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INTRODUCCION
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6. EL METODO FODA
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8. ESPECIFICANDO ACTIVIDADES
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BIBLIOGRAFIA
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INTRODUCCION
Asimismo, pretende posibilitar certitud para que los planes operativos anuales
concebidos sean los que mejor se ajusten a sus necesidades presentes y
recursos disponibles, tanto en la organizacin como en sus miembros, a la vez
que, a travs del proceso utilizado, se fortalezcan organizacionalmente y
coadyuve a la consecucin de un futuro slido y exitoso.
Unidad 1
UN PLAN DE Y PARA TODOS
La organizacin es fundamental para dar poder a sus miembros en su lucha por
conquistar espacios sociales con equidad y sin discriminacin, por eso sus
acciones deben ir encaminadas a fortalecerse como grupo social. De ah que la
participacin y el compromiso de sus miembros se convierten en fundamentos
claves de su existencia y fortaleza, desde la concepcin de sus planes hasta la
evaluacin de los mismos, involucrndose, obviamente, en su proceso de
ejecucin.
El
punto
tanto,
de
es
partida,
tener
por
ideas
concretas y compartidas de
lo
que
organizacin
necesita
para
la
poder
Unidad 2
CONSTRUYENDO CONJUNTAMENTE EL PLAN
Todo proceso de planificacin comienza
creando un equipo de planificacin, el cual
puede estar compuesto por varios miembros
de la organizacin (no ms de 5). Tambin
puede invitarse a alguien no perteneciente a
la
organizacin
cuyas
habilidades
ms
personas
se
involucren ms se
enriquecer
su
contenido
ms
personas
querrn
REFLEXIONES IMPORTANTES
Finalmente vale reflexionar sobre la importancia de la buena ejecucin del
plan, pues su ejecucin no correcta afecta a todos y todas en la organizacin
porque:
UNIDAD 3
MARCO CONCEPTUAL DE LOS PLANES OPERATIVOS
En una organizacin es comn encontrar problemas, situaciones o carencias
que dificultan su desarrollo y/o desenvolvimiento, y, por ende, el de sus
miembros. Muchos de estos problemas, situaciones o carencias no tendrn
solucin o no podrn superarse si las y los miembros de la organizacin no
asumen responsabilidad frente a ellos, es decir si no toman cartas en el
asunto.
Qu se va a hacer?
Por qu y para qu se va a hacer?
Cundo se har cada actividad y en qu orden?
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Finalmente, la planificacin operativa sirve como gua principal (no como camisa
de fuerza) para la conduccin de las actividades y el uso y asignacin racional
de los recursos disponibles para la organizacin durante el periodo planificado.
Unidad 4
MISION Y VISION DE UNA ORGANIZACION
La misin
COMO?
A QUINES?
MEDIOS
BENEFICIARIOS
b) Los
Hay que recordar que lo que caracteriza a las organizaciones sin fines de lucro
es su compromiso y valores de transformacin social.
MISIN:
poltica
institucional,
la
divulgacin
pblica
de
sus
derechos
el
de
actuacin
estrategias). Creemos en la
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plural, apoltica,....
FINES SOCIALES U OBJETIVOS: Nuestros principales objetivos
son...
QU HACEMOS?: servicios que la organizacin presta, reas de
especializacin, principales actividades, etc.
A QUIN NOS DIRIGIMOS? Personas destinatarias, beneficiarias o
usuarias del trabajo de la organizacin.
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La Visin
Cmo queremos que cambie las condiciones de vida para el sector que
representamos? Cun diferente queremos que sea?
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VISIN:
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UNIDAD 5
ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA SITUACIN PRESENTE:
EL DIAGNOSTICO
El proceso de formulacin del plan operativo consiste, en ltima instancia, en
dar respuesta y establecer la relacin entre estas tres preguntas:
Este proceso puede separarse en dos partes, ambas orientadas a responder las
preguntas mencionadas:
y,
por ende,
cul es
la
ms
organizacin
diagnstico
representativos
en
y
la
la
de
la
elaboracin
del
identificacin
del
A pesar de lo obvio que todo plan operativo debe estar claramente vinculado a
uno o ms problemas a resolver, en la prctica muchos dirigentes o directivos
de organizaciones no se cuestionan acerca de la realidad objetiva en que se
encuentra la organizacin y sus miembros, ni sobre su entorno circundante, ms
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En el peor de los casos, asumen la planificacin como un requisito que hay que
llenar ante los organismos donantes o instituciones de apoyo, y formulan el plan
como una lluvia de ideas que en el trasfondo se disocian de las necesidades
objetivas para el fortalecimiento y desarrollo de la organizacin y no apuntan
(muchas veces ni siquiera tienen relacin) a objetivos especficos de la misma,
simplemente es un plan por ser plan.
