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INSTITUTO TECNOLGICO DE SOLEDAD ATLNTICO ITSA-

MANUAL DE
ADMINISTRACIN DE RIESGOS
SEDES ITSA SOLEDAD E ITSA BARRANQUILLA

Elaborado Por: O. Meneses

Revisado Por: E. Zapata

Aprobado Por: C. Prasca

ORIGINAL FIRMADO
REPOSA EN OFICINA DE
CALIDAD

ORIGINAL FIRMADO
REPOSA EN OFICINA DE
CALIDAD

ORIGINAL FIRMADO
REPOSA EN OFICINA DE
CALIDAD

Cargo: Coordinador de
Calidad
Fecha: 7/07/2011

Cargo: Representante de la
direccin ante el SGC
Fecha: 7/07/2011

Cargo: Rector
Fecha: 7/07/2011

Manual de Administracin de Riesgos

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MANUAL DE ADMINISTRACION DE RIESGOS


En cumplimiento de lo establecido en el Decreto No. 1599 de 2000, en el
Instituto Tecnolgico de Soledad Atlntico ITSA, ha venido desarrollando
acciones tendientes a implementar el Modelo Estndar de Control Interno
MECI 1000:2005, herramienta gerencial que le permitir controlar la estrategia,
la gestin y la evaluacin de la organizacin, garantizando el cumplimiento de
los fines institucionales.
Uno de los elementos ms importantes dentro del MECI, es la Administracin
del Riesgos, ya que a travs del mismo la entidad puede identificar los eventos
que impiden el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas y tomas de
acciones efectivas que impidan la materializacin de los riesgos.
Con este marco, la entidad ha decidido elaborar el Manual de Administracin
de Riesgos, tomando como base el documento Gua de Administracin del
Riesgo emitido por el Departamento Administrativo de la Funcin Publica
DAFP en Abril de 2006. Este manual permite a la entidad tener polticas y
procedimientos claros para la implementacin exitosa de la Administracin de
Riesgos, garantizando sobre todo su continuidad en el tiempo.

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1. MARCO NORMATIVO
Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control
Interno de las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones, en el articulo 2 literal a). Seala como uno de los objetivos del
control interno Proteger los recursos de la organizacin, buscando su
adecuada administracin ante posibles riesgos que los afectan. En el mismo
articulo literal f), Afirma que el sistema de Control Interno Definir y aplicar
medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que
se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de los objetivos.
Ley 489 de 1998. Estatuto Bsico de Organizacin y funcionamiento de la
Administracin Pblica.
Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional
de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica
del Orden Nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado
parcialmente por el Decreto 2593 del 2000.
Directiva presidencial 09 de 1999, lineamientos para la implementacin de la
poltica de lucha contra la corrupcin.
Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a los elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el
Control Interno de las entidades y organismos del Estado que en el pargrafo
del Articulo 4 seala los objetivos del sistema de Control Interno () define y
aplica medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones
y en su Articulo 3 establece el rol que deben desempear las oficinas de
Control Interno () que se enmarca en cinco tpicos () valoracin de
riesgos. As mismo establece en su Artculo 4 la Administracin de Riesgos,
como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de Control Interno en
las entidades publicas ().
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control
Interno para el Estado Colombiano y se presenta el anexo tcnico del MECI
1000 2005.
Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

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2. MARCO CONCEPTUAL
La Administracin Pblica al ocuparse de los fenmenos de organizacin y
gestin, no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a las nuevas
tendencias en administracin, para lo cual requiere estar en constante
actualizacin y estar en abierta al cambio y a la aplicacin de diferentes
instrumentos que le permitan a las entidades ser cada vez mas eficientes, por
lo que se hace necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que
puedan afectar en un momento determinado el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Por lo anterior, se hace necesario introducir el concepto de la Administracin
del Riesgo en las entidades, teniendo en cuenta que todas las organizaciones
independientemente de su naturaleza, tamao y razn de ser, estn
permanentemente expuestos a diferentes riesgos o eventos que puedan poner
en peligro su existencia. Desde la perspectiva del control, el modelo COSO
interpreta la eficiencia del control es la reduccin de los riesgos, es decir: el
propsito principal del control es la eliminacin o reduccin de los mismos
propendiendo porque el proceso y sus controles garanticen, de manera
razonable que los riesgos estn minimizados o se estn reduciendo.
Para el caso de las Organizaciones Publicas, dada la diversidad y
particularidad de las entidades en cuanto a funciones, estructura, manejo
presupuestal, contacto con la ciudadana y el carcter del compromiso social
entre otros, es preciso identificar o precisar las reas, los procesos, los
procedimientos, las instancias y controles dentro de las cuales puede actuarse
e incurrirse en riesgos que atentan contra la buena gestin y obtencin de
resultados para tener un adecuado manejo del riesgo.
Igualmente, es importante tener en cuenta que los riesgos estn determinados
por factores de carcter externo, tambin denominados del entorno y factores
de carcter interno.
Entre estos factores externos se destacan: la normatividad, a va de ejemplo se
pueden mencionar cambios constitucionales como la de 1991 que propuso un
Estado Social de Derecho, jurisprudenciales como los que se expresan en
sentencias que declaran sin efectos normas que venan aplicndose y que en
un momento determinado pueden afectar las funciones especificas de una
entidad publica y por lo tanto sus objetivos.

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Tambin pueden mencionarse las reformas a la administracin y los


constantes recortes presupuestales que afectan la capacidad de gestin de las
entidades publicas, lo cual sumado a la reduccin o eliminacin total del
presupuesto de inversin, obliga a considerar en todo momento el riesgo en
que incurre la entidad al no poder cumplir con su objeto social.
Entre los factores internos se destacan: el manejo de los recursos, la estructura
organizacional, los controles existentes, los procesos y procedimientos, la
disponibilidad presupuestal, la forma como se vinculan las personas a la
entidad, los intereses de los directivos, el nivel de talento humano, la
motivacin y los niveles salariales, entre otros.
El Componente de la Administracin del Riesgo en el Subsistema de Control
Estratgico del Modelo Estndar de Control Interno MECI, habilita a la entidad
para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de eventos
(riesgos) que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos
institucionales. Para ello se integran cinco Elementos de Control: el Contexto
Estratgico que permite establecer los factores internos y externos que
generan posibles situaciones de riesgo; la Identificacin de Riesgos, que define
las causas (factores internos o externos) efectos de las situaciones de riesgo;
el Anlisis de Riesgos, que aporta probabilidad de ocurrencia; la Valoracin de
Riesgos, para medir la exposicin de la entidad a los impactos del riesgo.
Todos estos elementos conducen a la definicin de criterios base a la
formulacin del estndar de control que se consolida en las Polticas de
Administracin de Riesgos.
Para la implementacin de este componente, se toman como base los Planes y
programas, el Modelo de Operacin y sus diferentes niveles de despliegue, a
fin de establecer los posibles riesgos de los procesos y las actividades. Este
componente toma como base la identificacin de los factores internos o
externos y de operacin que puedan afectar el desarrollo de la funcin
administrativa de la entidad; una vez identificados se asocian a los procesos,
analizndolos, valorndolos y calificndolos en trminos de su impacto en la
gestin. Finalmente, este resultado permite definir las directrices para la
Administracin del Riesgo.
Al terminar la implementacin del Componente de Administracin del Riesgo
se obtiene los siguientes productos:
a) Anlisis de los factores externos e internos que implican exposicin al
riesgo.

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b) Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afectan el


cumplimiento de los objetivos de la entidad.
c) Medida de respuesta ante los riesgos identificados.
d) Polticas de Administracin de Riesgos identificados.
Para adelantar este proceso se considera importante sealar los roles de los
diferentes actores de acuerdo al Manual de Implementacin del MECI 1000:2005.

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3. DEFINICIONES

Aceptacin del riesgo: Decisin informada de aceptar las consecuencias y


posibilidad de un riesgo particular.
Administracin (o gestin) del riesgo: Cultura, procesos y estructuras que se
dirigen hacia la gestin eficaz de las oportunidades potenciales y los efectos
adversos.
Anlisis de riesgos: Uso sistemtico de la informacin disponible, para
determinar la frecuencia con la que pueden ocurrir eventos especificados y la
magnitud de sus consecuencias. Dependiendo de la informacin disponible
pueden emplearse desde modelos de simulacin, hasta tcnicas colaborativas.
Consecuencia: Resultado de un evento expresado cualitativa o
cuantitativamente, como por ejemplo, una prdida, lesin, desventaja o ganancia.
Puede haber una serie de resultados posibles asociados con un evento.
Control del riesgo: Parte de la gestin del riesgo que involucra la implementacin
de polticas, normas, procedimientos y cambios fsicos a fin de eliminar o
minimizar los riesgos adversos.
Evaluacin del riesgo: Proceso usado para determinar las prioridades de gestin
del riesgo mediante la comparacin del nivel de riesgo contra normas
predeterminadas, niveles de riesgo objeto u otros criterios.
Evento: Incidente o situacin que ocurre en un lugar particular durante un
intervalo de tiempo particular.
Evitar el riesgo: Decisin informada de no involucrarse en una situacin de
riesgo.
Frecuencia: Medida de la tasa de ocurrencia de un evento, expresada como el
nmero de ocurrencias de un evento en un tiempo determinado. (Vase tambin
Posibilidad y Probabilidad).
Identificacin del riesgo: Proceso para determinar lo que puede suceder, por
qu y como. Puede hacerse a cualquier nivel: total entidad, por reas, por
procesos, incluso, bajo el viejo paradigma, por funciones; desde el nivel
estratgico hasta el ms humilde operativo.

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Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin


del riesgo.
Mapa de riesgos: Herramienta metodolgica que permite hacer un inventario de
los riesgos ordenada y sistemticamente, definindolos y haciendo la evaluacin
de cada uno de estos.
Modelo de operacin: Estndar organizacional que soporta la operacin de la
entidad, armonizando con visin sistmica la funcin, misin y visin con los
componentes corporativos que la conforman los cuales en su interaccin,
interdependencia y relacin causa-efecto, factor clave para su ejecucin,
garantizan una ejecucin eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Modelo de operacin por procesos: Define las interacciones o acciones
secuenciales, mediante las cuales se logra la transformacin de unos insumos
hasta obtener un producto con las caractersticas previamente especificadas, de
acuerdo con los requerimientos del cliente o grupos de inters interno o externo de
la entidad que lo requiera.
Peligro: Fuente de dao potencial o situacin con potencial para causar prdida.
Prdida: Cualquier consecuencia negativa, financiera u otra.
Posibilidad: Se emplea como una descripcin cualitativa de la probabilidad o
frecuencia.
Probabilidad: Posibilidad de que ocurra un evento o resultado especfico, medida
por la relacin entre los eventos o resultados especficos y el nmero total de
eventos o resultados posibles. La probabilidad se expresa como un nmero entre
0 y 1, en donde 0 indica un evento o resultado imposible y 1 un evento o resultado
seguro.
Proceso: Secuencia de actividades lgicamente relacionadas que tomadas en su
conjunto, generan un resultado en trminos de los objetivos del proceso.

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4. ROLES Y RESPONSABILIDADES
4.1 REPRESENTE DE LA DIRECCIN
Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e
implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo.
Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas
para el diseo e implementacin del Componente de la Administracin del
Riesgo.
Informar a la alta direccin sobre la planificacin y avances del proyecto de
diseo e implementacin del Componente de la Administracin del Riesgos.
Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.
Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las
actividades que requiere realizar el Equipo MECI, en armona y
colaboracin con los servidores pblicos de las diferentes reas.
Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseo e
implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo, aplicando
correctivos donde se requiera.
Someter a consideracin de Comit de Coordinacin de Control Interno las
propuestas de diseo e implementacin del Componente de la
Administracin del Riesgo, para su aprobacin.
4.2 EQUIPO MECI
Adelantar el proceso de Diseo e Implementacin del Componente de la
Administracin del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la
direccin.
Capacitar a los servidores de la entidad en el Diseo e Implementacin del
Componente de Administracin del Riesgo.
Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de
Diseo e Implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo
al representante de la direccin, para su aplicacin.
Trabajar en coordinacin con los servidores pblicos designados por reas
o procesos en aquellas actividades requeridas para el Diseo e
Implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo.

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4.3 OFICINA DE CONTROL INTERNO


De manera directa, es responsable de asesorar el proceso de identificacin de los
riesgos institucionales y con base en ellos, realizar recomendaciones preventivas
y/o correctivas con los responsables de los procesos. Igualmente, la Oficina de
Control Interno debe hacer seguimiento a la evolucin de los riesgos y al
cumplimiento de las mismas y proponer mejoras.
Indirectamente, la Oficina de Control Interno debe verificar que en la entidad se
implementen polticas de la Administracin del Riesgo y se implementen
mecanismos reales para la Administracin del Riesgo.
As mismo, dentro del rol de asesor asignado a la Oficina de Control Interno, el
Decreto 1537 de 2001 en su articulo 4: Administracin de riesgos, especifica
que la identificacin y el anlisis del riesgo debe ser un proceso permanente e
interactivo entre la administracin y las oficinas de Control Interno o quien haga
sus veces con miras a establecer acciones efectivas, representadas en
actividades de control, acordadas entre los responsables de las reas o procesos
y dichas oficinas.
Por ltimo, es importante resaltar que esta herramienta gerencial conlleva al igual
que las roles anterior al ejercicio analtico de la gerencia pblica en los asuntos
misionales especficos de cada sector, a travs de la implementacin de
mecanismos que permitan visualizar y estar atento a la aparicin de nuevos
riesgos que se generen por los desarrollos socioeconmicos y tecnolgicos.
En este sentido, la metodologa presentada contiene ajustes relacionados con la
implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, adems
se incluyen modificaciones que responde a la experiencia recogida durante la
divulgacin de la cartilla anterior, a travs de talleres, asesoras directas a las
entidades y la participacin en diferentes foros tanto con entidades del sector
pblico, como empresas del sector privado que trabajan el tema desde hace varios
aos.

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5. CONTEXTO ESTRATGICO
Para la formulacin y operacionalizacin de la Poltica de Administracin del
Riesgo es fundamental tener claridad de la misin institucional, sus objetivos y
tener una visin sistemtica de la gestin de manera que no se perciba esta
herramienta gerencial como algo aislado del mismo accionar administrativo. Por
ende, el diseo se establece a partir de la identificacin de los factores internos o
externos a la entidad que pueden generar los riesgos que afecten el cumplimiento
de sus objetivos.
Es as, que el Anexo Tcnico del Decreto 1599 de 2005, se define como:
Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratgico que
orienta las decisiones de la entidad pblica, frente a los riesgos que pueden
afectar el cumplimiento de sus objetivos, los cuales son productos de la
observacin, distincin y anlisis del conjunto de circunstancias internas y
externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el
cumplimiento de su funcin, misin y objetivos institucionales.
Este Contexto Estratgico es la base para la identificacin de los riesgos en los
procesos y actividades, el anlisis se realiza a partir del conocimiento de
situaciones del entorno de la entidad, tanto de carcter social, econmico, cultural,
de orden pblico, poltico, legal y/o cambios tecnolgicos, entre otros; se alimenta
tambin con el anlisis de la situacin actual de la entidad, basado en los
resultados de los Componentes de Ambiente de Control, Estructura
Organizacional, Modelo de Operacin, cumplimiento de los Planes y Programa,
Sistemas de Informacin, procesos y procedimientos y los recursos econmicos,
entre otros.
Se recomienda la aplicacin de varias herramientas y tcnicas como por ejemplo:
entrevistas estructurales con expertos en el rea de inters, reuniones con
directivos y con personas de todos los niveles en la entidad, evaluaciones
individuales usando cuestionarios, lluvias de ideas con los servidores de la
entidad, entrevistas e indagaciones con personas ajenas a la entidad, usar
diagramas de flujo, anlisis de escenarios y hacer revisiones peridicas de
factores econmicos y tecnolgicos que puedan afectar la organizacin, entre
otros.
Igualmente puede utilizarse diferentes fuentes de informacin de la entidad, tales
como registros histricos, experiencias significativas registradas, opiniones de
especialistas y expertos, informes de aos anteriores, los cuales pueden

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proporcionar informacin importante, la tcnica utilizada depender de las


necesidades y naturaleza de la entidad.
Con la realizacin de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes
resultados:
Identificar los factores externos que pueden ocasionar la presencia de
riesgos, con base en el anlisis de la informacin externa y los planes y
programas de la entidad.
Identificar los factores internos que pueden ocasionar la presencia de
riesgos con base en el anlisis de los componentes Ambiente de Control,
Direccionamiento Estratgico y dems estudios que sobre la cultura
organizacional y el clima laboral se hayan adelantado en la entidad.
Aportar informacin que facilite y enriquezca las dems etapas de la
Administracin del Riesgo.

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6. IDENTIFICACIN DE RIESGOS
El proceso de la identificacin del riesgo debe ser permanente e interactivo
basado en el resultado del anlisis del Contexto Estratgico, en el proceso de
planeacin y debe partir de la claridad de los objetivos estratgicos de la
entidad para la obtencin de resultados.
El Decreto 1599 de 2005 lo define como: Elemento de Control, que posibilita
conocer los eventos potenciales, estn o no bajo el control de la Entidad
Pblica, que ponen en riesgo el logro de su Misin, estableciendo los agentes
generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. La identificacin de los
riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratgico,
identificando los factores internos o externos a la entidad, que pueden
ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos. Es la base del anlisis
de riesgos que permite avanzar hacia una adecuada implementacin de
polticas que conduzcan a su control.
Una manera para que todos los servidores del Instituto Tecnolgico de Soledad
Atlntico, ITSA conozcan y visualicen los riesgos, es a travs de la utilizacin
del Formato de Identificacin de Riesgos (Anexo C. Identificacin de
Riesgos) el cual permite hacer un inventario de los mismos, definiendo en
primera instancia las causas o factores de riesgos, tanto internos como
externos. Se presenta una descripcin de cada uno de estos riesgos y se
definen los posibles efectos. Es importante centrarse en los riesgos ms
significativos para la entidad relacionados con el desarrollo de los procesos y
los objetivos institucionales. Es all donde, al igual que todos los servidores
pblicos, los directivos adoptan un papel proactivo en el sentido de visualizar
en sus contextos estratgicos y misionales los factores o eventos que pueden
afectar el curso institucional.

