Procesos del servicio Farmacutico

UNP

INTRODUCCIN

BOTICA San Valentn EIRL cuenta con un servicio farmacutico

encargado de la gestin de medicamentos e insumos mdicos constituido
por una farmacia que le permite realizar los procesos de adquisicin,
almacenamiento, distribucin, comercializacin y control de calidad, as
como un laboratorio

central de mezclas encargado de la produccin,

dispensacin y aseguramiento de la calidad de unidosis oncolgicas, no

oncolgicas, nutriciones parenterales, mezclas magistrales, reenvase y
reempaque, esto permite la oferta de servicios no solo al interior de la
organizacin, si no tambin a otras instituciones que los requieren, siendo
una alternativa de alta eficiencia que permite el cumplimiento de la
reglamentacin vigente, mediante la optimizacin de los recursos tcnicos
y humanos y los ms altos estndares de calidad brindando beneficios
sociales, mejor calidad de vida en los usuarios ante tratamientos ms
seguros

modernos,

al

mismo

tiempo

permite

el

ahorro

en

infraestructura, recursos tcnicos, humanos y administrativos, que se

traducen en beneficios econmicos tanto institucionales como generales.

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Ganadores los que se atreven a seguir sus sueos y los hacen realidad

Las Alumnas.

DESCRIPCIN DEL PROCESO DEL SERVICIO FARMACUTICO

I: DESCRIPCION GENERAL
El servicio farmacutico cuenta con mltiples procesos y procedimientos
fundamentales que requieren de gran precisin y control, con objetivos
procedimentales se establecieron los componentes de accin del servicio
farmacutico as:
1.1.- Componente Cientfico
Seleccin

de

Medicamentos

Inclusin

en

el

Listado

de

Medicamentos de Oncomedic
Atencin Farmacutica
Programa de Farmaco-vigilancia
Programa de Tecno-vigilancia
Informacin de Medicamentos
Componente Administrativo y Logstico
Gestin de Recursos
Programa de Gestin Integral de Residuos Hospitalarios PGIRH

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Procedimiento de Contratacin de Proveedores Para la Adquisicin de

Medicamentos y Dispositivos Mdicos
Procedimiento Adquisicin de Medicamentos y Dispositivos mdicos
Procedimiento Recepcin de Medicamentos y Dispositivos Mdicos
Procedimiento

de

Almacenamiento

de

Medicamentos

Dispositivos

Mdicos
Distribucin de Medicamentos y Dispositivos Mdicos
Procedimiento de Devolucin de Medicamentos y Dispositivos Mdicos
Procedimiento de Disposicin final de Medicamentos y Dispositivos
Mdicos
1.2.- Componente Operativo en Farmacotecnia
Procesos y Procedimientos de Farmacotecnia
1.3.- Componente de Gestin de la Calidad y de Apoyo
Proceso de Gestin de Calidad
Calidad de Productos Servicio Farmacutico
Programa del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Subprograma de Orden Aseo y Bioseguridad
Componente Documental
Programa de Gestin Documental
Listado Maestro de Documentos
3

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

1.1 Cuadro de Procesos

Nombre

del

proceso
Coordinador
proceso
Producto

del

Procesos del Servicio Farmacutico

Direccin Tcnica
Adecuada gestin de medicamentos del servicio farmacutico
Solicitud de servicios de uso racional de medicamentos
Seleccin de medicamentos

Entrada

Adquisicin de medicamentos y dispositivos

Ordenes medicas
Autorizaciones

Salidas

Medicamentos

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Medicamentos en unidosis, nutriciones, magistrales

Devoluciones
Residuos
Atencin farmacutica
Reportes
Procedimientos

Componente Cientfico
Seleccin de Medicamentos
Atencin Farmacutica
Frmaco-Vigilancia
Frmaco-Dependencia
Informacin de Medicamentos
Componente Administrativo y Logstico
Procesos de Gestin del Talento Humano
Procesos de Gestin del Ambiente Fsico
Programa de Gestin Integral de Residuos Hospitalarios PGIRH
Procedimiento de Contratacin de Proveedores Para la Adquisicin de
Medicamentos y Dispositivos Mdicos
Procedimiento de Adquisicin y Recepcin de Medicamentos y
Dispositivos mdicos
Procedimiento de Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos
Mdicos

