Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
costos y beneficios
Tabla de contenidos
Enfoque de Trabajo general
Ingreso de la Informacin
Analizar Costos
16
54
56
Guardar Informacin
59
71
78
85
Identificacin de actividades
87
89
94
Introduccin
En el marco del desarrollo de la medicin del impacto de las iniciativas de gobierno electrnico del
Organismo, se desarroll un modelo de anlisis de costos y beneficios que comprende el anlisis de los
siguientes puntos:
Anlisis de costos: Se considera el enfoque del mtodo de costeo TCO (Total Cost of Ownership),
en el cual se discriminan los costos en directos e indirectos para cada uno de los componentes de
costos de los proyectos del Organismo.
Anlisis de beneficios: Se consideran para el anlisis el clculo de los beneficios econmicos y las
dimensiones de los beneficios econmicos, sociales y de gestin, tomando en cuenta el resultado
generado a los actores involucrados.
Anlisis del retorno: El mtodo desarrollado para medir el impacto de las iniciativas es a travs del
clculo del retorno de la inversin (en adelante ROI) para cada una de las iniciativas o proyectos
considerando como mximo una duracin de 10 aos.
A efectos del desarrollo del modelo, se considera una parte de ingreso de la informacin, donde se
fundamenta conceptualmente sobre la informacin de costos y beneficios, y posteriormente una parte de
anlisis de resultados, donde se describe los objetivos, la forma de funcionamiento y los resultados
provenientes de la herramienta asociada al modelo de anlisis (ver seccin Anlisis de los Resultados).
Ingreso de la Informacin
Analizar los
Costos
Identificar y
calcular los
Beneficios
Realizar el
clculo para el
retorno del
proyecto
Anlisis de la Informacin
Guardar
Informacin
Analizar los
Resultados
Ingreso de la Informacin
Ingreso de la Informacin
Costos
Lista de Actividades
1. Analizar Costos
1.1. Consideraciones para el ingreso de la informacin
Beneficios
Retorno
Ingreso de la Informacin
Costos
Lista de Actividades
2. Identificar y calcular beneficios (cont.)
2.3 Expresar Beneficios no econmicos en dimensiones
Beneficios
Retorno
Ingreso de la Informacin
Costos
1. Analizar Costos
Objetivo: se debern identificar y listar los rubros de costos asociados al proyecto, de acuerdo a los
componentes (tcnicos, profesionales y de mantenimiento) que sern prestados por este.
Beneficios
Retorno
TCO es una prctica internacional utilizada para el anlisis y mejora de los procesos de adquisicin de
tecnologa y costos asociados a estas. Esta prctica es incorporada para el anlisis de beneficios
econmicos, con el objetivo de brindar una base de costos para poder determinar el valor econmico
total de una inversin. De acuerdo a la prctica, los costos asociados al bien comprado, tienen otros
conceptos adems del precio de compra; que se deben de considerar de forma de poder garantizar la
operacin de este durante su vida til. Alineado a esto se consideran para el plan de cuentas, los
siguientes tipos de costos:
Costos Directos
Costos Indirectos
Con esto como base se realiz una identificacin de los rubros a ser incluidos en el plan de cuentas a
partir de un anlisis de los principales componentes prestados en los distintos proyectos de gobierno
electrnico. Cabe destacar que no es necesario tener costos en todos los rubros para cada proyecto,
sino que es una estructura general de costos.
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
10
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Se debern de calcular los costos proyectados considerando un horizonte temporal mximo de 10 aos.
A continuacin, a modo de ejemplo se presenta la tabla para ingresar la informacin para cada uno de los
componentes.
Retorno
11
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
A efectos del ingreso de la informacin en el modelo, es importante considerar como marco referencial el
perodo de anlisis, la moneda en que se va a ingresar la informacin y la forma en que se deben estimar
los montos.
Perodo: se deber definir un ao base (por ejemplo del 1/1 al 31/12 de cada ao) para el clculo de los
costos en cada uno de los perodos (aos). Esto permite determinar el perodo comprendido para cada
ao de proyeccin. A efectos prcticos y para simplificar el uso del modelo, se sugiere considerar el
mismo perodo utilizado por el Organismo.
Moneda: se deber ingresar toda la informacin monetaria proyectada en pesos constantes (es decir en
moneda del primer ao, sin considerar las variaciones). De esta manera, se pretende simplificar el
ingreso de la informacin para evitar el clculo de las variaciones de precios en los aos posteriores del
anlisis. Se utilizar el peso uruguayo como moneda funcional, para evitar las variaciones del tipo de
cambio.
Estimacin de montos: a efectos del clculo de la informacin monetaria de cada perodo, se deber
considerar el costo total en s mismo para el Organismo. Es decir, en caso que la compra incluya tributos
y los mismos sean considerado costos para el Organismo, los mismos deben ser considerados en la
carga de la informacin.
En los casos en que los costos sean en dlares, es el departamento de finanzas de cada Organismo,
quien define el tipo de cambio que se tomar en cuenta para el anlisis.
12
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Software: Se incluyen dentro de los costos de software del proyecto: licencias, mantenimiento y
plataforma de desarrollo.
Migracin de datos e integracin: Los costos de esta actividad comprende los costos de tiempo de
desconexin, horas-hombre que sern utilizadas durante el proceso de migracin y posibles prdidas de
datos.
Otros costos: Dentro de este rubro se incluyen los costos que no pueden ser incorporados en ninguno
de los rubros mencionados anteriormente. Como por ejemplo: costos en infraestructura, energa, entre
otros.