Por tanto, el diagnstico debe tener como objetivo principal desarrollar una
interpretacin del proceso de cambio necesario para la organizacin, como base
para definir, en conjunto, acciones sistemticas dirigidas al desarrollo de su
membreca y, por ende, de la organizacin misma, al aumento de beneficios
para los grupos objetivos y asegurar la sostenibilidad de la organizacin. Es
decir, debe proveer informacin adecuada y oportuna para:
Adicionalmente,
el
diagnstico
permite
identificar
los
mrgenes
de
confiabilidad del plan, cuanto ms pobre sea el diagnstico (por falta de datos,
dificultades tcnicas, etc.), ms limitado ser el plan. En consecuencia, un buen
diagnstico es la base fundamental para la acertada definicin y formulacin
de todo plan operativo.
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Unidad 6
EL MTODO FODA
El FODA es un mtodo de anlisis que analiza distintos datos de la
organizacin, su contexto y entorno y permite diagnosticar su situacin, su
posicin en el contexto, su estado interno y luego definir y planear su rol y
accin en el medio.
DE LA ORGANIZACIN
Interno
Fortalezas (F)
Debilidades (D)
DEL CONTEXTO
Externo
Oportunidades (O)
Amenazas (A)
Dimensiones
Fortalezas
Debilidades
Estructura
Sistema Poltico
Tecnologa
Relaciones
Historia de la organizacin
Cultura
Situacin
Produccin de
Procesos de
de gestin
econmica
los servicios
medio y la promocin
investigacin y
desarrollo
Planeacin
Patrimonio
Procesos
de
produccin
Caractersticas y tipo
Tipo de investigacin y
de
produccin
poblacin
y/o
usuaria
beneficiario-
que
se
realiza
participante
Organizacin
Ingresos
servicios
por
Capacitacin
los
de
Necesidades
recursos
expectativas
humanos
poblacin
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de
Formas de estudio de
la
necesidades
expectativas
Control
Motivacin
Costos de los
Relaciones
servicios
laborales
la poblacin
Inversiones
Calidad
procesos
Direccin
Rentabilidad
de
los
y
recursos
Canales de informacin
Medios de divulgacin y
Planeacin
promocin
recursos
Oportunidad
prestacin
en
de
la
los
servicios
de
Proyeccin
perspectivas
organizacin
Responsabilidad social
1. Seleccionar los factores a evaluar. Se toman los factores internos que utiliza
nuestra organizacin y se establece cul ser el orden en que sern analizados.
2. Evaluacin de los factores. Para la evaluacin de cada factor se procede a
discutir que piensa al respecto cada uno de los miembros que participan en la
planificacin. Al sacar conclusiones se le asigna a cada factor una calificacin
compartida, que permita determinar su impacto.
los
y
de
la
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Econmico
Demogrfico
Tecnolgico
Jurdico
Competencia
Ecologa
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MATRIZ FODA
Cuadro 1
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
MATRIZ FODA
Cuadro 2
Variables internas
Misin:
FORTALEZAS:
Variables Externas
OPORTUNIDADES:
Estrategias:
DEBILIDADES:
AMENAZAS:
Del cruce de las variables surge la formulacin de las estrategias a seguir , las
cuales se pueden presentar en cuatro situaciones posibles:
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oportunidades del entorno, las que hay que tratar de aprovechar a l mximo.
3) Fortalezas Amenazas: En esta situacin se relacionan los riesgos del
contexto con las fortalezas de la organizacin. Aqu se debe aprovechar al
mximo la fuerza de la organizacin para superar los riesgos que el entorno
plantea.
4) Debilidades Amenazas: Es la peor de las situaciones, porque se
combinan y juntan las debilidades de la organizacin con los riesgos del
entorno. Las posibilidades de xito se minimizan, pero hay que apelar a la
creatividad en la formulacin de las estrategias que permitan cambiar las
condiciones iniciales y enfrentar estas situaciones.
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Unidad 7
DETERMINACION DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
Fijacin de objetivos
Los objetivos expresan aquello que queremos lograr y, por tanto, determinarn
posteriormente las estrategias o medios para alcanzarlos.
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En parte y por esta razn, muchas organizaciones no logran definir bien sus
objetivos o su enunciado es demasiado general, confuso o ambiguo, lo que
dificulta el establecimiento de estrategias apropiadas o la fijacin de variables
e indicadores que de manera objetiva permitan valorar el logro de los mismos.
