MANUALES ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIN
Los manuales administrativos son muy importantes para las organizaciones. Se
los realiza y enfoca de acuerdo a las necesidades de la misma, ya sea por su
actividad comercial, el volumen de sus ventas, su tecnologa, etc.
Debido a estos factores se torna indispensable utilizar manuales
administrativos, porque es en estos donde se especifica la forma adecuada de
hacer las cosas, ya sean procesos, manejar sistemas, maquinaria y que el
desarrollo de las actividades de la organizacin sea productivo. Esto le ayudar
al gerente a tomar mejores decisiones porque el implementar manuales,
contribuye tambin al mejoramiento de la calidad que es el objetivo a alcanzar
por toda empresa, ya que por esa calidad es que el cliente paga.

CONCEPTO
Documento que
funciona como
medio de
comunicacin

Otros especifican
los lineamientos e
instrucciones a
esa informacion
general dada, que
el personal debe
seguir para
desempear de
manera correcta
sus actividades.

MANUALES
ADMINISTRATI
VOS

Unos manuales
informan de
manera general
sobre la
organizacin,
como sus
antecedentes,
legislacin,
estructura,
objetivos, polticas,
sistemas,
procedimientos,
etc.

Comunica y
transmite
informacion sob
una organizaci

OBJETIVOS

C L A S IF IC A C I N
B S IC A

Como ya se dijo, los manuales administrativos son documentos que sirven

como fuente de informacin, como instructivos para realizar actividades,
manejar o manipular sistemas o maquinaria, etc., al alcance tanto de usuarios
internos como externos; adicional a esto tambin hay otros objetivos como:
Presentan una visin conjunta de la organizacin, por medio de los
manuales se puede definir responsabilidades a cada unidad
administrativa como tambin muestran el nivel de autoridad de cada
uno de ellos.
Al estar al alcance y disposicin de todo el personal, al momento de
solicitar que se realice una actividad de la que no se tiene mucho
conocimiento pero que consta en algn manual, se ahorra tiempo, ya
que no se tiene que estar repitiendo instrucciones, ni dando tantas
indicaciones de cmo realizarla.
A travs de los manuales administrativos, se pueden optimizar recursos,
porque en estos se detalla la forma de hacer las cosas efectiva y
eficientemente, lo que permitir una alta productividad.
Los manuales facilitan la realizacin de procesos ya que los torna
efectivos, dando as resultados cada vez mejores.

CLASIFICACIN BSICA

1.- Por su
Naturaleza o
rea de
Aplicacin.
2.- Por su
mbito.
3.- Por su
Contenido.

1.- POR SU NATURALEZA O MBITO DE APLICACIN:

POR SU
NATURALEZ
A

MICROadministrati
vos

MESOadministrativ
os

MACROadministrati
vos

Se refieren a una sola

organizacin de
forma general.

Incluyen a una o ms
organizaciones pero
que tienen una
misma actividad
economica o
pertenecen a un
mismo sector.

Contienen
informacin de ms
de una organizacin.

2.- POR SU MBITO:

Generales

Como su nombre lo
dice, contienen
informacion general
de la organizacin
(giro industrial,
estructura, forma,
etc.)

Especficos

Contienen
informacin de un
rea o unidad
administrativa en
especifico y la
descripcion de
puestos.

POR SU
MBITO

De
Organizacin

Contiene informacion detallada sobre los

antecedentes, legislacin, filosofa
organizacional, etc. de la empresa.

De
Procedimient
os

Es el documento tcnico que tiene informacion

sobre las actividades y tareas relacionadas entre
si, con la determinacion de tiempos, recursos y
tecnologia, controles.

3.- POR SU CONTENIDO:

De Gestin
de Calidad
De Historia
de la
Organizacin
POR SU

CONTENID
O

En el se describen los elementos

del S.G.C (objetivos y poltivas
de calidad)
En ellos se detalla el desarrollo, logros, situacion
de la organizacin, siendo esta informacion de
utilidad para los usurios internos (personal) o
externos (proveedores, clientes) ya que asi ellos
conocern ms sobre la empresa

De Polticas

O de normas, aqui se determinan las guas

bsicas que servirn como un marco de
actuacin para realizar actividades.

De
Contenido
Mltiple

Agrupan informacin sobre diversos temas

de la organizacin.

De Puestos

Se lo conoce tambin como Manual

Individual o Instructivo de Trabajo,
determina las funciones y responsabilidades
de cada puesto de trabajo.

