnico.
3. Tcnicas de administracin de reuniones.
4. Tcnicas de presentacin. Tener presente lenguaje
corporal y diseo de ayudas visuales.
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Comunicacin efectiva
EMISOR

RECEPTOR

1. Codificacin (Idiomas, gestos, jergas)


2. Mensaje (lo que se quiere comunicar)
3. Medio (va mtodo utilizado)

Ruido : Barrera de comunicacin que


presenta el medio utilizado

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3.

Distribucin de Informacin

HABILIDADES EN COMUNICACION
Responsabilidades
Transmisor

Receptor

Informacin clara , completa


y no ambigua, confirma que
e l m e n s a j e f u e
completamente entendido.

Asegurarse que recibi la


informacin completa y que
ha sido correctamente
entendida.

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Codificar. "

MODELOS DE COMUNICACION

Ideas son traducidas por el


transmisor en un lenguaje"

Transmitir mensaje. "


Informacin enviada por el
transmisor utilizando un
canal o medio de comunic."

Decodificar. "
Idea es traducida por el
receptor en ideas."

Reconocimiento. "
Una vez recibido el mensaje el receptor puede sealar que lo recibi pero no
necesariamente significa que est de acuerdo con su contenido o que lo comprendi."

Respuesta o retroalimentacin. "


Una vez el mensaje ha sido decodificado y entendido, el receptor codifica ideas y pensa
mientos en un mensaje y transmite dicho mensaje al transmisor inicial."
TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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REUNIONES
Por lo general consistente en reuniones para resolver problemas y tomar
decisiones. Si bien discusiones casuales se pueden dar, la mayora de
las reuniones deben ser formales, con agenda, sitio y agenda
previamente definidos. Luego se distribuye a otros interesados segn
las necesidades."
REPORTES DE DESEMPEO
Actividad de recopilar y distribuir informacin de desempeo entre lo que
se incluye reportes de Estado, medicin de avance y proyecciones."
"
- Anlisis de desempeo anterior "- Trabajo a completar prximo perodo "
- Anlisis proyecciones (tiempo y costo)
"- Resumen de cambio aprobados"
- Estado actual de riesgos y problemas
"- Otros"
- Trabajo terminado durante el perodo"
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COMUNICACIONES DEL PROYECTO


Puede incluir reportes de desempeo, estado de los entregables,
avance del cronograma y costos incurridos. "
"
Vara considerablemente segn el proyecto, la urgencia e impacto del
mensaje, mtodo de envo y nivel de confidencialidad."

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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3.

CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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CONTROLAR LAS COMUNICACIONES


Es el proceso de monitorear y controlar comunicaciones durante todo
el ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de
informacin de los interesados sean satisfechas.
PRINCIPAL BENEFICIO!

Asegurar flujo ptimo de informacin entre los


participantes, en cualquier momento.

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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El control de comunicaciones puede generar un proceso


iterativo entre la planeacin y la administracin de
comunicaciones. Factores tales como problemas o
indicadores claves de desempeo pueden generar
revisiones inmediatas, anticipadas.
El impacto de las comunicaciones del proyecto debe ser
evaluado y controlado cuidadosamente para asegurar que
el mensaje adecuado se enva al auditorio adecuado en el
momento adecuado.

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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Insumos
1.
2.
3.
4.
5.

Plan de direccin del proyecto


Comunicaciones del proyecto
Lista de pendientes
Informacin de desempeo del trabajo
Evaluacin de activos organizacionales

Herramientas y tcnicas
1. Sistemas de administracin de la informacin
2. Juicio de expertos
3. Reuniones

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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LISTADO DE PROBLEMAS
Utilizado para documentar y monitorear la solucin de problemas. Puede
utilizarse para facilitar la comunicacin y asegurar un entendimiento
comn de los problemas. Ayuda a monitorear quien es responsable de
qu y cuando."
"
La solucin de problemas incluye los obstculos que pueden impedir al
equipo el logro de las metas. "

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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Productos
1.
2.
3.
4.
5.

