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Zimbra 8
SOMMAIRE
1. Connexion la messagerie Zimbra
1.1.Pr-requis
1.2.Ecran de connexion la messagerie
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3. Courrier
3.1. Prsentation de la page courrier
3.2.Traiter un mail
3.2.1. Lire
3.2.2. Classer
3.2.3. Crer
3.2.4. Ajouter une pice jointe
3.3.Utilisation des Zimlets
3.3.1. Contacts
3.3.2. Calendrier
3.3.3. Internet
3.4.Imprimer un mail
3.5.Supprimer un mail
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4. Carnet dadresses
4.1. Prsentation du carnet dadresses
4.2.Crer un nouveau contact
4.3. Partager le carnet dadresses
4.4.Crer un groupe de contacts
4.5.Crer un carnet dadresses personnalis
4.6.Modifier un contact
4.7.Supprimer un contact, un groupe ou un carnet dadresses
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5. Calendrier
5.1.Prsentation du calendrier
5.2.Crer un nouveau rendez-vous
5.2.1. Simple
5.2.2. Dtaille
5.3.Partager le calendrier
5.4.Crer un calendrier personnalis
5.5.Vue de divers calendriers
5.6.Supprimer un calendrier
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20
20
6. Tches
6.1.Prsentation des tches
6.2.Crer une nouvelle tche
6.3.Modifier une tche
6.4.Crer une nouvelle liste de tches
6.5.Partager une liste de tches
6.6.Supprimer une liste de tches
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7. Porte documents
7.1.Prsentation du porte document
7.2.Insrer un nouveau document
7.3.Crer un nouveau document
7.4.Transfrer un document
7.5.Partage du dossier
7.6.Supprimer un document
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8. Prfrences
8.1.Prsentation des prfrences
8.2.Gnral
8.3.Mail
8.4.Signature
8.5.Compte
8.6.Filtres
8.7.Hors du Bureau
8.8.Adresses acceptes
8.9.Carnet dadresses
8.10. Calendrier
8.11. Partage
8.12. Notifications
8.13. Mobiles
8.14. Importer/Exporter
8.15. Raccourcis
8.16. Zimlets
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Utilisateur : prenom.nom@entreprise.fr
Lors de votre premire connexion, vous pouvez avoir un message vous demandant de bien vouloir
personnaliser votre mot de passe, car le mot de passe de rfrence vous a t fourni par votre
administrateur.
Nom : indique le nom du propritaire de la messagerie et la barre du quota (de couleur verte, sous
le nom)
Dossiers : dossiers de la messagerie o seront stocks vos messages : rception, discussions,
envoy, brouillons, spam et corbeille
Tags : indique les tags crs avec leur nom et leur code de couleur correspondant
Zimlet : lien vers des informations relatives des lments dans le corps du texte (ex : traducteur,
tlphone par Skype, etc)
Calendrier : permet de visualiser rapidement et daccder dun clic au calendrier ; affichage des
numros de semaine possible si activ (surlign)
Barre de recherche : permet de trouver des lments dans la messagerie ou autre lieu par mot cl
Aide : en cliquant sur la fleche, vous avez de laide pour mieux utiliser votre messagerie (aide
produit)
Dconnexion : permet de fermer votre messagerie
Onglets dexploration : permet daccder tous les outils qui composent votre messagerie :mail,
carnet dadresses, calendrier, tches, porte document, prfrences
Fentre de visualisation : permet de visualiser la fentre , suivant votre slection au niveau de la
barre dexploitation, le dtail de votre messagerie, vos contacts, votre calendrier, vos tches, etc
Fentre de visualisation en dtail des messages
3. COURRIER
3.1. Prsentation de la page courrier
Cases de slection : permet de slectionner les mails que vous voulez supprimer, transfrer,
classer et/ou attribuer un tag. La premire case permet de slectionner tous les mails.