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importantes
que
la
organizacin
enfrenta
en
relacin
con
su
Formulacin de estrategias
Hay que tomar en cuenta que toda organizacin acta en un entorno cada vez
ms competitivo, tanto en la captacin de recursos (financieros, humanos,
etc.), como en la prestacin de servicios, por eso, a la hora de seleccionar
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Unidad 8
ESPECIFICANDO ACTIVIDADES
En este paso se busca detallar las actividades necesarias para el xito del plan
y ejecutar las estrategias definidas. En general, cada actividad debe
enmarcarse dentro de las siguientes categoras:
Tareas de investigacin.
Actividades para fortalecer al grupo.
Actividades que ayuden a persuadir a las personas decisoras y a las
personas actoras clave.
Cuando se planifica es importante llenar los vacos de informacin existentes,
pues el manejo de informacin objetiva y acertada es un elemento clave para
definir estrategias efectivas y realistas.
Vale recordar que para todo plan se necesita informacin sobre el problema a
resolver y sus causas, sobre el funcionamiento de los espacios de decisin,
sobre las y los actores claves, y sobre las capacidades de la propia
organizacin.
Tambin la informacin es clave para elaborar los argumentos a favor del plan,
ya que es til que stos incluyan elementos objetivos que apunten a la
factibilidad y efectividad del mismo, lo que permitir responder a cualquier
oposicin que pueda presentarse, ms an si sta proviene de oponentes
influyentes en el seno de la organizacin.
Aunque no toda la membreca puede involucrarse activamente en cada etapa de
la planificacin, el plan debe contar con el respaldo de todas y todos los
miembros de la organizacin, o al menos de la gran mayora, a fin de evitar se
generen problemas internos de confrontacin y antagonismo, y convertir el plan
en un asunto de poca legitimidad y poco apoyo organizacional.
Por tanto y con el fin de enriquecer y lograr la apropiacin del plan, es
importante consultar y validar el plan entre todas las personas (o las ms
representativas), para asegurar que la base social haya tenido la oportunidad
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de aportar y opinar. Todas y todos tienen que estar enterada del proceso, a fin
de garantizar que el plan sea consistente con sus intereses, misin y
prioridades y que las principales decisiones de la planificacin tengan un total
respaldo organizacional.
Resulta obvio que, para poder ejecutar el plan, es necesario contar con
recursos financieros, ya que muchas de sus acciones claves (tiempo de las y los
miembros, estudios tcnicos, asesora, fotocopias, movilizaciones, equipos de
oficina, etc.) se traducen en gastos econmicos, cuyos detalles pueden
presentarse en una matriz que especifique lo siguiente:
Rubro o Gasto
Qu se va a comprar
o contratar?
Monto
Cunto se va a
invertir?
Fuente
De dnde provienen
los fondos?
Comentario
Qu tener en
cuenta?
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fortalecer.
5. Lineamientos estratgicos y operativos para el ao correspondiente
Describe las orientaciones estratgicas y operativas para la ejecucin del
POA.
6. Contenido del POA del ao correspondiente
Desglosa para cada objetivo las actividades, las metas del ao y los recursos
necesarios, incluyendo las estrategias que se utilizarn para lograrlas. En el
POA se deben abordar de manera explcita las siguientes preguntas:
medir
las
actividades
principales
(indicadores
de
seguimiento)?
Cmo hacerlas (estrategia operativa)?
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Matriz 2:
Objetivo General:
rea o
Comisin
Objetivo
especfico
Actividades
Fechas
Recursos
Responsables
0. Antecedentes:
0.1 Cules son los problemas bsicos para el desarrollo de la organizacin? Es
relevante el plan propuesto para afrontar este contexto?
0.2 Cules son los problemas del sector en particular?
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2. Anlisis de problema
2.1 En qu consiste el problema (o problemas) que se quiere resolver? Por
qu se necesita un plan? (El problema o problemas debe/n estar definido/s
considerando el grupo meta propuesto por el plan y no definido a nivel macro).
2.2 Cules son las causas y los efectos (o consecuencias) del problema
principal identificados por las partes interesadas?
2.3 Por qu no es posible para el grupo meta resolver el problema? Cul es el
apoyo requerido para su solucin?
2.4 Existen algunos experiencias anteriores que hayan abordado el problema?
3. Anlisis de objetivos
Los objetivos deben ser concretos, alcanzables, relevantes, realistas, limitados
en el tiempo y, preferiblemente, medibles.