Informacin desempeo del proyecto


Solicitudes de cambio
Actualizacin del plan de direccin del proyecto
Actualizacin de documentos del proyecto
Actualizacin evaluaciones procesos organizacionales

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INFORMACION DESEMPEO DEL TRABAJO


Normalmente incluye avance y situacin actual al nivel de detalle
requerido por los interesados."
SOLICITUDES DE CAMBIO
El control de comunicaciones con frecuencia genera la necesidad de
efectuar ajustes, intervenciones en el proyecto. Esto requiere solicitudes
de cambio que se pueden traducir en :"
"
- Estimativos de costos nuevos o ajustados"
- Secuenciamiento de actiividades"
- Fechas del cronograma"
- Requerimientos de recursos"
- Alternativas de respuesta a riesgos"
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SOLICITUDES DE CAMBIO
- Ajustes al plan de direccin del proyecto"
- Recomendaciones de acciones correctivas o preventivas."

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4. IDENTIFICACION DE
INTERESADOS

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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INTERESADOS (Stakeholders)!
Son todas aquellas organizaciones o personas que
participan activamente en un proyecto o cuyos intereses
puedan afectarse positiva o negativamente con el
desarrollo del mismo."

Pueden influir en el proyecto y sus entregables"

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Identificacin de Interesados
Es el proceso de identificar todas aquellas personas que
resultan afectadas con el proyecto y documentar
informacin relevante relacionada con sus intereses,
participacin e impacto en el xito del proyecto.
1. Ejercen influencia sobre el proyecto y sus entregables."
"
2. Estn en distintos niveles de la organizacin o fuera de
ella y ejercen diferentes niveles de autoridad"
3. Actividad crtica para el proyecto, debe ser efectuada lo
mas temprano posible"
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Identificacin de Interesados
4. Evaluacin peridica durante el proyecto para efectuar
cambios."
5. La mayora de proyectos tiene un nmero importante de
involucrados. En aras del tiempo, deben clasificarse
segn su inters, influencia y participacin. Esto permite
al GP enfocarse mejor."

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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IDENTIFICACION DE
INTERESADOS"

EQUIPO"

Propsito :"
D e t e r m i n a r
expectativas y
requerimientos de
involucrados"

Externo"

Externo"
Interno"

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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INFLUENCIA DE LOS
INTERESADOS"

PROYECTO"

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

EQUIPO"

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ENTREGABLES"

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1. "Gerente Proyecto"

2. "Equipo Proyecto"

3 ." G e r e n t e
Funcional"

4. "Socios"

5. "Junta Directiva"

6. "Administradores"

7. "Usuarios/Clientes"

8. "Patrocinador"

P e r s o n a s u
organizaciones que
utilizaran el producto
o servicio"

P e r s o n a u
organizacin que
suministra recursos
fi n a n c i e r o s d e l
proyecto."

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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9 ." G e r e n t e
Programa"
Responsable del
manejo integrado de
proyectos a su cargo
para obtener
beneficios y control
que en forma
individual no se
logra."
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Identificacin de Interesados
Insumos
1. Carta del Proyecto
2. Documento adquisiciones
3. Activos organizacionales

Productos

Procesos
1. Anlisis Involucrados
2. Juicio de Expertos

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1. Registro de Involucrados [2]


2. Estrategia de admon de
Involucrados

[1]

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Anlisis de Interesados [1]


Tcnica de anlisis cuantitativo y cualitativo de informacin
que permita determinar cuales intereses deben ser tenidos
en cuenta a lo largo del proyecto."
"
Identifica los intereses, las expectativas y la influencia de
"
los involucrados y las relaciona con el propsito del
proyecto. Ayuda a identificar relaciones que deban ser
atendidas con el fin de formar coaliciones que permitan
lograr acciones a favor del proyecto."

