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Los 4 Fantsticos

Gestin de la
Comunicacin

Universidad Nacional

Facilitador

Pedro Henrquez Urea

David Fernndez

Plan de Comunicacin para el Proyecto La Casa del


rbol Familia Tree House

Sustentanes
Diciembre 18, 2014

Elena Del Conte


Lory Alejandro Bonora
Gerson Tejeda

Pg. 0

Nery Grulln

Los 4 Fantsticos

INDICE
1

Introduccin

Descripcin del Proyecto

Objetivos del Plan de Comunicaciones

3.1

Objetivo general: 2

3.2

Objetivos especficos:

2
2

Entradas del Plan de Comunicacin3

Estructura del Plan de Comunicacin

Identificacin de los interesados (Stake Holders)

6.1

Matriz de Interesados

6.2

Informacin de Contacto 5

6.3

Necesidad de Comunicacin y frecuencia

Gestin de la informacin

4
5

7.1

Recoleccin y reportes

7.2

Matriz RACI

7.3

Distribucin y almacenamiento de la informacin

7.4

Grupos de distribucin

7.5

Matriz general de comunicacin 14

11
13

Tecnologa de la informacin15
8.1

Resolucin de conflictos 16

8.2

Actualizacin del Plan de Comunicaciones

8.3

Registro de lecciones aprendidas19

Restricciones y asunciones

10

Glosario de trminos comunes

11

ANEXOS

17

20
21

22

11.1 Informacin del proyecto 22


12

Pg. 1

11.2 Plantillas para la elaboracin de los reportes

26

Bibliografia o pginas de internet consultadas

32

11

Los 4 Fantsticos

1 INTRODUCCIN
El presente Plan de Comunicaciones es un documento que describe como las
comunicaciones sern planificadas, estructuradas, monitoreadas y controladas
con el objeto de asegurar una comunicacin efectiva y oportuna entre todos los
involucrados, asegurando que el mensaje de cada tipo de comunicacin
contenga la informacin de una manera acorde a las necesidades particulares,
optimizando los recursos disponibles y que su impacto sea positivo en relacin
a los objetivos estratgicos que el proyecto se ha planteado.
Este Plan debe considerarse un documento vivo
actualizaciones que permitan un ciclo de mejora continua.

2 DESCRIPCIN

DEL

susceptible

de

PROYECTO

Este proyecto consiste en la elaboracin de un Plan de Comunicaciones que se


implementar durante todo el ciclo de vida del proyecto de la Casa del rbol,
desde su etapa de inicio hasta el cierre. Este plan ser integrado al Plan de
Direccin de Proyecto que nos ha servido como base para la creacin del
mismo y se desarrollar considerando las cuatro fases en que se subdivide el
proyecto.
El proyecto de La Casa del rbol incluye el diseo arquitectnico detallado, la
estimacin de costos, procura de materiales y construccin. Ser realizado en
cuatro fases: Fase 1: Diseo; Fase 2: Estimacin de costos; Fase 3:
Construccin, Fase 4: Evaluacin y Cierre.
La casa ser construida en madera de Roble con tratamientos previos que
garanticen la alta resistencia a la intemperie y plagas, acabados rsticos y un
diseo que ofrezca alta seguridad a los nios que la usen. El tiempo mximo
total de ejecucin del proyecto, considerando las cuatro fases, es de cuatro (4)
meses (contados a partir de la firma del Acta de Inicio) y dispone de un
presupuesto total de RD$225.000 +10% imprevistos.

OBJETIVOS

DEL

PLAN

DE

COMUNICACIONES

3.1 Objetivo general:


1. Optimizar el flujo de informacin entre los involucrados del proyecto, a
travs de herramientas y tcnicas que permitan mantener a todos los
involucrados informados en el tiempo preciso, as como mantener
actualizada y debidamente archivada toda la informacin para su
posterior utilizacin.

3.2 Objetivos especficos:


1. Definir el tipo de informacin que requiere ser comunicada durante la
ejecucin del proyecto con el objeto de unificar criterios entre todos los
involucrados y de esta manera evitar y minimizar riesgos asociados al
proyecto.

Pg. 2

Los 4 Fantsticos
2. Definir el mensaje que requiere ser transmitido en cada una de las
estrategias de comunicacin.
3. Establecer los medios de informacin que se utilizarn durante el ciclo
de vida del proyecto entre los involucrados para cada tipo de
informacin que requiere comunicarse.
4. Definir las situaciones o periodicidad en que las diferentes informaciones
sern producidas, los responsables de su elaboracin, distribucin y
archivo, as como las prioridades de recepcin.
5. Identificar los recursos requeridos para la ejecucin del pan.
6. Desarrollar que medios se utilizar para gestionar los cambios en cuanto
a las comunicaciones, de manera que los cambios no alteren de manera
significativa el proceso de ejecucin del proyecto.
7. Proporcionar la manera como se comunicarn los riesgos que se
presenten en el proyecto con las medidas tomadas o los planes de
contingencia implementados.
8. Definir las restricciones y asunciones en cuanto a las comunicaciones
que se manejarn en el proyecto.
9. Establecer el mtodo y el medio que se utilizar en el proyecto para la
recoleccin y archivo de las lecciones aprendidas.
10.Definir los mtodos de evaluacin y retroalimentacin del Plan de
Comunicaciones y estrategia de elaboracin de las Lecciones
Aprendidas.