De Tcnicas

Determina la manera en cmo emplear las

herramientas tcnicas que sirven de apoyo
para la ejecucin de los procesos.

De Ventas

Contiene informacin que apoya la funcin

de ventas, como la determinacion de
estrategias de comercializacin, anlisis de
la competencia, etc.

POR SU
CONTENID
O

De
Produccin

Contiene elementos que ayudan a dirigir y coordinar

cada una de las fases de los procesos de produccin.

De Finanzas

Estos manuales respaldan el manejo y la distribucin

del dinero (recurso material) en todos los niveles de la
organizacin, especialmente a los encargados de este.

De Personal

Tambien llamados Manuales de Relaciones Industriales,

Reglas del Empleado o del Empleo; debe contener
informacin sobre: Condiciones de Trabajo,
Organizacin y Control de Personal, Lineamientos para
la contratacion de nuevo personal, Capacitacion y
Desarrollo, entre otros aspectos.

De
Operacin

Se utilizan para dar las indicacipones para el uso

de equipos y apoyar funciones especializadas, que
requieren un conocimiento muy especfico.

De Sistemas

Contienen la informacin sobre el funcionamiento de

los sistemas que tiene la organizacin (sofwares,
paquetes contables, de informacion, informticos, etc.)

En esta clasificacin se puede decir que el manual de Tcnicas y el de

Operacin son en parte similares.
Enfoque: es un documento que contiene informacin detallada sobre los
manuales de ORGANIZACIN, de PROCEDIMIENTOS y del SGC, porque son los
ms utilizados en las organizaciones.

MANUAL DE ORGANIZACIN:
Identificacin: Debe contener los siguientes elementos:

ndice o Contenido: Captulos que constituyen el cuerpo del

documento (Manual).
Prlogo: Presentacin que hace alguna autoridad de la organizacin
sobre el manual. Introduccin: Breve explicacin del contenido del
documento (estructura, objetivo, etc.)
Antecedentes Histricos: en esta parte se habla de los inicios,
crecimiento y los cambios que ha sufrido la organizacin o de la
unidad administrativa que se est describiendo en el manual.

Legislacin o Base Legal: Es una lista de los principales

ordenamientos jurdicos que norman y reglamentan a la organizacin
(atribuciones, derechos y obligaciones).
Atribuciones: es transcribir textualmente (entre comillas) artculos,
clusulas, etc., que explican las facultades de la organizacin.
Estructura Orgnica: Se realiza una descripcin ordenada y
codificada de las unidades administrativas de la organizacin en
funcin del organigrama. Dicha codificacin servir para que la
visualizacin de los niveles jerrquicos y las relaciones de
dependencia se ms clara.
Ejemplo:

Organigrama: Representacin grfica de la estructura orgnica de

la organizacin o de una de sus reas.
Muestra las unidades administrativas que la integran, niveles
jerrquicos, etc.
Misin: Sirve como una gua a la empresa, ya que se basa en su
razn de ser, los resultados que se esperan, los compromisos por
cumplir, etc.
Funciones: Se detallan las tareas que tienen que realizar cada una
de las unidades administrativas que conforman la estructura
orgnica. Deben estar descritas con un verbo en infinitivo.
Descripcin de Puestos: Describe el contenido bsico de los
puestos de trabajo de la unidad administrativa.
Ejemplo:

Directorio: Debe estar en el orden de la estructura orgnica. (Es

opcional).
Ejemplo:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
Identificacin: Contiene los mismos elementos que el Manual de
Organizacin. El Prlogo, introduccin, ndice tambin se basan en
dicho manual.

Contenido: Es la lista de los procedimientos que forman parte del

contenido del manual.
En el caso de Manuales GENERALES se deben incluir todos los
procedimientos de la organizacin.
En los Manuales ESPECFICOS incluyen solo los procedimientos de un
rea.
Dichos procedimientos deben contener:
Objetivos: propsitos que cumplir el procedimiento,
reas de aplicacin: mbito que cubre el procedimiento,
Responsables: rea encargada de la preparacin y aplicacin,
Polticas o Normas de Operacin: criterios o lneas de accin,
Concepto: palabras tcnicas usadas en el procedimiento,
Procedimiento: en esta parte se detallan en forma secuencial las
operaciones a realizar en el procedimiento, cada una debe estar

numerada, con su respectivo responsable, y con su descripcin (qu,

cmo, cundo, con qu).