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7. ANLISIS Y VALORACIN DE RIESGO


El anlisis de riesgos del Instituto Tecnolgico de Soledad Atlntico, ITSA
busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de
sus consecuencias, calificndolos y evalundolos con el fin de obtener
informacin para establecer el nivel de riesgos y las acciones que se van a
implementar. El anlisis del riesgo depender de la informacin obtenida en la
identificacin de riesgos y la disponibilidad de datos histricos y aportes de los
servidores pblicos de la entidad.
El Decreto 1599 de 2005, establece: Elemento de Control, que permite
establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos (riesgos) positivos y/o
negativos y el impacto de sus consecuencias (efectos), calificndolos y
evalundolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pblica para su
aceptacin y manejo.
Se han establecido dos aspectos a tener en cuenta en el anlisis de los riesgos
identificados, Probabilidad e Impacto. Por la primera se entiende la
posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de
Frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: No. de veces en un tiempo
determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores
internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque ste no se haya
materializado. Por Impacto se entiende las consecuencias que puede
ocasionar a la organizacin y la materializacin del riesgo.
Para adelantar el anlisis del riesgo se deben considerar los siguientes
aspectos:
Calificacin del Riesgo: Se logra a travs de la estimacin de la probabilidad
de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materializacin del riesgo.
La primera representa el nmero de veces que el riesgo se ha presentado en
un determinado tiempo o puede presentarse, y la segunda se refiere a la
magnitud de sus efectos.
Evaluacin del Riesgo: Permite comparar los resultados de su calificacin,
con los criterios definidos para establecer el grado de exposicin de la entidad
al riesgo; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables,
tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las
acciones requeridas para su tratamiento.
Con el fin de facilitar la calificacin y evaluacin de los riesgos, a continuacin
se presenta una matriz que contempla un anlisis cualitativo, que hace

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referencia a la utilizacin de formas descriptivas para presentar la magnitud de


las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia
(probabilidad). Tomando las siguientes categoras: leve, moderada y
catastrfica en relacin con el impacto y alta, media y baja respecto a la
probabilidad.
As mismo, presenta un anlisis cuantitativo, que contempla valores numricos
que contribuyen a la cantidad en la exactitud de la calificacin y evaluacin de
los riesgos.
Tanto para el impacto como para la probabilidad se han determinado valores
mltiplos de 5. La forma en la cual la probabilidad y el impacto son expresados
y combinados en la matriz provee la evaluacin del riesgo.

Frecuencia

Alta

Media

Baja

Valor

Gravedad
Valor

15
Zona de Riesgo
Moderado
Prevenir el riesgo

10
Zona de Riesgo
Tolerable
Aceptar el riesgo
Prevenir el riesgo
5
Zona de Riesgo
Aceptable
Aceptar el riesgo
TOLERABLE
<15

Nivel de Riesgo
30
Zona de Riesgo
Importante
Prevenir el riesgo
Proteger la entidad
Compartir
20
Zona de Riesgo
Moderado
Prevenir el riesgo
Proteger la entidad
Compartir
10
Zona de Riesgo
tolerable
Proteger la entidad
Compartir
MODERADO
>15<30

60
Zona de Riesgo
Inaceptables
Evitar el riesgo
Prevenir el riesgo
Proteger la entidad
Compartir
40
Zona de Riesgo
Importante
Prevenir el riesgo
Proteger la entidad
Compartir
20
Zona de Riesgo
Moderado
Proteger la entidad
Compartir
IMPORTANTE
>30<60

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7.1 CALIFICACIN DEL RIESGO


Se debe calificar cada uno de los Riesgos segn la matriz de acuerdo a las
siguientes especificaciones: Probabilidad Alta se califica con 3, Probabilidad Media
con 2 y Probabilidad Baja con 1, de acuerdo al nmero de veces que se presenta
o puede presentarse el riesgo. Si el Impacto es Leve con 5, si es Moderado con 10
y si es Catastrfico con 20. El formato utilizado para la calificacin del riesgo se
muestra en el Anexo C. Calificacin y evaluacin de riesgos

7.2 EVALUACIN DEL RIESGO


Para realizar la Evaluacin del Riesgo se debe tener en cuenta la posicin del
riesgo en la Matriz, segn la celda que ocupa, aplicando los siguientes criterios: Si
el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Aceptable (calificacin 5), significa que su
Probabilidad es baja y su Impacto es leve, lo cual permite a la Entidad asumirlo, es
decir, el riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarlo sin necesidad de
tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen.
Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Inaceptable (calificacin 60), su
Probabilidad es alta y su Impacto catastrfico, por tanto es aconsejable eliminar la
actividad que genera el riesgo en la medida que sea posible, de lo contrario se
deben implementar controles de prevencin para evitar la Probabilidad del riesgo,
de Proteccin para disminuir el Impacto o compartir o transferir el riesgo si es
posible a travs de pliza de seguros u otras opciones que estn disponibles.
Si el riesgo se sita en cualquiera de las otras zonas (riesgo tolerable, moderado,
importante) se deben tomar medidas para llevar los Riesgos a la Zona Aceptable o
Tolerable, en lo posible. Las medidas dependen de la celda en la cual se ubica el
riesgo, as: los Riesgos con Impacto moderado y Probabilidad leve, se reduce o se
comparte el riesgo, si es posible; tambin es viable combinar estas medidas con
evitar el riesgo cuando ste presente una Probabilidad alta y media, y el Impacto
sea moderado o catastrfica.
Cuando la Probabilidad del riesgo sea media y su Impacto leve, se debe realizar
un anlisis del costo benfico con el que se pueda decidir entre reducir el riesgo,
asumirlo o compartirlo.
Cuando el riesgo tenga una Probabilidad baja e Impacto catastrfico se debe tratar
de compartir el riesgo y evitar la entidad en caso de que ste se presente.

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Siempre que el riesgo sea calificado con Impacto catastrfico la Entidad debe
disear planes de contingencia, para protegerse en caso de su ocurrencia.
Con la realizacin de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes
resultados:
- Establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos, que pueden disminuir la
capacidad institucional de la entidad, para cumplir su propsito.
- Medir el Impacto las consecuencias del riesgo sobre las personas, los recursos o
la coordinacin de las acciones necesarias para llevar el logro de los objetivos
institucionales o el desarrollo de los procesos.
-Establecer criterio de calificacin y evaluacin de los riesgos que permiten tomar
decisiones pertinentes sobre su tratamiento.

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8. POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS


Para la consolidacin de las Polticas de Administracin de Riesgos del Instituto
Tecnolgico de Soledad Atlntico ITSA, se tienen en cuenta todas las etapas
anteriormente desarrolladas en el ejercicio de la Administracin del Riesgo.
El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control, que permite estructurar
criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los
riesgos y sus efectos al interior de la Institucin.
Las polticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en
valoracin de riesgos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los
lineamientos de la Administracin del Riesgo, a su vez transmite la posicin de la
direccin y establecen las guas de accin necesarias a todos los servidores de la
entidad.
Se tienen en cuenta las siguientes opciones, las cules pueden considerarse cada
una de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto.

Evitar el Riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su


materializacin. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al
interior de los procesos se generan cambios sustanciales por el mejoramiento,
rediseo o eliminacin, resultado de unos adecuados controles y acciones
emprendidas. Un ejemplo de esto puede ser el Control de Calidad, manejo de los
insumos, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnolgico, etc.

Reducir el Riesgo, tomar las medidas encaminadas a disminuir tanto la


probabilidad (medidas de prevencin), como el impacto (medidas de proteccin).
La reduccin del riesgo es probablemente el mtodo ms sencillo y econmico
para superar las debilidades antes de aplicar medidas ms costosas y difciles. Se
consigue mediante la optimizacin de los procedimientos y la implementacin de
controles.

Compartir o Transferir el Riesgo, reduce su efecto a travs del traspaso de


las prdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros
o a travs de otros medios que permiten distribuir una porcin del riesgo con otra
entidad, como en los contratos a riesgos compartidos. Es as como por ejemplo, la
informacin de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar
distante y de ubicacin segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar.

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Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido


puede quedar en un riesgo residual que se mantiene, en este caso el dueo del
proceso simplemente acepta la prdida residual probable y elabora planes de
contingencia para su manejo.
Para el manejo de los riesgos se debe analizar las posibles acciones a emprender,
las cuales deben ser factibles y efectivas, tales como la implementacin de las
polticas, definicin de estndares, optimizacin de procesos y procedimientos y
cambios fsicos entre otros. La seleccin de las acciones ms conveniente debe
considerar la viabilidad jurdica, tcnica, institucional, financiera y econmica y se
realiza con base en los siguientes criterios:
a) La valoracin del riesgo
b) El balance entre el costo de la implementacin de cada accin contra el
beneficio de la misma.
Para la ejecucin de las acciones, se deben identificar las reas o dependencias
responsables de llevarlas a cabo, definir un cronograma y unos indicadores que
permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea
necesario.
Con la realizacin de esta etapa se busca encauzar el accionar de la entidad hacia
el uso eficiente de los recursos, la continuidad en la prestacin de los servicios, la
proteccin de los bienes utilizados para servir a la comunidad. Igualmente, se
busca que la entidad tenga claridad sobre las polticas de Administracin del
Riesgo, las acciones de manejo de riesgo y el compromiso de la Direccin y de los
servidores de la entidad.

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9. FORMULACIN DE LAS POLTICAS


Esta a cargo del Representante Legal de la entidad y el Comit de Coordinacin
de Control Interno y se basa en el Mapa de Riesgos resultado del proceso de la
administracin del riesgo; la poltica seala que debe hacerse para efectuar el
control y la implementacin de la misma, basndose en los planes estratgicos y
los objetivos institucionales o por procesos.
Debe contener los siguientes aspectos:

Los riesgos que se van a controlar


Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los
responsables y el talento humano requerido.
El seguimiento y evaluacin a la implementacin y efectividad de las polticas.

Finalmente, partiendo de que el fin ltimo de la Administracin del Riesgo es


propender por el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales, los cuales
estn consignados en la planeacin anual del Instituto Tecnolgico de Soledad
Atlntico ITSA , las polticas de la administracin del riesgo deben ir articuladas
con la planeacin de manera que no sean polticas aisladas sino complementarias.

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10. MONITOREO
Una vez diseado y validado el plan para administrar los riesgos del Instituto
Tecnolgico de Soledad Atlntico ITSA en las sedes de Soledad y Barranquilla,
en el Mapa de Riesgos, es necesario monitorearlo teniendo en cuenta que estos
nunca dejan de representar una amenaza para la institucin.
El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se estn llevando a cabo
y evaluar la eficiencia en su implementacin adelantando revisiones sobre la
marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar
influyendo en la aplicacin de las acciones preventivas.
El monitoreo debe estar a cargo de los responsables de los procesos y de la
Oficina de Control Interno, su finalidad principal ser la de aplicar y sugerir los
correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. La
Oficina de Control Interno dentro de su funcin asesora comunicar y presentar
luego del seguimiento y evaluacin, sus resultados y propuestas de mejoramiento
y tratamiento a las situaciones detectadas.

10.1 ACTUALIZACION
Con la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad en las dos sedes de
ITSA y del Modelo Estndar de Control Interno MECI, se hizo necesaria la revisin
del Manual de Administracin de Riesgo, con el fin actualizar los procesos
identificados en el Mapa de Proceso y actualizar los riesgos, este trabajo se
realiz mediante entrevistas personalizada a los responsables de los procesos.

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11. MAPA DE PROCESOS SEDE ITSA BARRANQUILLA Y SOLEDAD

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12. LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS

PROCESOS ESTRATGICOS Y DE EVALUACIN

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS
A1 Revisin por
Direccin

la

RESPONSABLE DEL
PROCESO
Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Revisar y evaluar el sistema de gestin de la


institucin para verificar su conveniencia, adecuacin,
eficacia, eficiencia y efectividad continua.

Este proceso inicia con la presentacin de informes


de gestin a la alta direccin y termina con la
sugerencia para la mejora continua para parte de la
direccin.
El proceso inicial con la definicin de los lineamientos
estratgicos institucionales, incluyendo su revisin,
actualizacin y adecuacin, y finaliza con la
elaboracin y presentacin de los informes de gestin
del plan de desarrollo, presupuestos e indicadores
Inicia con la elaboracin del plan de desarrollo y
finaliza con la presentacin de los informes de
ejecucin del mismo.

A2
Direccionamiento
Estratgico

Rector

Garantizar la existencia, adecuacin y/o actualizacin


del direccionamiento estratgico para la gestin de la
institucin.

A21
Gestin
del
Desarrollo Organizacional

Rector

A22 Presupuesto

Rector

Disear, verificar, evaluar y adecuar los lineamientos


los Lineamientos para el Direccionamiento
Estratgico de la institucin, teniendo en cuenta el
objeto social de la misma y del marco legal vigente.
Elaborar el presupuesto anual de los recursos
financieros para el logro de los objetivos
institucionales.

A23 Gestin de informes y


estadsticas

Rector

A3 Gestin de
Planificacin y Proyectos

Coordinador de
planificacin de
proyectos

Elaborar los informes requeridos a nivel interno y por


los entes de control para llevar a cabo el seguimiento
al cumplimiento de la gestin de la institucin.
Formular, presentar y hacer seguimiento a los
proyectos de inversin y proyectos especiales
que definan realizar la institucin para el
cumplimiento de su misin.

Inicia con las proyecciones de ingreso y gasto para un


periodo determinado y finaliza con la evaluacin de la
ejecucin del presupuesto anual incorporado al
presupuesto de la nacin.
Inicia con la identificacin de la fuente de la
informaron y finaliza con la presentacin oportuna de
los informes requeridos.
Identificacin de necesidades y requerimientos
institucionales, as como oportunidades de
obtencin de recursos atreves de proyectos de
inversin u proyectos especiales, finalizando con
la presentacin de informes de ejecucin de los
proyectos realizados.

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PROCESOS ESTRATGICOS Y DE EVALUACIN

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS
A31
Formulacin
y
evaluacin de proyectos
especiales

A32
Preparacin,
presentacin
y
seguimiento de proyectos
de inversin

A4 Comunicacin Pblica.

A41 Definicin, evaluacin


y mejora del sistema de
comunicacin publica.
A42 Comunicacin
Organizacional
A43
Comunicacin
Informativa

RESPONSABLE DEL
PROCESO

Coordinador de
planificacin de
proyectos
Coordinador de
planificacin de
proyectos
Profesional
responsable de
comunicaciones
Profesional
responsable de
comunicaciones
Profesional
responsable de
comunicaciones
Profesional
responsable de
comunicaciones

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OBJETIVO

ALCANCE

Formular proyectos de carcter especfico que


contribuyan al desarrollo institucional de acuerdo con
los lineamientos o especificaciones tcnicas
requeridas.
Preparar, presentar al ente que corresponda y
obtener la aprobacin de los proyectos de inversin
para una vigencia determinada a fin de garantizar el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Garantizar la circulacin suficiente y transparente de
la informacin institucional y el perfeccionamiento de
las relaciones humanas de la institucin con sus
grupos de inters interno y externo, facilitando el
cumplimiento de los objetivos institucionales y
sociales.
Disear, evaluar, adecuar y administrar el sistema de
comunicacin a fin de garantizar la difusin adecuada
a la informacin de la institucin.

Inicia con la identificacin de oportunidades en el


sector para la formulacin de proyectos y finaliza con
la presentacin de los mismos.

Establecer e implementar los mecanismos de


comunicacin al interior de la informacin de polticas,
objetivos, estrategias, planes, programas, proyectos y
gestin de la entidad
Establecer e implementar los mecanismos de
comunicacin para la difusin de oferta educativa,
funcionamiento y resultado de la institucin en forma
amplia y suficiente hacia los diferentes grupos de
inters.

Inicia con la deteccin de las necesidades de la


inversin y finaliza con la presentacin de los mismos.
Este proceso inicia con el diseo del sistema de
comunicacin pblica institucional y comprende la
operacin de las comunicaciones, promocin y
relaciones internas y externas, y la retroalimentacin
del sistema con base en los resultados y manifiestos
de las partes interesadas.
Inicia con la identificacin de los requerimientos para
el diseo del sistema y finaliza con la presentacin del
informe de gestin con sus correspondientes
sugerencias de mejora.
Inicia con la seleccin de la informacin objeto de
difusin al interior de la institucin y finaliza con la
evaluacin de la efectividad en la recepcin de la
informacin.
Inicia con la definicin de los mecanismos de
comunicaron informativa y finaliza con la evaluacin
de impacto de los mismos

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESOS ESTRATEGICOS Y DE EVALUACIN

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS
A44 Administracin del
sitio Web

RESPONSABLE DEL
PROCESO
Diseo Grfico

A45 Relaciones Publicas

Profesional
responsable de
comunicaciones

A5 Evaluacin y Control

Jefe de Control
Interno

A51 Auditorias Internas

Coordinador de
Calidad

A52
Control
disciplinario

Jefe de Control
Interno

Interno

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OBJETIVO

ALCANCE

Publicar la informacin de ka institucin en su sitio


Web, garantizando oportunidad y actualizacin de la
misma
Manejar las relaciones con los distintos sectores que
contribuyen al desarrollo de la institucin a fin de
garantizar una adecuada interaccin de con el
entorno y la participacin de los actores sociales de
las acciones del instituto
Verificar y evaluar la validad y efectividad de los
controles internos y de cada rea organizacional
responsable a nivel de los procesos, a travs de
mecanismos que posibiliten emprender las acciones
de mejoramiento y control requeridas teniendo en
cuenta el direccionamiento estratgico institucional y
la normatividad que rige a la institucin
Obtener evidencias que demuestren el grado de
conformidad de las disposiciones planificadas con los
requisitos demandados por el Modelo Estndar De
Control Interno, la norma GP 1000, ISO 9001, los
dems requisitos legales y los institucionales
Velar por el cumplimiento a lo establecido por la ley
734 de 2002 Cdigo nico Disciplinario cuyo objeto
es definir los mecanismos para la evaluacin de
conductas inapropiadas de los servidores pblicos en
la institucin, de acuerdo con el debido.

