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ii
iii
iv
vi
DEDICATORIA
vii
AGRADECIMIENTO
A TODOS GRACIAS
HIRALID ZOBEIDA JIMENEZ
viii
INDICE
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INTRODUCCIN................................................................................................................................16
CAPTULO I EL PROBLEMA.........................................................................................................20
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...........................................................................................20
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN ..........................................................................................23
OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................23
OBJETIVOS ESPECFICOS. ............................................................................................................23
JUSTIFICACIN ................................................................................................................................23
ALCANCES Y DELIMITACIONES .................................................................................................25
ANTECEDENTES DE OTRAS INVESTIGACIONES ...................................................................28
RESEA HISTRICA........................................................................................................................34
CAPTULO III .....................................................................................................................................82
MARCO METODOLGICO.............................................................................................................82
CAPTULO IV .....................................................................................................................................88
ANLISIS DE LOS RESULTADOS .................................................................................................88
CAPITULO V.....................................................................................................................................112
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...............................................................................112
CONCLUSIONES..............................................................................................................................112
RECOMENDACIONES....................................................................................................................115
BIBLIOGRAFA................................................................................................................................117
ANEXOS .............................................................................................................................................124
ANEXO A: CURRICULUM VITAE ...............................................................................................126
ANEXO B: CUESTIONARIO ..........................................................................................................127
ANEXO C: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA
LA INFRAESTRUCTURA ...............................................................................................................134
ANEXO D: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS DIRECCIONES ESTADALES
DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA INFRAESTRUCTURA ....................135
ANEXO E: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DESPACHO DEL DIRECTOR .......136
ANEXO F: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL REA DE ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS........................................................................................................................................137
ANEXO G: DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DEL MINFRA ...........................................138
ANEXO H: MAPA DE VENEZUELA - DIRECCIONES ESTADALES DEL MINFRA ..........139
ANEXO I: EXPLICACIN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL PRODUCTO GENERADO
EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACN: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE
UN BIEN ADQUIRIDO.....................................................................................................................140
ix
NDICE DE CUADROS
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CUADRO 1: OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES: .................................................73
CUADRO 2: RESULTADOS PREGUNTA N 1 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................88
CUADRO 3: RESULTADOS PREGUNTA N 2 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................89
CUADRO 4: RESULTADOS PREGUNTA N 3 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................89
CUADRO 5: RESULTADOS PREGUNTA N 4 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................90
CUADRO 6: RESULTADOS PREGUNTA N 5 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................90
CUADRO 7: RESULTADOS PREGUNTA N 6 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................91
CUADRO 8: RESULTADOS PREGUNTA N 7 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................91
CUADRO 9: RESULTADOS PREGUNTA N 8 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................92
CUADRO 10: RESULTADOS PREGUNTA N 9 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................92
CUADRO 11: RESULTADOS PREGUNTA N 10 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................93
CUADRO 12: RESULTADOS PREGUNTA N 11 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................93
CUADRO 13: RESULTADOS PREGUNTA N 12 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................94
CUADRO 14: RESULTADOS PREGUNTA N 13 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................94
CUADRO 15: RESULTADOS PREGUNTA N 14 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................95
CUADRO 16: RESULTADOS PREGUNTA N 15 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................96
CUADRO 17: RESULTADOS PREGUNTA N 16 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................96
CUADRO 18: RESULTADOS PREGUNTA N 17 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................97
CUADRO 19: RESULTADOS PREGUNTA N18 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................97
CUADRO 20: RESULTADOS PREGUNTA N 19 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................98
CUADRO 21: RESULTADOS PREGUNTA N 20 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................98
CUADRO 22: RESULTADOS PREGUNTA N 21 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................99
CUADRO 23: RESULTADOS PREGUNTA N 22 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO .............................................................................................................................................99
CUADRO 24: RESULTADOS PREGUNTA N 23 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO ...........................................................................................................................................100
CUADRO 25: RESULTADOS PREGUNTA N24 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO ...........................................................................................................................................101
xi
xii
NDICE DE ILUSTRACIONES
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FIGURA 1 : ESTANTES CON TARJETAS KARDEX......................................................................155
FIGURA 2: ESTANTES CON TARJETAS KARDEX DE MATERIALES Y SUMINISTROS.......155
FIGURA 3: MATERIALES DE OFICINA .........................................................................................156
FIGURA 4: INVENTARIO DE MERCANCA ..................................................................................156
FIGURA 5: JEFE DE ALMACN PREPARANDO RESUMEN DE LA CUENTA .........................157
FIGURA 6: REALIZANDO ANOTACIONES DE LA REQUISICIONES DE LOS MATERIALES
..............................................................................................................................................................157
FIGURA 7: ORDENANDO LOS MATERIALES ..............................................................................158
FIGURA 8: ABASTECIMIENTO.......................................................................................................158
xiii
RESUMEN
Esta investigacin tuvo como objetivo la Evaluacin del Control Interno del
Departamento de Almacn del Centro Estatal de Coordinacin Falcn del Ministerio
del Poder Popular para la Infraestructura (MINFRA Falcn), ubicado en la Ciudad de
Coro del Estado Falcn. Este estudio est enmarcado dentro del diseo descriptivo
documental y carcter evaluador. Es bibliogrfico, ya que la situacin planteada surge
de un problema existente; es de naturaleza descriptiva, tipo estudio de campo, basado
en revisin documental, anlisis e interpretacin de informacin escrita. La
informacin se obtuvo de ocho (08) trabajadores del Almacn. Las tcnicas aplicadas
fueron la observacin directa, la revisin bibliogrfica, y el cuestionario. El
cuestionario estaba conformado por 43 preguntas, aplicado al personal del
departamento, con el fin de determinar las funciones de depsito, abastecimiento y
suministro en las dependencias de la institucin. En conclusin, los resultados
evidencian debilidades en el control interno por cuanto no existe un sistema de
control interno que brinde seguridad a los activos, as como la inexistencia de
controles de seguridad para proteccin fsica de los materiales y bienes del MINFRA.