En el caso de ser una descripcin general (contiene varias reas) las

operaciones deben estar con su respectivo responsable.
En una descripcin detallada (una sola unidad) tiene que indicarse el
puesto responsable de cada operacin.
Ejemplo: INSTRUCTIVO PARA HACER LA DESCRIPCIN DE LAS
OPERACIONES

Diagramas de Flujo: (fluxograma) es la representacin grfica de

las operaciones de un procedimiento, a travs del uso preciso de
smbolos o grficos para as facilitar la comprensin de las
operaciones.
Formularios e Impresos: formas utilizadas en el procedimiento, se
las menciona por lo general en el apartado concepto.
Instructivos: son necesarios realizarlos cuando en las formas no se
incluyen instrucciones de llenado. Los instructivos deben tener los
siguientes elementos:

Glosario de Trminos: Lista de trminos tcnicos utilizados con su

respectivo significado o explicacin.

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (SGC):

Identificacin: Debe contener los siguientes datos bsicos:

NDICE O CONTENIDO: Captulos que integran el cuerpo del

Manual.
GENERALIDADES:
Introduccin: debe estar basada en la norma ISO 9000:2000 (SGC).
Alcance: rea establecida para la aplicacin del SGC.
DIRECTRICES DE CALIDAD:
Poltica de Calidad: Es la declaracin de lograr la satisfaccin de

clientes, buena relacin con los proveedores, realizando un

mejoramiento continuo ya sea en calidad, precios, atencin, etc.
Objetivos de Calidad: propsitos que se establece la organizacin
para alcanzar la satisfaccin de los clientes, ser rentables, mejorar
procesos, etc.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGC:
Estructura Organizacional y Matriz de Responsabilidades
MAPA DE PROCESOS:
Interaccin de Procesos: interaccin de los procesos clave, con los
estratgicos y los de soporte
Representacin de Procesos y Procedimientos: Flujograma.
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD- SGC:
Requisitos Generales y de la Documentacin: son los
documentos que respaldan al SGC y est integrada por
generalidades, manual de calidad, control de documentos, control de
registros.
GESTION DE RECURSOS:
Recursos Humanos, Infraestructura y Ambiente de Trabajo:
asignar los recursos necesarios de acuerdo con su disponibilidad.
ELABORACIN DEL PRODUCTO O SERVICIO:
Procesos Operativos: Para poder elaborar los productos o prestar
servicios se debe revisar los procesos operativos implicados.
MEDICION. ANALISIS O MEJORA: Hacer un seguimiento a los
procesos, medir el nivel de satisfaccin del cliente, aplicar auditorias,
y corregir las inconformidades con mejoras (mejora continua,
acciones correctivas y preventivas).

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES

ADMINISTRATIVOS
DISEO DEL PROYECTO: Para realizar un manual administrativo se
tiene que elaborar un proyecto de manera muy precisa tomando en
cuenta en el todos los requerimientos, fases y procedimientos que

fundamenten la ejecucin del trabajo. Se deben designar equipos de

trabajo con adecuados conocimientos y experiencia, para que se
hagan responsables de conducir las acciones.
Delimitacin Del Universo De Estudio: los responsables de la
preparacin del manual deben delimitar su universo de trabajo, de
acuerdo con las prioridades de la organizacin.
Estudio Preliminar: es de importancia realizarlo para conocer los
procesos, funciones y actividades que se realizan en la unidad
administrativa donde se va a actuar.
Fuentes De Informacin: pueden ser las instituciones del estado,
reas de trabajo, documentos, personas (clientes o usuarios) y todos
los mecanismos de donde se pueda extraer informacin para realizar
la investigacin.
Preparacin Del Proyecto: despus de recabar informacin para el
estudio preliminar, se debe realizar la PROPUESTA TCNICA que
tiene los siguientes elementos: Naturales, Alcance, Justificacin,
Antecedentes, Objetivos, Estrategias, Acciones, Recursos, Costos,
Resultados, Informacin Complementaria.
Y un PROGRAMA DE TRABAJO: Identificacin, Responsables, rea,
Clave, Actividades, Fases, Calendario, Representacin Grfica,
Formato, Reportes De Avance, Periodicidad.
PRESENTACIN DEL PROYECTO DE MANUAL A LAS
AUTORIDADES COMPETENTES: hacer esto sirve para mejorar el
contenido del proyecto, perfeccionar parmetros, etc.
A Los Participantes: involucran al rea o reas que intervienen
directamente en su aplicacin, con quienes manejan los recursos
econmicos y con el rea de organizacin.
Al Responsable De Su Autorizacin: el proyecto se debe someter
a la aprobacin del titular de la organizacin o al responsable
encargado de elaborarlo. La aprobacin se har siempre y cuando se
hagan los respectivos cambios (en caso de haberlos).
CAPTACIN DE LOS DATOS: se debe realizar un listado del
personal que intervendr en el levantamiento de los datos (tomando
en cuenta sus carga de trabajo), se los debe capacitar
adecuadamente (manejo de medios de investigacin, objetivo de la
elaboracin del manual, calendarizacin de actividades, documentos
empleados como cuestionarios, cdulas; responsables, etc.)
Levantamiento de los Datos: recopilar informacin que sea
relevante para el manual, evitando interpretaciones errneas.
Investigacin Documental: se toma como base de investigacin
documentos legales, oficios, actas, etc., y se los selecciona y analiza
por medio de esta tcnica.