4 ENTRADAS

DEL

PLAN

DE

COMUNICACIN

Partiendo de que el xito e impacto positivo de un proyecto dependen en gran


medida de la comunicacin efectiva y oportuna que haya entre sus
involucrados , hemos desarrollado un plan de comunicacin tomando como
base o entradas, el plan de direccin de proyecto realizado para el mismo.
En este sentido las entradas o input son:
1. La matriz de interesados
2. Alcance y fases del proyecto
3. La estructura de desglose de trabajo (EDT)
4. El organigrama
5. Los hitos del proyecto
6. Anlisis de costos
7. El cronograma

Pg. 3

Los 4 Fantsticos

5 ESTRUCTURA

DEL

PLAN

DE

COMUNICACIN

Por ser este proyecto de naturaleza familiar donde los involucrados en su


mayora son parte de la familia Tree House y basado en que el objetivo
fundamental del proyecto es la enseanza a los ms jvenes sobre lo que es la
Gestin de Proyecto, la estrategia y actividades del plan de comunicaciones se
desarrollar de manera sencilla considerando los puntos elementales de la
comunicacin interna y externa.
El Plan de Comunicaciones est adaptado a las cuatro fases en que se divide el
proyecto, las cuales se desglosarn en una matriz general de comunicacin.
Estas fases son:
Fase 1. Diseo
Fase 2. Estimacin de costos
Fase 3. Construccin
Fase 4. Evaluacin y cierre

6 IDENTIFICACIN

DE LOS INTERESADOS

(STAKE HOLDERS)

Como punto de partida de este Plan de Comunicaciones se ha tomado como


fundamental la lista de Stake Holders identificada por la Direccin y todo el
equipo tcnico, considerando stos como las personas o instituciones que
pueden afectar o son afectados por las actividades del proyecto.
Para cada uno de estos interesados presentamos la informacin relevante que
debe ser conocida: informacin de contacto, su rol en el proyecto,
responsabilidad, necesidad de comunicacin y frecuencia en que debe
proporcionarse la misma.

6.1 Matriz de Interesados

Nombre

Profesin

Rol

Abuelo Tree House

Ing. Civil. MSc Gerencia


de Proyectos

Director del Proyecto

Jos Tree House


Matilde Bonora
Abuela Tree House

Ing. Civil
Ing. Industrial
Lic. Administracin

Gerente del Proyecto


Gerente de Calidad
Administradora

Arquitecto

Lder 1. Fase 1 Diseo &


Fase 3 Construccin
Lder 2. Fase 2 Estimacin
de Costo
Comit

Laura Tree House


Armando Tree House
Familia Tree House

Pg. 4

Ing. Civil

Los 4 Fantsticos
Sr, Sebastin Garca

Ebanista

Contratista Construccin

Servicios Generales

Encargada de labores
domsticas

Vecinos de la calle ##

Familia XXX
Familia XXX
Familia XXX

Control de entrada y
salida
de
personas,
materiales y equipos
Posibles afectados por
ruido, polvo y trfico de
camiones

6.2 Informacin de Contacto


Rol

Nombre

Director del Proyecto

Abuelo Tree House

Gerente del Proyecto

Jos Tree House

Gerente de Calidad y
Comunicaciones

Matilde Bonora

Administradora

Abuela Tree House

Lder Fase 1

Laura Tree House

Lder Fase 2

Armando Tree House

Presidente del Comit

Pap Tree House

Comit

Familia Tree House


Mam, Pap e hijos

Contratista Construccin

Sebastin Garca

Telfono

E-mail

6.3 Necesidad de Comunicacin y frecuencia


Nombre
Abuelo Tree
House (Ing.
Civil y MSC
Gerencia de
Proyectos)

Pg. 5

Rol
Director del
Proyecto

Responsabilidad

Necesidad de
comunicacin

Frecuencia

Que la construccin de la
obra cumpla con los
estndares de seguridad y
calidad definidos, inversin
estimada y tiempo de
ejecucin.
Inducir al resto del equipo
a la adopcin de tcnicas

Conocer y aprobar
el Acta de Inicio del
proyecto

Inicio

Conocer todos los


Planes de Gestin
del proyecto para
orientar en su

Fase de
Planificacin
del Proyecto

Los 4 Fantsticos

Nombre

Rol

Responsabilidad
adecuadas de Gestin de
Proyecto de manera
amena y efectiva

Jos Tree
House (Ing.
Civil)

Matilde
Bonora (Ing.
Industrial)

Pg. 6

Gerente del
Proyecto

Gerente de
Calidad y
Comunicacion
es

Que el diseo y
construccin de la obra
cumpla con los estndares
de seguridad y calidad
definidos, inversin
estimada y tiempo de
ejecucin.
Dirige y monitorea la
informacin, la crea,
recopila, distribuye y
almacena
Gestionar de manera
amena y efectiva la
ejecucin del proyecto y la
adquisicin de adecuadas
herramientas por parte del
resto del equipo del
proyecto.