Adicionalmente, la inexistencia de indicadores que permitan medir los resultados de
la gestin, origina el incumplimiento de las normas que rigen esta materia; ya que no
se comparan los rangos de desempeo actual con los resultados planeados esperados,
originando a su vez que se adquiera mercanca que pueda ser almacenada en un
espacio fsico inadecuado, por tanto se puede incurrir en daos a los materiales y
bienes. La aplicacin de los correctivos implica que la mejora en el Almacn pueda
dar ndices de respuestas efectivas en beneficio de la gestin pblica.
Palabras claves: control, interno, sistema, gestin
xiv
ABSTRACT
This investigation had for objective the Evaluation of the Internal Control of the
Department of Warehouse of the State Center of Coordination Falcn of the Ministry
of the Popular Power for the Infrastructure (MINFRA Falcn), located in the City of
Coro of the State Falcon.This study is framed inside the documental descriptive
design and character appraiser. It is bibliographical, since the outlined situation arises
of an existent problem; it is of descriptive nature, type field study, based on
documental revision, analysis and interpretation of written information. The
information was obtained of eight (08) workers of the Warehouse. The applied
techniques were the direct observation, the bibliographical revision, and the survey.
The survey was conformed by 43 questions, applied the personnel of the department,
with the purpose of determining the deposit functions, supply and provision in the
dependences of the institution. In conclusion, the results evidence weaknesses in the
internal control since a system of internal control that offers security to the assets,
doesn't exist as well as the nonexistence of controls of security for physical protection
of the materials and goods of the MINFRA. Additionally, the nonexistence of
indicators that they allow to measure the results of the administration, originates the
nonfulfillment of the norms that they govern this matter; since the ranges of current
acting are not compared with the prospective planned results, originating in
consequences that merchandise is acquired that it can be stored in an inadequate
physical space, therefore you can incur in damages to the materials and goods. The
application of the correctives implies that the improvement in the Warehouse can
give index of effective answers in benefit of the public administration.
Key words: internal, control, system, administration.
xv
INTRODUCCIN
Sin embargo, pese a todos los esfuerzos, recursos invertidos en las evaluaciones
realizada en la institucin, segn lo indican los informes de auditoria y evaluaciones
realizadas, se han detectado de manera constante debilidades del control interno. La
auditoria de hoy y del futuro, tiene que actuar con independencia y velocidad, el
objetivo no ser trabajar menos, sino trabajar mejor y ofrecer un producto con un alto
valor agregado para nuestros clientes. Adems la administracin en general ha
desarrollado un conjunto de estrategias para mejorar el control de gestin, el cual
hace vida en todas las organizaciones desde ese punto de vista se busca mejorar la
eficiencia, eficacia y economa en casi todas las organizaciones.
empresas.
Es por ello, que las organizaciones necesitan de herramientas que les permitan
estar atentas a los cambios de su alrededor y proporcionen al mismo tiempo saber las
debilidades y fortalezas de su estructura organizacional, sus recursos humanos,
tecnolgicos, materiales y financieros y en general de su gestin actual.
La presente investigacin persigue aplicar una Evaluacin del Control Interno del
Departamento de Almacn del Centro Estadal de Coordinacin Falcn (C.E.C) del
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura (MINFRA).
17
haciendo especial nfasis en la descripcin del problema observado y que dio origen
al planteamiento del problema de esta investigacin, la justificacin, los objetivos
establecidos para desarrollarla, el alcance y las limitaciones.
Captulo II: Este captulo busca dar cumplimiento a los estudios que sustentan la
investigacin, los escritos anteriores que han surgido en la misma lnea de
investigacin, a fin de conformar el marco terico y las variables que influyen en el
desarrollo del mismo, as como las bases legales.
Captulo III: Bajo la perspectiva del marco investigativo este captulo seala que
tipo de investigacin se realiz y como se cumplirn los objetivos planteados, para
ello se especifican los mtodos y tcnicas de recoleccin de informacin.
18
CAPTULO I
EL PROBLEMA
19
CAPTULO I
EL PROBLEMA
A partir del ao 2002, las organizaciones pblicas venezolanas han pasado por
diferentes cambios econmicos, producto de la inestabilidad social, poltica y
financiera que atraviesa el pas, estos desajustes macroeconmicos, han afectado
funcionalmente a todas las organizaciones, mermando su capacidad de satisfaccin de
las necesidades del colectivo, convirtindose en deseable la transformacin de las
organizaciones que sean capaces de responder rpidamente a las condiciones
cambiantes del entorno buscando la eficiencia de la entidad, a travs de la adecuada
administracin de sus recursos y transparencia en su gestin.
Cabe destacar que toda actividad que desarrollen los niveles gerenciales desde la
planificacin, organizacin, direccin y control las podemos definir como gestin.
