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PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDAR CONTRATOS

GESTIN DE ABASTECIMIENTO
DIRECCIN ESTRATGICA DE ABASTECIMIENTO
GAB-P-002

Elaborado
29/08/2012

Versin: 1

1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento de liquidacin de los Contratos de ejecucin sucesiva sujetos al Manual de
Contratacin de ECOPETROL S.A. celebrados entre ECOPETROL S.A. y sus Contratistas.
2. GLOSARIO
Adicional al glosario consignado en el Manual de Contratacin de ECOPETROL S.A., en el Manual
para la Administracin y Gestin de Contratos y Convenios de ECOPETROL S.A., se deben tener en
cuenta los siguientes trminos:
CONTRATOS DE EJECUCIN SUCESIVA:
obligaciones se prolongan en el tiempo.

Aquellos

cuya

ejecucin

cumplimiento

de

DPS: Documentos del Proceso de Seleccin


LIQUIDACIN DE CONTRATO: Es la etapa del Contrato en la cual las Partes hacen una revisin y
balance total del estado del mismo, de las obligaciones ejecutadas y los bienes o servicios
entregados. As mismo se analizan los reconocimientos o ajustes econmicos a que haya lugar, con
el fin de que las Partes se puedan declarar a paz y salvo.
La liquidacin del Contrato no libera al Contratista de responder por la estabilidad de la obra o
calidad de los bienes o servicios suministrados. En consecuencia, cuando con posterioridad a
liquidacin del Contrato se presenten hechos que le causen un perjuicio a la Entidad, se exigir
Contratista la reparacin correspondiente y harn efectivas las garantas constituidas en
Contrato.

la
la
al
el

PLAZO DE EJECUCIN: Es el periodo o trmino en ds que se fija en el Contrato para la ejecucin


del objeto, el cumplimiento de las prestaciones y dems obligaciones derivadas del mismo.
VIGENCIA DEL CONTRATO: Es el perodo que inicia con la suscripcin del acta de inicio, continua con
el plazo de ejecucin del mismo y termina con el periodo contractualmente pactado para la liquidacin
del Contrato.
3. CONDICIONES GENERALES
Una vez cumplido el objeto contractual a cargo del Contratista o cuando el plazo de ejecucin
estipulado en el Contrato se haya vencido, el Contrato debe liquidarse.
La liquidacin la deber proyectar el Gestor Administrativo, y aprobar el Administrador del Contrato. La
misma, se har constar en un documento o acta (bilateral o unilateral), en el se dejar constancia
sobre el estado general de cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones a cargo de las Partes.

Plantilla 010
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GESTIN DE ABASTECIMIENTO
DIRECCIN ESTRATGICA DE ABASTECIMIENTO
GAB-P-002

Elaborado
29/08/2012

Versin: 1

Terminacin del Contrato


El Contrato terminar de manera ordinaria por el vencimiento del trmino de su vigencia, una vez
expirado el plazo de ejecucin del mismo y agotada la etapa de liquidacin; y de manera
extraordinaria en cualquiera de los siguientes eventos:
a. Por mutuo acuerdo entre las Partes y la liquidacin definitiva.
b. Cuando el servicio o las obras contratadas son culminadas a satisfaccin, y
c. Por declarar ECOPETROL S.A. la terminacin anticipada del Contrato. En este caso, el Contrato
terminar con la liquidacin definitiva del mismo.

Liquidacin del Contrato

Liquidacin por Mutuo Acuerdo de las Partes. Es el acuerdo de voluntades a que llegan las
Partes del Contrato, para efectuar la liquidacin del mismo. Por regla general, se suscribe una
vez finalizado el plazo de ejecucin. El trmino para liquidar de mutuo acuerdo es el fijado en el
Contrato. Si este trmino no se contempl, deber hacerse dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la finalizacin del plazo de ejecucin del Contrato.
Se podr ampliar de comn acuerdo el plazo de la liquidacin.

Liquidacin Unilateral. Si no es posible realizar la liquidacin de mutuo acuerdo, o si el


contratista no se presenta a realizar la liquidacin o cuando hay declaracin expresa del
contratista sobre la imposibilidad de continuar con el contrato se podr realizar la terminacin
unilateral del mismo.