Personal del Organismo: Comprende sueldos, salario vacacional y aguinaldo del personal de la
empresa que participen en forma directa del proyecto.
Consultores individuales: Estos costos refieren a los honorarios del consultor en el proyecto.
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
13
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Costos operativos base: Son los costos operativos incrementales del Organismo, considerados para la
realizacin del proyecto. Dentro de estos costos se pueden mencionar los siguientes ejemplos:
incremento de servicios contratados (auditoras, gastos de oficina, entre otros), incremento de seguros,
entre otros.
Ampliacin de la Estructura Organizacional: Son los costos incrementales por la contratacin de
nuevo personal del Organismo, producto de la realizacin del proyecto.
Otros costos: Dentro de este rubro se incluyen los costos residuales que no pueden ser incorporados en
ninguno de los rubros mencionados anteriormente. A modo de ejemplo se pueden mencionar los costos
que se incluyen dentro de este rubro: capacitacin externa, presencia en el exterior, costos de
actualizacin y soporte del SW, entre otros.
14
Ingreso de la Informacin
Costos
Backups: Los costos de este rubro contemplan los costos de infraestructura y horas-hombre necesarios
para llevar a cabo los respaldos correspondientes al proyecto.
Capacitacin a otros usuarios: Este rubro incluye los costos en materiales y horas-hombre necesarios
para la capacitacin del personal sobre las herramientas vinculadas al proyecto de anlisis.
Retorno
15
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
16
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
17
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
Beneficios cuantificables
monetariamente (considerados para
el clculo del retorno del proyecto
Beneficios NO cuantificables
monetariamente (no son
considerados para el clculo del
retorno del proyecto
18
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Gastos: Es la disminucin de gastos para el ciudadano asociados a la interaccin entre ste y el Estado.
El objetivo principal es mejorar el producto final entregado al Ciudadano, intentando acercar y simplificar
la interaccin entre el ciudadano y los Organismos del Estado, ahorrando en tiempo de espera por la
atencin, traslado y procesamiento de la solicitud. Asimismo, a travs de la reduccin de costos
asociados a la locomocin y al costo del trmite o servicio.
19
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Acceso, uso y disponibilidad: Se refiere a las prestaciones de accesibilidad y usabilidad web de las
que puede hacer uso el ciudadano frente al consumo de los servicios prestados por los Organismos va
canal web. Por disponibilidad se entiende a la amplitud en los canales de comunicacin prestados (web,
mvil, presencial, etc.), la calidad de los servicios prestados por estos canales, las prestaciones para el
acceso a los canales, y el acceso a la informacin en general.
20
Ingreso de la Informacin
Costos
La vinculacin de los beneficios con el Estado como consumidor de sus propios servicios, se da
mediante la prestacin y el consumo de los distintos servicios provistos por el Estado. Se consideran
como usuarios finales: el Organismo, entes autnomos, entre otros.
La siguiente matriz representa los beneficios del actor Estado y sus respectivas dimensiones.
Retorno
21
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
Beneficios cuantificables
monetariamente (considerados para
el clculo del retorno del proyecto
Beneficios NO cuantificables
monetariamente (no son
considerados para el clculo del
retorno del proyecto
22
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Gastos: Es la reduccin de gastos operativos y de consumo interno por los Organismos del Estado.
Se pretende disminuir significativamente los tiempos requeridos en trminos de atencin al pblico,
procesamiento de solicitudes y en respuesta. Y reducir los gastos existentes, tanto como las impresiones
de documentos, el espacio fsico de atencin, el almacenamiento, energa elctrica, ente otros.
23
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Calidad de la Gestin: Se refiere al aumento en la calidad de la prestacin de los servicios internos y/u
operativa interna.
Imagen: Se mide como la aprobacin de la gestin del Organismo desde sus clientes, por medio de la
aprobacin de la gestin vinculada a los proyectos y la publicidad.
24
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
A efectos de considerar las actividades ms relevantes de cada proyecto para cuantificar los beneficios
econmicos, a continuacin se enumeran algunas caractersticas para definir las actividades ms
relevantes:
Impacto significativo en tiempo
Impacto significativo en gasto
El objetivo de definir las actividades ms relevantes que generan beneficios econmicos, se basa en que
el esfuerzo significativo del trabajo durante el proyecto, se debe focalizar en el anlisis de las
actividades que tienen mayor impacto en la cuantificacin de los beneficios econmicos del proyecto y no
en las de menor relevancia e impacto.
25
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
26
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
27
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
Actividad I
Actividad II
Actividad III
Actividad IV
Actividad...
Total Horas
Horas Actuales
Horas post
Implementacin
Reduccin de
Horas
10
10
10
10
10
50
8
6
4
10
9
37
2
4
6
1
13
Este calculo de reduccin de horas, se deber realizar considerando los pesos porcentuales de cada uno
de los distintos pblicos objetivos que participan dentro de cada una de las actividades. En funcin de la
cantidad de horas calculadas para cada uno de los pblicos objetivos, esos valores se debern
multiplicarse por el valor hora de cada uno de ellos.
De esta manera queda representado el clculo de las horas para el anlisis de las actividades relevantes
para el anlisis de los beneficios econmicos de los proyectos.
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
28
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
1. Relevamientos internos (Estado) para identificar la cantidad de hora insumidas en las actividades
especficas.
2. Benchmark (Ciudadana y Estado) de horas insumidas en las actividades considerando proyectos
similares en Uruguay u otros pases.