Donde la planificacin determina el resultado que ha de lograr la organizacin
especificando como se lograran los resultados previstos y el control demostrar si se
lograron o no los mismos.
21
Por tanto, esta investigacin se realiza mediante la Evaluacin del Control Interno
del departamento de Almacn del MINFRA Falcn, la cual est enmarcada dentro de
los lineamientos de la Contralora General de la Repblica Bolivariana de Venezuela,
ya que es el instrumento metodolgico con el cual se examina y evala la gestin
cumplida en un sector, entidad, programa, proyecto u operacin para determinar
recomendaciones que al efecto se formulen para promover la correcta administracin
del patrimonio pblico.
22
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
(a)
conocer su funcionamiento.
(b)
(c)
(d)
Justificacin
La realizacin del presente estudio sobre la evaluacin del Control Interno del
departamento de Almacn del MINFRA Falcn, se justifica en razn de que busca
analizar los procedimientos administrativos y las formas de control interno en el rea
funcional donde est ubicada dicha unidad.
Es en este sentido, lo que se busca lograr es realizar una evaluacin para que se
pueda detectar o diagnosticar el estado en que se encuentra el departamento de
23
Almacn del MINFRA Falcn, es por eso que de acuerdo a los objetivos de dicha
evaluacin, esta investigacin contribuir a la solucin de los problemas concretos
que afecta el departamento de Almacn que conforma la estructura organizativa del
rea de Administracin y Servicios del MINFRA Falcn.
Para lograr una gestin eficiente es imprescindible ejercer liderazgo eficaz que
permita realizar las actividades programadas y obtener los objetivos y metas
establecidos, para suministrar oportunamente al usuario bienes y servicios de calidad,
mediante la administracin de los recursos disponibles de manera eficaz, eficiente y
econmica.
24
Alcances y Delimitaciones
25
26
CAPTULO II
MARCO TERICO
CAPTULO II
MARCO TERICO
29
directa con las variables del estudio aplicado, el instrumento al personal adscrito a
Lumica C.A., se procedi a tabular los datos y a hacer el anlisis de los mismos,
cuyos resultados se vaciaron en matriz de anlisis y luego se presentan en grficos de
barras para una mejor comprensin de los mismos. El diagnstico derivado del
anlisis sirvi de base para disear las normas de control interno tributario objeto del
estudio,
posteriormente
se
redactan
las
conclusiones
recomendaciones,
30
31
Por otra parte, Gutirrez (2005), el propsito de est investigacin fue Evaluar el
Control Interno del Inventario C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS).
Fundamentada en las teoras propuestas por Lpez y Woltz (2001) lvarez (2001),
Munich y Garca (2000), entre otros. Para tal efecto se realiz una investigacin
descriptiva, de campo bajo un diseo no experimental y transaccional, la poblacin
fue de 05 sujetos pertenecientes al Almacn del Centro de Operaciones Armando
Clemente. La obtencin de los datos se realiz a travs de un cuestionario con 2
alternativas de respuestas para evaluar el control interno del inventario, validado a
travs de (05) expertos en el rea. La confiabilidad se estableci a travs del
coeficiente de Alpha de Cronbach con un ndice significativo de (0.80) el cual me
permiti evaluar el control interno del inventario con el propsito de fortalecer este
sistema de control de inventarios, al mismo su actuacin y dominio en el manejo de
los materiales entrantes y salientes del almacn del Centro de Operaciones Armando
Clemente, conociendo los sistemas de control de inventario que se utilizan en
Eneldis, presentando que aunque existen control de la entrada y salida de materiales,
del traspaso, y se aplican mtodos para el inventario lo cual est fundamentado en las
normas, polticas y procedimientos que la organizacin ha establecido importante
afianzar los controles para el manejo del inventario que permitan minimizar los
riesgos y obtener efectividad de la gestin y altos niveles de desempeo.
32
33
Resea Histrica
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
34
En Diciembre del 2006 existe una reorganizacin estructural del Estado y se crea
el Ministerio del Poder Popular para las Telecomunicaciones e Informtica y se
cambia de nombre para el Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura,
anteriormente MINFRA, teniendo como nuevas competencias las publicadas en
Gaceta Oficial N 38.599 de fecha 08 de Enero de 2007 segn Decreto N 5.103,
mediante el cual se dicta el decreto Sobre Organizacin y Funcionamiento de la
Administracin Pblica Nacional.
La Gestin del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura se orienta hacia
la regulacin, formulacin y seguimiento de las polticas, as como la planificacin y
realizacin de las actividades del Ejecutivo Nacional, en coordinacin con los estados
y municipios cuando as corresponda, en materia de vialidad, circulacin, trnsito y
transporte terrestre, acutico y areo, con miras a ofrecer a la poblacin venezolana
obras y servicios eficaces y de calidad. Para dar respuestas a las funciones y
actividades asignadas, el Ministerio cuenta en su estructura funcional con las
siguientes unidades Sustantivas:
(a)
35
(b)
Territorial-Urbanstico
Transporte,
hacen
necesaria
su
36
(a)
37
(c)
a la Direccin
Estadal.
Almacn
38
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
Llevar el control de las salidas semanales de materiales con factura y sin factura
diferentes divisiones.
(a)
(b)
Puede ser el mismo producto y el mismo proveedor pero con diferentes rdenes
(d)
(e)
sin factura.