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Distribucin de Medicamentos y Dispositivos Mdicos

Procedimiento de Devolucin de Medicamentos y Dispositivos Mdicos
Componente Operativo en Farmacotecnia
Procesos y Procedimientos de Farmacotecnia
Componente de Gestin de la Calidad y de Apoyo
Manual Proceso Administrativo del Sistema de Gestin de Calidad
Programa de Calidad del Servicio Farmacutico
Programa Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Componente Documental
Programa de Gestin Documental
Listado Maestro de Documentos

II: DESCRICION ESPECFICA

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES QUE PERMITEN HACER LOS
PROCESOS EN LOS NEGOCIOS
EMPRESA: BOTICA San Valentn
1.- Compras de productos farmacuticos.
Gestin de datos centralizados, tanto logsticos, como financieros
Registro de histricos de precios (material-proveedor)
Valoracin separada por lotes
Verificacin de facturas recibidas.
6

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Gestin de stocks.
Informes de anlisis de pedidos, entrada y facturas
2.- FACTURACION
Se

hacen

todas

las

facturas

emitidas

por

la

empresa,

adems se revisan todas las facturas recibidas por si hayan hecho

un descuento que tenan que hacerle a la empresa.

En algunas empresas el departamento de facturacin tambin se

encarga de estar pendientes de los cobros y pagos de estas facturas
aunque lo normal es que hay un departamento dedicado a este
cometido.

Estar en constante actualizacin y seguimiento de base de datos e

informacin suministrada por los laboratorios

Revisar, elaborar y registrar cuentas de cobro si las hubiese

Seguimiento de gestin y respuesta de los correos segn sea el

laboratorio

Procesos del servicio Farmacutico

3.-

UNP

INVENTARIOS: este es un proceso importante en el control del

negocio para ello, BOTICA SAN VALENTIN realiza lo siguiente:

Control analtico de costos estructurales en tiempo real
Evaluacin de proveedores, en funcin de criterios varios, como
calidad, plazos de entrega, etc.
Roturas de stock
Control de lotes y caducidades.
Gestin de almacenes en funcin de las propiedades de los
materiales.
Integracin de la cadena de abastecimiento (sucursales-almacenes
centrales)
Sobrantes de stock.

3.1.- PROPUESTAS DE SOLUCION AL PROCESO

Para hacer frente a estos problemas y debido a que la empresa no cuenta
con un ERP solo usa un sistema sencillo de kardex y de facturacin, se ha
optado por la compra del sistema Pharmacy soft, ya que el desarrollo de
un software implicara de conocimientos muy especializados que no van
acorde a los de la empresa, adems requerira de mucho tiempo y esfuerzo.
8

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Esto quiere decir que la empresa adquirira un sistema ya desarrollado y

no emprendera el proyecto de disear uno especialmente a su medida,
dado que existen en el mercado aplicaciones que podran adaptarse a sus
necesidades.
Pharmacy soft, es una solucin estndar, basada en la plataforma mySAP
Business Suite, dirigida a empresas del sector farmacutico, orientada a
cubrir las necesidades de control de costes del producto, gestin de la
calidad, as como las relaciones con los clientes y proveedores. Una
herramienta que proporciona la informacin necesaria en tiempo real, que
permita la toma de decisiones adecuadas, con el objeto de posicionarnos
en el mercado de forma competitiva.
Pharmacy Soft es desarrollado con la finalidad de solucionar y controlar
los procesos muy particulares de la industria del retail farmacutico
evitando recaptura y reprocesamiento de informacin entre las diferentes
reas.
Pharmacy Soft, est diseado para contribuir a la mejor administracin y
operacin de cualquier tipo de establecimiento farmacutico, sin importar
su tamao.
Cuenta con 3 mdulos que cubren integralmente todas las necesidades de
este sector,

garantizando una correcta toma de decisiones, un aumento

inmediato en la productividad y una reduccin de costos.

Caractersticas:

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Sistema tipo ERP, el cual cubre todas las operaciones de la farmacia

Punto de venta de fcil interaccin

No importa el nmero de sucursales ni usuarios

Toda la informacin se encuentra centralizada para una mejor toma

de decisiones entre las reas.