Flches de conversation : permet de dvelopper, dun simple clic, les mails qui ont un suivi de
conversation et de les visualiser ou non. Zimbra cr lui-mme les conversations par la reprise du
libell du sujet.
Drapeau rouge : permet de slectionner dun clic les mails traiter en urgence (par exemple)
Flche rouge : vous prvient du caractre urgent du contenu du mail reu
Tag : attribution dun classement sans crer de dossier (par entreprise, travaux, affaire, etc).
Pour attribuer un tag, slectionner le mail avec un clic droit, slectionner marquer le mail ,
slectionner un tag existant ou choisir nouveau tag : donner un nom correspondant et choisir sa
couleur.
dans la boite de
rception
Barre doutils : propose diffrentes fonctions suivant vos besoins (Nouveau, Actualiser,
Supprimer, Dossier, Imprimante, etc)
Vous tes aussi averti dans longlet correspondant votre messagerie, quand vous tes sur une autre
page web.
Slectionnez votre mail et visualisez-le dans la fentre en-dessous.
3.2.2. Classer
Vous pouvez classer vos mails une fois que vous les avez lus : avec un drapeau rouge, des tags, ou
dans des dossiers.
Pour classer un mail dans les dossiers, cliquez sur le bouton
Vous pouvez slectionner les dossiers par dfaut, ou crer un nouveau dossier : donnez un nom et
une couleur.
Vous pouvez aussi dplacer un mail ou un groupe de mail par simple drag-n-drop.
3.2.3. Crer
Vous avez le choix pour crer un mail par la barre doutils suivante :
Lors de la cration dun nouveau message, une fentre dans un nouvel onglet
suite de la barre donglets.
apparat la
1
0
Vous pouvez mettre vos documents dans le corps du mail en cliquant sur ce bouton dans la barre de
mise en forme :
Slectionnez les images que vous souhaitez ajouter puis validez votre slection.
1
1
3.3.1. Contacts
En plaant la souris sur le nom de lexpditeur, vous pouvez visualiser son adresse mail.
Si vous cliquez sur le nom de lexpditeur, une fentre denvoi de mail, pr-rempli avec le nom de
lexpditeur, va safficher.
Faire un clic droit sur le nom de lexpditeur :
Si lexpditeur du mail est dj rpertori dans votre carnet dadresses, vous pouvez utiliser
vous pouvez effectuer des modifications de votre contact
Sil ne fait pas partie de vos contacts, vous aurez lenregistrer votre carnet dadresses
3.3.2. Calendrier
En plaant la souris sur la date de cration du mail, vous pouvez visualiser en rsum vos rendezvous de ce jour.
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3.3.3. Internet
En cliquant sur le lien Internet dans votre mail, vous pouvez accder la page web du site, via votre
navigateur Internet par dfaut.
Une page affichant votre mail en grand vous proposera le choix de limprimante sur laquelle vous
voulez lditer.
Le mail est conserv dans la corbeille, donc il est possible de le rcuprer, si vous aviez fait une
mauvaise manipulation, pendant 1 mois, par dfaut.
Si vous videz la corbeille et que vous voulez rcuprer un mail qui tait dedans, le double fond de la
corbeille garde les lments supprims pendant 30 jours supplmentaires (par dfaut). Le double
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3
1
4
4. CARNET DADRESSES
4.1. Prsentation du carnet dadresses
Slectionnez longlet
Slectionnez longlet
contact.
1
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et slectionnez
Indiquez ladresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre carnet
dadresses. Slectionnez le rle que vous voulez attribuez : Visionneur, Gestionnaire ou Admin.
4.4. Crer un groupe de contacts
Cliquez sur la flche cot de
et slectionnez
1
6
Si
un ou plusieurs membres du groupe ne sont ni dans vos contacts ni dans lannuaire, vous
pouvez ajouter leurs adresses dans ce champ.
Cliquez sur
, un message de confirmation apparat
.