39
(f)
Bases Tericas
40
La evaluacin del control interno no solo se interesa de hechos pasados, sino que
toma informacin actualizada para brindar a las organizaciones, orientaciones y
alternativas para guiarlos al cumplimiento de los objetivos establecidos a travs de
estrategias.
Segn Guevara (1999) pretende evaluar los resultados obtenidos por la direccin
en lo referente a la eficiencia, eficacia y economa con la que son alcanzados los
objetivos planificados. (Pg. 21)
41
Permite evaluar las circunstancias que presenta las organizaciones, del mismo
modo determina como los individuos ejecutan sus actos y se adaptan a la estrategia de
la misma, igualmente auxilian a los directivos de las organizaciones en el proceso de
toma de decisiones. En tal sentido los objetivos que se desea obtener con estas
actividades pueden ser diversos, sin embargo existen algunos que deben ser
destacados en el sector pblico, tales como:
(a)
forma clara los objetivos, metas, as como las actividades necesarias para alcanzarlos.
(d)
42
La gestin, para obtener el mayor beneficio se debe tomar en cuenta todas las
condiciones existentes de la entidad, como es su naturaleza, contexto, objetivos,
misin, cultura, es importante la utilizacin de un plan de evaluacin de gestin, ya
que permite crear conciencia de la seleccin de procedimientos, instrumentos y
herramientas para mejorar la gestin, es flexible ante los cambios.
43
Concepto de control
El control se define como el proceso por medio del cual las actividades de una
organizacin quedan ajustadas a un plan preconcebido de accin y el plan se ajusta a
las actividades de la organizacin. (KOHLER, 1979).
44
del proceso administrativo, que tienda apartarlo de los propsitos y fines que
persigue, que no son otros, que la mejor preservacin y salvaguarda del dinero
pblico y que el gasto se haga con miras al mayor beneficio de la colectividad.
(LIENDO, 1983).
(a)
45
(b)
(c)
errores.
Tipos de Controles
Control Gerencial: est orientado a las personas con el objeto de influir wn los
individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los
objetivos de la organizacin.
46
- Debe ser continuo: Por lo que debe hacerse una planeacin del control, conocer
la magnitud de la accin correctiva que se debe aplicar al constatar debilidades, de lo
contrario pudieran suceder ciertas desviaciones en el intervalo.
- Debe ser objetivo: Ya que debe estar definido en forma clara, precisa y concreta,
para poder lograr las metas propuestas en una forma eficiente
47
Segn el Articulo 131 DEL Ttulo IV, Del Sistema de Control Interno de la
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. El sistema de
48
control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales,
salvaguardar los recursos y bienes que integren el patrimonio pblico, asegurar la
obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y
oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y
lograr el cumplimiento de los planes y programas y presupuestos en concordancia con
al poltica preescrita y con los objetivos y metas propuestas, as como garantizar
razonablemente la rendicin de cuenta.
Control Interno
Conceptos
Informe COSO
El Control Interno: es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad,
gerencia y otro personal para proveer razonable seguridad en cuanto al logro de
objetivos en las siguientes categoras:
(a)
(b)
(c)
49
tambin en la
En pocas palabras, el control interno esta formado por todas las medidas que se
toman para suministrar a la administracin la seguridad de que todo est funcionando
como debe.
50
adecuado
la
naturaleza,
estructura
fines
del
ente.
51
Por otra parte autores como Chiavenato (2001): Es un sistema que comprende el
plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos
adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y
metas.
A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para
definir el control de mayor efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada
empleado en el proceso administrativo de la organizacin.
Adems, Valenzuela (2003). Seminario sobre la Nueva Visin del Control Previo,
establece y define lo siguiente:
52
(a)
(b)
(c)
(d)
(a)
53
(e)
(f)
(b)
Legal
(c)
Comprensible
(d)
(e)
(f)
Flexible
(g)
Conocido
(h)
(i)
(a)
Presupuestario.
(b)
Econmicos.
(c)
Financieros.
(d)
Patrimoniales.
(e)
Normativos.
(f)
De gestin.
(g)
54
(a)
(b)
(c)
concordancia con las polticas prescritas con los objetivos y metas propuestas.
(e)
Cabe considerar que Haynes y otros citados por Chiavenato (2001), en su libro de
introduccin a la teora general de la administracin, expresan que lo esencial en
cualquier sistema de control es:
(a)
(c)
(d)
Algn mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados
deseados.
Por otra parte, Likert citado por Chiavenato (2001), establece lo siguiente:
El sistema es un: todo organizado o complejo. Un conjunto o combinacin de
cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. (p.771).
55
Establece una estructura estndar de Control Interno que soporte los procesos de
implementacin, unifique los criterios de control en el estado y garantice un control
corporativo a la gestin de las entidades pblicas que les permitan el cumplimiento de
sus objetivos.
(a)
Mantiene una orientacin perramente a controlar los riesgos que pueden inhibir
(d)
administrativo, realizadas por las Oficinas de Control Interno o efectuada por los
rganos de Control Fiscal.
(f)
Componentes
56
(b)
y analizar riesgos que se relacionan con los objetivos en la entidad, incluyendo los
riesgos especiales que se asocian con condiciones cambiantes, adems de analizar y
administrar los riesgos relacionados.
(c)
(d)
(e)
57
Responsabilidad
Transparencia
Moralidad
58
Igualdad
Imparcialidad
Eficiencia
59
Eficacia
Economa
Celeridad
Publicidad
60
dar a conocer los resultados de su gestin y permitir la fiscalizacin por parte de los
ciudadanos, dentro de las disposiciones legales vigentes.