Compra Inteligente, ptimos y das de inventario, son caractersticas

que harn que el inventario siempre sea el ms adecuado y evite
tener sobre-inventario.

Las nuevas funcionalidades van encaminadas a la operacin de la

farmacia, ya que las peticiones son hechas directamente por los
usuarios.

Una plataforma actualizada ya que por la retroalimentacin de

nuestros clientes esta no cae en la obsolescencia.

Funciones:
Mdulo de Punto de venta con alertas en pantalla
Servicio a domicilio listo para Call-Center

10

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Control de venta a crdito a empleados con lmites de crdito

definidos
Mensajes de salida y alertas para una mayor ayuda al empleado
Recepcin de pagos con tarjeta de crdito y dbito
Facturacin Electrnica
Registro de comisiones a vendedores.
Conocimiento de existencias en sucursales de manera inmediata por
sistema.
Contabilidad y Caja General actualizndose en cada operacin que
se realiza.
Conocimiento y peticin de medicamento en otras sucursales antes
de realizar pedido para una mejor rotacin de inventario.
Venta de tiempo aire, evitando los inventarios fsicos, as como la
recepcin de pagos de servicios (luz, agua, cable, telfono, etc.)
Comisin por venta de medicamento para incentivar la venta en
mostrador.
Niveles de seguridad por campo, roles, usuarios, registro de huella
digital y fotografa as como vencimiento de password configurable.
Control de las promociones por fecha o cantidad establecida, as
como su conocimiento en cada Punto de Venta al momento.

11

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Beneficios

Control de toda la operacin del punto de venta: ventas, compras,

devoluciones, ajustes de inventario, pedido a mayoristas, ventas a
domicilio y traspasos entre sucursales.

Anlisis de informacin para una correcta toma de decisiones y

formulacin de estrategias.

Optimizacin de las ventas, mediante un control de productos

equivalentes y sustitutos no ms productos negados.

Permite

la

administracin

de

varias

sucursales

tener

la

informacin en lnea de todo lo que pasa; pero sobre todo el control

de estas sin importar las operaciones de cada una.
Alcances:

Emisin de vales para clientes para intercambio en otras sucursales

por falta de producto.

Venta a domicilio con monitoreo del pedido hasta la recepcin del

dinero en caja.

Alerta de efectivo mximo en caja para mayor seguridad.

Control de devoluciones.

Control de costos.

Control de productos pedidos vs productos recibidos.

Toma de inventario fsico de forma electrnica o manual para su

comparativo vs inventario terico.

Anlisis de utilidad, desplazamiento por zonas, ventas.

12

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Informacin en lnea de todo lo que pasa en los productos vencidos.

4.- ALMACENAMIENTO
La

gestin

de

almacenes

se

define

como

el

proceso

de

la

funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento

dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier
material materias primas, semielaborados, terminados, as como el
tratamiento e informacin de los datos generados.
La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea logstica
funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y
la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las
actividades ms importantes para el funcionamiento de una organizacin.

13

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

4.1.- Importancia y objetivos de la gestin de almacenes

Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen
directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de
ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la grfica anterior
sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de
fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas
se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos
claros objetivos.
Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:
OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
14

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte

Y los beneficios (que justifican su importancia) son:
BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente
4.2.- Funciones del almacn
Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia
de mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas
funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones
comunes son:

Recepcin de Materiales.

Registro de entradas y salidas del Almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

15

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de

inventarios y contabilidad.

4.3.- Proceso de la gestin de almacenes

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes
transversales que representan los procesos principales - Planificacin y
Organizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que
componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn
y el movimiento.

4.4.- Proceso de control de calidad:

16

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Planificacin e inspeccin automatizadas en aprovisionamiento.