Inicia con la identificaron de la informacin que se


requiere difundir y finaliza con el mantenimiento y la
actualizacin del sitio Web
Inicia con la identificacin de necesidades de
generacin de vnculos con entidades de los distintos
sectores y finaliza con el establecimiento y evaluacin
de los mecanismos para mantener el vinculo
interinstitucional
Este proceso inicia con la definicin de los
mecanismos de seguimiento, medicin, anlisis y
mejora; y finaliza con la implementacin de los planes
de mejoramiento

Inicia con la planificacin y programacin de las


auditorias para un periodo determinado y finaliza con
la presentacin de informes con los hallazgos y
evidencias, teniendo en cuenta la normatividad
vigente que aplica a la institucin
Inicia con la recepcin de quejas o el conocimiento de
la comisin de conductas que puedan ser
consideradas como inapropiadas y finaliza con la
emisin de un fallo que puede o no implicar una
sancin al funcionario o al traslado del caso a un ente
de control externo

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS ESTRATGICOS Y DE
EVALUACIN

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS
A53 Control Interno de
Gestin

RESPONSABLE DEL
PROCESO
Jefe de Control
Interno

A54 Medicin de la
satisfaccin del cliente

Dueos de procesos
que lo requieran

B1 Gestin de Programas
Acadmicos Regulares.

Vicerrector

B11 Diseo y Revisin


Curricular

Vicerrector

Disear, evaluar y adecuar el currculo de los


programas acadmicos regulares ofrecidos por la
institucin a fin de garantizar su calidad y pertinencia

Coordinadores de
Escuelas

Distribuir en forma eficiente y transparente los


recursos acadmicos (aulas, laboratorios, talleres,
profesores) necesarios para impartir docencia en
los programas regulares.

B12
Acadmica.

Asignacin

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OBJETIVO

ALCANCE

Definir e implementar los planes, mtodos, principios,


normas, procedimientos y mecanismos de verificaron
y evaluacin con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, as como la
administracin de la informacin y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y
legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la
direccin y en atencin a las metas u objetivos
institucionales previstos
Medir la satisfaccin de los usuarios de los servicios
ofrecidos por la institucin a fin de mejorar
continuamente
Garantizar la prestacin de un servicio educativo de
acuerdo con el modelo institucional y la normatividad
vigente para educacin superior, en procura de lograr
la pertinencia, cobertura y eficiencia de la oferta
acadmica.

El proceso inicia con la planificacin de las


actividades de control interno para un periodo
determinado y finaliza con la presentacin de informe
a la direccin y entes de control externos.

Inicia con el diseo de mecanismos para Medir la


satisfaccin de los usuarios y finaliza con el informe
de satisfaccin del cliente
Este proceso inicia con la definicin o revisin del
Modelo Educativo Institucional y finaliza con la
evaluacin del proceso educativo en funcin de las
necesidades de las partes interesadas (Comunidad
acadmica, sector productivo, gobierno, sociedad
civil)
El proceso empieza con la identificacin de
necesidades o requerimientos de formacin del
entorno y finaliza con la emisin de documento
tcnico del plan de estudios del programa acadmico.

Inicia con la identificacin de los requerimientos de


los recursos acadmicos y finaliza con la
asignacin formalizada mediante el acto
administrativo que corresponda

Manual de Administracin de Riesgos

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS
B13
Ejecucin
del
Proceso de Enseanza
Aprendizaje
B14 Gestin de Practicas
Profesionales

PROCESOS MISIONALES

B15 Autoevaluacin
Autorregulacin

B2 Investigacin

B21
Formacin
Investigacin

RESPONSABLE DEL
PROCESO
Coordinadores de
Escuelas y Docentes

Practicas
Profesionales

OBJETIVO

ALCANCE

Ejecutar la prestacin del servicio educativo en los


programas regulares ofrecidos por la institucin, de
acuerdo al modelo educativo institucional
Realizar la ubicacin, seguimiento y evaluacin de los
estudiantes en prcticas profesionales para garantizar
el cumplimiento de este requisito acadmico

Inicia con la planificacin de los diferentes cursos o


asignaturas impartidas y finaliza con la evaluacin de
la ejecucin
Este proceso inicia con la recepcin de los listados de
los estudiantes aptos para la realizacin de practicas
profesionales y finaliza con la elaboracin del informe
de gestin respectivo
Inicia con la retroalimentacin de los procesos
misionales, con base en los parmetros de
autoevaluacin y auto regulacin definidos y finaliza
con la implementacin de acciones de mejora
continua
Este proceso inicia con la definicin del sistema de
investigacin institucional, comprende la gestin de
apoyo a grupos y proyectos de investigacin y finaliza
con la socializacin de productos de investigacin
(artculos cientficos, libros, patentes, etc.)

Vicerrector

Evaluar los procesos misionales de la institucin e


implementar acciones de mejora continua con el fin
de garantizar la calidad del servicio ofrecido

Coordinador de
Investigaciones y
proyectos

Definir y operar los mecanismos para garantizar el


desarrollo y fortalecimiento de las actividades
investigativas al interior de la institucin, en procura
de contribuir con el logro de los objetivos de la
educacin superior colombiana y propender por el
desarrollo cientfico y tecnolgico de la regin y del
pas
Capacitar a la comunidad acadmica (estudiantes y
docentes) en temas que propendan por el
fortalecimiento de la capacidad cientfica de la
institucin
Orientar y apoyar la conformacin y gestin de
grupos de investigacin al interior de la institucin
para contribuir con el fortalecimiento de la capacidad
cientfica de a institucin
Formular y presentar proyectos de investigacin ante
entes financiadores para el desarrollo y ejecucin de

en

Coordinador de
Investigaciones y
proyectos

B22 Gestin de Grupos


de Investigacin

Coordinador de
Investigaciones y
proyectos

B23 Gestin de Proyectos


de Investigacin.

Coordinador de
Investigaciones y

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Inicia con la definicin de las temticas de


capacitacin y finaliza con la ejecucin de las
actividades de formacin
Inicia con la aprobacin de conformacin del grupo de
investigacin y finaliza con el registro de los
productos en la plataforma de Colciencias.
Inicia con la formulacin del proyecto de investigacin
y finaliza con los resultados entregados de los entes

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESOS MISIONALES

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS

RESPONSABLE DEL
PROCESO
proyectos

OBJETIVO

ALCANCE

los mismos

financiadores

B3
Extensin
Internacionalizacin

Coordinador de
Extensin e
Internacionalizacin
/ Vicerrector

Establecer los mecanismos que garanticen la


interaccin entre la oferta educativa de la institucin y
su entorno social, desarrollando acciones que
contribuyan a la mejora de calidad de vida de la
comunidad con la que se interacta, en procura de
cumplir con su compromiso social.

Este proceso inicia con la identificacin de las


sociedades socioeconmicas de la comunidad y
finaliza con la evaluacin del impacto de las acciones
de la proyeccin social desarrolladas.

B31
Extensin
Internacionalizacin

Coordinador de
Extensin e
Internacionalizacin

Administrar los proyectos de extensin garantizando


el manejo adecuado y transparente de los recursos
para la ejecucin de los mismos

Inicia con la recepcin del documento tcnico del


proyecto elaborado y termina con el informe final de la
ejecucin del mismo.

B32
Evaluacin
Impacto

de

Coordinador de
Extensin e
Internacionalizacin

Evaluar y retroalimentar la labor de proyeccin social


institucional a fin de establecer las acciones de
mejora continua necesarias.

Inicia con los informes de ejecucin de los proyectos


y actividades de proyeccin social realizados durante
un periodo especifico y finaliza con las sugerencia de
mejora para esta labor

Coordinador de
Bienestar
Institucional

Garantizar la existencia e implementacin de


programas y actividades orientadas al desarrollo
fsico, sicoafectivo, espiritual y social de los
estudiantes.
Manejar en forma transparente la informacin, para la
seleccin, registro y control acadmico.

Este proceso inicia con la identificacin de


necesidades de programas y actividades de bienestar
institucional y finaliza con la evaluacin de impacto de
los mismos
Este proceso inicia con la inscripcin del estudiante y
finaliza con el registro y aseguramiento de la
informacin de su historial acadmico.
Inicia con la matricula de los estudiantes y finaliza con
la validacin de la condicin de egresados de los
estudiantes

B4 Gestin de Bienestar
Institucional

PROCESOS DE
APOYO

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C1
Admisiones
Mercadeo

Vicerrectora
Acadmica

C12
Gestin
de
programas acadmicos
Regulares

Vicerrectora
Acadmica

Administrar de manera transparente los registros


acadmicos de la institucin para garantizar la
disponibilidad y control de la informacin

Manual de Administracin de Riesgos

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS
C13 Mercadeo

C2 Gestin del Talento


Humano

C2 Gestin del Talento


Humano

RESPONSABLE DEL
PROCESO
Vicerrectora
Acadmica

Jefe de talento
Humano

Jefe de talento
Humano / Secretaria
General

C2 Gestin del Talento


Humano
Jefe de talento
Humano

PROCESOS DE APOYO

C2 Gestin del Talento


Humano

Jefe de talento
Humano

C24 Gestin de Nomina


Secretaria General
C25 Seguridad y Salud
Ocupacional

Secretaria General

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OBJETIVO

ALCANCE

Ampliacin de la cobertura y posicionamiento


institucional en los diferentes grupos objetivos
Realizar el proceso de seleccin, vinculacin,
formacin de los funcionarios pblicos para brindar al
instituto un equipo de trabajo competente para la
buena prestacin del servicio.

Inicia desde la elaboracin del plan de mercadeo


hasta la evaluacin del impacto.
El proceso inicia con la identificacin de necesidades
de personal a partir de los perfiles de competencia
laboral requeridos en la institucin y finaliza con la
toma de decisiones como resultado de evaluacin de
desempeo.
Inicia con la identificacin de necesidades de
personal y finaliza con el periodo de prueba del
candidato

Aplicar los mecanismos institucionales definidos y de


acuerdo con el marco legal vigente para la
identificacin y vinculacin del personal docente y
administrativo.
Planificar y ejecutar los programas de capacitacin y
formacin del talento humano docente y
administrativo, dirigido al mejoramiento de
competencias del mismo para el logro de los objetivos
institucionales
Evaluar el desempeo de los funcionarios
administrativos y docentes, teniendo en cuenta la
normatividad vigente y las directrices institucionales
Ejecutar de manera transparente las actividades
relacionadas con la liquidacin y pago de nomina y
parafiscales de docentes y administrativos, teniendo
en cuenta la normatividad vigente.
Planear y ejecutar las actividades de seguridad y
salud ocupacional en la institucin a fin de garantizar
la integridad del personal y de los bienes de la
institucin, de acuerdo con la legislacin vigente.

Inicia con la identificacin de las necesidades de


formacin y capacitacin y finaliza con la relacin de
capacitaciones realizadas por periodo determinado

Inicia con la planificacin de la aplicaron de la


evaluacin del desempeo y finaliza con la toma de
decisiones de acuerdo a los informes de resultados
Inicia con la recepcin de novedades de cumplimiento
de carga laboral y finaliza con pago de nomina.
Inicia con la conformacin del Comit Paritario y
finaliza con la evaluacin de la gestin del proceso.

Manual de Administracin de Riesgos

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS
C2 Gestin del Talento
Humano

RESPONSABLE DEL
PROCESO

C3 Gestin Administrativa

Secretaria General

C31
Compras
Inventarios

Secretaria General

C32 Soporte Legal

PROCESOS DE APOYO

C33 Mantenimiento de la
Infraestructura Fsica
C4 Gestin de recursos
Financieros

C41
Presupuestal

Ejecucin

C42 Gestin de Tesorera

Jefe de talento
Humano

Secretaria General
Coordinador
Administrativo /
Tcnico
Administrativo
Profesional
UniversitarioSecretaria General /
Coordinador
Administrativo
Coordinador
Administrativo / Jefe
de presupuesto
Asistente -

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OBJETIVO

ALCANCE

Ejecutar los procedimientos para la desvinculacin de


funcionarios docentes y administrativos, teniendo en
cuenta la normatividad vigente y las directrices
institucionales.
Manejar los recursos e infraestructura fsica que
requiera la institucin para el cumplimento de sus
objetivos, garantizando transparencia, cumplimiento
de las normas vigentes, celeridad y efectividad.
Planear, ejecutar, controlar y evaluar la gestin de
compras en la institucin, a fin de garantizar la
disponibilidad de los recursos e insumos necesarios
para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Apoyar la gestin de todos los procesos
institucionales a fin de garantizar el cumplimento de la
normatividad que aplica a la institucin.
Planificar y ejecutar las actividades del mantenimiento
requeridas a fin de garantizar el buen estado de la
infraestructura fsica de la institucin

Inicia con la presentacin de renuncia o la declaracin


de insubsistencia del funcionario y finaliza con la
entrega del cargo por parte del funcionario
desvinculado.
Inicia con la planificacin de los recursos necesarios y
finaliza con la generacin de informes de gestin
administrativa.

Gestionar y administrar de manera transparente y de


acuerdo a lo establecido por la ley, los recursos
financieros demandados por la institucin para el
cumplimiento de sus objetivos

Inicia con la identificacin de necesidades de


recursos financieros. La planificacin financiera y
termina con la generacin de informes que sirvan de
base para la toma de decisiones y ajustes
presupuestales
Inicia con las solicitudes de certificados de
disponibilidad presupuestal y finaliza con el informe
final de presupuesto.

Ejecutar el presupuesto de acuerdo a los lineamientos


vigentes y a la estructura presupuestal interna de la
institucin garantizando la transparencia, eficiencia y
efectividad en las mismas.
Asegurar los recursos financieros de la institucin y

Inicia con los requerimientos de compras por proceso


y finaliza con el informe de inventarios y gestin de
compras.
Inicia con la solicitud de soporte legal y finaliza con la
emisin de las sugerencias legales necesarias.
Inicia con la planificacin de las actividades del
mantenimiento y finaliza con la verificacin del
cumplimiento de las actividades de mantenimiento.

El Subproceso inicia con la identificacin de recursos

Manual de Administracin de Riesgos

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS

RESPONSABLE DEL
PROCESO
Pagadura

C43 Gestin Contable

Profesional
Universitario
Contador

C44 Crdito y Cartera

Profesional
Universitario- Cartera

C5 Gestin Documental

PROCESOS DE APOYO

C51
Archivo
Correspondencia

C52
Control
de
Documentos y Registros
C6 Administracin
Medios Educativos

C61

Administracin

de

Coordinador de
Calidad y Tcnico
Administrativo
Archivo Central
Auxiliar
Administrativo
Archivo Central
Auxiliar
Administrativo
Archivo Central
Profesional
Especializado Coord.
Gestin y Sistemas y
Profesional
Universitario Jefe
Unidad de Servicios
de Biblioteca
Profesional

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OBJETIVO

ALCANCE

ejecutar las transacciones financieras requeridas para


el cumplimiento de las actividades que hacen parte de
los procesos de la institucin
Registrar la informacin financiera de la institucin de
acuerdo con la normatividad vigente para generar los
informes de estado financiero

financieros que se requiera asegurar y finaliza con la


disposicin de los mismos.

Ejecutar la poltica de crdito educativo de la


institucin y gestionar la cartera generada por la
misma y otros servicios institucionales.
Establecer y operar los mecanismos para el manejo y
aseguramiento de la documentacin interna y externa
utilizada por la Institucin.
Ejecutar los procedimientos para la preservacin,
retencin y control de la informacin as como los
establecidos para el envo y recepcin de
correspondencia.
Asegurar el uso, manejo adecuado, disposicin y
retencin de los documentos y registros con el fin de
garantizar el control de los mismos
Mantener disponibles y en adecuado estado de
funcionamiento los medios y recursos educativos para
la prestacin del servicio

Administrar la Unidad de Servicios de Biblioteca de la

Inicia con la recoleccin de los soportes de los


movimientos y operaciones financieras de la
institucin y finaliza con la presentacin de los
estados contables.
Inicia con la solicitud de crditos educativos y finaliza
con el recaudo de las cuentas por cobrar.
El proceso inicia con la emisin de documentos
institucionales y la recepcin de documentos externos
y culmina con la disposicin final de la
documentacin.
Inicia con la recepcin de la informacin y finaliza con
la entrega y/o retencin de de la misma.
Inicia con la emisin de un documento o registro y
finaliza con la disposicin final del mismo.
El proceso inicia con la planificacin y la asignacin
de recursos y medios educativos y termina con el
mantenimiento de los mismos.

Inicia con la recepcin de requerimientos y finaliza

Manual de Administracin de Riesgos

TIPO DE
PROCESO

PROCESOS Y
SUBPROCESOS
Gestin de la Unidad de
Servicios de Biblioteca

PROCESO DE
APOYO

PROCESOS DE APOYO

C62 Gestin y Sistemas


C63 Soporte Tcnico de
Sistemas Informticos
C64 Gestin de la
Plataforma de Educacin
Virtual
C65 Mantenimiento de
Equipos de Laboratorios

C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior

RESPONSABLE DEL
PROCESO
Universitario Jefe la
Unidad de Servicios
de Biblioteca
Profesional
Especializado Coord.
Gestin y Sistemas
Profesional
Especializado Coord.
Gestin y Sistemas

Profesional
Especializado Coord.
Gestin y Sistemas
Auxiliar
Administrativo

Gestin y Sistemas
Coordinador de
articulacin de la
educacin media
con la superior

DG-DER-07-V4
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OBJETIVO

ALCANCE

Institucin con el fin de garantizar la prestacin de un


servicio de calidad a la comunidad educativa.

con la evaluacin de la gestin de la Unidad de


Servicios de Biblioteca.

Administrar los medios educativos utilizados en la


Institucin con el fin de garantizar su disponibilidad
para la prestacin de un servicio de calidad.
Planificar y ejecutar las actividades del mantenimiento
y soporte tcnico de los equipos informticos
utilizados para el cumplimiento de las actividades
acadmicas y administrativas.
Brindar asesora tecnolgica y apoyar la
implementacin de las tecnologas de educacin
virtual en las actividades acadmicas de la Institucin
Planificar y ejecutar las actividades del mantenimiento
requeridas a fin de garantizar el buen estado de la
infraestructura fsica de la institucin
Planear el servicio educativo para el desarrollo de
competencias laborales especficas de acuerdo al
modelo de articulacin ITSA y la normatividad
vigente.

Inicia con planificacin y la asignacin de recursos y


medios educativos, y finaliza con la disposicin de los
mismos para su uso.
Inicia con la planificacin del mantenimiento y soporte
de equipos y finaliza con el informe de ejecucin
Inicia con los requerimientos de soporte tcnico
acadmico y finaliza con la atencin de la solicitud.
Inicia con la planificacin de las actividades del
mantenimiento y finaliza con la verificacin del
cumplimiento de las actividades de mantenimiento.
Vincular estudiantes de las Instituciones de
Educacin Media, para desarrollar en ellos
competencias
especficas,
facilitando
su
permanencia y su continuidad en los ciclos de
formacin tcnica profesional y tecnolgica, de
acuerdo con el modelo de articulacin ITSA.