Elaborar el Plan de Calidad


y Comunicaciones del
proyecto
Asegurar el firme
cumplimiento de los TDR y
estndares de calidad
establecidos.
Evaluar la calidad de los
productos realizados y dar
a conocer al resto del
equipo y a la direccin sus
resultados.
Planificar, gestionar y

Necesidad de
comunicacin

Frecuencia

elaboracin,
contenido y
estrategias a ser
ejecutadas.
Debe estar
informado sobre el
avance del proyecto
y aprobar las
solicitudes de
cambios cuando sea
necesario
Conocer todos los
Planes de Gestin
del proyecto para
orientar en su
elaboracin,
contenido y
estrategias a ser
ejecutadas.
Conocer avances
del proyecto,
documentos
elaborados, aprobar
alcances y trminos
de referencia para
contrataciones,
firma de contratos,
conocer informacin
relevante que
pueda prevenir,
mitigar o corregir
riesgos.

Semanal

Disponer de las
Bases de diseo del
Proyecto, Trminos
de Referencia de
contrataciones,
Contratos y
condiciones,
Informar a todo el
equipo tcnico y a
la direccin los
resultados de las
auditoras de
calidad.

Fase de
Planificacin
del Proyecto

Fase de
Planificacin
del Proyecto

Diario

Continuo

Los 4 Fantsticos

Nombre

Abuela Tree
House (Lic.
Administraci
n)

Rol

Administrador
a

Responsabilidad

Necesidad de
comunicacin

archivar la informacin
generada por el proyecto

Conocer y disponer
de toda la
informacin
generada por el
proyecto para
asegurar su gestin
y archivo

Gestin administrativa del


proyecto y control de
inversiones y gastos

Conocer el plan de
inversin,
condiciones de
contrataciones
internas y externas,
hitos y formas de
pago definidos.

Frecuencia

Fase de
Planificacin
del Proyecto

Lista de
proveedores y
materiales a ser
adquiridos.

Laura Tree
House
(Arquitecto)

Pg. 7

Lder 1. Fase
1 Diseo &
Fase 3
Construccin

Que el Diseo del proyecto


satisfaga las expectativas
del promotor (Director y
familia Tree House)
Disponibilidad oportuna de
materiales
Disponibilidad del personal
de la contratista
seleccionada
Cumplimiento de las
normas de seguridad
Que los materiales y la
construccin cumpla con
las especificaciones
trazadas y expectativas de
la Direccin del proyecto
Que se cumplan los plazos
del cronograma previsto
Complimiento de acuerdos
establecidos.

Lista de
contratistas.
Conocer el avance
del proyecto y la
aprobacin de hitos
de pago
Fase 1 Proporciona
los planos del
diseo del proyecto
Fase 2: Debe
presentar informes
de supervisin

Continuo
Al inicio
Cuando se
requiere la
supervisin

Los 4 Fantsticos

Nombre

Armando Tree
House (Ing.
Civil)

Rol

Lder 2. Fase
2 Estimacin
de Costo

Responsabilidad
Documentos de iniciacin,
diseo, fondos, materiales
y equipo de trabajo
disponibles.
Calendario de trabajo
definido.
Elaborar los Trminos de
Referencia para las
contrataciones
Convocar a diversas
contratistas
Recibir tres presupuestos
para la ejecucin de la
evaluacin y seleccin de
contratista
Evaluar las diversas
ofertas y elaborar informe
de alternativa
seleccionada

Familia Tree
House

Comit

Detectar y evaluar riesgos,


mejoras y nuevas
oportunidades

Necesidad de
comunicacin

Elabora el
presupuesto inicial
del proyecto

Al inicio
Fase 2

Recibir los
Presupuestos de
diversas
contratistas

Fase 2

Dar a conocer el
informe de
evaluacin de
presupuestos y
seleccin propuesta

Conocer el alcance
del proyecto y plan
de ejecucin

Inicio

Conocer los
trminos de
referencia para el
diseo del proyecto

Semanal

Deben mantenerse
informados del
avance del proyecto
y aprobar los
informes de avance
Informar en caso de
identificar riesgos y
proponer
estrategias o
medidas de
prevencin,
mitigacin o
recuperacin de
impactos previstos

Pg. 8

Frecuencia

Semanal

En caso de
identificar
riesgos

Los 4 Fantsticos

Nombre

Rol

Sr. Sebastin
Garca
(Ebanista)

Contratista
Construccin

Servicios
Generales

Sra. Ramona
(Encargada
de labores
domsticas)

Vecinos de la
calle ##

Responsabilidad
Complimiento de acuerdos
establecidos.
Documentos de iniciacin,
diseo, fondos, materiales
y equipo de trabajo
disponibles.
Calendario de trabajo
definido
Permitir acceso a la casa y
mantener orden y
limpieza.

Familia XXX
Familia XXX
Familia XXX

Necesidad de
comunicacin

Frecuencia

Recibe los planos


del diseo de la
casa y reporta
cambios o
imprevistos en la
obra

Semanal o
en el
momento
que ocurra
una situacin
inesperada

Ser informada de
las personas que
entrarn a la casa,
responsabilidades,
horarios,
actividades que
realizarn, etc.
Conocer las
actividades que se
ejecutarn en la
Casa TreeHouse,
horarios de trabajo,
tipos de impactos
que pudieran tener
(ruido, polvo,
entrada y salida de
camiones, etc) y
medidas adoptadas
para su prevencin,
mitigacin o
recuperacin

Durante toda
la Fase 3

Antes de dar
inicio a la
Fase 3

GESTIN DE LA INFORMACIN

En esta seccin se establece como se va a emitir, distribuir, recolectar y a


reportar la informacin de acuerdo a la necesidad de cada interesado en el
proyecto, de manera que el mismo se desarrolle con la fluidez necesaria para
que se ejecute en el tiempo estipulado.

