CONEIX PROJECT KNOWLEDGE MANAGEMENT.

1. Objeto
La

herramienta

CONEIX

responde

la

necesidad

de

aprovechar

productivamente las nuevas tecnologas para aumentar la competitividad de

las ingenieras y empresas de servicios que trabajan por proyectos.
CONEIX pretende poner a un clic todos aquellos datos significativos
generados en la ejecucin de proyectos que son tiles y necesarios para
conseguir un ptimo funcionamiento de estas empresas.
Para conseguir este objetivo nos guiamos por los siguientes principios:

El sistema CONEIX se dirige a un tipo muy concreto de empresas:

ingenieras, despachos de arquitectura y empresas que trabajan por
proyectos.

Las lneas de evolucin de la herramienta se deciden conjuntamente

con las empresas y el funcionamiento de la herramienta informtica
se disea conjuntamente con los usuarios.

La aplicacin dispone de una arquitectura parametrizable que le

permite adaptarse a las especificidades de cada empresa.

CONEIX pretende a su vez aprovechar y favorecer sinergias entre las

distintas empresas que forman parte del proyecto.

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2. Antecedentes.
El proyecto CONEIX naci de la voluntad de seis organizaciones de crear
una herramienta que les permitiera integrar la gestin de proyectos y
recoger todo el conocimiento generado en la realizacin de los mismos.

La primera etapa del proyecto, consisti en un anlisis exhaustivo de las

necesidades para cada uno de los perfiles del la herramienta, definidos por
los

futuros

usuarios

atendiendo

al

desarrollo

de

su

tarea

diaria:

responsables de proyecto, tcnicos, administrativos, comerciales y gerencia.

Era necesario disear una herramienta que proporcionara los datos
necesarios para la realizacin de proyectos y a la vez permitiera recoger
todo el conocimiento que en ellos se generaba.

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Como resultado de este anlisis, surgieron tres mapas de conocimiento tipo

correspondientes a los procesos bsicos de una empresa de servicios que
trabaje por proyectos:
o

Comercial.

Direccin de proyectos.

Ejecucin de proyectos.

El trabajo en equipo de las seis empresas permiti disear una herramienta

que incorporara las buenas prcticas de cada una, a la vez que evitaba la
incorporacin de sus vicios operativos.
El trabajo en equipo de usuarios y programadores ha permitido disponer de
una herramienta adaptada a las necesidades reales, y fcil de utilizar: con
un corto periodo de aprendizaje, y sobre todo til: proporciona aquello que
necesitas en el momento en que es necesario.
A finales del ao 2003 se instal la primera versin del CONEIX.
Actualmente la versin 2.4 incorpora toda la funcionalidad necesaria para la
gestin de una ingeniera.

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3. Descripcin del sistema.

CONEIX es una intranet de Gestin de Proyectos que facilita la recogida de
todos aquellos datos que se generan durante un proyecto, que pueden
sernos tiles a nosotros o al resto de la empresa en proyectos posteriores.
CONEIX permite realizar un control econmico tanto global como del da a
da del proyecto, a la vez que almacena todos los documentos relacionados
facilitando su control.
CONEIX permite la gestin administrativa de la empresa: facturacin,
control y seguimiento de pedidos, compras, seguimiento de cobros.

Adicionalmente ofrece:

Anlisis de costes del proyecto.

Base de datos de empresas y personas.

CRM para el seguimiento de acciones comerciales.

Registro del da a da de proyectos, empresas y personas. Permite

realizar un seguimiento de todos los acontecimientos importantes
de un proyecto.

Gestin de tareas con alarmas.

Gestor documental con control de versiones, control de acceso y

procesos de aprobacin de documentos.

Gestin de incidencias de proyecto.

Evaluacin de proveedores.

Control de horas con sistema de alarmas.

CONEIX es una herramienta que permite el registro de todos los datos

importantes

del

proyecto

en

el

que

estamos

trabajando,

posteriormente, poder ser consultadas mediante un fcil acceso.