29
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
a. Encuestas de servicios recurrentes Es una encuesta sobre una muestra determinada (pero
que puede variar durante el anlisis) a la cual se le hacen mediciones sucesivas sobre
comportamientos u opiniones en diferentes momentos para identificar la tendencia de los
resultados.
b. Encuestas espordicas - Es una encuesta a una muestra puntual a la cual se le intenta observar
determinados comportamientos u opiniones en un momento dado.
A efectos de realizar del clculo de las horas post implementacin se pueden considerar las siguientes
formas para la estimacin de las mismas:
Benchmark (Ciudadana y Estado) de horas insumidas en las actividades considerando proyectos
similares en Uruguay u otros pases.
Estimacin de experto del proyecto (Ciudadana y Estado).
30
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
A efectos del clculo se debe considerar el valor hora del pblico objetivo, considerando el foco del
pblico de ese proyecto. En los casos, donde se presente ms de un pblico objetivo, se deber
ponderar el peso de cada pblico objetivo (horas) por el valor hora del mismo. De esta manera se
determinar un valor promedio el cul ser utilizado para multiplicar por las horas.
A continuacin se presenta en forma grfica la metodologa de clculo del beneficio en pesos para los
distintos pblicos objetivos, conociendo el valor hora de cada uno.
Para cada actividad, la suma de los % por pblico objetivo es del 100%
Pblico Objetivo 1 (% )
Pblico Objetivo 2 (% )
Reduccin Horas
Actividad I
Actividad II
...
Actividad N
30%
40%
...
50%
70%
60%
...
50%
3,00
2,00
...
2,00
Valor hora $
100
150
Beneficio $
=(100*0,3*3+100*0,4*
2+100*0,5*2) =270
=(150*0,7*3+150*0,6*
2+150*0,5*2) =645
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
31
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
32
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
A efectos de lograr una mejor comprensin sobre el clculo del beneficio econmico Tiempo, se presenta
un caso de ejemplo que pretende demostrar la metodologa del clculo para este tipo de beneficios.
Proyecto: Reserva de nmeros para trmite
credencial cvica
Clculo de los beneficios econmicos para la Ciudadana y el Estado
Ciudadana
Estado
Tiempo actual
Tiempo objetivo
(luego de la
implementacin)
Estimacin de reduccin de
tiempo ( Estado y Ciudadana)
Benchmark de proyectos
similares
Metodologa para la
asignacin del
costo en forma
monetaria
INE
Informacin Corte Electoral
Retorno
Metodologa de
clculo
Fuente de informacin
Benchmark de proyectos
similares
Relevamientos internos
Encuestas
n/a
33
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Desde el punto de vista del Ciudadano, para el clculo de este beneficio, tomamos en cuenta el costo
que le lleva al ciudadano realizar el trmite o la utilizacin de un servicio y la reduccin en el costo de
locomocin (en trminos de costo en boletos) dada la reduccin en la cantidad de interacciones con los
Organismos. Mientras que desde el punto de vista del Estado, consideramos los costos en impresin de
documentos, el costo de mantener un espacio fsico de atencin, costos de almacenamiento, energa
elctrica, entre otros.
Por lo tanto, el anlisis se debe centrar en calcular la diferencia para cada ao de proyecto, evaluando
los costos en la Ciudadana y el Estado en caso de hacer el proyecto y en caso de no hacerlo. La
diferencia de stos gastos, producir el resultado de la reduccin de gastos del proyecto.
34
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
1) Gastos actuales
La medicin de los gastos actuales, deber considerar todos los gastos para cada una de las actividades
definidas para la Ciudana y el Estado que son objetos del proyecto. A efectos del anlisis de los gastos
para el actor Ciudadana se debern considerar los gastos derivados de: locomocin (en trminos de
cantidad de boletos), interaccin presencial y costo por el trmite o servicio. Asimismo, para el actor
Estado, se debern considerar por ejemplo los gastos de impresin de documentos, espacio fsico de
atencin, almacenamiento, entre otros. Por ejemplo: para el proyecto Denuncias en lnea, los costos de
la Ciudadana seran los costos de traslado para hacer la denuncia. En el caso del Estado los costos
asociados seran los derivados de impresiones, papelera, entre otros.
35
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
Gastos
Actuales
Actividad I
Actividad II
Actividad III
Actividad IV
Actividad
1.000
TOTAL
11.000
2.000
1.000
3.000
4.000
De esta manera queda representado el clculo de los gastos actuales para el anlisis de las actividades
relevantes para el anlisis de los beneficios econmicos de los proyectos.
36
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
1. Relevamientos internos (Estado) para identificar los costos actuales imputados en las actividades
especficas.
2. Benchmark (Ciudadana y Estado) de costos actuales en las actividades considerando proyectos
similares en Uruguay u otros pases.
3. Encuestas por pblico objetivo del proyecto (Ciudadana y Estado) considerando los distintos tipos
definidos anteriormente
37
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
A efectos de realizar del clculo de las gastos post implementacin se pueden considerar las siguientes
formas para la estimacin de las mismas:
1. Benchmark (Ciudadana y Estado) de costos post implementacin en las actividades considerando
proyectos similares en Uruguay u otros pases.
2. Estimacin de experto del proyecto.
3. Encuestas por pblico objetivo del proyecto (Ciudadana y Estado) considerando los distintos tipos
definidos anteriormente.
38
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
A efectos de lograr una mejor comprensin sobre el clculo del beneficio econmico Gastos, se presenta
un caso de ejemplo que pretende demostrar la metodologa del clculo para este tipo de beneficios.