Es la orientacin de las actuaciones del ente pblico hacia el respeto por el medio
ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad.
Autorregulacin
Es la capacidad institucional de la entidad pblica para reglamentar, con base
en la Constitucin y en la ley, los asuntos propios de su funcin y definir aquellas
normas, polticas y procedimientos que permitan la coordinacin efectiva y
transparente de sus acciones.
Mediante la Autorregulacin la entidad adopta los principios, normas y
procedimientos necesarios para la operacin del Sistema de Control Interno. Favorece
el Autocontrol al normalizar los patrones de comportamiento requeridos para el
cumplimiento de los objetivos, y hace efectivo y transparente el ejercicio de su
funcin constitucional ante la comunidad y los diferentes grupos de inters.
Se lleva a cabo, entre otras formas, a travs de:
61
(a)
servicio pblico.
(b)
pertinentes a su fin, con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones
necesarias para el cumplimiento de los propsitos institucionales.
(d)
minimizar las causas y los efectos de los riesgos capaces de afectar el logro de los
objetivos.
(e)
62
(b)
conducta.
Autogestin.
Es la capacidad institucional de toda entidad pblica para interpretar, coordinar y
aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin administrativa que le ha sido
delegada por la Constitucin y la ley.
El Control Interno se fundamenta en la Autogestin al promover en la entidad
pblica la autonoma organizacional necesaria para establecer sus debilidades de
control, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, a la vez que asume
con responsabilidad pblica las recomendaciones generadas por los rganos de
control y les da cumplimiento con la oportunidad requerida.
Se logra a travs de:
(a)
(c)
(e)
impacto en la organizacin.
63
(b)
(c)
de su informacin financiera y
administrativa.
(d)
objetivos propuestos
El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las
polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control,
evaluacin y de mejoramiento continuo de la entidad pblica que le permitan la
autoproteccin necesaria para garantizar una funcin administrativa transparente,
eficiente, cumplimiento de la Constitucin, leyes y normas que la regulan,
coordinacin de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y
una alta contribucin al cumplimiento de la finalidad social del Estado.
Para lograrlo, se definen objetivos especficos clasificados segn el propsito
perseguido por ellos en la institucin pblica en objetivos de Cumplimiento,
Estratgicos, de Operacin, de Evaluacin y de Informacin.
Objetivos de Control de Cumplimiento
(a)
administrativa de las entidades pblicas, bajo los preceptos y mandatos que le impone
la Constitucin Nacional, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son
propias.
(b)
64
Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estn dirigidos hacia
Disear los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicacin
65
tiempo real, realizar seguimiento a la gestin de la entidad por parte de los diferentes
niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de correccin
y de mejoramiento.
(b)
legalmente establecida por los diferentes rganos de control, que tiene a su cargo la
vigilancia de la entidad pblica.
(c)
66
(d)
Ambiente de Control
67
Sistema Contable
(d)
financieros.
(e)
Procedimientos de Control
68
(b)
(c)
(e)
(a)
(b)
(c)
(d)
desviacin.
Bases Legales
Para dar sustentacin legal a esta investigacin, se realiz una amplia revisin de
las leyes y normas que guardan relacin directa con la evaluacin del control interno
del Departamento de Almacn del MINFRA Falcn, como objetivo de la misma.
Por ser un ente centralizado el Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura
del estado Falcn; esta sujeto al control y examen de la Contralora General de la
Repblica y la Comisin de Auditoria Interna del Nivel Central, para evaluar su
gestin financiera, administrativa y el cumplimiento de programas y metas
establecidas en el presupuesto, a los efectos de asegurar la adecuada estructuracin de
sistemas y mecanismos de control interno que coadyuvan a la regularidad y eficacia
69
70
71
Reglamento
Orgnico
del
Ministerio
del
Poder
Popular
para
la
Sistema Variables
Variables
Como variables del presente estudio se formulan las siguientes:
Variable Independiente:
Evaluar el Control Interno del Departamento de Almacn del MINFRA Falcn.
72
Objetivo
Especficos
Variables
Diagnosticar la
situacin actual
del Almacn del
MINFRA
FALCN para
conocer el
funcionamiento
Evaluar el
sistema de
control interno
para determinar
sus debilidades
dentro del
Departamento
de Almacn.
Situacin
Actual del
Almacn
Realizar el
levantamiento
de los
procedimientos
que se dan en el
Almacn
Levantamiento
de los
procedimientos
Sistema de
Control
Interno
Indicadores
Fuente
Instrumento
tems
Estructura
Manuales
Visin
Misin
Objetivos
Polticas de
Almacn
Control de
Inventarios
Procedimient
os
Documentos del
Ministerio
Publicacin N 15
Cuestionarios
Entrevistas
Observacin
Directa
Libros Contables
Rendicin de
Cuentas
Manuales
Cuestionarios
Entrevistas
1,2,3,
4,5,6,
7,8,9,
10,11,
12,13,
14
- Cuestionario
Entrevista
- Observacin
Directa
21,22,23,
24,25,26,
27,28,29,
30
Recepcin
Almacenaje
Solicitudes y
entregas de
materiales y
bienes
Kardex
Actualizado
Sistema de
Inventario
Personal
Capacitado
Informatizaci
n
Sistematizada
Archivos del
Almacn
Cuestionario
Entrevista
21,22,23,
24,25,26,
27,28,29,
3031,32,
33, 34
Cuestionarios
Observacin
Directa
Definicin de Trminos:
73
de las operaciones de la
en
donde
realiza
fiscalizaciones
de
carcter
preventivo
fundamentalmente
Ciclo de compras: todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: la
adquisiciones de bienes, mercancas y servicios, el pago de las adquisiciones
anteriores y clasificar, resumir e informar lo que se adquiri
74
75
Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado, es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores. Capacidad
de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo de recursos disponibles
y tiempo, logrando su optimizacin.