Inspeccin en devolucin de productos
4.5.- Proceso de ventas al cliente:
a) Requerimientos de Cliente
Descripcin: El cliente proporciona los requerimientos del producto
que necesita.
Procesos-Entidades: El cliente Realiza una Solicitud Para la compra
de materiales que requiere a travs de una solicitud.
Estructura de datos: Los datos que el cliente proporciona son:
caractersticas del producto, precios aceptables, Cantidad x Unidad
y fecha de entrega.
b) Cotizaciones
Descripcin: Es un documento donde se especifica los precios
actuales de los productos que el cliente requiere y esperar que el
cliente los acepte.
Procesos-Entidades: La cotizacin se da desde el sistema de ventas
hacia la entidad cliente.
Estructura de datos: Los datos que contiene la cotizacin son:
descripcin del producto cotizado, cantidades, precios, fecha de
cotizacin, fecha de entrega, datos del vendedor y cualquier otra
informacin adicional necesaria.
c) Cotizacin aprobada
17

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Descripcin: Es la decisin que el cliente toma de acuerdo a la

cotizacin que se le entrego, puede tener 2 diferentes tipos que son:
cotizacin aceptada, cotizacin rechazada.
Procesos-Entidades: Esta es la respuesta desde la entidad cliente al
proceso de control y venta.
Estructura de datos: La estructura esta defina por cotizacin
aceptada o rechazada.
d) Requerimientos de Precios
Descripcin: Es un documento que se emite con relacin a los
precios especificados que el cliente requiere.
Procesos-Entidades: El documento es realizado por el departamento
de ventas hacia la entidad cliente.
Estructura de datos: La estructura del documento es: fecha,
nombre de cliente, precios de producto requerido, nombre de
producto.
e) Precios especficos
Descripcin: Es la informacin actual de los precios de los
productos contra los precios que el cliente requiere.
Procesos-Entidades: Es proporcionado por la entidad cliente hacia
el departamento de ventas.

18

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Estructura de datos: La estructura del documento es: fecha,

nombre de cliente, precios de producto confrontados (precios
requeridos contra precios actuales), nombre de producto,
ANEXOS A LA COTIZACION:
Requerimientos de Cliente(Existencias)
Descripcin: Comprende la verificacin del producto que el cliente
requiere.
Procesos-Entidades: Este va desde persona que factura hacia
almacenamiento producto.
Estructura de datos: La estructura de este flujo comprende: fecha,
numero de pedido, descripcin de producto, cantidad de producto.

f) Factura
Descripcin: Es el documento de factura o crdito fiscal que se
emite en forma total o parcial del pedido del cliente.
Procesos-Entidades: La emisin de este comprobante es entregada
a la entidad cliente

19

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Estructura de datos: Esta comprende: nmero de factura, fecha,

datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y valores y
total.

20

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

21

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

22

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

23

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

INTERPRETACION
Como podemos observar en el diagrama forrester el personal de
atencin cumplen una funcin sper importante para el desarrollo de la actividad
del negocio VENTAS, ya que los trabajadores cumplen con sus 8 horas de trabajo,
aunque algunos trabajan horas extras excedindose hasta 12 horas diarias.

24

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

MODELO MATEMATICO

(01)

atencin de pedidos=
RANDOM UNIFORM (50, 100 , 2)
Units: prdoctos/dia

(02)

capacidad normal=
capacidad real de ventas*380
Units: **undefined**

(03)

capacidad real de ventas=

RANDOM UNIFORM (50, 200 , 40 )
Units: prodoctos/dia

(04)

demanda de productos=
inventario de productos farmaceuticos-pedidos de clientes
Units: **undefined**

(05)

desface de productos=
demanda de productos
Units: **undefined**

(06)

FINAL TIME = 100

Units: Month
The final time for the simulation.

(07)

horas de trabajo=
25

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

Personal de atencin*8
Units: **undefined**

(08)

INITIAL TIME = 0
Units: Month
The initial time for the simulation.

(09)

inventario de productos farmacuticos=

150
Units: **undefined**

(10)

ordenes de entrega=
capacidad real de ventas-atencin de pedidos
Units: **undefined**

(11)

pedidos de clientes=
RANDOM UNIFORM (50, 100, 20)
Units: productos/da

(12)

personal de atencin=
RANDOM UNIFORM (8, 12 , 4 )
Units: prodoctos/dia

(13)

personal de atencion=
RANDOM UNIFORM(8, 12 , 4 )
Units: persona dia

26

Procesos del servicio Farmacutico

(14)

UNP

productos requeridos=
capacidad real de ventas-ordenes de entregas
Units: **undefined**

(15)

SAVEPER =
TIME STEP
Units: Month [0,?]
The frequency with which output is stored.

(16)

TIME STEP = 1
Units: Month [0,?]
The time step for the simulation.

27

Procesos del servicio Farmacutico

UNP

28