7.1 Recoleccin y reportes

Pg. 9

Los 4 Fantsticos

Requerimie
nto de
Informaci
n

Frecuenc
ia o
evento
disparad
or

Proveedor
de
Informaci
n

Receptor
de
Informaci
n

Requerimient
os de diseo
para el
proyecto

Comit

Gerente del
proyecto

Objetivos,
alcance,
tiempo, costo,
riesgos y
planes de
contingencia
del proyecto

Gerente del
Proyecto

Todos los
integrantes
del equipo

Inicio

Diseo del
proyecto

Lder fase 1
-Arquitecta

Director del
proyecto

Inicio

Inicio

Lder fase 1

Mtodo de
recoleccin

Mtodo
de
reporte

Nombre
del
documen
to

Mediante una
reunin familiar
donde el
Director
asentar en un
documento lo
acordado
Informe
elaborado por el
Gerente del
Proyecto en
funcin de la
informacin
desarrollada por
cada uno de los
Gerentes y
Lderes
Informe de
trminos de
referencia

Informe
escrito

Trminos
de
referencia

Informe
escrito

Acta de
inicio

Planos
arquitect
-nicos y
Memoria
Descripti
va

Planos del
diseo del
proyecto y
Memoria
Descriptiva

Mediante el
presupuesto
realizado por
tres contratistas
para la
construccin

Informe
escrito

Presupuest
o del
proyecto

Gerente del
proyecto
Gerente de
Calidad y
Comunicacio
nes
Lder fase 2
Comit

Estimacin de
costos

Lder fase 2
Gerente del
proyecto

Administrado
ra
Director
Comit
Administrado
ra y

Inicio

Lo suministra el
lder fase 2

Pg. 10

Los 4 Fantsticos

Requerimie
nto de
Informaci
n
Avance del
proyecto

Proveedor
de
Informaci
n

Receptor
de
Informaci
n

Frecuenc
ia o
evento
disparad
or

Gerente del
Proyecto

Director

Semanal

Gerente de
Calidad y
Comunicacio
nes
Administrado
ra
Comit

Avance del
presupuesto
del proyecto

Gerente del
Proyecto

Director del
proyecto

Semanal

Gerente de
Calidad

Mtodo de
recoleccin
La encargada de
la fase de
construccin, la
de calidad y el
ebanista
presentan un
informe al
gerente del
proyecto
El gerente del
proyecto elabora
el informe
semanal
Supervisin de
la obra e
informe del
contratista del
avance del
presupuesto

Mtodo
de
reporte

Nombre
del
documen
to

Informe
en base
a
plantilla

Informe de
estado del
proyecto

Informe
en base
a
plantilla

Cubicacin

Informe
en base
a
plantilla
Informe
en base
a
plantilla
Informe
en base
a
plantilla

Reporte de
calidad

Administrado
ra

Cumplimiento
del estndar
de calidad
Cumplimiento
del diseo del
proyecto
Cambios en la
obra

Estado de
finalizacin
de partidas

Pg. 11

Comit
Gerente del
Proyecto

Semanal

Gerente del
proyecto

Cuando se
requiera

Gerente del
proyecto

Director del
proyecto

Cuando se
presenten

Cualquiera de
los
interesados

Gerente del
proyecto

Contratista
encargado de
cada partida

Gerente del
proyecto

Gerente de
Calidad y
comunicacion
es
Lder fase 1

Al trmino
de cada
partida

Inspeccin de
obra

Inspeccin en
obra
Por parte de los
interesados que
lo propongan o
por supervisin
en obra

Inspeccin en
obra

Informe
escrito o
verbal
Informe
escrito

Reporte de
supervisin
de diseo
Reporte,
seguimient
o y control
de cambios

Informe de
finalizacin
de partidas

Los 4 Fantsticos

Requerimie
nto de
Informaci
n

Proveedor
de
Informaci
n

Receptor
de
Informaci
n

Gerente del
proyecto

Director del
proyecto

Frecuenc
ia o
evento
disparad
or

Mtodo de
recoleccin

Mtodo
de
reporte

Nombre
del
documen
to

del proyecto
Lo tratado en
las reuniones

Administrado
ra

Despus
de cada
reunin (Al
da
siguiente)

Reuniones

Informe
escrito

Minuta de
reuniones

Al finalizar
la fase de
ejecucin

Inspeccin y
reunin con los
contratistas en
obra

Informe
escrito

Acta de
Cierre

Presidente
del Comit

Cierre del
proyecto

Gerente del
proyecto

Lderes de
fases
Director del
proyecto
Administrado
ra
Presidente
del Comit

Pg. 12

Los 4 Fantsticos
7.2 Matriz RACI

7.3 Distribucin y almacenamiento de la informacin


En esta seccin se define de qu manera se distribuir la informacin entre los
interesados del proyecto y el mtodo cmo se almacenar la informacin para
su utilizacin futura.
Nombre
del
reporte
Trminos de
referencia