Retorno
Gastos actuales
Gastos objetivo
(luego de la
implementacin)
Metodologa para la
asignacin del
gasto en forma
monetaria
Metodologa de
clculo
Ciudadana
Estado
Fuente de informacin
Relevamientos internos
Benchmark de proyectos
similares
Encuestas
Estimacin de reduccin de
costos ( Estado y Ciudadana)
Benchmark de proyectos
similares
Encuestas
n/a
n/a
39
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Definimos Transparencia como el derecho a recibir de forma eficaz y pertinente, cualquier informacin
que haya sido elaborada, recibida o procesada por los Organismos pblicos. Con la promulgacin de la
ley de derecho de acceso a la informacin pblica la cual promueve la transparencia de la funcin
administrativa de todo Organismo pblico, se abre la posibilidad de participar y facilitar el acceso de
cualquier persona a esa informacin.
La realizacin de un proyecto, podr tener impacto en el beneficio social Transparencia a nivel del
Estado y sus Organismos. Es por esto que para el anlisis del mismo se debern considerar las
dimensiones de transparencia activa y pasiva. De esta forma, se busca fortalecer los mecanismos de
transparencia en los Organismos, mejorar la gestin de los mismos en trminos de cumplimiento de la
transparencia activa (en los sitios web) y prestaciones en relacin a la transparencia pasiva.
A su vez, consideramos la trazabilidad como una herramienta que permite dar cumplimiento a las
crecientes expectativas del Ciudadano acerca de la seguridad y calidad de los servicios.
40
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
1) Transparencia activa
Por transparencia activa se entiende, la obligacin de difundir informacin de forma completa,
actualizada, accesible y real por medio del sitio web del Organismo. Para medir dicha variable, tomamos
la Ley n 18.831 como punto de partida de forma tal de evaluar el nivel de cumplimiento con la normativa
de Transparencia Activa, incluyendo elementos que aseguren el control de consistencia de la
informacin.
Dado el Modelo de Evaluacin de Transparencia Activa Indicadores e tems a ser evaluados, por la
Unidad de Acceso a la Informacin Pblica (UAIP) a Noviembre de 2012, se definen cinco indicadores
que reflejan el proceso de cumplimiento de la normativa de Transparencia Activa para la evaluacin de
un Organismo y cumplimiento con relacin a la prctica de transparencia. stos indicadores son:
i.
ii.
Actualizacin
iii. Completitud
iv. Accesibilidad
v.
Veracidad
Dentro del indicador presencia del tem, para su clculo, se le adjudicar un puntaje a cada tem, dado el
Modelo de Evaluacin de Transparencia Activa, y a partir del puntaje total de presencia del tem ms los
restantes indicadores, se calcular el porcentaje de cumplimiento.
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
41
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
El enfoque de evaluacin presentado podr ser utilizado para el anlisis de los beneficios a nivel de
transparencia asociados a un Organismo, debiendo de extrapolar su impacto a nivel del estado,
considerando por ejemplo aspectos tales como publico objetivo afectado.
1) Transparencia activa (cont.)
Retorno
Transparencia activa
21
36
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
42
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
Transparencia Activa
Presencia del tem
36
Puntaje TOTAL
39
% Cumplimiento
67 %
El clculo del porcentaje de cumplimiento, se realiza a travs del clculo del promedio del porcentaje de
ejecucin de cada uno de los indicadores definidos de transparencia.
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
43
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
La transparencia pasiva es el mecanismo existente que permite, a los ciudadanos, solicitar, a los rganos
pblicos, la entrega de informacin que no est sometida al rgimen de transparencia activa.
Para medir la transparencia pasiva, lo podemos hacer a travs del proceso de gestin de solicitudes, el
cual refiere al conjunto de actividades y herramientas que permiten recibir, procesar y dar respuesta a las
solicitudes presentadas por los ciudadanos. Considerando esto, se identifican dos indicadores:
# cantidad de canales para solicitar la informacin (web, mail, presencial, entre otras),
Plazo promedio que demora el Organismo desde que recibe la solicitud hasta que brinda una
respuesta, ya sea entregando la informacin solicitada o negndose, sealando la causa.
44
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
3) Trazabilidad
La trazabilidad es un procedimiento que permite conocer la historia, ubicacin y trayectoria de un bien
(por ejemplo: documentacin) dentro del Organismo. De esta manera, se convierte en una herramienta
que permite agregar valor a la transparencia del Organismo, ya que provee vnculos de comunicacin
para la identificacin y verificacin de aquellos elementos que permiten medir si se alcanzan los
estndares y las expectativas de los consumidores de los servicios.
Asimismo, la trazabilidad permite, entre otras cosas, proveer de informacin til en trminos de seguridad
vinculados al rastreo de informacin del organismo, considerando quin y cundo se envi la
documentacin y quin recibi la misma.
45
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Por Acceso, se entiende a la accesibilidad web como el grado de acceso a la web, y por consecuencia
a su contenido, por todas las personas independientemente de la discapacidad que presenten. Esta
caracterstica est estrechamente relacionada al Uso, es decir la usabilidad web, la cual consiste en el
nivel de facilidad con que las personas pueden utilizar una herramienta informtica, es decir, busca
reducir al mnimo las dificultades de uso de dichas herramientas.
El objetivo es que los ciudadanos puedan acceder a informacin, servicios y beneficios con un lenguaje
sencillo y fcil, y que adems le facilite el acceso a personas en situacin de discapacidad.