Responsabilidad de la Liquidacin
El Administrador, el Gestor Administrativo, el Gestor Tcnico y el Contratista, adems de las
funciones contempladas en el Manual para la Administracin y Gestin de Contratos de ECOPETROL
S.A., tendrn las siguientes funciones:

Revisar toda la informacin acerca del Contrato, para efectuar un balance entre lo ejecutado
por el Contratista y lo pagado por ECOPETROL S.A.
Hacer los ajustes monetarios a que haya lugar, por concepto de errores detectados.
Determinar el valor final del Contrato.
Elaborar y suscribir el acta de liquidacin del Contrato.
Analizar objetivamente solicitudes de reconocimiento econmico y recomendar la mejor decisin al
Funcionario Autorizado.

4. DESARROLLO
La liquidacin del Contrato puede tener diferentes procedimientos los cuales pueden ser:

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GAB-P-002
4.1

Elaborado
29/08/2012

Versin: 1

Liquidacin de Mutuo Acuerdo

Una vez finalizado el Contrato en alguna de las formas establecidas en el numeral 6.1 de la
presente Gua ECOPETROL S.A., la Gestora Administrativa y el Contratista se deben reunir para
revisar la ejecucin total del Contrato y determinar los montos a favor de cada una de las Partes.
En la liquidacin se debe constatar lo ejecutado versus lo pactado en el Contrato; s realmente se
cumpli en trminos de alcance, calidad y cantidad y s lo realizado est dentro de las condiciones
acordadas.
Los interlocutores de Ecopetrol S.A. deben asegurar, previo a la suscripcin del acta de liquidacin
el cumplimiento del contratista de todas las obligaciones laborales y el paz y salvo con los
proveedores y subcontratistas y el cierre de la gestin de incidentes.
En el acta constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que lleguen las Partes, para
poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo con las obligaciones
asumidas en el respectivo Contrato.
Para la suscripcin del acta de liquidacin se exigir al Contratista la modificacin y/o expedicin
de las garantas constituidas con ocasin del Contrato. (Ej.: calidad del bien, estabilidad de obra,
pago de salarios y prestaciones, etc.)
En el evento de resultar sumas de dinero a favor de ECOPETROL S.A. y a cargo del Contratista, el
acta de liquidacin bilateral o el documento de liquidacin unilateral presta mrito ejecutivo.

4.1.a Procedimiento
-

El Gestor Tcnico deber suscribir con el contratista el acta final de cantidades correspondiente
para incluir su valor en la liquidacin del contrato.

El Gestor Administrativo deber elaborar el acta de liquidacin, asegurar su formalizacin y


gestionar los recursos para el pago final.

El acta debe contener una descripcin detallada de lo ejecutado, especificando cantidades y las
condiciones de calidad en que se ejecutaron las obligaciones, adems de los valores parciales y
los valores pendientes de cancelar.

El acta la deber aprobar el Administrador del contrato y el representante legal del Contratista,
celebrada la misma sta produce efectos jurdicos entre las partes.

ECOPETROL S.A. salvo sobre las observaciones registradas por el contratista en el documento
de liquidacin, no dar trmite a reclamacin alguna ni proceder a conciliaciones o
transacciones posteriores.

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4.2

Elaborado
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Versin: 1

Liquidacin Unilateral
-

Si el Contratista no se presenta a la liquidacin o no se llega a un acuerdo sobre el


contenido de la misma, Ecopetrol S.A. sta podr liquidar directa y unilateralmente el
Contrato.

La liquidacin unilateral se deber realizar dentro del trmino contractual, contado a partir
del vencimiento del plazo para liquidar el Contrato de comn acuerdo; o en su defecto
dentro del trmino de 2 meses contados a partir del vencimiento del plazo para realizar la
liquidacin de mutuo acuerdo.

El documento de liquidacin unilateral deber emitirlo el Administrador del Contrato o el Liquidador


Designado para el efecto, previo visto bueno del Gestor Administrativo.
5. CONTINGENCIAS
No Aplica.

RELACIN DE VERSIONES

Versin
1

Fecha
06/07/2009

Versin
1

Fecha
29/08/2012

Documento Anterior
Antiguo Cdigo y Ttulo
Cambios
ECP-DAB-P-45
Emisin del documento.
PROCEDIMIENTO PARA LA
LIQUIDACIN DE
CONTRATOS
Documento Nuevo
Cambios
Emisin del documento.

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Versin: 1

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la
dependencia responsable:
Elabor: Juan Carlos Ojeda
Telfono: 2344669
Buzn: Juan.Ojeda@ecopetrol.com.co
Dependencia: Coordinador Gestin Administrativa de Contratos

Revis

Aprob

JUAN CARLOS OJEDA


Coordinador Gestin Administrativa de
Contratos

RICARDO JARAMILLO
Jefe de Unidad de Compras y Contratacin (e)

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