Acta de
Inicio

Audienci
a
Objetivo
Gerente
del
proyecto
Lder fase
1Arquitecta
Director
del
proyecto
Administradora
Presidente
del Comit

Pg. 13

Mtodo de
distribucin

Frecuenc
ia o
evento
disparad
or

Almacenami
ento

Encargado
de
almacenar

Reunin entre el
comit, el
gerente del
proyecto y la
lder fase 2
(Arquitecta)

Inicio

Se archivar en
el expediente
del proyecto

Gerente de
Calidad y
Comunicacion
es

Reunin de
inicio

Inicio

Se archivar en
el expediente
del proyecto

Gerente de
Calidad y
Comunicacion
es

Los 4 Fantsticos
Planos del
diseo del
proyecto

Director
del
proyecto
Gerente
del
proyecto

Digital (Va
correo
electrnico en
formato PDF y
Autocad)

Al terminar
el diseo

Copia Fsica

Presidente
del Comit
Lder fase
2
Presupuest
o

Gerente
del
proyecto

Informe de
estado del
proyecto

Director
del
proyecto
Administradora

Cubicacin

Comit
Director
del
proyecto
Gerente de
Calidad

Digital (Va
correo
electrnico en
formato de
Excel)
Reunin
semanal del
equipo de
proyecto y
digital va correo
electrnico en
formato de Excel

Inicio

En formato de
Excel, digital va
correo
electrnico, o
fsico en el
informe de
estado semanal

Semanal

Semanal

Director: Si lo
requiere
archivar una
copia
Gerente: Lo
archivar en el
expediente del
proyecto
Presidente
Comit:
Archivar una
copia
Lder Fase 2:
Copia
Se archivar en
el expediente
del proyecto

Gerente de
Calidad y
Comunicacion
es

Se archivar en
el expediente
del proyecto

Gerente del
proyecto

Lder fase 2

Gerente del
proyecto

Gerente de
Calidad y
Comunicacion
es
Se archivar en
el expediente
del proyecto
como parte del
reporte de
avance

Lider Fase
3

Gerente del
proyecto
Gerente de
Calidad y
Comunicacion
es
Lider Fase 3

Administradora

Reporte de
calidad

Comit
Gerente
del
proyecto

Supervisin
de diseo

Gerente
del

Pg. 14

En formato de
Excel, digital va
correo
electrnico, o
fsico en el
informe de
estado semanal
En formato de
Excel, digital va

Semanal

Cuando se
requiera

Se archivar en
el expediente
del proyecto
como parte del
reporte de
avance

Gerente del
proyecto

Se archivar en
el expediente

Gerente del
proyecto

Los 4 Fantsticos
del
proyecto

proyecto

Reporte,
seguimient
o y control
de cambios

Director
del
proyecto
Administradora

Informe de
finalizacin
de partidas

Minuta de
reuniones

Acta de
cierre

Comit
Gerente
del
proyecto

Participant
es en la
reunin y
los
interesado
s que
deban
tenerla
Director
del
proyecto
Gerente de
Calidad

correo
electrnico, o
fsico en el
informe de
estado semanal
En formato de
Excel, digital va
correo
electrnico, o
fsico en el
informe de
estado semanal

del proyecto

Cuando se
requiera

En formato de
Excel, digital va
correo
electrnico, o
fsico en el
informe de
estado semanal
Digital por
correo
electrnico en
formato de Word

Al trmino
de cada
partida

Reunin de
cierre y digital
va correo
electrnico en
formato de Word

nica vez

Al da
siguiente
de cada
reunin

Se archivar en
el expediente
del proyecto

Gerente del
proyecto

Se archivar en
el expediente
del proyecto

Gerente del
proyecto

Se archivar en
el expediente
del proyecto

Gerente del
proyecto

Se archivar en
el expediente
del proyecto

Gerente del
proyecto

Administradora
Comit

7.4 Grupos de distribucin


El abuelo Tree House (Director del Proyecto) est consciente de que los canales
de comunicacin aumentan rpidamente cuando se incorporan emisores y/o
receptores dentro de un proyecto, los cuales pueden producir interferencias,
ruidos y barreras que causan dificultades de comunicacin y errores dentro de
los procesos. Por lo tanto ha desarrollado un sistema de comunicacin efectiva,
que se muestra ms abajo.

Pg. 15

Los 4 Fantsticos

El primer canal est conformado por el Director de Proyectos, el Comit, la


Administradora, el Gerente de Calidad y Comunicaciones y el Gerente de
Proyecto. Entre ellos existen 10 canales de comunicacin internos de doble
va, es decir, que se puede enviar y recibir informacin de ambos lados.
El segundo canal lo componen el gerente del proyecto y los lderes 1, 2 y 3.
Como puede verse la comunicacin es de doble va, formando as 6 canales de
comunicacin internos.
Existe comunicacin bidireccional entre el lder 1 con el Arquitecto de Diseo,
el lder 2 y los Contratistas 1, 2 y 3 y el lder 3 y la Contratista de Construccin.
Cabe destacar que los Contratistas no tienen comunicacin entre s, pues solo
deben mantener contacto con el Lder 2 cada uno por separado para entrega
de propuestas. De esta forma, se tienen 5 canales de comunicacin internos.

