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Guide Utilisateur

Contrle Facture
Module Achats
GESPIH

GNRALITS SUR LA FONCTION


DONNES UTILISES SUR LA FONCTION
Donnes de base
Donnes de flux
Conseils dutilisation
PROCDURE DE SAISIE

GNRALITS SUR LA FONCTION

La fonction contrle facture permet de saisir les factures ou les avoirs envoys par les fournisseurs.
Le principe dun contrle sur les factures dans le module achats nest possible que sur les flux initis dans le module
achats sous forme de commandes ou de rceptions.
Cette fonction de saisie et de contrle permet lenregistrement de la facture fournisseur de vrifier sa conformit
sur les prix et les quantits dclars par le fournisseur. En effet la facture peut tre rapproche de la ou des
commande(s) ou rception(s) qui sont lorigine de la facture pour tre contrle avant dtre comptabilise.
La saisie des autres factures (sans processus de rapprochement) peut se faire
o

dans cette fonction avec une saisie manuelle de ligne(s) sur un principe de saisie et daffectation comptable
des lignes avec ou sans articles.

dans la fonction de facturation fournisseur de la comptabilit tiers avec un principe daffectation comptable
directement sur les comptes gnraux et les comptes tiers concerns.

La saisie des avoirs peut se faire dans la mme fonction


o

En rapprochant avec une facture dj valide

En rapprochant avec un retour de rception enregistr avec lindication Attente dun avoir

En saisie directe

Une facture ou un avoir fournisseur senregistre sur le montant TTC figurant sur le document envoy par le
fournisseur et non pas sur le montant TTC calcul par le systme lors dun ventuel rapprochement.

Remarques :
o

Le systme ne permet pas la comptabilisation de la facture si les carts ne sont pas traits

Le systme rgularise la valeur du mouvement de rception en fonction de la mthode de valorisation lie


larticle stock.

Cest la valeur du bon payer attribu la facture qui va conditionner le rglement de lchance.

Module Achats : Contrle facture (GESPIH)

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DONNES UTILISES SUR LA FONCTION


Donnes de base
Fournisseurs,
o

Le contrle facture seffectue sur le tiers facturant dclar sur la fiche du fournisseur rfrenc sur
la commande dachat ou la rception rapproche.

Le paiement de la ou des chances correspondant la facture saisies sopre sur le tiers pay
dclar sur la fiche du fournisseur rfrenc sur la commande dachat ou la rception rapproche.

Le code article de la commande ou de la rception rapproche.

Un code article rfrenc dans la base article en cas dajout de ligne supplmentaire sur la facture
avec utilisation des lments de comptabilisation port par larticle (code comptable, section
analytique, TVA).

Une ligne complmentaire sans code article peut tre saisie mais dans ce cas les lments de
code comptabilisation (code comptable, section analytique, TVA) doivent tre obligatoirement
saisis manuellement

Articles,

Elments de facturation,
o

Les lments de facturation enregistrs dans la commande dachats et rapprocher

Les lments de facturation saisis dans le contrle facture permettant dimputer les carts.

Donnes de flux
Donnes de flux ncessaires pour enregistrer les factures fournisseurs avec principe de rapprochement
o

Les commandes saisies ou compltement signes en cas de circuit de validation

Les rceptions saisies

Donnes de flux ncessaires pour enregistrer les avoirs fournisseurs avec principe de rapprochement
o

Les retours fournisseurs

Les factures fournisseurs valides

Conseils dutilisation
Le rapprochement sur les commandes est utilis sur les flux achats sans tape de rception.
Le rapprochement sur les rceptions est utilis sur les flux achats avec tape de rception (avec ou sans mise en
stocks).

Pour contrler les quantits sur les quantits rellement enregistres lors de la rception

Pour grer correctement la gnration des provisions base sur les rceptions non factures.

Le rapprochement des avoirs sur les retours fournisseurs est gnralement utilis en cas de procdure qualit
pendant ou aprs ltape de rception. Les quantits non acceptes (statut R) au moment de lentre en stocks et
retournes au fournisseur peuvent tre utilises pour contrler la conformit des avoirs demands au fournisseur
au moment de lenregistrement du bon de retour (indicateur de demande davoir positionn oui sur les
lignes).

Module Achats : Contrle facture (GESPIH)

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Le rapprochement des avoirs sur les factures fournisseurs valides est gnralement utilis en cas dcart sur les
prix. Le rapprochement de lavoir sur la facture dorigine permet au systme deffectuer lors de la comptabilisation
de lavoir un lettrage automatique sur la facture et une mise jour du montant d sur lchance de la facture
dorigine.