Le(s) contact(s) sera mis automatiquement dans le carnet dadresse Contact, avec le dtail de la liste
de diffusion, que vous pourrez corriger tout moment.
4.5. Crer un carnet dadresses personnalis
Faire un clic sur licne
et choisissez
renseignez le nom de ce carnet
dadresses, choisissez une couleur et choisir son emplacement.
de la barre
Soit vous double cliquez sur votre contact, sa fiche apparat et vous pouvez procder aux
modifications.
1
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5. CALENDRIER
5.1. Prsentation du calendrier
Slectionnez longlet
calendrier.
Prsentation des
Barre doutils
Agenda
Mini calendrier
diffrents calendriers
1
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5.2.2. Dtaille
Cliquez sur la
et slectionnez
Indiquez ladresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre calendrier.
Slectionnez le rle que vous voulez attribuez : Visionneur, Gestionnaire ou Admin.
5.4. Crer un calendrier personnalis
1
9
puis sur
2
0
6. TACHES
6.1. Prsentation des tches
Slectionnez longlet
Cliquez sur
Dtail : donnez un nom votre tche, prcisez son lieu, son degr dimportance, sa priorit et
quelle liste de tche vous voulez la rattacher
Progression : dfinissez son tat (manuellement) avec son pourcentage davancement, sa date de
cration, sa date dchance et un rappel (alarme qui vous permet
Fentre de description de la tche : dtails et/ou description de la tche
2
1
et slectionnez
Indiquez ladresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre liste de
tches. Slectionnez le rle que vous voulez attribuez : Visionneur, Gestionnaire ou Admin.
2
2
2
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7. PORTE DOCUMENTS
7.1. Prsentation du porte documents
Slectionnez longlet
auteur, etc)
NB : cette manipulation est aussi disponible pour les onglets Mail et Tches.
2
4
Soit avec
Vous pouvez crer un document texte et/ou insrer un document existant (une image, fichier texte,
etc). Le nouveau document souvre dans un nouvel onglet du navigateur.
Une fois votre document slectionn, cliquez sur
ou
.
-
Soit avec
Vous pouvez insrer un document existant (une image, fichier texte, etc).
Une fois votre document slectionn, cliquez sur
ou
.
7.3. Crer un nouveau porte-documents
Faire un clic sur licne
puis choisissez
document, choisissez une couleur.
2
5
Vous pouvez aussi crer directement un nouveau dossier dans lequel vous transfrerez votre fichier.
et slectionnez
Indiquez ladresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre liste de
tches. Slectionnez le rle que vous voulez attribuez : Visionneur, Gestionnaire ou Admin.
7.6. Supprimer un document
Pour supprimer votre document, vous avec deux faons de procder :
-
2
6
8. PREFERENCES
La partie Prfrences vous permet de personnaliser votre compte Zimbra et pour cela il se prsente
sous forme donglets correspondants chaque fonction que nous venons de voir en dtail.
8.1.
Slectionnez longlet
8.2.
-
Gnral
Options de connexion
Il permet de changer :
le mot de passe
le mode de connexion (le mode Ajax permet davoir toutes les options)
le thme (couleur de votre Zimbra)
la langue
le fuseau horaire
la police dcriture
la direction de la composition
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Recherches
Il permet dinclure :
le dossier Spam dans les recherches
le dossier Corbeille dans les recherches
les lments partags dans les recherches
La recherche avance est accessible en effectuant un premire recherche dans la barre de recherche.