7.5 Matriz general de comunicacin


La matriz de comunicacin establece los tipo de comunicacin por fase de
ejecucin del proyecto, responsable de elaboracin, personas a las cuales va
dirigido, mtodo de comunicacin seleccionado, fecha y periodicidad. 1

Con el objeto de cumplir con los objetivos del proyecto se presenta en este informe nicamente la matriz de
comunicaciones establecida para la Fase 1 a manera de ejemplo. El proyecto requerira elaborar las matrices
de las siguientes etapas.

Pg. 16

Los 4 Fantsticos

TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Para el proyecto se promovern varios medios de comunicacin para garantizar


el flujo efectivo de la informacin:
a) Informes y documentos
b) Reuniones
c) Correos electrnicos
d) Telfono
a) Informes y documentos
Trminos de referencia: El proyecto inicia con un documento base
que contiene los trminos de referencia para el diseo de la casa,
proporcionado por la familia Three House y validado por el comit
encargado de supervisin del proyecto.
Planos tcnicos: Donde se define el diseo del proyecto con todas
sus especificaciones tcnicas.
Presupuesto: Costo del proyecto completo que incluye,
contratacin de personal construccin, impermeabilizacin y
pintura.
Acta de inicio: Donde se establecen los o bjetivos, alcance, tiempo,
costo, riesgos y planes de contingencia del proyecto .

Pg. 17

Los 4 Fantsticos
Informes de estado: Se elaborarn para seguimiento y control
durante la fase de ejecucin.
Informe de finalizacin de partidas: Documento para la recepcin
en obra de: Estructura, impermeabilizacin, pintura.
Minutas de las reuniones: Sern elaboradas y enviadas al da
siguiente de la reunin.
Documento de solicitud de cambio.
Acta de cierre del proyecto.
b) Reuniones
Se realizarn reuniones semanales en la que deben estar presentes el director
del proyecto, el presidente del comit y la administradora, all el gerente del
proyecto presentar el informe de avance de la obra, las solicitudes de
cambios, criterios de desempeo del proyecto, cubicaciones, riesgos
enfrentados, posibles amenazas, fotografas, omisiones en los planos e
imprevistos en general, para el seguimiento y las aprobaciones requeridas.
c) Correos electrnicos
Sern utilizados para intercambio de informacin entre los interesados, para la
obtencin de cotizaciones o solucionar imprevistos de manera rpida y
efectiva.
d) Telfono
Se utilizar como medio de comunicacin informal para la fluidez constante de
la comunicacin entre los interesados.

8.1 Resolucin de conflictos


Los planteamientos Tcnicos sern formulados por los contratistas, sometidos a
evaluacin y decisin de los Lderes de la Fase correspondiente y presentados
al Gerente para su aceptacin final.
Los reportes de avance sern elaborados por los Lderes de Fase y presentados
semanalmente al Gerente de Proyecto.
El Gerente de Proyecto presentar resmenes de gestin (tcnica y financiera)
al Director de Proyecto y Comit quincenalmente en el almuerzo familiar los
domingos.
Todas las actividades contempladas en el presente proyecto debern cumplir
con los mximos controles de calidad y adecuarse a las especificaciones
definidas en los documentos y reuniones que dieron origen.
Los contratos firmados con cada contratista sern los que definan el alcance y
especificaciones de los trabajos. En caso de algn cambio sobre lo all

Pg. 18

Los 4 Fantsticos
especificado se deber levantar una minuta firmada por ambas partes. Estas
minutas sern complemento a las clusulas contractuales.
Los conflictos tcnicos y econmicos sern resueltos entre los contratistas y
lderes de cada Fase. En caso de conflictos que no puedan ser resueltos entre
ellos, sern presentados al Gerente de Proyecto.
Los conflictos que surjan entre diversos lderes de Fase sern resueltos por
medio del Gerente de Proyecto, quien tomar la decisin final.
En aquellos casos donde el Gerente de Proyectos no pueda resolver el conflicto
solicitar intervencin del Director del Proyecto quien tendr la mxima
autoridad en todos los temas tcnicos y econmicos que surjan.

8.2 Actualizacin del Plan de Comunicaciones


Las actualizaciones pueden ser necesarias debido a cambios en el personal, el
alcance, el presupuesto, as como cuando el proyecto madure y se necesiten
requisitos adicionales.
El abuelo Tree House, director del proyecto, es responsable de gestionar todos
los cambios propuestos y aprobados en el plan de gestin de las
comunicaciones. Una vez aprobado el cambio, el abuelo Tree House actualizar
el plan y la documentacin de apoyo y distribuir las actualizaciones para el
equipo del proyecto y todas las partes interesadas. Todo esto se maneja a
travs del Mtodo de Gestin de Cambios del Proyecto para asegurar que todas
las partes interesadas del proyecto se mantengan al tanto e informadas de
cualquier cambio en la gestin de las comunicaciones.
El Mtodo de Gestin de Cambios del Proyecto se basa en la utilizacin de una
plantilla de soporte para documentar de forma detallada el tipo de cambio
generado en el proyecto. (Ver plantilla anexa.) Luego de esto, el abuelo Tree
House, como director del proyecto, convoca a todos los interesados afectados
por el cambio a una reunin para comunicar los nuevos lineamientos para dar
respuesta a los nuevos requerimientos. De acuerdo a esto se actualiza la Matriz
de Comunicaciones para establecer, de ser necesario, los nuevos mtodos de
entrega, alcance y periodicidad.