Manual de Administracin de Riesgos

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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13. IDENTIFICACIN DE RIESGOS PROCESOS/SUBPROCESOS


PROCESO O
SUBPROCESO

A1 Revisin por la
Direccin

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Revisar y evaluar el
sistema de gestin de la
institucin para verificar su
conveniencia, eficiencia y
efectividad continua

Incumplimiento de las
reuniones
programadas

La entidad no cumple
con las reuniones de
Revisin
por
la
Direccin programadas
anualmente

Recurso Humano

Incumplimiento
de la Norma Tcnica de
Calidad aplicable.

Definicin de acciones
de mejoramiento no
efectivas

Las decisiones tomadas


en las reuniones de
Revisin
por
la
Direccin no cumplen
de manera efectiva con
el
objetivo
de
mejoramiento para las
que fueron diseadas
La entidad no cumple
con
las
acciones
definidas
en
las
reuniones de Revisin
por la Direccin

Recurso Humano

No oportunidad en
la organizacin de las
reuniones.

Desinters de los
asistentes.

Falta
de
compromiso
de
la
direccin.

Anlisis
inadecuado
de
las
situaciones problemas

El proceso de
mejoramiento continuo
no cumple su objetivo

Recurso Humano

Falta
de
seguimiento
a
las
acciones a implementar

El proceso de
mejoramiento continuo
no cumple su objetivo.

La entidad omite
anlisis de variables
contexto externo
interno importantes
el diseo del plan
desarrollo.

Recurso Humano

Incompetencia del
personal a cargo del
proceso
de
direccionamiento
estratgico.

Definicin
de
estrategias y acciones
inadecuadas para el
desarrollo de la entidad.

Incumplimiento de las
acciones aprobadas
en
reuniones
de
revisin
por
la
Direccin
A2
Direccionamiento
Estratgico

Garantizar la existencia,
adecuacin
y/o
actualizacin
del
direccionamiento
estratgico para la gestin
de la Institucin

Omisin de variables
en el plan de
desarrollo

el
del
e
en
de

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

A2
Direccionamiento
Estratgico

OBJETIVO

Garantizar la existencia,
adecuacin
y/o
actualizacin
del
direccionamiento
estratgico para la gestin
de la Institucin

RIESGO

Inexistencia de un
proceso de planeacin
estratgica

Ausencia
de
responsabilidades

Falta de seguimiento

DESCRIPCIN

La entidad no ha
implementado
un
proceso de planeacin
estratgica, soportado
en procedimientos que
permitan definir tareas y
responsabilidades de
las acciones necesarias.
El
proceso
de
planeacin estratgica
no tiene asignados los
responsables de las
actividades y tareas que
lo contemplan
La entidad no realiza
seguimiento al
cumplimiento del plan
de desarrollo

DG-DER-07-V4
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AGENTE GENERADOR

CAUSAS

Recurso Humano

Falta
de
informacin disponible del
contexto estratgico e
interno

Dbiles sistemas
de informacin

Desinters
del
nivel directivo de la
entidad.

Inexistencia
de
funciones de desarrollo
organizacional en la
entidad.

Recurso Humano

Recurso Humano

Desinters
del
nivel directivo de la
entidad

Ausencia
de
manuales de funciones y
competencias laborales

Inexistencia
de
procedimientos
que
reglamentan las acciones
de seguimiento

Negligencia de los
Servidores Pblicos a
cargo.

Desinters
del
nivel directivo

EFECTOS

Ausencia del plan


de desarrollo en la
entidad

Ausencia de plan
de desarrollo o plan de
desarrollo inadecuado
para la entidad

Ausencia
de
acciones
de
mejoramiento respecto al
cumplimiento del plan.

La entidad no
conoce
los
logros
obtenidos de su gestin

Toma
de
decisiones inadecuadas

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

A2
Direccionamiento
Estratgico

DG-DER-07-V4
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OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

Garantizar la existencia,
adecuacin y/o
actualizacin del
direccionamiento
estratgico para la gestin
de la Institucin

Definicin de planes
en contra de las
disposiciones legales

La
entidad
define
acciones que no estn
enmarcadas en las
normas vigentes que
reglamentan el actuar
de la entidad
La entidad omite el
cumplimiento de los
requisitos
de
los
trmites
para
la
elaboracin
del
Presupuesto anual
La entidad entrega
informes requeridos en
un tiempo posterior al
definido por los entes de
control

Recurso Humano

La entidad entrega
informes
requeridos
omitiendo requisitos de
informacin previamente
estipulados

Recurso Humano

Inexistencia de un
Normograma para la
reglamentacin de los
procesos de la entidad.

Negligencia de los
Servidores Pblicos

Falta establecer
mecanismos de control.

Falta
conocimiento de las
normas establecidas para
los procesos

Falta de
procedimientos

Ausencia de
mecanismos de control
de tiempos.

Dbil sistema de
informacin.

Desconocimiento
de normas por parte de la
entidad

Falta de
procedimientos

Ausencia de
mecanismos de control
de tiempos.

Dbil sistema de
informacin.

Desconocimiento

Incumplimiento de los
requisitos para el
trmite del proceso
presupuestal
Entrega de informes
de
manera
extempornea

Garantizar la existencia,
adecuacin y/o
actualizacin del
direccionamiento
estratgico para la gestin
de la Institucin

Entrega de informes
que no cumplen con
los
requisitos
estipulados por entes
de control

Recurso Humano

Recurso Humano

EFECTOS

Sanciones
legales

Sanciones
legales

Sanciones
legales

Sanciones
legales

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

A3 Gestin de
Proyectos

OBJETIVO

Formular, presentar y
hacer seguimiento a los
proyectos de inversin y
proyectos especiales que
definan
realizar
la
institucin
para
el
cumplimiento
de
su
misin.

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

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CAUSAS

de normas por parte de la


entidad

Desconocimiento
de los lineamientos del
plan
de
desarrollo
Institucional

Formular
proyectos
por fuera del plan de
desarrollo

La entidad formula
proyectos
que
no
corresponden con el
plan de desarrollo
Institucional

Recurso Humano

Ejecucin
inadecuada
inversin

La entidad ejecuta
recursos de inversin
para la adquisicin de
productos o servicios
no incluidos en la
programacin de los
proyectos de inversin

Recurso Humano

Falta
de
planificacin de las
inversiones
del
proyecto

Ausencia
de
procedimientos para la
formulacin
de
proyectos.

La entidad formula
proyectos con errores u
omisiones
en
los
lineamientos
o
especificaciones
tcnicas requeridas

Recurso Humano

Ausencia
de
procedimientos para la
formulacin de proyectos.

Personal
no
competente para el
desarrollo
de
las
actividades.

Baja calidad de la
informacin utilizada en la
formulacin
de
los
proyectos.

de

la

Formular
proyectos
con errores tcnicos

EFECTOS

Falta
de
pertinencia
de
los
proyectos
o
incompatibilidad de los
mismos
con
el
direccionamiento
estratgico
de
la
Institucin

Incumplimiento
del
objetivo
del
proyecto

Agotamiento de
los
recursos
de
inversin.

Proyectos
devueltos por el ente
viabilizador.

Prdida
de
recursos.

Suspensin en la
prestacin de servicios

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

A4 Comunicacin
Pblica

A5 Evaluacin y
Control

OBJETIVO

Garantizar la circulacin
suficiente y transparente
de
la
informacin
institucional
y
el
perfeccionamiento de las
relaciones humanas de la
institucin con sus grupos
de inters interno y
externo, facilitando el
cumplimiento
de
los
objetivos institucionales y
sociales.
Verificar y evaluar la
calidad y efectividad de los
controles internos y de
cada rea organizacional
responsable a nivel de los
procesos, a travs de
mecanismos
que
posibiliten emprender las
acciones de mejoramiento
y
control
requeridas
teniendo en cuenta el
direccionamiento
estratgico institucional y
normatividad que rige a la
institucin

RIESGO

DG-DER-07-V4
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DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Informacin errnea

Suministro
de
informacin errnea a
las partes interesadas

Comunicaciones
Estratgicas

Desconocimiento
del
Manual
de
Comunicaciones
del
Instituto.

Desconocimiento
de los lineamientos de
comunicaciones
del
Instituto

Desinformacin a
la comunidad

Comunicacin
errnea a la comunidad

Inexistencia de
programas de
auditorias

La entidad realiza las


auditorias sin una
programacin anual que
permita asignar los
recursos humanos y
tcnicos requeridas

Recurso Humano

Ausencia
de
procedimientos.

Desconocimiento
de los estipulados en la
Norma
Tcnica
de
Calidad, en MECI 1000

Personal
no
competente

Auditorias
no
ejecutadas de acuerdo
con lo programado

La entidad cuenta con


un
programa
de
auditorias, pero ste no
se ejecuta en el tiempo
establecido.

Recurso Humano

Recurso humano
insuficiente.

Falta
de
colaboracin de los
auditados.

Debilidades en el
sistema de informacin

Auditorias
no
ejecutadas.

Personal
no
disponible para ejecucin
de auditorias.

Auditorias
suspendidas.

No disponibilidad
de recursos para la
ejecucin de auditorias

Auditores
no
capacitados

No
hay
oportunidad
en
la
evaluacin del sistema
de Gestin de Calidad y
del Sistema de Control

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

A5 Evaluacin y
Control de Gestin

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

Verificar y evaluar la
calidad y efectividad de los
controles internos y de
cada rea organizacional
responsable a nivel de los
procesos, a travs de
mecanismos que
posibiliten emprender las
acciones de mejoramiento
y control requeridas
teniendo en cuenta el
direccionamiento
estratgico institucional y
normatividad que rige a la
institucin

Desacierto en la
evaluacin realizada

Las
evaluaciones
realizadas internamente,
no reflejan la situacin
real del Sistema de
Calidad, MECI 1000

Recurso Humano

Sesgo en el anlisis de
datos

Poblacin objetivo
diferente

Verificar y evaluar la
calidad y efectividad de los
controles internos y de
cada rea organizacional
responsable a nivel de los
procesos, a travs de
mecanismos
que
posibiliten emprender las
acciones de mejoramiento
y
control
requeridas

Incumplimiento de los
trminos establecidos
para los procesos
disciplinarios.

La
informacin
recolectada en las
encuestas
de
satisfaccin a usuarios
es errnea
Incumplimiento de los
trminos establecidos
en la Ley 734 de 2002
para cada una de las
etapas del proceso
disciplinario.

Recurso Humano

DG-DER-07-V4
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CAUSAS

EFECTOS

de
los
procesos
auditados.

Dbil proceso de
programacin
de
auditorias

Personal
no
competente.

Falta
de
compromiso del personal

Adulteracin de
documentos por parte de
los auditados.

Errores en el
proceso de seleccin de
auditores.

Realizacin
de
encuestas
a
una
poblacin
objetivo
diferente

Interno, MECI

Ausencia
de
procedimientos.

Desconocimiento
de las normas vigentes.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos
responsable.

Personal
responsable
no
competente.

Prdida
de
procesos por parte de
entidad

No certificacin
del Sistema de Gestin
de Calidad.

Hallazgos
por
parte del ente de control
externo.

Planes
acciones errneas

de

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

B1 Gestin de
Programas
Acadmicos
RegularesRegulares

DG-DER-07-V4
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OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

teniendo en cuenta el
direccionamiento
estratgico institucional y
normatividad que rige a la
institucin

Errores en los fallos de


los procesos

La entidad emite fallos


errados respecto a la
responsabilidad de los
funcionarios
investigados

Recurso Humano

Falta
de
credibilidad de la entidad
ante sus funcionarios

Presiones indebidas
en el desarrollo de los
procesos disciplinarios

El responsable del
proceso disciplinario se
deja influenciar por
presiones de personas u
organizaciones
interesadas
en
el
desarrollo del proceso.

Recurso Humano

Currculos
programas
acadmicos
adecuados

La entidad elabora
currculos que no estn
acordes con el entorno
de la organizacin

Recurso Humano

La entidad no desarrolla

Recurso Humano

Ausencia
de
procedimientos

Desconocimientos
de las normas vigentes.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos
responsable.

Personal
responsable
no
competente

Ausencia
de
procedimientos.

Desconocimiento
de las normas vigentes.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos
responsable.

Personal
responsable
no
competente.

Personal con un
bajo nivel de desarrollo
tico

Debilidades en las
fuentes de informacin
que utiliza la entidad.

Anlisis
inadecuado del entorno
empresarial

Ausencia
de

Garantizar la prestacin
de un servicio educativo
de acuerdo con el modelo
institucional
y
la
normatividad vigente para
Educacin Superior, en
procura de lograr la

de
no

Dbiles procesos de

Falta
de
credibilidad de la entidad
ante sus funcionarios

Baja demanda de
los servicios educativos.

Baja demanda de
egresados por parte de
las empresas.

Baja demanda de

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

pertinencia, cobertura y
eficiencia de la oferta
acadmica

RIESGO

DESCRIPCIN

evaluacin curricular

procesos de evaluacin
curricular adecuados y
oportunos

Distribucin
inadecuada
recursos

La entidad no distribuye
de manera adecuada
los
recursos
acadmicos disponibles
(aulas,
laboratorios,
talleres,
salones,
oficinas)
Los
funcionarios
responsables favorecen
a docentes con la
asignacin acadmica.

Recurso Humano

La entidad no cuenta
con
personal
competente para la
prestacin del servicio
educativo

Recurso Humano

de

los

Favorecimiento en la
asignacin de recursos
acadmicos

B1 Gestin de
Programas
Acadmicos
RegularesRegulares

Garantizar la prestacin
de un servicio educativo
de acuerdo con el modelo
institucional
y
la
normatividad vigente para
Educacin Superior, en

AGENTE GENERADOR

Personal docente no
competente

Recurso Humano

DG-DER-07-V4
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CAUSAS

EFECTOS

procedimientos.

Personal
no
competente.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos
responsable

los servicios educativos.

Baja demanda de
egresados por parte de
las empresas.

Ausencia
de
procedimientos.

Personal
no
competente.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos
responsable.

Ausencia
de
polticas
claras
de
asignacin
acadmica
entre el personal docente
de
planta
tiempo
completo, (medio tiempo
y ocasional).

Personal no tico
en el desempeo de su
funcin.

Ausencia
de
perfiles definidos para la
prestacin del servicio
educativo.

Dbiles procesos
de seleccin de personal

Desmotivacin
del personal.

Debilidades en la
prestacin del servicio
educativo.

Desmotivacin
del personal.

Debilidades en la
prestacin del servicio
educativo

Deficiente
prestacin de los servicio
educativos

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

procura de lograr la
pertinencia, cobertura y
eficiencia de la oferta
acadmica

Falta de planeacin de
las
actividades
docentes

Los docentes no tienen


una
adecuada
planeacin
de
los
recursos acadmicos,
que permita el logro de
los objetivos planteados
en la temtica a
desarrollar

Recurso humano

Recursos acadmicos
insuficientes para la
prestacin del servicio
educativo

Los
recursos
acadmicos disponibles
no son suficientes para
la demanda de servicios
educativos del Instituto.
La
demanda
de
estudiantes por parte de
las empresas es baja
con respeto a la oferta
del Instituto.
Los estudiantes en
prcticas no ejecutan
actividades acordes con
la formacin recibida en
el Instituto.

Recurso humano

Baja demanda de
estudiantes
para
prcticas
empresariales.
B1 Gestin de
Programas
Acadmicos
RegularesRegulares

Garantizar la prestacin
de un servicio educativo
de acuerdo con el modelo
institucional
y
la
normatividad vigente para
Educacin Superior, en
procura de lograr la
pertinencia, cobertura y
eficiencia de la oferta

Prcticas
profesionales
no
acordes
con
la
formacin recibida en
el Instituto.

AGENTE GENERADOR

Recurso humano

Recurso humano

DG-DER-07-V4
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CAUSAS

EFECTOS

Falta de control
y/o
evaluacin
del
proceso
enseanzaaprendizaje.

Personal docente
no competente.

Falta
de
compromiso del personal
docente.

Ausencia
de
procedimientos

Dbil proceso de
planeacin y gestin de
recursos acadmicos

Deficiente
prestacin
de
los
servicios educativos

Bajo
nivel
acadmico
de
los
estudiantes.

Dbiles relaciones
con el medio empresarial

Bajo
nivel
acadmico
de
los
estudiantes.

Dbiles relaciones
con el medio empresarial.

Falta
de
seguimiento
a
los
estudiantes en prcticas
empresariales.

Baja demanda de
los servicios educativos.

Deficiente
prestacin
de
los
servicios educativos

Baja demanda de
los servicios educativos.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

acadmica

B2 Investigacin y
Proyectos

Definir y operar los


mecanismos
para
garantizar el desarrollo y
fortalecimiento de las
actividades investigativas
al interior de la institucin,
en procura de contribuir
con el logro de los
objetivos de la Educacin
Superior colombiana y
propender
por
el

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

de
los
en

Los estudiantes en
prcticas no responden
a las expectativas del
medio empresarial

Recurso humano

Incumplimiento en las
labores
de
autoevaluacin
establecidas por el
Instituto.
Incumplimiento de la
metodologa
de
autoevaluacin.

Los funcionarios no
cumplen con las labores
de autoevaluacin

Recurso humano

Los funcionarios no
cumplen
con
la
metodologa del proceso
de autoevaluacin

Recurso humano

Incumplimiento de las
actividades planeadas
de investigacin por
parte de los docentes

Los funcionarios que


hacen parte de la
planta docente no se
da el tiempo necesario
para la labores de
investigacin.
No
existe
la
disponibilidad
de
presupuesto para la
ejecucin de tareas.

Recurso humano

Bajo
nivel
evaluacin de
estudiantes
prcticas.

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CAUSAS

EFECTOS

Bajo
nivel
acadmico
de
los
estudiantes.

Dbiles relaciones
con el medio empresarial.

Falta
de
seguimiento
a
los
estudiantes en prcticas
empresariales

Falta
de
compromiso
de
los
funcionarios.

Ausencia
de
procedimientos

Falta
de
compromiso
de
los
funcionarios.

Ausencia
de
procedimientos

Falta de recursos
para desarrollo de tarea.

Falta
de
compromiso por parte
del personal docente
para el desarrollo del
proyecto
de
investigacin.

Baja demanda del


medio hacia estudiantes
y
egresados
del
Instituto.

No se cuenta con
parmetros sobre los
cuales definir acciones
de mejora.

Se
definirn
acciones de mejora
acorde
con
las
necesidades reales de la
entidad.

Bajo nivel de
investigacin tecnolgica
en el Instituto.