Faire attention la lgislation associe la socit juridique car elle influence le choix de valeurs (ex : indicateur
collectif, condition de paiement, rgime de taxe, ..)

Module Achats : Contrle facture (GESPIH)

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PROCDURE DE SAISIE
Etape 0 : Initialisation de lenregistrement facture crer
o

Cliquer sur licne croix violette (Nouveau) dans la barre des boutons

Le systme rinitialise tous les champs de lcran pour une nouvelle saisie

Etape 1 : Sur le premier onglet, saisie squentielle des lments figurant sur la facture du fournisseur
o

Saisir le site financier (obligatoire)

Saisir le type de facture (obligatoire)

Saisir la date de facture (obligatoire)

Saisir le tiers facturant (obligatoire), le systme alimente automatiquement les champs suivants

Conditions de paiement, Rgime de taxe, Tiers pay, Devise de facturation, Adresse par
dfaut du fournisseur

Saisir lindicateur collectif (obligatoire selon transaction si la valeur par dfaut non paramtre)

Saisir la rfrence fournisseur de la facture (obligatoire)

Saisir les lments de facturation prsents sur la facture (facultatif)

Saisir le montant total HT de la facture (non obligatoire mais indispensable pour viter lcart)

Saisir le montant total TVA de la facture (facultatif selon rgime de TVA)

Le systme calcule le montant TTC de la facture automatiquement

Etape 2 : Sur le deuxime onglet, rapprochement sur les commandes ou les rceptions pour contrle
o

Dans la liste de gauche de lcran deux tiroirs sont accessibles pour le rapprochement

Slection commandes, pour un rapprochement sur les commandes

Slection rceptions, pour un rapprochement sur les rceptions

Cliquer sur le tiroir correspondant au mode de rapprochement retenu

Une liste denregistrements apparat dans la liste de gauche correspondant aux commandes ou
aux rceptions non factures (ou partiellement factures) et filtres sur les critres dj saisis sur
le premier onglet : site financier, tiers facturant.

Sur les lignes partiellement factures, le systme propose le reliquat non factur

Si la liste est vide vrifier

le tiers facturant sur la fiche fournisseur

puis le site de facturation

et enfin lexistence de commandes ou de rceptions en attente de facturation.

Cette liste est organise sur deux niveaux

Niveau en tte (commandes ou rception selon le tiroir utilis)

Niveau ligne (commandes ou rception selon le tiroir utilis)

Pour visualiser les lignes dun en-tte cliquer sur la boule correspondant la commande ou la
rception pour faire apparatre les lignes dans la liste de gauche.

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Si la liste des enregistrements de type commande ou rception nest pas suffisamment filtre un
bouton accessible dans la barre de menus options / critres de picking permet de rajouter de
nouveaux critres pour filtrer plus prcisment la liste:

Code article interne ou code fournisseur

Rfrence commande

Rfrence rception ou n BL fournisseur saisi lors de la rception

Le rapprochement seffectue en slectionnant par en-tte ou par ligne les enregistrements la


facturation du fournisseur.

Les lments slectionns sont reprsents par des boules bleues et la slection dun
enregistrement dans la liste de gauche vient alimenter le tableau du deuxime onglet de la
fonction. Les enregistrements peuvent tre dslectionns en cliquant nouveau sur les boules

Il est possible de rapprocher plusieurs commandes ou rceptions sur une mme facture ou des
lignes issues de diffrentes commandes ou de diffrentes rceptions.

Il est possible de slectionner des commandes ou rceptions directement en saisie de ligne dans
le deuxime onglet : renseigner le code origine, slectionner le n de commande ou rception,
slectionner la ligne.

Dans le cas de facture directe, les lignes sont saisies directement dans le deuxime onglet avec
une origine divers .

Etape 3 : Sur le troisime onglet, constatation des carts sur les montants agrgs de facture
o

Lanalyse des carts se fait en comparant

Dune part, les informations saisies dans le premier onglet qui correspondent aux
lments figurant sur la facture du fournisseur

Dautre part, les lments calculs par le systme lors du rapprochement avec les
commandes ou les rceptions qui correspondent aux lments attendus par lutilisateur.

Lanalyse des carts se fait de faon agrge (totalisation des lignes) sur cet onglet de contrle.