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para

4. Funcionalidades.
4.1. Noticias.
Las noticias son probablemente la herramienta ms til e innovadora de
CONEIX. Esta herramienta permite registrar un acontecimiento o un dato y
relacionarlo con un proyecto, una o ms empresas y una o ms personas.

El registro de noticias es una herramienta que mejora cualitativa y

cuantitativamente la comunicacin dentro y fuera del equipo del proyecto.

El registro de los datos significativos que hacen referencia a una persona, a

una empresa o a un proyecto, nos permitir disponer de un histrico de la
relacin de nuestra empresa con sus clientes, proveedores y colaboradores.
Tambin podremos consultar una bitcora con el da a da de todo el
proyecto.
La versin 2.4 incorpora la posibilidad de relacionar tareas y noticias en
cualquier orden. Por ejemplo:

Noticia: - La empresa XXXX S.A. ha decidido invertir en la construccin de

una nueva planta de produccin en Barcelona.
Tarea: - Buscar un contacto en la empresa XXXX S.A. y conseguir una
visita comercial.
Noticia: - Hemos conseguido una visita en XXXX S.A. para el da 23 de
Febrero.
Noticia: - La visita con el Sr. Prez de XXXX S.A. ha sido un xito y nos ha
pedido una oferta para la realizacin del proyecto.
Tarea: - Confeccionar la oferta.
/.../

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4.2. Base de datos de personas y empresas.

Uno de los conocimientos clave de la gestin de proyectos es el de las
personas y empresas que participan en ellos, ya sea como clientes,
proveedores o colaboradores.

CONEIX permite conocer:

Qu personas de mi equipo participaron en un determinado

proyecto.

Cules fueron mis proveedores y con qu personas de cada

empresa tratamos.

Con que personas de la empresa cliente tratamos.

Quienes son mis principales prescriptores: quienes me han

ayudado a conseguir un determinado proyecto.

Los datos histricos de nuestra relacin con estas personas y

empresas.

La las diferentes direcciones dnde se ejecuta el proyecto.

Las personas desplazadas en obra.

Estos datos podrn ser compartidos por toda la organizacin. Por ejemplo,
cuando un
ofrecido

un

jefe de proyecto encuentra un nuevo proveedor, y este ha

buen

servicio,

es

importante

que

otras

personas

subcontraten el mismo tipo de trabajo tengan la informacin accesible.

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que

CONEIX pone al alcance de la organizacin una completa base de datos

compartida de personas y empresas.

4.3. Control econmico del proyecto.

La intranet CONEIX ofrece informacin sobre:

El estado actual del proyecto: econmico y de horas dedicadas.

La previsin del estado final de cuentas.

Resultado del proyecto una vez ha sido cerrado y comparativa con

las previsiones iniciales.

Para obtener este anlisis podemos:

Registrar pedidos y facturas emitidas y recibidas.

Registrar horas realizadas y sus previsiones.

Registrar tanto el presupuesto como los costes iniciales.

Definir perfiles de coste/hora para cada tipo de trabajador.

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4.4. Resumen de datos del proyecto.

CONEIX agrupa todos los datos del proyecto en una sola carpeta:

Datos iniciales del proyecto:

Referencia

Ttulo y descripcin

Viabilidad

Unidad de negocio.

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Antecedentes (otros proyectos anteriores que hemos hecho y que

tienen que ver con el proyecto actual).

Hijos

(Proyectos

que

son

continuacin

de

un

proyecto

determinado).

Nivel de acceso.

Documentos

bsicos

del

proyecto:

Oferta,

especificaciones

tcnicas, planificacin.

Resumen grfico de horas.

Da a da: listado de todas las noticias registradas relacionadas

proyecto. Ofrecen un histrico de la evolucin del proyecto.

Equipo. Resumen de todas las personas y empresas que participan

o han participado en el proyecto: equipo interno, proveedores,
clientes, colaboradores y prescritores.

Componentes. Herramienta muy flexible que permite registrar en

el sistema toda la estructura del proyecto, organizada en
subgrupos, tareas y componentes.

Horas. Resumen de horas del proyecto.

Resumen econmico: previsin y resultados.

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4.5. Resumen econmico global.