3.1 Cules son los fines de desarrollo del sector que el plan ayudar a
alcanzar?
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3.2 Cul es, en trminos concretos, el objetivo general del plan? (El objetivo
del plan deber eliminar las causas del problema principal identificado)
3.3 Cules son los resultados del plan que se esperan en relacin con sus
objetivos? Por qu es importante el plan propuesto para el grupo meta y la
localidad?
3.4 Cules son las relaciones del plan con otros esfuerzos que realiza la
organizacin por y para sus miembros?
3.5 Qu resultados concretos darn las actividades?
3.6 La suma de los resultados del plan llevar al cumplimiento del objetivo
general del plan?
5b. Calendario
5.6 Se han determinado fechas especficas para el inicio y la finalizacin de
cada actividad?
5.7 Existe alguna fecha especfica para la presentacin de los resultados
finales del plan?
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6.
Anlisis
precondiciones
para
un
desarrollo
sano
sostenible
econmicamente de la organizacin
6.1 Existen una poltica y legislacin por parte de las autoridades locales para
apoyar el plan?
6.2 Hay suficiente gestin, personal y capacidad organizacional, as como
fuentes de financiamiento para mantener la actividad de la organizacin a largo
plazo?
6.3 El nivel tcnico y tecnolgico est adaptado a las condiciones prevalentes
en la localidad y el pas?
6.4 Se han hecho estudios o propuestas para la auto-sostenibilidad de la
organizacin?
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Unidad 9
EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL POA
Consiste en la ejecucin de las actividades aprobadas y con los recursos
asignados. Durante la ejecucin del plan se deber realizar un seguimiento
continuo de las actividades y los recursos, para verificar si se estn
alcanzando los resultados esperados en forma eficiente y eficaz y plantear
medidas correctivas, en casos necesarios.
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El plan operativo debe, por tanto, incorporar en su propio diseo cmo se prev
realizar el seguimiento de los objetivos y estrategias que en el mismo se
proponen, tomando en cuenta que para ello se necesitar contar con una
estructura y un sistema de informacin apropiados, as como con un conjunto
de indicadores bsicos, por lo que mientras ms sofisticado sea el
procedimiento ms sofisticada ser la estructura pertinente.
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Unidad 10
EL MONITOREO Y LA EVALUACION
La evaluacin es una tarea peridica que se debe aplicar a todo plan
operativo, ya que de esa forma se puede observar si se van alcanzando los
objetivos o si se van presentando nuevas situaciones que complican el
panorama y sobre las cuales hay que tomar nuevas decisiones. Tambin
permite tomar medidas ante las cosas que estn fallando o cuando se ha
logrado ms de lo que se pensaba.
Las
actividades
que
se
han
realizado:
verificar
el
nivel
de
modificarlos;
En el caso de las mujeres, hay que considerar que ellas son un caso
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reuniones o
desintegrando a la
Se debe ser consciente que no todas las actividades deben ser necesariamente
monitoreadas. El proceso de monitoreo debe ser considerado como un proceso
autnomo en s mismo, y en consecuencia la decisin de ser realizado
depender de su rentabilidad.
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ANEXO
ELABORACIN DE LA MATRIZ DE MARCO LGICO
El Marco Lgico es una herramienta de trabajo con la cual se puede evaluar el
desempeo de un plan en todas sus etapas.
OBJETIVO:
INDICADORES
ENUNCIADO
Dimensin o mbito de
Control
MEDIOS DE
FORMULA DE
CALCULO
VERIFICACION
SUPUESTOS
FIN:
PROPOSITO:
COMPONENTES:
ACTIVIDADES:
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No implica que el plan, por s mismo, sea suficiente para lograr el Fin, por lo que
tambin se puede complementar con otras acciones que contribuyan a su logro.
Componentes o Productos del Plan: Son los bienes y/o servicios que
produce o entrega el plan para cumplir su propsito. Deben expresarse
en acciones o trabajo terminado (sistemas instalados, poblacin
capacitada, alumnos egresados, etc.). El conjunto de los componentes
permite el logro del propsito.
Actividades del Plan: Son las principales tareas que se debe cumplir
para el logro de cada uno de los componentes del plan. Corresponde a un
listado de actividades en orden cronolgico para cada componente.
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Indicadores:
Los
indicadores
son
una
herramienta
que
brinda
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Supuestos: Son los factores externos, que estn fuera del control de la
organizacin responsable del plan, que inciden en el xito o fracaso del
mismo.
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BIBLIOGRAFIA
5. LEON,
JORGE; MEZA,
E. (2003);
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