Disminucin de
la
produccin
acadmica de los
grupos
de
investigacin.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

desarrollo
cintico
y
tecnolgico de la regin y
del pas.

Desinters de la
comunidad educativa
en las actividades
investigativas.

Los
estudiantes
y
docentes no muestran
inters
en
la
participacin en grupos
de investigacin.

Deficientes niveles de
produccin cientfica
por parte de los grupos
de investigacin.

Bajo
nivel
respuesta
organismos
financiadores.

de
de

AGENTE GENERADOR

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CAUSAS

EFECTOS

Recurso humano

Falta de procesos
de motivacin hacia la
investigacin.

Los
grupos
de
investigacin
no
muestran
resultados
tangibles.

Recurso humano

Bajo nivel de
formacin a docentes y
estudiantes.

Falta
de
procesos de motivacin
hacia la investigacin.

Bajo nivel de
investigacin tecnolgica
en el Instituto.

Disminucin de
la
produccin
acadmica de los
grupos
de
investigacin.

Bajo nivel de
credibilidad por parte del
medio empresarial y
organismos financieros
de
proyectos
de
investigacin.

Desinters del
entorno acadmico y
cientfico
para
el
trabajo en conjunto.

Bajo nivel de respuesta


por parte de organismos
financiadotes
hacia
proyectos
de
investigacin
del
Instituto.

Recurso humano

Deficientes
trabajos de inters
investigativo para el
entorno
acadmico
cientfico.

Dbil relacin con


organismos
financiadores.

Proyectos
de
investigacin
mal
formulados.

Baja
participacin en la
cooperacin
universidad empresa

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

B3 Extensin e
Internacionalizacin

B4 Bienestar
Institucional

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

Establecer
los
mecanismos
que
garanticen la interaccin
entre la oferta educativa
de la Institucin y su
entorno
social,
desarrollando
acciones
que contribuyen a la
mejora de la calidad de
vida de la comunidad con
la que interacta, en
procura de cumplir con su
compromiso.

Ausencia de proyectos
de extensin social.

El Instituto no cuenta
con
Proyectos
de
Extensin que permitan
la interaccin entre la
oferta educativa y el
entorno social.
Proyectos de Extensin
inadecuados para el
entorno
social
del
Instituto.

Bajo nivel de impacto


de los Proyectos de
Extensin.

Los
Proyectos
de
Extensin ejecutados no
tienen
el
impacto
esperado en el entorno
social de la entidad.

Recurso humano

Desconocimiento de
nivel de impacto de los
Proyectos
de
Extensin.

La entidad no conoce el
impacto generado por la
ejecucin
de
los
Proyectos de Extensin.

Recurso humano

No pertinencia de las
acciones definidas en
el plan de Bienestar
Institucional.

Los planes de Bienestar


Institucional no se
disean acorde con las
necesidades
y
expectativas de la
Institucin.

Recurso humano

Garantizar la existencia e
implementacin
de
programas y actividades
orientadas al desarrollo
fsico,
psicoafectivo,
espiritual y social de los
estudiantes.

Proyectos
de
Extensin social mal
formulados

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
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CAUSAS

EFECTOS

Recurso humano

Desinters
del
nivel directivo hacia el
desarrollo social del
entorno.

Incumplimiento
de la misin de la entidad
respecto a su funcin
social.

Recurso humano

Debilidades en el
anlisis de variables del
entorno.

Falta
de
informacin
de
las
variables del entorno.

Proyectos
de
Extensin
mal
formulados.

Dbiles procesos
de divulgacin de los
Programas de Extensin.

Ausencia
de
procedimientos y de
mecanismos
y
de
medicin de gestin.

Bajo nivel de
participacin
de
la
comunidad
en
los
Proyectos de Extensin.

Ausencia
de
polticas claras para la
definicin de acciones.

Debilidades en el
proceso de diagnstico.

Incumplimiento
de la misin de entidad
respecto a su funcin
social.

Toma
de
decisiones inadecuadas
respecto a la formulacin
y ejecucin de Proyectos
de Extensin.

Desmotivacin de
la comunidad educativa.

Baja participacin
de la comunidad en las
actividades de los planes
de
Bienestar
Institucional.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

B4 Bienestar
Institucional

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 45 de 94

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Garantizar la existencia e
implementacin
de
programas y actividades
orientadas al desarrollo
fsico,
psicoafectivo,
espiritual y social de los
estudiantes.

Ausencia de un plan
de
Bienestar
Institucional.

La Institucin no cuenta
con un Plan de
Bienestar Institucional
que defina las acciones
anuales a desarrollar.

Recurso Humano

Ausencia
de
Polticas al respecto.

Ausencia
de
procedimientos.

Falta de inters
del nivel Directivo

Baja participacin de
la
comunidad
educativa en las
actividades
programadas.

La comunidad educativa
no participa en las
acciones de Bienestar
Institucional
que
organiza la entidad

Recurso Humano

Las acciones no
responden
a
las
necesidades
de
la
comunidad educativa.

Incumplimiento de las
actividades
de
Bienestar Institucional
programadas

La entidad no cumple
con
las
acciones
contempladas en el Plan
de
Bienestar
Institucional.

Recurso Humano

Falta de recursos.

Plan de Bienestar
Institucional
mal
diseado.

Desinters
del
nivel directivo.

Bajo impacto de los


Programas
de
Bienestar Institucional

Los Planes de Bienestar


Institucional no logran
los
resultados
esperados

Recurso Humano

Planes
de
Bienestar
Institucional
mal diseados.

Baja participacin
de
la
comunidad
educativa en las acciones
de Bienestar Institucional.

Las acciones de
los
Programas
de
Bienestar Institucional no
responden a un anlisis
detallado de la situacin
de
la
comunidad
educativa.

Bajo impacto de
la entidad en el
desarrollo fsico, psico.afectivo, espiritual y
social de la comunidad
educativa.

Desmotivacin de
la comunidad educativa.

Bajo impacto de
la entidad en el
desarrollo fsico, psicoafectivo, espiritual y
social de la comunidad
educativa.

Desmotivacin de
la comunidad educativa.

Bajo impacto de
la entidad en el
desarrollo fsico, psicoafectivo, espiritual y
social de la comunidad
educativa.

Desmotivacin de

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

B4 Bienestar
Institucional

C1 Admisiones y
Mercadeo

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

Garantizar la existencia e
implementacin
de
programas y actividades
orientadas al desarrollo
fsico,
psicoafectivo,
espiritual y social de los
estudiantes.

Desconocimiento del
impacto de los Planes
de
Bienestar
Institucional

Manejar
en
forma
transparente el proceso de
seleccin
de
los
aspirantes
a
los
programas
acadmicos
ofrecidos por la Institucin,
a fin de garantizar el
ingreso de estudiantes
que
renan
las

Influencias

Ineficiencia en el uso
de
los
recursos
asignados o ausencia
de recursos para el
desarrollo de las
actividades
de
bienestar

Falsificacin
documentos

de

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 46 de 94

CAUSAS

EFECTOS

No se cuenta con
el espacio fsico para el
desarrollo
de
actividades
de
Bienestar Institucional.

Ausencia
de
procedimientos.

Ausencia
de
polticas.

Desinters
del
nivel directivo.

Funcionarios no
competentes.

Negligencia de los
Servidores Pblicos

No se aprueban
los recursos necesarios
para el desarrollo de las
actividades de bienestar

la comunidad educativa.

No se toman
acciones de mejora que
permitan
el
fortalecimiento
del
proceso de Bienestar
Institucional.

Prdida
de
recursos por parte de la
entidad.

Bajo impacto de
la entidad en el
desarrollo fsico, psicoafectivo, espiritual y
social de la comunidad
educativa.

La entidad no ha
establecido mecanismos
de
evaluacin
del
impacto de los Planes
de
Bienestar
Institucional.
Los recursos utilizados
en los Planes de
Bienestar Institucional
no son distribuidos de
manera eficiente o no
son asignados.

Recurso Humano

La
seleccin
de
aspirantes
se
ve
influenciada
por
intereses
de
los
funcionarios
que
participan en el proceso
Los aspirantes aportan
documentos
falsos
durante el proceso de

Recurso Humano

Bajo
compromiso
funcionarios

de
los

Seleccin
de
aspirantes no aptos.

Mala imagen de
la entidad.

Recurso Humano

Ausencia
de
controles en la Institucin.

Negligencia de los

Seleccin
de
aspirantes no aptos.

Mala imagen de

Recurso Humano

nivel
de

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

condiciones acadmicas y
sociales exigidas.

RIESGO

DESCRIPCIN

Omisin en las etapas


de evaluacin de los
aspirantes.
Virus informtico

C1 Admisiones y
Mercadeo

Manejar
en
forma
transparente el proceso de
seleccin
de
los
aspirantes
a
los
programas
acadmicos
ofrecidos por la Institucin,
a fin de garantizar el
ingreso de estudiantes
que
renan
las
condiciones acadmicas y
sociales exigidas.

Retrasos

Proceso
transparente

no

Bajo impacto de las


estrategias
de
mercadeo
implementadas

Seleccin
La Institucin omite la
ejecucin de alguna (s)
etapa (s) en el proceso
de seleccin de los
aspirantes.
El
sistema
de
informacin que soporta
el proceso de Admisin
se ve afectado por la
presencia de virus
informtico
en
el
Sistema de Informacin
Retraso
en
las
actividades
contempladas en el
proceso de seleccin.

Los aspirantes no tienen


acceso a los resultados
que se van dando en el
Proceso de Admisin.
El Instituto obtiene un
bajo impacto de las
estrategias
de
mercadeo
implementadas

AGENTE GENERADOR

Recurso Humano

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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CAUSAS

funcionarios

Falta
procedimientos

Ausencia
controles

EFECTOS

de
de

la Institucin

Seleccin
de
aspirantes no aptos.

Mala imagen de
la Institucin

Recurso Humano

Dbiles medidas
de
proteccin
y
administracin de la Red
Institucional.

Prdida
informacin.

Recurso Humano

Mala planeacin
en el proceso de
admisin.

Negligencia por
parte de los funcionarios.
Responsables
del
proceso.

La Institucin no
cuenta con mecanismos
de consulta por parte de
los aspirantes.

Mtodos
inadecuados para la
definicin
de
las
estrategias

Presupuesto que
no cubre las actividades

Mala imagen de
la Institucin.

Recurso Humano

Estrategias de
mercadeo

de

Mala imagen de
la Institucin.

Incumplimiento
de los objetivos del plan
de mercadeo.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C2 Gestin del
Talento Humano

OBJETIVO

Realizar el proceso de
seleccin, vinculacin y
formacin de funcionarios
pblicos para brindar al
instituto un equipo de
trabajo competente para la
buena prestacin del
servicio.

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

Retraso en atencin
a usuarios

Usuarios insatisfechos
por larga espera de
atencin

Recursos
Humanos

Inadecuada seleccin
y vinculacin
del
personal

El ingreso de los
Servidores Pblicos no
cumple con el perfil
requerido
para
el
desarrollo competente
de
las
funciones
asignadas.

Recurso Humano

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 48 de 94

CAUSAS

planteadas en el plan de
mercadeo.

Inoportunidad en
la asignacin de recursos.

Incumplimiento de
las entregas de los
productos y/o servicios
por
parte
de
los
proveedores.

Falta de personal
para atender la cantidad
de
usuarios
que
solicitan los servicios
de
admisiones
y
mercadeo.

Falta
de
procedimientos
de
Seleccin.

Improvisacin de
las condiciones y criterios
de decisin

Falta
de
un
manual especifico de
funciones
y
de
competencias laborales

Influencia
indebida de intereses
particulares
en
la
seleccin
de
los

EFECTOS

Mala
imagen
institucional

Usuarios
insatisfechos.

Mala calidad en la
prestacin
de
los
servicios

Se afecta la
capacidad de respuesta
institucional

Afecta
la
generacin de una
cultura
organizacional
para la eficacia y la
eficiencia

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 49 de 94

CAUSAS

EFECTOS

funcionarios

Desmotivacin de los
Servidores Pblicos

Los Servidores Pblicos


no estn satisfechos
con las polticas y
programas de Talento
Humano
en
la
Institucin.

Recurso Humano

Ausencia
de
polticas y programas de
Talento Humano.

Bajo nivel de
participacin de los
Servidores Pblicos en
las polticas y prcticas
para el desarrollo del
Talento Humano

Bajo nivel de
compromiso
y
desempeo
de
los
Servidores Pblicos.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C2 Gestin del
Talento Humano

OBJETIVO

Realizar el proceso de
seleccin, vinculacin y
formacin de funcionarios
pblicos para brindar al
instituto un equipo de
trabajo competente para la
buena prestacin del
servicio.

RIESGO

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 50 de 94

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Existen
Servidores
Pblicos
sin
las
competencias
requeridas para el
desarrollo efectivo de
los cargos que ocupan.

Recurso Humano

Bajo nivel de
compromiso
y
desempeo
de
los
Servidores Pblicos.

Falta de discrecin de
funcionarios

La Alta Direccin tiene


excesivo control en los
Servidores Pblicos.

Recurso Humano

Ausencia
de
perfiles
ocupacionales
para los cargos de la
Institucin.

Incumplimiento de
las competencias en los
procesos de seleccin del
personal.

Intereses
particulares del nivel
directivo por encima de
los intereses corporativos

Complacencia

Falta de autoridad para


la toma de decisiones e
n contra de quienes
contravienen las normas
y reglamentos internos

Recurso Humano

Personal
competente

no

Dbil informacin
y experiencia gerencial
del nivel directivo.

Falta
de
mecanismos
de
evaluacin
del
desempeo.

Falta de polticas
y prcticas del control
disciplinario

Influencia de la
gerencia en las funciones
de otras instancias para
manipular las decisiones
segn
sus
propios
intereses.

Bajo nivel de
compromiso
y
desempeo
de
los
Servidores Pblicos.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C2 Gestin del
Talento Humano

C3
Gestin
Administrativa

OBJETIVO

Realizar el proceso de
seleccin, vinculacin y
formacin de funcionarios
pblicos para brindar al
instituto un equipo de
trabajo competente para la
buena prestacin del
servicio.

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando

RIESGO

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 51 de 94

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

rendimiento

Los funcionarios no
cumplen
con
los
objetivos y resultados
bajo su responsabilidad

Recurso Humano

Incumplimiento
de la visin y las metas
de la entidad.

Clima organizacional
inadecuado

No hay polticas del


manejo
del
clima
organizacional

Recurso Humano

Falta de programacin
de las compras

Compra de programas y
equipos
sin
determinacin previa de
procesos,
procedimientos, planes

Recurso Humano

Bajo nivel de
confiabilidad
de
los
instrumentos
de
evaluacin
del
desempeo.

Falta
de
compromiso y conciencia
individual.

Bajo porcentaje
de participacin en los
programas
de
capacitacin

Ausencia
de
programas del bienestar a
servidores pblicos

Ausencia
de
programas de incentivos
a servidores pblicos

Ausencia
de
programas de estmulos a
los servidores pblicos

Ausencia
de
programas de integracin
de la familia de los
servidores pblicos

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos.

Bajo
laboral.

Desmotivacin
laboral de los servidores
pblicos

Ausentismo
laboral

Falta
de
participacin
y
compromiso de los
servidores pblicos.

Obsolescencia de
equipos a corto plazo.

Riesgo
de
prdida de informacin
por falta de equipos.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C3
Gestin
Administrativa

OBJETIVO

transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.
Manejar los recursos e
infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

RIESGO

DESCRIPCIN

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 52 de 94

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Erogaciones
patrimoniales
innecesarias
que
conllevan detrimento del
erario pblico.

Violacin
al
principio de la seleccin
objetiva.

Favorecimiento a
determinados
contratistas conocidos
a travs de contratos
innecesarios

Sobrecostos.

Desgaste
administrativo
injustificado.

Dificultad en los
controles y organismos
de control.

Ausencia
de
pluralidad de ofertas.

Ausencia
de
uniformidad en la calidad
de la obra.

Implica
mayor

y programas.

Falta de estudios
serios de factibilidad y
conveniencia en los
procesos
de
contratacin.

Ordenar gastos, sin que


previamente exista un
inventario
de
necesidades
y
prioridades y por ende
de
estudios
de
factibilidad
y
conveniencia.

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos
responsable
(no
es
negligencias es omisin)

Incumplimiento
principio
transparencia

Con el fin de evadir los


procesos licitatorios, el
objeto contractual es
fraccionado o dividido
artificialmente
para
facilitar en esta forma la
escogencia a dedo de
los contratistas.

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos
responsable.

Favorecimiento a
terceros

al
de

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 53 de 94

CAUSAS

EFECTOS

C3
Gestin
Administrativa

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

Monopolio
contratistas.

de

Se han conformado
grupos de contratistas
considerados como los
nicos capaces de
ofrecer determinados
productos y bienes al
Estado, estableciendo
una posicin dominante
en
el
mercado
contractual estatal.

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos
responsable.

C3
Gestin
Administrativa

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para

Celebracin
de
contratos por medio de
la figura de Urgencia

Se exagera su uso para


no aplicar el principio de
transparencia,

Recurso Humano

Falta
procedimientos

de

nmero de interventoria.

Violacin
al
principio de igualdad y
transparencia.

Indebida
celebracin de contratos.

Manejo
del
mercado en cuanto a
precios, condiciones y
calidad.

No permite el
ingreso
de
otros
oferentes desconociendo
el principio de libre
competencia.

Violacin
al
principio
de
transparencia.

Violacin
al
principio de igualdad.

No
permite
seleccin objetiva.

Impide
la
adquisicin de bienes o
servicios en mejores
condiciones de calidad y
precios.

Abuso de la figura
a tal punto que se podra
convertir en regla general

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C3
Gestin
Administrativa

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

Manifiesta.

aduciendo causales al
arbitro del ordenador del
gasto,
se
escoge
directamente
el
contratista sin lmite de
cuanta, sin controles o
autorizaciones previas

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

Direccionamiento
desde el pliego de
condiciones o trminos
de referencia

En las confeccin de los


pliegos de condiciones o
trminos de referencia
se establecen reglas,
frmulas matemticas,
condiciones o requisitos
para
favorecer
el
determinados
proponentes

AGENTE GENERADOR

Recurso Humano

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 54 de 94

CAUSAS

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos.

EFECTOS

y no de excepcin para
la contratacin.

Se
adquieren
compromisos
econmicos
injustificados.

Desconoce
principios de seleccin
objetiva y transparente.

No le permites a
la administracin acceder
a mayores productos o
servicios.

Afectaciones del
nivel de inversiones.