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Anlisis de Interesados [1]


Paso 1
Identificar todos los involucrados potenciales y la
informacin relevante (sus roles, departamento al cual
pertenecen, intereses, nivel de conocimiento, expectativas
y niveles de influencia). Los Involucrados claves son fciles
de identificar. Usualmente se hace a travs de reuniones."

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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Anlisis de Interesados
Paso 2
Identificar el impacto potencial o el soporte que cada
involucrado podra generar y clasificarlos de tal forma que
pueda definirse una estrategia de acercamiento. Existen
algunos modelos de clasificacin tales como :"
1.
2.
3.
4.

Poder/Inters"
Poder/Influencia"
Influencia/Impacto"
Prominencia:
Poder, urgencia y
legitimidad "

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

Poder
Inters
Influencia
Impacto

= Nivel de autoridad
= Respecto de los productos
= Participacin activa
= Habilidad para efectuar cambios en
alguna de las etapas del proyecto "

"

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1"
Alta

Responsabilidad y Autoridad
de los interesados

Responsabilidad
C"

D"

50%
Baja

1.
2.
3.
4.
5.

Proceso continuo
Puede ser difcil
Costoso si es extemporneo
El beneficio puede ser para algunos
Expectativas encontradas

Tiempo

Autoridad

2"
Alta

3"
C"

D"

Alta

50%

50%

Baja

Baja
Tiempo

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

Autoridad/Responsabilidad
R"

A"

Tiempo

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INTERESADOS!
El xito del proyecto depende"
1. Identificacin temprana"
2. Analizar niveles de inters"
3. "Analizar Expectativas"
4. Determinar su importancia e influencia"

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Anlisis de Interesados [1]


Paso 3
Evaluar como los involucrados claves pueden reaccionar en
diferentes situaciones con el fin de planear como influir
sobre ellos para incrementar su apoyo y mitigar impactos
negativos potenciales."

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Alto

Anlisis de Interesados [1]


Mantener Satisfecho"

Controlar de cerca"

B
PODER

A
Monitorear (mnimo
esfuerzo)"

Bajo

G
Bajo

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

Mantener informado"

INTERES
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F"
E
Alto
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Registro de Interesados [2]


1. Informacin identificacin : Nombre, cargo, lugar, rol en
el proyecto, informacin de contacto."
2. Anlisis de informacin : Requerimientos principales,
expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase o
etapa en la que tiene mayor inters "
3. Clasificacin de involucrados"

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Estrategia de administracin de Interesados


1. " Acercamiento tendiente a incrementar el apoyo y
minimizar impactos de los involucrados durante todo el
ciclo de vida del proyecto. "

2. "Matriz de anlisis de involucrados"

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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5. ALGUNAS
REFLEXIONES

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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No.

Mtodo Comunicacin

Situacin

1.
2.
3.

Project Charter
Problemas complejos
Plan del proyecto

FORMAL ESCRITO

4.
5.
6.

Memos
Notas
Correos electrnicos

INFORMAL ESCRITO

7.
8.

Presentaciones
Discursos

FORMAL VERBAL

9. Reuniones
10. Conversaciones
TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

INFORMAL VERBAL
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REFLEXIONES ACERCA DE LAS


COMUNICACIONES
Pregunta No. 1 :
Cual es la habilidad mas importante que debe
tener un GP ? :
1. Conformacin del equipo
2. Negociacin
3. Comunicacin
4. Experiencia tcnica
TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES

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GESTION DE COMUNICACIONES
Pregunta No. 2 :
Cual mtodo de comunicacin utilizara usted si
como GP tiene problemas con un miembro de su
equipo por cuanto su desempeo no est siendo
satisfactorio este mes ?
Pregunta No. 3 :
Cual mtodo de comunicacin utilizara usted en
una actividad regida por un contrato?
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GESTION DE COMUNICACIONES

Pregunta No. 4 :
Las habilidades noverbales en una reunin de
negociacin de una adquisicin son :
1. Poca importancia"
2. Mxima importancia"
3. Importantes si el tema es tiempo y costo"

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GESTION DE COMUNICACIONES

Pregunta No. 5 :
Qu necesidades de informacin deben ser
distribuidas en un proyecto ?