A nivel econmico, el CONEIX tambin ofrece:

Anlisis numrico y grfico de la facturacin de mi empresa en

un periodo determinado.

Resumen numrico y grfico de la facturacin por clientes en

un periodo determinado.

Resumen grfico de la facturacin de mis proveedores.

Anlisis grfico y numrico de horas por proyectos y por tipos

de tarea.

4.6. CRM. Herramienta de seguimiento de acciones comerciales.

El CRM de CONEIX una herramienta muy sencilla, diseada a la medida de

las necesidades ms habituales del comercial de una empresa de servicios.
Dispone de las siguientes funcionalidades:

Clasificacin y listado de clientes.

Histrico de acciones comerciales y de marketing.

Listado de tareas pendientes.

Listado de prescritores.

4.7. Gestor documental.

Los documentos son una parte bsica en la gestin de todo proyecto.

CONEIX, incorpora un gestor documental diseado para satisfacer las
necesidades del equipo de proyecto de un modo sencillo y eficaz.

Se ha diseado una estructura que permite clasificar los documentos a

partir de sus relaciones con: proyectos, personas y empresas. Tambin

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pueden

clasificarse

atendiendo

diferentes

taxonomas

previamente

definidas, al tipo de documento y a sus palabras clave.

Adicionalmente, CONEIX automatiza el control de las versiones y revisiones

de los documentos.
Desde la versin 2.2 incorpora un procedimiento de revisin y aprobacin de
documentos.
4.8. Otras funcionalidades.
a. Registro de llamadas y mensajes.
Herramienta muy sencilla que permite dejar un mensaje a otro usuario de la
intranet del tipo:
Te ha llamado Pedro de la empresa XXX. Llmale en cuanto puedas.

El sistema facilita el registro del mensaje en la base de datos para su

posterior consulta.

Tambin permite enviar mensajes genricos a los otros usuarios.

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b. Agenda.
Permite consultar la direccin, el telfono y el histrico o las relaciones de
una persona o una empresa.

c. Propuesta.
La utilidad de la intranet CONEIX radica en que ha sido diseada a partir del
estudio de las necesidades de cada uno de los perfiles de usuarios. Para
asegurar la evolucin de la herramienta en la direccin adecuada, haca falta
definir un mtodo que hiciera muy fcil el envo de propuestas al equipo
desarrollador.
La funcionalidad Propuesta facilita esta tarea.

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4.9. Control de acceso.

Coneix permite configurar perfiles de usuario y definir para cada perfil los
accesos a las diferentes pantallas y funcionalidades.
Puede configurarse un acceso a clientes para que estos puedan acceder a la
informacin que nosotros queramos.

5. Datos tcnicos.
Coneix es una herramienta web implementada en PHP. Utiliza MySQL como
base de datos.
Puede instalarse en un servidor de la propia empresa o utilizarse en modo
SAAS (software as a Service) sobre nuestros servidores.
CONEIX es un sistema actualizable. La posibilidad de actualizacin de una
versin a la siguiente permite:

Disponer de las nuevas funcionalidades que se incorporan al

sistema.

Aseguran la inversin en la puesta en marcha del sistema.

Actualmente en Coneix se han invertido ms de 20.000 horas de

programacin. En el ao 2009 tenemos previsto dedicar unas 8.000 horas
adicionales a su mejora y perfeccionamiento.

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Coneix v2.4

El proyecto CONEIX no hubiera sido posible sin el soporte, el esfuerzo y la

colaboracin de: Carles Riba, Judit Coll, Francesc Civit, Adri Roca, Eduard Ferrer,
Xavier Casanova, Agust Domnech, Josep Pons, Antoni Sudri, Albert Snchez,
ngel Casanova, David Lampn, Francesc Gell, Juanjo Villanueva, Eli Abad,
Francisco Moya, Ricardo Alonso, Albert Boix, Enric Codina, Raquel Alguacil, Albert
Moleiro, y Miquel Delcls.

Contacto:

Miquel Delcls

miquel@delclos.com

Coneix Project Management S.L.

Tel/fax: 935898580
Mv. 647530860
c/Orient 49 4t 2a
08172 Sant Cugat del Valls

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