Para el clculo de estas dimensiones de accesibilidad y usabilidad web, se debern considerar los
indicadores de accesibilidad y de usabilidad de los Organismos. Por lo tanto, para calcular el grado
adecuado de stos, se debern utilizar las herramientas de validacin, dada la Gua para Diseo e
Implementacin de Portales Estatales, de AGESIC, para llevar a cabo un estudio que analice los
beneficios del proyecto asociados a las prcticas de accesibilidad y usabilidad, y se puedan obtener
resultados alineados a estas prcticas en la industria.
A su vez, dicha gua adopta los lineamientos de Web Content Accessibility Guidelines 2.0 (WCAG 2.0).
46
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
La Accesibilidad web, se la puede medir, por ejemplo, a travs del servicio gratuito www.examinator.ws el
cual evala de forma automtica el nivel de accesibilidad de un sitio web. Dicha herramienta adjudica un
puntaje entre 1 y 10 como indicador de la accesibilidad. Cuanto ms cercano a 10 sea el puntaje, mejor
valuado estar el sitio web en anlisis. ste sitio hace uso de algunas tcnicas recomendadas por WCAG
2.0, aunque no abarca todos los criterios del mismo.
As como este sitio web, existen otros que tambin estudian el nivel de accesibilidad de forma
automtica.
La forma de medicin de la Usabilidad web, es a travs de un estudio de interaccin entre el hombre y
los portales web. Esta interaccin es posible medirla a travs de las 10 reglas heursticas, cuyo
cumplimiento permite evaluar el nivel de usabilidad del portal.
Primero, se realiza un listado de verificacin con las 10 reglas Heursticas en una planilla de Excel. Luego
se enva la planilla va email a un nmero de usuarios, junto con la direccin del portal web que deben
analizar.
Luego de obtener una muestra significativa de respuestas, se calcula un promedio, el cual representa el
porcentaje de cumplimiento de las reglas heursticas de usabilidad.
47
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
A continuacin mostramos un ejemplo del listado de verificacin (checklist) con las 10 reglas heursticas.
SI
Retorno
NO
VisibilidaddelContexto
Coincidenciaentreelsistemayelmundoreal
LibertadyControlporpartedelusuario
ConsistenciayEstndares
PrevencindeErrores
Reconoceresmejorquerecordar
Flexibilidadyeficienciadeuso
Diseominimalistayesttica
Escribirparalaweb
10
Ayudaralosusuariosareconocer,diagnosticary
recuperarsedeloserrores
Total
El trmino si, significa que el portal s cumple con la regla, mientras que no significa lo contrario.
48
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
Retorno
49
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Para el clculo de ste beneficio, se deber considerar que la realizacin de un proyecto podr tener
impacto en la satisfaccin de los funcionarios del Organismo. Dicho clculo se puede llevar a cabo
mediante el mtodo de encuesta en lnea que mida la satisfaccin del empleado en el lugar de trabajo.
Las encuestas de satisfaccin laboral pretenden medir el estado y la satisfaccin de los empleados,
adems de obtener propuestas para mejorar las condiciones laborales, en relacin con el funcionamiento
general de la empresa.
El mtodo de encuesta en lnea concentra ciertas ventajas tales como el bajo costo, mayor alcance, la
rapidez en la obtencin de resultados y la calidad y fiabilidad, ya que se eliminan intermediarios y como
consecuencia, su sesgo.
50
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
Por Calidad de la Gestin, se entiende a la relacin con el grado de cumplimiento de los objetivos
planteados, es decir, en qu medida el Organismo est cumpliendo con sus objetivos fundamentales de
la mejor manera posible.
La calidad del servicio es una dimensin especfica del concepto de eficacia y se refiere a la capacidad
del Organismo para responder en forma rpida y directa a las necesidades de los usuarios. Tambin
implica la calidad en trminos de seguridad de la informacin, performance y monitoreo y control
(auditoras). Esto se puede medir a travs de la accesibilidad, precisin y continuidad en la entrega del
servicio, en la comodidad y en el trato de la atencin.
Para el clculo de dichos indicadores, se podr utilizar el mtodo de encuesta telefnicas tradicionales o
asistidas e incluso a travs de las encuestas auto administradas (las que se realizan va web o correo
electrnico) ya que son los mtodos ms efectivos, con mayor alcance y menos costosos que las
encuestas personales.
51
Ingreso de la Informacin
Costos
Retorno
52
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
El primer indicador puede ser medible a travs del mtodo de encuestas telefnicas tradicionales o
asistidas e incluso a travs de las encuestas auto administradas (las que se realizan va web o correo
electrnico) ya que son los mtodos ms efectivos, con mayor alcance y menos costosos que las
encuestas personales. Otro mtodo que puede ser utilizado, es la evaluacin del impacto en la imagen a
travs de las noticias difundidas en prensa, el cual es un indicador que se obtiene a travs de la medicin
de una empresa privada.
Retorno
53
Ingreso de la Informacin
Costos
Beneficios
3.1 Preparar los resultados del proyecto
A continuacin se presenta la planilla base, donde se debern ir ingresando todos los beneficios y costos
calculados previamente. Esta informacin ser el insumo principal para el clculo del ROI anual y por
horizonte temporal del proyecto.
Retorno
54
Ingreso de la Informacin
Costos
A continuacin se presenta la frmula para el clculo del ROI en forma anual o por horizonte temporal
(corto plazo, mediano plazo y largo plazo).
ROI =
Beneficios
Costos
Acumulados
De esta manera, nos permite calcular el retorno de la inversin en un proyecto especfico con una
periodicidad anual o por horizonte temporal (corto plazo, mediano plazo y largo plazo).