Lanalyse des carts sopre sur les positions suivantes de la facture

Total des montants HT des lignes

Montant HT des lments de facturation

Total des montants taxes (total des lignes + lments de facturation)

Total TTC

En cas dcart sur un des postes de la facture il faut vrifier dans lordre

Sur le premier onglet, lexactitude des lments saisis au titre le la facture fournisseur

Montant HT

Montant TVA

Elments de facturation

Sur le deuxime onglet, vrifier que

Toutes les lignes commandes ou rception ont bien t rapproches sur la facture

Toutes les lignes supplmentaires sans rapprochement commande ou rception de la


facture fournisseur ont bien t saisies.

Si des carts subsistent aprs ces vrifications, il faut rgulariser (tape 4) les carts entre la
position du fournisseur et les lments calculs par le systme sur la base des commandes ou
des rceptions.

Module Achats : Contrle facture (GESPIH)

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Etape 4 : Traitement des carts


o

Cette tape consiste identifier, spcifier et calculer les carts entre la position du fournisseur et
les lments calculs par le systme sur la base des commandes ou des rceptions.

Identifier, dfinir si lcart porte sur le montant HT, le montant de la TVA ou sur les
montants calculs sur les diffrents lments de facturation

Spcifier, dfinir si lcart porte sur les prix ou sur les quantits

Calculer, valoriser lcart global et le signer

La rgularisation consiste modifier manuellement les lments pr-chargs par le systme au moment du
rapprochement en les remplaant par les valeurs figurant sur la facture fournisseur

Le deuxime onglet permet de rgulariser les carts sur la rubrique prix, la rubrique
quantit et la rubrique montant HT. Si aucun des lments parmi ceux ci-dessus ne suffit
pas absorber lcart, la facture reste en attente ou quil est possible dajouter une ligne
en mode divers afin dimputer le montant dcart dans un compte cart .

Le troisime onglet permet de rgulariser carts sur les lments de facturation par
lment de facturation

Cette procdure de
rgularisation permet de solder lcart, pralable ncessaire la
comptabilisation de la facture, mais permet galement de tracer sur la facture pour la procdure
de bon payer tout les carts constats au moment du contrle de la facture.

Si une quantit est modifie sur une ligne, un indicateur dcart de type Diffrence sur
quantit est positionn sur la ligne correspondante (deuxime onglet, au bout de la
ligne) et sur len-tte de la facture

Si un prix, un montant HT ligne ou un montant HT lment de facturation est modifie sur


une ligne, un indicateur dcart de type diffrence sur prix est positionn sur la ligne
correspondante (deuxime onglet, au bout de la ligne pour une ligne modifie) et sur
len-tte de la facture

Dans certains cas, il est ncessaire dimputer les carts sur des lments de facturation ddis
(carts darrondi, carts de conversion, )

Une fois la facture est enregistre, limpression du bon de facture (barre de menu, Fichier /
Impressions / Fiche) permet de visualiser la nature des carts et leur valorisation par ligne et de
faon globale sur la facture

Etape 5 : Affectation du bon payer (partie haute de lcran)


o

La procdure de bon payer nest pas lie la comptabilisation de la facture.

La procdure de bon payer permet de positionner sur les chances lies la facture un
indicateur qui est exploit par les chanes de rglement de la comptabilit tiers.

Le positionnement de cet indicateur (partie haute de lcran accessible depuis tous les
onglets) peut se faire sur la facture avant sa comptabilisation ou ultrieurement sur les
chances de la facture en comptabilit tiers.

La mise jour de cet indicateur est manuelle et totalement laisse lapprciation de lutilisateur.

La valeur par dfaut et le niveau autoris voire la valeur maximale de cet indicateur, est
paramtrable par utilisateur (Ex : utilisateur ayant droit jusqu A voir )

Lutilisateur peut donc considr une facture bonne payer avec un moment infrieur, gal ou
suprieur au montant attendu sur la facture.

Module Achats : Contrle facture (GESPIH)

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En positionnant une valeur intermdiaire sur lindicateur de bon payer (infrieur la valeur
maximale du bon payer), les chances de la facture ne sont pas traites dans les chanes
automatiques de rglement de la comptabilit tiers.

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Etape 6 : Comptabilisation de la facture


o

Seules les factures dont les carts ont t traits sont comptabilisables.

Lorsque les carts sont nuls, le bouton validation est accessible lutilisateur et permet la
comptabilisation de la facture en produisant une pice comptable.

Le serveur batch et la tche comptable doivent tre actifs pour produire la pice comptable.

La consultation de la pice comptable gnre est possible depuis la fonction contrle facture
aprs quelques secondes depuis la barre des menus, le bouton Zooms > pice comptable.

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