Choisissez dans quel dossier vous voulez effectuer votre recherche, puis saisissez vos mots cls :
Vous aurez ensuite la possibilit daffiner votre recherche grce de nombreux filtres :
Autres
Il permet de changer :
Laffichage du nombre de conversations
Laffichage de la case de slection
Case coche
Case dcoche
La taille de caractres des mails reus (par dfaut 12 pt)
2
8
Mail
Affichage des mails
Il permet de changer :
Le temps de prsence de nouveau mail
Laffichage du mail (en HTML, vous avez toutes les options)
Laperu du mail (sujet en noir et dbut du mail en gris)
Ouvrir le mail dans une nouvelle fentre
Laperu des images dans le mail
Marquer le mail comme Lu ou non
La slection du mail suivant son dplacement ou sa suppression
La recherche de mail par dfaut : boite de rception
A partir de la version 8.0.3, vous avez la possibilit de surligner toute la ligne dun
mail tagu :
-
Il permet de paramtrer :
Diffrentes actions lors de larrive dun mail :
son, activation de longlet, faire suivre une copie une autre adresse mail
envoyer une notification une autre adresse mail
Laction lors dune demande daccus
Le paramtrage lors dun envoi de mail soi-mme
2
9
Cration de mail
Il permet :
Options Spam
Il permet de bloquer des mails intempestifs via leur adresse. Certaines socits utilisent diffrents
adresses mail denvoi afin denvahir votre boite de rception.
A linverse, vous pouvez autoriser des adresses ou domaines dont les mails sont dsirables mais que
Zimbra placerait en Spam.
-
Il permet dautoriser au tlchargement de mails dun compte POP et de grer le comportement des
messages entrants supprims.
8.4. Signature
- Signature
Vous pouvez crer une signature automatique dans vos mails.
3
0
Donnez un nom, puis rdiger votre texte de signature comme une carte de visite.
Ou basculez du format simple en format HTML et importez une carte de visite ou une image en
plus de votre texte.
Il permet de visualiser les renseignements concernant votre compte Zimbra et des diffrents
comptes POP de votre messagerie.
3
1
8.6. Filtres
Vous pouvez crer des filtres pour les messages entrant et sortant.
3
2
Vous pouvez paramtrer deux messages diffrent en fonction des expditeurs : interne ou externe
votre organisation.
8.8. Adresses acceptes
Si le message de votre expditeur contient trop dimages, comme cest souvant le cas pour les mails
publicitaire, Zimbra bloquera laffichage de ces images.
Si vous avez un contact qui vous fait parvenir des mails avec des images rgulirement et que ces
images sont bloqus, vous pouvez entrer son adresse mail afin de Zimbra affiche les images du mail
automatiquement.
8.9.
-
Carnet dadresses
Option
3
3
Lorsque vous tapez une nouvelle adresse mail, cette dernire est sauvegarde par
dfaut dans le carnet dadresses personnes contactes par mail .
Lors dune recherche de contact avec le bouton A, la liste gnrale sera affiche
-
Saisie automatique
Propose les adresses mails correspondantes aux caractres taps de votre adresse
mail.
Inclure les contacts que lon nous a partags dans la saisie automatique.
Excution de la saisie automatique qui spare les diffrents contacts entre chaque
virgule de sparation
8.10. Calendrier
-
Gnral
Autorisations
8.11. Partage
Rsum des partages effectu avec mon compte Zimbra :
-
Dossiers partags avec moi mais que je nai pas encore accepts
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8.12. Notification
Importer
Exporter
8.15. Raccourcis
Raccourcis de lapplication
Toutes les applications
Mail
Affichage de la liste de conversations
Ecrire
Adresser bulle
Affichage de la conversation
Carnet dadresses
Modifier le contact
3
6
Calendrier
Modifier le rendez-vous
Prfrences
Tches
Modifier la tche
Porte documents
Raccourcis du systme
Boutons
Menus contextuels
Listes
Arbres
Boites de dialogues
Barres doutils
Barres doutils verticales
Raccourcis dans un diteur HTML
Afficher les onglets
8.16. Zimlets
Liste de Zimlets intgrs dans votre messagerie. Vous pouvez dcocher ceux qui ne vous intressent
pas. Les Zimlets sont installs par les administrateurs directement au niveau du serveur.
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