55
56
Analizar
los
resultados
57
Lista de Actividades
1. Guardar informacin
1.1. Hoja de inicio
1.2. Conceptualizacin del proyecto
Analizar
los
resultados
58
1. Guardar informacin
1.1. Hoja de Inicio
Analizar
los
resultados
59
Analizar
los
resultados
La hoja de inicio es la fase inicial para cargar un nuevo proyecto, ver, modificar o eliminar uno. En la
pantalla inicial de la herramienta es donde se encuentra el listado de todos los proyectos ingresados en
la herramienta.
A su vez, cuenta con links para navegar en las distintas hojas del modelo, facilitando as el ingreso de los
datos requeridos.
1.
2.
Es un botn de acceso a la hoja de ingreso de informacin base pero que permite editar o modificar
la informacin ya ingresada.
3.
4.
5.
Bajo el listado de los proyectos se detalla informacin bsica de los mismos, tal como el nombre , el rea
responsable, el nombre de la persona responsable y la fecha, con el objetivo de hacer uso de la
herramienta de la mejor manera y lograr una mejor identificacin de los proyectos.
60
Analizar
los
resultados
La hoja de conceptualizacin del proyecto es el primer paso en el que se ingresarn los datos e
informacin relevante de los proyectos.
En esta hoja se debern ingresar los datos esenciales del proyecto, lo cual nos permitir identificar los
proyectos similares y/o comparables, para poder darle un uso ms adecuado a la herramienta.
El ingreso de la informacin deber ser precisa y clara, en especial en la descripcin del objetivo del
proyecto, el cual nos permitir identificar con mayor facilidad los distintos proyectos ingresados. De todas
formas, la informacin una vez ingresada podr ser modificada cuantas veces sea necesario.
61
Analizar
los
resultados
4
5
6
7
8
62
Analizar
los
resultados
La hoja de conceptualizacin del proyecto, consta de tres campos genricos del modelo, y seis
especficos para esta hoja.
Campos genricos:
1. Es un botn de acceso directo al men del modelo de costos.
2. Es un botn para guardar la informacin ingresada.
3. Es un botn para desplazarse hacia la hoja siguiente del modelo.
En los campos especficos, se solicita informacin bsica del proyecto:
4. Es una celda para ingresar el nombre del proyecto.
5. Es una celda donde se ingresa el rea responsable del proyecto.
6. Es una celda para ingresar el nombre de la persona responsable del proyecto.
7. Es una celda para ingresar el nombre del cliente del proyecto (ej. Presidencia).
8. Es la celda para ingresar la fecha estimada del proyecto.
9. Es una celda para ingresar los objetivos generales del proyecto.
63
Analizar
los
resultados
La hoja de Anlisis de los costos del Proyecto permite el ingreso de informacin considerando el plan de
cuentas para el registro de los costos directos e indirectos asociados a los proyectos.
Los costos deben ser proyectados en un horizonte temporal, representado en tres etapas: de corto,
mediano y largo plazo. La herramienta contempla la cantidad de aos que se desee analizar , con un
horizonte temporal mximo de 10 aos.
Es importante considerar que a efectos del uso del modelo y como criterio general, cada celda del
modelo con fondo de color blanco son celdas de ingreso de informacin, mientras que las de color gris
son frmulas.
Se ingresarn los costos anuales en moneda nacional, detallado para cada uno de los costos directos e
indirectos de los componentes que correspondan. A partir de stos se calcularn automticamente los
costos subtotales por cada componente y el total.
64
Analizar
los
resultados
A continuacin se presenta el ejemplo de esta hoja. Es importante, para el ingreso de los costos, que
para cada categora se debern ingresar los montos totales.
65
Analizar
los
resultados
El tiempo y el gasto son los beneficios econmicos en los que incurren la Ciudadana y el Estado,
vinculados a la implementacin de los proyectos de TI.
En la hoja de anlisis de los beneficios del proyecto se ingresan dichos beneficios econmicos,
calculados con anterioridad, en forma anual y en moneda nacional, para el Ciudadano por un lado, y para
el Estado por otro. Los beneficios son proyectados en un horizonte temporal de 10 aos, dividido en tres
etapas de corto, mediano y largo plazo. Cabe destacar, que es posible que el anlisis de los proyectos
sea en un perodo menor al de 10 aos. A partir de esto, se calculan automticamente los subtotales y
totales del conjunto de beneficios econmicos de ambos actores (Ciudadana y Estado).
Luego se debe completar de forma escrita, una conclusin de cada uno de los beneficios no econmicos,
ya que stos beneficios no son cuantificables de forma monetaria.
66
Analizar
los
resultados
67
Analizar
los
resultados
68
Analizar
los
resultados
Como en el ejemplo anterior, ste mdulo permite ingresar comentarios de cada dimensin de los
beneficios de gestin, Gestin Humana, Calidad de la Gestin e Imagen para el Estado, luego de
efectuar un anlisis en profundidad de cada dimensin.
69
Analizar
los
resultados
A partir del ingreso de informacin en los mdulos anteriores para los beneficios econmicos de la
Ciudadana y del Estado, en este caso se debe considerar para el ingreso la informacin de los
beneficios econmicos en pesos uruguayos.