Pg. 19

Los 4 Fantsticos

Pg. 20

Los 4 Fantsticos

(Plantilla extrada del PMBOK)


8.3 Registro de lecciones aprendidas
Todo conocimiento adquirido durante la ejecucin del proyecto, tanto de las experiencias
positivas como aquellas negativas, debern ser registradas por los participantes y
organizadas de manera temtica por el Gerente del Proyecto con el fin de mejorar la
ejecucin en el futuro.
En esta etapa se buscar recopilar la ayor informacin posible en referencia a los errores y
xitos cometidos y las estrategias aplicadas por sus lderes y el equipo de proyecto para
manejar y sortear los impactos durante la realizacin del proyecto. Las lecciones aprendidas
pueden identificarse en cualquier momento y deben ser documentadas para no perder
informacin de los hechos ocurridos y su aprendizaje.
Las ventajas de documentar las lecciones aprendidas entre otras son:

Pg. 21

Sirve como una valiosa herramienta de uso y apoyo para otros proyectos similares.
Mejora la planeacin de proyectos futuros, evita cometer errores anteriores y por lo
tanto disminuye los riesgos.
Ayuda a detectar oportunidades de mejora y capacitar futuros gerentes y miembros
de equipos de proyecto con base en ellas.
Conforma la base para mejorar las prcticas organizacionales de gerencia de
proyectos.
Permite desarrollar nuevos y mejores procedimientos de trabajo.

Los 4 Fantsticos
Las componentes que integran la plantilla de lecciones aprendida son:2
Proyecto: Nombre del proyecto.
Fecha Inicio y Fecha Fin: Indica las fechas en las que comenz y termin el
proyecto.
Entidad Ejecutora: Nombre de la organizacin a cargo del desarrollo del proyecto.
Lder de Proyecto: Nombre de la persona responsable del proyecto.
Financiador del proyecto: Nombre de la organizacin financiadora del proyecto.
Miembros del Equipo: Nombres de los integrantes del equipo de proyecto.
Cliente Final: Beneficiario ltimo del producto/servicio final del proyecto.
#: Nmero consecutivo de registro.
Tema: Nombre con el cual se pueda identificar rpidamente el tema del que trata la
leccin aprendida.
Descripcin: Describe a detalle la situacin a la que el equipo de proyecto se tuvo
que enfrentar.
Fase del proyecto: Indica la fase del ciclo de vida del proyecto dnde se present la
leccin.
Categora: Indica a cul rea del conocimiento para la gestin de proyectos
pertenece la leccin aprendida.
Acciones implementadas: Describe a detalle las decisiones tomadas o acciones
emprendidas para enfrentar la situacin, alcanzar el xito, evitar el fracaso o
resolver el problema.
Resultados obtenidos: Describe a detalle los resultados obtenidos por las acciones
implementadas. Este campo se responde a las preguntas qu sali bien? y/o qu
sali mal?
Recomendaciones: Describe qu acciones se deben repetir, cules evitar y/o qu
otras se pueden implementar para futuros proyectos.
Cada una de estas lecciones aprendidas sern archivadas por tema y
analizadas en la reunin de cierre del proyecto con todos los participantes del
equipo tcnico.

RESTRICCIONES Y ASUNCIONES

Para minimizar restricciones en la comunicacin debido a la diversidad de


tecnologas, se debern seguir las siguientes indicaciones:
Los informes enviados mediante correo electrnico ya sea en Excel o
Word, se debern presentar en versin 2010.
Las fotografas se debern comprimir en formato JPG.
2

http://pmtips.net/lessons-learned-template/

Pg. 22

Los 4 Fantsticos

Los archivos de Autocad utilizados entre arquitecto e ingenieros,


debern ser en versin 2010. Para enviarlo al resto de los interesados
deber grabarse en PDF.
Los interesados en el proyecto deben utilizar telfonos que permitan la
comunicacin por chat.

Con respecto a las asunciones para la comunicacin se asume que todas los
interesados cuentan con:
Acceso a internet
Tienen correo electrnico
Conocimientos bsicos en Word y Excel
Comunicacin telefnica inalmbrica y por chat

10 GLOSARIO DE TRMINOS COMUNES


A continuacin se recogen trminos que pueden resultar de inters para
cualquier persona que realice una labor de comunicacin. Algunos se han
desarrollado a lo largo de la gua y otros es conveniente conocerlos si se va a
gestionar la comunicacin.
1. Mailing:
Envo de correos electrnicos masivos para dar a conocer algo.
2. Medios sociales (social media):
Recoge el conjunto de nuevas herramientas 2.0 como Facebook, Twitter,
LinkedIn y otros modos de comunicacin que facilitan la participacin y
el intercambio comunicativo entre los usuarios y entre estos y las
entidades o marcas.
3. Optimizar:
Planificar una actividad para obtener los mejores resultados.
4. Asuncin:
Aceptacin de una obligacin o responsabilidad.
5. Hitos:
Acontecimiento muy importante y significativo en el desarrollo del
proyecto.
6. Fases
Estado diferenciado en el proceso o desarrollo del proyecto.
7. Cubicacin
Determinar en metros cbicos la capacidad o el volumen de un cuerpo,
8. Acta:

Pg. 23

Los 4 Fantsticos
Documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados
en una reunin de una asamblea u rgano colegiado para darles validez .
9. Resolucin:
Regla de inferencia sobre cierto tipo de proposiciones.
10.
Conceptual:
Los conceptos son construcciones o imgenes mentales, por medio de
las cuales comprendemos las experiencias que emergen de la
interaccin con nuestro entorno.
11.
EDT :
Estructura de Desglose de Trabajo.