Conlleva
un
peligro por cuanto el
contratista no requiere
estar inscrito en la
Cmara de Comercio.

Facilita
el
Favorecimiento en la
adjudicacin de un
contrato
a
una
determinada persona.

Romper
el
principio de igualdad
entre los diferentes
proponentes.

Crear inseguridad

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C3
Gestin
Administrativa

OBJETIVO

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 55 de 94

CAUSAS

Aclaraciones,
adiciones, adendos a
pliegos de condiciones
en los trminos de
referencia.

Mediante
pronunciamiento
y
decisiones
favorecen
intereses particulares y
puede perfilar a un
futuro contratista.

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos.

Perdida de bienes o
insumos

Perdida de bienes o
insumos dentro del
almacn y los asignados
a funcionarios

Recurso
Humano
Medio
Ambiente
inadecuado

Deterioro
de
los
equipos e insumos por
mal almacenamiento
Deterioro fsico de los
bienes por mal uso.
Deterioro fsico de los
bienes por el desgaste
a causa del uso.
Hurto de equipos

EFECTOS

jurdica
en
las
evaluaciones.

Adjudicar ofertas
menos convenientes.

Determinar una
irregularidad de carcter
administrativo o penal.

Sobrecostos.

Obras
mal
ejecutadas.

Mala calidad.

Detrimento en el
erario pblico.

Perjuicio fiscal
Desconoce principios
de
transparencia
y
objetividad.
Incumplimiento en la
ejecucin del contrato.
Sobrecostos.
Obras mal ejecutadas.
Atraso en la ejecucin
de
las
funciones
asignadas.
Atraso en la prestacin
del servicio.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 56 de 94

CAUSAS

EFECTOS

asignados.

C3
Gestin
Administrativa

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para

Celebrar contratos con


Cooperativas
o
asociaciones.

Bajo el pretexto de su
regulacin por el Cdigo
de
Comercio,
se
destinan recursos del
Estado para conformar
las cooperativas y
contratar directamente
sin lmite de cuanta,
obviando las exigencias
establecidas en la Ley
80 de 1993

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.
Negligencia de los
Servidores Pblicos.
Indebida contratacin
de
los
procesos
contractuales.

Convenios
Interadministrativos

Al hallarse excluidos del


proceso licitatorio y de
garantas, que en un

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los

Peligra
gravemente el erario
pblico ausencia de
requisitos tcnicos y
financieros.

Eluden procesos
licitatorios.

Permiten pagar
favores
polticos
y
amigos
con
cierta
facilidad.

Ausencia
de
estudios de factibilidad y
conveniencia.

Altas comisiones
y remuneraciones para
las cooperativas sin
justificacin alguna.

Competencia
desleal frente al sector
financiero.

Inadecuada
prestacin de servicios
pblicos a cargo del
Estado.

Elaboracin de
contratos sin estudios
previos de factibilidad y

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

AGENTE GENERADOR

Procesos inadecuados
de interventoria

El estrecho vinculo que


generalmente une al
contratista
con
el
interventor distorsiona el
control de verificacin
que le es propio de su
funcin, avalando y
aprobando
las
decisiones
de
contratistas aun en
perjuicio
de
la
administracin

CAUSAS

Servidores Pblicos.

momento dado son


importantes
instrumentos
para
requerir el cumplimiento
del objeto contractual, y
basados nicamente en
el
compromiso
administrativo.

el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

C3
Gestin
Administrativa

DESCRIPCIN

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 57 de 94

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos

EFECTOS

tcnicos.

Generar
incumplimiento en su
ejecucin por falta de
informacin

Sobrecostos para
la administracin por
incumplimiento
y
prorrogas indefinidas por
la falta de coordinacin y
supervisin

Prdidas
de
controles financieros y
administrativos
que
facilitan la corrupcin y la
desidia administrativa

Altos costos de
este tipo de contrato sin
resultados que reflejen
su inversin

Avalan
incumplimientos,
ejecuciones irregulares,
mala
calidad
de
materiales

Autorizan
modificaciones tcnicas,
cambios
de
especificaciones
de
materiales, originando

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C3
Gestin
Administrativa

OBJETIVO

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

RIESGO

Vinculacin a travs
de
contratos
de
prestacin de servicios

DESCRIPCIN

Las
autoridades
administrativas
contratan un sin numero
de
personas
para
cumplir
funciones
similares o idnticas a
las
asignadas
al
personal de planta, sin
ninguna justificacin y/o
el nico propsito de
cumplir compromisos

AGENTE GENERADOR

Recurso Humano

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 58 de 94

CAUSAS

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos,
deficiente planta de
personal

EFECTOS

mayores costos a la
administracin

Los
acuerdos
entre
contratista
e
interventor
son
conocidos en ocasiones
con posterioridad a la
ejecucin del contrato
por
parte
de
la
administracin

Genera nominas
paralelas excediendo el
numero
de
cargos
estrictamente necesarios

Duplicidad
de
funciones

Detrimento
patrimonial

Dificulta
el
ejercicio de controles
disciplinarios
y
administrativos

Hace ineficaz el
estado
de
la
infraestructura

Las
grandes
partidas asignadas se
podran utilizar en otros
fines sociales

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C3
Gestin
Administrativa

OBJETIVO

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

RIESGO

Conciliaciones

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

A travs de este
mecanismo
se
resuelven
conflictos,
cuando dos o mas
personas gestionan por
si mismas la solucin de
sus diferencias con la
ayuda
del
tercero
conciliador.
Esta
practica ha sido muy
cuestionada por cuanto
se han visto que
menoscaba gravemente
los inters del estado

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos

Afecta
gravemente los inters
econmicos
y
patrimoniales del estado

Es ventajosa para
los inters particulares

Se
hacen
arreglos sin conocimiento
publico en beneficio de
intereses particulares

Condenas
al
estado por ausencia de
elementos probatorios de
la conciliacin

La negligencia de
los apoderados del
estado
compromete
fcilmente los recursos
pblicos

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C3
Gestin
Administrativa

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

No atender debida y
oportunamente las
solicitudes de soporte
tcnico y de
mantenimiento de
infraestructura
realizadas por parte de
las dependencias del
Instituto.

Imposibilidad de cumplir
oportunamente con los
servicios de atencin
solicitados

Ausencia de servicios
pblicos
para
la
prestacin del servicio
educativo

Ausencia de servicios
pblicos (agua y energa
elctrica) para la normal
prestacin
de
los
servicios ofrecidos por
el ITSA

AGENTE GENERADOR

Materiales y
equipos de
mantenimiento
utilizados
Personal
responsable del
mantenimiento

Empresas
prestadoras
de
servicios de agua
potable
y
electricidad

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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CAUSAS

EFECTOS

No contar con el
personal idneo y los
recursos necesarios para
la atencin del servicio

Deficiencias en la
planeacin
y
programacin de las
actividades
de
mantenimiento
para
garantizar el normal
funcionamiento de los
equipos.

Ausencia
de
procedimientos
adecuados que permitan
reportar gilmente las
necesidades
de
mantenimiento

Daos en las
plantas generadoras o
distribuidoras del servicio.

Corte de los
servicios pblicos por
pago de los mismos

Traumatismos en
los procesos que se
adelantan en las distintas
dependencias

Prestacin
deficiente
de
los
servicios de la Institucin

Malestar en el
personal

Lesiones en la
integridad fsica de la
comunidad educativa

Cancelacin de la
prestacin del servicio.

Generacin de
epidemias
a
la
comunidad educativa

Accidentes que
generen
lesiones
personales o a los bienes
de la institucin o el
personal

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C3
Gestin
Administrativa

C4 Gestin
Recursos
Financieros

de

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

Manejar los recursos e


infraestructura
fsica
requiera la Institucin para
el cumplimiento de sus
objetivos
garantizando
transparencia,
cumplimiento
de
las
normas vigentes, celeridad
y efectividad.

Errores en la ejecucin
de las tareas por parte
del personal de
mantenimiento

Hace
referencia
a
acciones
equivocadas por parte
del
personal
de
mantenimiento, o
desobediencia de los
Procedimientos
existentes.

Personal de
mantenimiento
Materiales y
herramientas
utilizadas

Gestionar y administrar de
manera transparente y de
acuerdo con lo establecido
por la ley, los recursos
financieros demandados
por la institucin para el
cumplimiento de sus

Falta de Planeacin
Presupuestal

Incumplimientos
de
principios bsicos y
procedimientos en la
elaboracin y ejecucin
del presupuesto y la
gestin financiera.
Falta de coherencia

Recurso Humano

Grupo de
mantenimiento

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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CAUSAS

EFECTOS

Personal
poco
capacitado.

Ausencia
de
procedimientos
especficos
para
la
realizacin
de
las
actividades
de
mantenimiento.

Deficiente
e
inadecuada dotacin de
elementos de seguridad
industrial

Deficiencias en el
proceso de seleccin de
personal.

Bajos niveles de
compromiso
y
responsabilidad por parte

del personal de

mantenimiento en
la

ejecucin de las
tareas

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores
Pblicos.
Desconocimiento de la
norma de prosupuesto

Prdidas
econmicas

Traumatismos en
los procesos que se
adelantan en las distintas
dependencias

Malestar en el
personal

Lesiones en la
integridad fsica del
personal

Ordenar gastos
sin facultad legal

Compra
de
bienes y servicios no
considerados en los
POAS, en el plan de
compras o no tramitados

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

objetivos

C4 Gestin
Recursos
Financieros

de

Gestionar y administrar de
manera transparente y de
acuerdo con lo establecido
por la ley, los recursos
financieros demandados
por la institucin para el
cumplimiento de sus
objetivos

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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CAUSAS

entre la plantacin del


presupuesto
y
la
ejecucin fsica

Falta de control sobre


los bienes del estado

Atraso
en
la
informacin contable y
financiera

Falta de control y las


pocas medidas de
seguridad para su
proteccin
hacen
frecuente la perdida de
bienes
Los estados financieros
no son utilizados como
herramientas
bsica
para la toma de
decisiones

Recurso Humano
y herramientas
informticas
sistematizadas

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos

EFECTOS

en el comit de compras

Dificultades en la
ejecucin presupuestal

Agotamiento
anticipada
del
presupuesto

Incumplimiento
de
la
planeacin
presupuestal

Incumplimiento
en la ejecucin de planes
programas y proyectos

Incumplimiento
de
compromisos
pactados

inoportuno
reconocimiento de parte
de las aseguradoras

Decisiones
inadecuadas

Aplicacin
inoportuna de correctivos

Falta de control y
conocimiento real de los
bienes o activos fijos de
la entidad

Falta de algunas

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C4 Gestin
Recursos
Financieros

OBJETIVO

de

Gestionar y administrar de
manera transparente y de
acuerdo con lo establecido
por la ley, los recursos
financieros demandados
por la institucin para el
cumplimiento de sus
objetivos

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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CAUSAS

Estados financieros no
razonables

Estados financieros que


no reflejan la situacin
real del instituto

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos

Falta
de
capacitacin acerca de
las normas contables
vigentes, no cumplimiento
del
principio
de
acusacin, no registro en
la contabilidad de cifras
relevantes.

Tramites excesivos

El
exceso
de
procedimientos
y
papeleos diluyen la
responsabilidad de los
funcionarios

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos

Inexistencia en el
procedimiento
de
facturacin, recaudo y

Inexistencia de politicas
y procedimientos en el
manejo de recaudos,

Recurso Humano

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los

EFECTOS

conciliaciones
por
ineficiencia de entidades
bancarias
en
el
suministro
de
informacin

Decisiones
inadecuadas

Aplicacin
inoportuna de correctivos

Falta de control y
conocimiento real de los
bienes o activos fijos de
la entidad

Falta de algunas
conciliaciones
por
ineficiencia de entidades
bancarias
en
el
suministro
de
la
informacin

Pagos dobles

Demora en el
pago de obligaciones
contradas por burocracia
en la tramitologa

Perdida
de
credibilidad
en
las
entidades

Centralizacin del
manejo de facturacin y
recaudos en una persona

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C5
Gestin
Documental

C5
Gestin
Documental

OBJETIVO

Establecer y operar los


mecanismos para el
manejo y aseguramiento
de la documentacin
interna y externa utilizada
por la Institucin.
Establecer y operar los
mecanismos para el
manejo y aseguramiento
de la documentacin
interna y externa utilizada
por la Institucin.

RIESGO

DESCRIPCIN

cartera

facturacin y cartera

Prdida de
Expedientes

Extravo total o parcial


de los documentos que
salen del archivo.

Demora
prestacin
servicio

en

la
del

No prestar un servicio
eficiente con respecto a
la consulta de la
informacin

Tablas de Retencin
Documental
desactualizada

No poseer Tabla de
Retencin Documental
actualizada

Deterioro fsico de la
documentacin

Prdida y deterioro
fsico
de
la
documentacin

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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CAUSAS

EFECTOS

Servidores Pblicos

Funcionarios

Envo de expedientes a
otras dependencias, con
el objeto de surtir trmites
pendientes.

Equipos
utilizados
en
Archivo Central
Espacios
inadecuados e
insuficientes
para
almacenamiento
de
la
informacin.
Tcnico
Administrativo de
Archivo Central

Equipos
tcnicos
desactualizados.
Estantera
inadecuada
para el archivo de
documentos

Funcionarios

La no devolucin
de la informacin por
parte de los funcionarios

Ambiente
del
almacenamiento

Falta de compromiso de
los funcionarios para la
Gestin Documental

Ambiente
inadecuado

del

Inoportuno
recaudo de cartera

Falta de control
sobre cuentas por cobrar

Inadecuada
prestacin del servicio.
Reconstruccin
de
expedientes.
Desarrollo de procesos
disciplinarios y penales

Demora en la
ubicacin
de
los
documentos

Aumento
del
volumen documental en
el Archivo Central

Tiempo
de
retencin inadecuado

Desorganizacin
en la documentacin

Sanciones por la
no conservacin de la
informacin con base a
los reglamentos de ley.

Desorganizacin

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

Almacenar
documentos
innecesarios

C6 Administracin
de
Medios
Educativos

Mantener disponibles y en
adecuado estado de
funcionamiento los medios
y recursos educativos para
la prestacin del servicio

Fsicos

DESCRIPCIN

Almacenar documentos
innecesarios por mas
del
tiempo
del
establecido
en
las
tablas de retencin
documental

AGENTE GENERADOR

Tcnico
Administrativo de
Archivo Central

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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CAUSAS

EFECTOS

inmueble.

en la ubicacin

No aplicar la Tabla de
Retencin Documental

Crecimiento de la
Informacin en el Archivo
Central.

Falta de espacio
fsico
para
el
almacenamiento de la
nueva
informacin
generada por el Instituto.

El rea fsica de la
Biblioteca carece de la
iluminacin adecuada y
ello
dificulta
la
consecucin
de
la
informacin.

Falta
iluminacin.

Lmparas
insuficientes.

Insuficiencia
recursos
presupuestales.

Gran concentracin de
papel y de madera de
fcil combustin, de
gran amenaza en caso
de conflagracin.

Ausencia de un
sistema de extincin de
incendios y/o fallas en
su funcionamiento.

Deficiencia
en
el
funcionamiento
del
sistema de extincin de
incendios.

Inoperancia del
sistema debido a la
ubicacin
de
los
elementos
que
lo
integran.

de

de

Prdida
de
capacidad
visual.
Inadecuada prestacin
del servicio.

Prdida de la
audicin.

Dao en los
estantes y/o material
bibliogrfico.

Propagacin del
fuego. Destruccin total o
parcial del material
bibliogrfico.

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C6 Administracin
de
Medios
Educativos

OBJETIVO

Mantener disponibles y en
adecuado estado de
funcionamiento los medios
y recursos educativos para
la prestacin del servicio

RIESGO

Hurto

Deterioro y /o
Mutilacin

DESCRIPCIN

Hurto
de
elementos
de
las
oficinas y/o libros de la
Biblioteca.

Retiro
de
material bibliogrfico sin
autorizacin.

Acervo
bibliogrfico en mal
estado
y
obras
mutiladas.

Presencia
de
plagas humedad

AGENTE GENERADOR

Usuarios
servicio
Biblioteca

Usuarios
servicio
Biblioteca

del
de

del
de

CAUSAS

EFECTOS

Ingreso de pblico
en general al rea de
Biblioteca, sin existir
controles de ingreso,
permitiendo
entrar
maletines y bolsos.

Ingreso
y
permanencia de personal
ajeno al Instituto en el
rea de Biblioteca, en
horas no laborales.

Inexistencia de un
rea
fsica
que
proporcione y garantice
seguridad, para el recibo
de nuevas adquisiciones
y custodia de material
bibliogrfico costosos.

Falta
de
mantenimiento
del
material bibliogrfico.

Inexistencia
de
una
poltica
de
conservacin
y/o
restauracin.

Inexistencia de un
programa
de
mantenimiento
bibliogrfico

Inexistencia
de

Prdida
de
elementos de oficina y
libros

Ausentismo de
los usuarios por miedo al
hurto.

Mala imagen de
la Biblioteca

Inconformidad en
la prestacin del servicio

Afectacin de la
imagen de la Biblioteca

Perdida
de
credibilidad y confianza
por
parte
de
la
comunidad usuaria.

Insatisfaccin de
la comunidad usuaria por
el servicio prestado

Carencia
de

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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CAUSAS

controles efectivos.
C6 Administracin
de
Medios
Educativos

Mantener disponibles y en
adecuado estado de
funcionamiento los medios
y recursos educativos para
la prestacin del servicio

Sub
dimensionamiento de
la red

Pocos espacio en los


canales
de
comunicacin para la
transmisin
de
comunicacin.

Recurso Humano

Seguridad
en
manejo
de
informacin

el
la

Protocolos insuficientes
para el manejo de la
informacin.

Recurso Humano
Sistema de
Informacin

Prstamo de equipos
en mal estado o
daados

Equipos audiovisuales y
los
utilizados
en
laboratorios en mal
estado o en mal
funcionamiento.

Docentes y
Estudiantes

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos.

Mal
mantenimiento de los
equipos
de
comunicacin.

Bajo
presupuesto

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos.

Mal uso de los


equipos.

Falta de programa
de
mantenimiento
preventivo.

La no ejecucin
de
las
actividades
contenidas
en
el
programa
de
mantenimiento
preventivo.

Equipos
no
identificados
como
producto no conforme

EFECTOS

mantenimiento de la
infraestructura

Lentitud o total
parlisis
en
las
comunicaciones
internas.

Baja
funcionalidad
y
coordinacin
de
la
informacin bajo la red
informtica.