70
Analizar
los
resultados
Las salidas de informacin que componen esta rea, son las siguientes:
El clculo anual del ROI
Perodo de repago
Comparativo entre proyectos
71
Analizar
los
resultados
El retorno de la inversin es una medida de rendimiento que se utiliza para evaluar o comparar la eficacia
de una inversin o una serie de inversiones diferentes. Esta herramienta se utiliza al momento de evaluar
un proyecto, si es positivo significa que el proyecto es rentable, pero si es menor a cero, significa que el
proyecto no es viable.
El objetivo del clculo del mismo, es optimizar la asignacin de los recursos disponibles mediante la
seleccin de aquellos proyectos que generen mayor valor.
En trminos econmicos un proyecto ser factible si sus beneficios (tiempo y gastos) superan los costos,
entendiendo por beneficio a toda reduccin en los costos.
72
Analizar
los
resultados
En esta hoja, se calcula automticamente el rendimiento del proyecto, considerando los datos ingresados
con anterioridad.
Bajo la celda de beneficios econmicos, se presenta la suma total de los beneficios de tiempo y gastos
de la Ciudadana y el Estado, y para la inversin considera el costo total del proyecto. De esta manera,
se podr calcular el ROI del proyecto.
73
Analizar
los
resultados
Por perodo de repago se entiende a la cantidad de tiempo requerido para que una inversin genere
flujos de efectivo suficientes para recuperar el costo inicial. Es decir, es el tiempo que le lleva al proyecto
recuperar la inversin.
La idea bsica en este mtodo es medir la velocidad de recuperacin de la inversin, de modo que,
cuanto ms breve sea el lapso necesario, mayor ser el atractivo del proyecto.
Al igual que para el clculo del ROI, se toman los montos totales de los beneficios econmicos y los
costos, de forma automtica, y se calcula el ndice de repago. ste ndice muestra un ranking del 1 al 10,
donde cuanto ms cercano al 10 sea el ndice, mejor valuado estar el proyecto, menor es el tiempo de
repago de la inversin. Un proyecto que se repaga el primer ao tiene un ndice de repago 10, mientras
uno que se repaga en el ao 10, tiene un ndice 1.
Adicionalmente se presenta un cuadro para analizar los resultados en moneda extranjera, en este
sentido se debe ingresar en una celda el tipo de cambio y en forma automtica se calculan los
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
resultados.
74
Analizar
los
resultados
1. Es un botn que permite seleccionar un proyecto, dentro del listado de proyectos existente. El mismo
concepto se repite para los dems botones con la palabra Seleccionar.
2. Es un botn que permite limpiar la seleccin de los proyectos, en caso de que se quiera seleccionar
una gama de proyectos diferente.
3. Es un botn que grafica los proyectos seleccionados.
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
75
Analizar
los
resultados
76
Analizar
los
resultados
El eje horizontal representa los beneficios econmicos, mientras que el eje vertical representa la
inversin. El tamao de la burbuja ilustra el ndice de repago para ese proyecto.
El nombre de referencia que se puede ver en el grfico corresponde al campo en el fue seleccionado el
proyecto, por ejemplo, si el proyecto seleccionado en el campo Proyecto 1 se llama Reserva de
nmeros para trmite de credencial cvica, en el grfico no aparecer dicho nombre sino el campo en el
que fue seleccionado. Es decir, Proyecto 1. Adicionalmente se presenta una matriz con los proyectos
seleccionados, donde se identifican los beneficios no econmicos de cada uno de ellos. A continuacin
se puede observar el ejemplo de esta matriz.
ANLISISCOMPARATIVODELIMPACTOENLASDIMENSIONESPORPROYECTO
PROYECTODEANLISIS
1
CumplimientodelaTransparenciaActiva(sitioweb)
TRANSPARENCIA
PrestacionesconrelacinTransparenciaPasiva
8
X
Trazabilidad
Indicadoresdeaccesibilidadenlaadministracincentral
BENEFICIOSSOCIALES
Indicadoresdeusabilidadenlaadministracincentral
ACCESO,USOYDISPONIBILIDAD
Coberturadelosservicios
X
X
Satisfaccinciudadanafrentealadisponibilidaddelosservicios
Interoperabilidad
GESTINHUMANA
Satisfaccindelosfuncionarios
X
X
Seguridaddelainformacin
BENEFICIOSDEGESTIN
CALIDADDELAGESTIN
IMAGEN
Performance
MonitoreoyControl/Auditoras
Aprobacindelagestinvinculadaalosproyectos
Publicidad
X
X
77
78
CVO
PMO de la Organizacin
Proyecto
Proyecto
Lder de
proyecto
Proyecto
Lder de
proyecto
Proyecto
Lder de
proyecto
Proyecto
Visin alineada
Proyecto
Organizacin
Proyecto
Proyecto
Impulsar el Modelo
Proyecto
Trabajo conjunto
79
Impulsar el Modelo
Responsabilidades
Revisin de todos los planes, medidas, metas y
evaluaciones de desempeo para la integridad y
coherencia con los objetivos generales de los
proyectos. Dado que posee una visin global del
organismo, impulsa el modelo y aprueba los estimados.
Revisin y mantenimiento de un proceso consistente e
integrado de la gestin del rendimiento en todas las
reas de la organizacin.
Experiencia y Habilidades
Conocimientos en economa y lo que representa la
gestin, la contabilidad y las finanzas.
Habilidad para guiar y dirigir equipos multifuncionales a
un objetivo comn.
80
Impulsar el Modelo
PM + CVO
Propsito
Alinear objetivos
particulares con los
planes operativos u
objetivos de rendimiento
(de la organizacin o
divisin)
Foco
Mtricas cuantitativas de
la organizacin
Mtricas cuantitativas y
cualitativas de la
organizacin
Revisin rutinaria de la
calidad/satisfaccin de
los clientes
Impacto en las
operaciones.