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6. HERRAMIENTAS
GERENCIALES

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6.

Herramientas Gerenciales

HERRAMIENTAS MAS UTILIZADAS


EN COMUNICACIONES
1. Matriz de comunicacin
2. Calendario de eventos
3. Reporte mensual

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6.

Herramientas Gerenciales

1. Matriz de Comunicaciones

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6.

Herramientas Gerenciales

1. Matriz de Comunicaciones
Para qu sirve?
1. Para mantener informados a los
involucrados claves
2. Apoya la toma de decisiones
3. Genera tranquilidad en los
involucrados claves.
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6.

Herramientas Gerenciales

1. Matriz de Comunicaciones
Qu incluye?
1.
2.
3.
4.

Lista de documentos a distribuir


Periodicidad de la distribucin
Medio de distribucin
Responsable de cada actividad :
1. Elaborar informe

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2. Distribuir informe
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6.

Herramientas Gerenciales

1. Matriz de Comunicaciones
Cundo utilizarla ?
Se elabora en la planeacin y se actualiza
durante todo el plazo del proyecto

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6. Herramientas Gerenciales

1. Matriz de Comunicaciones
Comentarios tiles
1. No asuma que el receptor o destinatario ha leido y
entendido correctamente el documento
2. Acuerde con los involucrados claves el contenido,
periodicidad y medio de distribucin.
3. Verifique que el receptor entiende la informacin y la
considera til.
4. Los directivos requieren informacin simple, grfica y
precisa.
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6.

Herramientas Gerenciales

1. Matriz de Comunicaciones
Comentarios tiles
5. El gerente del proyecto y su equipo requieren
informacin detallada con el fin de efectuar control.

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6.

Herramientas Gerenciales

2. Calendario de Eventos

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6.

Herramientas Gerenciales

2. Calendario de Eventos
Para qu sirve?
1. Para informar a todos los IC acerca de los
eventos mas importantes. Es la cartelera del
proyecto.
2. Para evitar respuestas tales como :
A. A mi no me informaron que haba reunin
B. Yo no recib el memorando interno
C. No traje la tarea porque no saba de esta
reunin
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6.

Herramientas Gerenciales

2. Calendario de Eventos
Qu incluye?
Eventos repetitivos mas importantes :
A.
B.
C.
D.
E.
F.

Comit Directivo con el cliente


Comit de obra con el cliente
Comit de obra interno (de la compaa)
Pagos, vacaciones, visitas de obra
Entrega de reportes peridicos
Evaluacin o medicin de avance

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6.

Herramientas Gerenciales

2. Calendario de Eventos
Cundo utilizarla ?

Se elabora en la planeacin y se actualiza


durante todo el plazo del proyecto

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6.

Herramientas Gerenciales

3. Reporte Mensual
Para qu sirve?
1. Confirmar prioridades semanales.
2. C o n o c e r a t i e m p o a s p e c t o s
relacionados con las areas de
conocimiento de un proyecto (Alcance,
tiempo, costo, riesgos, adquisiciones,
comunicaciones, otros)
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6.

Herramientas Gerenciales

3. Reporte Mensual
Qu incluye?
1. Alcance
2. Tiempo
3. Presup y Costos
4. Riesgos

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5. Adquisiciones
6. Lecciones aprendidas
7. Control de cambios
8. Seguimiento fotogrfico

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Herramientas gerenciales
de uso comn

1.

Carta del proyecto

2.

Estructura Desglosada del Trabajo

3.

Estructura Desglosada del Archivo

4.

Declaracin del Alcance

5.

Presupuesto

6.

Programacin

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Herramientas gerenciales
de uso comn

7.

Comit de Gerencia

8.

Sistema de solicitudes de cambio

9.

Calendario de Eventos

10.

Reporte de Avance (Earned Value Management)

11.

Lecciones Aprendidas

12.

Cierre del Proyecto

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! GRACIAS !

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