Evidencia: Pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor, en donde
las mismas son obtenidas a travs de los diversos medios empleados en el proceso
de auditoria.
Entorno: Ambiente a la que va dirigido el bien generador, o el servicio prestado
por la organizacin.
76
Economa: Es aquella que evala si los resultados son obtenidos sobre la base de
la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al ms bajo costo.
77
Impacto: Nivel de repercusin a corto o largo plazo originado por algn factor
en el entorno econmico, social y ambiental.
Insumos: Recursos del ambiente, como materias prima y mano de obra, que
puedan entrar a un sistema organizacional.
Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para
el manejo de actividades futuras.
78
Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u
otra ndole. Planteamientos conceptuales y formales de lo que se requiere o espera
alcanzar alguna vez que permitan guiar, evaluar la ejecucin de planes, programas,
proyectos actividad de una organizacin.
79
80
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin
Diseo de la Investigacin
83
partiendo de la Evaluacin del Control Interno del Almacn del MINFRA Falcn, los
proceso existentes en las distintas pocas para la Gestin de la Divisin de
Administracin y Servicios, hasta analizar el caso objeto de la presente investigacin,
partiendo de este mtodo se revisarn de manera general las disposiciones
constitucionales y legales de las diversas potestades del rgano mximo de control,
para luego hacer abstraccin de las potestades del C.E.C. Falcn.
(b)
84
(c)
Recoleccin de datos
85
Es por esto, que para recopilar la informacin que luego fue analizada para
resolver el problema de investigacin en funcin de los objetivos, se requiri definir
las tcnicas y los instrumentos o herramientas a utilizar para tal efecto.
86
CAPTULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
CAPTULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
Frecuencia
Si
100
No
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
89
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
Respuesta
Frecuencia
Si
75
No
25
90
Respuesta
Frecuencia
Si
50
No
50
Respuesta
Frecuencia
Si
50
No
50
Segn el cuadro anterior, el 50% expreso que si se vinculan los objetivos del
departamento con los de la institucin, el 50% expreso que no se vincula los
objetivos evidencindose que estos ltimos no estn claros al respecto y si las
organizaciones estn enlazadas para cumplir un objetivo comn .ya que de esta
depende su funcionamiento para el desarrollo de las actividades en cuanto a que sin
los materiales y suministros no podrn realizar dicho objetivo principal de la
institucin.
91
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
Respuesta
Frecuencia
Si
12
No
88
92
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
Segn el cuadro anterior la tendencia demuestra que el 100% de los empleados del
Departamento de Almacn sealan que si existen polticas definidas que guen la
accin de las actividades, por lo tanto se da cumplimiento de acuerdo a lo establecido
en el artculo 35 del capitulo II, de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Son conocidas por el Personal del Almacn las polticas del MINFRA?
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
93
Respuesta
Frecuencia
Si
88
No
12
94
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
Respuesta
Frecuencia
Si
63
No
37
95
Respuesta
Frecuencia
Si
63
No
37
Respuesta
Frecuencia
Si
63
No
37
96
Respuesta
Frecuencia
Si
50
No
50
Respuesta
Frecuencia
Si
12
No
88
97
Respuesta
Frecuencia
Si
38
No
62
Estn determinadas las acciones para reducir los posibles impactos negativos de
las debilidades y amenazas?
Respuesta
Frecuencia
Si
38
No
62
98
dijo que no, lo que demuestra que no se cuenta con acciones para reducir los posibles
impactos negativos de las debilidades y amenazas que las conviertan en fortalezas y
oportunidades que le permitan al Almacn realizar sus actividades con eficiencia.
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
99
Respuesta
Frecuencia
Si
75
No
25
Respuesta
Frecuencia
Si
75
No
25
100
Respuesta
Frecuencia
Si
75
No
25
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
101
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
102
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
103
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
104
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
equipos
de
seguridad
industrial,
materiales
menores
de
105
Respuesta
Frecuencia
Si
75
No
25
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
106
tengan al da su rendicin de
cuenta
Respuesta
Frecuencia
Si
No
100
107
Respuesta
Frecuencia
Si
No
100
Cuenta el almacn con una pliza de cobertura amplia en caso de siniestro, hurto
o robo?
Respuesta
Frecuencia
Si
No
100
108
hurto o robo, por lo que estn expuesto los materiales y bienes que se adquieren en el
CEC. En la evaluacin se determino la urgencia que se requiere para obtener dicha
pliza que le de proteccin a los bienes y materias.
Respuesta
Frecuencia
Si
No
100
Respuesta
Frecuencia
Si
25
No
75
109
departamento del almacn, y un 75% dijeron que no por lo que consideramos que por
no existir este tipo de equipo dentro de la institucin corren el riesgo de que ocurra un
accidente con perdidas incobrables. En la revisin fsica se constato inexistencia de
extinguidores dentro del rea por lo que se recomend el uso de los mismos, para
proteger la infraestructura y los bienes y materias en un momento dado.