Prdida
informacin

de

la

No ejecucin de
los
contenidos
programticos.

Queja de los
usuarios por el prstamo
de equipos en mal
estado.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C6 Administracin
de
Medios
Educativos

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Mantener disponibles y en
adecuado estado de
funcionamiento los medios
y recursos educativos para
la prestacin del servicio

Baja
estructura
informtica.

Carencia de procesos,
procedimientos
que
reflejen
naturaleza,
objeto
productos,
secuencias articuladas
con
las
distintos
Procesos.

Recurso Humano
Infraestructura
Tecnolgica

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos.

Bajo presupuesto

Sistemas
informacin

de

Poca integralidad en las


bases de datos.

Recurso Humano
Sistemas de
Informacin

Falta
de
procedimientos.

Negligencia de los
Servidores Pblicos.

Sistema
de
Informacin deficientes.

Fallas en plataforma
tecnolgica

Plataforma tecnolgica
inhabilitada por falta
de suministro de
energa elctrica

Recurso Humano

Cada en el
suministro elctrico del
ITSA

Falta unificacin
de criterios en cuanto a
procesos.

Bajo rendimiento
por
falta
de
funcionalidad.

No se obtiene la
informacin requerida.

Duplicidad
en
labores.

Falta de agilidad
en atencin a usuarios.

Duplicacin de la
informacin.

Informacin
desactualizada.

Falta
de
credibilidad
en
la
comunidad educativa.

Deficiente
prestacin del servicio a
la comunidad usuaria.

Inhabilitacin de
toda la plataforma
tecnolgica del ITSA

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

C7 Articulacin de
la
educacin
media con la
superior

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Planear
el
servicio
educativo
para
el
desarrollo
de
competencias laborales
especficas de acuerdo
al
modelo
de
articulacin ITSA y la
normatividad vigente.

No se ejecuta la
malla
curricular
establecida en las
instituciones
de
educacin media

Los docentes de las


instituciones de media
no
ejecutan
el
programa acadmico
con ITSA

Recurso humano

No contar con
los recursos requeridos

Desconocimiento
de la malla curricular

No cumplimiento
de la malla curricular
por los docentes de las
instituciones medias

Currculos
programas
acadmicos
adecuados

La entidad elabora
currculos que no
estn acordes con el
entorno
de
la
organizacin

Recurso Humano

Debilidades en
las
fuentes
de
informacin que utiliza
la entidad.

Anlisis
inadecuado del entorno
empresarial

La
entidad
no
distribuye de manera
adecuada los recursos
acadmicos
disponibles
(aulas,
laboratorios, talleres,
salones, oficinas)

Recurso Humano

Ausencia
de
procedimientos.

Personal
no
competente.

Negligencia de
los Servidores Pblicos
responsable.

Aumento
del
nmero de cursos en
reas bsicas

Estudiantes sin
las
competencias
bsicas para el ciclo
tcnico profesional

Desvinculacin
de
institucin
educativa de educacin
media

Baja demanda
de
los
servicios
educativos.

Baja demanda
de
egresados
en
tcnicos laborales por
parte de las empresas.

Estudiantes no
preparados
para
continuar
con
el
programa de tcnicos
profesional.

Desmotivacin
del
personal
estudiantado.

Debilidades en
la
prestacin
del
servicio educativo.

de
no

Distribucin
inadecuada de los
recursos

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 70 de 94

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Planear
el
servicio
educativo
para
el
desarrollo
de
competencias laborales
especficas de acuerdo
al
modelo
de
articulacin ITSA y la
normatividad vigente.

Favorecimiento en la
asignacin
de
recursos acadmicos

Los
funcionarios
responsables
favorecen a docentes
con la asignacin
acadmica.

Recurso Humano

Desmotivacin
del personal docente.

Debilidades en
la
prestacin
del
servicio educativo

Personal docente no
competente

La entidad no cuenta
con
personal
competente para la
prestacin del servicio
educativo

Recurso Humano

Falta de planeacin
de las actividades
docentes

Los docentes no
tienen una adecuada
planeacin de los
recursos acadmicos,
que permita el logro de
los
objetivos
planteados
en
la
temtica a desarrollar

Recurso humano

Recursos
acadmicos
insuficientes para la
prestacin
del

Los
recursos
acadmicos
disponibles no son
suficientes para la

Recurso humano

Ausencia
de
polticas claras de
asignacin acadmica
entre el
personal
docente.

Personal no tico
en el desempeo de su
funcin.

Ausencia
de
perfiles definidos para
la
prestacin
del
servicio educativo.

Dbiles procesos
de
seleccin
de
personal

Falta de control
y/o evaluacin del
proceso
enseanzaaprendizaje.

Personal docente
no competente.

Falta
de
compromiso
del
personal docente.

Ausencia
de
procedimientos

Dbil proceso de
planeacin y gestin de
recursos acadmicos

Planear
el
servicio
educativo
para
el
desarrollo
de
competencias laborales
especficas de acuerdo
al
modelo
de
articulacin ITSA y la
normatividad vigente.

Deficiente
prestacin
de
los
servicio educativos

Deficiente
prestacin
de
los
servicios educativos

Deficiente
prestacin
de
los
servicios educativos

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

servicio educativo
Incumplimiento en
las
labores
de
autoevaluacin
establecidas por el
Instituto.
Incumplimiento de la
metodologa
de
autoevaluacin.

DESCRIPCIN

AGENTE GENERADOR

demanda de servicios
educativos
del
Instituto.
Los funcionarios no
cumplen
con
las
labores
de
autoevaluacin

Recurso humano

Los funcionarios no
cumplen
con
la
metodologa
del
proceso
de
autoevaluacin

Recurso humano

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 71 de 94

CAUSAS

Falta
compromiso de
funcionarios.

Ausencia
procedimientos

Falta
compromiso de
funcionarios.

Ausencia
procedimientos

EFECTOS

de
los
de
de
los
de

No se cuenta
con parmetros sobre
los
cuales
definir
acciones de mejora.

Se
definirn
acciones de mejora
acorde
con
las
necesidades reales de
la entidad.

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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Manual de Administracin de Riesgos

14. CALIFICACIN Y EVALUACIN DE RIESGOS


PROCESO O
SUBPROCESO
A1 Revisin por la
Direccin
A1 Revisin por la
Direccin

A1 Revisin por la
Direccin
A2 Direccionamiento
Estratgico
A2 Direccionamiento
Estratgico
A2 Direccionamiento
Estratgico
A2 Direccionamiento
Estratgico
A2 Direccionamiento
Estratgico
A2 Direccionamiento
Estratgico
A2 Direccionamiento
Estratgico
A2 Direccionamiento
Estratgico
A3
Gestin
Proyectos

de

RIESGOS

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Ausencia de responsabilidades

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Falta de seguimiento

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Baja (1)

Moderada (10)

10

Incumplimiento de las reuniones


programadas
Definicin
de
acciones
de
mejoramiento no efectivas
Incumplimiento de las acciones
aprobadas en reuniones de revisin por
la direccin
Omisin de variables en el plan de
desarrollo
Inexistencia de un proceso de
planeacin estratgica

Definicin de planes en contra de las


disposiciones legales
Incumplimiento de los requisitos para el
trmite del procesos presupuestal
Entrega de informes de manera
extempornea
Entrega de informes que no cumplen
con los requisitos estipulados por entes
de control
Formular proyectos por fuera del plan
de desarrollo

EVALUACIN

MEDIDA DE RESPUESTA
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir

Proteger la
Compartir

entidad;

Proteger
Compartir
Proteger
Compartir
Proteger
Compartir
Proteger
Compartir
Proteger
Compartir
Proteger
Compartir
Proteger
Compartir

la

entidad;

la

entidad;

la

entidad;

la

entidad;

la

entidad;

la

entidad;

la

entidad;

Riesgo tolerable

Proteger la
Compartir

entidad;

Riesgo tolerable

Proteger la
Compartir

entidad;

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 73 de 94

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

RIESGOS

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

Media (2)

Moderada (10)

20

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Informacin errnea

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo tolerable

Inexistencia de programa de auditoras

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Auditoras no ejecutadas de acuerdo


con lo programado

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

A5 Evaluacin y control
de gestin

Desacierto en la evaluacin realizada

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

A5 Evaluacin y control
de gestin

Sesgo en el anlisis de datos

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

A5 Evaluacin y control
de gestin

Incumplimiento de
establecidos para
disciplinarios

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

A5 Evaluacin y control
de gestin

Errores en los fallos de los procesos

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo tolerable

A5 Evaluacin y control
de gestin

Presiones indebidas en el desarrollo de


los procesos disciplinarios

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo tolerable

B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares

Currculos de programas acadmicos


no adecuados

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

A3
Gestin
Proyectos

de

Ejecucin
inversin

A3
Gestin
Proyectos

de

Formular
tcnicos

A4
Comunicacin
Pblica
A5 Evaluacin y control
de gestin
A5 Evaluacin y control
de gestin

inadecuada
proyectos

con

los
los

de

la

errores

trminos
procesos

EVALUACIN

MEDIDA DE RESPUESTA
Prevenir el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Evitar
el
Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir

DG-DER-07-V4
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Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares

RIESGOS

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Favorecimiento en la asignacin de
recursos acadmicos

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo moderado

Personal docente no competente

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Falta de plantacin de las actividades


docentes

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Recursos
para la
educativo

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja demanda de estudiantes para


prcticas empresariales

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Prcticas profesionales no acordes con


la formacin recibida en el Instituto

Media (2)

Moderada (10)

20

Riesgo moderado

Bajo nivel de evaluacin de los


estudiantes en prcticas profesionales

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Incumplimiento en las labores de


autoevaluacin establecidas por el
Instituto

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Dbiles procesos
curricular
Distribucin
recursos

de

inadecuada

evaluacin
de

los

acadmicos insuficientes
prestacin del servicio

EVALUACIN

MEDIDA DE RESPUESTA
Evitar
el
Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Evitar
el
Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir

Proteger la
Compartir

entidad;

Evitar
el
Proteger la
Compartir
Evitar
el
Proteger la
Compartir
Evitar
el
Proteger la
Compartir
Evitar
el
Proteger la
Compartir
Evitar
el
Proteger la
Compartir
Proteger la
Compartir

Riesgo,
entidad;

Proteger la
Compartir

Riesgo,
entidad;
Riesgo,
entidad;
Riesgo,
entidad;
Riesgo,
entidad;
entidad;

entidad;

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Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares

RIESGOS

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

Incumplimiento de la metodologa de
autoevaluacin

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

B2 Investigacin

Incumplimiento de las actividades


planeadas de investigacin por parte
de los docentes.

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

B2 Investigacin

Desinters de la comunidad educativa


en las actividades investigativas

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Media (2)

Moderada (10))

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

B2 Investigacin
B2 Investigacin
B3
Extensin
e
internacionalizacin.
B3 Extensin e
internacionalizacin.
B3 Extensin e
internacionalizacin.
B3 Extensin e
internacionalizacin.
B4
Gestin
de
Bienestar Institucional
B4
Gestin
de
Bienestar Institucional
B4
Gestin
de
Bienestar Institucional

Deficientes niveles de produccin


cientfica por parte de los grupos de
investigacin.
Bajo nivel de respuesta de organismos
financiadores.
Ausencia de proyectos de extensin
social.
Proyectos de Extensin social mal
formulados.
Bajo nivel de impacto de los Proyectos
de Extensin.
Desconocimiento de nivel de impacto
de los Proyectos de Extensin.
No pertinencia de las acciones
definidas en el plan de bienestar
institucional
Ausencia de un plan de bienestar
institucional
Baja participacin de la comunidad
educativa en las actividades

EVALUACIN

MEDIDA DE RESPUESTA

Proteger la
Compartir

entidad;

Evitar
el
Proteger la
Compartir
Evitar
el
Proteger la
Compartir
Evitar
el
Proteger la
Compartir
Proteger la
Compartir
Proteger la
Compartir
Evitar
el
Proteger la
Compartir
Proteger la
Compartir
Proteger la
Compartir

Riesgo,
entidad;

Proteger la
Compartir

entidad;

Proteger la
Compartir
Proteger la
Compartir

entidad;

Riesgo,
entidad;
Riesgo,
entidad;
entidad;
entidad;
Riesgo,
entidad;
entidad;
entidad;

entidad;

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Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
B4
Gestin
de
Bienestar Institucional

RIESGOS

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

Incumplimiento de las actividades de


bienestar institucional programadas

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

B4
Gestin
de
Bienestar Institucional

Bajo impacto de los planes de


bienestar institucional

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

B4
Gestin
de
Bienestar Institucional

Desconocimiento del impacto de los


planes de bienestar institucional
Ineficiencia en el uso de los recursos
asignados para el desarrollo de las
actividades de bienestar

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Influencias que obstaculicen el proceso

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo moderado

Falsificacin de documentos

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo moderado

Incumplimiento en los trminos de


entrega de las solicitudes

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Proceso no transparente

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Fallas en el Sistema de Informacin

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Bajo impacto de las estrategias de


mercadeo implementadas

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Fallas en el fluido elctrico

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo tolerable

Fallas en el Hardware de Atencin al


cliente

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

B4
Gestin
de
Bienestar Institucional
C1
Admisiones
Mercadeo

C1
Admisiones
Mercadeo

C1
Admisiones
Mercadeo
C1
Admisiones
Mercadeo

C1
Admisiones
Mercadeo

C1
Admisiones
Mercadeo

C1
Admisiones
Mercadeo

C1
Admisiones
Mercadeo

EVALUACIN

MEDIDA DE RESPUESTA
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir

Proteger la
Compartir
Prevenir
Proteger
Compartir
Prevenir
Proteger
Compartir
Proteger
Compartir
Proteger
Compartir
Prevenir
Proteger
Compartir
Proteger
Compartir
Prevenir
Proteger
Compartir
Prevenir
Proteger

entidad;

el riesgo,
la entidad;
el riesgo,
la entidad;
la

entidad;

la

entidad;

el riesgo,
la entidad;
la

entidad;

el riesgo,
la entidad;
el riesgo,
la entidad;

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Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

RIESGOS

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

Retraso en atencin a usuarios

Media(2)

Moderada(10)

20

Riesgo tolerable

C2 Gestin de Talento
Humano

Inadecuada seleccin de personal

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C2 Gestin de Talento
Humano

Desmotivacin del talento humano

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

C2 Gestin de Talento
Humano

Personal no competente

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Falta de discrecin de funcionarios

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Complacencia

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

C2 Gestin de Talento
Humano

Bajo rendimiento laboral

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C3
Gestin
Administrativa

Falta de programacin de las compras

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

C3
Gestin
Administrativa

Falta de estudios serios de factibilidad


y conveniencia en los procesos de
contratacin.

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C3
Gestin
Administrativa

Violacin al principio de Transparencia


en la Contratacin

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C3
Gestin
Administrativa

Direccionamiento desde el pliego de


condiciones o trminos de referencia
en la Contratacin

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo tolerable

C1 Admisiones
Mercadeo

C2 Gestin de Talento
Humano
C2 Gestin de Talento
Humano

EVALUACIN

MEDIDA DE RESPUESTA
Compartir
Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir

Proteger la
Compartir

entidad;

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Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
C3
Gestin
Administrativa

C3
Gestin
Administrativa
C3
Gestin
Administrativa
C3
Gestin
Administrativa
C3 Gestin
Administrativa

RIESGOS

Perdida de bienes o insumos


Celebracin de contratos por medio de
la figura de Urgencia Manifiesta sin el
Cumplimiento de requisitos de Ley
Contratos Interadministrativos cuando
se haga uso indebido de la figura del
Contrato.
Vinculacin de nmina paralela a
travs de contratos de prestacin de
servicios
No atender debida y oportunamente las
solicitudes de soporte tcnico y de
mantenimiento de infraestructura
realizadas por parte de las
dependencias del Instituto.

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

EVALUACIN

MEDIDA DE RESPUESTA
Proteger la entidad;
Compartir

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Proteger la
Compartir

entidad;

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Proteger la
Compartir

entidad;

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Proteger la
Compartir

entidad;

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Proteger la
Compartir

entidad;

C3 Gestin
Administrativa

Ausencia de servicios pblicos para la


prestacin del servicio

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir

C3 Gestin
Administrativa

Errores en la ejecucin de las tareas


por parte del personal de
mantenimiento

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Proteger la
Compartir

C4
Gestin
de
Recursos Financieros

Falta de Planeacin Presupuestal

C4
Gestin
de
Recursos Financieros
C4
Gestin
de
Recursos Financieros

Falta de control sobre los bienes del


estado
Atraso en la informacin contable y
financiera

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Media (2)

Moderada (10)

20

Riesgo moderado

entidad;

Prevenir el riesgo;
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo,
Proteger la entidad;

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Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

RIESGOS

FRECUENCIA

GRAVEDAD

CALIFICACIN
CAIFICACIN

EVALUACIN

C4
Gestin
de
Recursos Financieros

Estados financieros no razonables

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C4
Gestin
de
Recursos Financieros

Desconocimiento de la Ley Antitrmites

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

C4
Gestin
de
Recursos Financieros

Inexistencia en el procedimiento de
facturacin, recaudo y cartera

Media (2)

Catastrfica (20)

40

Riesgo Importante

C5 Gestin Documental

Prdida de Expedientes

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C5 Gestin Documental

Demora en la prestacin del servicio

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

C5 Gestin Documental

Tablas de Retencin Documental


desactualizados

Media (2)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

C5 Gestin Documental

Deterioro fsico de la documentacin

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C5 Gestin Documental

Almacenamiento
innecesarios

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

C5 Gestin Documental

Condiciones inadecuadas del Archivo


Central

Media (2)

Catastrfica (20)

40

Riesgo Importante

C6 Administracin de
medios Educativos

Espacios fsicos adecuados para la


prestacin del servicio

Baja (1)

Moderada (10)

20

Riesgo moderado

C6 Administracin de
medios Educativos

No
recuperacin
bibliogrfico

Baja (1)

Moderada (10)

20

Riesgo moderado

de

documentos

del

material

MEDIDA DE RESPUESTA
Compartir
Prevenir el riesgo;
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo;
Proteger la entidad;
compartir
Prevenir el riesgo;
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo;
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo;
Optimizar
espacio
disponible.
Prevenir el riesgo;
Proteger la entidad;
Compartir
Prevenir el riesgo;
Proteger la entidad;
Compartir

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Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

RIESGOS

C6 Administracin de
medios Educativos

Material bibliogrfico deteriorado y /o


Mutilado

C6 Administracin
medios Educativos
C6 Administracin
medios Educativos
C6 Administracin
medios Educativos
C6 Administracin
medios Educativos
C6 Administracin
medios Educativos

de

Sub dimensionamiento de la red

de

Seguridad en el manejo de la
informacin
Prstamo de equipos en mal estado o
daados

de
de
de

Baja estructura informtica.