Tambin se puede utilizar la Observacin Directa, Consultar

Sistemas de Informacin (intranet o extranet para recabar
informacin)
INTEGRACIN DE LOS DATOS: ordenar y sistematizar toda la
informacin obtenida de las reas involucradas en el manual.
Resguardo: salvaguardar la informacin contenida en
computadores, discos externos, a travs de respaldos para evitar as
la prdida de informacin valiosa.
Esta informacin se la clasifica, se la analiza y finalmente se la
evala.
PREPARACIN DEL MANUAL: se debe unificar y sintetizar toda la
informacin analizada con los equipos de trabajo.
Validacin: toda la informacin recabada por medio de las
entrevistas debe ser firmada y comprobada.
Estructuracin: una vez que la informacin este revisada y validada
(firmada) en su totalidad el equipo tcnico se deber reunir las veces
necesarias para realizar el proyecto final del manual.
FORMULACIN DE RECOMENDACIONES: es convertir las
conclusiones y observaciones en propuestas especficas, las
recomendaciones pueden estar relacionadas con redefinir objetivos,
estrategias, estructuras, funciones, mejorar la calidad, etc.
ELABORACIN DEL INFORME: el informe es una plataforma para la
posterior difusin del manual, en l se debe exponer las razones o
justificaciones de los resultados obtenidos y debe contener:
Introduccin, Cuerpo o Parte Principal, Conclusiones y
Recomendaciones, apndices o Anexos.
PRESENTACIN DEL MANUAL PARA SU APROBACIN: se lo debe
presentar a los niveles directivos, al rgano de gobierno y a los
dems niveles jerrquicos y junto con el equipo tcnico revisarn la
informacin por ltima vez, para detectar errores u omisiones y
realizar las correcciones adecuadas.
REPRODUCCIN DEL MANUAL: una vez que se han integrado al
manual las sugerencias hechas por los niveles de decisin, se debe
coordinar con el rea encargada del recurso econmico para que el
documento se reproduzca y se implemente en la organizacin.
Se debe discutir sobre el diseo del manual, debe ser tamao carta,
con formatos intercambiables, impreso a una sola cara, que tenga:
Caratula, Portada, ndice o Contenido, Introduccin y Cuerpo.

IMPLEMENTACIN DEL MANUAL: es un momento crucial ya que

aqu es cuando todo lo escrito en el manual se convertir en acciones
de mejora, productividad, mejor coordinacin, trabajo gil, etc.
Mtodos de Implementacin: hay varios mtodos de
implementacin, que dependen de ciertos factores como: tipo de
manual, cobertura, naturaleza, recursos asignados, etc.
Entre los mtodos de implementacin consta: Mtodo instantneo,
proyecto piloto, implementacin en paralelo, implementacin parcial
o por aproximaciones sucesivas, o una combinacin de mtodos.
DIFUSIN DEL MANUAL: se debe definir un programa para la
presentacin del manual, ya que de la atencin prestada depender
el xito, se lo puede hacer mediante seminarios, charas, foros,
revistas, folletos, boletines, por medio de la red (agilita el manejo de
la informacin, complementa el empleo de los dems recursos).
REVISIN Y ACTUALIZACIN: los manuales son tiles porque se
supone que la informacin que contienen es vers y para lograr esto,
son necesarias las revisiones peridicas para tenerlos actualizados.