Contribucin a los
actores definidos (de
acuerdo a beneficios
establecidos)
PMO
PM
Roles
de
Apoyo
Relevar y analizar
informacin operativa
Desarrollo de un primer
estimado de los
beneficios
Actividad
Anlisis
Presentar resultados
Archivar informacin
generada
R
AGESIC | Modelo para el anlisis de los costos y beneficios
81
Material de
trabajo comn
Habilitar a los actores involucrados en el proceso de anlisis, material base de apoyo que:
facilit la ejecucin del proceso de anlisis e impulsar la utilizacin de buenas prcticas de la industria, y
facilit el comparativo de los distintos anlisis de retorno de proyectos realizados.
Se deber de impulsar la utilizacin de material base comn que apoye a las actividades de ingreso de informacin
(ejemplo: planes de cuenta, anlisis de flujo de fondos, entre otros) y a las actividades de anlisis de informacin
(ejemplo: base de indicadores, reportes tipo, entre otros).
82
Generar informacin
histrica
Impulsar el archivo de la informacin generada en los distintos procesos de anlisis del retorno de los proyectos
asegurando los siguientes aspectos:
1. Informacin adecuada: se deber de archivar aquella informacin aprobada por los distintos roles participantes en
el procesos de anlisis, con un nivel de detalle que asegure su futuro entendimiento y anlisis para los objetivos que
persigue la organizacin.
2. Formato Comn: se deber de disponer un formato comn para el archivado de la informacin, que facilite la
bsqueda y anlisis para futuros procesos.
3. Centralizada: se deber de definir un destino comn para el archivado de la informacin.
83
Sustentabilidad del
Modelo
84
Roles y Responsabilidades
85
Roles y Responsabilidades
Lista de Actividades
1. Identificacin de Actividades
2. Matriz RACI para cada actividad
2.1. Determinacin de costos
2.2. Determinacin de beneficios monetarios
2.3. Clculo del ROI
2.4. Generacin de beneficios no monetarios
3. Descripcin de Roles y Responsabilidades
86
Roles y Responsabilidades
1. Identificacin de actividades
Del modelo de anlisis de costos y beneficios para el clculo del retorno del proyecto, se pueden definir cuatro actividades
principales de gestin:
1. Determinacin de Costos: consiste en identificar los costos que impactan en el proyecto.
2. Determinacin de Beneficios monetarios: consiste en evaluar la existencia de los beneficios econmicos que impactan
en el proyecto.
3. Clculo del ROI: consiste en efectuar un anlisis comparativo de costos y beneficios para evaluar el desempeo del
proyecto.
4. Generacin de Beneficios no monetarios: consiste en adquirir informacin asociada a los beneficios no econmicos,
obtenidos a partir de la implementacin del proyecto.
87
Roles y Responsabilidades
88
Roles y Responsabilidades
89
Roles y Responsabilidades
MatrizRACI:R:Responsable|A:Aprobador|C:Consultado|I:Informado
Organismoprestador
PM
PMO
CVO
Organismocliente
Referentetcnico Referentefuncional Referentetcnico
delservicio
delcliente
delcliente
Identificacindecostos
Proyeccindecostos
Revisin
Aprobacindecostos
90
Roles y Responsabilidades
MatrizRACI:R:Responsable|A:Aprobador|C:Consultado|I:Informado
Organismoprestador
PM
PMO
CVO
Identificacindebeneficios
Calcularlosbeneficios
Revisindelosclculos
Aprobacindelosbeneficios
Organismocliente
Referentetcnico Referentefuncional Referentetcnico
delservicio
delcliente
delcliente
C
91
Roles y Responsabilidades
MatrizRACI:R:Responsable|A:Aprobador|C:Consultado|I:Informado
Organismoprestador
PM
PMO
CVO
Generacindelosclculos
Revisindelosclculos
Aprobacindelosresultados
Organismocliente
Referentetcnico Referentefuncional Referentetcnico
delservicio
delcliente
delcliente
C
92
Roles y Responsabilidades
MatrizRACI:R:Responsable|A:Aprobador|C:Consultado|I:Informado
Organismoprestador
Organismocliente
PM
PMO
CVO
Identificacindelosbeneficiosnomonetarios
Realizarlosclculosdelosbeneficios
Revisindelosresultados
Aprobacindelosresultados
93
Roles y Responsabilidades
Definir los indicadores que permitan medir los costos y beneficios del proyecto.
Brindar soporte y asesoramiento sobre el uso y aplicacin de las planillas de proyeccin de costos y beneficios.
Brindar una lista de conceptos base que permitan al lder del proyecto poder calcular los costos y beneficios
identificados para cada proyecto.
Identificar los conceptos de beneficios y costos del proyecto para que el lder del proyecto realice la proyeccin de los
mismos segn el modelo definido.
Realizar la valorizacin econmica realizada por el lder del proyecto, considerando su razonabilidad y alineacin a los
parmetros tcnicos establecidos.
94
Roles y Responsabilidades
Documentar y comunicar observaciones realizadas al lder del proyecto y al PMO, de acuerdo a los mecanismos que
se definan.
Proporcionar informacin histrica o antecedentes con el objetivo de aportar informacin adicional para el anlisis de
nuevos proyectos.
Aprobar la valorizacin econmica realizada, considerando su razonabilidad y alineacin a los parmetros establecidos.
95