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
110
Respuesta
Frecuencia
Si
100
No
Considera el uso apropiado de los recursos con los que cuenta el Almacn?
Respuesta
Frecuencia
Si
No
100
111
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Revisada toda y cada una de las preguntas realizadas y analizadas las mismas se
puede concluir que existen debilidades en el control interno lo que impide crear un
ambiente tico positivo y generar un buen comportamiento en los empleados.
(a)
(b)
112
fsico para asegurar todos los activos fsicos vulnerables, ya que no existe un
seguro contra los riesgos a los cuales estos se exponen.
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
(h)
(i)
fsico para asegurar todos los activos fsicos vulnerables, ya que no existe un
seguro contra los riesgos a los cuales estos se exponen.
113
114
Recomendaciones
(a)
almacn
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
115
(g)
Dar a conocer las tareas y responsabilidades claves entre los trabajadores del
(h)
(i)
(j)
(k)
Todo trmite importante debe ser autorizado y ejecutado por las personas
(l)
116
BIBLIOGRAFA
Textos
BALESTRINI, M. (1998). Como se elabora el proyecto de investigacin. Segunda
Edicin. Consultores asociados, servicio editorial Venezuela. Pg. 259
BLANCO (1998) Auditoria Operacional. Mxico. MC. GRAW- HILL
BLANCHARD,
K.
Hersey,
P.
(1970).
La
administracin
el
HAROLD
KOONTZ,
HEINZ
WEIHRICH.
(2004).
Administracin
117
una
118
UNIVERSIDAD
CENTRO
OCCIDENTAL
LISANDRO
ALVARADO.
TESIS DE GRADO
PORTILLO, Zoraida T. (2005). Auditoria operacional aplicada al Departamento
de ventas de la empresa ALDREY PUBLICIDAD C.A. Trabajo de grado
presentado a la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado para optar al
ttulo de especialista en auditoria. Maracaibo. Venezuela.
119
a la
120
121
Publicacin
15
INSTRUCCIONES
MODELOS
PARA
LA
DE
LA
ADMINISTRACIN
122
CENTRAL
DESCENTRALIZADA
FUNCIONALMENTE,
emitido
por
la
NORMAS
DE
CONTROL
INTERNO
DE
LA
ORGANIZACIN
123
ANEXOS
LISTA DE ANEXOS
Currculum Vitae
Cuestionario
Infraestructura
D
Estructura organizacional del Despacho del Director del Ministerio del Poder
Diagnstico Organizacional
suministro.
L
materias. Parte a
M
materias. Parte b
N
Resumen de Cuenta
Comprobante de Entrega
Nombre:
Profesin:
Licenciada en Administracin
Universidad del Zulia. Ncleo Punto Fijo
Ao 1994
Experiencia Laboral:
MINFRA FALCN
Ao 2006
FONDAPEMI
Ao 2005
GOBERNACIN DEL
Ao 2004
Auditor III
Ao 2003
Auditor II
Ao 1998
ESTADO FALCN
GOBERNACIN DEL
ESTADO FALCN
INDOCA
126
ANEXO B: CUESTIONARIO
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
CONVENIO UCLA LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIN EN
CONTADURIA
MENCION: AUDITORIA
RESPONSABLE
LCDA. HIRALID ZOBEIDA JIMNEZ
127
PRESENTACIN
Muchas gracias!
128
CUESTIONARIO
Seale con una equis (x) la respuesta que usted considere conveniente y ajustada,
para cada una de las preguntas que se le formulan a continuacin:
PREGUNTAS
1.
Si
2.
3.
4.
5.
6.
7.
129
No
PREGUNTAS
Si
8.
9.
11. Son conocidas por el Personal del Almacn las polticas del
MINFRA?
130
No
PREGUNTAS
Si
131
No
PREGUNTAS
Si
ejercicio econmico?
132
No
PREGUNTAS
Si
133
No
Consejos
Consejos
Estadales
Estadales de
de
Planificacin
Planificacin
RECURSOS HUMANOS
ATENCION AL CIUDADANO
ADMINISTRACI
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS
TECNOLOGIA,
INFORMACI
INFORMACIN
Y COMUNICACIONES
DIV. DE PLANIFICACI
PLANIFICACIN
DE INFRAESTRUCTURA
DIV. DE GESTION DE
INFRAESTRUCTURA
Vialidad
Ordenacin del
Territorio Urbanstico
Equipamiento
Territorial
Planificacin de
Transporte
Concesiones y
Transferencias
DESPACHO DE DIRECCIN
ESTADAL
Consejos
Estadales de
Planificacin
RECURSOS HUMANOS
ATENCION AL CIUDADANO
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS
TECNOLOGIA,
INFORMACIN
Y COMUNICACIONES
136
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS
CONTABILIDAD
PRESUPUESTO
COMPRAS
BIENES NACIONALES
HABILITADOS
ALMACEN
REPRODUCCION
TRANSPORTE
Y MANTENIMIENTO
137
MISION
OBJETIVO
CLIENTES
PROVEEDORES
FUENTES DE
FINANCIAMIENTO
INSUMOS PRINCIPALES
PRODUCTO
(E)
Almacn:
Accin:
Observaciones
Ayudante
Almacn:
140
(E)
Almacn:
Accin:
Observaciones
de _ Informa al Departamento de El
comprobante
de
al
cual
fue responsable
por
el
patrimonial
141
Objetivo: Describir sistemticamente los pasos o tareas para realizar el inventario del
almacn.