11 ANEXOS
11.1 Informacin del proyecto
11.1.1

Fases del proyecto

Fase 1: Diseo.
Esta etapa contempla la definicin conceptual del proyecto, seleccin del Arq. a
cargo de su ejecucin y ejecucin del proyecto de diseo de la Casa del rbol.

Fase 2: Estimacin de costos.


Con base al diseo elaborado en la etapa anterior, se solicitarn tres
presupuestos a empresas contratistas para su ejecucin. Esta etapa contempla
adicionalmente la evaluacin de los presupuestos recibidos y la seleccin del
contratista a cargo de la etapa de construccin.

Fase 3: Construccin.
Una vez seleccionada la empresa a cargo de la construccin, se asignar el
presupuesto requerido y se delegar el proceso de adquisicin de materiales y
construccin a la empresa contratista. Esta empresa deber ejecutar el
proyecto de acuerdo a las especificaciones definidas en el diseo y cumpliendo
el cronograma previsto, dando cumplimiento a las normas de seguridad y
calidad definidas en el documento de diseo.

Fase 4: Evaluacin y Cierre.

Pg. 24

Los 4 Fantsticos
Esta etapa contempla la evaluacin del proyecto por parte de la Familia Tree
House, en relacin al logro de los objetivos planteados, cronograma realizado,
limitaciones y problemas enfrentados, lecciones aprendidas.
Esta etapa incluir adems una presentacin al resto de la familia de las
actividades realizadas, lecciones aprendidas y experiencia adquirida durante la
ejecucin del proyecto.

11.1.2

Pg. 25

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Los 4 Fantsticos
11.1.3

11.1.4

Organigrama

Hitos del proyecto

Hitos del proyecto

Fecha prevista

Inicio del Proyecto


Fase 1: Diseo

3/Mar/14

Firma del Contrato de Diseo

18/Mar/14

Firma del Acta de Inicio de Diseo

18/Mar/14

Informe Diseo de Proyecto Rev 0

1/Abr/14

Informe Diseo de Proyecto Rev 1

9/Abr/14

Aprobacin
de
Diseo
Proyecto
Fase 2: Estimacin de costos

Pg. 26

del

10/Abr/14

Recepcin Presupuesto 1

17/Abr/14

Recepcin Presupuesto 2

17/Abr/14

Recepcin Presupuesto 3
Seleccin de Contratista Fase 3

17/Abr/14
21/Abr/14

Los 4 Fantsticos
Hitos del proyecto

Fecha prevista

Fase 3: Estimacin de costos


Firma
del
Acta
de
Inicio:
Construccin
Fin de la Construccin de la
Estructura
Inspeccin y Aprobacin de la
estructura
Inspeccin y Aprobacin de la
impermeabilizacin
Inspeccin
y
Aprobacin
de
acabados finales
Recepcin de la Obra

22/Abr/14

Firma Acta de Cierre Construccin

24/06/14

Fase 4: Evaluacin y Cierre del


Proyecto
Reunin
de
Presentacin
de
Resultados
y
lecciones
aprendidas
Firma del Acta de Cierre del
Proyecto
Fin del Proyecto

11.1.5

Pg. 27

Anlisis de Costos

3/06/14
3/06/14
10/06/14
19/06/14
24/06/14

3/07/14
3/07/14
24/06/14

Los 4 Fantsticos
11.1.6

Cronograma

11.2 Plantillas para la elaboracin de los reportes


11.2.1

Pg. 28

Formato de minuta de reunin

Los 4 Fantsticos
11.2.2

Pg. 29

Formato de Informe de Avance

Los 4 Fantsticos
11.2.3

Pg. 30

Registro de control de cambios

Los 4 Fantsticos
11.2.4

Reporte de supervisin de diseo

11.2.5

Reporte de calidad

Pg. 31

Los 4 Fantsticos

11.2.6

Pg. 32

Plantilla de Cubicacin

Los 4 Fantsticos
11.2.7

Pg. 33

Informe de Cierre del proyecto

Los 4 Fantsticos

12 BIBLIOGRAFIA O PGINAS DE INTERNET CONSULTADAS


Project Management Institute. 2004. Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos
(Gua del PMBOK) Tercera Edicin, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA
19073-3299 EE.UU.
Xavier Ribera. El Plan de Comunicacin. Engloba Grupo De Comunicacin
http://disseny.ivace.es/es/comunicacion-e-imagen/empresa-y-comunicacion/el-plan-decomunicacion.html
http://vcaf.berkeley.edu/resources
http://www.projectmanagement.com/deliverables/224371/Project-ManagementCommunications-Plan-Outline

Pg. 34