Sistemas
de
desactualizado

informacin

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

EVALUACIN

Baja (1)

Moderada (10)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

C6 Administracin de
medios Educativos

Fallas en plataforma tecnolgica

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior

No se ejecuta la malla curricular


establecida en las instituciones de
educacin media

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior

Currculos
de
programas
acadmicos no adecuados

C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior

Distribucin
recursos

inadecuada

de

Evitar el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Evitar el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo moderado

Proteger la entidad;
Compartir

los

Favorecimiento en la asignacin de
recursos acadmicos

MEDIDA DE RESPUESTA
Prevenir el riesgo;
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Proteger la entidad;
Compartir
Evitar
el
riesgo;
Proteger la entidad;
Compartir
Evitar el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir

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Pgina 81 de 94

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior

RIESGOS

CALIFICACIN
CAIFICACIN

FRECUENCIA

GRAVEDAD

EVALUACIN

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Catastrfica (20)

20

Riesgo moderado

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Proteger la entidad;
Compartir

Baja (1)

Moderada (10)

10

Riesgo tolerable

Proteger la entidad;
Compartir

Personal docente no competente


Falta de planeacin
actividades docentes

de

las

Recursos acadmicos insuficientes


para la prestacin del servicio
educativo
Incumplimiento en las labores de
autoevaluacin establecidas por el
Instituto.
Incumplimiento de la metodologa de
autoevaluacin.

MEDIDA DE RESPUESTA
Evitar el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Evitar el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir
Evitar el Riesgo,
Proteger la entidad;
Compartir

Manual de Administracin de Riesgos

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15. POLTICA DE ADMIISTRACIN DE RIESGOS PROCESOS/SUBPROCESOS


PROCESO O
SUBPROCESO
A1 Revisin por la
Direccin
A1 Revisin por la
Direccin
A1 Revisin por la
Direccin
A2
Direccionamiento
Estratgico
A2
Direccionamiento
Estratgico
A2
Direccionamiento
Estratgico
A2
Direccionamiento
Estratgico
A2
Direccionamiento
Estratgico
A2
Direccionamiento
Estratgico
A2
Direccionamiento
Estratgico
A2
Direccionamiento
Estratgico
A3
Gestin
de
Proyectos
A3
Gestin
de
Proyectos
A3
Gestin
de

RIESGOS

ACCIONES

RESPONSABLE

Garantizar el cumplimiento de la
caracterizacin, los procedimiento y
formatos que hacen parte del proceso

Rector

Garantizar el cumplimiento de la
caracterizacin, los procedimiento,
instructivos, formatos, planes de
accin y normograma que aplican al
proceso

Rector y
Coordinador de
Planificacin y
Proyectos

Desde la fecha de
aprobacin de la
documentacin del
Proceso

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso

Coordinador de
Planificacin y Proyectos

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Incumplimiento de las reuniones programadas


Definicin de acciones de mejoramiento no
efectivas
Incumplimiento de las acciones aprobadas en
reuniones de revisin por la direccin

FECHA DE CUMPLIMIENTO
Desde
la
fecha
aprobacin
de
documentacin
Proceso

de
la
del

Omisin de variables en el plan de desarrollo


Inexistencia de un proceso de planeacin
estratgica
Ausencia de responsabilidades
Falta de seguimiento
Definicin de planes en contra de las
disposiciones legales
Incumplimiento de los requisitos para el
trmite del procesos presupuestal
Entrega
de
informes
de
manera
extempornea
Entrega de informes que no cumplen con los
requisitos estipulados por entes de control
Formular proyectos por fuera del plan de
desarrollo
Ejecucin inadecuada de la inversin
Formular proyectos con errores tcnicos

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
Proyectos
A4
Comunicacin
Pblica
A5 Evaluacin y control
de gestin
A5 Evaluacin y control
de gestin
A5 Evaluacin y control
de gestin
A5 Evaluacin y control
de gestin
A5 Evaluacin y control
de gestin
A5 Evaluacin y control
de gestin
A5 Evaluacin y control
de gestin
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares

RIESGOS

ACCIONES

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Informacin errnea
Inexistencia de programa de auditoras
Auditoras no ejecutadas de acuerdo con lo
programado
Desacierto en la evaluacin realizada
Sesgo en el anlisis de datos

Coordinador de Calidad
Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso

Incumplimiento de los trminos establecidos


para los procesos disciplinarios

Auditor Interno
Jefe de Control Interno

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Comit Disciplinario

Errores en los fallos de los procesos


Presiones indebidas en el desarrollo de los
procesos disciplinarios
Currculos de programas acadmicos no
adecuados
Dbiles procesos de evaluacin curricular

Vicerrector Acadmico
Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos y normograma que
aplican al proceso

Distribucin inadecuada de los recursos


Favorecimiento en la asignacin de recursos
acadmicos

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos y normograma que

Coordinadores de
Escuelas
Coordinador de Prcticas
Profesionales
Vicerrector Acadmico
Coordinadores de

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares
B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares

Baja demanda de estudiantes para prcticas


empresariales

B1
Gestin
de
Programas Acadmicos
RegularesRegulares

Desacierto en los procesos de autoevaluacin

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos y normograma que
aplican al proceso

B2 Investigacin

Incumplimiento de las actividades planeadas


de investigacin por parte de los docentes

Garantizar el cumplimiento del plan de accin


del proceso de Investigacin

RIESGOS

ACCIONES

aplican al proceso
Personal docente no competente

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RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Escuelas
Coordinador de Prcticas
Profesionales

Falta de plantacin de las actividades


docentes
Recursos acadmicos insuficientes para la
prestacin del servicio educativo

Prcticas profesionales no acordes con la


formacin recibida en el Instituto
Bajo nivel de evaluacin de los estudiantes en
prcticas profesionales
Incumplimiento en las labores de
autoevaluacin establecidas por el Instituto
Incumplimiento
autoevaluacin

de

la

metodologa

Vicerrector Acadmico

de

Coordinadores de
Escuelas
Coordinador de Prcticas
Profesionales
Coordinador de
investigaciones y

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso
Desde la fecha de aprobacin
del plan de accin

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

B2 Investigacin
B2 Investigacin
B2 Investigacin
B3
Extensin
e
Internacionalizacin
B3 Extensin e
Internacionalizacin
B3 Extensin e
Internacionalizacin
B3 Extensin e
Internacionalizacin
B4 Gestin de Bienestar
Institucional
B4 Gestin de Bienestar
Institucional
B4 Gestin de Bienestar
Institucional
B4 Gestin de Bienestar
Institucional
B4 Gestin de Bienestar
Institucional
B4 Gestin de Bienestar
Institucional
B4 Gestin de Bienestar
Institucional

RIESGOS

ACCIONES

Desinters de la comunidad educativa en las


actividades investigativas
Deficientes niveles de produccin cientfica
por parte de los grupos de investigacin.
Bajo nivel de respuesta de organismos
financiadores

DG-DER-07-V4
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RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO

proyectos

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Coordinador de
investigaciones y
proyectos

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Garantizar el cumplimiento del plan de accin


del proceso de proyeccin social

Asesor - Extensin,
Academia e
Internacionalizacin

Desde la fecha de aprobacin


del Plan de Accin

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.
Tomar decisiones con base en los resultados
de las encuestas de satisfaccin de clientes

Directora de Bienestar
Institucional

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.
Tomar decisiones con base en los resultados
de las encuestas de satisfaccin de clientes

Directora de Bienestar
Institucional

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Ausencia de proyectos de extensin social.


Proyectos de Extensin social mal formulados
Bajo nivel de impacto de los Proyectos de
Extensin.
Desconocimiento de nivel de impacto de los
Proyectos de Extensin.
No pertinencia de las acciones definidas en el
plan de bienestar institucional
Ausencia de un plan de bienestar institucional
Baja participacin de la comunidad educativa
en las actividades
Incumplimiento de las actividades de
bienestar institucional programadas
Bajo impacto de los planes de bienestar
institucional
Desconocimiento del impacto de los planes de
bienestar institucional
Ineficiencia en el uso de los recursos
asignados para el desarrollo de las

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO

RIESGOS

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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ACCIONES

RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.
Tomar decisiones con base en los resultados
de las encuestas de satisfaccin de clientes

Coordinador de
Admisiones y Mercadeo

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Garantizar el cumplimiento del procedimiento


Gestin del Soporte y Mantenimiento de
Hardware y Software

Coordinador del Grupo


de Gestin y Sistemas

Desde la fecha de aprobacin


del documento

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Jefe de Talento Humano

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Jefe de Talento Humano

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

actividades de bienestar
C1
Admisiones
Mercadeo
C1
Admisiones
Mercadeo
C1
Admisiones
Mercadeo
C1
Admisiones
Mercadeo
C1
Admisiones
Mercadeo
C1
Admisiones
Mercadeo
C1
Admisiones
Mercadeo

C1
Admisiones
Mercadeo

C2 Gestin
Humano
C2 Gestin
Humano
C2 Gestin
Humano
C2 Gestin
Humano
C2 Gestin
Humano
C2 Gestin
Humano

y
y
y
y
y
y

de Talento
de Talento
de Talento
de Talento
de Talento
de Talento

Influencias
Falsificacin de documentos
Omisin en las etapas de evaluacin de los
aspirantes.
Desacierto
Retrasos
Proceso no transparente
Retraso en atencin al usuario
Virus informtico
Inadecuada seleccin de personal
Desmotivacin del talento humano
Personal no competente
Falta de discrecin de funcionarios
Complacencia
Bajo rendimiento laboral

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
C3
Gestin
Administrativa
C3
Gestin
Administrativa
C3
Gestin
Administrativa
C3
Gestin
Administrativa
C3
Gestin
Administrativa
C3
Gestin
Administrativa

C3
Gestin
Administrativa
C3
Administrativa
C3
Administrativa
C3
Administrativa
C3
Administrativa
C3
Administrativa
C3
Administrativa
C3
Administrativa
C3

Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin

RIESGOS

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 87 de 94

ACCIONES

RESPONSABLE

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Secretario General

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Falta de programacin de las compras


Falta de estudios serios de factibilidad y
conveniencia en los procesos de contratacin.
Perdida de bienes o insumos
Violacin al principio de transparencia
Monopolio de contratistas.
Direccionamiento desde el pliego de
condiciones o trminos de referencia
Aclaraciones, adiciones, adendas a los
pliegos de condiciones en los trminos de
referencia
Falta de estudios serios de factibilidad y
conveniencia en los procesos de contratacin

Coordinador
Administrativo

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Violacin al principio de transparencia


Monopolio de contratistas
Celebracin de contratos por medio de la
figura de Urgencia Manifiesta
Direccionamiento desde el pliego de
condiciones o trminos de referencia
Convenios Interadministrativos
Procesos inadecuados de interventoria
Vinculacin a travs de contratos de

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Secretario General

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
Administrativa
C3 Gestin
Administrativa

C3 Gestin
Administrativa
C3 Gestin
Administrativa
C4
Gestin
de
Recursos Financieros
C4
Gestin
de
Recursos Financieros
C4
Gestin
de
Recursos Financieros
C4
Gestin
de
Recursos Financieros
C4
Gestin
de
Recursos Financieros
C4
Gestin
de
Recursos Financieros
C5 Gestin Documental
C5 Gestin Documental
C5 Gestin Documental
C5 Gestin Documental
C5 Gestin Documental
C5 Gestin Documental

RIESGOS

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
Pgina 88 de 94

ACCIONES

RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Coordinador
Administrativo

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Tec. Adm. de Archivo


Central

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Tec. Adm. de Archivo


Central

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

prestacin de servicios
No atender debida y oportunamente las
solicitudes de soporte tcnico y de
mantenimiento de infraestructura realizadas
por parte de las dependencias del Instituto.
Ausencia de servicios pblicos para la
Errores en la ejecucin de las tareas por parte
del personal de mantenimiento
Falta de Planeacin Presupuestal
Falta de control sobre los bienes del estado
Atraso en la informacin contable y financiera
Estados financieros no razonables
Trmites Excesivos
Inexistencia en el procedimiento
facturacin, recaudo y cartera
Prdida de Expedientes
Condiciones inadecuadas del Archivo
Central
Demora en la prestacin del servicio
Tablas de Retencin Documental
desactualizados
Deterioro fsico de la documentacin
Almacenar documentos innecesarios

de
Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.
Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
C6 Administracin de
medios Educativos
C6 Administracin de
medios Educativos
C6 Administracin de
medios Educativos
C6 Administracin de
medios Educativos
C6 Administracin de
medios Educativos
C6 Administracin de
medios Educativos
C6 Administracin de
medios Educativos
C6 Administracin de
medios Educativos
C6 Administracin de
medios Educativos
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior

RIESGOS

Fsicos
Hurto

Deterioro y /o Mutilacin

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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ACCIONES

RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Directora Unidad de
Biblioteca

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Garantizar
el
cumplimiento
de
la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos, planes de accin y
normograma que aplican al proceso.

Coordinador de Gestin
y Sistemas

Desde la fecha de aprobacin


de la documentacin del
Proceso

Sub dimensionamiento de la red


Seguridad en el manejo de la informacin
Prstamo de equipos en mal estado o
daados
Baja estructura informtica.
Sistemas de informacin
Fallas en plataforma tecnolgica
No se ejecuta la malla curricular
establecida en las instituciones de
educacin media
Currculos de programas acadmicos no
adecuados
Distribucin inadecuada de los recursos
Favorecimiento en la
recursos acadmicos

asignacin

de

Garantizar el cumplimiento de la
caracterizacin,
los
procedimiento,
instructivos, formatos y normograma que
aplican al proceso

Coordinador
de
articulacin
de
la
educacin media con la
superior.
Personal
administrativo
y
docente vinculado al
proceso de articulacin

Desde
la
fecha
de
aprobacin
de
la
documentacin del Proceso

Manual de Administracin de Riesgos

PROCESO O
SUBPROCESO
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior
C7 Articulacin de la
educacin media con la
superior

RIESGOS

Personal docente no competente


Falta de planeacin de las actividades
docentes
Recursos acadmicos insuficientes para la
prestacin del servicio educativo
Incumplimiento en las labores de
autoevaluacin
establecidas por el
Instituto.
Incumplimiento de la metodologa de
autoevaluacin.

ACCIONES

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Manual de Administracin de Riesgos

DG-DER-07-V4
Vigencia: 7/07/ 2011
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16. CONTROL DE CAMBIOS


VERSIN

FECHA DE APROBACIN

V1

26/07/2006

V2

09/12/2008

V3

14/12/2009

V4

7/07/2011

DESCRIPCIN DE LOS CAMBIOS

Se aprueba y adopta el Mapa de Riesgos del Instituto Tecnolgico de


Soledad Atlntico ITSA
Se actualizo el manual de Administracin de Riesgos y se incluyeron los
riesgos asociados al mantenimiento de la infraestructura fsica del Instituto
as como los riesgos asociados a la Unidad de Biblioteca.
Se ingreso los riesgos, la valoracin y acciones relativos a la perdida de
bienes o insumos dentro del almacn y los asignados a funcionarios.
En el numeral 12. Listado General del proceso y subprocesos, se cambia
el cargo de profesional universitario a profesional Especializado de las
funciones del Admisiones y mercadeo. En el numeral 13 Identificacin de
riesgos, se elimina el proceso de seleccin de aspirantes. Del proceso de
Admisiones y mercadeo se elimina el riesgo de desacierto ya que esta es
igual al riesgo de influencia y Omisin en las etapas de evaluacin de los
aspirantes. Se incluye en admisiones y mercadeo el riesgo de retraso en
atencin a usuarios. En el numeral 14. Calificacin y evaluacin de
riesgos se incluye la calificacin del riesgo de retraso en atencin a
usuarios.
Se modifican los efectos y descripcin del riesgo fsico de Administracin
de medios educativos.
Se actualiza el responsable del proceso de Bienestar institucional. En el
riesgo de Bajo impacto de los programas de bienestar institucional, se
anexa la causa de no contar con espacios fsicos.
Se modifica en gestin documental el riesgo de Prdida de expediente,
incluyendo el agente generador y se modifica la causa. En el riesgo de
Demora en prestacin del servicio se agrega el agente generador
Espacios inadecuados y se anexa la causa de estantes inadecuados. En
el numeral de evaluacin de riesgos se modifica el cargo del responsable
de auxiliar a tcnico administrativo de archivo central.
En el numeral 12. Listado General de procesos y subprocesos en el
proceso de apoyo de Mantenimiento de la infraestructura fsica se anexa
el cargo de Tcnico administrativo para las actividades del mantenimiento.
En el proceso de Gestin de recursos financieros se anexa el cargo de
Coordinador Administrativo.
En el proceso de gestin de planificacin de proyectos, se actualiza el
cargo a Coordinador de planificacin de proyectos. Se agrega el riesgo de
ejecucin inadecuada de la inversin.
En el proceso de comunicacin pblica se actualiza el cargo a profesional
responsable de comunicaciones.
En el proceso de investigaciones se actualiza el cargo a Coordinador de
investigaciones y proyectos. Se actualizan los riesgos del proceso de
Investigaciones y proyectos.
Se incluyen los riesgos del proceso de articulacin de la educacin media
con la superior. Se elimina Anexo A y B debido a no considerar la
necesidad de seguir usando los formatos.
Se actualiza el riesgo sub dimensionamiento de red del proceso de
administracin de medios educativos. Se ingresa el riesgo de fallas en
plataforma tecnolgica. Se aumenta el alcance del manual a la sede de
ITSA Barranquilla.

Manual de Administracin de Riesgos

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ANEXO A. Formato. Identificacin de riesgo


PROCESO O
SUBPROCESO

OBJETIVO

RIESGO

DESCRIPCIN

AGENTE
GENERADOR

CAUSAS

EFECTOS

Manual de Administracin de Riesgos

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Vigencia: 7/07/ 2011
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ANEXO B. Formato. Anlisis y valoracin de riesgos


PROCESO O
SUBPROCESO

RIESGOS

FRECUENCIA

GRAVEDAD

CALIFICACIN
CAIFICACIN

EVALUACIN

MEDIDA DE RESPUESTA

Manual de Administracin de Riesgos

ANEXO C. Formato. Identificacin de riesgo

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Vigencia: 7/07/ 2011
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