Agentes que actan
Accin:
Observaciones
Ayudante de Almacn:
Ayudante de Almacn:
142
Jefe de Almacn:
Administrador:
igualmente
conformarlas.
143
proceda
Accin:
Observaciones
Jefe de Almacn:
proveedor,
si
esta
conforme
144
Jefe de Almacn:
al
proveedor;
igualmente
Ayudante de Almacn:
carpeta,
posteriormente
incluirla
movimientos
contables
producidos en el almacn.
145
para
en
los
semanales
Accin:
Observaciones
Jefe de Almacn:
- Solicita al ayudante de
almacn toda la documentacin
requerida para preparar la
rendicin.
- Recibe la informacin
preparada y la entrega a la
secretaria para su trascripcin.
146
Accin:
Observaciones
que
el
memorando
de
- Archiva la copia de la
documentacin remitida a nivel
central para almacn.
Director:
147
Accin:
Observaciones
Secretaria
Almacn:
departamento,
prepara
de
Materias).
148
Bienes
Accin:
Observaciones
compra
(original
copia),
verifica
que
las
caractersticas especificadas en la
factura coincidan con las de la
orden de compra, luego de realizado
este chequeo coloca el sello de
recibido en almacn y la entrega al
Jefe de Almacn.
Jefe de Almacn:
149
Accin:
Observaciones
Ayudante de
Almacn:
150
Gobierno Bolivariano
de Venezuela
COMPROBANTE DE REASIGNACION
X Bienes Muebles
C digo :
Deno minaci n:
28
5.
C digo :
Deno minaci n:
31-00-
6.
C digo :
7.
Materiales
ORGANISMO
4.
Deno minaci n:
31-00-01
RESPONSABLE DE ALMACN
C digo :
DIRECCION REGIONAL
Deno minaci n:
9.
Cantidad
Apellidos y Nombres:
30
8.
C.I.:
Nmero del
Cdigo del
Inventario
Catlogo
(solo para Bienes)
Cargo:
IVAN GRANADILLO
9.526.466
10.
11.
14.
13.
Descripcin
Cdigo
Concepto
JEFE ( E ) ALMACEN
Reasignacin
12.
Valor Unitario
Valor Total
93.626.984,81
93.626.984,81
FACTURA N 2952
Responsable Patrimonial Primario
15.
93.626.984,81
Responsable Patrimonial por Uso
16.
Cdula de Identidad
A pellido s y No mbres
Cargo
Cdula de Identidad
A pellido s y No mbres
Cargo
7496486
DIRECTOR
7.496.486
DIRECTOR REGIONAL
Gobierno Bolivariano
de Venezuela
Departamento de Almacn
CODIGO
1
30
30
33
AO:
2007
HOJA N :
NRO. COMPROBANTES
DESDE
HASTA
1
12
1
4
1
22
COMPRAS
ENTREGA DE BIENES MUEBLES EN DEPOSITO
SUMINISTRO DE MATERIALES DE CONSUMO
RESUMEN
MAS: ENTRADAS Bs.
38.696.521,89
7.840.048,32
8.976.752,98
0,00
1.593.928,00
7.382.824,98
GRANADILLO IVAN
FIRMA DEL JEFE DE ALMACEN (E)
SELLO
152
Gobierno Bolivariano
de Venezuela
153
Gobierno Bolivariano
de Venezuela
1.-
COMPROBANTE DE ENTREGA
Bienes
N 01
SEMANA N 33
10/08/2007
2.- FECHA
X Materiales y Suministros
ORGANISMO
4.
CDIGO
28
UNIDAD DE TRABAJO
5.
CDIGO
31-00
DEPENDENCIA USUARIA
6.
CDIGO
31-00-04
ALMACN
7.
CANTIDAD
1
4
2
1
1
1
2
2
4
1
2
RESPONSABLE
CDIGO 31
C.I.No .:
9526466
DESCRPCIN
01010-0000
01010-0000
01010-0000
01010-0000
01010-0000
01010-0000
01010-0024
01010-0049
01010-0089
01010-0164
01010-0184
PAQ. DE GALLETAS
LATAS DE RODAJA DE PIA
CAJAS DE TE VERDE
IVAN GRANADILLO
6.000,00
4.000,00
3.500,00
3.400,00
2.000,00
39.000,00
2.500,00
1.250,00
2.600,00
9.700,00
4.600,00
LATAS DE GUISANTES
FRASCO DE SALSA DE TOMATE
CAJA DE JUGO DE MANZANA
KLOS. DE ARROZ PARBOLITE
PAQ. DE CARAMELOS
110.200,00
TOTAL
ORDEN DE COMPRA:
No. DE REQUISICIN:
0114
DESPACHADOR
11.804.126
0783
RECEPTOR
MARTINEZ EDGAR
CDULA DE IDENTIDA D:
CA RGO:
6.000,00
16.000,00
7.000,00
3.400,00
2.000,00
39.000,00
5.000,00
2.500,00
10.400,00
9.700,00
9.200,00
-
9.802.386
CA RGO:
JEFE.DIV.ADMON Y SERVICIOS
_________________________________
FIRMA Y SELLO
154
155
156
157
Figura 8: Abastecimiento
158
159